Manuale della Qualità

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1 Manuale della Qualità Rev. n. 7 07/11/2013 Elaborato secondo le norme UNI EN ISO 9001 edizione Dicembre 2008 Distribuzione Il presente documento è disponibile, in formato non modificabile, nella rete informatica dell Istituto. L originale firmato è conservato dal RQ. Qualunque copia cartacea dello stesso è da ritenersi copia non controllata per uso personale ed interno all Istituto. Redazione RD RQ Approvazione Dirigente Scolastico f.to Marcello Travaglia f.to Mauro Lago f.to Giorgio Carollo Documento di proprietà dell IIS G.A. Remondini di Bassano del Grappa. Ogni divulgazione o cessione di contenuti a terzi deve essere autorizzata dal Dirigente Scolastico.

2 Capitolo 0 REVISIONI Capitolo 0 Pagina 2 di 57 MATRICE GENERALE DELLE REVISIONI Data N. Rev. Descrizione modifiche 01/09/ Prima edizione del Manuale 20/02/ Revisione: adeguamento delle norme ai requisiti UNI EN ISO 9001: /08/ Revisione di alcuni paragrafi: modifiche materiali e variazioni 30/10/ Revisione di alcuni paragrafi: modifiche materiali e variazioni 27/10/ Revisione di alcuni paragrafi: modifiche materiali e variazioni 30/10/ Revisione di alcuni paragrafi: modifiche materiali e variazioni 07/11/ Revisione di alcuni paragrafi: modifiche materiali e variazioni DATE 01/09/08 20/02/09 27/08/09 30/10/10 27/10/11 30/10/12 07/11/13 Capitoli

3 Capitolo 2 - INTRODUZIONE Capitolo 2 Pagina 3 di 57 CAPITOLO 1 INDICE 1.1 INDICE GENERALE Cap. 1 INDICE 1.1 Indice generale del manuale Cap. 2 INTRODUZIONE 2.1 Scopo 2.2 Campo d applicazione 2.3 Requisiti della norma non applicabili 2.4 Presentazione dell Istituto G.A. Remondini 2.5 Struttura e organizzazione dell istituto 2.6 Riferimenti normativi Cap. 3 TERMINI, DEFINIZIONI ED ACRONIMI 3.1 Termini, definizioni ed acronimi Cap. 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ 4.1 Requisiti generali 4.2 Requisiti relativi alla documentazione Generalità Manuale della qualità Tenuta sotto controllo dei documenti Tenuta sotto controllo delle registrazioni Cap. 5 RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE 5.1 Impegno della direzione 5.2 Attenzione focalizzata al cliente 5.3 Politica della qualità Premessa alla politica della qualità Politica per la qualità 5.4 Pianificazione Obiettivi per la qualità Pianificazione del sistema di gestione per la qualità 5.5 Responsabilità, autorità e comunicazione Responsabilità e autorità Rappresentante della direzione Responsabile della qualità Comunicazione interna 5.6 Riesame da parte della direzione Generalità Elementi di ingresso per il riesame Elementi in uscita dal riesame Cap. 6 GESTIONE DELLE RISORSE

4 Capitolo 2 - INTRODUZIONE Capitolo 2 Pagina 4 di Messa a disposizione delle risorse 6.2 Risorse umane Generalità Competenza, formazione-addestramento e consapevolezza 6.3 Infrastrutture Edifici, locali e servizi connessi Attrezzature e strumenti Servizi di supporto 6.4 Ambiente di lavoro Cap. 7 REALIZZAZIONE DEL SERVIZIO 7.1 Pianificazione della realizzazione del servizio 7.2 Processi relativi al cliente Determinazione dei requisiti relativi al prodotto Riesame dei requisiti relativi al servizio Comunicazione con il cliente 7.3 Progettazione e sviluppo Pianificazione della progettazione e dello sviluppo Elementi in ingresso alla progettazione e sviluppo Elementi in uscita dalla progettazione e sviluppo Riesame della progettazione e sviluppo Verifica della progettazione e sviluppo Validazione della progettazione e sviluppo Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e sviluppo 7.4 Approvvigionamento Processo di approvvigionamento Informazioni relative all approvvigionamento Verifica del prodotto approvvigionato 7.5 Produzione ed erogazione del servizio Tenuta sotto controllo della produzione e dell erogazione del servizio Validazione dei processi di produzione e di erogazione del servizio Identificazione e rintracciabilità Proprietà dei clienti Conservazione del prodotto 7.6 Tenuta sotto controllo dei dispositivi di monitoraggio e misurazione Cap. 8 MISURAZIONI, ANALISI E MIGLIORAMENTO 8.1 Generalità 8.2 Monitoraggi e misurazione Soddisfazione del cliente Audit interni Monitoraggio e misurazione dei processi Monitoraggio e misurazione del servizio 8.3 Tenuta sotto controllo delle non conformità 8.4 Analisi dei dati 8.5 Miglioramento Miglioramento continuo Azioni correttive Azioni preventive

5 Capitolo 2 - INTRODUZIONE Capitolo 2 Pagina 5 di 57 CAPITOLO 2 INTRODUZIONE 2.1 SCOPO Il presente manuale è stato istituito allo scopo di: garantire la Qualità del servizio mediante l analisi dei processi che si sviluppano nell IIS G.A. Remondini, dei compiti e delle responsabilità e l indicazione delle Procedure e delle Istruzioni Operative che regolano la progettazione, la realizzazione, il monitoraggio e il miglioramento delle attività che influenzano la qualità del servizio; accrescere la soddisfazione dei clienti interni ed esterni, garantendo la corrispondenza tra i requisiti specificati e i risultati conseguiti, per il costante miglioramento del servizio. 2.2 CAMPO D APPLICAZIONE Il Sistema di Gestione della Qualità dell IIS G.A. Remondini è applicato ai processi relativi alla Progettazione ed erogazione del servizio scolastico statale per i tre indirizzi professionali Commerciale, Turistico e Socio-sanitario e per gli istituti tecnici per il Turismo e per le Biotecnologie sanitarie. 2.3 REQUISITI DELLA NORMA NON APPLICABILI Tutti i requisiti della presente norma internazionale sono di carattere generale e predisposti per essere applicabili a tutte le organizzazioni, indipendentemente dal tipo, dimensione e prodotti forniti. Qualora alcuni requisiti della presente norma internazionale non possano trovare applicazione a causa della natura dell organizzazione e dei suoi prodotti, può essere esaminata la possibilità di una loro esclusione. Qualora alcuni requisiti vengano esclusi dall applicazione, le dichiarazioni di conformità alla presente norma internazionale non sono accettabili a meno che queste esclusioni siano limitate ai requisiti del punto 7 e che esse non abbiano influenza sulla capacità dell organizzazione, o sulla sua responsabilità, di fornire prodotti che siano conformi ai requisiti del cliente e a quelli cogenti applicabili. Non sono stati individuati requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2008 esclusi dall applicazione. Solo per quanto riguarda il capitolo 6, si fa presente che il personale non viene assunto dall Istituto, ma viene assegnato ad esso dal Ministero dell Istruzione (MIUR) e dalle sue strutture periferiche o da altre Amministrazioni Pubbliche. La selezione del personale avviene, quindi, con criteri fissati da quelle autorità o amministrazioni che garantiscono anche il grado di istruzione e competenza di base del personale docente ed ATA. 2.4 PRESENTAZIONE DELL ISTITUTO G.A. REMONDINI Descrizione dell Istituto L Istituto di Istruzione Superiore G.A. Remondini di Bassano del Grappa (VI) offre i seguenti indirizzi professionali: economico aziendale (diurno e serale) turistico (diurno e serale) fino ad esaurimento del percorso, previsto per l a.s. 2013/2014; sociale (diurno; serale dall a.s. 2007/08) L Istituto Remondini ha avviato nell a.s. 2010/2011 è diventato anche Istituto Tecnico ed ha avviato il corso Tecnico per il turismo che sostituisce per i nuovi iscritti il precedente indirizzo professionale turistico. A partire dall a.s. 2011/2012 è stato attivato anche il nuovo indirizzo per le Biotecnologie sanitarie. L articolazione del corso di studi professionale prevede:

