Registrazione partecipanti. I controlli di I livello. Domande /Confronto. Chiusura lavori

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1 Registrazione partecipanti Il controllo contabile della Relazione finale I controlli di I livello Domande /Confronto Chiusura lavori

2 Costi eleggibili art. II.14.1 dell Accordo di sovvenzione I costi, per poter essere considerati come costi eleggibili del progetto, devono soddisfare i seguenti criteri: 1. devono essere connessi con l oggetto dell accordo e devono essere stabiliti nel budget di stima allegato allo stesso; 2. devono essere necessari per l attuazione del progetto oggetto dell accordo; 3. devono essere ragionevoli e giustificati e devono concordare con i buoni principi di amministrazione finanziaria, in particolare in termini di valore del denaro e convenienza; 4. devono essere generati nel corso della durata del progetto come specificata all art. I.2.2 dell accordo; 5. devono essere effettivamente sostenuti dal beneficiario, annotati nella sua contabilità, in conformità ai principi di contabilità applicabili ed essere dichiarati in conformità a quanto richiesto dalla normativa fiscale, civilistica e sociale; 6. devono essere identificabili e verificabili. 2

3 Costi non eleggibili art. II.14.4 dell Accordo di sovvenzione I seguenti costi non verranno considerati eleggibili: 1. rendimento del capitale; 2. oneri sui debiti o sugli impegni di debito; 3. provviste per perdite o per responsabilità future potenziali; 4. interessi dovuti; 5. debiti incerti; 6. perdite di cambio; 7. IVA, a meno che il beneficiario non dimostri l incapacità di recuperarla; 8. costi dichiarati dal beneficiario e coperti da un altro progetto o programma di lavoro che benefici di una sovvenzione dell Unione Europea; 9. spese eccessive o temerarie. 3

4 Presentazione giustificativi Allegato III dell Accordo di sovvenzione I giustificativi di spesa ammissibili a rimborso sono le fatture e le ricevute fiscali intestate al Beneficiario o al/ai partecipanti al progetto, prodotte (emesse) da fornitori terzi, debitamente quietanzate dal fornitore stesso, con indicazione della data e della modalità dell avvenuto pagamento (contanti, assegno, bonifico), e riportanti analiticamente la descrizione della spesa sostenuta; è, inoltre, ammesso lo scontrino cosiddetto parlante, completo cioè di nome, cognome e codice fiscale del Beneficiario o del/dei partecipanti al progetto, descrizione delle merci acquistate, prezzo per articolo. Salvo eccezioni motivate e di norma per importi di modesta entità non sono ammessi a rimborso gli scontrini fiscali. I giustificati di spesa sono ammissibili in originale o in copia conforme all originale (autocertificazione) : COPIA CONFORME TIMBRO BENEFICIARIO FIRMA DEL LEGALE RAPPRESENTANTE o una dichiarazione omnicomprensiva, firmata dal legale rappresentante, di conformità di tutte le copie dei giustificativi 4

5 Modalità di sovvenzione Costi con presentazione di giustificativi 1. Costi di viaggio; 2. Costi per Visti, visite mediche, etc 3. Costi eccezionali 4. Costi d attività (Az.1.3 e 5.1) Conversione di valuta (link utilizzato dalle più importanti società di revisione) 5

6 Costi fissi & Costi a forfait Il meccanismo di finanziamento applicato nell ambito del Programma Gioventù in Azione ricorre frequentemente a somme forfettarie e importi fissi. Questo genere di sovvenzioni aiuta i Beneficiari a calcolare facilmente l importo previsto e consente una efficace pianificazione del progetto. Costi a forfait Un importo forfettario è una somma prestabilita che copre in termini globali alcuni costi necessari alla realizzazione del progetto(ad es. Az 1.3 il 7% dei costi diretti eleggibili per sostenere i costi indiretti) Costi fissi Alcuni costi sono previsti con degli importi fissi (ad es. Az 2.1 costi di progetto pari a 610,00 x n. Vol x mesi di servizio) 6

7 Richiesta di II Anticipo Il pagamento di ogni ulteriore tranche non verrà effettuato fino a che non sarà stato utilizzato il 70% del precedente accredito in prefinanziamento. Ogni richiesta di ulteriori pagamenti in prefinanziamento dovrà essere accompagnata dalla documentazione specifica (sito dell ANG: - Tutte le azioni - richiesta seconda rata di anticipo) Entro i successivi 30 giorni dal ricevimento da parte dell ANG della richiesta di pagamento di un ulteriore tranche, completa della documentazione specificata al precedente paragrafo, verrà effettuato in favore del Beneficiario un pagamento in prefinanziamento pari al 30% dell ammontare dell importo accordato. Il Beneficiario dovrà certificare che le informazioni fornite con la richiesta di pagamento sono complete, accurate e oneste; in particolare, egli dovrà certificare che i costi sostenuti possono essere considerati come eleggibili ai sensi dell accordo e che la sua richiesta di pagamento è comprovata da documentazione che può essere verificata. 7

