Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: concorso@qualitapa.gov.it. La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

3 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE CAMERA DI COMMERCIO I.A.A. DI REGGIO EMILIA SERVIZIO RELAZIONI ESTERNE, E-GOVERNMENT E TUTELA DEL MERCATO Firma del responsabile della candidatura - 3 -

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano GeD GESTIONE DOCUMENTALE La Camera di Commercio Paperless Responsabile: Cognome: TUMBIOLO Nome: FRANCESCO Telefono: Ruolo: Dirigente Area Servizi alle Imprese, Organizzazione ed E-Government Referente: Cognome: RUOZZI Nome: MATTEO Telefono: Ruolo: Responsabile Servizio Relazioni Esterne, E-Government e Tutela del Mercato Durata dell intervento in mesi : 12 Periodo di realizzazione: da 01/10/2008 a 30/09/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: per formazione di software e relativi canoni - a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse Le risorse previste nel fondo incentivante dei dipendenti varranno erogate sulla base della valutazione di realizzazione del progetto 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Il Progetto di Gestione Documentale totalmente informatica e dematerializzata si inserisce nell ambito delle nuove metodologie complessive di Gestione dei documenti dell Ente, che comprende anche la riorganizzazione e la razionalizzazione dei documenti conservati presso gli archivi camerali Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) - 5 -

6 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Gestione documentale dell Ente. Gestione della corrispondenza. Bassa velocità di circolazione delle informazioni contenute nella corrispondenza. Limitato numero di attori interni che usufruiscono delle informazioni. Difficoltà e alti tempi di ricerca delle informazioni, che aumentano esponenzialmente con il passare del tempo di acquisizione del documento. Frammentazione delle modalità di gestione della corrispondenza nei vari uffici e sedi dell Ente. Rischi di perdite accidentali di informazioni e documenti. Disomogeneità e caoticità degli archivi cartacei e delle informazioni in essi contenute. Alti costi di gestione. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Riunioni di presentazione, studio di fattibilità e programmazione degli interventi. Alla fase di progettazione ha partecipato anche personale della Società Consortile di Informatica delle Camera di Commercio, che realizza il software gestionale utilizzato In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): dati di funzionamento (specificare quali): Circolazione informazioni: in media la corrispondenza arriva al Responsabile dell ufficio interessato dopo 48/72 ore dall arrivo. La visione della corrispondenza è limitata solamente al Responsabile e al dipendente che tratterà il documento. Solamente l uso di fotocopie ne permette la diffusione. 10 gg per recupero/consegna documenti di archivio (se archiviato correttamente). Ogni Ufficio gestisce la corrispondenza e il materiale di archivio alla propria maniera, creando frammentazione e disomogeneità. Lo smistamento della corrispondenza e le ricerche impiegano 1 unità di personale ausiliario. Annualmente in media l Ente registra protocolli equamente suddivisi tra entrata e uscita. Per ciò che attiene alla gestione documentale informatica: indice di inoltro del 98,90%, utenti abilitati e profilati 2 (ufficio protocollo), indice di archiviazione dell 83,06% (limitatamente alla prima pagina del documento e senza allegati né ar), indice di fascicolazione pari allo 0,34% indice di consultazione pari al 25,85%. Documenti firmati digitalmente 0, non è - 6 -

7 presenta una catalogazione o inventario del materiale conservato negli archivi né cartacea né informatica. Non presente l utilizzo della posta elettronica certificata. Duplicazione della corrispondenza senza controllo. Alti costi accessori fotocopie e materiali di consumo. Altro (specificare) 1 GLI OBIETTIVI TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 7 -

