Ottenete di più dalla vostra Ricoh MFP

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1 Manuale d istruzioni Versione Versioni Lite/Professional/Corporate Ottenete di più dalla vostra Ricoh MFP

2 Sommario Manuale d istruzioni... 1 Versione Versioni Lite/Professional/Corporate... 1 Ottenete di più dalla vostra Ricoh MFP... 1 Sommario... 2 Print&Share... 6 Introduzione... 6 Come leggere questo manuale... 7 Terminologia... 7 Installazione... 8 Registrazione e attivazione... 8 Primo utilizzo... 9 Attivazione...13 Controllo del formato della carta...13 Guida introduttiva...14 Avvio rapido...14 Finestra di dialogo principale...15 Configurazione generale...19 Introduzione...19 Impostazioni...20 LAVORARE CON IPROFILI...22 Introduzione...22 Procedura guidata creazione profilo...22 Creazione manuale dei profili...25 Pagina 2 di 99

3 Backup...26 Funzioni...26 Stampante Fax *...33 Stampasu file...36 Documento elettronico **...38 Outlook *...38 Lotus Notes **...41 Etichetta...41 Riconoscimento...42 Riconoscimento profilo * Fax *...44 Stampa...45 Lingua...46 Altri riconoscimenti **...46 Metodi di riconoscimento *...47 Font...48 Altro...48 Posizione...50 Etichetta...51 Valori specificati...52 Codici a barre **...53 Predefinito...53 Modifica risultato **...55 Get More Editor...57 Pagina 3 di 99

4 Introduzione...58 Get More Editor...58 Aggiungere oggetti di base...60 Aggiunta di elementi in base al riconoscimento **...60 Altro...62 Panoramica delle proprietà oggetto...63 Sequenza e trigger *...63 Introduzione...64 Sequenza...64 Trigger...64 VERSIONI SERVER *...69 Introduzione...69 Driver di stampa condiviso...69 Configurazione accesso remoto...72 INFORMAZIONIAGGIUNTIVE...73 Importante...73 Consigli...73 Software switch...75 Allegato 1: descrizione delle proprietà...76 Allegato 2: panoramica delle proprietà per versione...81 Allegato 3: espressioni regolari utili...83 Allegato 4: Formato dati numerici...84 Allegato 5: utilizzo di alcune proprietà...90 Allegato 6: Spostamento di una licenza...96 Allegato 7: Limitazioni in Print&Share...94 Allegato 8: Parole chiave...92 Pagina 4 di 99

5 MS Windows In questo manuale d istruzioni vengono spiegati solo l utilizzo e le funzionalità di Print&Share, pertanto è necessario conoscere il funzionamento di Microsoft Windows. Pagina 5 di 99

6 Print&Share Introduzione Informazioni sul prodotto Print&Share è una combinazione tra un driver di stampa virtuale e una applicazione software. Questo driver di stampa può essere installato in aggiunta al comune driver di stampa del produttore della stampante. Mentre il driver di stampa funge da interprete tra la "il linguaggio Windows" del computer e il "linguaggiodella stampante", Print&Share funge da buffer tra il computer e il normale driver di stampa. Print&Share è in grado di svolgere più attività per ogni lavoro di stampa, soprattutto grazie alla possibilità di impostare diversi canali con molteplici output di riferimento. Print&Share permette di inviare i file automaticamente via , via fax, oppure convertirli in formato digitale XML, archiviarli, ecc. Print&Share è un driver di stampa virtuale multifunzionale, multicanale, ed intelligente. Funzionalità Print&Share offre molte funzioni. Il programma: - non si limita solo a stampare; - ha più uscite; - è in grado di avere diverse funzionalità per ogni canale; - offre un output in sequenza parallela * ; - gestisce varie attività in un unico profilo; - seleziona il profilo corretto in base al testo del documento * ; - riconosce le informazioni sul documento stampato e le elabora * ; - aggiunge informazioni al formato del documento; - crea, stampa e archivia documenti in formato PDF-A **. * Solo versione Professional e Corporate ** Solo versione Corporate Pagina 6 di 99

7 Come leggere questo manuale Introduzione [ ] Testo in grassetto Note a piè di pagina Per sapere come funziona questo manuale, è necessario sapere come si fa riferimento ai vari pulsanti, schede ecc. Questo tipo di testo fa riferimento a pulsanti, link, caselle di riepilogo, icone e schede che vengono utilizzate nel driver di stampa. Il testo in grassetto (senza parentesi) fa riferimento agli elementi nel driver di stampa (ad es. Nome di profilo:). Le note a piè di pagina nel testo possono fare riferimento ad una versione specifica di Print&Share. Negli allegati 1 e 2 si trova una panoramica delle caratteristiche in base alla versione. Terminologia Canale Profilo Funzionalità Riconoscimento Lavoro di stampa Trigger Sequenza Percorso di uscita personalizzabile per la distribuzione dei documenti: Stampante(i), , Fax, Stampa su etichette o file (conversione in PDF, file immagine, PDF/A1b, e-document, Outlook, o Lotus Notes). Un insieme di canali. È come un modello con le vostre preferenze per un tipo di documento specifico. Print&Share utilizza un profilo per ogni processo di stampa. Ad esempio con il profilo predefinito "profilo 1" di Print&Share è possibile solo stampare. Le varie possibilità di output di Print&Share,come ad esempio stampare, inviare , fax, stampare su file, su documenti elettronici, ecc. Il riconoscimento dei valori di un lavoro di stampa. Mediante il riconoscimento, Print&Share è in grado di selezionare il profilo corretto oppure di raccogliere le informazioni. Un lavoro di stampa è un file che entra in Print&Share mediante un'azione di stampa. Il documento diventa un lavoro di stampa quando l'utente sceglie di distribuirlo attraverso differenti canali. È un valore specifico che permette o impedisce l esecuzione di un attività in un canale. È un processo in cui viene stabilito l ordine di esecuzione dei canali. Questo ordine viene stabilito in base a dei valori indicati precedentemente (ad es. una parola) o a delle impostazioni. Pagina 7 di 99

8 Installazione Requisiti di sistema Installazione client: Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows SBS 2003 sp2, Windows Server 2003 e 2008 e versioni successive..net Framework 3.5 (in dotazione o tramite download automatico). Installazione server: Terminal Server (Windows Server 2003 e 2008), Citrix XenApp ( 1 )..NET Framework 3.5 (in dotazione o tramite download automatico). RAM minima consigliata nel server ( 2 ) 10 utenti 8 GB RAM 30 utenti 8+GB RAM 50 utenti 16 GB RAM 100 utenti 16+GB RAM 300+MB di spazio libero su disco fisso per utente. È necessario assicurare una buona manutenzione del computer e del sistema operativo, insieme alla protezione e all assenza di file pericolosi. ( 1 ) La versione attuale di Print&Share non supporta i servizi Citrix tra due server. ( 2 ) La memoria utilizzata da Print&Share dipende dalle dimensioni e dal contenuto del lavoro di stampa, dal numero di profili contenuti in Print&Share, nonché dalla complessità dell attività del profilo. Facoltativo Server CD Download Procedura Print&Share può stabilire una connessione facoltativa con Outlook * 2003, 2007, 2010 e con Lotus Notes ** 8.5. Inoltre è possibile utilizzare facoltativamente MS Word 2003, 2007, 2010 (32b) come editor integrato di Print&Share. Print&Share può stabilire una connessione facoltativa con LAN Fax a partire dalla versione 2.1. La procedura di installazione su un computer client è uguale a quella su un server. Per la configurazione di Print&Share in un installazione server, consultare il relativo capitolo riportato più avanti in questo manuale. Installare Print&Share inserendo il CD di installazione nell apposita unità. La procedura di installazione si avvia automaticamente. Per avviare la procedura di installazione, fare doppio clic sul file autoestraente. Seguire le istruzioni del programma di installazione guidata. * Solo versione Professional e Corporate ** Solo versione Corporate Pagina 8 di 99

9 Registrazione e attivazione Primo utilizzo Print&Share può essere avviato per la prima volta stampando un documento a piacere utilizzando il nuovo driver di stampa. Per potere utilizzare Print&Share, è necessario innanzitutto registrare il programma. Quando si apre il programma per la prima volta, appare la seguente schermata di registrazione. Se si utilizza una versione di prova, la schermata di registrazione appare ogni volta. La procedura di registrazione avviene mediante una procedura guidata che permette di configurare direttamente il programma. Pertanto è importante inserire i dati con precisione. Fare clic su [Attiva] per avviare la procedura. Seguire le istruzioni a video per eseguire correttamente la procedura. Nelle due schermate successive verranno richieste le informazioni relative all azienda e all utente. Pagina 9 di 99

10 Nella schermata successiva inserire le impostazioni per le funzioni utilizzate più frequentemente. Scegliere: - come inviare le tramite Internet; - quale stampante utilizzare come predefinita; - con quale dispositivo fax inviare i fax. * * Solo versione Professional e Corporate Pagina 10 di 99

