UTILIZZO DELLE TABULAZIONI IN WINWORD

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1 UTILIZZO DELLE TABULAZIONI IN WINWORD Il tasto di tabulazione in un elaboratore testi è molto comodo ma la maggior parte della gente lo conosce poco e pertanto non lo utilizza come dovrebbe. Le tabulazioni nascono con le macchine per scrivere allo scopo di incolonnare le cifre e con l andare del tempo sono state sviluppate per incolonnare tutti i tipi di testo nelle più svariate occasioni. Naturalmente le cifre vanno incolonnate a destra ma possiamo avere bisogno di elenchi che vanno incolonnati a sinistra, al centro o alla virgola. Vediamo degli esempi: A sinistra Al centro A destra Decimale Abaco Abomaso Abominio Abaco Abomaso Abominio ,54 5, ,007 L utente di WinWord può impostare le tabulazioni sia agendo direttamente sul righello che inserendone i valori nell apposita finestra di dialogo dal menù Formato. A sinistra del righello c è un tasto, raggiungibile col mouse, che riporta un segno come una L che rappresenta il fermo di tabulazione sinistro: con quel tasto si possono scegliere le tabulazioni in base all allineamento desiderato. I segni, riportati qui a destra, cambiano ad ogni clic del mouse passando, a rotazione, dal fermo di tabulazione allineato a sinistra, allineato al centro, allineato a destra e allineato alla virgola (o decimale), barra e poi rientro prima riga e rientro sporgente; poi ricomincia da capo la sequenza. stesso. Per impostare un fermo di tabulazione, o il rientro prima riga o sporgente, è sufficiente selezionare il fermo e poi cliccare con il mouse direttamente sul righello quando la freccia del mouse tocca il bordo inferiore del righello Come si vede nella figura sotto sono stati impostati diversi fermi di tabulazione: a cm 2,5 un fermo di tabulazione con allineamento a sinistra a cm 5,5, un fermo di tabulazione con allineamento centrato a cm 9,5 un fermo di tabulazione con allineamento a destra a cm 13,5 un fermo di tabulazione con allineamento decimale a cm 15,5 un fermo di tabulazione barra che visualizza una barra verticale come si vede nello spazio sotto. Se le tabulazioni sono state impostate male, o si preferisce allargare o restringere gli spazi tra l una e l altra, si possono semplicemente trascinare i fermi di tabulazione verso destra o sinistra sul ri- Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 1

2 ghello a seconda dell effetto desiderato. Per eliminare un fermo di tabulazione dal righello lo si trascina con il mouse fuori dal righello stesso verso l alto o verso il basso. Esempio: Come si vede nell esempio sopra tra una scritta e l altra appare il solo il segno che rappresenta la battuta del tasto di tabulazione (TAB) che è il tasto che si trova sulla sinistra della tastiera alfanumerica, sopra il fissa maiuscole (Caps Lock). Il tasto è contrassegnato da due frecce contrapposte. La freccia, come il pi greco non viene stampata e, solitamente, non viene accoppiata a spazi che scentrerebbero l effetto di incolonnamento. In pratica un elenco con tabulazioni viene compilato scrivendo normalmente riga per riga utilizzando il tasto TAB al posto degli spazi. Se, come detto sopra, si volesse spostare la scritta a a cm 11,5 sarebbe sufficiente trascinare con il mouse il fermo di tabulazione da cm 12 alla misura desiderata. N.B.: le impostazioni di tabulazione seguono le caratteristiche già viste per ogni comando, perciò se si vogliono impostare delle tabulazioni su una sola riga il cursore deve essere sulla riga in oggetto, se invece si vogliono impostare delle tabulazioni su un elenco di più righe, queste devono essere prima evidenziate. Il programma mantiene i fermi di tabulazione fino ad un ordine contrario e perciò, se impostiamo delle tabulazioni sulla prima riga di un elenco e poi passiamo alla riga successiva con il tasto INVIO otterremo una seconda riga con gli stessi fermi di tabulazione. Questa caratteristica ci permette di impostare un elenco fissando solo la prima riga e continuando poi con successivi invii fino al completamento. La finestra di dialogo Tabulazioni Per impostare dei fermi di tabulazione si può accedere al comando apposito nel menù Formato. La finestra di dialogo Tabulazioni si presenta come nella figura a fianco. Vediamo di capirne il funzionamento. Tabulazioni predefinite: in altro a destra si trova una finestrella in cui è possibile aumentare o diminuire la distanza tra una tabulazione e l altra. Il programma è già impostato con un valore predefinito (di default) di 1,25 cm, ovvero sposta il cursore verso destra di questa distanza; se si preme due volte il tasto TAB lo spostamento sarà di cm 2,5 e così via. Questo è il motivo per il quale spesso appaiono segni di tabulazione talmente piccoli che si fa fatica a distinguere, come vediamo qui a destra, infatti, se Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 2

