IL MIGLIORAMENTO CONTINUO ALLA CALABRODENTAL

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1 IL MIGLIORAMENTO CONTINUO ALLA CALABRODENTAL 1

2 Crotone li 17/09/2011 Responsabile A.C.G. Ing. Vincenzo Panaia INDICE: Introduzione Nuovi Strumenti e recenti innovazioni Obiettivi

3 INTRODUZIONE Da circa 12 mesi è attiva presso la n.s. casa di cura l'area del controllo di gestione. Gli obiettivi del "Controllo di Gestione" in parte descritti nella precedente relazione ("impegno Vs l'eccellenza" datata settembre 2010) coincidono sperabilmente con l'output del "Miglioramento Continuo" cui la ns organizzazione tende a diffondere come stile di vita aziendale. Una organizzazione come la nostra, dove abbiamo una serie di obiettivi sia quantitativi che qualitativi che amiamo distinguere in obiettivi propriamente detti e finalità, e che molto spesso sono in competizione tra di loro, solo la chiarezza della vision e della mission aziendale può indicare la strada. VISION AZIENDALE (meta) MISSION AZIENDALE (principi) OBIETTIVI (traguardi quantitativi) Valore Reddito FINALITA (traguardi qualitativi) Migliorare il livello di soddisfazione del paziente Migliorare la tecnologia Aumentare la dimensione Migliorare il know-how, la coesione e la motivazione Migliorare la capacità relazionale e informativa.. INDIVIDUAZIONE DI UNA STRATEGIA DI CONTROLLO 3

4 In conclusione, per questa organizzazione, il concetto del "Miglioramento Continuo" è quindi uno stile di vita aziendale, che partendo anche dalle contingenze giornaliere, quindi non solo dalla progettazione/pianificazione, riesca con partecipazione proattiva di tutti a migliorare costantemente il livelli dei traguardi qualitativi che nel nostro settore sono orientati principalmente al nostro bene più prezioso cioè i pazienti, ma anche alle risorse umane che formano il team della clinica odontoiatrica Calabrodental. NUOVI STRUMENTI E RECENTI INNOVAZIONI. Tra i nuovi strumenti utilizzati rispetto all'anno passato, sicuramente l'investimento fatto per avere un sistema digitale di produzione ed archiviazione di cartelle cliniche (INFOCLIN) è quello più consistente, sia per le risorse messe in campo, sia per l'impatto sul miglioramento del servizio reso ai pazienti ma anche ai clienti interni. Il paziente in arrivo per la "prima visita" lascia le sue generalità, l'addetto al front-office compila l'anagrafica del SW "Planning", in automatico INFOCLIN genere una cartella clinica con i dati anagrafici ereditati da "Planning". Fig. 1. maschera iniziale 4

5 Volendo recuperare un termine informatico, INFOCLIN è allo stadio Beta, anche se pienamente funzionante e in uso, e più che in fase di collaudo è in pieno ulteriore sviluppo avendo intravisto nella fase di test dello stesso, ulteriori margini di ingegnerizzazione, quale ad esempio condividere un unico database con il sw "Planning" e quindi riuscire a produrre determinati documenti strutturati tipici della contabilità operativa (es. il preventivo) automaticamente, durante la redazione della cartella clinica in fase di prima visita. Anche questo per noi è stare alla frontiera del sapere. Volendo parlare di innovazione, un applicazione molto importante è le gestione delle non conformità direttamente sul SW Planning, vediamo come funziona. Ogni operatore presente in azienda ha le credenziali per accedere a Planning (username e password), quando qualcuno di questi operatori rileva una non conformità o anche semplicemente vuole lasciare un suggerimento nella rispettiva area di planning (fig. 2) Fig. 2. 5

6 Cliccando su pulsante non conformità si apre la schermata corrispondente (fig.3) si clicca su "nuovo ed il sistema è pronto ad accogliere la nuova segnalazione (fig.4) Fig. 3. 6

7 Fig. 4. L'operazione che intende segnalare la non conformità seleziona il proprio nome da un menù a tendina, individua il paziente a cui si fa riferimento se la segnalazione ha come oggetto un paziente, la sua cartella o prestazioni a lui relative, scrive in una casella di testo una descrizione delle intenzioni e/o dei fatti, la categoria della segnalazione (clinica, amministrazione, accettazione, assistenti, preventivo o altro) e lascia la segnalazione nello stato "aperto". Successivamente, al momento una volta la mese l'obiettivo è farlo giornalmente, un amministratore riprende la segnalazione aperta, la qualifica come in "gestione", ed esegue tutte le verifiche del caso (controllo cartelle cliniche, preventivi, comunicazioni) sentiti eventuali operatori per responsabilità oggettive chiude la segnalazione registrando le azioni intraprese (fig.5). Naturalmente si registra l'amministratore che effettua la chiusura, le note di chiusura e la data di chiusura. Esiste, un report (fig.6) che si aggiorna su tutte le non conformità aperte, gestite e chiuse. Sicuramente il numero di queste segnalazioni è un dato che se tenuto sotto osservazione può essere un indicatore sullo stato di salute dell'organizzazione relativamente ai suoi clienti interni. 7

8 Fig. 5. Fig. 6. 8

9 Un'altra importante innovazione riguarda la realizzazione dell'ufficio commerciale. I pazienti di implanto protesi non vengono gestiti al banco del front-office, ma in un area dedicata, dove il responsabile commerciale illustra tutte le prestazioni presenti nel piano di trattamento in termini di tempo e di investimento richiesto, proponendo in un ambiente assolutamente "asettico" da punto di vista della privacy tutte le condizioni commerciali che la nostra azienda può offrire. Per quanto riguarda inoltre le riabilitazioni più importanti il paziente se lo desiderà puo essere accompagnato in un tour dove può toccare con mano nei vari reparti produttivi di Dentalia Divisione Protesi e Tecnologica, cosa intendiamo per eccellenza odontoiatrica. OBIETTIVI. Tra gli obiettivi nel breve periodo, come già accennato quello sicuramente di far fare il salto di qualità alla cartella clinica digitale facendolo interfacciare direttamente anche con l'area contabile al fine di produrre automaticamente determinati documenti contabili (come il preventivo ed eventuali schede contabili). Si sta studiando anche il modo di rendere digitali i reclami ed le osservazioni dei pazienti alla stregua di quanto fatto con le non conformità interne. L'evoluzione della cartella clinica permetterà di stampare in automatico delle card rigide con un numero personale che funzionerà da password per l'accesso alle postazioni internet che verranno dislocate nella sala di attesa (al momento esiste solo una postazione che funziona come intranet limitata ai siti del Gruppo Marrelli). Il paziente potrà lasciare i suoi reclami su apposito software e gli stessi saranno gestiti alla stregua non conformità interne. 9

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