8 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Conseguire la gestione elettronica documentale della corrispondenza, e più in generale una gestione, comprensiva dell archiviazione, dinamica, flessibile, organizzata e presidiata della documentazione ricevuta e prodotta dall Ente. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) Ridurre i costi dei materiali di consumo collegati alla duplicazione della corrispondenza (fotocopie, canoni, manutenzioni): il documento viene prodotto/trasformato in formato elettronico e smistato potenzialmente a tutta la struttura senza duplicazioni. Riduzione delle ore/uomo relative allo smistamento e alla consegna della corrispondenza ai vari uffici: il documento viene prodotto/trasformato in formato elettronico e smistato potenzialmente a tutta la struttura con un click. Migliore efficienza gestionale con un notevole aumento della velocità di circolazione delle informazioni: il documento viene prodotto/trasformato in formato elettronico e smistato ai destinatari (su vari livelli) sostanzialmente in tempo reale, indipendentemente dalla sede e dal numero. Adozione di uno stesso sistema di riferimento per tutto l Ente: procedure e modalità operative comuni, codificate e illustrate a tutto il personale, anche attraverso la realizzazione di appositi manuali di istruzioni. Migliore rintracciabilità delle informazioni e riduzione dei tempi di ricerca e dei rischi di perdite: tutti i documenti prodotti o ricevuti vengono fedelmente trasformati in documenti elettronici, ricercabili con tantissimi criteri di ricerca (che variano dal nome del destinatario/mittente, alla data, all assegnatario, al protocollatore.) e sempre disponibili. Utilizzo della firma digitale e della posta elettronica certificata: i documenti prodotti, suddivisi per tipologia, vengono firmati digitalmente e trasmessi, ove possibile, attraverso la pec, eliminando di fatto la produzione (e in parte la circolazione) di carta. Conoscenza dettagliata e successiva razionalizzazione dei documenti cartacei conservati: catalogazione, inventario e censimento del materiale conservato negli archivi dell ente e successivo scarto di quanto non più necessario. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento Risparmio di costi di materiali di consumo collegati alla duplicazione della corrispondenza (apparecchi fax, toner, fotocopie); risparmio in ore uomo in relazione principalmente alla consegna della corrispondenza, migliore efficienza organizzativa in termini di velocità di circolazione delle informazioni, riduzione dei tempi di gestione, massima condivisione delle informazioni, drastica riduzione della produzione e movimentazione di documenti cartacei, utilizzo della firma digitale e della conservazione sostitutiva. Indici ed indicatori individuati: indice di inoltro (stimato 100%); indice di archiviazione (stimato >=100%); indice di accesso (stimato >=100%); indice di conservazione sostitutiva (stimato 100%); riduzione della produzione di documenti cartacei (20% dei documenti con firma digitale); riduzione della circolazione della carta; riduzione del numero di fotocopie 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Introduzione di nuove modalità organizzative e gestionali nonché di un software per gestire in modo informatizzato tutto il processo relativo alla gestione documentale della corrispondenza dell ente - 8 -

9 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Fase 1 Corsi di formazione 8/9 ottobre Formazione sulla consultazione della corrispondenza elettronica 29/30 ottobre Formazione sulla protocollazione in uscita e sulla fascicolazione elettronica 19/20 novembre Formazione sulla gestione integrata dei fax virtuali Gennaio 09 - Utilizzo della firma digitale Gennaio 09 - Le nuove funzionalità del software di gestione documentale Acquisizione da parte del personale delle abilità necessarie all utilizzo degli strumenti Tempistica di realizzazione N. di ore di corsi realizzate N. personale formato Corretto utilizzo degli strumenti Fase 2 Definizione dei trattamenti documentali Fase 3 Definizione dei livelli di abilitazione dei singoli utenti e degli inoltri per tipologie Mappatura dei procedimenti e delle varie tipologie documentali per i singoli uffici. n. 12 mezze giornate di analisi e validazione (1 ciascuna per ogni U.O./Servizio) n. 2 mezze giornate di illustrazione ai dipendenti Mappatura delle abilitazioni necessarie, differenziate per profilo di utilizzo, per ciascun dipendente Definizione degli inoltri per i vari flussi documentali (a chi va ogni documento) Validazione con i singoli responsabili Definizione e analisi dei flussi documentali Corretta e funzionale definizione e profilazione di tutti i dipendenti Tempistica di realizzazione Produzione documento finale con la mappatura di tutti i flussi documentali dell Ente N. di utenti correttamente abilitati e profilati Fase 4 Check point intermedio Controllo sull andamento della realizzazione del progetto e analisi delle criticità Presentazione delle criticità e delle soluzioni adottate a tutti i dipendenti. N. 2 mezze giornate Verifica sull andamento del progetto Rispetto degli obiettivi generali, specifici ed intermedi individuati Fase 5 - Interoperabilità Utilizzo della posta elettronica certificata e delle firma digitale per la ricezione (ed eventuali invii) in relazione alla Commissione Provinciale Artigianato, Tribunale di Reggio Emilia Cancelleria Fallimentare, Registro apparecchiature elettroniche (Rae), ItalianCom (numero meccanografico) Distribuzione di firme digitali e caselle Pec N. dispositivi rilasciati Eliminazione della carta - 9 -

