INDICE PR 13 COMUNICAZIONE E GESTIONE DELLE INFORMAZIONI 1 SCOPO 2 CAMPO DI APPLICAZIONE 3 TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI 4 RESPONSABILITÀ

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1 PAG 1 /7 INDICE 1 SCOPO 2 CAMPO DI APPLICAZIONE 3 TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI 4 RESPONSABILITÀ 5 MODALITÀ ESECUTIVE 5.1 Comunicazione verso l'esterno Utenti dei corsi Potenziali utenti 5.2 Comunicazione interna 6 RIFERIMENTI 7 ARCHIVIAZIONI 8 ALLEGATI 01-01/03/03 Prima emissione n REV / DATA NATURA DELLA MODIFICA FIRMA emiss. FIRMA approv.

2 PAG 2 /7 1 SCOPO Scopo della presente procedura è quello di gestire le comunicazioni all interno e all esterno dell Istituto e il corretto flusso delle informazioni. 2 CAMPO DI APPLICAZIONE Si applica in tutti i processi e le attività dell Istituto 3 TERMINOLOGIA E ABBREVIAZIONI DG Diregente Scolastico RAQ Responsabile Gestione Qualità SGQ Sistema Gestione Qualità RdF/C Responsabile di F.O e Referenti dei Corsi 4 RESPONSABILITÀ La DG ha la responsabilità di fornire le direttive e i mezzi per una corretta gestione delle comunicazioni e delle informazioni e verificare che quanto contenuto in questa procedura sia adeguatamente applicato. I RdF/C hanno la responsabilità di gestire le comunicazioni e il flusso delle informazioni per quanto di competenza.

3 PAG 3 /7 5 MODALITÀ ESECUTIVE 5.1 Comunicazione verso l esterno La comunicazione verso l esterno è diretta verso: Gli allievi/utenti dei corsi ; i potenziali allievi; le famiglie degli allievi i fornitori e i docenti gli enti istituzionali Utenti dei corsi Le molteplici tipologie di utenza che accedono alla formazione professionale, in particolare quella iniziale rivolta a fasce giovanili, rendono necessario individuare un insieme di azioni di supporto in grado di garantire una fruizione piena e qualitativamente elevata, adeguata alle finalità della normativa..tali azioni hanno l obiettivo di facilitare l elaborazione e lo sviluppo della consapevolezza del percorso professionale intrapreso ( o da intraprendere) così da rendere l allievo protagonista del mercato del lavoro. L insieme della azioni di supporto fa parte della strategia di comunicazione verso l utenza adottata dall Istituto. La comunicazione verso gli utenti viene attuata affinché siano costantemente informati sull andamento dei corsi, sulle problematiche, sui risultati. Attraverso le comunicazioni con gli utenti è necessario acquisire adeguate informazioni sul livello di soddisfazione, sulle esigenze, i programmi ecc. Dovrà essere sempre fornita risposta scritta ai reclami, anche se ingiustificati. Gli utenti, inoltre, devono essere costantemente aggiornati sui cambiamenti più importanti nell ambito dell organizzazione del corsi e dell Istituto. La comunicazione con gli utenti è gestita mediante i seguenti canali:

4 PAG 4 /7 Incontro iniziale di presentazione dei corsi durante il quale viene distribuita ed illustrata la Carta delle Qualità, illustrato il percorso formativo e gli obiettivi prefissati, distribuito il questionario MOD 03 RILEVAZIONE DEI BISOGNI E ASPETTATIVE. Incontro in itinere nel corso del quale viene illustrato e distribuito il questionario MOD 04 ALLIEVI MONITORAGGIO IN ITINERE ai fini delle verifica del raggiungimento degli obiettivi formativi e della valutazione della consapevolezza degli allievi rispetto ai medesimi obiettivi; Incontro finale nel corso del quale viene illustrato e distribuito il questionario MOD 06 ALLIEVI-MONITORAGGIO FINALE al fine di valutare i risultati complessivi del corso sia per quanto riguarda gli aspetti generali relativi alla figura professionale di riferimento sia per il livello del servizio offerto dall Istituto in riferimento alla capacità di rispondere alle aspettative; sito web; posta elettronica; telefax; posta ordinaria. La comunicazione con gli utenti è gestita dai Referenti dei Corsi Potenziali utenti La comunicazione verso i potenziali utenti ha lo scopo di promuovere l immagine, i servizi e le capacità dell Istituto, individuare le esigenze e orientare le scelte. La comunicazione è gestita mediante i seguenti canali: Sportello orientamento, incontri/riunioni; seminari organizzati dalla direzione;