3 una parola termina, supponiamo, a cm 2,3 rimangono solo due millimetri per inserire la freccia che indica la tabulazione che apparirà ovviamente molto piccola. Le tabulazioni predefinite solitamente non vengono toccate in quanto servono solo per distanziare le scritte in attesa delle impostazioni definitive. I fermi di tabulazione vanno inseriti digitando la misura nella casella Posizione tabulazioni. Se si inserisce un unico fermo di tabulazione si può semplicemente, dopo aver digitato la misura e scelto l allineamento, premere INVIO sulla tastiera o dare l OK sulla finestra di dialogo. Se invece, come nel caso in esempio, si devono inserire diversi fermi di tabulazione si utilizza il tasto Imposta e, a mano a mano che vengono impostate le tabulazioni verranno elencate nello spazio sotto come si vede nell immagine a destra. La finestrella che contiene le posizioni dei fermi di tabulazione è dotata di una barra di scorrimento verticale che permette di spostarsi in moido da visualizzarle tutte. Il tasto Cancella permette di cancellare un fermo di tabulazione alla volta: si evidenzia nell elenco la misura da eliminare e si clica con il mouse sul tasto Cancella. Mano a mano che si cancellano i vari fermi di tabulazione, le misure vengono riportate nello spazio in alto a destra della finestra di dialogo come promemoria per l utente, la cancellazione infatti diverrà effettiva solo al momento del clic sul pulsante OK. Il tasto Cancella tutto elimina tutti i fermi di tabulazione presenti nella finestra di dialogo. L Allineamento deve essere scelto per ogni tabulazione: il programma presenta come valore di default l allineamento a sinistra e, per cambiarlo, è sufficiente cliccare uno qualsiasi degli altri allineamenti. A conferma della scelta effettuata apparirà il pallino nero all interno del tondo a sinistra dell allineamento scelto. L allineamento Barra non è un vero e proprio allineamento ma permette di inserire una barra verticale in un elenco come si vede nell esempio riportato qui sotto. Come si può notare non serve neanche dare una tabulazione per far apparire la barra: essa comparirà automaticamente ad ogni invio fino ad un nuovo ordine. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 3

4 I Caratteri di riempimento servono nelle elencazioni per riempire lo spazio tra una tabulazione e l altra. Anche i caratteri di riempimento vanno selezionati per ogni singola tabulazione e confermati con il tasto Imposta. I caratteri di riempimento vengono utilizzati in elencazioni particolarmente lunghe o anche, ad e- sempio, quando si vuole essere sicuri di mettere in relazione un testo con un altro come nei listini prezzi o negli indici. Nell esempio sotto sono stati impostati i tre caratteri di riempimento su una stessa riga per evidenziarne gli effetti e le diversità. Un uso particolare dei caratteri di riempimento si ha quando si deve impostare un testo, o una parte di esso, in un modulo che poi verrà completato a mano. Esempio: Cognome: Nome Nato a il residente a in, numero civico In questo caso si utilizza solitamente il carattere di riempimento n. 4 e l interlinea da 1,5 per facilitare l inserimento dei dati a penna. Quando si sta lavorando con degli elenchi ottenuti tramite tabulazioni si può evidenziare una singola colonna utilizzando il mouse tenendo contemporaneamente premuto il tasto ALT. Si può utilizzare questa opportunità per cambiare carattere, dimensione o impostare stili al carattere. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 4

5 LE TABELLE Un sistema pratico e veloce per creare elencazioni in Winword è costituito dalle tabelle. Per inserire una tabella in un documento si può entrare nel menù Tabella dove troveremo attivi solo pochi comandi. Il primo comando, Disegna tabella, permette di disegnare a mano libera la tabella. Esso apre automaticamente la Barra degli strumenti Tabelle e bordi e trasforma il mouse in una matita con la quale, trascinandola sul foglio, si disegna la tabella voluta. Creato il bordo esterno della tabella, si provvederà in seguito, sempre con la matita, a disegnare le barre verticali ed orizzontali necessarie. In caso di errore, si può utilizzare lo strumento Gomma per cancellare le linee non desiderate. Questo sistema di creazione di una nuova tabella è però piuttosto macchinoso e pertanto si preferisce utilizzare un comando diverso. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 5

