L Azienda Digitale. Viaggio nell'italia che compete. Executive Summary. Novembre 2012

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1 L Azienda Digitale Viaggio nell'italia che compete Executive Summary Novembre 2012 Realizzato da NetConsulting per Repubblica Affari&Finanza e Samsung Evento Territoriale di Verona NetConsulting

2 Lo scenario economico e il ruolo dell Information Technology Se la crisi economica può rappresentare un forte driver per individuare inefficienze in passato trascurate, l Information Technology è uno degli strumenti che consente di eliminarle. E infatti, tra le aree di interesse e di investimento che stanno caratterizzando lo scenario italiano dell'it negli ultimi anni, il tema della digitalizzazione di documenti e processi, su spinta di driver di varia natura - normativi e business - sta avendo un importante ruolo in funzione di obiettivi quali la riduzione dei costi, la ricerca di maggiore efficienza e agilità di business. Nonostante il crescente interesse verso le tecnologie, la spesa IT si presenta in flessione: nel 2011 ha registrato un calo del 4,1% rispetto al 2010 e anche le previsioni di chiusura 2012 non sono positive. All interno di questo scenario negativo si inserisce il mercato delle soluzioni di gestione documentale (Enterprise Content Management) che nel 2011 valeva poco meno di 900 milioni di Euro, in calo dell 1,9% rispetto al Il trend negativo sta continuando anche nell anno in corso. I settori che più domandano soluzioni di gestione documentale e che stanno dando un maggiore impulso alla domanda sono quello delle Telecomunicazioni & Media, il Finance e le Utilities, si tratta di settori in cui la domanda di soluzioni documentali è supportata dalla necessità di interagire con elevati bacini di utenza. Le soluzioni di gestione documentale e i vantaggi che esse generano I motivi che portano le aziende ad investire su quest area sono diversi: necessità di preservare e gestire un patrimonio informativo sempre più consistente e sempre più destrutturato che, se ben utilizzato, diventa un fattore strategico di competitività impatto positivo che processi e flussi documentali ottimizzati generano sui costi gestionali diffusione crescente del social networking e del Web 2.0 necessità di razionalizzare i costi e ottimizzare i processi Ma quanto sono utilizzate oggi soluzioni che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi? Se Posta Elettronica Certificata, sito Internet, interazione online con la Pubblica Amministrazione, invio di fatture elettroniche sono strumenti e procedure abbastanza utilizzate, altre tecnologie, e- commerce, RFID rappresentano ancora soluzioni di nicchia. E indubbio che una gestione della documentazione basata prevalentemente sui supporti cartacei presenti maggiori costi carta, materiale di stampa, spazi, tempi di processo più lunghi - e una serie di rischi operativi perdita di documenti, ricerca di informazioni difficile se non impossibile, rischio di non conformità normativa. NetConsulting

3 D altra parte, interventi di revisione dei processi e introduzione di soluzioni di gestione documentale, associati alla diffusione di corrette regole di gestione delle stampe, possono generare considerevoli risparmi, solo per citarne alcuni (Fonte: NetConsulting e altre fonti): riduzione del costo di gestione del singolo documento, considerando che ogni documento perso o archiviato in modo errato costa ad una realtà aziendale 120 Euro e ogni documento duplicato o stampato più volte 18 Euro riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti (ricerca, analisi, archiviazione), attività che copre normalmente il 40% del tempo lavorativo l introduzione del fascicolo elettronico del dipendente porta a ridurre i tempi di processo dell area Human Resources del 75% e i costi di gestione della documentazione dei dipendenti dell 80% la conservazione sostitutiva dei documenti è in grado di generare risparmi complessivi che possono arrivare all 80% dei costi di conservazione la fatturazione elettronica genera risparmi fino al 60%, differenziati a seconda che riguardi il ciclo attivo o quello passivo l ottimizzazione dei dispositivi e dei processi di stampa può generare saving fino al 40%, oltre che un miglioramento dei processi in termini di security e aderenza alla compliance. Il focus su Verona Il territorio di Verona è caratterizzato da una presenza significativa di realtà manifatturiere operanti nell ambito dell alimentare, del metalmeccanico, dell industria del legno, della moda, spesso organizzati in distretti produttivi. Un apparato produttivo strettamente interconnesso, in cui servizi di logistica e trasporti assumono elevata strategicità. Dall analisi delle priorità business del territorio veronese non emergono grandi differenze rispetto allo scenario nazionale: più della metà delle aziende punta a ridurre i costi in ambito produttivo, gestionale e distributivo; una percentuale significativa di esse è impegnata in politiche di ottimizzazione dei processi senza trascurare interventi di innovazione del portafoglio di offerta e miglioramento della relazione a valle della filiera, con gli utenti finali. Un quarto delle aziende rispondenti ritiene di supportare strategie di miglioramento dei processi e del portafoglio di offerta anche attraverso maggiori investimenti in Information Technology. Riguardo all utilizzo di strumenti di dematerializzazione dei processi e delle modalità innovative di interagire con l esterno, le realtà di Verona risultano meglio posizionate rispetto alla media nazionale: la Posta Elettronica Certificata è utilizzata dal 96% del panel NetConsulting

