Gestione Vendite al banco per Negozi

Transcript

1 Release 4.90 Manuale Operativo SHOP Gestione Vendite al banco per Negozi SHOP si basa sulla struttura standard del programma, dando la possibilità all utente di sfruttare le potenzialità offerte dal gestionale per aziende comprensivo di procedura contabile integrata; questa particolarità permette al negozio di soddisfare le future evoluzioni senza porre limiti all architettura del sistema. Il modulo è integrabile, in particolare, a MODA SCHOP ( taglie e colori ) per risolvere i problemi dei negozi di abbigliamento, che trattano prodotti a variante e taglie. Il prodotto stesso viene rilasciato in una versione base che soddisfa le esigenze standard del punto vendita monocassa, ma fa parte di un progetto completo disegnato per coprire le varie tipologie di vendita. Nella attuale release, il modulo vendita al banco plus è rivolto alla tipologia di negozi dotati di una o più postazioni cassa della stessa tipologia ( registratori di cassa che utilizzano lo stesso driver) che non necessitano l interscambio di informazioni verso l esterno ( catena o sede centrale). Nel caso di collegamento del negozio attraverso terminal server con il sistema centrale, sarà possibile gestire contemporaneamente anche più negozi. A scopo informativo nelle appendici, A e B vengono descritti gli scenari delle possibili realtà che verranno trattate in releases successive.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 INTRODUZIONE Differenze rispetto al modulo vendita al banco standard Caratteristiche tecniche Note tecniche per l installazione Modifiche al file di configurazione.ini Licenza d uso Configurazione del menu CONFIGURAZIONE PARAMETRI DI BASE Collegamento del registratore di cassa Lettore codici a barre Impostazione del lettore codice a barre TABELLE, DOCUMENTI E CAUSALI Tabelle per la gestione Negozi Tabella Carte di Credito Tabella Spese Causali di magazzino Causale per scontrino di vendita Causale per scontrino di reso Protocolli per documenti scontrino Documenti di vendita Scontrino di vendita Scontrino di reso Fattura immediata Nota di accredito ANAGRAFICA ARTICOLI Codice a barre Definizione dei tipi di codice a barre Assegnazione del codice a barre all articolo ( articolo standard) Codici aggiuntivi su taglie ( articolo con taglie ) Definizione Disegno Etichette ( Articoli standard ) Definizione Disegno Etichette ( Articoli con taglie ) Codice della taglia Prezzo di vendita Stampa Etichette Articoli con taglie ANAGRAFICA NEGOZIO Codice deposito Codice cliente Codifica del negozio Gestione Cliente / Negozio TIPOLOGIA DI SCONTRINI E PRINCIPALI FUNZIONALITÀ Emissione di uno scontrino Scontrino di vendita Scontrino di reso Variazione/Cancellazione di uno scontrino... 43

3 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Sostituzione di una riga con codice articolo asterisco Eliminazione di uno scontrino DESCRIZIONE OPERATIVA FUNZIONE VENDITA AL BANCO Inserimento di scontrino Testata Tool bar Corpo Piede Totali Modalità di pagamento Lettura da File di Testo Chiusura dello scontrino Variazione di uno scontrino Cancellazione dello scontrino Variazione dello scontrino Visualizzazione dello scontrino Vendita di prodotti gestiti a taglie Impostazione manuale del codice articolo Lettura di un codice a barre taglie Gestione delle matricole Parametri di base Transazione di vendita Operazioni e automatismi durante la vendita al banco Gestione Cliente/Negozio e dati contabili del cliente Visualizzazione dei movimenti Cliente Vendita con Carta di credito Gestione Acconti Stampa non fiscale del dettaglio Scontrino Addebito di Spese e Servizi FATTURAZIONE DA VENDITA AL BANCO Modulistica Fatturazione clienti con pagamenti che prevedono spese bancarie Raggruppamento scontrini in fattura GESTIONE DEL CREDITO A CLIENTE Vendita a credito Saldo del credito Omaggi con valore GESTIONE DEL BUONO MERCE Caricamento Buoni da Gestione Buono Prepagato Generazione Buono nello scontrino di vendita e di reso Recupero del buono all interno di una vendita APPENDICE A ( SCENARI ORGANIZZATIVI ) Architettura del punto cassa Food Non Food APPENDICE B ( CATENA DI NEGOZI ) Modalità di collegamento ed architettura della catena Catena chiusa base con database di sede Catena chiusa base con database negozio... 87

4 4 Manuale Operativo Operazioni gestite da sede Operazioni gestite dal negozio Catena chiusa evoluta con database negozio Circolarità informazioni Liste di distribuzione... 88