6 Il comando Inserisci apre una successiva tendina nella quale troviamo un unica opzione attiva: Tabella Questa opzione apre una nuova finestra di dialogo nella quale l utente può impostare il numero di colonne e di righe da cui la tabella è costituita. Come si vede nell immagine a fianco si può impostare il numero di righe o di colonne digitandolo direttamente nella casella o utilizzando le apposite frecce verso l alto o verso il basso per aumentare o diminuire il numero. In mezzo alla finestra troviamo le Opzioni di adattamento automatico. Queste permettono di creare tabelle diverse a seconda dell utilizzo. Le tre opzioni corrispondono alle tre tabelle sottoriportate: Inserendo del testo, nella tabella in mezzo, le colonne si adatteranno al contenuto. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 6

7 Il tasto Formattazione automatica fornisce all utente una serie di tabelle già formattate in diversi modi fra le quali è possibile sceglierne una e poi adattarla impostando il numero di colonne e di righe. Solitamente si preferisce utilizzare l opzione Larghezza fissa colonne e intervenire dopo sulla larghezza delle stesse. N.B.: Quando si crea una tabella, questa automaticamente andrà ad occupare tutto lo spazio orizzontale disponibile e pertanto è opportuno impostare sempre il numero di colonne al massimo di quelle che compongono la tabella. Se ad esempio dovessimo inserire una tabella come quella della figura a fianco, converrà impostare il numero di colonne a 5 e poi operare per riunire o dividere le celle nelle varie righe. Questo non ha senso per l impostazione del numero di righe: infatti, se quando si è nell ultima cella della tabella si preme il tasto TAB verrà creata una nuova riga di tabella uguale alla riga soprastante. Un altro sistema per creare le tabelle è quello di usare l apposito pulsante che si trova sulla Barra degli strumenti Standard: trascinando il mouse si può coprire un area che riporta il numero di righe e di colonne che costituiranno la tabella che si va a creare. Con questo sistema si può creare una tabella di dimensioni massime 17 righe per 13 colonne. Spostarsi all interno di una tabella Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 7

8 All interno di una tabella ci si muove da cella a cella da sinistra a destra riga per riga. Ci si può spostare con le frecce direzionali ma solitamente si utilizza il tasto Tabulatore; premendo contemporaneamente il tasto TAB + SHIFT si torna alla cella precedente. Naturalmente ci si può spostare anche con il mouse ma fa perdere tempo. Evidenziare righe, colonne e celle Le righe si evidenziano semplicemente come tutte le righe di Word: ovvero si clica quando il mouse è una freccia in diagonale verso l alto a sinistra della riga da evidenziare come si vede nell esempio sotto Le colonne si evidenziano portando il mouse appena sopra la tabella, quando il mouse assume la forma di una freccia nera rivolta verso il basso si evidenzia la colonna intera: La cella singola si evidenzia cliccando con il mouse quando assume una forma di freccia puntata su una singola cella: In alternativa si può sempre premere due volte il tasto F8. Per evidenziare più celle contigue, ma non una riga o una colonna intera, si trascina il mouse sulle celle da e- videnziare. In alternativa si può utilizzare il tasto F8 o la combinazione di tasti SHIFT + frecce direzionali. Per evidenziare tutta la tabella, oltre a trascinare il mouse sulle righe o sulle colonne, è sufficiente ciccare sul quadratino con le frecce che appare quando si punta una tabella con il mouse. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 8

9 Dimensionare righe e colonne Una volta inserita una tabella si possono dimensionare le righe o le colonne a piacere: Per dimensionare le colonne è sufficiente spostare sul righello i segnalini di colonna come si vede nell immagine sotto: Si può anche agire direttamente sul bordo della colonna all interno della tabella stessa, in questo caso il mouse assume la forma di due linee parallele con frecce divergenti- La differenza fondamentale tra le due possibilità è che, come si può osservare negli esempi sopra, se si utilizzano i segnalini sul righello ogni dimensionamento ha effetto sulla dimensione complessiva della tabella mentre, utilizzando il mouse all interno della tabella, l effetto del dimensionamento riguarda solo le due colonne contigue mentre la tabella mantiene le sue dimensioni originali. ATTENZIONE: ogni colonna dispone dei rientri sinistri e destro e pertanto, quando si vuole dimensionare una colonna, si deve fare attenzione a non spostare questi ultimi al posto del segnalino di colonna. Per essere sicuri è meglio posizionare il cursore in una colonna diversa da quella che si vuole dimensionare. Spostando opportunamente gli indicatori di colonna possiamo dimensionare la tabelle come vogliamo. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 9