4 oltre 8 realtà su 10 hanno un sito Internet ed altrettante utilizzano Internet per acquisto di prodotti e servizi l utilizzo della firma digitale già oggi caratterizza una percentuale significativa di aziende (78%) l invio di fatture in elettronico caratterizza tre quarti delle imprese rispondenti Le esigenze che portano ad utilizzare questi strumenti sono varie e con impatto diverso sui singoli processi: compliance, tracciabilità, disponibilità immediata di dati e informazioni certi, rispetto di standard documentali. Le realtà veronesi si presentano meno innovative nell approccio alla gestione del printing: rispetto alla media nazionale, l introduzione di stampanti multifunzione e, più in generale, l implementazione di azioni di rinnovamento del parco stampanti e di monitoraggio dei consumi sono meno frequenti. Più dell 80% delle aziende prevede di incrementare o comunque mantenere invariata la spesa in Information Technology, anche nell ambito della gestione documentale: aspetto assolutamente positivo, considerando che a livello Italia la spesa IT è prevista in calo anche per il Le aziende di Verona, nel complesso, sembrano meno pronte rispetto alla media nazionale nel misurare i vantaggi di costo che si possono ottenere realizzando progetti di gestione documentale: il 37% delle aziende del panel dichiara di aver calcolato il Total Cost of Ownership dei processi documentali (percentuale superiore alla media nazionale) ma solo il 22% di aver quantificato i possibili risparmi. I risultati positivi (risparmi anche superiori al 50% del costo complessivo di processo) conseguiti da alcune imprese del territorio contribuiranno a sensibilizzare ulteriormente anche su questo fronte. Le conclusioni Nello scenario attuale, strategie di ottimizzazione e riduzione dei costi sono assolutamente prioritarie, seppur non vengano trascurate politiche di espansione commerciale e innovazione del portafoglio di prodotti e servizi offerti. La consapevolezza che investimenti ICT possano rappresentare uno strumento che abilita queste strategie e supporta in politiche di miglioramento del business non è ancora ampiamente diffusa, anche quando si va a focalizzare l ambito della gestione documentale. Si rileva, tuttavia, una sensibilità crescente verso questa tematica e una altrettanto crescente propensione ad investirvi, sia per esigenze di ottimizzazione dei processi che su spinta di provvedimenti normativi. Non tutte le aziende sono ancora pronte, per questioni di natura culturale e soprattutto per limitate capacità di spending, ma si tratta sicuramente di un percorso avviato, oltre che inevitabile. NetConsulting

5 L analisi del territorio di Verona evidenzia una buona consapevolezza sull utilità dell Information Technology, in generale e anche nell ambito della gestione documentale, seppur le scelte di investimento siano condizionate dalla difficile situazione di mercato soprattutto nel caso delle aziende che operano prevalentemente sul mercato domestico: il tessuto imprenditoriale si presenta convinto che l Information Technology possa migliorare il business e supportare le aziende nel cogliere opportunità di sviluppo - il livello di adozione di alcune tecnologie a supporto della gestione dei documenti (PEC, firma digitale, invio elettronico di fatture), nel complesso, è superiore alla media nazionale se a livello nazionale la domanda di Information Technology è prevista in calo, sul territorio veronese, un terzo delle aziende prevede di incrementarla, anche per introdurre soluzioni che abilitano la dematerializzazione dei documenti e dei processi, e più del 50% di esse tenderà comunque ad evitare tagli della spesa IT in termini di maturità e capacità di valorizzare i risparmi da percorsi di digitalizzazione dei flussi documentali, il territorio di Verona si presenta probabilmente meno pronto rispetto alla media nazionale, seppur sia evidente una buona sensibilità alla governance attraverso l utilizzo di strumenti di controllo e quantificazione dei costi complessivi di processo. NetConsulting

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