Strumenti italiani innovativi a supporto del PM e del PM 2.0

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1 Strumenti italiani innovativi a supporto del PM e del PM 2.0 Spazio collaborativo in una PMI manifatturiera per lo sviluppo e mantenimento dei prodotti Antonio Salvati Milano, 14 Marzo

2 Agenda Spazi Collaborativi per Sviluppo Prodotto Caso di studio PM 2.0 nello sviluppo prodotti 1

3 Project Management 2.0 Project management 2.0: evoluzione del project management ispirato dai tool Enterprise 2.0 I sw di project management richiedono al project manager di agire come proxy nelle comunicazioni, mentre i nuovi strumenti modificano il processo di pianificazione in termini collaborativi Bottom up planning Riduzione overhead gestionale Supporto nelle comunicazioni Incremento della produttività di team ubicati a distanza e del project manager coinvolto in diversi progetti Fonte: Andrew Filev 2

4 Spazi Collaborativi Asincrona Sincrona Servizi per collaborazione - Scheduling attività - Agende - Workflow - Multimedia content sharing - Alert su eventi - Instant Messaging - Chat - Call Conference / Video Conference - Opinion Poll - Electronic board Servizi per gestione conoscenza - Forum - Search - Mailing List - Business Intelligence - SMS - White Pages - Blog e Wiki - Document Mgt - Learning - Tags - Co editing di documenti e contenuti - Presenza on line Gli spazi collaborativi sono il naturale sostituto di e folder di documenti con alcuni work flow operativi tipicamente sui documenti e contenuti, permettono di superare barriere geografiche e temporali e si rivelano utili per organizzazioni estese ed internazionali ( tipicamente di progetto ma non limitate ai progetti ) per collaborare e coordinarsi e gestire attività complesse. Gli spazi collaborativi (web 2.0) rappresentano non solo una evoluzione tecnologica ma anche una opportunità nel modo in cui con le tecnologie si può ripensare l organizzazione del lavoro favorendo il miglioramento dei processi e stimolando innovazione e collaborazione. 3

5 Agenda Spazi Collaborativi per Sviluppo Prodotto Caso di studio PM 2.0 nello sviluppo prodotti 4

6 Case Study Spazio Collaborativo Azienda Esigenze principali Processo di Sviluppo Prodotti Processo di Gestione Modifiche (ECR) Risultati e benefici del progetto 5

7 Azienda: PMI First Tier Supplier filiera OEM Automotive DFT Fatturato 200 Mln di Euro (in crescita prima della crisi) Due Divisioni: Fluid e Fuel Clienti Germania / Cina, Francia e Italia Certificazione ISO9001:2000, ISOTS 16469, ISO Prodotti: Tubi alta/bassa pressione, Canister, Processo di internazionalizzazione: Ingegneria in e 3 Stabilimenti in Italia Stabilimenti in Turchia, Cina, Russia, Tunisia e India Portafoglio prodotti di circa 800 P/N Progetti all anno Due/Tre progetti di sviluppo Circa 300 modifiche Prototipi 6

8 Esigenze di uno strumento di PM a sostegno della comunicazione e condivisione della conoscenza durante lo sviluppo e la gestione dei prodotti Supportare la comunicazione interfunzionale e la condivisione di documenti e informazioni 1 Condivisione della documentazione di progetto e delle informazioni fornite dal Cliente; Processo Integrato di Sviluppo Prodotto / Processo e Trasferimen to Unità Produttive Ricerca dei disegni (prodotto e attrezzature) secondo diverse logiche con evidenza della ultima revisione. Facilitazione della pianificazione e gestione del dossier di progetto Riduzione dei tempi di valutazione delle ECR del Cliente Gestione dei documenti della qualità Compliance alle procedure e norme di qualità, Condivisione della conoscenza ed esperienze su metodologie di progettazione, produzione, controllo dei fornitori, segnalazioni non conformità e risoluzione problemi su tutti gli stabilimenti Spazio Collaborativo 7

9 STAGE Processo Integrato di Sviluppo Prodotto (Stage & Gate) per Nuovi Prodotti GATE GATE REVIEW Gate 1 Gate 2 Gate 3 Gate 4 Gate 5 RISPONDE RE RFQ RISPOND ERE RFQ ANALISI ECONOMICA ED OFFERTA Proc: Fattibilità e Redazione Offerta LANCIO PROGET TO SVILUPPO PRODOTTO E PROCESSO DELIBER A AD ATTREZZ. V.P. E PRE- SERIE INTERNE Proc: Sviluppo Prodotto e Pre Serie JOB 1 V.P. E PRE- SERIE CLIENTE SOP MANTENIME NTO Processi ANALISII RFQ FATTIBILITA VALUTAZIONE ECONOMICS PER INIZIATIVA E DISTINTE DI PRODOTTO: SETTING & TRACKING OFFERTA Rilascio 1 Prototipo VERIFICHE DI PROGETTO PROTOTIPI SVILUPPO PROGETTO E DISEGNI SVILUPPO DEL PROCESSO VERIFICHE DI PROCESSO VALIDAZIONE CLIENTE SALITA PRODUTTIVA Processi Ufficsi Vendite Acquisizione disegno clienti Aggiornamento disegni (3D e 2D) Pianificazione Prototipi e piano di controllo Distinta prototipi (BOM) Emissione RdA Approvvigionamento materiali Verifiche di progetto Project Leader Disegno Attrezzature Ufficializzazione disegni RdA Componenti Attrezzature Costruzione Dime & Attrezzature FMEA Piano di Controllo Pre serie e Diagramma di Flusso Realizzazione 1 Lotto Capacità Processo Validazione Sistema di Misura Verifica Prodotto e Processo Validazione Interna Invio campionatura Validazione Cliente Prodotto/Processo Sales Prod Engineering Prod Engineering Cost Mgt Supply Chain Quality.. Piano di controllo definitivo Modifiche Quaità 8