5 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Introduzione Il presente manuale descrive le funzionalità offerte dal modulo aggiuntivo Vendita al banco Plus che gestisce le problematiche relative alle attività di vendita al dettaglio. Oltre a descrivere il significato delle funzioni, il manuale fornisce un valido strumento per pianificare le attività da svolgere per configurare l intera applicazione gestionale in modo tale di avviare correttamente la procedura. Vengono elencati i requisiti necessari e descritto il flusso operativo da seguire per configurare le tabelle di base ed i parametri della procedura. Nei punti in cui esistono delle differenze rispetto al modulo standard, verranno riportate le note da seguire in alternativa o in aggiunta. 1.1 Differenze rispetto al modulo vendita al banco standard. La nuova versione non costituisce un normale aggiornamento dei programmi esistenti ma può essere considerata una nuova procedura in quanto la logica di base e le modalità di operazione per l utente sono completamente differenti. I principali punti di scostamento tra le due procedure sono rappresati da: Creazione della tabella negozio. Ora il negozio è viene riconosciuto con una propria identità per cui non coincide più con l anagrafica del magazzino. Nella tabella negozio vengono memorizzati i parametri di base relativi a documenti, magazzini e listini in modo tale di evitare da parte dell utente la digitazione di dati ripetitivi eliminando inoltre la possibilità di errori. Nella maschera di vendita al banco è possibile emettere direttamente i documenti fattura e nota di credito utilizzando quindi la stessa maschera per gestire tutti i documenti fiscali prodotti dal negozio ; i documenti scontrino e fattura risultano collegati per cui annullando lo scontrino verrà cancellata anche la fattura. E possibile inserire degli scontrini di solo reso che movimentano il magazzino ma che non possono essere inviati al registratore di cassa. Se in uno scontrino vengono utilizzate righe che con codice temporaneo ( codice * ) è possibile variare lo scontrino sostituendo il codice * con il vero codice articolo movimentato in modo tale di aggiornare correttamente il magazzino. La lettura del codice a barre avviene all interno della griglia scontrino nella colonna codice articolo evitando quindi di aprire la finestra dedicata alla interpretazione del codice ; in questo modo è possibile indicare indifferentemente il codice a barre oppure il codice articolo. Al termine dello scontrino è possibile indicare uno sconto finale espresso in percentuale ed un ulteriore arrotondamento espresso in valore. E possibile gestire il versamento degli acconti e il successivo recupero al ritiro della merce. In caso di reso dei prodotti è possibile emettere buoni merce da utilizzare in successivi acquisti. Ora è possibile chiudere uno scontrino a credito o parzialmente a credito indicando esattamente l importo pagato dal cliente; indicando un importo superiore al totale dello scontrino viene invece calcolato il resto. I clienti privati che rappresentato la maggior parte della clientela possono essere codificati ed associati alla vendita in modo semplice tramite scheda fedeltà in modo tale di poter conoscere i dati statistici di vendita.

6 6 Manuale Operativo 1.2 Caratteristiche tecniche Il modulo Vendita al banco Plus può essere installato come modulo aggiuntivo del pacchetto gestionale, e può operare sia con database Access che con SQL nelle versioni SQL2000 e MSDE. Sono previste le seguenti versioni che necessitano della rispettiva licenza d uso : Vendita al banco standard: permette la registrazione degli scontrini di vendita e la stampa dello scontrino fiscale su registratore di cassa passivo. Richiede la licenza VEND_BANC3 e la parte relativa al modulo magazzino base. Vendita al banco con fatturazione: oltre alle funzioni offerte alla versione standard permette la stampa automatica della fattura. Richiede la licenza VEND_BANC4 e la parte relativa ai moduli magazzino e vendite base. Per abilitare la gestione degli articoli con taglie e colori è necessaria la licenza d uso TAGLIE. Per gestire le funzionalità relative all utilizzo dei codici a barre (lettura del codice e stampa delle etichette) è necessario disporre della licenza BAR_CODE; nella maschera di vendita al banco è possibile utilizzare solo lettori di codici a barre in emulazione tastiera. Tutte le stampe di cui è fornita la procedura sono state realizzate con Seagate Crystal Report versione 8.0 (la modulistica della fattura deve essere generata tramite la procedura di disegno moduli di stampa all interno del prodotto standard). 1.3 Note tecniche per l installazione Modifiche al file di configurazione.ini In sede di installazione della procedura nel file di configurazione.ini viene inserito il nuovo paragrafo Negozi che contiene le seguenti variabili : [Negozi] Sede=0 ( valorizzare sempre a zero in quanto non ancora gestito ) Negozio=1 ( es. se 1 è il codice del negozio caricato in anagrafica negozi ) Nel caso in cui il codice negozio è stato codificato con un codice diverso dal valore 1 è necessario modificare manualmente il file di configurazione ed assegnare alla variabile negozi il nuovo valore del codice. La funzione di vendita al banco preleva il valore della variabile dal file di configurazione e carica in automatico le impostazioni dell anagrafica negozio corrispondente ; il codice negozio verrà quindi inserito nell archivio scontrini in modo tale di permettere l aggregazione nella installazione di sede. Nel caso di più negozi collegati con terminal server ogni negozio dovrà essere definito con un differente utente in modo tale di poter specificare nel relativo file di configurazione un differente codice negozio.

7 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Licenza d uso La configurazione minima per l avviamento di un negozio standard prevede la presenza delle seguenti licenze : MAGA_BASE ( gestione del magazzino ) ETIC ( gestione e stampa delle etichette barcode ) VEND_BANC3 ( vendita al banco con sola emissione dello scontrino fiscale ) Nel caso di emissione fattura devono essere aggiunte le seguenti licenze: VEND_BASE ( gestione manuale documenti di vendita ) VEND_BANC4 ( fatturazione automatica da vendita al banco ) Infine nella configurazione per i negozi di abbigliamento deve essere presente in aggiunta ad una delle due precedenti configurazioni la seguente licenza : TAGLIE ( gestione del magazzino e documenti di vendita con taglie) *CUST ( in quanto la verticalizzazione è gestita tramite la logica del *cust ) Componenti Il modulo vendita al banco plus è costituito dalle seguenti DLL : Kngvendbanc.dll ( contiene le funzioni ) Kngdbupdvendbanc.dll ( contiene gli aggiornamenti del database ) Nel caso di gestione Taglie devono essere aggiunti i seguenti componenti : kingcust.dll ( contiene le funzioni ) kngdbupdcust.dll ( contiene gli aggiornamenti del database )

8 8 Manuale Operativo Configurazione del menu Nella versione attuale il modulo Vendita al banco Plus è composto dalle seguenti funzioni : Scontrino Fiscale Plus Gestione buono prepagato Recupero credito Raggruppamento scontrini per fatturazione Anagrafica negozi Gestione cliente negozio Sono disponibili inoltre le seguenti stampe : Stampa cassa per data plus Stampa cassa per commesso plus Stampa cassa per negozio plus Le funzioni sono accessibili dal menù Vendite e sottomenù Gestione vendita al banco plus