11 Print&Share invia le tramite un server SMTP. Nella maggior parte dei casi è sufficiente inserire solo il server SMTP, ovvero il server di posta elettronica del proprio provider Internet. Nella casella di riepilogo è possibile scegliere tra una serie di impostazioni SMTP predefinite. Solo se si ha un proprio server di posta elettronica, è necessario inserire il proprio nome utente e la password. Alcune aziende usano delle impostazioni proxy per l invio di posta elettronica. Per ottenere queste impostazioni, contattare il proprio amministratore di rete. Nella successiva finestra di dialogo della procedura guidata specificare se si desidera ricevere ulteriori da Ricoh. Nella finestra sottostante fare clic su [Fine] per uscire dalla procedura guidata. Pagina 11 di 99

12 Registrazione Al termine della procedura guidata è possibile registrare Print&Share. Qualora lo si desiderasse, è possibile modificare i propri dati dalla finestra di dialogo sottostante. Quindi fare clic su [Registra] e attendere alcuni istanti per la connessione ad Internet. Print&Share prova a connettersi automaticamente ad Internet. Se ciò non avvenisse, controllare le impostazioni della propria connessione a Internet. Qualora ancora non si riuscisse ad effettuare il collegamento, è possibile registrare il software anche in un altro modo. Se si effettua la registrazione via Internet, viene generato un codice di attivazione del software. Nota: il campo riferimento deve essere compilato solo se Print&Share è stato ottenuto da terzi (ad es. un produttore di hardware, un distributore o un fornitore) oppure durante un evento (ad es. una fiera commerciale). Se la registrazione non andasse a buon fine, perché, ad esempio, manca la connessione Internet, fare clic con il tasto destro del mouse sull icona Print&Share (in basso a destra, accanto alla barra delle applicazioni) e provare di nuovo ad effettuare la registrazione dal menu [Registrazione]. Pagina 12 di 99

13 Attivazione Dopo l elaborazione dell acquisto di Print&Share da parte dell amministrazione, il prodotto viene attivato automaticamente tramite un servizio Internet. Il programma Print&Share può essere attivato anche da un partner Ricoh. In entrambi i casi non sarà necessario fare nient altro per l attivazione. Mediante il pulsante [Acquista] è possibile seguire il processo di attivazione. Qualora non si avesse una connessione a Internet, il codice di attivazione può essere inserito manualmente. In quel caso, fare clic sul pulsante [Cambia] in alto a destra del programma, quindi su [Configurazione generale] [Attivazione] (in alto a destra). È importante che il nome di attivazione corrisponda al nome inserito nel modulo di registrazione. Se si cambia o aggiorna l hardware, cambia anche l ID hardware, pertanto sarà necessario un nuovo codice di attivazione. Controllo del formato della carta Si consiglia di verificare innanzitutto che il formato della carta di Print&Share sia installato correttamente. Nella versione americana di Windows il formato predefinito potrebbe essere impostato su Lettera anziché su A4. Nella schermata di configurazione di Windows è possibile fare clic sull icona della stampante per trovare tutte le stampanti installate. Fare clic con il pulsante destro del mouse su [Print&Share], quindi selezionare [Proprietà]. Verificare che il formato della carta sia impostato correttamente. Pagina 13 di 99

14 Guida introduttiva Avvio rapido Il primo lavoro di stampa con Print&Share mostra automaticamente un esempio di come può essere semplificata un attività. Mediante il profilo campionato "Print and Send" è possibile stampare un documento usando una stampante e inviare lo stesso documento in formato PDF via . Tuttavia, per poter inviare un documento via , è necessario avere un indirizzo . Vengono visualizzate due anteprime di stampa affiancate tra loro. Inviare quindi la stampa facendo clic sul pulsante [Invia] oppure su [Invia e chiudi]. Ci si aspetta che questo profilo non venga più utilizzato come profilo predefinito. Si potrebbe scegliere di utilizzare il profilo "Stampa" o "Predefinito" come profilo predefinito. Un profilo predefinito viene utilizzato principalmente per stampare con una stampante specifica. Pagina 14 di 99

15 Finestra di dialogo principale Introduzione Comparsa La finestra di dialogo principale è la finestra di dialogo più utilizzata che appare quando si invia un processo di stampa a Print&Share. La finestra di dialogo principale è una sorta di passaggio intermedio quando un lavoro di stampa viene inviato in stampa. Prima dell esecuzione del lavoro di stampa è possibile controllare rapidamente se si vogliono modificare delle impostazioni. Tuttavia, la finestra di dialogo principale non deve essere visualizzata per ogni processo di stampa. Per ulteriori informazioni consultare il capitolo Lavorare con i profilie in modo particolare la rubrica Creazione manuale dei profili e [Invia e chiudi automaticamente]. In questo capitolo viene descritto tutto ciò che si può fare nella finestra di dialogo principale. Come indicato in precedenza, normalmente la finestra di dialogo principale compare quando si invia un documento a Print&Share. Inoltre è possibile aprire la finestra di dialogo principale facendo clic sull icona Print&Share, che si trova in basso nell Area di notifica della finestra di Windows. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul menu [Visualizza Print&Share] per far aprire la finestra di dialogo principale. Le dimensioni e la posizione della finestra di dialogo principale sono le stesse dell ultima volta in cui è stato utilizzato Print&Share. Elementi della finestra di dialogo principale Di seguito vengono descritte le parti successive della finestra di dialogo principale: [Profilo], [Cambia], [Panoramica], i canali, la casella di controllo [Attiva], le funzionalità impostate, il Quick Editor, l icona Get More Editor, l area Info e i pulsanti di comando in basso. [Profilo] [Cambia] Il collegamento ipertestuale [Profilo] funge sia da etichetta per la selezione manuale dei profili siada collegamentoutile per aprire la finestra dalla quale si possono impostare le impostazioni profilo. Per l impostazione manuale dei profili consultare il capitolo Creazione manuale dei profili. Facendo clic sul pulsante [Cambia] in alto a destra nella finestra di dialogo principale Print&Share si viene trasferiti alla panoramica dei profili. È possibile creare, modificare, eliminare, importare, esportare e salvare nuovi profili. Pagina 15 di 99

16 [Panoramica] In questa panoramica vengono visualizzati i vari canali del profilo selezionato. Nella parte centrale del canale appare l anteprima del lavoro di stampa. Per potere visualizzare più dettagli del documento, fare doppio clic sull anteprima di stampa. In questa panoramica si trovano inoltre: [Attiva] Funzionalità Get More Editor Pagine attive Con questa casella di controllo è possibile far eseguire il canale oppure impostarlo su inattivo. Ciò che viene visualizzato dall icona "funzionalità" varia in base alla funzionalità selezionata nel canale. Facendo clic sull icona è possibile modificare le impostazioni in modo permanente. La descrizione delle diverse funzionalità si trova nel capitolo Funzionalità. Facendo clic sull icona in alto a destra del canale si accede al Get More Editor. Per ulteriori informazioni consultare il capitolo Get More Editor. Sotto l icona della funzionalità si trovano delle informazioni in formato testo sull esecuzione del canale, tra cui potrebbe essere compreso il nome della stampante. Facendo doppio clic sul testo, appare una panoramica dei processi di stampa di cui è possibile selezionare le pagine. È possibile visualizzare la finestra Pagine attive anche dall icona nell angolo in alto a destra sullo sfondo della [Panoramica] se ci si passa sopra il cursore del mouse. In questa finestra di dialogo è possibile fare clic su un anteprima di stampa per attivare o disattivare una pagina. La selezione effettuata influenza i dati nel campo Pagine attive. In questa finestra è possibile [attivare tutte le pagine] oppure [disattivarle tutte]. Inoltre è possibile ingrandire o ridurre le anteprime di stampa. Pagina 16 di 99

17 Quick Editor La riga di testo sotto l icona della funzionalità dà accesso ad un altra finestra di dialogo rispetto alla panoramica delle pagine attive. Facendo clic su questa riga di testo, viene visualizzata una nuova finestra di dialogo, dove è possibile cambiare delle piccole impostazioni. Le modifiche non vengono salvate nel canale. La finestra di dialogo cambia a seconda della funzionalità. Esempio con funzionalità di stampa: Stampante: per cambiare velocemente la stampantedi destinazione del file. Numero di copie: per cambiare la quantità delle stampe. Colore: Intervallo di stampa: per attivare o disattivare il colore dell output. Nella finestra di dialogo principale si trova un iconacolore. Questa icona è un collegamento velocea questo campo. L eventuale modifica non verrà salvata nelle impostazioni del profilo. è possibile selezionare le pagina da inviare in stampa. Dimensioni Info Le dimensioni del documento e le pagine selezionate per l anteprima. Uno spazio per ulteriori informazioni, informazioni sullo stato e un indicatore di stato dell output. Area informativa I canali Pulsanti di comando Print&Share può ricevere informazioni dalla stampante. Può trattarsi di informazioni sul livello del toner o sulla mancanza di carta nella stampante, per distinguere le notifiche dagli errori. Se viene rilevato un "warning" (avviso) oppure un "error" (errore) il colore di sfondo diventa rispettivamente arancione o rosso. Per ulteriori informazioni su queste notifiche, consultare i capitoli Configurazione generale, impostazioni, opzioni WMI e SNMP e Trigger. La quantità e il contenuto delle schede successive alla scheda [Panoramica] possono cambiare. Ciò dipende interamente dai canali inclusi nel profilo. Così, ad esempio, [Can. 1: Stampante] indica il primo canale nel profilo che utilizza la funzionalità della stampante. Per ulteriori informazioni su queste schede consultare il capitolo Get More Editor. In basso alla finestra di dialogo principale di Print&Share si trovano i seguenti pulsanti: [Anteprime stampa] Con questo pulsante è possibile decidere se si desidera visualizzare l anteprima di stampa di un canale in un determinato profilo. Pagina 17 di 99