10 La stessa funzione può essere assolta dal menù Tabella selezionando il comando Proprietà Tabella. Selezionando la cartella Colonna si può agire sulle misure di ogni colonna spostandosi su di esse utilizzando i pulsanti Colonna precedente e Colonna successiva. la misura all interno della finestrella Le misure sono espresse in cm e si possono modificare agendo sulle freccette su e giù (aumenta e diminuisci) o digitando direttamente Per dimensionare le righe si procede allo stesso modo: posizionando il mouse sul righello verticale, sul segnalino della prima riga il mouse assume la forma di una freccia doppia che si può trascinare verso l alto o verso il basso come si vede nella figura a fianco. Nelle righe successive il mouse mantiene la forma di freccia di selezione normale con la quale si trascinano i segnalini di riga. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 10

11 La stessa funzione può essere assolta anche dal menù Tabella selezionando la scheda Riga dalla finestra Proprietà tabella. Anche in questo caso si può digitare il valore nell apposita casella o aumentare e diminuire il valore con i tastini con le frecce rivolte verso l alto e verso il basso. L Opzione Permetti la divisione della riga tra le pagine fa sì che, se durante la digitazione, si dovesse andare sulla pagina successiva, il testo possa essere diviso tra le due pagine. L Opzione Ripeti come riga di intestazione in ogni pagina fa sì che la riga sulla quale questa opzione viene impostata, venga sempre ripetuta ad ogni cambio pagina. Il pulsante Riga precedente permette di dimensionare la riga precedente mentre quello Riga successiva dimensionerà la riga seguente. Se si vogliono dimensionare più righe alla stessa altezza è sufficiente evidenziarle e poi impostare l altezza. Anche le righe si possono dimensionare puntando il mouse su un bordo di riga all interno della tabella: in questo caso, il mouse assumerà la forma di due righe parallele orizzontali con le frecce divergenti. Allargando le righe si determina anche l allungamento dell intera tabella. N:B.: per allargare o restringere colonne e righe intere NON occorre che siano evidenziate. Al contrario si deve prestare molta attenzione quando si allargano righe o colonne che non ci siano celle evidenziate: il dimensionamento avrà effetto solo sulle celle evidenziate e pertanto si può incorrere nel problema di avere tabelle non bene allineate come si vede nell esempio sotto: Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 11

12 Aggiungere righe e colonne È possibile aggiungere righe o colonne ad una tabella già costruita semplicemente cliccando sul pulsante apposito. Il pulsante Inserisci tabella della barra degli strumenti Standard si trasforma a seconda delle evidenziazioni che si effettuano in una tabella: se si evidenzia una riga il pulsante si trasformerà come indicato in figura e permetterà di inserire una riga se invece si evidenzia una colonna il pulsante si presenterà come indicato in figura e permetterà di inserire una colonna. In ogni caso si possono inserire righe e colonne anche dal menù Tabella dove si trovano diverse possibilità: l inserimento di colonne a sinistra o a destra dell evidenziazione, di riga sopra o sotto l evidenziazione e l inserimento di singole celle. Per eliminare righe, colonne o celle, si seleziona il comando Elimina dal menù Tabella che permette di scegliere cosa eliminare. L allineamento all interno delle tabelle I testi all interno delle tabelle vengono allineati come un testo normale utilizzando gli appositi pulsanti della barra degli strumenti Formattazione. A sinistra, Centrato, A destra e Giustificato. Si può inserire in tabella anche un elenco puntato o numerato. Ogni cella dispone dei rientri di paragrafo per cui si possono formattare i paragrafi con rientro prima riga o rientro sporgente o farli rientrare da destra. È questo il caso di elencazioni tipo fattura dove per la descrizione possiamo utilizzare rientri sporgenti mentre per le cifre utilizzeremo rientri ed allineamenti destri come si vede nell esempio: Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 12