9 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Configurazione parametri di base 2.1 Collegamento del registratore di cassa La maschera di vendita al banco è predisposta per l emissione contestuale dello scontrino fiscale oppure per il solo aggiornamento degli archivi relativi ai documenti e del magazzino. In sede di installazione è necessario specificare se il registratore di cassa deve essere collegato alla procedura oppure se viene gestito in modo manuale dall utente. Per abilitare la funzionalità seguire il seguente percorso : Si accede alla funzione dal Menù Archivi Parametri Parametri Procedura Dispositivi collegati Nel caso di registratore non collegato deve essere selezionata l opzione : 0-Registratore di cassa assente. Per abilitare il registratore di cassa è necessario selezionare l opzione : 1- Registratore di cassa passivo; il registratore di cassa viene utilizzato unicamente nella modalità di stampante fiscale. L opzione 2- Registratore di cassa attivo attualmente non viene gestita. Il registratore di cassa viene pilotato da un driver che legge i parametri necessari per la trasmissione da un file di configurazione. Se è stata impostata l opzione 1 viene richiesta la cartella in cui risiede il file di configurazione per il registratore di cassa. Di default vengono proposte le cartelle presenti nella sottocartella DriverEcr. Il file di configurazione contiene inoltre il nome della DLL che contiene il driver (es. kngsarema.dll per il registratore sarema e kngsweda.dll per il registratore sweda).

10 10 Manuale Operativo 2.2 Lettore codici a barre La funzione di vendita al banco utilizza esclusivamente lettori di codici a barre in emulazione tastiera per cui a differenza delle altre funzioni standard del programma non è necessario definirne a livello parametrico la configurazione. Se il lettore del codice a barre viene utilizzato anche nei documenti standard (esempio bolla di reso a fornitore) è necessario definire nei parametri della procedura alla voce dispositivi collegati il tipo di lettore codici a barre. NB. Nel caso di gestione Taglie nella versione attuale è possibile leggere i codici a barre dei prodotti con taglia esclusivamente nella funzione di vendita al banco.

11 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Impostazione del lettore codice a barre (solo per documenti diversi da vendita al banco) Con Imposta come predefinito è possibile indicare il lettore codice a barre predefinito (default) Con il pulsante Aggiungi è possibile caricare un altro lettore. Viene richiesto il nome da associare al lettore ed il tipo di lettore tra le seguenti scelte: Emulazione tastiera, senza memoria Porta seriale, senza memoria Porta seriale, con memoria (disponibile a partire da una delle prossime release). Con il pulsante Elimina è possibile eliminare un lettore precedentemente caricato Con il pulsante Chiudi si chiude la finestra di caricamento lettori Premendo il pulsante Parametri viene aperta la seguente videata dove è possibile la configurazione di un lettore di codici a barre. A seconda del tipo di codice a barre, vengono richiesti i seguenti parametri che devono corrispondere a quelli impostati sul lettore: Tipo: viene riportato il tipo di lettore Barcode. Suffisso: carattere di fine codice Non trasmettere il carattere di controllo: se attivato, l ultimo carattere letto non è trasmesso. Test lettore: è possibile testare il lettore eseguendo una lettura del codice a barre che viene visualizzato su questo campo. Solo per i lettori con memoria: Fine file (solo lettori con memoria): carattere di fine archivio Solo per i lettori seriali: Controllo di flusso: parametro di configurazione del dispositivo che deve corrispondere a quello impostato sul lettore.

12 12 Manuale Operativo Velocità / Parità / Bit di dati / Bit di stop: parametri di configurazione del dispositivo che devono corrispondere a quelli impostati sul lettore in sintonia con quanto indicato dal manuale del lettore. Nella cartella Punti d utilizzo è possibile indicare su quale funzionalità si vuole la gestione Barcode. Nella colonna procedure sono presenti le funzionalità e le causali di magazzino caricate, sulle quali è possibile abilitare la gestione. Sempre dalla cartella Parametri della procedura, è possibile indicare le procedure sulle quali abilitare la gestione del codice a barre, con 3 modalità differenti: Lettore di Codice a Barre, Stampa etichette, e Stampa Sovrappacchi. Si accede alla funzione dal Menù Archivi Parametri Parametri Procedura - Codici a Barre - Utilizzo: Ogni funzionalità può essere selezionata su determinate procedure, a seconda del suo effettivo utilizzo. Le procedure sulle quali è possibile abilitare le 3 funzionalità sono l anagrafica articoli, i listini, il caricamento dei documenti di vendita, e le causali di magazzino. Le funzionalità sono: Lettore Codici a Barre: abilitando il flag, viene visualizzato, sulla singola procedura, il pulsante Codici a Barre; questo pulsante lancia la funzione di lettura del codice a barre dell articolo. La funzionalità può essere abilitata sul caricamento di tutti i documenti di vendita e sulle causali di magazzino. Stampa Etichette: abilitando il flag, viene visualizzato il pulsante Stampa Etichette sulle singole procedure. La funzionalità può essere abilitata sull anagrafica articoli, sui listini, sul caricamento di alcuni documenti di vendita, e sulle causali di magazzino. Sovrappacchi: abilitando il flag, viene visualizzato il pulsante Stampa Sovrappacchi sulle singole procedure. La funzionalità può essere abilitata sul caricamento di alcuni documenti di vendita.

13 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Tabelle, Documenti e causali La funzione di vendita al banco nella versione attuale permette di gestire i seguenti documenti: Scontrino di vendita: documento che contiene righe di vendita e righe di reso. Deve essere definito obbligatoriamente Scontrino di reso: documento che contiene solo righe di reso. Deve essere definito opzionalmente se la politica del negozio prevede il reso anche senza cambio merce. Fattura immediata collegata ad uno scontrino di vendita: deve essere definito se viene gestita la fattura da scontrino di vendita. Nota di accredito collegata ad uno scontrino di reso : deve essere definito se viene gestita la nota di accredito in seguito ad uno scontrino di reso. 3.1 Tabelle per la gestione Negozi Tabella Carte di Credito Permette la codifica dei diversi tipi di carte di credito nel caso in cui si vogliano specificare i riferimenti delle carte di credito utilizzate ( nel caso in cui si desideri specificare genericamente solo l importo in carte di credito non è necessario compilare la tabella ). Si accede dal menù Archivi Tabelle Società Carte di Credito: I valori richiesti per la codifica delle carte di credito sono i seguenti: Codice Carta Crd: codice della carta ( 4 caratteri ) Descrizione : nome della carta Tipo carta : specifica la tipologia della carta; sono previsti i valori 1 - bancomat, 2 - carta di credito e 3 - pagamento posticipato, che deve essere utilizzato nel caso di carte di credito che hanno un pagamento non contestuale. Il dato, anche se obbligatorio, è stato previsto per un utilizzo futuro. In fase di stampa dei riepiloghi giornalieri verranno evidenziati i pagamenti con carta di credito verranno suddivisi tra bancomat e carte di credito.

