SEGRETERIA STUDENTI. Indice

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1 SEGRETERIA STUDENTI Indice INDICE... 1 DEFINIZIONE DI PROCESSO... 2 INTERAZIONI CON GLI ALTRI PROCESSI... 2 ACRONIMI... 2 MODULI INTRODOTTI E MODALITÀ DI ARCHIVIAZIONE... 6 DATI DI EMISSIONE... 6 Rev. 00 Pagina 1 di 6

2 Definizione di processo Il processo descritto nel documento definisce le attività di competenza dell Ufficio Segreteria svolte come supporto per la gestione degli alunni. Interazioni con gli altri processi Il processo interagisce con il processo della didattica e formazione. Acronimi Responsabile del Processo DS Dirigente Scolastico N Input Descrizione dell attività Output e/o documento di registrazione 1 Iscrizione degli alunni Possono presentarsi i seguenti casi: iscrizione di un nuovo alunno al 1 anno di corso; iscrizione alla classe successiva a quella frequentata; iscrizione durante l anno scolastico; iscrizione da esterni agli esami di istruzione professionale. 2 Iscrizione di un nuovo L IPSSARCT G. Ambrosini invia ogni anno alle Scuole Medie le alunno al 1 anno di domande di iscrizione da distribuire agli alunni. corso Entro il 25/01 di ogni anno, sarà cura delle Scuole Medie stesse di far Domanda d iscrizione pervenire le domande d iscrizione compilate, unitamente ai seguenti documenti necessari ai fini dell iscrizione: Certificato medico psico-attitudinale (rilasciato dal medico di famiglia); Certificato medico attestante l idoneità della pratica sportiva non agonistica (rilasciato dal medico di famiglia); Diploma di licenza media; N 2 fotografie formato tessera; Estratto dell atto di nascita. Responsabilità Rev. 00 Pagina 2 di 6

3 Il Diploma di Licenza Media può essere inviato direttamente dalla Scuola Media stessa sotto forma di certificato. La Scuola Media inoltre invia tutti i documenti della carriera scolastica relativi agli alunni che hanno presentato domanda d iscrizione all IPSSARCT G. Ambrosini. Nessun pagamento è dovuto per l iscrizione al 1 anno per chi proviene direttamente dalla Scuola Media. Chi invece si iscrive al 1 anno non direttamente dalla Scuola Media deve effettuare un versamento su apposito bollettino di conto corrente. I versamenti ricevuti vengono annotati su un apposito Registro. Registro dei C/C Tutti i richiedenti vengono iscritti, ma se all inizio dell anno scolastico non si ha un riscontro di presenze si effettua un controllo telefonico e, se l esito di tale controllo è negativo, l iscrizione viene cestinata. A seguito di ogni domanda d iscrizione viene assegnato ad ogni alunno un numero di matricola tramite supporto informatico. Tale numero di matricola individuerà l alunno durante tutta la sua carriera scolastica all interno dell Istituto. Per ogni nuovo iscritto viene inoltre aperto un fascicolo personale alunno in cui si andranno ad inserire tutti i Fascicolo personale documenti riguardanti l alunno stesso. alunno Tale fascicolo viene conservato in Segreteria durante tutti gli anni di corso dell alunno; successivamente viene conservato nell archivio dell Istituto. Successivamente la Commissione Insegnanti, i cui elementi sono scelti dal DS, inserisce gli alunni nelle varie classi. 3 Iscrizione alla classe L alunno che desidera iscriversi alla classe successiva a quella già successiva a quella frequentata deve presentare, entro il 25/01 di ogni anno, la domanda Domanda d iscrizione frequentata d iscrizione corredata dalle ricevute dei versamenti effettuati sul conto corrente dell IPSSARCT G. Ambrosini tramite apposito bollettino prestampato. Commissione Insegnanti Rev. 00 Pagina 3 di 6