18 ...Pulsanti di comando [Apri e Salva] Questo pulsante permette di eseguire attività con il processo di stampa che è stato abilitato nella finestra di dialogo principale di Print&Share oppure con un processo di stampa salvato. I file dei processi di stampa salvati hanno l estensione.opj. Le opzioni sono: [Apertura rapida] Apre un processo di stampa che viene salvato con il comando salvataggio veloce. [Salvataggio rapido] Salva il documento corrente o i documenticaricati in coda di stampa. [Annulla] [Apri] [Salva con nome] Apre una finestra del browser per caricare i processi di stampa salvati (file OPJ). Salva il documento corrente o i documenti caricati in coda di stampa con un nome file specifico. Con questo pulsante è possibile annullare i processi di stampa. Le opzioni sono: [Annulla documento corrente] Eliminare il documento attivo nella finestra di dialogo principale di Print&Share. [Annulla documenti caricati] Annullare i documenti caricati in coda di stampa. [Annulla tutti i documenti] Eliminare il documento attivo e tutti i documenti caricati in coda di stampa. [Chiudi] Chiudere la finestra di dialogo principale di Print&Share. [Invia] [Invia e chiudi] Selezionando questo pulsante, i processi di stampa vengono elaborati secondo le funzionalità impostate. Le opzioni sono: Il pulsante [Invia documento corrente], [Invia ed elimina documento corrente], i documenti in coda di stampa si possono inviare con [Invia documenti caricati], [Invia ed elimina documenti caricati in coda di stampa] e [Invia ed elimina tutti i documenti]. Dopo aver fatto clic su questo pulsante, i processi di stampa vengono inviati uno alla volta all output corrispondente. Dopodiché la finestra di dialogo principale di Print&Share si chiude. Appaiono i pulsanti di opzione [Invia e chiudi documento corrente] e [Invia e chiudi tutti i documenti]. Quest ultimo significa che verranno inviati anche i documenti caricati in coda di stampa. Pagina 18 di 99

19 Introduzione Configurazione generale Quando si utilizza Print&Share per la prima volta, è possibile eseguire la configurazione mediante la procedura guidata. Con la procedura guidata si possono inserire le informazioni dell azienda e dell utente, selezionare la stampante e configurare le impostazioni del fax e della posta elettronica. Qualora si volessero modificare queste impostazioni in un secondo momento, è sempre possibile farlo dal pannnello di configurazione generale di Print&Share. Configurazione generale Facendo clic sul pulsante [Cambia] nell angolo in alto a destra nella finestra Print&Share si passa alla panoramica dei profili. Fare clic sul pulsante [Configurazione generale] per visualizzare la finestra di dialogo dove si può impostare la configurazione. È possibile inserire varie impostazioni in varie schede. Queste impostazioni riguardano le impostazioni generali e predefinite di Print&Share. Ad esempio, ogniqualvolta si crea un nuovo profilo, per il quale si vuole utilizzare la funzione di stampa, viene selezionata la stampante qui indicata. Poiché le impostazioni generali per le funzioni sono identiche alle funzioni dei canali, consultare la descrizione dettagliata nel capitolo Funzioni. Consiglio: è possibile visualizzare la finestra di dialogo Configurazione anche facendo clic con il pulsante destro del mouse sull icona di Print&Share e selezionando l opzione di menu [Configurazione generale]. Pagina 19 di 99

20 Impostazioni Informazioni utente e azienda Fax * Stampante Stampante file Documento elettronico ** Outlook * Lotus Notes ** Riconoscimento * Inserire in questa scheda i dati aziendali e i dati utente. È inoltre possibile inserire il proprio logo. Successivamente nel GetMoreEditor sarà più facile recuperarlo. Per una descrizione dettagliata di questa funzionalità, consultare il capitolo Funzioni. Per una descrizione dettagliata di questa funzionalità, consultare il capitolo Funzioni. Per una descrizione dettagliata di questa funzionalità, consultare il capitolo Funzioni. Per una descrizione dettagliata di questa funzionalità, consultare il capitolo Funzioni. Per una descrizione dettagliata di questa funzionalità, consultare il capitolo Funzioni. Per una descrizione dettagliata di questa funzionalità, consultare il capitolo Funzioni. Per una descrizione dettagliata di questa funzionalità, consultare il capitolo Funzioni. In questa scheda è possibile attivare il riconoscimento dei profili e selezionare automaticamente un profilo in base alle informazioni specifiche contenute sul documento inviato su Print&Share. Per ulteriori informazioni sul riconoscimento dei profili, consultare l apposito capitolo Riconoscimento. Per profili specifici è possibile attivare/disattivare il riconoscimento. Se gli elementi per il riconoscimento del profilo sono presenti su più documenti, è utile lavorare con le priorità. Con le [freccette] a destra nella finestra di dialogo si può impostare la priorità del riconoscimento del profilo. Impostazioni generali Carta Formato predefinito: Dimensioni: impostare le dimensioni standard della carta display informativo delle dimensioni della carta È possibile aggiungere un nuovo formato carta mediante il pulsante [Modifica]. * Solo versione Professional e Corporate ** Solo versione Corporate Pagina 20 di 99

21 Opzioni Salva documentiinviati: cartella dove vengono salvati i documenti inviati. Profili memorizzati: cartella dove vengono salvati i profili. Per poter utilizzare gli stessi profili con diversi utenti, si può selezionare una cartella su un server. Cartella di lavoro di stampa: cartella temporanea per elaborare i lavori di stampa. Inserireautomaticamente gli spazi?: inserimento dinamico degli spazi durante il riconoscimento a seconda del tipo di carattere. Larghezza spazio: Editor: larghezza predefinita degli spazi selezionare l editor per il formato dei messaggi di posta elettronica. Metodi disponibili per rilevare lo stato della stampante: - SNMP Protocollo di scambio (Simple Network Management Protocol) con le periferiche (presa di rete). - WMI Protocollo di scambio (Strumentazione gestione Windows) con le periferiche. Necessario per le porte USB. - SNMP e WMI Combinazione di entrambi. Connessione a Internet: finestra di dialogo per definire le impostazioni proxy. Impostazione standard Terminal Server: permette di impostare Print&Share come stampante predefinita in un ambiente di accesso remoto di un server (ad es. Terminal Server Microsoft). Ciò avverrà solo dopo un periodo di tempo impostabile. Attivazione Protezione Versione corrente: Versione prodotto: Nome attivazione: informazioni relative alla versione di Print&Share. numero della versione del software di Print&Share. nome con il quale viene attivato Print&Share. Codice di attivazione: generalmente il codice di attivazione viene ricavato automaticamente tramite un servizio web online. Il codice di attivazione può essere inserito anche manualmente o incollato mediante il pulsante [Incolla]. Dal menu composizione veloce che si apre selezionando la [freccetta], è possibile rilevare il codice di attivazione più rapidamente rispetto al metodo automatico. Mediante questo menu è possibile caricare il codice di attivazione anche da un file. In questa scheda è possibile proteggere la configurazione generale e i profili con una password. Tuttavia, è necessario avere un nome utente e la password. La casella di spunta [Memorizza login] memorizza la password solo durante la sessione Print&Share attiva. La password non verrà memorizzata per utilizzi successivi. Pagina 21 di 99

22 Lavorare con iprofili Introduzione Dopo l installazione è presente almeno un profilo. Lo scopo è creare più profili per attività specifiche. Ad es. il profilo X per le stampe frequenti del documento 1, il profilo Y per stampare il documento 2. Attività specifiche sono ad esempio la realizzazione di fatture, preventivi, la stampa di promemoria, ecc. I profili possono essere creati sia manualmente sia mediante il wizard. In entrambi i casi, fare clic sul pulsante [Modifica], in alto a destra dello schermo, dopodiché è possibile creare un nuovo profilo facendo clic sul pulsante [Nuovo]. È possibile creare un nuovo profilo con la procedura guidata facendo clic su [Procedura guidata creazione profilo]. Procedura guidata creazione profilo Mediante la procedura guidata è possibile creare un profilo seguendo le istruzioni dettagliate. Fare clic sul pulsante [Modifica]. Quindi fare clic su [Procedura guidata creazione profilo] per aprire la procedura guidata. Appare la schermata di benvenuto. Fare clic su [Avanti] per passare alla schermata successiva. La procedura guidata è composta dalle seguenti fasi: Fase 1: Impostare qui il nome del profilo, ad es. fatturazione. Selezionare una o più azioni che possono essere eseguite con il profilo. In questo esempio creeremo un profilo in grado di stampare le fatture con una stampante e di inviarle anche via . Pagina 22 di 99