6 Capitolo 2 - INTRODUZIONE Capitolo 2 Pagina 6 di 57 per l indirizzo aziendale e turistico del vecchio ordinamento: - un biennio comune - un terzo anno che porta all esame di qualifica ( Operatore dell impresa turistica, Operatore della gestione aziendale ); tale percorso si è concluso nell a.s. 2011/2012; - un biennio post-qualifica integrato che porta all esame di stato ( Tecnico dei servizi turistici, Tecnico della gestione aziendale ); tale percorso si concluderà nell a.s. 2013/2014. per l indirizzo sociale del vecchio ordinamento: - un triennio che porta all esame di qualifica ( Operatore dei servizi sociali ); tale percorso si è concluso nell a.s. 2011/2012; - un biennio post-qualifica integrato che porta all esame di Stato ( Tecnico dei servizi sociali ); tale percorso si concluderà nell a.s. 2013/2014. Per il nuovo ordinamento dell indirizzo professionale commerciale e socio-sanitario, così come per gli indirizzi Tecnico per il Turismo e Biotecnologico, è previsto un quinquennio che prevede la certificazione delle competenze al termine del secondo anno e l Esame di Stato al termine del quinto anno. L Istituto di Istruzione Superiore si propone di formare una figura professionale intermedia, capace di operare all interno delle strutture organizzative private e pubbliche, di inserirsi in realtà aziendali differenziate, di adattarsi all evoluzione delle professioni e alle trasformazioni dei sistemi comunicativi, produttivi ed organizzativi in atto nella società. Caratteristica del nostro Istituto è di garantire allo studente una solida preparazione attraverso un percorso formativo ben definito, ma flessibile, in costante sinergia con la realtà esterna, produttiva, sociale e culturale, grazie al continuo rapporto col mondo del lavoro, garantito dall attività di stage, che vede impegnati annualmente circa 450 alunni e dell avvio della nuova esperienza di alternanza scuola-lavoro. L Istituto Remondini vanta un esperienza pluriennale nell organizzazione degli stage (la nostra scuola organizza stage dall anno scolastico ). L azione formativa dell Istituto vuole valorizzare soprattutto la centralità dell alunno inteso come persona che vale, portatore di valori dentro e fuori la scuola. Per questo motivo l attività dell insegnamento, centrale fra tutte le attività della scuola, tiene in massima considerazione sia gli aspetti cognitivi che quelli affettivi ed emozionali, cioè l intera personalità dello studente. Nel corso del biennio post-qualifica aziendale e sociale del vecchio ordinamento, gli studenti frequentano la terza area, attività riconosciuta dalla Regione, che permette di conseguire alla fine del quinto anno, dopo il superamento di un esame regionale, un diploma di qualifica di terzo livello europeo. Si tratta di un area professionalizzante, che vuole preparare lo studente alle specifiche professionalità richieste dal territorio e dalle logiche del mercato del lavoro. L Istituto Remondini dall a.s. 1994/95 gestisce autonomamente questa area facendo ricorso a consulenti esterni che operano nei settori turistico, aziendale e sociale, trasferendo agli alunni la loro qualificata professionalità. La gestione autonoma della terza area, pur complessa a livello organizzativo, garantisce una mirata selezione dei collaboratori esterni e, trattandosi di professionisti del settore, favorisce una sinergia positiva tra competenze diverse, educative e professionali. Questi interventi formativi professionalizzanti sono finalizzati all acquisizione di capacità operative e di attitudini e atteggiamenti che favoriscono l inserimento nei vari ambiti di attività professionale. I corsi di terza area, di durata biennale nelle classi quarte e quinte, attualmente organizzati dal nostro Istituto sono rivolti alla figura di Operatore socio sanitario per il settore sociale. I percorsi sono stati individuati tenendo conto delle richieste avanzate dal mondo del lavoro attraverso l analisi di studi di settore (l indagine condotta dall Istituto ha cadenza biennale) e i continui contatti con altri Istituti scolastici, Università, Associazioni di categoria, enti e aziende.