8 Contributo della Commissione Europea: max 75% delle spese ammissibili max ,00 Azione 1.3 & 5.1 In sede di rendicontazione: per i costi diretti verranno analizzati tutti i giustificativi di spesa; i costi indiretti verranno determinati nella misura del 7% dei costi diretti ammessi. N.B. I costi del personale fisso rientrano nei costi indiretti. La percentuale del contributo finale sul bilancio consuntivo ammesso sarà la stessa approvata in domanda. DOMANDA REPORT FINALE Costo progetto: ,00 Costo progetto: ,00 Contributo max ANG: ,00 Contributo max ANG: ,00 Cofinanziamento: ,00 Cofinanziamento: ,00 % : 75% % : 75% Cofinanziamenti in natura: verranno inclusi fra i costi non eleggibili del progetto e nelle entrate del progetto come cofinanziamento. 8

9 Prospetto riepilogativo dei giustificativi di spesa allegati alla relazione finale A tutti i Beneficiari di progetti finanziati a partire dall anno 2012 è richiesto di allegare alla relazione finale il seguente modulo (allegato all accordo di finanziamento e scaricabile dal sito dell ANG: - riepilogo giustificativi di spesa) : 9

10 Prospetto riepilogativo dei giustificativi di spesa allegati alla relazione finale Prospetto riepilogativo dei giustificativi di spesa allegati alla Relazione Finale Voce di costo Nominativo partecipante Organizzazione di riferimento Ruolo del partecipante nel progetto Mezzo di trasporto Data del viaggio Tragitto (da - a) Importo del biglietto Costi di viaggio Costi di viaggio visita preliminare Voce di costo Tipologia documento Fornitore Numero documento sub-totale Data del documento Importo Costi eccezionali sub-totale Totale 10

11 Introduzione L'Agenzia Nazionale è incaricato dei controlli primari. Lo scopo di questi controlli è verificare se le azioni e le loro componenti hanno avuto luogo (attività svolte, i costi sostenuti, ecc), ottenendo la garanzia che i rapporti fra Partners sono affidabili e che le operazioni siano legittime e regolari. I controlli si effettuano su: a. l'ammissibilità delle attività supportate e le sue componenti; b. Completezza; c. la valorizzazione corretta di ogni elemento; d. la correttezza aritmetica del rapporto finale; e. la corretta classificazione dei componenti della relazione finale; La maggior parte dei controlli vengono eseguiti prima che l importo della sovvenzione finale è determinato e il saldo versato (o da rimborsare). Ulteriori controlli possono ancora essere effettuati dopo il pagamento del saldo e quindi potrebbero causare differenze sul saldo o diventare importi da rimborsare. 11

12 I requisiti minimi per i controlli di primo livello sono fissati dalla Commissione Europea. I System audit e i desk check non sono obbligatori e spetta all ANG decidere se i controlli obbligatori ( after action) siano sufficienti alla determinazione di affidabilità e correttezza del rapporto finale. I controlli sono modulati in funzione di una serie di fattori di rischio, come ad esempio l'importo della sovvenzione, il tipo di sovvenzione, i beneficiari, ecc. Ci sono diversi motivi per cui un accordo di sovvenzione particolare possono essere selezionati per un controllo: I. l'azzardo puro (anche se la probabilità di essere selezionati può variare in funzione di un'analisi dei rischi), quindi la selezione è fatta a caso. II. III. ci sono gravi indizi di errore, non compilazione, irregolarità o frode. Se i risultati della selezione casuale hanno un tasso di errore alto non accettabile, le funzioni aggiuntive devono essere fatte. 12

13 Desk checks L Agenzia Nazionale per i Giovani richiede tutta la documentazione contabile in originale (solo per eccezionali necessità legali si accettano copie conformi ) Tutta la documentazione viene analizzata per la determinazione del saldo/rimborso L ANG può, a sua discrezione, decidere di effettuare altri controlli in loco, prima di determinare il saldo/rimborso 13

14 On the spot checks L ANG può effettuare un audit finanziario dopo il ricevimento di una relazione finale (after action/financial audit). 14

15 On the spot check - AFTER ACTION/FINANCIAL AUDIT L ANG può effettuare i seguenti controlli: 1. Controlli sulla documentazione di progetto Motivazioni delle modifiche apportate ed eventuali autorizzazioni da parte dell ANG; Comunicazioni con l Agenzia Nazionale per i Giovani; 2. Controlli amministrativo-contabili Rispetto del budget approvato e presenza di cofinanziamento; Eleggibilità dei costi sostenuti e/o che si intende sostenere e corrispondenza con il budget approvato; Verifica della presenza della documentazione contabile a giustificazione dei costi sostenuti per ciascuna voce di spesa del budget; Verifica di tutti i giustificativi di spesa relativi al progetto; Dichiarazioni rilasciate dal/i volontario/i; 15

16 Sistema contabile adottato per il progetto; Verifica delle modalità adottate per la sottoscrizione di contratti di fornitura/subappalti; Verifica delle modalità adottate per la sottoscrizione di contratti del personale sul progetto; Verifica del sistema di pagamento adottato per il progetto; Presenza delle quietanze di pagamento dei giustificativi di spesa; Presenza di eventuali situazioni che possano creare conflitti di interesse; Modalità di archiviazione della documentazione contabile-amministrativa di progetto. 16

17 THE END 17

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