23 Fase 2: Queste fasi dipendono dalle azioni selezionate durante la fase 1. Definire le impostazioni per la stampa in questione. Le finestre sono come quelle che appaiono durante la configurazione manuale; la differenza è rappresentata dal fatto che le fasi sono relative solo al nuovo profilo. Fase 3: Comporre l che verrà inviata insieme alla fattura. Pagina 23 di 99

24 Fase 4: Dopo il completamento della procedura guidata, appare una panoramica del profilo creato. È ancora possibile apportare delle modifiche a qualsiasi parte del profilo. Pagina 24 di 99

25 Creazione manuale dei profili Aggiungi profilo Modifica profilo Aggiungi canale Impostazioni Generale Facendo clic sul pulsante [Cambia] nell angolo in alto a destra nella finestrainiziale di Print&Share si viene trasferiti alla panoramica dei profili. Fare clic sul pulsante [Nuovo] per creare un nuovo profilo. Oltre a questo metodo, è possibile creare un nuovo profilo facendo clic sull opzione [Nuovoprofilo...] in basso al menu a discesa. Per impostazione predefinita, il profilo viene chiamato Nuovo profilo #. Tuttavia è possibile cambiare il nome immediatamente. Per visualizzare le impostazioni predefinite del profilo, fare doppio clic sul profilo selezionato oppure selezionare il profilo e fare clic sul pulsante [Modifica]. Per impostazione predefinita, nei canali è sempre presente un canale di stampa. È possibile sostituire il canale con un altra funzionalità oppure è possibile aggiungervi altri canali, ognuno con una funzionalità specifica. È possibile aggiungere un canale ad un profilo e successivamente selezionare la funzionalità dal menu opzioni di una finestra di dialogo. Le funzionalità disponibili sono: , fax, stampante, stampa su file, documento elettronico, Outlook, Lotus Notes e stampante etichetta. Per ulteriori informazioni su tutte le funzionalità, consultare il capitolo dedicato alle funzionalità riportato più avanti in questo manuale. Una volta selezionata una funzionalità, fare clic sul pulsante [Aggiungi canale] per aggiungerlo al profilo. Un profilo può contenere un insieme di impostazioni. Facciamo una distinzione tra impostazioni generali, impostazioni che riguardano la configurazione di un canale specifico e impostazioni di riconoscimento. In questo caso, ci limitiamo alle impostazioni generali. Per le impostazioni specifiche dei canali, consultare il capitolo Funzionalità. Per le impostazioni di riconoscimento, consultare il capitolo Riconoscimento. Nella scheda Generale è possibile installare cose che riguardano le impostazioni generali di un profilo: Nome profilo: per definire o modificare il nome del profilo. Successivamente i profili verranno visualizzati in ordine alfabetico. Aggiungi: con il pulsante [Aggiungi canale] è possibile aggiungere un canale. Mediante il menu opzioni si può decidere quali funzionalità si vogliono aggiungere al canale. Elimina: Ordine canale: con il pulsante [Elimina canale] è possibile eliminare dei canali. Mediante il menu opzioni è possibile decidere quali funzionalità eliminare dal canale. specificare l ordine dei canali. Sequenza e trigger * : consultare il relativo capitolo per ulteriori informazioni. Descrizione profilo: qui è possibile inserire una descrizione del profilo più ampia (scopo, funzionamento, ecc.). * Solo versione Professional e Corporate Pagina 25 di 99

26 Accesso rapido: Formato carta: Output: per definire un tasto o una combinazione di tasti per andare rapidamente al profilo in questione. dimensioni standard della carta nella stampante. qui è possibile scegliere tra tre opzioni: [Normale] Con questa impostazione i processi di stampa non vengono modificati, ma vengono inviati alla stampante così come vengono ricevuti dal programma. [Invia ogni pagina del documento separatamente] Il processo di stampa viene suddiviso in vari processi di stampa. Le pagine vengono divise una ad una in base al riconoscimento delle parole, restando tuttaviaintere. [Unisci contenuto pagine] È possibile unire vari processi di stampa per stamparli insieme. Ciò può essere utile soprattutto quando ad esempio i processi di stampa devono essere uniti fino a formare un libro. Print&Share funziona solo con un formato carta per canale, pertanto non è possibile passare da un formato di carta all altro durante l esecuzione di un processo di stampa combinato. Opzioni: [Invia e chiudi automaticamente] Se questa opzione è spuntata, Print&Share non apparirà più sullo schermo. Il processo di stampa viene inviato direttamente oppure in base al riconoscimento delle parole. [Applica impostazioni larghezza spazio] Questa impostazione è importante solo per il riconoscimento dei dati del processo di stampa; in particolar modo quando si uniscono le parole, è comodo impostare la larghezza degli spazi. [Proteggi profilo tramite login] Per impedire che vengano apportate delle modifiche indesiderate, è possibile impostare una password. [Numero di invii del profilo] * Con questa impostazione è possibile stabilire quante volte può essere inviato il profilo. Questa proprietà può anche essere definita come profilo ciclico. Backup Backup / Ripristina Facendo clic sul pulsante [Cambia] nell angolo in alto a destra nella finestra Print&Share si viene trasferiti alla panoramica dei profili. Mediante il pulsante [Backup] è possibile scegliere se proteggere i profili o se aggiungerli nuovamente. È possibile decidere se effettuare un backup dei profili, delle impostazioni della configurazione e delle impostazioni utente. * Solo versione Professional e Corporate Pagina 26 di 99

27 Funzioni Stampante Introduzione Per configurare la stampa con una stampante, dalla finestra di dialogo Profilo selezionarela scheda [Configurazione canale]. In questa scheda si trovano le impostazioni di base della stampante. Mediante il pulsante [Proprietà] è possibile impostare proprietà molto specifiche per la stampante in questione. Selezionandolo vengono visualizzate le impostazioni del produttore della stampante. Stampante Formato carta Orientamento pagina Vassoio di alimentazione Qui si può selezionare la stampante che si vuole usare con il profilo. Da qui è possibile selezionare le dimensioni della carta. Print&Share può cambiare formato della carta durante un processo di stampa. Per fare ciò bisogna selezionare Automatico. Da qui è possibile selezionare l orientamento della carta. È possibile scegliere tra Verticale, Orizzontale e Automatico. Print&Share permette di passare da un tipo di orientamento all altro durante un processo di stampa. Per fare ciò bisogna selezionare Automatico, che è anche l impostazione predefinita. Da qui è possibile selezionare un vassoio specifico da far usare alla stampante. L impostazione predefinita della stampante per il vassoio di alimentazione è Auto Tray Select (selezione automatica del vassoio). Pagina 27 di 99

28 Vassoi di alimentazione specifici Altro La voce [Vassoio di alimentazione] è anche un collegamento ipertestuale sul quale si può fare clic per creare delle impostazioni specifiche per pagina (intervallo), dopodiché appare la finestra di dialogo Impostazioni specifiche page range. Nella finestra di dialogo è possibile inserire un page range (intervallo pagine) del processo di stampa e assegnare un determinato vassoio alla stampante. Per l intervallo pagine è possibile stabilire una posizione fissa della pagina oppure la si può stabilire autonomamente. Ad esempio, 1 indica la pagina 1, 4-6 le pagine da 4 a 6, SecondLastPage la penultima pagina e LastPage l ultima pagina. Con il pulsante [Aggiungi] è possibile inserire altri intervalli pagine. Per le pagine che appaiono più volte, vengono stampate delle copie addizionali. Grazie a questa opzione, è possibile stabilire che una pagina venga stampata contemporaneamente da vari vassoi di alimentazione. In questo caso, è necessario selezionare ogni volta lo stesso intervallo di pagine, ma da diversi vassoi di alimentazione. L ordine delle pagine all interno dell intervallo di pagine può essere stabilito nel processo di stampa mediante l impostazione Ordina pagine con. Sotto Altro si trovano le seguenti impostazioni: Margine: [Numero di copie]: Pagine su 1 foglio: Unisci contenuto pagine: Colore: Fronte-retro: indicare qui il margine globale in cm. indicare qui la quantità di copie necessaria. Mediante il collegamento ipertestuale è possibile stabilire il numero di copie anche mediante i metodi di riconoscimento. Per la descrizione dei vari metodi consultare il capitolo Riconoscimento. questa impostazione permette di stampare una o più pagine su un foglio. Ad es. 2 pagine in formato A5 su una pagina A4. Questa proprietà può anche essere descritta come "più pagine su un foglio". questa opzione permette di unire più pagine su un foglio. Print&Share ricalcola gli spazi vuoti sulla pagina corrente e la copertura dell inchiostro della pagina seguente ed eventualmente le unisce. È possibile unire alcune pagine con lo stesso layout (dimensioni e orientamento). Per poter utilizzare questa proprietà potrebbe essere necessario eliminare l intestazione e le note a piè di pagina dal documento. Fare clic sul collegamento ipertestuale per stabilire i margini superiore ed inferiore che devono essere omessi. per stabilire se la stampa deve essere a colori. per stabilire se la stampa deve essere fronteretro. Pagina 28 di 99