10 Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Il ciclo cartaceo della documentazione si interrompe (salvo flussi di nicchia). Fase 6 Interruzione del ciclo cartaceo Fase 7 Conservazione sostitutiva a norma Inserimento di tutti i documenti creati o ricevuti in formato digitale in Conservazione elettronica sostitutiva Standardizzazione procedurale con inserimento settimanale La corrispondenza viene consultata e trattata tramite software Conservazione e tracciabilità garantita nel tempo La documentazione rimane archiviata e conservata all ufficio protocollo. N. documenti informatici prodotti e conservati correttamente Fase 8 Repertorio atti amministrativi Inserimento Delibere di Giunta e Determinazioni dirigenziali nel ciclo documentale Creazione repertorio atti amministrativi dematerializzati Inserimento di tutti gli atti dell'anno 2009 Fase 9 Realizzazione manuali Predisposizione manuale operativo Predisposizione manuale fax server Predispostone faq Condivisione con tutti i dipendenti Codifica e standardizzazione procedure Rispetto tempistica di realizzazione Fase 10 Risultati Analisi dei risultati Distribuzione degli incentivi Presentazione e diffusione dei risultati Corretta validazione del progetto e dei sui risultati Tutti i parametri definiti rispettati. N. partecipanti al convegno di presentazione Fase Sub 1 Inventario materiali di archivio Realizzazione censimento Invio alla Soprintendenza Archivistica Emilia Romagna per validazione Inserimento sulla intranet interna, con appositi motori di ricerca Precisa conoscenza del materiale di archivio Approvazione Ministeriale Rispetto delle tempistiche e dei dettami normativi Fase Sub 2 Scarto materiale cartaceo Analisi del censimento realizzato Individuazione del materiale da scartare e predisposizione elenco Invio alla Soprintendenza Archivistica Emilia Romagna per autorizzazione Macero dei documenti tramite C.R.I. Conservazione del materiale necessario. Riduzione dei costi Approvazione Ministeriale Rispetto delle tempistiche e dei dettami normativi

11 Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Fase Sub 3 - Realizzazione linee guida Realizzazione di linee guida che codifichino le modalità di spedizione e di consultazione dei materiali di archivio Codifica e standardizzazione procedure Rispetto tempistica di realizzazione Fase Sub 4 Dismissione macchina affrancatrice Dismissione macchina affrancatrice. Riduzione costi diretti e indiretti -15% costi diretti - 2 ore gg per ritiro e consegna posta Durante tutte le fasi di realizzazione l U.O. E-Government sarà di quotidiano supporto a tutti i dipendenti per chiarire dubbi o affrontare le varie problematiche quotidiane