10 Processo di gestione ECR Engineering Change Request Cliente Comunicazione Richiesta Modifica Cliente Analisi impatti modifiche Analisi tecnica (Comitato modifiche) Stesura offerta ed invio al cliente Aggiornamento dati e documenti Accettazione dell Offerta SALES PROD ENG COST MGT. Comunicazione RFC Compilazioni moduli e inserimento doc nello spazio collaborativo Ricerca documenti e dati Analisi impatti Ricerca documenti e dati Analisi impatti Ricerca documenti e dati Analisi impatti Ricerca documenti e dati Analisi impatti Presentazione ECR Analisi singole modifiche: - esame impatti verifica proc controllo - mark up docs - stima - definizione azioni aggiornamento docs Per ECR con punti di attenzione: - definizione azioni - schedulazione prossimo comitato Preparazione offerta e invio al cliente Aggiornamento documenti e dati Aggiornamento documenti e dati Aggiornamento documenti e dati Comunicazione accettazione / non accettazione cliente ECR Inserimento docs Notifica Richiesta Modifica Ricerca docs Agenda Comitato Aggiornamento docs Notifiche, TO Do s Aggiornamento docs Notifiche Aggiornamento docs Notifiche Aggiornament o ECR Notifiche Doc di riferime. AMC PDP RPR Doc cliente Folder di Modifica Docs / mark up Verbali (PDP rev 2) / Wiki Offerta Disegni e Docs Dati as400 Ordine Doc cliente 9

11 Sviluppo Prodotto Spazio collaborativo Offerta Sviluppo Prodotto Test Mantenimento Nuovi Prodotti e Trasferimento Prodotti Lo spazio collaborativo è uno strumento di supporto alle attività di sviluppo prodotto ed è stato adegatamente configurato per il processo di Sviluppo integrato prodotto/processo, seguendo le fasi del modello Stage & Gate: Offerta, Sviluppo prodotto, Test e Manteimento Gestione ECR Offerta Test Mantenimento Tutte le modifiche di un prodotto determinato prodotto possono essere tracciate all interno dell ultimo stage, quello del Mantenimento. 10

12 Spazio Collaborativo: risultati e benefici Circa 40 utenti hanno utilizzato il sistema nei primi 4 mesi del 2008 dopo ½ giornata di formazione 7 progetti sono stati inseriti con circa 200 documenti ed è prevista a cui si sono aggiunti una ventina di progetti di mantenimento Diverse migliorie operative richieste dagli utenti: gestione documenti di qualità report per comitato modifiche miglioramento operatività utenti Scarso utilizzo del Wiki L utilizzo del sistema è incrementato durante il 2010 Oltre 80 utenti 86 progetti (nuovi prodotti e mantenimento) Oltre 3600 documenti e circa 500 to do s Sono state richieste e realizzate alcuni nuove feature : Time sheet Reports (task, ripianificazione project leader,.) Visibilità superamento gate a piano Notifiche su avvicinamento deadline Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti Miglioramento comunicazioni Riduzione dei tempi di gestione ECR (del 40-60%) Compliance alle procedure di qualità 11

13 Agenda Spazi Collaborativi per Sviluppo Prodotto Caso di studio PM 2.0 nello sviluppo prodotti 12

14 Nauba Innovation Solutions Spazio collaborativo web 2.0 per gestire progetti di Innovazione o in generale per favorire la collaborazione Lo spazio collaborativo consente di far operare in modo coordinato condividere documenti e informazioni gestire l aggiornamento dei documenti in modo controllato notificare eventi secondo schemi definiti a priori fornire visibilità al management o sulle singole iniziativa, o sul portafoglio delle iniziative attive favorire la prese di decisione ridurre overhead informativo o o avanzamento o ricerca ultima versione costruire il repository di conoscenza introdurre alcune good practice in modo semplice e incrementale Nauba Innovation Solutions è flessibile, scalabile, aperta, adattabile velocemente al contesto aziendale e fornita mediante subscription con l opzione managed services 13 13

15 Innovation Solution 14

16 Moduli e principali feature Funzioni Utenti Standard Quick Command Tooltip Knowledge Repository Search flessibile Taxonomy Articoli e Template Publishing Workflow Knowledge Workspace (Project / Domain) ToDo personali Documenti / Deliverable / Contributi Ultimi Eventi Recenti entità visitate Personal WorkSpace Admin toolkit Project / Space Key Milestone Planning Due date control Project Dashboard Wiki Eventi Notifiche Team Issue Risk To Do s Collaborative Space (Project or Domain) Processi Stage & Gate Template Documenti (con template) To Do Notifiche Uffici - Documenti Process Portfolio Project Portfolio Risorse (Uffici, Staff, ToDo) Estensibile con vari Indicatori Document Gestione Versioni e Revisioni Tracking Indexing (full text e attributi) Gestione documenti comuni Life Cycle Review & Approve Workflow Reference Custom Attribute 15

17 Personal WorkSpace 16

18 Project Work Space 17

19 Dashboard Direzione 18

20 Configurazione Processo 19

21 Domande? 20

22 Grazie per l attenzione Per informazioni contattare: 21

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