ECM solutiondoc. Enterprise Content Management. inxpire S.r.l.s. Tel Fax h:p://
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- Gianpaolo Palmisano
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1 ECM solutiondoc Enterprise Content Management inxpire S.r.l.s. Tel Fax h:p://
2 Cos è SolutionDOC SolutionDOC : ECM (Enterprise Content Management ) Il tema della gestione dei processi, della gestione documentale, della distribuzione presentazione e pubblicazione di dati, contenuti e documenti è un argomento di attualità per Aziende o Enti che vogliono ottimizzare i processi e ridurre i costi!
3 Perché Serve SolutionDOC Siamo oberati dalla carta e dai post it delle attività da fare Non si ha il vero controllo delle informazioni : dati e documenti Non si riesce a far crescere la reddittività del parco clienti poiché si fanno azioni commerciali a spot e di pura iniziativa Non si è organizzati come si vorrebbe e lo si percepisce dalla situazione «sono sempre impegnato, non ho mai tempo» Cambiano prodotti e i loro cicli di vita di produzione si riducono, si aprono nuovi mercati e arrivano concorrenti da ogni parte del mondo. Le imprese di stampo «classico» ne risentono Siamo nel 21 secolo, ma spesso se manca una persona si è paralizzati perché le informazioni sono contenute nella sua e mail o nei suoi appunti e li ha solo lui Il Gestionale classico ha solo il 30% delle informazioni Circa il 70% delle informazioni presenti oggi in azienda sono non strutturate e distribuite tra archivi cartacei o informatici di vario tipo (fax, e mail, carte, appunti difficilmente reperibili), in vari formati (foglietti, A4, A3,..), in vari luoghi (fisici o in altro PC), ecc..
4 La Soluzione: SolutionDOC Le informazioni che non si hanno (il famoso 70%) sono un vero e proprio capitale inutilizzato, o utilizzato male, che faticano ad essere trasformate in conoscenza e quindi in azioni e decisioni. Per vincere in questo nuovo scenario globale si devono utilizzare strategie e tecnologie adeguate che consentano una più forte innovazione e controllo di processo (oltre che di prodotto)
5 10 motivi per scegliere SolutionDOC 1. Integrare ed Interconnettere tutte le divisioni aziendali ed i vari uffici cercando di non sostituire i software e programmi esistenti 2. Organizzare ed Indicizzare dati e documenti 3. Accelerare la velocità di Business 4. Archiviare e Recuperare dati e documenti 5. Ottimizzare tempi e risorse 6. Creare e Modificare dati e documenti 7. Gestire in modo intelligente e interattivo i dati 8. Distribuire e Pubblicare dati e documenti 9. Prendere decisioni su informazioni chiare ed aggiornate 10.Accedere e Filtrare dati e documenti in base al profilo
6 Archiviazione Digitale Vantaggi Economici Quantificabili Tempo di ricerca: riduzione dei costi delle ricerche. Trasmissione dei documenti per via telematica. Controllo totale della documentazione senza perdite di dati. Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto. Carta: riduzione del materiale di consumo (carta, cartucce, scaffali). Riservatezza (ogni addetto avrà la possibilità di accedere esclusivamente a determinati documenti tramite password) Rispetto dell'ambiente (l'utilizzo del formato elettronico invece che cartaceo, diminuisce drasticamente l'abbattimento di alberi per la produzione del cartaceo stesso) Conservazione Sostitutiva Legale Spazio: eliminazione dei costi di affitto o degli spazi per la conservazione della carta (spesso antialluvioni, ignifughi,...). Costi di archiviazione: riduzione dei costi di archiviazione cartacea. Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa. Archiviazione della Fattura Elettronica obbligatoria per Legge verso la PA (Finanziaria 2008) Work flow Flessibilità di gestione dei documenti, essendo essi digitali. Possibilità di creare flussi documentali e quindi di monitorare passo passo tutta la vita di ogni tipo di documento (chi fa, cosa, quando). Semplificazione della pianificazione e migliore controllo del processo.
7 Efficienza Vantaggi Economici NON Quantificabili Maggiore qualità del servizio ed efficienza dovuta ai minori errori nelle attività svolte automaticamente e al maggiore tempo disponibile per le attività non automatiche. Semplificazione della pianificazione e migliore controllo del processo (si possono prendere decisioni più oculate, potendo monitorare più efficientemente e profondamente l andamento dei processi). Valorizzazione delle risorse umane giacché gli aspetti più ripetitivi e monotoni dell attività del processo vengono svolti automaticamente. Flessibilità, il controllo del software sul processo di lavoro può essere programmato in base alle esigenze. Rintracciabilità in tempo reale di tutti i documenti con nessun costo. Sicurezza degli accessi. Integrazione delle immagini dei documenti ai dati gestionali. Utilizzo titolario di classificazione dei documenti (indice delle tipologie dei documenti). Flessibilità di gestione dei documenti per la maggior relazione fra tutti i documenti in tutte le attività aziendali. Facilità nelle ricerche per qualsiasi combinazione di dati identificativi associati al documento. Possibile accessibilità da parte dei disabili.
