ALF0021M MANUALE UTENTE MODULO "SETUP"

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1 ALF0021M MANUALE UTENTE MODULO "SETUP" ALBOFORNITORI VER Revisioni Rev. Versione software Data Descrizione 0 15/11/2010 Prima emissione 1 05/09/2011 Nuovo template /05/2012 Visibilitá trattative con diritto di "Amministrazione trattative" /02/2013 Opzione per gestire tutte le trattative in abbinamento al diritto "Amministrazione trattative" Data: 19/02/2013 pag. 1 di 20

2 Preparata Verificata Approvata Leonardo Tonghini Marcello Garini Lucia Scandolara Commenti al documento Data: 19/02/2013 pag. 2 di 20

3 Sommario 1 INTRODUZIONE 4 2 Il modulo Contatti Ente Servizi Uffici Funzionari Il modulo Utenti 10 4 L impostazione delle classi Merci 14 5 L impostazione dei criteri di prequalifica 15 6 L impostazione dei criteri soggettivi 17 7 Segnalazioni 19 Data: 19/02/2013 pag. 3 di 20

4 1 INTRODUZIONE All interno di AlboFornitori il modulo SETUP comprende le seguenti possibilitá: Impostazione Contatti: modulo di gestione dove sono riportate le informazioni di carattere generale relative all Ente ai suoi Servizi, e riferimenti di Uffici e Funzionari preposti. Impostazione Profilo Utenti: attraverso il modulo "Utenti", l amministratore di sistema provvederá ad attivare e configurare coloro che potranno operare nell albo fornitori. Impostazione Classi Merci: sezione dove é possibile definire e modificare le linee, le categorie e le sottocategorie merceologiche dell albo. Attraverso questa classificazione si potranno poi eseguire ricerche di mercato sui fornitori iscritti all albo. Impostazione criteri prequalifica e soggettivi: offre la possibilitá di visualizzare ed inserire criteri per qualificare i fornitori e la possibilitá di richiamare le statistiche, in cui le ditte individuate vengono confrontate secondo i punteggi ottenuti mediante le loro risposte, sia con punteggi complessivi che parziali, per combinazione libera di criteri, o per singolo criterio; é disponibile la rappresentazione grafica delle statistiche con le medie di riferimento. Impostazione Segnalazioni: sezione che permette di visualizzare e impostare tipi di "segnalazioni" che l ente puó abbinare ai fornitori, le quali permettono il mantenimento di uno storico dei rapporti Ente/Fornitore. Data: 19/02/2013 pag. 4 di 20

5 Figura 1: Modulo Setup e Utenti Nelle successive pagine vengono illustrate nel dettaglio le varie funzionalitá. Data: 19/02/2013 pag. 5 di 20

6 2 Il modulo Contatti Attraverso questo modulo l Ente riporta le informazioni di carattere generale relativamente alla Struttura, ai propri Servizi e riferimenti di Uffici e Funzionari preposti. 2.1 Ente La prima scheda del modulo Contatti permette di inserire le informazioni di carattere generale relative all Ente. Figura 2: Scheda Ente 2.2 Servizi La seconda scheda del modulo Contatti permette di inserire le informazioni relative ai Servizi. Data: 19/02/2013 pag. 6 di 20

7 Figura 3: Scheda servizio 2.3 Uffici La terza scheda del modulo Contatti permette di compilare le informazioni relative agli Uffici del Servizio precedentemente inserito e richiamato dal menú a tendina presente nella pagina. Data: 19/02/2013 pag. 7 di 20

8 Figura 4: Elenco uffici Al click su "inserisci nuovo ufficio" compare questa scheda da compilare: Figura 5: Scheda ufficio 2.4 Funzionari La quarta scheda del modulo Contatti permette di compilare le informazioni relative ai funzionari degli uffici precedentemente inseriti e richiamati dal menú a tendina presente nella pagina. Al click su "inserisci nuovo funzionario" compare questa scheda da compilare: Data: 19/02/2013 pag. 8 di 20