5 PAG 5 /7 sito Web; depliant promozionali; attività di mailing; pubblicità o articoli redazionali sui giornali locali Famiglie degli allievi La comunicazione con le famiglie degli allievi avviene attraverso: - Comunicazioni scritte inviate alla residenza della famiglia; - Colloqui con i docenti,almeno due volte l anno; - Predisposizione di un orario per i colloqui individuali con i docenti.; - Partecipazione dei rappresentanti al Consiglio d Istituto e ai consigli di classe Comunicazione interna La condivisione delle informazioni e dei dati all interno dell Istituto deve essere curata e puntuale affinché: tutti i processi decisionali possano essere basati su dati di fatto; tutti possano disporre di informazioni/dati, necessari per la propria attività, completi e aggiornati; sia incentivata la partecipazione alla vita dell Istituto da parte di tutti; tutti il personale stabile ( secondo il regolamento istitutivo del DAFORM) possa ricevere tempestive e complete informazioni di interesse su aspetti legislativi, amministrativi, organizzativi, ecc. In tale ottica, è fondamentale un adeguato flusso informativo sia per quanto attiene l Istituto e i suoi processi interni, sia per quanto attiene l ambiente esterno (il mercato, la concorrenza, il cliente).

6 PAG 6 /7 Ciascun responsabile deve provvedere affinché le informazioni e i dati siano adeguatamente e tempestivamente diffusi alle funzioni interessate, in particolare quando tra le funzioni vi sia un rapporto cliente/fornitore. I responsabili devono, inoltre, curare il trasferimento delle informazioni, nell ambito della propria funzione, ai collaboratori interessati. La Direzione ritiene che la realizzazione e l implementazione del Sistema Qualità conforme alla norma UNI EN ISO facilitino attraverso la predisposizione di regole scritte, condivise e distribuite a tutta la struttura organizzativa il processo di comunicazione interna. La Direzione organizza: periodicamente, come importante momento di comunicazione interna, Il Collegio dei Docenti con lo scopo di rendere note a tutto il personale stabile la strategia perseguita, le linee e le azioni di sviluppo organizzativo predisposte, le loro prevedibili ricadute in termini professionali.di tale riunione viene redatto, a cura della Direzione generale apposito verbale e viene compilato il MOD 41 previsto dalla procedura PR 12 GESTIONE RISORSE UMANE. Nel corso di tale riunione viene : presentato e diffuso il piano di formazione di cui alla PR 12, diffuso l organigramma dell Istituto evidenziando le eventuali variazioni apportate allo stesso nel corso dell anno Semestralmente con tutto il personale ATA la Direzione tiene riunioni operative ed organizzative in coerenza con le attività programmate ed in itinere. La Direzione generale ha realizzato infrastrutture e acquisito idonei mezzi affinché la comunicazione e il trasferimento delle informazioni all interno dell Istituto possano essere adeguatamente gestiti, quali: rete Intranet software di data base; software gestionali;

7 PAG 7 /7 sale riunioni ; bacheche. 6 RIFERIMENTI Norma UNI EN ISO 9001:2000 punto Responsabilità della Direzione rev 00 del 10/04/02 Tutte le Procedure del Sistema Qualità. 7 ARCHIVIAZIONE Come specificato nella PR di pertinenza. 8 ALLEGATI Carta della Qualità Le infrastrutture della comunicazione: Bacheche; Sportello Informativo Sito Internet dell Istituto