29 Selezione pagina Intervallo Se si fa clic sul pulsante [Selezione pagina], si apre una nuova finestra di dialogo. In questa schermata è possibile stabilire quali pagine devono essere stampate. Print&Share può effettuare la selezione della pagine in base all intervallo del numero delle pagine, al requisito colore e al riconoscimento. Inoltre è possibile combinare le selezioni. Da questa scheda si può definire l intervallo della pagine; in altre parole, quali pagine devono essere stampate. Per impostazione predefinita vengono stampate tutte le pagine. Tuttavia, è possibile scegliere di stampare solo: - la prima pagina; (1) - le pagine dispari; (Odd) - le pagine pari; (Even) - la penultima pagina; (SecondLastPage) - l'ultima pagina. (LastPage) Le definizioni corrispondenti sono riportate tra virgolette. Inoltre, è possibile creare la propria selezione. Ad es. se si vogliono stampare tutte le pagine tranne l ultima, specificare: 1 - SecondLastPage. Un altro esempio: 1, 2, 4-6 per selezionare le pagine 1, 2, 4, 5, 6. Requisito colore * Inserisci pagine Con questa scheda si può creare un valore colore o un requisito colore prima di stampare la pagina. È possibile creare un opzione in cui: - la pagina può contenere solo gradazioni di grigio - la pagina deve essere a colori - la percentuale della stampa a colori all interno della pagina deve essere inferiore rispetto ad un valore preimpostato (in %) - la percentuale della stampa a colori all interno della pagina deve essere superiore rispetto ad un valore preimpostato (in %). Una volta create tutte le impostazioni desiderate, fare clic su [OK]. Qualora non si volessero salvare le impostazioni, fare clic su [Annulla]. In entrambi i casi, si ritorna alla finestra di dialogo Profilo. Facendo clic sul pulsante [Inserisci pagine] è possibile stampare pagine addizionali nel processo di stampa con un testo personalizzato. Ad esempio, ciò è particolarmente comodo quando si devono stampare i termini e le condizioni di vendita con una stampante fronte retro. Grazie a questa impostazione è possibile aggiungere una copertina al documento. Per poter aggiungere rapidamente una copertina, fare clic sul pulsante [Inserisci modello]. In questo modo è possibile scegliere tra due tipi di copertine preimpostate. Una volta create tutte le impostazioni desiderate, fare clic su [OK] per chiudere la finestra di dialogo e salvare le impostazioni. Qualora non si volessero salvare le impostazioni, fare clic su [Annulla]. * Solo versione Professional e Corporate Pagina 29 di 99

30 Generale Scheda Con la funzionalità si definiscono i messaggi elettronici che appartengono ad un determinato processo di stampa. Si può impostare l e l allegato. L allegato viene da un lavoro di stampa. Non dimenticare di inserirei dati relativi all SMTP. In questa area è possibile impostare l di accompagnamento: mittente: Nome mittente: Rispondi a: Oggetto: Cc: Bcc: indirizzo del mittente nome del mittente indirizzo dove deve essere inviata la risposta oggetto del messaggio per inviare una copia dell a questo indirizzo per inviare una copia carbone dell a questo indirizzo [Modifica ] Con questo pulsante è possibile inserire il testo dell . Consiglio: usare la combinazione di tasti [MAIUSC]+[Invio] per posizionare le righe di testo una sotto l altra. Pagina 30 di 99

31 Allegati Le impostazioni nell area "Documento" riguardano le proprietà dell allegato dell . L allegato è il risultato del lavoro di stampa. Invia documento come: qui è possibile scegliere di inviare il lavoro di stampa come allegato all . Le altre opzioni sono: Immagine e Non inviare. Tipo di allegato: Opzioni: PDF è il formato predefinito. I formati PDF e TIFF uniscono varie pagine del documento in un file, mentre altri formati di file creano un allegato a parte per ogni pagina del documento. Se si fa clic sul pulsante [Opzioni] si apre una nuova finestra di dialogo. È possibile impostare varieopzioni PDF. In modalità PDF selezionare la modalità, dopodiché selezionare PDF, PDF/A-1b Compatibile ** oppure Attiva protezione ** apponendo un segno di spunta alla casella corrispondente. Se si spunta PDF/A Compatibile **, è possibile attivare un PDF legale per l archiviazione, compatibile con il formato PDF/A-1b di ISO Spuntando questa opzione, viene visualizzata una scheda addizionale per raccogliere i metadati via XMP nel PDF. È possibile aggiungere dei campi manualmente e, mediante il riconoscimento, far inserire i valori dal documento. È possibile scegliere di attivare la compressione. Con questa opzione si ottengono dei file in formato PDF più piccoli. Con l opzione Attiva protezione ** è possibile attivare la protezione. Fare clic sul pulsante [Proprietà protezione] per creare le proprietà della protezione. Nella scheda Metadati File ** inserire i dati relativi all allegato. Si tratta dei metadati del file (DocInfo). Qui si possono inserire i seguenti dati: Titolo Oggetto Parole chiave Autore Designer Questi metadati possono essere impostati anche mediante il riconoscimento. Nome allegato: per assegnare un nome statico o dinamico all allegato. Un nome dinamico può essere rilevato durante il riconoscimento del documento. In questo caso selezionare l opzione Riconoscimento parametri tra le opzioni del pulsante [Aggiungi]. Per la descrizione dei vari metodi per il riconoscimento, consultare l apposito capitolo sul riconoscimento in questo manuale. Ricevuta di lettura Spuntando questa casella, è possibile chiedere al destinatario di inviare una ricevuta di lettura. ** Solo versione Corporate Pagina 31 di 99

32 Selezione pagina * Intervallo Facendo clic su questo pulsante, si apre una nuova finestra di dialogo. In questa schermata è possibile stabilire quali pagine devono essere allegate Print&Share può effettuare la selezione delle pagine in base al numero di pagine oppure in base al requisito colore. È possibile combinare entrambe le selezioni. Da questa scheda si può definire l intervallo delle pagine; in altre parole, quali pagine devono essere allegate. Per impostazione predefinita vengono allegate tutte le pagine. Tuttavia, è possibile scegliere di allegare solo: - la prima pagina; - le pagine dispari; - le pagine pari; - la penultima pagina; - l ultima pagina. Inoltre è possibile impostare una selezione personalizzata. Ad es. se si vogliono allegare tutte le pagine tranne l ultima, si può specificare: 1 - SL. Requisito colore * Con questa scheda è possibile creare un valore colore o un requisito colore che devono essere soddisfatti prima di poter allegare il documento. È possibile creare un opzione in cui: - la pagina può contenere solo gradazioni di grigio - la pagina deve essere a colori - la percentuale della stampa a colori all interno della pagina deve essere inferiore rispetto ad un valore preimpostato (in %) - la percentuale della stampa a colori all interno della pagina deve essere superiore rispetto ad un valore preimpostato (in %). Una volta create tutte le impostazioni desiderate, fare clic su [OK]. Qualora non si volessero salvare le impostazioni, fare clic su [Annulla]. In entrambi i casi, si ritorna alla finestra di dialogo Profilo. Inserisci pagine SMTP Facendo clic sul pulsante [Inserisci pagine] è possibile inviare pagine addizionali nell con un testo personalizzato. Ciò è particolarmente utile ad esempio quando si devono inviare i termini e le condizioni di vendita. Per impostazione predefinita, in un i termini e le condizioni di vendita vengono inclusi nell ultima pagina. Per poter inviare , è necessario inserire il server di posta elettronica in uscita (server SMTP). Lasciare vuoti il nome utente e la password, a meno che non si usi un proprio server di posta elettronica. Se si utilizza un account di Microsoft Exchange Server, è possibile impostare anche la porta. La porta predefinita è la 25. * Solo versione Professional e Corporate Pagina 32 di 99

33 Nota Proxy Se non si riesce a inviare un , è possibile che non si riesca ad accedere a Internet a causa delle impostazioni proxy ** della propria rete. Se così fosse, selezionare innanzitutto la scheda [Impostazioni generali] da [Configurazione generale] per impostare come Print&Share deve effettuare la connessione Internet. Se si fa clic sul pulsante [Modifica], di seguito appare la finestra di dialogo [HTTP] per le impostazioni proxy: È possibile selezionare le impostazioni proxy di Windows oppure creare le proprie impostazioni. Nella finestra di dialogo è possibile configurare le seguenti impostazioni: Indirizzo: Convalidare: Login e Password: Disabilita proxy per: indirizzo IP e la porta del server proxy. con questa impostazione si stabilisce se il server proxy richieda una convalida da parte dell utente. Selezionare Login oppure Usa autenticazione di Windows. Login e password per la convalida di una connessione a Internet tramite proxy. il proxy può essere disabilitato per il traffico locale. Le impostazioni proxy HTTP per la funzionalità nella scheda [ ], [impostazioni SMTP], [Avanzate], [Proxy HTTP predefinito], [Modifica] sono identiche alle impostazioni proxy HTTP nelle [Impostazioni generali]. ** Solo versione Corporate Pagina 33 di 99