13 Come si vede nell esempio, nella colonna descrizione si è utilizzato un rientro sporgente e nelle colonne con le cifre si è utilizzato un allineamento a destra con un rientro del margine destro unica eccezione la colonna IVA dove si è preferito lasciare un semplice allineamento centrato. La tabella così ottenuta può ancora essere migliorata spostando le cifre del primo prodotto al centro verticalmente nella cella o in basso a seconda dei gusti. Se si apre la barra degli strumenti Tabelle e bordi si trovano dei pulsanti che permettono l allineamento in senso verticale nella cella: Cliccando sulla freccia a destra, si apre una tendina che contiene i vari tipi di allineamento orizzontale suddivisi su tre righe ad indicare l allineamento verticale Pulsante di allineamento In alto: sinistro, centrato e destro Al centro: sinistro, centrato e destro In basso: sinistro, centrato e destro Gli effetti che si possono ottenere sono: Un particolare allineamento si deve impostare per distanziare, all interno della stessa cella, un testo da un altro. Poiché il tasto Tabulatore viene utilizzato per spostarsi da una cella all altra, per mantenere il cursore all interno della cella lo si deve utilizzare in combinazione con il tasto CTRL; poi si potranno fissare i fermi di tabulazione desiderati come nell esempio: Come si vede nell esempio sopra all interno della colonna Descrizione sono stati impostati tre fermi di tabulazione: uno per il simbolo di diametro, uno per la cifra in cm ed uno per il restante testo. Si è agito invece in modo diverso per distanziare il simbolo di dall importo: ovvero sono state unite due colonne nella prima riga a formare una cella unica nella quale compare la scritta Prezzo Unitario e si sono mantenute le due colonne sotto una per il simbolo ed una per l importo. Si è poi tolto il bordo utilizzando il comando Bordi e sfondo dal menù Formato. Poiché la griglia di colonna è un segno non stampabile sembrerà una colonna unica. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 13

14 Unire o dividere celle di una tabella Per unire o dividere celle si devono innanzitutto evidenziare due o più celle (solo per unire) e poi, dal menù Tabella selezionare il comando desiderato. Gli stessi comandi sono disponibili anche sulla barra degli strumenti Tabelle e bordi con le stesse icone. Mentre quando si uniscono più celle si parte già con evidenziate le celle che si vogliono unire, quando si vuole dividere una cella il sistema farà apparire una finestra di dialogo in cui richiede il numero delle colonne o delle righe in cui si vuole dividere la cella in questione. Il numero delle colonne o delle righe desiderato può essere digitato direttamente nello spazio apposito o può essere aumentato o diminuito con i tasti con la freccia rivolta verso l alto o verso il basso. Unisci celle prima di dividere è attivo se sono state evidenziate più celle prima di scegliere il comando Dividi celle. Se si vogliono dividere le colonne o le righe in modo non automatico, ovvero con colonne o righe non esattamente suddivise, il sistema permette di tracciare righe a mano libera utilizzando i pulsanti Disegna tabella e che troviamo sulla barra degli strumenti Tabelle e bordi oppure con il comando Disegna tabella dal menù Tabella. Attivando il comando Disegna tabella il mouse si trasforma in una matita con la quale si possono tracciare bordi di colonna o di riga dove si vuole; in automatico lo spazio si trasforma in una nuova cella con tutte le caratteristiche di una normale cella di tabella Word. Nell esempio a fianco è già stata creato un bordo per creare una nuova riga nella prima colonna e un bordo per una nuova colonna nella seconda riga; ora si sta tracciando un bordo per una nuova colonna. Non preoccupatevi per l esatta perpendicolarità della riga: il computer provvederà ad impostare righe perfettamente verticali od orizzontali. Naturalmente può accadere di sbagliarsi, in questo caso è sufficiente selezionare la gomma con l apposito pulsante dalla barra degli strumenti e passarla sul bordo da eliminare. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 14

15 Se si desidera che le nuove celle create siano della stessa ampiezza è sufficiente selezionarle e cliccare con il mouse uno dei due tasti posti sulla barra degli strumenti Tabelle e bordi, a seconda che si siano selezionate celle in riga o in colonna, e il sistema ripartirà esattamente lo spazio evidenziato fra le celle create. I bordi delle tabelle Un ulteriore particolarità che fa sì che le tabelle siano molto utilizzate è che non è necessario stampare i bordi e pertanto ciò che apparirà sul foglio e ciò che vi è effettivamente sono due cose diverse. Esempio: Scriviamo la seguente tabella: Anche se si vede chiaramente che dalla seconda riga in poi vi sono 6 colonne, in fase di stampa verrà visualizzata come se le colonne fossero solo tre: Questo è dovuto al fatto che la griglia di tabella è uno dei tanti caratteri non stampabili di Win- Word. Eliminare i bordi di tabella, o scegliere degli stili diversi di bordo, è semplicissimo: si evidenzia la tabella che ci interessa, tutta o solo in parte, e si seleziona il comando Bordi e sfondo dal menù Formato. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 15