7 Capitolo 2 - INTRODUZIONE Capitolo 2 Pagina 7 di 57 L istituto Remondini, per consentire il raggiungimento di un diploma di qualifica o diploma di stato a persone che non abbiano mai avviato o completato un corso di studi, ha istituito dal 1995/96 i corsi serali per gli indirizzi aziendale e turistico. Pur mantenendo l impianto formativo dei corsi diurni, in particolare per ciò che riguarda gli obiettivi formativi, i programmi e il quadro disciplinare, il corso serale viene effettuato in modo flessibile e modulare, con riconoscimento dei crediti formativi individuali, per facilitare la frequenza degli utenti che devono conciliare il loro doppio ruolo di studenti e lavoratori. A partire dall a.s. 2010/2011 l attività di Terza Area Professionalizzante degli indirizzi commerciale e turistico è stata sostituita, per gli studenti delle classi quarte, dall attività di alternanza scuola-lavoro. Per gli studenti dell indirizzo socio-sanitario del vecchio ordinamento l attività di Terza Area prosegue fino all a.s. 2013/2014, anche se la Regione Veneto non finanzia più l attività e i costi sono a carico degli studenti. La scuola organizza una serie di servizi e attività di sostegno e di integrazione alla didattica, quali: attività di recupero (corsi di recupero pomeridiani durante l anno scolastico e durante l estate), attività di sportello didattico (interventi di recupero individuale o a piccoli gruppi su richiesta degli alunni), attività di sostegno a domicilio (su richiesta dell alunno per assenze superiori a 15 giorni), attività di accoglienza per le classi prime, attività di orientamento in itinere (per le classi seconde e terze) e in uscita (per le classi quinte), il centro di informazione e consulenza rivolto agli alunni e alle famiglie gestito da tre psicologi operanti nel nostro Istituto, attività di stage scolastico interno e di stage per le classi terze dell indirizzo socio-sanitario, attività di alternanza scuola-lavoro per le classi quarte, attività sportive con la partecipazione alle gare delle varie specialità, attività di prevenzione alla dispersione scolastica, prevedendo interventi con gli psicologi per la rimotivazione o il riorientamento. Storia dell Istituto L Istituto Remondini nasce nell a.s. 1961/62 con la denominazione Istituto Professionale Statale per il commercio. La frequenza media annuale nei primi anni è di circa 350 alunni. Nell a.s. 1987/88 gli alunni sono circa 700 e la Preside Prof.ssa Jole Toselli, dopo 24 anni di dirigenza, lascia la scuola e viene sostituita dal Preside Prof. Rosario Drago. Nel 1990/91 il Collegio delibera l avvio alla sperimentazione assistita, conosciuta con il nome di Progetto 92. Nel 1995/96 vengono autorizzati i corsi serali. Dall a.s. 1991/92 viene autorizzato l indirizzo turistico e nel 1996/97 l indirizzo sociale. Dall a.s. 1997/98 diventa Preside dell Istituto, con circa 1000 alunni e con 43 classi, il Prof. Davide Danieli. Nell anno scolastico 2009/10 diventa Preside dell Istituto il Prof. Giorgio Carollo. L articolazione in tre sedi esige un attento lavoro di organizzazione e scelte precise mirate a garantire a tutti gli studenti e ai docenti le stesse opportunità e gli stessi servizi. Dal punto di vista della popolazione, l Istituto Remondini opera in un area dove il modello di sviluppo è basato sulla piccola e media impresa, con il conseguente sviluppo del settore terziario, che ha quasi del tutto soppiantato l economia agricola tradizionale. Negli ultimi anni si sono avuti forti flussi immigratori da altri Paesi e ciò ha contribuito ad avviare un confronto culturale e sociale. Nell anno scolastico 2005/2006 gli alunni stranieri sono 80 e nell a.s. 2009/10 erano saliti a 183. Contemporaneamente è cresciuta la scolarizzazione, in particolare quella femminile, in relazione al consistente aumento della partecipazione delle donne al lavoro, anche nei sistemi formativi più alti. Strutture dell Istituto La scuola dispone di: - una biblioteca inaugurata nel 1990 che dispone di circa libri ed un emeroteca di 40 riviste - una videoteca dotata di circa 3000 video cassette e DVD

8 Capitolo 2 - INTRODUZIONE Capitolo 2 Pagina 8 di 57-1 laboratorio di metodologie operative utilizzato dalle classi sociali - 1 laboratorio linguistico multimediale di 30 postazioni, completamente rinnovato nell anno scolastico 2004/05-3 laboratori informatici (che offrono da un minimo di 26 a un massimo di 30 postazioni) - 1 laboratorio di scienze - 1 laboratorio di microbiologia - un centro di documentazione didattica - 1 palestra e una palestrina per le attività psicomotorie - un aula magna con supporto audiovisivi - 6 LIM (Lavagna Interattiva Multimediale) Rapporti dell Istituto con l esterno I principali fornitori di prodotti e servizi per l Istituto sono: - aziende, strutture turistiche e sanitarie presso le quali sono realizzate attività di stage per gli alunni dei vari indirizzi - consulenti esterni che offrono la loro prestazione di docenza nei corsi regionali di specializzazione del biennio post-qualifica (terza area) - associazioni di categoria, università, associazioni culturali quali il Rotary Club, il Comune di Bassano e la Provincia che offrono il loro contributo nell attività di orientamento - ditte che forniscono materiale didattico - ASL per le attività realizzate all interno del CIC (incontri sulle problematiche giovanili) e per favorire l integrazione degli alunni diversamente abili - carabinieri, polizia stradale e autoscuole per i corsi di Educazione Stradale - ditta Gemeaz, appaltatrice della mensa scolastica (adiacente all istituto) - ditta privata appaltatrice dello spaccio bar interno all istituto - ditta privata appaltatrice dei distributori di bevande all interno all istituto La scuola ha stabilito convenzioni con: - la Regione Veneto per la gestione di terza area - C.T.F di Bassano e di Asiago per attività di formazione personale docente e A.T.A. - IPSIA Scotton di Breganze, l Ente di Formazione I.R.I.G.E.M. di Rosà, Istituto Agrario Parolini di Bassano e numerose Scuole Medie del territorio nell ambito del Progetto Regionale di Orientamento come strumento di lotta alla dispersione scolastica - Le scuole del CTF impegnate nel progetto Crescere insieme a scuola (ex Progetto Irene ) - circa 290 imprese ed enti presso i quali gli studenti effettuano gli stage e con cui si collabora al progetto Alternanza scuola-lavoro - gli istituti coinvolti nell IFTS - Università di Padova, Venezia e Verona per l accoglienza di docenti tirocinanti in formazione. Inoltre la scuola collabora con: - Comune di Bassano per l organizzazione di manifestazioni culturali, sociali e turistiche e per la definizione del progetto formativo di stage - Istituti professionali del Veneto per lo scambio di informazioni relative ai progetti formativi di terza area - Scuole medie del territorio per l attività di orientamento - CEOD (Centro educativo occupazionale diurno) di Bassano per l allestimento di mostre e l organizzazione di attività comuni con l indirizzo sociale L istituto è iscritto all elenco degli Organismi di Formazione della Regione Veneto per l ambito della Formazione Superiore e per gli ambiti dell Orientamento e della Formazione Continua.