14 14 Manuale Operativo Tabella Spese Nella compilazione dello scontrino oltre all indicazione della merce è possibile addebitare delle spese relative a servizi che devono essere necessariamente codificate in modo tale di proporre il valore di listino e di poter conoscere a livello statistico la loro incidenza. In questo modo di evita di codificare appositi articoli di magazzino che andrebbero ad alterare la contabilità di magazzino in quanto verrebbero scaricati non in presenza di un reale carico. La tabella deve essere compilata solo se il negozio addebita servizi. Si accede dal menù Archivi Tabelle Società Spese Negozio: Codice Spesa: codice della spesa ( 4 caratteri ) Descrizione : descrizione della spesa Importo : L importo può essere impostato, opzionalmente, e deve essere comprensivo di Iva ( l aliquota dell iva verrà indicata nell anagrafica del negozio ).

15 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Causali di magazzino Per i documenti di scontrino di vendita e scontrino di reso è necessario definire precedentemente le causali di movimentazione di magazzino (la fattura non movimenta il magazzino in quanto lo stesso viene già aggiornato dallo scontrino collegato) Causale per scontrino di vendita La causale deve essere impostata come nel seguente esempio. Anche se nello scontrino è possibile impostare il codice cliente nella causale non è necessario definire il campo Unità A con l opzione cliente in quanto il campo non viene interpretato dalla funzione in quanto il cliente risulta opzionale per lo scontrino di vendita e obbligatorio nel caso di fattura. Il codice del deposito di default per la causale non deve essere impostato in quanto non viene considerato nella funzione di vendita. Nello scontrino di vendita è possibile inserire oltre a righe vendita anche le seguenti tipologie: Reso Omaggio con iva Omaggio senza iva Per le righe di reso verrà utilizzata sempre la causale di scarico ma con segno negativo per cui di conseguenza il segno algebrico della causale diventa positivo come un normale carico. Per le righe di omaggio invece viene utilizzata la normale causale di scarico.

16 16 Manuale Operativo Causale per scontrino di reso La causale deve essere impostata come nel seguente esempio. Si accede alla funzione dal Menù Archivi Tabelle Società Causali di Magazzino Al fine di correggere i progressivi di vendita la causale per essendo un carico deve essere impostato come uno scarico con segno negativo; in questo modo l esistenza verrà incrementata.

17 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Protocolli per documenti scontrino Prima di caricare i documenti per gli scontrini di vendita e di reso è necessario definire i protocolli da abbinare ai documenti. Per accedere alla funzione selezionare dal menu archivi la voce personalizzazione e quindi la sottovoce personalizzazione documenti. E possibile utilizzare un unico protocollo per entrambi i documenti gestendo quindi una numerazione progressiva oppure è possibile definire dei protocolli diversi mantenendo quindi una differente numerazione. La numerazione di questi documenti viene gestita con la periodicità annuale per cui il primo documento dell anno successivo riparte dal numero 1. In Protoc. si deve indicare una lettera da associare alla numerazione (protocollo) in inserimento. Nel campo Tipo deve essere indicato il tipo di documento S - Scontrino Fiscale La Descrizione sul Documento non è significativa per gli scontrini. Il Controllo Sequenza permette di disabilitare il controllo se la data del documento che viene caricato è in sequenza rispetto all ultimo dei documenti caricati. In Num. è indicato l ultimo numero utilizzato; nel caso si partisse con la procedura durante un anno già iniziato, è possibile indicare manualmente la numerazione opportuna.

18 18 Manuale Operativo 3.3 Documenti di vendita Scontrino di vendita La causale deve essere impostata come nel seguente esempio : Il tipo documento deve essere del tipo SC. Il protocollo deve essere selezionato tra quelli precedentemente inseriti. La causale di contabilità non deve essere specificata in quanto nel caso di emissione di fattura verrà prelevata dalla causale presente nel documento fattura Scontrino di reso La causale deve essere impostata come nel seguente esempio :

19 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Fattura immediata La causale deve essere impostata come nel seguente esempio : Il tipo documento deve essere del tipo FT. Il protocollo deve essere presente nella tabella della Struttura Iva (si accede alla funzione dal Menù Contabilità Servizi Struttura Iva). L azzeramento del numero di fattura per il nuovo anno fiscale viene effettuato dalla procedura di Apertura Iva Annuale (si accede alla funzione dal Menù Contabilità Annuali Apertura Iva Annuale) Nota di accredito La causale deve essere impostata come nel seguente esempio : E possibile utilizzare lo stesso protocollo della fattura di acquisto oppure nel caso in cui si desiderano numerazioni separate definirne uno diverso nella struttura iva.

20 20 Manuale Operativo 4 Anagrafica articoli Se nei è stato selezionato il collegamento con il registratore di cassa nella cartella Altri Dati diventa visibile il campo Reparto per registratore di cassa. E possibile inserire il codice del reparto precedentemente programmato nel registratore di cassa nel quale fare confluire i movimenti degli scontrini fiscali legati all articolo. La definizione del reparto è particolarmente importante nel caso in cui il negozio tratti prodotti con diverse aliquote Iva in quanto solo in questo modo è possibile totalizzare nella cassa i differenti imponibili. Nel caso in cui non viene definito il reparto oppure si imposti un reparto non programmato nella cassa la vendita viene inviata per default al reparto numero uno.