16 Nella Scheda Bordi si possono selezionare dei bordi Predefiniti, nella parte sinistra della finestra di dialogo e Stili, Colore e del bordo nella parte centrale. Tutte le scelte compiute dall utente vengono immediatamente evidenziate nella parte destra di Anteprima. L anteprima dell evidenziazione di una tabella mostra sempre un quadrato suddiviso in due righe e due colonne dove il quadrato più esterno rappresenta il bordo esterno di tutta la tabella e le due righe interne a croce rappresentano tutti i bordi interni qualsiasi sia il numero delle colonne o delle righe evidenziate. Per togliere i bordi si deve cliccare con il mouse o direttamente sul bordo che appare nella figura di anteprima o su uno dei tasti che la contornano e che rappresentano tutti i bordi: superiore, centrale orizzontale, inferiore, ecc.. Per impostare uno stile diverso di bordo si deve prima sceglierne uno nella parte centrale della finestra e poi si procede come per toglierli. L impostazione dei bordi può essere effettuata anche dalla Barra degli strumenti Tabelle e bordi in modo egualmente completo: Stile del bordo Spessore del bordo Colore del bordo Posizione del bordo La posizione del bordo viene impostata dall utente in un apposita tendina che riporta le posizioni dei bordi stessi: ogni disegno rappresenta il tipo di bordo riferito sempre al disegno di Anteprima con due righe e due colonne. La stessa tendina si trova anche nella Barra degli strumenti Formattazione. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 16

17 Conversione in testo o in tabella WinWord permette di convertire le tabelle già create in testo normale e viceversa. Dal menù Tabella si seleziona il comando Converti che attiva, a seconda di cosa abbiamo evidenziato, la conversione di Tabella in testo o di Testo in tabella. Esempio: Si vuole riportare questa tabella in formato testo: una volta selezionato il comando Converti/Tabella in testo, si apre una Finestra di dialogo che permette all utente di selezionare i segni che prenderanno il posto delle colonne. A seconda della scelta dei segni otterremo diverse visualizzazioni: Qui a sinistra ecco cosa si ottiene scegliendo Segni di paragrafo. Qui sotto, invece, quello che si ottiene scegliendo Tabulazioni E ancora, qui a sinistra, quello che si ottiene scegliendo Punti e virgole. Con l opzione Altro si può selezionare un segno qualsiasi e si otterrà un effetto simile a quello di Punti e virgole. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 17

18 Se, al contrario, abbiamo scritto un testo e vogliamo trasformarlo in tabella, si procede come sopra selezionando in questo caso il comando Converti/Testo in tabella. Esempio: Si voleva fare una statistica con i seguenti dati: ci si accorge però che sarebbe più semplice la compilazione, e risulterebbe anche di più facile lettura, una tabella: si evidenziano tutte e sei le righe che compongono l elenco, si seleziona il comando Converti/Testo in tabella dal menù Tabella si apre una finestra di dialogo dove l utente può impostare la tabella nel modo desiderato. In questo caso si dovrà impostare il numero di colonne a 6 (il numero di righe non ha importanza perché sappiamo che si creano automaticamente con il tasto Tabulatore). Nella parte centrale della finestra si possono selezionare le opzioni relative alla larghezza delle colonne. In ogni caso si potranno allargare o restringere le colonne, in un secondo tempo, direttamente in tabella utilizzando gli appositi segnalini sul righello. Formattazione automatica permette di creare una tabella con formattazioni particolari che l utente può scegliere da un elenco che viene mostrato a video. Separa il testo a indica al sistema il carattere che dovrà trasformare in colonne, in questo caso Paragrafi. Una volta impostata la finestra di dialogo con le opzioni necessarie si confermeranno cliccando OK ed il testo apparirà così: Nell esempio sopra alla prima riga, convertita, ne è stata aggiunta un altra con il tasto Tabulatore e si sono centrate le intestazioni dando anche un grassetto. Ordinare le righe di una tabella Le tabelle possono anche essere ordinate per righe secondo i criteri desiderati dall utente. In pratica una tabella di WinWord diventa un DataBase costituito da diversi Campi, le colonne, che costituiscono a loro volta dei Record, le righe. Tutti i Database possono venir ordinati secondo criteri determinati dall utente. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 18