9 Capitolo 2 - INTRODUZIONE Capitolo 2 Pagina 9 di STRUTTURA E ORGANIZZAZIONE DELL ISTITUTO Le mansioni del Dirigente Scolastico, del DSGA, del Comitato di Valutazione, del Collegio Docenti, del Consiglio d Istituto, della Giunta, dell R.S.U. e dei Docenti sono definite dal Testo Unico. MANSIONI DEL COLLABORATORE VICARIO Assicurare il coordinamento della didattica, organizzare e promuovere le attività dei responsabili di indirizzo e dei coordinatori di classe Assicurare costante e tempestiva informazione a tutte le componenti della scuola sulla didattica e sulle attività d istituto MANSIONI DEI RESPONSABILI DI INDIRIZZO (COLLABORATORI DEL DIRIGENTE SCOLASTICO) Coordinare i docenti dell indirizzo Raccogliere dati relativi ai bisogni formativi e occupazionali del territorio, analizzarli e relazionare al collegio dei docenti per proporre l adeguamento dell offerta formativa Collaborare nell organizzazione di momenti informativi con le famiglie e gli studenti MANSIONI DELLE FUNZIONI STRUMENTALI Coordinare ed organizzare eventuali progetti (definiti nell annuale Piano delle Attività) Contribuire in modo organico e trasversale all attuazione dell offerta formativa MANSIONI DEI RESPONSABILI DELLE SEDI SUCCURSALI E CORSO SERALE Garantire l omogeneità nei comportamenti e negli interventi educativi tra la sede centrale e la sede succursale/corso serale Coordinare le attività dei docenti e del personale della succursale/corso serale MANSIONI DEL RESPONSABILE DI DIPARTIMENTO Promuovere la ricerca e il confronto sulla didattica disciplinare, sugli stili di insegnamento e sulla valutazione Promuovere e coordinare l attività dei docenti e dei tecnici secondo le direttive stabilite dal dipartimento e quelle generali decise dal collegio dei docenti Svolgere funzioni di accoglienza e orientamento per gli insegnanti supplenti MANSIONI DEI COORDINATORI DI PROGETTO Coordinare ed organizzare i progetti previsti dal piano annuale delle attività

10 Capitolo 2 - INTRODUZIONE Capitolo 2 Pagina 10 di 57 Rev. N. 5 Data inizio validità 27/10/2011 Articolazione Funzionale dell Istituto Scolastico CONSIGLIO DI ISTITUTO GIUNTA ESECUTIVA CLIENTE e parti interessate DIRIGENTE SCOLASTICO Gruppo Qualità Responsabile della Qualità (RQ) Rappresentante della Direzione (RD) F. S. figure strumentali STAFF Ufficio di direzione: Vicario, Collaboratori, Responsabili succursali Responsabile Servizio Protezione e Prevenzione (RSPP) Didattica Organizzazione FORNITORI SETTORE A.T.A. SETTORE DIDATTICA DIRETTORE AMMINISTRATIVO (DSGA) Responsabili dei Laboratori COLLEGIO DOCENTI Comitato Tecnico Scientifico ASSEMBLEA A.T.A. DIPARTIMENTI DISCIPLINARI INDIRIZZI COMMISSIONI E PROGETTI Collaboratori Scolastici Ausiliari Collaboratori Amministrativi Collaboratori Tecnici Coordinatori di Dipartimento CONSIGLI DI CLASSE Referenti Commissioni e Progetti Segreteria Amministrativa Segreteria Didattica STUDENTI GENITORI

11 Capitolo 2 - INTRODUZIONE Capitolo 2 Pagina 11 di 57 PLANIMETRIA DELL ISTITUTO SEDE CENTRALE

12 Capitolo 2 - INTRODUZIONE Capitolo 2 Pagina 12 di 57

13 Capitolo 2 - INTRODUZIONE Capitolo 2 Pagina 13 di 57

14 Capitolo 2 - INTRODUZIONE Capitolo 2 Pagina 14 di 57

15 Capitolo 2 - INTRODUZIONE Capitolo 2 Pagina 15 di RIFERIMENTI NORMATIVI Normativa di base per le Istituzioni scolastiche Il mondo della scuola è governato da una normativa molto estesa e parcellizzata. Molto spesso le norme che regolano gli aspetti quotidiani della vita scolastica sono emanate per circolari ministeriali che regolano gli aspetti quotidiani della vita scolastica sono emanate per circolari ministeriali e vengono modificati di anno in anno con aggiornamenti e rimandi continui. L esperimento, pur lodevole, del Testo Unico (D.Lvo n. 297/94) non ha risolto il problema e la produzione di circolari continua a imperversare ad ogni livello legislativo. Questi riferimenti sono un elenco essenziale di un corollario di normative, circolari e precisazioni di volta in volta intervenuti. L Istituto G.A. Remondini risolve il problema dell aggiornamento e dell archiviazione delle normative attraverso diverse iniziative: sono conservate agli atti, dopo il protocollo, tutte le norme giuridiche in cartaceo e tutte quelle scaricate quotidianamente a cura del DSGA dal sistema Intranet del MIUR; l Istituto è abbonato, per l aggiornamento normativo, alle seguenti riviste specializzate: Gazzetta Ufficiale Rivista di legislazione scolastica Notizie della scuola ; Rivista Amministrare la scuola ; Rivista Scuola & Amministrazione ; si attinge alle News del Sito MIUR I riferimenti normativi principali per l Istituto, disponibili presso il DSGA dell Istituto, a seguito dell applicazione del D.Lgs. 33/2013 in materia di trasparenza, sono pubblicati nel sito dell Istituto in Amministrazione trasparente nella sezione Disposizioni Generali e nella sottosezione Atti Generali.