21 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Codice a barre Per utilizzare la gestione del codice a barre all interno delle funzioni del programma è necessario dapprima definire l elenco dei tipi di codice utilizzati e poi assegnare i singoli codici agli articoli di magazzino Definizione dei tipi di codice a barre Dal menù Archivi Parametri Parametri Procedura - Tipi Codici a Barre devono essere selezionati i tipi di codici a barre utilizzati selezionandoli dalla lista che elenca tutti i codici a barre attualmente utilizzati a livello internazionale. Nel caso di gestione Taglie è possibile specificare i parametri per la generazione automatica di un codice EAN13 interno progressivo da assegnare alle singole taglie selezionando il flag Codifica Automatica che viene visualizzato nella parte inferiore della maschera nel caso di presenza della licenza TAGLIE. Devono essere specificati: Numero dei caratteri del prefisso in quanto al fine di evitare sovrapposizioni con codici commercializzati il codice a barre interno verrà creato con un particolare numero di prefisso ( normalmente il codice 200 che viene considerato come codifica libera ). Valore del prefisso: numero del prefisso per un numero di caratteri pari al campo precedente. Progressivo: valore attuale del progressivo modificabile dall utente in caso di ripresa dati. Il campo struttura del codice visualizza il valore dell ultimo codice a barre calcolato.

22 22 Manuale Operativo Assegnazione del codice a barre all articolo ( articolo standard) Il codice a barre può essere impostato nella maschera Codice Aggiuntivi che viene attivata premendo l apposito pulsante nella tool bar dell anagrafica articolo oppure richiamando la funzione dal menù Magazzino Gestione Codifiche e Barcode. In Codice articolo è possibile richiamare l articolo, come di consueto, sia con il bottone posto alla destra del campo, sia con F5 (non viene riportato l attuale codice in elaborazione dalla maschera articoli) Nella griglia principale sono presenti i campi che permettono di inserire i diversi codici aggiuntivi dell articolo: Nel primo campo si stabilisce se il codice aggiuntivo è di tipo: - INT (interno) - CLI (Cliente) codice da riportare nei documenti in fase di spedizione della merce - FOR (Fornitore) codice da utilizzare per leggere da barcode in entrata merce Con Codice Cli/For si richiama il codice del cliente/fornitore Con Tipo Codice a barre si richiama uno dei tipi di codice a barre definiti nei parametri della procedura In Codice Aggiuntivo, massimo 20 caratteri, si inserisce il codice secondo il tipo di codice a barre e viene effettuato il controllo di validità del codice inserito. Visualizza anteprima del codice a barre dell articolo. Con Gestione etichette è possibile richiamare la funzione di Definizione Disegno Etichette. Nella griglia secondaria è possibile associare per ogni codice aggiuntivo, secondo i vari tipi di documenti, un etichetta non di default, precedentemente creata (si veda il paragrafo successivo). L impostazione è relativa alla riga attualmente selezionata sulla griglia principale.

23 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Codici aggiuntivi su taglie ( articolo con taglie ) Dalla tool bar della maschera articoli selezionare il pulsante codici aggiuntivi su taglie : La funzione permette di gestire i codici a barre legati alle singole taglie in modo tale di ottenere la stampa delle etichette e quindi la movimentazione nel programma di vendita al banco; il codice è univoco in modo tale di distinguere i singoli articoli per le singole taglie. I codici a barre vengono assegnati automaticamente in fase di creazione dell articolo (nelle funzioni creazione modelli oppure creazione articolo da documento) utilizzando una codifica interna ma possono successivamente essere variati dall utente per sostituire il codice interno con quello utilizzato dal fornitore. Il codice interno standard è un numero progressivo che può essere stampato tramite la codifica Code39 oppure se nei parametri della procedura è stata abilitata e definita la struttura del codice EAN13 viene generato un codice definito da una parte fissa e da un progressivo (modificabili dall utente) rispondente alla struttura che richiede la codifica internazionale del tipo EAN. Esempio con codice aggiuntivo numerico interno: Esempio con codice aggiuntivo ean13 interno : Se l articolo è gestito a taglie non deve essere caricato nessun codice aggiuntivo per l articolo in quanto saranno significativi solo i codici a barre delle taglie.

24 24 Manuale Operativo 4.2 Definizione Disegno Etichette ( Articoli standard ) In questa funzione è possibile disegnare le etichette degli articoli con i codici a barre. Si accede alla funzione dal Menù Archivi Personalizzazione Definizione Disegno Etichette: Viene visualizzata, in apertura, un etichetta senza titolo (nuova) con le proprietà evidenziate a lato. I dati proposti possono essere modificati per creare una nuova etichetta. Per la gestione delle etichette è possibile richiamare una serie di funzionalità dal menù. Dal Menù Archivi della finestra principale è possibile: con Nuovo creare una nuova etichetta; con Apri aprire un etichetta per la variazione: Come si può notare, sono state create più varianti di etichetta: in questo modo si può associare l'etichetta più opportuna non di default.