9 Figura 6: Scheda funzionario Data: 19/02/2013 pag. 9 di 20

10 3 Il modulo Utenti Attraverso la scheda utenti l amministratore di sistema dell Ente provvede ad inserire coloro che potranno operare nell albo fornitori e a definirne il profilo. Inserito il servizio di appartenenza (da individuare tra quelli in precedenza definiti nel menú "contatti"), il nominativo, lo username, la password, l , ed aver attivato l utente attraverso l apposita casella di scelta (L utente è attivo?) é necessario salvare la scheda. Fatto questo é possibile procedere all assegnazione dei diritti. Figura 7: Scheda utente La casella permette di inviare comunicazione di attivazione all account di posta indicato. La casella Cambio della Password al PRIMO LOGON obbliga un nuovo Utente alla modifica della password al suo primo accesso. Definito il profilo dell Utente si deve procedere al salvataggio della scheda (salva) e successivamente all assegnazione dei Diritti. Data: 19/02/2013 pag. 10 di 20

11 Figura 8: Selezione diritti utente Occorre distinguere i diritti di Consultazione dai diritti di Gestione. I primi permettono la mera visualizzazione dei dati, senza possibilitá alcuna di intervenire su di essi, mentre i secondi permettono di operare in toto sui dati previsti dal diritto. Di seguito l elenco dei diritti dell Albo: Gestione Utenti Setup Consultazione Fornitori / Gestione Fornitori Gestione Criteri Soggettivi Consultazione Iscrizioni / Gestione Iscrizioni Consultazione Segnalazioni / Gestione Segnalazioni Gestione Contatti Commissario valutazione Consultazione Invio inviti e documentazione / Gestione Invio inviti e documentazione Consultazione Bandi su portale / Gestione Bandi su portale Consultazione Trattative / Gestione Trattative Consultazione artt / Gestione artt I diritti di Gestione sono cosí strutturati: Data: 19/02/2013 pag. 11 di 20

12 Gestione Utenti: permette la creazione di nuovi utenti con accesso all albo fornitori e l assegnazione ad essi dei diritti di utilizzo; Setup: corrisponde alla possibilitá di modificare le impostazioni dell albo quali la classificazione merceologica, i criteri di prequalifica e soggettivi e le segnalazioni; Gestione Fornitori: permette di operare sulle schede fornitore; Gestione Criteri Soggettivi: permette di operare sulla schede linee assegnando ad ognuna esse i punteggi dei criteri soggettivi previsti, al massimo una volta giorno; Gestione Iscrizioni: permette l accettazione dei fornitori in attesa, presenti all interno dell elenco "in attesa"; Gestione Segnalazioni: permette abbinare segnalazioni ai fornitori; Gestione Contatti: permette l inserimento dei contatti dell Azienda nella pagina di presentazione, visualizzabile poi da chiunque in homepage; Commissario Valutazione: permette, all interno della scheda di gara con valutazione interna, l assegnazione ai singoli fornitori partecipanti dei punteggi elaborati precedentemente dalla commissione; Gestione Invio inviti e documentazione: permette l inserimento e la modifica di schede per l invito ai Fornitori e per l invio di documentazione di gara; Gestione Bandi su portale: permette l inserimento di bandi di gara da pubblicare sul sito nell apposita sezione "bandi pubblici"; Gestione Trattative: permette l accesso a tutte le procedure di gara come pure l inserimento/modifica delle schede trattative per tutte le tipologie previste; Gestione artt : consente di accedere alla gestione delle certificazioni dei fornitori per gli artt Assegnati i diritti attraverso la funzione aggiungi, si deve procedere al salvataggio finale (salva). Note: i diritti di Supervisore e di Gestione Consorzio sono previsti solo per albi fornitori consortili. In particolare il diritto di Supervisore prevede all interno di un albo consortile la possibilitá di visualizzare i dati inseriti da tutti gli utenti di tale albo, da qualsiasi singolo albo collegato provengano. Esiste inoltre la possibilitá di adottare un altra logica per la visualizzazione degli elenchi nella gestione delle Trattative. Ogni ente puó infatti scegliere di utilizzare, in aggiunta ai permessi "Gestione" e "Consultazione" anche quello di "Amministrazione" trattative. Se in un albo é presente il diritto di "Amministrazione trattative": Data: 19/02/2013 pag. 12 di 20