16 Capitolo 3 TERMINI, DEFINIZIONI ED ACRONIMI Capitolo 3 Pagina 16 di TERMINI, DEFINIZIONI ED ACRONIMI CAPITOLO 3 TERMINI, DEFINIZIONI ED ACRONIMI Nel presente Manuale della qualità sono utilizzati i termini e le definizioni contenuti nella norma UNI EN ISO 9000:2005, nonché termini ed acronimi di uso comune nella scuola. Abilità Capacità ed idoneità a svolgere qualcosa in modo soddisfacente. Addestramento Insieme delle attività volte a fornire al personale gli strumenti e le conoscenze per svolgere adeguatamente una determinata attività. ATA Amministrativo, Tecnico e Ausiliario AC Azione Correttiva Alternanza scuola-lavoro Modalità di realizzazione del percorso formativo progettata, attuata e valutata dall'istituzione scolastica e formativa in collaborazione con le imprese, con le rispettive associazioni di rappresentanza e con le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, che assicuri ai giovani, oltre alle conoscenze di base, l'acquisizione di competenze spendibili nel mercato del lavoro. AP Azione Preventiva Audit Verifica ispettiva (VI) Azione correttiva Azione per eliminare la causa di una non conformità rilevata o di altre situazioni indesiderabili rilevate. Azione preventiva Azione per eliminare la causa di una non conformità potenziale o di altre situazioni potenziali indesiderabili. Caratteristica Elemento distintivo. CdC CD CdI Cliente Competenza Criteri della verifica ispettiva Curricolo (curriculum) Curricolare Curriculum vitae Consiglio di classe è composto da tutti i docenti della classe più due rappresentanti degli alunni e due rappresentanti dei genitori democraticamente eletti. È presieduto dal DS o dal Coordinatore di classe suo delegato. Collegio dei Docenti è composto da tutti i docenti dell Istituto. È presieduto dal DS. Consiglio di Istituto è composto da rappresentanti dei docenti, del personale ATA, dei genitori e degli studenti. È democraticamente eletto. È presieduto da un genitore. Organizzazione o persona che riceve un sevizio. In ambito scolastico i clienti esterni diretti sono gli studenti e i loro genitori; in senso più ampio sono clienti anche lo Stato e la Regione Veneto. Clienti interni sono i Docenti e il Personale ATA. Dimostrata capacità di saper utilizzare conoscenze e abilità. Insieme di politiche, procedure o requisiti utilizzati come riferimento. In campo scolastico: percorso didattico poliennale previsto da uno specifico piano di studi ministeriale. Che attiene al curricolo. Carriera scientifica, burocratica, scolastica, accademica o lavorativa di una persona. Resoconto sommario delle successive fasi di tale carriera.

17 Capitolo 3 TERMINI, DEFINIZIONI ED ACRONIMI Capitolo 3 Pagina 17 di 57 Difetto Direzione per la Qualità Documento DS DSGA Efficacia Efficienza Esperienza Evidenza oggettiva Funzione Strumentale Fornitore Mancato soddisfacimento di un requisito attinente un utilizzazione prevista o specificata. È composta dal Dirigente Scolastico (DS), dal Direttore dei servizi generali e amministrativi (DSGA), dal Collaboratore Vicario, dal Rappresentante della Direzione per la Qualità (RD) e dal Responsabile della Qualità (RQ). Informazioni con il loro mezzo di supporto. Dirigente Scolastico. Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi. Grado di realizzazione delle attività pianificate e di conseguimento dei risultati pianificati. Rapporto tra i risultati ottenuti e le risorse utilizzate per ottenerli. Attività lavorativa pregressa. Dati che supportano l esistenza o la veridicità di qualcosa. Un docente incaricato a svolgere attività finalizzate al conseguimento di un determinato obiettivo. Organizzazione o persona che fornisce un prodotto o un servizio. Formazione Maturazione delle facoltà psichiche e intellettuali dovuta allo studio, all esperienza e a specifiche attività formative. GVI Gruppo di Verifica Ispettiva: uno o più valutatori che eseguono una verifica ispettiva. I.F.T.S. Istruzione e Formazione Tecnica Superiore Indicatore della Qualità Dato, per lo più empirico, con il quale misurare il raggiungimento di un determinato obiettivo. Istruzione Conoscenze acquisite nel curriculum scolastico o formativo. IO Istruzione Operativa: documento tecnico che definisce dettagliatamente le azioni da svolgere e la loro sequenza. Si differenzia dalle PQ per il carattere tecnico e operativo. IIS Istituto di Istruzione Superiore G.A. Remondini di Bassano del Grappa M Modulo Manuale della qualità Documento che descrive il sistema di gestione della qualità di un organizzazione. MQ Manuale per la qualità. Monitoraggio Controlli o misure periodici condotti su un attività o un processo al fine di controllare nel tempo la conformità a criteri predefiniti. NC Non conformità. Non conformità Mancato soddisfacimento di un requisito. Obiettivi per la qualità Parte interessata Piano annuale OO.CC. Qualcosa cui si aspira o a cui si mira, relativo alla qualità. Persona o gruppo di persone aventi un interesse nelle prestazioni o nel successo di un organizzazione. Piano annuale delle riunioni e delle attività degli organi collegiali.

18 Capitolo 3 TERMINI, DEFINIZIONI ED ACRONIMI Capitolo 3 Pagina 18 di 57 POF Politica della Qualità PQ Procedura documentata Processo Programma annuale Qualità RD Reclamo Registrazione Requisito RGVI Riesame RQ RSPP SGQ Sistema di gestione per la qualità S.I.Qu.S. Soddisfazione del cliente Specifica Paino dell Offerta Formativa: è il documento fondamentale di ogni scuola. Illustra infatti quelle che sono le linee distintive e il progetto specifico dell Istituto. In esso l Istituto riporta la progettazione curricolare, extracurricolare, educativa ed organizzativa adottate, anche in rapporto alle specificità sociali e culturali in cui opera nell esercizio della propria autonomia. Obiettivi ed indirizzi generali di un organizzazione relativi alla qualità, espressi in modo formale dalla direzione. Procedura della Qualità. Procedura documentata (PQ): documento che definisce le condizioni e le modalità per l esecuzione di attività tra loro correlate (processi), identificando le responsabilità e le interfacce delle funzioni coinvolte. Si differenzia dalle Istruzioni Operative (IO) per il suo carattere organizzativo e interfunzionale. Insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in entrata in elementi in uscita. Bilancio finanziario dell Istituto. Grado in cui un insieme di caratteristiche intrinseche soddisfa i requisiti. Rappresentante della Direzione. Azione del cliente, presentata con qualsiasi forma e modalità, per comunicare che qualcosa non è coerente alle sue aspettative o ai requisiti del servizio. Documento che riporta i risultati ottenuti o fornisce evidenza delle attività svolte. Esigenza o aspettativa che può essere espressa, generalmente implicita o cogente. Responsabile del Gruppo di Verifica Ispettiva. Attività effettuata per riscontrare l idoneità, l adeguatezza e l efficacia di qualcosa a conseguire gli obiettivi prefissati. Responsabile del Sistema Qualità. Responsabile del Servizio di Protezione e Prevenzione. Sistema di Gestione per la Qualità. Sistema di gestione per guidare e tenere sotto controllo un organizzazione con riferimento alla qualità. Il Sistema Informativo per la Qualità della Scuola (SIQuS) rileva dati di output (risultati degli allievi, continuità scolastica, successo professionale dei diplomati, ecc.), di customer satisfaction (per i clienti esterni studenti e famiglie, e interni docenti), di struttura (dotazioni, gamma e organizzazione dei servizi, organici e mobilità del personale), di produzione (frequenze d utilizzo di dotazioni e opportunità formative, distribuzione d uso del tempo in classe, carichi di lavoro per gli studenti, ecc.), di mercato (provenienza scolastica degli allievi, livello culturale delle famiglie). Percezione del cliente su quanto i suoi requisiti siano stati soddisfatti. Documento che stabilisce i requisiti.