25 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 25 Con Chiudi chiudere l etichetta; Con Salva salvare l etichetta con il suo nome; Con Salva con nome salvare l etichetta cambiandone il nome; Con Rimuovi eliminare l etichetta dagli archivi; Con Imposta Stampante impostare i formati di posizionamento sulla stampante; Con Stampa stampare l etichetta dimostrativa; Con Esci uscire dalla funzione. Dal Menù Modifica: Con Cancella si eliminano i campi dell etichetta attualmente selezionati; Con Seleziona Tutto si selezionano tutti i campi dell etichetta. Dal Menù Visualizza tramite il pulsante Proprietà è possibile abilitare/disabilitare la finestra delle proprietà dell etichetta e dei suoi campi. E possibile utilizzare il tasto funzione F4 per richiamare la finestra delle proprietà. Dal Menù Inserisci: Con Etichetta è possibile inserire un campo, che in genere viene collocato subito dopo, che associ il nome al campo vero e proprio; Con Campo è possibile inserire un campo di una tabella o di una funzione; Con Codice a barre è possibile inserire il campo codice a barre a seconda del tipo di Codice a barre selezionato; Con le opzioni Linea, Rettangolo, Immagine è possibile inserire elementi grafici per disegnare l etichetta. Dal Menù Formatta le funzioni Allinea, Spazio orizzontale, Spazio verticale servono per la formattazione dei vari campi attualmente selezionati nell etichetta. Nella finestra delle Proprietà sono indicate le proprietà sia dell etichetta sia dei suoi campi. Proprietà della Etichetta: Nome dell etichetta; Con Tipo è possibile indicare il tipo etichetta secondo le seguenti scelte: Articolo Bolla Bolle Fattura (Fattura accompagnatoria) Fattura Magazzino Ordine Cliente Ordine Fornitore Ricevuta Fiscale Sovrappacco Bolle Sovrappacco Fatture Sovrappacco Ordine Cliente Sovrappacco Ordine Fornitore Sovrappacco Bolle Fatture Altezza dell etichetta; Larghezza dell etichetta; Sfondo dell etichetta;

26 26 Manuale Operativo Con Copie è possibile definire il numero fisso oppure è possibile utilizzare il valore numerico di un campo di una tabella (per i sovrappacchi utilizzare il campo ETIIMB); Con Default è possibile indicare quale, tra tutte quelle create, deve essere l etichetta di default. Con Stampante si indica la stampante da utilizzare. Proprietà comuni alle Etichette (inteso come campo), ai Campi e ai Codici a Barre: Con Allineamento è possibile allineare il campo a destra, sinistra o centrato; Altezza del campo; Larghezza del campo; Sfondo del campo; Con Descrizione: Etichetta: viene stampato il campo Campi: viene visualizzato Barcone: viene stampato il barcode tipo Colore del carattere; Alto/Ordinata coordinata del primo punto del campo; Nome dell oggetto etichetta, campo e barcode; Sinistra/Ascissa coordinata del primo punto del campo; Con Visualizza è possibile attivare/disattivare un campo inserito nell etichetta. Altre Proprietà del Etichetta (campo): Con Bordo è possibile abilitare/disabilitare la stampa della cornice (bordo); Con Carattere è possibile inserire il font di stampa.(default Arial). Altre Proprietà del Campo : Con Bordo è possibile abilitare/disabilitare la stampa della cornice (bordo); Con Carattere è possibile inserire il font di stampa (default Arial); Con Formato è possibile indicare la stringa di formattazione del campo come in Visual Basic. Con Origine è possibile definire l origine del campo selezionato, la tabella ed il campo della tabella. In Tipo Origine è definita la proprietà di origine secondo le seguenti scelte: Espressione: permette di inserire nella proprietà Origine la stringa Barcode() che consente di selezionare in automatico il codice aggiuntivo dell articolo; Campo: permette di selezionare un campo di una tabella nella proprietà Origine; Variabile (gestita a partire da una delle prossime release).

27 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 27 Altre Proprietà dei Codice a barre : Con Origine è possibile definire l origine del campo selezionato, la tabella ed il campo della tabella; Con Tipo Origine è definita la proprietà di origine secondo le seguenti scelte: Espressione permette di inserire nella proprietà Origine la stringa Barcode() che consente di selezionare in automatico il codice aggiuntivo dell articolo; Campo permette di selezionare un campo di una tabella nella proprietà Origine che viene trasformato in formato barcode; Variabile (gestita a partire da una delle prossime release) Con Stile è possibile inserire il tipo di codice a barre.

28 28 Manuale Operativo 4.3 Definizione Disegno Etichette ( Articoli con taglie ) Per definire il campo che dovrà rappresentare il codice a barre per gli articoli gestiti a taglia è necessario utilizzare le stesse caratteristiche degli articoli normali in quanto sarà compito della procedura di stampa prelevare il codice a barre dall articolo principale oppure dal dettaglio per taglia. Viene riportato in seguito un esempio di definizione di una campo per rappresentare il codice a barre :

29 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Codice della taglia Per rappresentare il codice della taglia al fine di dettagliare la etichetta con tutti i dati strutturali dell articolo è necessario definire un campo collegato alla tabella u_arttaglie ( tabella aggiuntiva dell articolo che contiene l elenco delle taglie valide, la situazione contabile ed il codice a barre ). Nelle proprietà del campo alla voce Origine deve essere selezionata la tabella u_arttaglie ed il campo Taglia come nel seguente esempio:

30 30 Manuale Operativo Prezzo di vendita Nel modulo standard il prezzo da stampare sull etichetta può essere prelevato solo dall anagrafica articolo mentre nel modulo Taglie è possibile prelevare il prezzo anche da un codice listino. E possibile stampare il prezzo netto oppure comprensivo di iva. E necessario inserire nell etichetta un nuovo campo e specificare nella proprietà alla voce origine la tabella Listino ed il campo prezzo se si vuole stampare il prezzo netto oppure prezzo iva nel caso di prezzo comprensivo di iva. Il prezzo può essere stampato con un formato fisso impostando nella proprietà delle etichette il campo formato utilizzando la seguente convenzione : Utilizzare tante volte il simbolo # quanti sono i numeri da stampare Utilizzare la virgola per rappresentare il separatore delle migliaia Utilizzare il punto per rappresentare il separatore della parte decimale Indicare nella parte decimale tanti numeri zero quanto sono le cifre significative da stampare

31 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Stampa Etichette La funzione Stampa Etichette permette di ottenere la stampa delle etichette articoli, utilizzando il formato precedentemente personalizzato con la Definizione Disegno Etichette e collegate attraverso la funzione Codici Aggiuntivi. Si accede alla funzione dal Menù Archivi Stampe Etichette: Selezionando nel tipo d etichetta la voce A-Articoli è possibile richiedere la stampa di una range di articoli oppure selezionandoli singolarmente ed aggiungendoli alla griglia (tasto Aggiungi ) in modo tale di ottimizzare i fogli prestampati di etichette adesive. Dopo aver impostato l intervallo bisogna premere Estrai per caricare gli articoli in griglia dopo diche si può selezionare le righe da stampare ed impostare il numero di copie. Selezionando invece un tipo documento potranno essere stampate le etichette degli articoli per la quantità movimentata nel documento (es. ordine a fornitore, movimento di magazzino di carico).