34 Fax * Generale Copertina Con la funzione fax è possibile inviare automaticamente dei fax dal lavoro di stampa. Print&Share supporta tra gli altri Microsoft Fax e Microsoft Fax Server (SBS 2003, Windows Server 2003, ecc.). In Windows questi software per fax si trovano da [Start] ->[Impostazioni] ->[Stampanti e fax]. Eventualmente è possibile aggiungere una copertina e un allegato. L allegato viene dal lavoro di stampa. Per configurare l attività con un fax, dalla finestra di dialogo Profilo selezionare la scheda Configurazione canale. Da qui si può impostare la copertina del fax: Aggiungi un modello di copertina: Modello: Nome: Numero fax: Da qui è possibile aggiungere una copertina predefinita. selezionare un modello a scelta. Con il pulsante [Modifica] è possibile apportare delle modifiche. nome del mittente. proprio numero di fax. Anche gli altri campi sono relativi al mittente del fax. Molti di questi dati saranno già stati forniti durante la procedura di installazione o di registrazione. * Solo versione Professional e Corporate Pagina 34 di 99

35 Opzioni fax Inserisci pagine Numero fax Da qui si effettuano le impostazioni di invio fax. Dispositivo fax: Invia un nuovo fax solo...: Prefisso fax: Abilita monitoraggio fax: selezionare un fax installato supportato. attendere che l invio del fax precedente sia terminato prima di inviare un nuovo fax. Queste proprietà sono relative al software per fax di Microsoft. ad esempio un eventuale 0 per accedere alla linea esterna. per abilitare il monitoraggio dei fax di Microsoft quando si invia un fax. Facendo clic sul pulsante [Inserisci pagine] è possibile inviare pagine addizionali nel fax con un testo personalizzato. Ciò è particolarmente utile ad esempio quando si devono inviare i termini e le condizioni di vendita. Per impostazione predefinita, i termini e le condizioni di vendita vengono inclusi nell ultima pagina del fax. Per il rilevamento automatico del numero di fax, consultare il capitolo Riconoscimento. Pagina 35 di 99

36 Stampasu file Introduzione Formato Destinazione Con la scheda Stampa su file è possibile generare dei file dal lavoro di stampa. Questa funzione permette di archiviare facilmente i documenti in uscita. Impostare il formato del file che si vuole creare. Print&Share supporta i formati PDF, EMF, JPG, PNG, TIFF e ASCII. È possibile scegliere di attivare la compressione. Con questa opzione si ottengono dei file in formato PDF più piccoli. Una variante del formato PDF è il PDF/A-1b. Questi formati sono definiti dallo standard ISO :2005 e vengono usati spesso come formato legale per l archiviazione. Possono incorporare i metadati XMP **. Le prossime impostazioni riguardano la destinazione dell output, il nome del file e le azioni specifiche per la creazione di un file. Tipo percorso: è possibile decidere se salvare il file sul proprio PC/rete oppure se caricarlo su Internet. È necessario selezionare il protocollo. Percorso: Qualora si desiderasse inviare il lavoro di stampa su Internet, si può scegliere tra FTP e HTTP/HTTPS. Fare clic sul pulsante [Modifica] per inserire i valori necessari per l accesso all indirizzo Internet. Con il pulsante [Modifica] è possibile impostare il percorso dove si vuole salvare il file. Può trattarsi di un percorso statico o dinamico proveniente dai valori di riconoscimento del lavoro di stampa, oppure può contenere un indirizzo indiretto da un file di database. In quest ultimo caso il valore di riconoscimento rimanda al nuovo percorso specificato. Salva con nome: successivamente è possibile visualizzare la finestra di dialogo [Salva con nome] quando il file già esiste. Nome file: assegnare un nome statico o dinamico 1 al file. Un nome dinamico 1 può derivare dai valori riconosciuti nel documento. Usare perciò l opzione Parametro riconoscimento tra le opzioni presenti nel pulsante [Aggiungi]. Per la descrizione dei vari metodi per il riconoscimento, consultare l apposito capitolo Riconoscimento in questo manuale. Quando il file esiste già: se già esiste un file con lo stesso nome, ci sono diverse possibilità. Si può: - sovrascrivere il file; - non salvare il file; - creare un nome file unico; - visualizzare nuovamente la finestra di dialogo [Salva con nome]. Processo finale: dopo aver salvato il file, è possibile fare eseguire automaticamente un ultima operazione. Ad esempio, si potrebbe attivare un altro programma. Può essere utile far recuperare il file automaticamente da un programma (DMS) per l archiviazione. ** Solo versione Corporate Pagina 36 di 99

37 Le opzioni sono: - Nessuno: non viene eseguito alcun processo finale addizionale. Esempio - Esegui file: esecuzione di un file (Modalità di modifica). Avviare in base all estensione del file del programma in questione. - Avvia programma: avvia un altro programma. Fare clic sul pulsante [Modifica risultato] per inserire i parametri con il comando di avvio. - File VB Script: per inizializzare lo script di Visual Basic. Anche qui è possibile inserire dei parametri. Formato carta Inserisci pagine È possibile impostare il formato della carta del file di output. È possibile scegliere tra le seguenti tre opzioni: - Formato carta stampato: il formato è lo stesso del documento stampato; - Formato carta standard: il formato è un formato standard. Le dimensioni dell immagine verranno modificate in base al formato della carta; - Formato carta personalizzato: è possibile inserire il proprio formato. Facendo clic sul pulsante [Inserisci pagine] è possibile aggiungere al file delle pagine addizionali con un testo personalizzato. Oltre all editor predefinito, è possibile caricare anche MS Word per avere altre opzioni di formattazione. Pagina 37 di 99

38 Documento elettronico ** Introduzione Tipo file Destinazione XSD Con la funzionalità Documento elettronico è possibile creare un file con i dati del lavoro di stampa. Questa funzionalità ha diverse aree di applicazione, come ad esempio: - la creazione di ordini elettronici di stampa; - il rilevamento di dati da un lavoro di stampa; - presentazioni elettroniche; - la creazione di fatture elettroniche. Il tipo di file che si vuole creare. Print&Share è in grado di creare file in formato Extensible Mark-up Language (XML), Comma-separated values (CSV) e file di testo (TXT). I set di caratteri possono essere definiti nel campo [Codifica]. Poiché i campi relativi alla categoria in questione sono gli stessi di quelli relativi alla stampa su file, consultare la descrizione di quest ultima per informazioni sui campi di destinazione. XSD significa "XML Schema Definition". Questo file determina quali informazioni devono essere rilevate dal documento elettronico. Con il pulsante [Sfoglia] è possibile prelevare un file XSD. Una volta caricato lo schema, vengono visualizzati i campi da prelevare. Mediante i vari pulsanti [Modifica] si può stabilire come e dove possono essere trovate le informazioni sul lavoro di stampa. Il pulsante [Modifica] indirizza in realtà verso i vari tipi di riconoscimento che sono disponibili in Print&Share. Consultare il capitolo relativo al Riconoscimento per ulteriori informazioni al riguardo. Quando si installa Print&Share viene creato un file XSD di esempio (indirizzo.xsd). Per ulteriori informazioni sullo schema XSD andare su: Predefinito È possibile utilizzare anche un canale di documentazione elettronica predefinito, che crea un file binario eopp. In un canale predefinito il metodo di riconoscimento è fisso, con la conseguenza che non è più possibile premere il pulsante [Modifica]. ** Solo versione Corporate Pagina 38 di 99

39 Outlook * Introduzione Login Outlook Destinazione Calendario Con la funzione Outlook è possibile creare delle note automatiche in Microsoft Outlook 2003, 2007 e 2010, sia per il calendario che per le attività. Ad esempio, nel caso di un preventivo, è possibile inserire automaticamente tutti i follow-up nel calendario. Ciò può avvenire dopo un determinato numero di giorni dalla data corrente, oppure in una data che appare nel documento. Il documento del lavoro di stampa può essere inserito in Outlook. Attenzione: questa funzione non può essere utilizzata con Outlook Express. Il nome utente e la password sono validi solo per i diritti degli utenti di Outlook. Se si può scrivere nel proprio calendario o nel calendario di un collega all interno della rete senza bisogno di inserire una password addizionale, questi campi possono essere lasciati vuoti. Qualora i diritti di Outlook impostati non consentissero di scrivere nel calendario o nella gestione attività di qualcun altro, sarà necessario inserire il proprio nome utente e la password. Provare innanzitutto lasciando i campi vuoti. Utente condiviso: Elemento di Outlook: Riunione: Oggetto: Posizione: Specificare in quale calendario si vuole scrivere. Se si vuole scrivere nel proprio calendario, questo campo può essere lasciato vuoto. si può scegliere tra Calendario, Attività e Note. spuntando questa casella, è possibile inviare un invito ad una persona specifica. La persona da invitare può anche essere stata rilevata mediante il riconoscimento dell del lavoro di stampa. oggetto dell elemento in calendario. È possibile utilizzare un valore di riconoscimento dal lavoro di stampa. luogo dove si svolge la riunione. È possibile utilizzare un valore di riconoscimento dal lavoro di stampa. Ora inizio: specificare l ora di inizio della riunione. Dal pulsante [Parametri] è possibile ricavare l ora di inizio dal lavoro di stampa. Durata: Categorie: Allegato: specificare quanto durerà l attività. Anche in questo caso, la durata può derivare dal riconoscimento del lavoro di stampa. le note possono essere suddivise per categorie in base alle impostazioni di Outlook. È possibile utilizzare un valore di riconoscimento dal lavoro di stampa. specificare se il documento del lavoro di stampa deve essere inserito nel calendario. Inoltre, è possibile specificare il nome dell allegato. * Solo versione Professional e Corporate Pagina 39 di 99

