Strumenti italiani innovativi a supporto del PM e del PM 2.0

Transcript

1 Strumenti italiani innovativi a supporto del PM e del PM 2.0 Spazio collaborativo in una PMI manifatturiera per lo sviluppo e mantenimento dei prodotti Antonio Salvati Milano, 14 Marzo

2 Agenda Spazi Collaborativi per Sviluppo Prodotto Caso di studio PM 2.0 nello sviluppo prodotti 1

3 Project Management 2.0 Project management 2.0: evoluzione del project management ispirato dai tool Enterprise 2.0 I sw di project management richiedono al project manager di agire come proxy nelle comunicazioni, mentre i nuovi strumenti modificano il processo di pianificazione in termini collaborativi Bottom up planning Riduzione overhead gestionale Supporto nelle comunicazioni Incremento della produttività di team ubicati a distanza e del project manager coinvolto in diversi progetti Fonte: Andrew Filev 2

4 Spazi Collaborativi Asincrona Sincrona Servizi per collaborazione - Scheduling attività - Agende - Workflow - Multimedia content sharing - Alert su eventi - Instant Messaging - Chat - Call Conference / Video Conference - Opinion Poll - Electronic board Servizi per gestione conoscenza - Forum - Search - Mailing List - Business Intelligence - SMS - White Pages - Blog e Wiki - Document Mgt - Learning - Tags - Co editing di documenti e contenuti - Presenza on line Gli spazi collaborativi sono il naturale sostituto di e folder di documenti con alcuni work flow operativi tipicamente sui documenti e contenuti, permettono di superare barriere geografiche e temporali e si rivelano utili per organizzazioni estese ed internazionali ( tipicamente di progetto ma non limitate ai progetti ) per collaborare e coordinarsi e gestire attività complesse. Gli spazi collaborativi (web 2.0) rappresentano non solo una evoluzione tecnologica ma anche una opportunità nel modo in cui con le tecnologie si può ripensare l organizzazione del lavoro favorendo il miglioramento dei processi e stimolando innovazione e collaborazione. 3

6 Case Study Spazio Collaborativo Azienda Esigenze principali Processo di Sviluppo Prodotti Processo di Gestione Modifiche (ECR) Risultati e benefici del progetto 5

7 Azienda: PMI First Tier Supplier filiera OEM Automotive DFT Fatturato 200 Mln di Euro (in crescita prima della crisi) Due Divisioni: Fluid e Fuel Clienti Germania / Cina, Francia e Italia Certificazione ISO9001:2000, ISOTS 16469, ISO Prodotti: Tubi alta/bassa pressione, Canister, Processo di internazionalizzazione: Ingegneria in e 3 Stabilimenti in Italia Stabilimenti in Turchia, Cina, Russia, Tunisia e India Portafoglio prodotti di circa 800 P/N Progetti all anno Due/Tre progetti di sviluppo Circa 300 modifiche Prototipi 6

8 Esigenze di uno strumento di PM a sostegno della comunicazione e condivisione della conoscenza durante lo sviluppo e la gestione dei prodotti Supportare la comunicazione interfunzionale e la condivisione di documenti e informazioni 1 Condivisione della documentazione di progetto e delle informazioni fornite dal Cliente; Processo Integrato di Sviluppo Prodotto / Processo e Trasferimen to Unità Produttive Ricerca dei disegni (prodotto e attrezzature) secondo diverse logiche con evidenza della ultima revisione. Facilitazione della pianificazione e gestione del dossier di progetto Riduzione dei tempi di valutazione delle ECR del Cliente Gestione dei documenti della qualità Compliance alle procedure e norme di qualità, Condivisione della conoscenza ed esperienze su metodologie di progettazione, produzione, controllo dei fornitori, segnalazioni non conformità e risoluzione problemi su tutti gli stabilimenti Spazio Collaborativo 7

9 STAGE Processo Integrato di Sviluppo Prodotto (Stage & Gate) per Nuovi Prodotti GATE GATE REVIEW Gate 1 Gate 2 Gate 3 Gate 4 Gate 5 RISPONDE RE RFQ RISPOND ERE RFQ ANALISI ECONOMICA ED OFFERTA Proc: Fattibilità e Redazione Offerta LANCIO PROGET TO SVILUPPO PRODOTTO E PROCESSO DELIBER A AD ATTREZZ. V.P. E PRE- SERIE INTERNE Proc: Sviluppo Prodotto e Pre Serie JOB 1 V.P. E PRE- SERIE CLIENTE SOP MANTENIME NTO Processi ANALISII RFQ FATTIBILITA VALUTAZIONE ECONOMICS PER INIZIATIVA E DISTINTE DI PRODOTTO: SETTING & TRACKING OFFERTA Rilascio 1 Prototipo VERIFICHE DI PROGETTO PROTOTIPI SVILUPPO PROGETTO E DISEGNI SVILUPPO DEL PROCESSO VERIFICHE DI PROCESSO VALIDAZIONE CLIENTE SALITA PRODUTTIVA Processi Ufficsi Vendite Acquisizione disegno clienti Aggiornamento disegni (3D e 2D) Pianificazione Prototipi e piano di controllo Distinta prototipi (BOM) Emissione RdA Approvvigionamento materiali Verifiche di progetto Project Leader Disegno Attrezzature Ufficializzazione disegni RdA Componenti Attrezzature Costruzione Dime & Attrezzature FMEA Piano di Controllo Pre serie e Diagramma di Flusso Realizzazione 1 Lotto Capacità Processo Validazione Sistema di Misura Verifica Prodotto e Processo Validazione Interna Invio campionatura Validazione Cliente Prodotto/Processo Sales Prod Engineering Prod Engineering Cost Mgt Supply Chain Quality.. Piano di controllo definitivo Modifiche Quaità 8