12 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi Indicatore (descrizione e unità di Target (vedi domanda 1.4) misura) Riduzione dei costi finanziari Variazione dei costi di acquisto -10% anno 2009 connessi alla dematerializzazione della carta relativi alla corrispondenza Riduzione dei costi finanziari Variazione nei costi per fotocopie -10% anno 2009 connessi alla dematerializzazione relativi alla corrispondenza Riduzione dei costi finanziari Variazione dei costi personale -4 ore gg nell anno connessi alla dematerializzazione ausiliario 2009 Utilizzo della firma digitale Documenti esclusivamente in 20 % sul totale formato elettronico nell anno 2009 Conservazione sostitutiva a norma N. documenti informatici conservati 100% al 31/12/09 a norma Utilizzo nuovo sistema n. documenti dematerializzati X 100 n. totale documenti >= 100 anno 2009 (con eventuali allegati e AR) Utilizzo nuovo sistema Riduzione dei tempi di circolazione delle informazioni Riduzione degli errori di archiviazione e gestione documentali Indice di accesso. Consultazione >= 100 anno 2009 esclusiva del documento informatico Inoltri informatici 100% anno 2009 Indice di annullamento (n. documenti annullati sul totale) 1% anno LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 6 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Controllo risultati 25 Altro personale Presidio e affiancamento al personale, dematerializzazione Funzionari Supervisione, coordinamento, pianificazione Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) Fondamentale il ruolo dei Responsabili dei vari Servizi che compongono la struttura, per una corretta mappatura, organizzazione dei flussi documentali e coordinamento dei collaboratori dei propri uffici. N. 8, con coordinamento nei Comitati di Direzione presieduti dai vertici dell Amministrazione

13 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) La principale collaborazione è con la Società Consortile di Informatica della Camere di Commercio, InfoCamere S.C.p.A., che produce il software utilizzato e fornisce le docenze dei corsi sull utilizzo di tale software. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Le attività di consulenza sono pressoché esclusivamente relative alla formazione d aula. Due giornate gratuite di consulenza in fase iniziale di progettazione. 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione I collaboratori dell ufficio protocollo seguono quotidianamente l andamento del progetto, intervenendo e fornendo assistenza a tutti i colleghi dell Ente. Periodicamente i risultati in itinere vengono diffusi e analizzati in seduta plenaria dal Comitato di direzione dell Ente, composto dal Segretario Generale, dai Dirigenti, dai Responsabili di Servizio e dai titolari di Posizioni Organizzative e Alte Professionalità senza Responsabilità di Servizio Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il Responsabile del progetto presidia e controlla settimanalmente l andamento delle attività, organizza e gestisce le attività formative, gli interventi programmati, nonché gli eventuali interventi straordinari resisi necessari in corso d opera. 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Il Responsabile del Progetto redige mensilmente (o trimestralmente a seconda della tipologia di dato) le statistiche ponderate sull andamento del progetto. Riunioni periodiche tra il Responsabile del Progetto e i Responsabili dei Servizi per coordinare le attività realizzative, in particolar modo tenendo conto delle attività ordinarie del personale. Il Responsabile del Progetto è il tramite tra la struttura operativa e i vertici dell Amministrazione. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Diffusione della documentazione realizzata e dei manuali tramite la intranet camerale. Comitati di Direzione periodici per la valutazione dell andamento del progetto. Riunione periodiche con il personale al fine di fornire loro, dopo il coinvolgimento e la condivisione iniziali, i feed back necessari riguardo i risultati conseguiti. A fine progetto, se i risultati saranno confermati, realizzazione di un convegno per la diffusione e la divulgazione di quanto realizzato

14 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi Necessità di condivisione da parte di tutto il personale, condivisione connessa alle modifiche organizzative del lavoro, singole e generali da affrontare. Non tutti i documenti in uscita possono essere firmati digitalmente; pertanto la diffusione sarà graduale. Il software utilizzato, seppur altamente flessibile, presenta alcune aree ombra che ne impediscono un utilizzo ottimale secondo le esigenze specifiche. Si cercherà, in collaborazione con la società di informatica, di intervenire strutturalmente. Disomogeneità delle conoscenze dei dipendenti. Dopo le prime fasi di formazione generale, si interverrà, al bisogno, su gruppi omogenei per correggere le criticità e uniformare le basi delle conoscenze. 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano

15 ID FASE NOME ATTIVITA' GeD - GESTIONE DOCUMENTALE - La Camera di Commercio Paperless Diagramma di Gantt pag. 1/2 1 CORSI DI FORMAZIONE 1.01 formazione sulla consultazione della corrispondenza elettronica 1.02 formazione sulla protocollazione in uscita e sulla fascicolazione elettronica 1.03 formazione sulla gestione integrata dei fax "virtuali" 1.04 utilizzo della firma digitale 1.05 le nuove funzionalità del software di gestione documentale 2 DEFINIZIONE DEI TRATTAMENTI DOCUMENTALI 2.01 mappatura dei procedimenti e delle varie tipologie documentali per i singoli uffici 2.02 n. 12 1/2 giornate di analisi e validazione ( 1 ciascuna per ogni U.O./Servizio) 2.03 n. 2 1/2 giornate di illustrazione ai dipendenti DEFINIZIONE DEI LIVELLI DI ABILITAZIONE DEI SINGOLI UTENTI E DEGLI INOLTRI PER 3 TIPOLOGIE ott-08 nov-08 dic-08 gen-09 feb-09 mar-09 apr-09 mag-09 giu-09 lug-09 ago-09 set mappatura delle abilitazioni necessarie, differenziate per profilo di utilizzo, per ogni dipendente 3.02 definizione degli inoltri per i vari flussi documentali (a chi va ogni documento) 3.03 validazione con i singoli responsabili 4 CHECK POINT INTERMEDIO 4.01 controllo sull'andamento della realizzazione del progetto e analisi delle criticità 4.02 presentazione delle criticità e delle soluzioni adottate a tutti i dipendenti (n. 2 mezze giornate) 5 INTEROPERABILITA' utilizzo della posta elettronica certificata e firma digitale per la ricezione (ed eventuali invii) in relazione alla Comm.ne Prov.le Artigianato, Trib. di RE Cancelleria Fallim.re, Reg. Apparecchiature 5.01 Elettroniche (Rae), ItalianCom (n. meccanografico) 6 INTERRUZIONE DEL CICLO CARTACEO 6.01 il ciclo cartaceo della documentazione si interrompe (salvo flussi di nicchia) 7 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA inserimento di tutti i documenti creati o ricevuti in formato digitale in Conservazione elettronica 7.01 sostitutiva (LegalDoc) 7.02 standardizzazione procedurale con inserimento settimanale 8 REPERTORIO ATTI AMMINISTRATIVI 8.01 inserimento delibere di Giunta e determinaz. dirigenziali nel ciclo documentale 9 REALIZZAZIONE MANUALI 8.01 predisposizione manuale operativo 8.02 predisposizione manuale fax server 8.03 predisposizione FAQ 8.04 condivisione con tutti i dipendenti 10 RISULTATI 9.01 analisi dei risultati

16 9.02 distribuzione degli incentivi 9.03 presentazione e diffusione dei risultati ID FASE NOME ATTIVITA' sub 1 INVENTARIO MATERIALI D'ARCHIVIO s1.1 realizzazione censimento s1.2 invio alla Soprintendenza Archivistica Emilia Romagna per validazione s1.3 inserimento nella intranet interna, con appositi motori di ricerca sub 2 SCARTO MATERIALE CARTACEO s2.1 analisi del censimento realizzato s2.2 individuazione del materiale da scartare e predisposizione elenco invio alla Soprintendenza Archivistica Emilia Romagna per autorizzazione macero dei documenti s2.3 tramite C.R.I. sub 3 REALIZZAZIONE LINEE GUIDA realizzazione linee guida che codifichino le modalità di spedizione e di consultazione del materiale di archivio s3.1 sub 4 DISMISSIONE MACCHINA AFFRANCATRICE s4.1 dismissione macchina affrancatrice uni SUPPORTO AI DIPENDENTI uni1 GeD - GESTIONE DOCUMENTALE - La Camera di Commercio Paperless Diagramma di Gantt pag. 2/2 supporto ai dipendenti, da parte dell'u.o. e-government, per dubbi o risoluzione problematiche quotidiane ott-08 nov-08 dic-08 gen-09 feb-09 mar-09 apr-09 mag-09 giu-09 lug-09 ago-09 set-09 durata complessiva macro-fase fase da attuare fase conclusa