19 Capitolo 3 TERMINI, DEFINIZIONI ED ACRONIMI Capitolo 3 Pagina 19 di 57 Stage Terza Area TU Validazione Valutatore Verifica Verifica ispettiva (audit) Tirocinio formativo svolto dagli allievi presso aziende o enti allo scopo principale di apprendimento e formazione. Area professionalizzante per preparare lo studente alle specifiche professionalità richieste dal territorio e dalle logiche del mercato del lavoro. Testo Unico (raccolta di normative che regolano uno specifico settore). Conferma, sostenuta da evidenze oggettive, che i requisiti relativi ad una specifica utilizzazione o applicazione prevista sono stati soddisfatti. Persona che ha la competenza per effettuare una verifica ispettiva. Conferma, sostenuta da evidenze oggettive, del soddisfacimento di requisiti specificati. Processo sistematico, indipendente e documentato, per ottenere evidenze della verifica ispettiva e valutarle con obiettività, al fine di stabilire in quale misura i criteri della verifica ispettiva sono stati soddisfatti.

20 Capitolo 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ Capitolo 4 Pagina 20 di 57 CAPITOLO 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ In questo capitolo si fa riferimento alle seguenti procedure: PQ Tenuta sotto controllo dei documenti PQ Tenuta sotto controllo delle registrazioni 4.1 REQUISITI GENERALI L organizzazione deve stabilire, documentare, attuare e mantenere attivo un sistema di gestione per la qualità e migliorarne in continuo l efficacia, in conformità ai requisiti della presente norma internazionale. L organizzazione deve: a) determinare i processi necessari per il sistema di gestione per la qualità e la loro applicazione nell ambito di tutta l organizzazione (vedere 1.2); b) determinare la sequenza e le interazioni fra questi processi; c) determinare i criteri ed i metodi necessari per assicurare che il funzionamento ed il controllo di questi processi siano efficaci; d) assicurare la disponibilità delle risorse e delle informazioni necessarie per supportare il funzionamento ed il monitoraggio di questi processi; e) monitorare, misurare ove applicabile, ed analizzare questi processi; f) effettuare le azioni necessarie per conseguire i risultati pianificati ed il miglioramento continuo di questi processi. Questi processi devono essere gestiti dall organizzazione in conformità ai requisiti della presente norma internazionale. Qualora l organizzazione scelga di affidare all esterno qualsiasi processo che influenzi la conformità del prodotto ai requisiti,essa deve assicurare di tenere sotto controllo tali processi. Il tipo e l estensione del controllo da applicare a questi processi affidati all esterno devono essere definiti nell ambito del sistema di gestione per la qualità. Nota 1 I processi necessari per il sistema di gestione per la qualità sopra citati comprendono i processi relativi alle attività di gestione, alla messa a disposizione delle risorse, alla realizzazione del prodotto, alla misurazione, all analisi ed al miglioramento. Nota 2 Un processo affidato all esterno è un processo necessario all organizzazione per il proprio sistema di gestione per la qualità e che essa decide di far eseguire da una parte esterna. Nota 3 Assicurare di tenere sotto controllo i processi affidati all esterno non solleva l organizzazione dalla responsabilità per la conformità a tutti i requisiti, sia del cliente sia cogenti. Il tipo e l estensione del controllo da applicare al processo affidato all esterno possono essere influenzati da fattori quali: a) l impatto potenziale del processo affidato all esterno sulla capacità dell organizzazione di fornire un prodotto conforme ai requisiti; b) il grado di ripartizione del controllo sul processo; c) la capacità di ottenere il necessario controllo attraverso l applicazione del punto 7.4. L Istituto G.A. Remondini ha definito, documentato ed attuato il proprio Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) in accordo con i requisiti stabiliti dalla norma UNI EN ISO 9001:2008. Tale sistema viene costantemente tenuto aggiornato per migliorarne l efficacia e per adeguarlo ai cambiamenti delle normative cogenti e delle aspettative dei clienti dell Istituto. Per questo il SGQ dell Istituto: individua le aspettative implicite ed esplicite dell utente; tiene conto degli obiettivi didattico-formativi definiti dal sistema dell Istruzione pubblica; definisce, di conseguenza, i requisiti dell Offerta formativa e dei servizi erogati; identifica i processi che si sviluppano in Istituto, principali e di supporto, analizzandone le interazioni e avendo come obiettivo il loro miglioramento in termini di efficacia ed efficienza; tiene sotto controllo i processi, al fine di garantire il rispetto dei requisiti prefissati, soddisfacendo le aspettative dei clienti; assicura la disponibilità delle risorse e delle informazioni per il funzionamento e il monitoraggio di questi processi; dà dimostrazione, ove richiesto, della capacità dei processi di soddisfare i requisiti; garantisce il rispetto delle normative cogenti applicabili all attività dell Istituto. Il SGQ si applica a tutti i processi che si sviluppano nell Istituto, principali e di supporto, che abbiano rilevanza per la qualità del servizio didattico-formativo, come specificato nei paragrafi successivi e in particolare:

21 Capitolo 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ Capitolo 4 Pagina 21 di 57 A. Processi principali Progettazione del Servizio didattico e formativo (cap. 7) Erogazione del Servizio didattico e formativo (cap. 7) Comunicazione con l utente esterno e interno (par e 5.5.3) B. Processi gestionali Processo direzionale e strategico (cap. 5) Processo di gestione del SGQ (cap. 4) Processo di monitoraggio e miglioramento (cap. 8) C. Processi di supporto Processo amministrativo e finanziario (capp. 6 e 7) Gestione delle risorse umane (cap. 6) Approvvigionamenti (par. 7.4) Sistema informativo I successivi capitoli 5, 6, 7 e 8 descrivono i processi necessari a garantire il SGQ dell Istituto, il suo monitoraggio e miglioramento continuo. Cap. 5: Processi di direzione e gestione delle attività dell Istituto, comprendenti: a) definizione della Politica della qualità; b) individuazione delle aspettative dell utente e loro traduzione in requisiti del servizio; c) definizione degli obiettivi per la qualità; d) definizione dell organizzazione funzionale, delle responsabilità, delle deleghe e dei flussi di comunicazione interna; e) riesami del SGQ da parte della Direzione dell Istituto. Cap. 6: Processi di gestione delle risorse, comprendenti: a) formazione, competenza, consapevolezza e addestramento del personale dell IIS G.A. Remondini. È esclusa l assunzione del personale, che viene assegnato all Istituto per legge dal Ministero dell Istruzione (MIUR) e dalle sue strutture periferiche. b) Dotazione, cura e utilizzo delle infrastrutture, delle attrezzature e degli strumenti didattici; c) Cura e miglioramento dell ambiente di lavoro, non solo per gli aspetti legati alla sicurezza ed al benessere, ma anche come clima delle relazioni interne, la cui positività è elemento essenziale per la qualità del servizio. Cap. 7: Processi di realizzazione del Servizio didattico e formativo, comprendenti: a) pianificazione delle attività necessarie per la progettazione e l erogazione del servizio, compresi i necessari monitoraggi e i momenti di verifica, riesame e validazione; b) definizione dei requisiti del servizio, sulla base dei requisiti cogenti definiti dalle normative cogenti, programmi dei corsi di studio, ecc., e delle aspettative dell utente, recepite attraverso gli organismi di partecipazione delle varie componenti della scuola (Organi collegiali, di classe e di Istituto), questionari di soddisfazione dell utente ( customer satisfaction ), osservazioni e proposte del cliente stesso; c) progettazione del Piano dell Offerta Formativa (POF) e dei progetti specifici; d) erogazione del servizio didattico-formativo; e) comunicazione con l utente; f) approvvigionamento di beni o servizi necessari per lo svolgimento della propria attività istituzionale; g) tenuta sotto controllo degli strumenti di valutazione didattica (test, prove oggettive, ecc.) con particolare riguardo alle prove comuni somministrate per classi parallele di un