4 4 Iscrizione durante l anno scolastico 5 Iscrizione da esterni agli esami di istruzione professionale e di maturità IPSSARCT Le iscrizioni durante l anno scolastico vengono accettate se presentate entro il 20/03 di ogni anno. Gli alunni provenienti da altri Istituti scolastici devono presentare un nulla osta e devono sostenere un colloquio, riguardante le materie di indirizzo, con una Commissione esaminatrice. Gli alunni provenienti da un altro Istituto Alberghiero devono anch essi presentare un nulla osta ma vengono accettati senza ulteriori verifiche. Le domande d iscrizione pervenute dopo il 20/03 vengono accettate comunque, ma il colloquio sarà effettuato al Settembre successivo. Tutti coloro che vogliono accedere alla qualifica da esterni devono presentare l apposita domanda, unitamente ad un attestazione in cui si dimostra di avere svolto attività lavorativa nel settore in cui vogliono qualificarsi. Analoga procedura si segue nel caso di iscrizione da esterni agli esami di maturità. 6 Richiesta di certificati La richiesta di certificati viene effettuata per iscritto tramite l apposito modulo. I certificati vengono rilasciati tutti i giorni lavorativi tranne il sabato e in orari stabiliti. Una copia di ogni certificato rilasciato viene inserita, unitamente alla richiesta scritta, nel fascicolo personale dell alunno. I certificati vengono rilasciati entro i 3 giorni lavorativi successivi alla richiesta dell alunno. Il rilascio viene annotato su un apposito registro che viene fatto firmare da chi ritira il certificato. Domanda di iscrizione da esterni Richiesta di certificati Registro certificati Rev. 00 Pagina 4 di 6

5 7 Gestione delle presenze degli alunni Giornalmente ad un alunno di ogni classe viene consegnato un modulo in cui egli dovrà indicare i nominativi degli studenti assenti. In base a tale modulo viene poi compilato il Registro delle Assenze degli Alunni. Inoltre sempre giornalmente il docente della prima ora di lezione compila il Registro di Classe, annotando anche lì le assenze per ulteriore riscontro. Se un alunno risulta assente per lunghi periodi, il Coordinatore di Classe può decidere di far contattare la famiglia dalla Segreteria Studenti. Entro il 10 di ogni mese le assenze vengono comunicate ai Comuni di appartenenza degli alunni fuori sede, al fine di ottenere il rimborso dei biglietti necessari per il viaggio. Le assenze vengono giustificate tramite l utilizzo dell apposito Libretto delle Giustificazioni. Le giustificazioni vengono poi conservate nel Registro di Classe. Il Libretto delle Giustificazioni viene rilasciato entro un mese dall inizio dell anno scolastico dalla ; ciascun alunno deve firmare per ricevuta. Sul Libretto viene incollata la fotocopia di un documento d identità di uno dei genitori dell alunno, al fine di avere un immediato riscontro dell autenticità della firma. 8 Gestione dei voti Per registrare i voti viene utilizzato un apposito Registro Generale dei voti che viene compilato, dopo gli scrutini, dal Coordinatore di Classe in base alle pagelle. Tutti i professori poi appongono la firma su tale Registro per presa visione. I risultati degli esami di maturità vengono annotati su un apposito Registro. Modulo Assenze alunni Registro delle Assenze degli Alunni Registro di Classe Giustificazioni Libretto delle Giustificazioni Registro Generale dei voti Registro Esami di Maturità Alunno incaricato Docente della prima ora di lezione Coordinatore di Classe Coordinatore di Classe Rev. 00 Pagina 5 di 6

6 9 Gestione dei Diplomi I Diplomi sono di due tipi: di qualifica professionale (III anno); di maturità (V anno). La richiede al Provveditorato l invio dei Diplomi che, una volta ricevuti dall IPSSARCT G. Ambrosini, vengono caricati su un apposito Registro di carico. Il Diploma può essere ritirato solo dal diretto interessato o da una persona da lui formalmente delegata. Chi ritira il Diploma deve apporre una firma sul Registro di Rilascio Diploma e deve aver effettuato un versamento su apposito bollettino di conto corrente. 10 Gestione degli infortuni degli alunni 11 Redazione di statistiche A seguito dell infortunio di un alunno, il docente dell ora in cui si è verificato l incidente registra l accaduto su un apposito modulo. Tale dichiarazione viene inviata all INAIL, all Istituto Assicurativo competente e alla Pubblica sicurezza presso il comune. L incidente viene poi registrato sul Registro Infortuni. Ogni anno vengono raccolte su supporto informatico diverse statistiche indicative dell andamento dell Istituto. Su richiesta tali statistiche vengono inviate al M.I.U.R.. Registro di Carico Diplomi Registro di Rilascio Diploma Modulo registrazione infortunio Registro Infortuni Statistiche Docente Moduli introdotti e modalità di archiviazione Documento Codice Responsabile Conservazione Luogo Anni Dati di emissione 0 Prima emissione Rev. data Motivo della revisione Emesso Verificato Approvato Rev. 00 Pagina 6 di 6

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