8 Ritorno dell investimento Fonte rapporto 2006 sulla fatturazione elettronica e dematerializzazione politecnico di Milano
9 Benefici Sistema Paese 115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi inutilizzate > costo: 287 milioni di euro all anno 40%: Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attività di gestione documentale Ogni documento viene duplicato in media da 8 a 10 volte Il costo di gestione di ogni documento è in media di 18 euro 1 documento su 20 viene mediamente perduto 3% dei documenti sono archiviati erroneamente 120 euro per recuperare un documento non archiviato correttamente Gestione dei documenti incide il 5% del PIL 70 Mld euro Gestione dei documenti amministrativi incide il 3% del PIL 42 Mld euro Fonte: Elaborazioni NetConsulEng su fone IPSOS Global e Xplor Italia Research, 2006
10 La piattaforma ECM: Suite SolutionDOC
11 La piattaforma ECM: SolutionDOC ORGANIZZAZIONE ACQUISIZIONE INTEGRAZIONE COMPOSIZIONE CONSERVAZIONE Multi Azienda Definizione Gruppi e Utenti Gestione permessi Tipologie documentali Fascicolatura e cartellinatura Scansione documenti cartacei Lettura Barcode, OCR Importazione files Cattura spool di stampa, PDF, Stampante virtuale Importazione e maill Connettori per gestionali e ERP Connettori per CRM Schedulazione processi Monitoraggio automatico cartelle Creazione, redazione e modifica documenti Office direttamente da web Creazione documenti da maschere web Check in check out Fatturazione elettronica Conservazione sostitutiva documenti fiscali Posta elettronica certificata Ricerca libera all interno del documento: fulltext Ricerca per tipologia documentale Ricerca per fascicolo o cartellina Disegno dei processi Implementazione software dei diagrammi di flusso Definizione delle attività e degli attori del processo Collegamento con i documenti RICERCA e DISTRIBUZIONE WORKFLOW Distribuzione via mail (pec) Distribuzione via fax Distribuzione via posta di superficie Scrivania di lavoro Report Elaborazione grafica dei dati CRUSCOTTO DI CONTROLLO
12 Archiviazione Documenti Digitali (file) Gestionale Cartella di collegamento Gestionale Gestionale Processo Creazione Documenti ed estrapolazioni chiavi
13 ECM: il perimetro di riferimento Le attività della Gestione Documentale Gestione del Documento Workflow (flussi di lavoro) SCANSIONE documenti cartacei ACQUISIZIONE documenti digitali ARCHIVIAZIONE documenti cartacei e digitali DISTRIBUZIONE e CONDIVISIONE documenti ad utenti interni e/o esterni FATTURAZIONE ELETTRONICA a norma di Legge CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA a norma di Legge Integrazione con Sistemi Informativi Aziendali esistenti
14 Tecnologia Completamente Web Based (web Services) Sviluppato con tecnologie.net (C#,XML,WebServices) Basato su DataBase SQL Integra la tecnologia Windows WorkFlow Foundation del Framework 3.0 e 3.5 Interagibilità con qualsiasi sistema gestionale, ERP, CRM esistente
15 Architettura Client: Browser o Legacy System SolutionDOC IIS Database Repository External Data Source Nei processi di Workflow
16 Servizi Servizi di supporto tecnico sistemistico Servizi di consulenza Analisi Progettazione Implementazione software Servizi di consulenza fiscale tributaria per la Conservazione Sostitutiva Legale Redazione del Manuale del Responsabile della Conservazione Sostitutiva Legale
17 Area di Lavoro Personalizzata Cruscotti Aziendali Grafici e Gantt relativi a fatturato, avanzamento produzione, reportistica personalizzata. Intranet Aziendale aree News, Articoli, Comunicazioni, Notifiche, Aree personali per i clienti, fornitori, agenti, personale esterno, Aree di aggregazione di contenuti tramite RSS, collegamento a pagine esterne.
18 Per Approfondimenti Siti Tematici documentale.it documentale.it sostitutiva.net elettronica.net
19 Contatti inxpire srls Via L. Ariosto 10, Monza (MB) Tel Fax h:p:// commerciale@inxpire.it
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