22 Capitolo 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ Capitolo 4 Pagina 22 di 57 medesimo indirizzo allo scopo di valutare l omogeneo raggiungimento degli obiettivi didattici minimi prefissati. Cap. 8: Processi di monitoraggio e miglioramento, comprendenti: a) indagini di customer satisfaction, relativi ai singoli processi (es. Viaggi di istruzione, scambi con l estero, ecc.) e al complesso delle attività dell Istituto (questionari S.I.Qu.S.). b) raccolta ed esame di informazioni provenienti dall utente, recepite attraverso gli organismi di partecipazione delle varie componenti della scuola (Organi collegiali, di classe e di Istituto); c) verifiche ispettive interne; d) monitoraggi dei vari processi interni; e) analisi dei dati relativi agli indicatori di efficacia dei vari processi, con particolare riguardo a quelli di insegnamento; f) gestione delle non conformità nei processi principali e di supporto; g) miglioramento continuo attraverso la gestione attenta delle azioni correttive e preventive e la sensibilizzazione e il coinvolgimento di tutte le Funzioni dell Istituto e di tutto il personale, docente e ATA. INTERAZIONE TRA I PROCESSI Il SGQ ha analizzato le interazioni tra i vari processi, in una visione sistemica dell Istituto. Il processo di direzione e di gestione definisce le strategie, le scelte gestionali e il quadro generale dei processi che si sviluppano nell Istituto. In particolare l output dei processi di direzione e gestione (cap. 5): politica, obiettivi, riesame, ecc. costituiscono l input per i processi di gestione delle risorse (cap. 6), realizzazione del servizio (cap. 7), monitoraggio e miglioramento (cap. 8). I processi descritti nel cap. 6 forniscono le risorse umane, materiali ed ambientali per la realizzazione del servizio descritto nel cap. 7. Il processo di comunicazione garantisce i flussi di informazioni in verticale e in orizzontale tra la direzione e il cliente esterno ed interno; interagisce in particolare con i processi di direzione dell Istituto, di erogazione del servizio, con quelli di tenuta sotto controllo dei documenti e delle registrazioni e con il monitoraggio dei processi del SGQ. I processi descritti nel cap. 8 si occupano del monitoraggio e del miglioramento continuo e forniscono, in output, la misura dell efficacia dei processi della qualità del servizio e della soddisfazione dell utente. Tali dati costituiscono l input dei riesami del SGQ, come descritto nel cap. 5. I processi di gestione dei documenti e delle registrazioni delle Qualità interagiscono trasversalmente con tutti i processi dell Istituto, per garantire la conformità del SGQ e darne evidenza.

23 Capitolo 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ Capitolo 4 Pagina 23 di 57 IPSSCST G.A. Remondini Bassano d. Gr. INTERAZIONI TRA I PROCESSI PROCESSI GESTIONALI MIGLIORAMENTO CONTINUO PROCESSO DIREZIONALE E STRATEGICO PROCESSO GESTIONALE DEL SGQ PROCESSO DI MONITORAGGIO E MIGLIORAMENTO G Requisiti dei clienti PROGETTAZIONE DEL SERVIZIO A R EROGAZIONE DEL SERVIZIO G A R COMUNICAZIONE CON I CLIENTI G A Soddisfazione dei clienti G: gestione A: attività R: risorse R PROCESSO AMMINISTRATIVO E FINANZIARIO GESTIONE RISORSE UMANE GESTIONE RISORSE INFRASTRUTTURALI E STRUMENTALI APPROVVIGIONAMENTO BENI E SERVIZI SISTEMA INFORMATIVO PROCESSI DI SUPPORTO