32 32 Manuale Operativo Nella cartella Selezione etichette viene visualizzato il tipo di etichetta legato al documento oppure se non presente la etichetta Articoli mentre nel campo nome etichetta viene riportata la etichetta definita come default Articoli con taglie Nel caso in cui è stato estratto un range di articoli,selezionando la riga di dettaglio con il flag nella colonna Sel se l articolo è gestito a taglie viene visualizzata una finestra che contiene l elenco delle taglie ammissibili per l articolo. Nella colonna Qtà devono essere impostate le quantità da stampare per le singole taglie. Se si attiva il flag Taglie con Esistenza vengono proposte le quantità esistenti per la taglia rilevate dalla situazione globale di magazzino. Dopo avere impostato le quantità nella finestra sono disponibili i seguenti pulsanti : Conferma : vengono confermate le quantità impostate e viene chiusa la finestra ; nella riga di dettaglio viene visualizzato il numero di copie uguale al valore uno non modificabile dall utente. Taglie : viene azzerata la colonna Qtà dando la possibilità di reinserire le quantità. Esci : viene chiusa la finestra perdendo le eventuali modifiche inserite. Nel caso di articoli non gestiti a taglia dopo aver selezionato la riga di dettaglio con il flag nella colonna Sel viene proposto al valore uno il numero di copie da stampare ; l utente può a questo punto modificare il numero di copie per indicare il numero di etichette da stampare. Se l etichetta prevede la stampa del prezzo di listino utilizzando come fonte un listino di vendita è necessario specificare nella cartella Selezione etichette il codice di listino da utilizzare : Se si attiva la stampa e non è stato impostato il listino viene inviato il seguente errore per cui è necessario inserire il codice listino prima di procedere :

33 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Anagrafica Negozio L anagrafica del negozio risulta particolarmente importante all interno della procedura perché stabilisce le modalità di funzionamento delle funzioni applicative in quanto contiene un set di parametri di default definibili in sede di installazione che permettono di guidare la modalità operativa dell utente. I negozi vengono codificati tramite un codice numerico che ne permette il riconoscimento univoco all interno della catena di vendita la quale prevede il consolidamento in sede dei dati registrati nei negozi e l interscambio delle informazioni. Anche nel caso di negozio singolo è necessario codificare l anagrafica del negozio in quanto si devono specificare i parametri di base che vengono richiesti dalla funzione di vendita al banco. Prima di procedere con la codifica del negozio è necessario inserire un codice deposito per la movimentazione della merce nella vendita al banco e un codice cliente che rappresenta il negozio. 5.1 Codice deposito Si accede alla funzione dal Menù Archivi Tabelle Società - Depositi Nella maschera devono essere compilati solamente i campi codice e descrizione in quanto gli altri campi non sono significativi per la gestione del negozio.

34 34 Manuale Operativo 5.2 Codice cliente Nell ottica della gestione di una catena di negozi dove esiste un database di sede che gestisce in modo centralizzato la procedura di codifica dei prodotti e la fornitura del materiale il negozio deve essere visto come un normale cliente al quale intestare ordini di vendita che scaturiranno in bolle di trasferimento merce verso il negozio. E necessario perciò codificare un codice cliente che verrà successivamente collegato all anagrafica negozio. Si accede alla funzione dal Menù Archivi Clienti: I dati anagrafici del cliente devono coincidere con i dati della ragione sociale della società proprietaria del negozio. Se l ubicazione del negozio differisce dall indirizzo della ragione sociale della società proprietaria deve essere specificato il diverso destinatario. Nel campo valuta deve essere inserita la valuta nella quale opera il negozio.

35 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi Codifica del negozio Si accede alla funzione dal Menù Vendite Vendite al Banco Anagrafica Negozi: I dati richiesti sono : Codice : codice da assegnare al negozio, è possibile impostare un numero fino a 3 cifre. Nome : rappresenta il nome simbolico del negozio che verrà rappresentato nelle maschere e nelle stampe. Codice cliente : impostare il codice cliente precedentemente caricato che rappresenta il negozio Cod.Div.Dest : nel caso in cui più negozi appartengano alla stessa società ( per cui definiti con lo stesso codice cliente ) è necessario specificare il codice di diversa destinazione definita nella maschera cliente. Prezzo da articolo : il flag permette di specificare se i prezzi da considerare nella maschera di vendita al banco devono essere prelevati dall anagrafica articolo oppure dai listini di vendita ; nel caso di utilizzo dei listini viene visualizzata la cartella listini all interno della quale devono essere impostati i listini abilitati per il negozio che verranno attivati in automatico in base all intervallo di date specificate. La gestione dei listini si discosta quindi dalla gerarchia di priorità utilizzate nello procedura standard Azienda. Gli altri dati sono divisi in cartelle.

36 36 Manuale Operativo Cartella Documenti La cartella contiene l elenco dei codici documento da utilizzare in automatico nella maschera di vendita al banco. Prima di selezionare il codice documento è necessario definire il tipo del documento tra l elenco che viene proposto nella lista a tendina. I tipi di documenti ammissibili sono : Vendite : codice del documento da utilizzare per la registrazione dello scontrino di vendita; è possibile selezionare documenti del tipo SC.Il dato è obbligatorio. Reso : codice del documento da utilizzare per la registrazione dello scontrino di solo reso; è possibile selezionare documenti del tipo SC. Il dato non è obbligatorio. Fattura Vendite : codice del documento da utilizzare per la emissione della fattura dallo scontrino di vendita ; è possibile selezionare documenti del solo tipo FT (e non fattura accompagnatoria) con causale contabile diversa da NC (nota d accredito) in quanto il magazzino viene aggiornato solo dal documento di scontrino. Il dato è obbligatorio per la emissione della fattura. Nota d accredito : codice del documento da utilizzare per la emissione della nota di accredito nel caso di scontrini di solo reso ; è possibile selezionare documenti del tipo FT ma con causale contabile del tipo NC. Il seguente tipo di documento è previsto per versioni future per cui attualmente non è necessario compilarlo. Tax Free : codice del documento da utilizzare per la emissione del tax free utilizzabile per i clienti extracee ; valgono le stesse selezioni della fattura vendite.