13 - le utenze a cui é stato assegnato questo permesso possono visualizzare e gestire tutte le procedure di gara del proprio Servizio (se definito; solo le proprie, se non definito); - le utenze con il diritto di "Gestione trattative" possono visualizzare e gestire solo le proprie trattative (cioé inserite a sistema da quella stessa utenza) e quelle per le quali sono stati abilitati (attraverso l apposita sezione presente all interno della scheda trattativa - cfr. Manuale Modulo eprocurement); - le utenze con il diritto di "Consultazione trattative" possono visualizzare in consultazione solo le trattative a cui sono stati abilitati (attraverso l apposita sezione presente all interno della scheda trattativa - cfr. Manuale Modulo eprocurement). Attenzione: il permesso di "Amministrazione" é legato a quello di "Gestione". Aggiungere o togliere il primo sortirá lo stesso effetto anche sul secondo. Se si ha necessitá di abbassare i poteri di un utente da "Amministrazione" a "Gestione" é necessario eliminare il primo e reinserire il secondo. Se all utenza é stato assegnato il permesso di "Amministrazione trattative" é possibile selezionare l opzione "L utente amministra tutte le procedure di gara?" presente nella parte bassa della Scheda utente. Figura 9: Scheda utente Nel caso in cui sull albo siano stati definiti i Servizi (dal menu Setup): la spunta su questa casella permette al profilo di accedere e gestire tutte le trattative inserite sull albo; se invece la casella non viene spuntata quell utente visualizzerá solo le trattative del proprio Servizio. Nel caso in cui sull albo non siano stati definiti i Servizi (dal menu Setup): la spunta su questa casella permette al profilo di accedere e gestire tutte le trattative inserite sull albo; se invece la casella non viene spuntata quell utente visualizzerá solo le proprie trattative. Data: 19/02/2013 pag. 13 di 20

14 4 L impostazione delle classi Merci La procedura di setup delle classi merci andrebbe di norma definita o importata prima di iniziare ad utilizzare i Servizi di Albofornitori. Attraverso l inserimento di nuove linee nella scheda "impostazioni classi merci", chi ne ha diritto (utente con diritto di setup), puó di fatto personalizzare la classificazione merceologica presente nel proprio albo fornitori. L utente puó inserire o rinominare linee giá presenti oppure aggiungere nuove linee merceologiche (1Âř livello). N.B.: Non é opportuno eliminare alcuna di quelle precedentemente inserite, pena la perdita di tutte le informazioni e di tutti i dati collegati alla linea eliminata. All aggiunta della linea si chiederá di inserire le categorie (2Âř livello) collegate ad essa. Le linee e le categorie sono obbligatorie mentre é opzionale l aggiunta delle sottocategorie (3Âř livello). Per modificare o inserire nuove linee, categorie o sottocategorie é sufficiente scrivere il nuovo nome nell apposito spazio e cliccare su modifica o aggiungi. N.B.: Anche nel caso delle categorie e delle sottocategorie non é opportuno eliminare alcuna di quelle precedentemente inserite, pena la perdita di tutte le informazioni e di tutti i dati collegati alla categoria o alla sottocategoria eliminate. Data: 19/02/2013 pag. 14 di 20