24 Capitolo 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ Capitolo 4 Pagina 24 di REQUISITI RELATIVI ALLA DOCUMENTAZIONE Generalità La documentazione del sistema di gestione per la qualità deve comprendere: a) dichiarazioni documentate di una politica per la qualità e di obiettivi per la qualità, b) un manuale della qualità; c) procedure documentate e registrazioni richieste dalla presente norma internazionale; d) documenti, comprese registrazioni, che l organizzazione ritiene necessari per assicurare l efficace pianificazione, funzionamento e tenuta sotto controllo dei propri processi. Nota 1 Dove, nella presente norma internazionale, viene utilizzata l espressione procedura documentata, ciò significa che tale procedura va predisposta, documentata, attuata e tenuta aggiornata. Un unico documento può soddisfare la richiesta di una o più procedure. La richiesta di una procedura documentata può essere soddisfatta da più di un documento. Nota 2 L estensione della documentazione del sistema di gestione per la qualità può differire da un organizzazione all altra in funzione: a) della dimensione dell organizzazione e del tipo di attività; b) della complessità dei processi e delle loro interazioni; c) della competenza del personale. Nota 3 La documentazione può avere qualunque forma o tipo di supporto. I documenti del SGQ dell IIS G.A. Remondini sono i seguenti: la dichiarazione della Politica per la qualità e degli Obiettivi per la qualità, stabiliti dall Alta Direzione, riportati rispettivamente nei punti 5.3 e del presente Manuale. Per gli Obiettivi per la qualità individuati in dettaglio per ogni anno scolastico si rimanda allo specifico allegato Il presente Manuale della Qualità Le procedure (PQ) elencate nel presente manuale al punto 1.2. Correlazione Manuale Procedure Le istruzioni operative (IO) e i moduli (M) richiamate nel Manuale e nelle procedure I documenti di origine interna rilevati per la qualità, quali: P.O.F., Carta dei servizi, Regolamenti interni e Patto di corresponsabilità I documenti di origine esterna rilevati per la qualità, quali le normative cogenti, le circolari ministeriali e degli altri Organi scolastici gerarchicamente superiori (vedi punto 2.3 del manuale) I documenti di registrazione imposti dalla normativa cogente o da regolamenti interni, quali pagelle, le altre certificazioni scolastiche e i verbali degli organi collegiali I documenti di registrazione per la qualità di cui al punto del presente manuale e alla PQ Manuale della qualità L organizzazione deve preparare e tenere aggiornato un manuale della qualità che includa: a) il campo di applicazione del sistema di gestione per la qualità, compresi dettagli e giustificazioni relativi ad eventuali esclusioni (vedere punto 1.2); b) le procedure documentate predisposte per il sistema di gestione per la qualità o i riferimenti ad esse; c) una descrizione delle interazioni tra i processi del sistema di gestione per la qualità. Il presente Manuale descrive lo scopo e il campo di applicazione del SGQ, come precisato nel precedente punto 4.1. Al cap. 3 vengono individuati gli eventuali requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2008 esclusi dall applicazione, a condizione che ciò non pregiudichi la qualità del servizio e la capacità di rispondere ai requisiti del cliente e a quelli relativi a norme cogenti. Al punto 1.2 Correlazione Manuale Procedure Istruzioni Operative vengono indicati i riferimenti alle Procedure ed Istruzioni Operative relative ai vari processi principali e di supporto. Ogni capitolo del manuale contiene, nel frontespizio, le procedure e le istruzioni operative a cui fa riferimento. Al precedente punto 4.1 vengono chiarite le interazioni tra i processi principali del SGQ. I successivi capp. 5, 6, 7 e 8, le procedure e le istruzioni operative illustrano nel dettaglio le interazioni tra i vari processi che si realizzano in Istituto.

25 Capitolo 4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ Capitolo 4 Pagina 25 di 57 Attraverso il presente manuale l Istituto chiarisce gli impegni che il Dirigente Scolastico (DS) si assume relativamente alla qualità del servizio realizzato, ed è un punto di riferimento sintetico per verificarne la rispondenza alla norma. Il manuale, le procedure e le istruzioni operative allegate devono orientare l azione e i comportamenti quotidiani di tutte le Funzioni dell Istituto. Il presente manuale è redatto a cura del RQ, con il supporto del RD ed è approvato dal DS. Il DS si impegna ad operare per la massima diffusione e condivisione del Manuale tra tutto il personale e negli Organi collegiali. A tale scopo il documento viene diffuso pubblicandolo nel sito Internet dell Istituto. La distribuzione controllata del Manuale e il suo aggiornamento sono regolate dalla PQ È ammessa la distribuzione anche di copie non controllate, per uso personale ed interno all Istituto. La copertina del Manuale riporta il numero dell ultima revisione. Vale la seguente regola generale: ogni modifica e/o integrazione apportata al Manuale comporta una revisione dello stesso e nel cap. 0 sono dettagliatamente indicati, nella matrice generale delle revisioni, i capitoli che sono stati modificati e/o integrati. Il cap. 1 riporta l indice generale del Manuale, che è strutturato in capitoli numerati da 1 ad 8. Il numero del capitolo e il suo titolo sono indicati nel cartiglio posto nell intestazione di ogni pagina. La numerazione delle pagine è riferita all intero Manuale, con la seguente regola: il primo numero indica la pagina, il secondo il numero di pagine complessivo (es. pagina 2 di 4) Tenuta sotto controllo dei documenti I documenti richiesti dal sistema di gestione per la qualità devono essere tenuti sotto controllo. Le registrazioni sono un tipo speciale di documenti e devono essere tenute sotto controllo in conformità ai requisiti di cui al punto Deve essere predisposta una procedura documentata che stabilisca le modalità necessarie per: a) approvare i documenti, per la loro adeguatezza, prima della relativa emissione; b) riesaminare ed aggiornare, per quanto necessario, e riapprovare i documenti;, c) assicurare che le modifiche e lo stato di revisione vigente dei documenti siano identificati; d) assicurare che le versioni pertinenti dei documenti applicabili siano disponibili nei punti di utilizzazione; e) assicurare che i documenti siano e rimangano leggibili e facilmente identificabili, f) assicurare che i documenti di origine esterna, che l organizzazione ritiene necessari per la pianificazione e per il funzionamento del sistema di gestione per la qualità, siano identificati e che la loro distribuzione sia controllata; g) prevenire l utilizzazione involontario di documenti obsoleti, ed adottare una loro adeguata identificazione, qualora siano conservati per qualsiasi scopo. La PQ definisce le modalità e le responsabilità per la gestione controllate dei documenti rilevanti per la Qualità di origine interna ed esterna, per garantire che documenti siano adeguati al loro scopo e diffusi nei luoghi dove vengono utilizzati, sempre nella loro versione più aggiornata. In particolare la procedura definisce le modalità di redazione, revisione, approvazione e distribuzione dei documenti della qualità precisati al precedente punto Ogni documento di prescrizione della Qualità (Procedure e Istruzioni operative) riporta l indicazione e la firma delle Funzioni competenti per quanto riguarda la redazione e l approvazione degli stessi. Dovrà, inoltre, essere indicato il codice identificativo, il numero di revisione e la data di inizio validità. In fase di prima applicazione i documenti, redatti dalle diverse funzioni, sono tutti approvati dal DS. I documenti del Sistema per la Gestione della Qualità: Manuale, Procedure e Istruzioni Operative e Moduli sono conservati in originale dal RQ e distribuiti in solo formato elettronico, non modificabile, nell area riservata del sito dell Istituto. Qualunque copia cartacea degli stessi è da ritenersi copia non controllata per uso personale ed interno all Istituto. Periodicamente o su segnalazione di qualsiasi funzione dell Istituto, i documenti devono essere riesaminati dal responsabile della funzione competente e, se necessario, aggiornati e riapprovati, secondo quanto stabilito al precedente punto L elenco dei documenti e dei moduli sono elaborati e gestiti dal RQ e contengono gli elementi identificativi del documento, l edizione, la revisione e la data di inizio validità. I destinatari e gli utilizzatori dei documenti del SGQ sono responsabili della loro corretta conservazione, diffusione ed applicazione, nonché della distruzione delle versioni superate (per