10 Processo di gestione ECR Engineering Change Request Cliente Comunicazione Richiesta Modifica Cliente Analisi impatti modifiche Analisi tecnica (Comitato modifiche) Stesura offerta ed invio al cliente Aggiornamento dati e documenti Accettazione dell Offerta SALES PROD ENG COST MGT. Comunicazione RFC Compilazioni moduli e inserimento doc nello spazio collaborativo Ricerca documenti e dati Analisi impatti Ricerca documenti e dati Analisi impatti Ricerca documenti e dati Analisi impatti Ricerca documenti e dati Analisi impatti Presentazione ECR Analisi singole modifiche: - esame impatti verifica proc controllo - mark up docs - stima - definizione azioni aggiornamento docs Per ECR con punti di attenzione: - definizione azioni - schedulazione prossimo comitato Preparazione offerta e invio al cliente Aggiornamento documenti e dati Aggiornamento documenti e dati Aggiornamento documenti e dati Comunicazione accettazione / non accettazione cliente ECR Inserimento docs Notifica Richiesta Modifica Ricerca docs Agenda Comitato Aggiornamento docs Notifiche, TO Do s Aggiornamento docs Notifiche Aggiornamento docs Notifiche Aggiornament o ECR Notifiche Doc di riferime. AMC PDP RPR Doc cliente Folder di Modifica Docs / mark up Verbali (PDP rev 2) / Wiki Offerta Disegni e Docs Dati as400 Ordine Doc cliente 9

11 Sviluppo Prodotto Spazio collaborativo Offerta Sviluppo Prodotto Test Mantenimento Nuovi Prodotti e Trasferimento Prodotti Lo spazio collaborativo è uno strumento di supporto alle attività di sviluppo prodotto ed è stato adegatamente configurato per il processo di Sviluppo integrato prodotto/processo, seguendo le fasi del modello Stage & Gate: Offerta, Sviluppo prodotto, Test e Manteimento Gestione ECR Offerta Test Mantenimento Tutte le modifiche di un prodotto determinato prodotto possono essere tracciate all interno dell ultimo stage, quello del Mantenimento. 10

12 Spazio Collaborativo: risultati e benefici Circa 40 utenti hanno utilizzato il sistema nei primi 4 mesi del 2008 dopo ½ giornata di formazione 7 progetti sono stati inseriti con circa 200 documenti ed è prevista a cui si sono aggiunti una ventina di progetti di mantenimento Diverse migliorie operative richieste dagli utenti: gestione documenti di qualità report per comitato modifiche miglioramento operatività utenti Scarso utilizzo del Wiki L utilizzo del sistema è incrementato durante il 2010 Oltre 80 utenti 86 progetti (nuovi prodotti e mantenimento) Oltre 3600 documenti e circa 500 to do s Sono state richieste e realizzate alcuni nuove feature : Time sheet Reports (task, ripianificazione project leader,.) Visibilità superamento gate a piano Notifiche su avvicinamento deadline Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti Miglioramento comunicazioni Riduzione dei tempi di gestione ECR (del 40-60%) Compliance alle procedure di qualità 11

14 Nauba Innovation Solutions Spazio collaborativo web 2.0 per gestire progetti di Innovazione o in generale per favorire la collaborazione Lo spazio collaborativo consente di far operare in modo coordinato condividere documenti e informazioni gestire l aggiornamento dei documenti in modo controllato notificare eventi secondo schemi definiti a priori fornire visibilità al management o sulle singole iniziativa, o sul portafoglio delle iniziative attive favorire la prese di decisione ridurre overhead informativo o o avanzamento o ricerca ultima versione costruire il repository di conoscenza introdurre alcune good practice in modo semplice e incrementale Nauba Innovation Solutions è flessibile, scalabile, aperta, adattabile velocemente al contesto aziendale e fornita mediante subscription con l opzione managed services 13 13

15 Innovation Solution 14

16 Moduli e principali feature Funzioni Utenti Standard Quick Command Tooltip Knowledge Repository Search flessibile Taxonomy Articoli e Template Publishing Workflow Knowledge Workspace (Project / Domain) ToDo personali Documenti / Deliverable / Contributi Ultimi Eventi Recenti entità visitate Personal WorkSpace Admin toolkit Project / Space Key Milestone Planning Due date control Project Dashboard Wiki Eventi Notifiche Team Issue Risk To Do s Collaborative Space (Project or Domain) Processi Stage & Gate Template Documenti (con template) To Do Notifiche Uffici - Documenti Process Portfolio Project Portfolio Risorse (Uffici, Staff, ToDo) Estensibile con vari Indicatori Document Gestione Versioni e Revisioni Tracking Indexing (full text e attributi) Gestione documenti comuni Life Cycle Review & Approve Workflow Reference Custom Attribute 15