40 Attività Oggetto: % completamento: oggetto dell elemento dell attività. È possibile utilizzare un valore di riconoscimento dal lavoro di stampa. la percentuale dell avanzamento dell attività. Data inizio: specificare la data di inizio dell attività. Dal pulsante [Parametri] è possibile riconoscere l ora di inizio dal lavoro di stampa. Durata: Priorità: Categorie: Allegato: specificare quanto durerà l attività. Anche in questo caso, la durata può derivare dal riconoscimento del lavoro di stampa. selezionare la priorità dell attività. le note possono essere suddivise per categorie in base alle impostazioni di Outlook. È possibile utilizzare un valore di riconoscimento dal lavoro di stampa. specificare se il documento del lavoro di stampa deve essere inserito nel calendario. Inoltre, è possibile specificare il nome dell allegato. Nota Titolo: Contenuto: Categorie: titolo della nota. Questo valore viene inserito come prima riga di testo nella nota. È possibile utilizzare un valore di riconoscimento dal lavoro di stampa. resto del testodella nota. È possibile utilizzare un valore di riconoscimento dal lavoro di stampa. Nota: per poter unire vari riconoscimenti, in [Modifica risultato] è necessario spuntare la casella [Unisci risultato]. È possibile unire i valori riconosciuti per pagina selezionando [Tutto]. Nota 2: la posizione di riconoscimento da [Altro] non permette di unire i testi. le note possono essere suddivise per categorie in base alle impostazioni di Outlook. È possibile utilizzare un valore di riconoscimento dal lavoro di stampa. Pagina 40 di 99

41 Lotus Notes ** Introduzione Login Lotus Notes Tipo Con la funzione Lotus Notes è possibile creare automaticamente degli elementi nel calendario e nelle attività nell omonima applicazione. Scenario: si riceve un ordine e si deve inoltrare questa attività ad un collaboratore. Con Print&Share si potrebbe stampare l ordine e, servendosi di questa funzione, inserirlo immediatamente nelle attività in Lotus Notes del collaboratore. È già possibile inserire alcune impostazioni relative alla lingua. Inoltre è possibile rilevare determinati valori dal lavoro di stampa. Il nome utente, la password e il server possono essere necessari, a seconda dei diritti impostati in Lotus Notes dall utente in questione. Qui si possono specificare sei tipi diversi di funzionalità Lotus Notes. Si tratta di: appuntamento (appointment), riunione (meeting), compleanno (anniversary), giornata intera (all day event), promemoria (reminder), attività (to do). Per la maggior parte dei tipi, i campi delle schede [Generale], [Descrizione], [Allegati] e [Opzioni] sono uguali e pertanto queste vengono descritte insieme. Tuttavia, può capitare che alcuni campi siano diversi. [Generale] [Descrizione] [Allegati] Oggetto: Quando: Chi: Dove: Categorie: Descrizione: Allegato: Tipo allegato: Nome allegato: Altro allegato: oggetto delle informazioni che devono essere inserite in Lotus Notes. Per selezionare i dati di un lavoro di stampa, è possibile usare il metodo di riconoscimento facendo clic sul pulsante [Aggiungi]. ora di inizio e durata delle informazioni da inserire. Il pulsante [Parametri...] può essere utilizzato per specificare le impostazioni mediante il riconoscimento. indirizzi inseriti nei campi Rispondi a, Cc e Bcc delle persone a cui sono indirizzate le informazioni in Lotus Notes. Gli indirizzi possono essere inseriti dal lavoro di stampa. luogo e stanza dove si svolge l appuntamento. è possibile suddividere gli appuntamenti in base alle categorie disponibili in Lotus Notes. descrizione dettagliata delle informazioni che devono essere inserite in Lotus Notes. specifica se il lavoro di stampa deve essere inserito in Lotus Notes come allegato. selezione dei vari tipi di file disponibili per gli allegati, ad es. PDF. per impostazione predefinita, il lavoro di stampa in Print&Share è il nome del processo di stampa, tuttavia può essere modificato. una selezione di eventuali allegati aggiuntivi. [Opzioni] Attiva allarme: impostazione di un segnale di allarme riguardo le informazioni in Lotus Notes. ** Solo versione Corporate Pagina 41 di 99

42 Etichetta Generale Carta [Font] [Riconosciment o indirizzo] Riconosciment o parametro Riconosciment o libero Proprio indirizzo [Etichette su 1 foglio] Con la funzionalità etichetta, Print&Share è in grado di riconoscere in modo dinamico l indirizzo di un corrispondente. Ad esempio se si stampa una lettera provvista di indirizzo, in questo canale Print&Share riconosce automaticamente l indirizzo e può stamparlo come etichetta. Specificare il formato dell etichetta. Specificare il tipo di carattere dell etichetta. Print&Share è in grado di riconoscere un indirizzo mediante il riconoscimento dei parametri o un riconoscimento libero. Questa proprietà si dedica alla selezione di un blocco di indirizzi completo. Ciò richiede un altro approccio rispetto al normale riconoscimento per trovare uno o più valori all interno di un documento. Dalla finestra di dialogo Riconoscimento selezionare la scheda [Specificato] e selezionare il pulsante [Valori specificati] con l opzione Tutto corrispondente all espressione regolare.* Servendosi del pulsante [Limiti], disegnare un quadrato intorno al blocco di indirizzo e selezionare la pagina del documento facendo clic sul pulsante [Intervallo]. Il riconoscimento libero si basa sull intelligenza artificiale. La condizione necessaria è che l indirizzo sia esattamente come se dovesse essere usato per una busta con finestra. Il riconoscimento dinamico dipende dalla visualizzazione dell indirizzo. Poiché questo riconoscimento non procede sempre senza problemi, il sistema è stato ampliato con delle parole riconoscibili tipiche degli indirizzi, perciò Print&Share riesce a verificare i dati inseriti in un file database contenente parole come strada, via, viale, vialetto, ecc... Questo file può essere ampliato manualmente aggiungendo parole al file AddressRecognitionStrings.txt. È possibile trovare la posizione del file facendo clic su [Indirizzo riconoscimento] nel campo [Percorso file con parole riconoscimento]. Il file può essere modificato con il Blocco Note Microsoft. Con entrambi i metodi è possibile escludere il proprio indirizzo. Questo campopermette di specificare quante etichette possono essere stampate su un foglio di carta. * Solo versione Professional e Corporate Pagina 42 di 99

43 Riconoscimento profilo * Riconoscimento Introduzione Durante la stampa di un documento, Print&Share cerca un dato specifico e decide, in base al confronto, quale profilo deve essere usato. Questo processo si chiama Riconoscimento. È possibile scegliere tra Riconoscimento libero e Riconoscimento parametri. Ad esempio: se Print&Share trova la parola "pubblicazione" nel testo, è possibile scegliere automaticamente un profilo per stampare il documento e inviare un alla redazione di una rivista. Un altro esempio: durante la stampa di un documento con una stampante, Print&Share cerca una parola specifica all interno del documento, se la trova, non sceglierà il profilo predefinito, ma un profilo preimpostato. Non soltanto il documento viene inviato alla stampante, ma viene creato anche un PDF archiviabile e un documento elettronico (XML) con metadati ** ad esso associato. Attenzione: non dimenticare che, se si desidera impostare il riconoscimento profilo, è necessario inviare il lavoro di stampa a Print&Share. [Riconoscimento] Qui viene specificato con quali parole o parametri il profilo verrà usato o attivato. Elaborazione Se il riconoscimento del profilo è attivo, ogni volta viene elaborato un solo processo di stampa. Qualora venissero stampati più documenti, nella finestra di dialogo principale appare un messaggio relativo alla coda di stampa con la dicitura "Documenti in attesa del riconoscimento profilo". * Solo versione Professional e Corporate ** Solo versione Corporate Pagina 43 di 99

44 Riconoscimento libero Riconoscimento parametro * Print&Share cerca tutti gli indirizzi possibili all interno del documento. A seconda delle impostazioni, tutti gli indirizzi o solo il primo indirizzo vengono inseriti nel campo Rispondi a. Inoltre è possibile stabilire quali indirizzi inserire nei campi Cc e/o Bcc. Se non si vuole che Print&Share decida quale indirizzo inserire nel campo E possibile personalizzare i parametri. Se anche il proprio indirizzo appare nella stampa, si può scegliere di non farlo usare selezionando l opzione Escludi proprio indirizzo . Tuttavia, questo indirizzo deve essere già stato impostato nelle informazioni utente. * Solo versione Professional e Corporate Pagina 44 di 99