19 Se si ha una tabella contenente un elenco a diverse voci come qui sotto, le intestazioni di colonna sono i Campi del Database ed ogni riga costituisce un Record: Poiché l elencazione non è corretta, possiamo metterla in ordine scegliendo il comando Ordina dal menù Tabella. Si aprirà una finestra di dialogo in cui l utente può ordinare l elenco in base a criteri multipli (fino a tre campi). In questo caso l elenco viene ordinato inizialmente per Cognome e poi per Nome; in ambedue i casi i campi sono costituiti da testo e andranno elencati in ordine crescente. L elenco ha una riga di intestazione significa che la prima riga della tabella viene assunta dal sistema come Intestazione dei campi e perciò non sarà spostata. Confermate le scelte fatte cliccando sul tasto OK si otterrà l elenco così aggiornato: Nel caso sopra i record sono stati ordinati in base a Campi Testo ma si possono ordinare anche in base a campi Numero o Data. Nel caso sotto riportato si possono fare ordinamenti per Testo, Data e numero, vediamo come: Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 19

20 Nella finestra di dialogo che si ottiene dal menù Tabella/Ordina, si selezionano i campi da ordinare scegliendoli dalla tendina apposita e, allo stesso modo, si seleziona anche il tipo di dato inserito. Ultimata l impostazione di ordinamento si conferma cliccando sul tasto OK. Il risultato delle impostazioni fissate è il seguente: In questo caso è stato fatto un ordinamento in base alla data di nascita, in ordine crescente e poi al punteggio espresso in decimi, in ordine decrescente. Gli stessi ordinamenti si possono effettuare anche dalla Barra degli strumenti Tabelle e bordi utilizzando i pulsanti preposti: AZ, ordina in modo crescente e ZA in modo decrescente. Utilizzare le tabelle per effettuare calcoli Le tabelle di WinWord si possono utilizzare per fare semplici calcoli. Innanzi tutto è bene capire che per il PC la tabella è suddivisa in righe e colonne che hanno una loro intestazione: le lettere dell alfabeto sono le intestazioni di colonna ed i numeri sono le intestazioni di riga, come nella Battaglia navale. Ogni cella è perciò individuata dalle coordinate che la contraddistinguono, ovvero il numero della riga e la lettera della colonna. Per effettuare calcoli in tabella, una volta posizionato il cursore nella cella desiderata, si seleziona il comando Formula dal menù Tabella; si apre una finestra di dialogo in cui l utente potrà inserire la formula desiderata. Si può, ad esempio, effettuare un a semplice somma di una fattura come nell esempio sotto: Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 20

21 Le operazioni da effettuare sono: 1. si posiziona il cursore nella cella F6, 2. si apre la finestra di dialogo Formula dal menù Tabella (figura a destra) 3. si controlla che la funzione sia esatta (in questo caso SUM sta per somma e ABOVE indica SOPRA) 4. se si vuole si sceglie un formato numerico fra quelli presenti nell elenco a tendina 5. si conferma cliccando il tasto OK Il programma inserirà un campo contenente l esatta soluzione. N.B.: la somma semplice si può fare anche utilizzando il tasto Somma automatica presente sulla Barra degli strumenti Tabelle e bordi. ATTENZIONE però che il PC effettua la somma inserendo automaticamente Sopra o A sinistra a seconda che rispetto alla casella in cui inseriamo il cursore ci siano numeri nelle caselle direttamente superiori o a sinistra. In secondo luogo la somma Sopra automatica si blocca alla prima cella che il sistema trova vuota o, ancora peggio, non distingue i numeri pertanto potrebbe inserire nella somma anche la riga di intestazione qualora contenesse un numero (ad esempio l anno 1999).Per ovviare a questo inconveniente è opportuno scrivere sempre le tabelle riga per riga ed effettuare le somme inserendo nella formula l intervallo esatto delle celle da sommare; nel caso dell esempio sopra la formula apparirebbe: =SUM(F2:F5). Naturalmente il risultato sarebbe identico se nella casella formula avessimo scritto: =F2+F3+F4+F5. Nelle formule NON si devono mai inserire spazi! Le cifre contenute nella colonna Importi sono anch esse ricavate da delle formule. In questo caso la cifra è il risultato della moltiplicazione della Quantità per il Prezzo unitario e pertanto possiamo inserire nella casella formula la semplice operazione =a2*d2, oppure possiamo inserire una funzione selezionandola dalla tendina di Incolla funzione come è stato fatto nell esempio a destra. Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 21