37 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 37 Cartella Depositi La cartella contiene l elenco dei codici di magazzino riservati al negozio che verranno utilizzati in automatico dalle funzioni attivate dalla vendita al banco. Al fine di poter gestire la corretta aggregazione dei dati nella catena un deposito può essere assegnato ad un solo negozio. E prevista l assegnazione di più codici di deposito ma di tipologia diversa. I tipi di deposito ammissibili sono : Vendite : codice del deposito da utilizzare per la movimentazione automatica del magazzino nella maschera di vendita al banco. Se non viene inserito il codice in fase di vendita verrà utilizzato il codice magazzino definito come deposito principale. È possibile inoltre impostare i seguenti tipi deposito non attualmente utilizzabili in quanto previsti nelle versioni future. Riparazione : codice del deposito da utilizzare per gestire la merce di proprietà dei clienti che hanno lasciato il materiale in riparazione. Conto lavoro : codice del deposito da utilizzare per gestire la merce di proprietà dei clienti e inviata in lavorazione presso centri di riparazione esterni. Visione : codice del deposito da utilizzare per gestire il materiale concesso in visione ai clienti. Non è possibile inserire più depositi della stessa tipologia in quanto nella vendita al banco non è prevista la selezione manuale da parte dell utente Cartella Listini Se nella maschera principale non è stato abilitato il flag prezzi da articolo diventa attiva la cartella listini nella quale è possibile inserire l elenco dei listini validi per il negozio in base ad un periodo di validità ; questo permette di pianificare la data di attivazione del nuovo listino in modo tale che l utente operi correttamente con i prezzi validi. Dopo aver selezionato il codice listino si devono impostare obbligatoriamente la tipologia ed il periodo di validità.

38 38 Manuale Operativo Il Listino Normale rappresenta il listino standard da utilizzare nei normali periodi di vendita. Il Listino Promozionale viene generalmente utilizzato per definire un elenco limitato di prodotti ai quali viene assegnato un particolare prezzo di promozione valido per un periodo limitato. Il Listino Saldi, invece, viene utilizzato per ridefinire l intero listino, oppure, una parte nel periodo stagionale dei saldi. I prodotti non a saldo continueranno ad essere presenti nel listino normale. In fase di emissione dello scontrino viene considerato il prezzo del listino valido nel giorno di vendita. E anche possibile fare coesistere nello stesso periodo più listini, applicando il seguente metodo di reperimento del prezzo sulla singola riga di vendita: individuati i listini validi nel giorno di vendita, vengono processati con la seguente priorità: 1. Promozione 2. Saldo 3. Normale Dato il codice dell articolo, viene ricercato il prezzo nel listino Promozione (uno o più di uno), quindi, nel listino Saldo ed, infine, nel listino Standard (Normale). Qualora esistano più listini Promozione per articolo, non è possibile definire un ulteriore priorità (si presuppone che non esistano 2 promozioni attive per lo stesso articolo nello stesso giorno) per cui vale l ordine di caricamento. Se non viene trovato alcun prezzo valido viene caricato il valore zero ed il cursore rimane posizionato nella colonna prezzo. A scopo statistico verranno salvati nel database il codice ed il tipo di listino, che sono stati applicati nella riga di vendita. Nella testata dello scontrino viene visualizzato il codice listino valido nel giorno di vendita; considerando che nello stesso giorno potrebbero esistere più listini validi, alcuni legati solo a particolari articoli, il campo (a prescindere dal metodo di reperimento del prezzo sopra descritto) viene valorizzato con la seguente logica: se esiste solo il listino Normale o il Normale e Promozionale viene caricato il listino Normale. se esiste il Normale ed il Saldo non viene caricato nessun listino. se esiste solo il Saldo o il Saldo e Promozionale viene caricato il listino di Saldo. se, infine, esiste solo il listino Promozionale (caso dal punto di vista teorico ammissibile, ma non ammissibile dal punto di vista pratico) viene caricato il listino Promozionale.

39 SHOP: Gestione Vendite al banco per Negozi - 39 Cartella Parametri Nella cartella Parametri è possibile impostare i parametri di default da utilizzare per la gestione degli Acconti e dell Addebito spese. I dati devono essere impostati solo se in fase di vendita vengono gestiti gli acconti e le spese generiche. I valori richiesti sono i seguenti: Descrizione per Acconto: rappresenta la descrizione che verrà stampata nello scontrino fiscale e nei documenti per gli acconti versati, o recuperati dai clienti,. Codice Iva default per acconto: considerando che l importo dell acconto deve essere assoggettato ad Iva è possibile specificare il codice Iva di default. Se i prodotti in vendita sono assoggettati ad Iva diversa in fase di registrazione dell acconto sarà possibile variare il codice Iva proposto. Codice reparto per acconto: se si gestisce la stampa dello scontrino fiscale è necessario specificare il codice del reparto sul quale totalizzare l importo dell acconto, che dovrà coincidere con quello predefinito nel registratore di cassa. Se i prodotti in vendita sono assoggettati ad Iva diversa in fase di registrazione dell acconto sarà possibile variare il codice reparto proposto. Codice Iva per spese: rappresenta il codice Iva a cui assoggettare le spese generiche definite in fase di vendita. Il dato non è modificabile in fase di vendita per cui sarà possibile gestire solo il codice impostato. Codice reparto per spese: se si gestisce la stampa dello scontrino fiscale è necessario specificare il codice del reparto sul quale totalizzare l importo delle spese, che dovrà coincidere con quello predefinito nel registratore di cassa.