15 Figura 10: Impostazione classi merci 5 L impostazione dei criteri di prequalifica Per criteri di prequalifica si intendono delle informazioni specifiche, personalizzabili direttamente dall Ente, che possono aiutare l Ente stesso a stabilire una graduatoria tra i fornitori compresi quelli con cui non si ha ancora avuto rapporto. L utente con diritto di setup puó, attraverso il comando "nuovo", accedere ad una nuova "scheda criterio prequalifica", ed impostare la richiesta e la linea corrispondente associata. Lasciando in bianco la casella corrispondente alla linea verrá creato un criterio di prequalifica a livello generale e quindi applicato a tutte le linee. Dopo aver fatto click su "salva", l utente, per ogni criterio di prequalifica, dovrá prevedere piú risposte. Alle risposte predeterminate per ogni singolo criterio di prequalifica saranno poi associati direttamente dall utente punteggi diversi che permetteranno di classificare i fornitori in base alle scelte fatte all atto dell iscrizione. Per mezzo dell elenco criteri di prequalifica é possibile modificare le impostazioni precedentemente inserite richiamando il criterio d interesse. Data: 19/02/2013 pag. 15 di 20

16 Figura 11: L elenco dei criteri di prequalifica Figura 12: La scheda per l inserimento di un nuovo criterio di prequalifica Data: 19/02/2013 pag. 16 di 20

17 6 L impostazione dei criteri soggettivi Per criteri soggettivi si intendono delle informazioni specifiche, personalizzabili direttamente dall Ente, che possono aiutare l Ente stesso a stabilire una graduatoria tra i fornitori con i quali si é avuto un rapporto: i criteri soggettivi si basano sull esperienza diretta dell azienda nel valutare il singolo fornitore partendo dai precedenti rapporti intercorsi. Anche in questo caso la "scheda criteri soggettivo" si raggiunge attraverso il comando "nuovo" posto nel menú a sinistra dello schermo. Si chiede all utente di impostare la descrizione, il valore massimo e la linea associata. Lasciando in bianco la casella corrispondente alla linea verrá creato un criterio soggettivo di livello generale e quindi applicato a tutte le linee. Anche in questo caso sará possibile modificare le schede inserite precedentemente. Figura 13: La scheda per l introduzione di un nuovo criterio soggettivo Data: 19/02/2013 pag. 17 di 20

18 Figura 14: L elenco criteri soggettivi Data: 19/02/2013 pag. 18 di 20

19 7 Segnalazioni Le segnalazioni sono la "descrizione" dei rapporti che intercorrono tra l Ente e la Ditta, rapporti peró gestiti esclusivamente dall Ente. L operatore dell Ente, con diritto di setup, puó, attraverso il menu posto alla sinistra dello schermo, accedere all elenco delle segnalazioni o alla scheda per la creazione di una nuova. La scheda "Nuova segnalazione" prevede l inserimento di una descrizione della segnalazione stessa e, se prevista, l associazione ad una sospensione o a una riammissione o a un archiviazione del fornitore. Con il click su salva si aggiunge la segnalazione all elenco e si da la possibilitá a chi ha il diritto "Gestione Segnalazioni" di associarlo al Fornitore. Figura 15: La scheda "Nuova Segnalazione" Figura 16: L elenco segnalazioni N.B. Le segnalazioni chiamate "Sospensione", "Riammissione" e "Storicizzazione" sono preimpostati dal sistema. Data: 19/02/2013 pag. 19 di 20

20 Indice delle figure Figura 1 Modulo Setup e Utenti Figura 2 Scheda Ente Figura 3 Scheda servizio Figura 4 Elenco uffici Figura 5 Scheda ufficio Figura 6 Scheda funzionario Figura 7 Scheda utente Figura 8 Selezione diritti utente Figura 9 Scheda utente Figura 10 Impostazione classi merci Figura 11 L elenco dei criteri di prequalifica Figura 12 La scheda per l inserimento di un nuovo criterio di prequalifica Figura 13 La scheda per l introduzione di un nuovo criterio soggettivo Figura 14 L elenco criteri soggettivi Figura 15 La scheda "Nuova Segnalazione" Figura 16 L elenco segnalazioni Data: 19/02/2013 pag. 20 di 20