22 Come si vede nell esempio a destra la funzione deve essere seguita da una parentesi in cui vanno digitati i riferimenti di cella suddivisi da un punto e virgola; in questo caso si è anche selezionato un formato numerico che preveda due decimali. Naturalmente se nella formula si utilizza un numero non è necessario utilizzare funzioni; se, ad e- sempio, si volesse calcolare la percentuale di I.V.A. del totale complessivo dell esempio sopra, si può scrivere semplicemente nella formula: =F6*20% oppure F6*20/100). ATTENZIONE: Se si cambiano dei fattori di un operazione il programma WinWord non ricalcola automaticamente il prodotto o il quoziente dell operazione stessa e pertanto si deve aggiornare il campo in base ai nuovi valori; è sufficiente fare un destro clic con il mouse nel campo da aggiornare ed apparirà il menù rapido che contiene il comando Aggiorna campo. Vi sono diverse funzioni disponibili nella tabella di Word, anche se, per effettuare calcoli si preferisce utilizzare Excel e riportare i risultati in WinWord o creare un collegamento (sarà oggetto di studio più avanti). Come abbiamo già detto per fare calcoli si utilizza preferibilmente Excel pertanto le funzioni più usate della tabella di WinWord sono quelle più semplici come: Funzione Descrizione ABS(x) Restituisce il valore positivo di un numero di una formula, indipendentemente dall'effettivo valore positivo o negativo. Restituisce il valore 1 se le espressioni logiche x e y sono entrambe vere, o il valore 0 (zero) se una delle espressioni è fal- AND(x,y) sa. AVERAGE (intervallo di celle) Restituisce la media di un elenco di valori COUNT (intervallo di celle) DEFINED(x) FALSE INT (valore o formula) MIN (intervallo di celle) MAX (intervallo di celle) MOD(x,y) Restituisce il numero di elementi in un elenco Restituisce il valore 1 (vero) se l'espressione x è valida o il valore 0 (falso) se l'espressione non può essere calcolata. Restituisce 0 (zero). Restituisce i numeri a sinistra della virgola di un valore o di una formula Restituisce il valore minimo contenuto in un elenco di valori Restituisce il valore massimo contenuto in un elenco di valori Restituisce il resto che risulta dividendo il valore x per il valore y Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 22

23 NOT(x) OR(x,y) Funzione PRODUCT (valore;cella;cella) ROUND (x;y) numerose volte. Descrizione Restituisce il valore 0 (zero) (falso) se l'espressione logica x è vera o il valore 1 (vero) se l'espressione è falsa. Restituisce il valore 1 (vero) se una o entrambe le espressioni logiche x e y sono vere o il valore 0 (zero) (falso) se entrambe le espressioni sono false. Restituisce il risultato della moltiplicazione di valori digitati direttamente o contenuti in determinate celle Restituisce il valore x arrotondato ai numeri di decimale y. La x può essere un numero, un riferimento di cella o un operazione. Esempio: Se si vuole arrotondare la cifra ,789 contenuta nella cella A2, con: =ROUND(A2;2) darà come risultato ,79 =ROUND(A2;-3) darà come risultato SIGN(x) Restituisce il valore 1 se x è un valore positivo o il valore 1 se x è un valore negativo. SUM (intervallo di celle) Restituisce la somma di un elenco di valori o riferimenti di cella TRUE Restituisce il valore 1. Il formato dei numeri Non è indispensabile selezionare uno dei formati numerici che si trovano nella tendina della finestra di dialogo, se i numeri sono già scritti con i caratteri di suddivisione, anche il prodotto o la somma presenteranno i numeri suddivisi. Se invece si vuole, o si deve, trasformare i numeri sarà opportuno scegliere un formato numerico adatto. Se, ad esempio, dovessimo trasformare il totale dell esempio sopra in Euro, dovremo far apparire anche i centesimi, in questo caso andremo a selezionare nella tendina Formato numero il tipo adatto, in questo caso il secondo dell elenco. I cancelletti (#) rappresentano l immagine del risultato che verrà inserito e possono essere sostituita da qualsiasi carattere. Ecco il risultato finale della fattura: Attribuzione non Commerciale Condividi allo stesso modo 2.5 Italia pag. 23