45 Fax * Numero fax Per l attivazione del fax o della stampante è possibile impostare il riconoscimento mediante i parametri. L impostazione dei parametri verrà descritta in seguito. * Solo versione Professional e Corporate Pagina 45 di 99

46 Stampa Riconoscimento stampa * Con questa proprietà di Print&Share è possibile stabilire se stampare o meno un lavoro di stampa. Viene effettuato un controllo per individuare una parola nel lavoro di stampa. Lingua Riconoscimento lingua ** In base al riconoscimento di alcune parole tipiche di una lingua, come ad esempio invoice (fattura), è possibile stabilire la lingua del documento stampato. Poiché Print&Share permette di inserire pagine in un lavoro di stampa, può essere utile riconoscere la lingua del documento, così, ad esempio, si possono aggiungere le condizioni di vendita nella lingua corretta. Qualora lo si voglia, la funzione Inserisci pagine può essere legata a questa determinata lingua. Consiglio: nella guida pratica (Practical guide) si trova una descrizione della funzione Selezione lingua messaggio di posta elettronica ( by language detection) che si avvale del riconoscimento della lingua. * Solo versione Professional e Corporate ** Solo versione Corporate Pagina 46 di 99

47 Altri riconoscimenti ** Introduzione XML Metadati I tipi di riconoscimento sopra riportati riguardavano la selezione automatica del profilo corretto, il prelevamento delle informazioni per la corrispondenza (indirizzo , numero di fax, ecc.), l impostazione di una condizione per poter stampare oppure il rilevamento di una lingua. Tuttavia, queste non sono le uniche cose per cui si può usare il riconoscimento. Il riconoscimento può essere utilizzato anche per aggiungere informazioni a un file oppure per specificare una posizione per l eventuale archiviazione. Di seguito due esempi: Per la creazione di file elettronici (documento elettronico) si può usare il formato XML. Per stabilire il contenuto di questo tipo di file XML, in Print&Share si può usare un file XSD (file di definizione). Questo file funge da modello per stabilire quali valori devono essere inseriti. Per ogni valore nel file XSD,è possibile usare vari tipi di metodi di riconoscimento, come etichetta, posizione, font, per individuare i valori all interno del documento. Dopo il riconoscimento, i valori trovati vengono inseriti nel file XML. La traccia delle informazioni addizionali di un documento (nome, oggetto, autore, parole chiave, ecc.) può essere utile per ritrovare più facilmente il documento in un momento successivo. Generalmente le informazioni di questo tipo vengono chiamate metadati. Le informazioni di documento classiche di un file possono essere considerate un tipo di metadati. Nel caso di file in formato PDF, questi campi vengono forniti da Adobe in formato PDF. Print&Share controlla automaticamente che queste informazioni siano esatte. Oltre a queste informazioni, un file PDF può contenere anche dati XMP (Adobe extensible Metadata Platform). Questo è un nuovo modo per inserire metadati in un PDF. Con XMP l utente può decidere da solo quali dati inserire come metadati XMP. Un vantaggio di Print&Share è rappresentato dal fatto che, grazie al riconoscimento, le informazioni del lavoro di stampa possono essere incorporate automaticamente come metadati. Metodi di riconoscimento Print&Share offre vari metodi per riconoscere le informazioni da un lavoro di stampa. Il prossimo capitolo li descrive in modo dettagliato. ** Solo versione Corporate Pagina 47 di 99

48 Metodi di riconoscimento * Font Attiva riconoscimento font Print&Share è in grado di riconoscere le parole in base al tipo di carattere, alle dimensioni dei caratteri o al colore. Se si decide di usare il metodo del riconoscimento colore, Print&Share, dopo avere individuato il colore in questione, permette di cambiarlo. Nota: può succedere che un documento, creato ad esempio in Microsoft Word, con parole con caratteri di determinate dimensioni (ad es. Dimensione 16) abbia un font più grande nel server di stampa (ad es. 16,5). Pertanto è utile impostare l intervallo della dimensione del carattere. Inizio testo: posizione del primo carattere da cui iniziare la selezione del risultato riconosciuto. Lunghezza: lunghezza o numero di caratteri del risultato selezionato. Davanti a tutti i caratteri trovati appare il valore -1. * Solo versione Professional e Corporate Pagina 48 di 99

49 Altro Altro Con questo metodo di riconoscimento si può disegnare un bordo intorno ad un dato per selezionarlo. Così si ottengono quattro coordinate tra le quali deve trovarsi il dato. Etichetta Le coordinate si possono ottenere anche selezionando una parola dal lavoro di stampa. Se si desidera individuare delle informazioni da un modulo, inizialmente si consiglia di stampare un documento con un valore ampio. CONSIGLIO: generalmente Windows funziona con caratteri proporzionali. Ciò significa che la lettera i è meno larga della lettera w. Pertanto scegliere una parola con una larghezza abbastanza ampia da poter impostare le coordinate di questo metodo di riconoscimento. Selezione Dopo il riconoscimento, è possibile controllare nuovamente il risultato ottenuto, in questo modo Print&Share può confrontare i valori con i valori tipici o modelli. Inoltre è possibile selezionare alcuni caratteri dal risultato. Tipo valore: Inizio testo: modello tipico per il controllo del valore (lettere, cifre, codici a barre EAN-13, data...) posizione del primo carattere da cui iniziare la selezione del risultato riconosciuto. Lunghezza: lunghezza o numero di caratteri del risultato selezionato. Davanti a tutti i caratteri trovati appare il valore -1. Pagina 49 di 99

50 Posizione Posizione Questo riconoscimento è comodo soprattutto quando la posizione della parola da riconoscere è fissa nel layout del lavoro di stampa, ad esempio, quando si stampa un documento in cui tutti i capitoli hanno la stessa forma. Condizione di ricerca Info Nel campo Condizione di ricerca è possibile inserire una parola. Print&Share visualizzerà le varie condizioni corrispondenti in un menu a discesa. Selezionando il risultato corretto dal menu a discesa, si ottiene la posizione del risultato. Dopo il riconoscimento, il risultato ottenuto può essere ristretto ulteriormente selezionando alcuni caratteri dal risultato. Mediante il pulsante [Intervallo] è possibile selezionare una pagina specifica. Inizio testo: posizione del primo carattere da cui iniziare la selezione del risultato riconosciuto. Lunghezza: lunghezza o numero di caratteri del risultato selezionato. Davanti a tutti i caratteri trovati appare il valore -1. Ripetizione e distanza: qualora il dato della ricerca apparisse più volte nel primo dato da rilevare e la distanza fosse sempre la stessa, è possibile spuntare la casella [Con ripetizione?]. La distanza tra i due valori ripetuti può essere specificata in dimensione in punti oppure in pixel. Pagina 50 di 99

51 Etichetta Etichetta Se le informazioni da riconoscere sono sempre precedute da un titolo o una descrizione (etichetta), è possibile utilizzare il riconoscimento delle etichette. Nota: Etichetta: se ad esempio nel documento appare indirizzo info@winking.be, si può impostare la parola indirizzo come etichetta. indicare la parola da cercare che deve essere usata come etichetta durante il riconoscimento. L etichetta può essere riconosciuta mediante una posizione di riferimento. Cercare parole intere?: la condizione di ricerca per l etichetta può essere una parola intera o una parte della condizione di ricerca. Posizione rispetto all etichetta: è possibile impostare dove si trova il valore da riconoscere rispetto all etichetta, che può essere prima, dopo o sotto di essa. Indice valori: Intervallo: Tipo valore: Inizio testo: Lunghezza: Intervallo: se il risultato produce più parole, si può specificare una posizione ordinale. Limitare la posizione dove può apparire l etichetta. modello tipico per il controllo del valore (lettere, cifre, codici a barre EAN-13, data...) posizione del primo carattere da cui iniziare la selezione del risultato riconosciuto. numero di caratteri del risultato selezionato. Davanti a tutti i caratteri trovati appare il valore -1. impostare una pagina specifica per la ricerca di un etichetta. Pagina 51 di 99

52 Valori specificati Introduzione Questo metodo cerca dei valori specifici all interno di un documento. Valori specificati Espressione regolare Valore fisso Questo metodo cerca delle condizioni specifiche all interno del testo, come ad esempio data, ora, URL, codice a barre EAN-13, ecc. Inserire un espressione regolare per trovare il risultato. È possibile selezionare ed eventualmente modificare alcuni valori predefiniti. Per una breve spiegazione sulle espressioni regolari, andare sul sito: Consultare anche l allegato 3. Cercare un valore fisso impostato dall utente. Intervallo Intervallo: Intervallo: Limitare la posizione dove può apparire l etichetta. Impostare una pagina specifica per la ricerca di un etichetta. Pagina 52 di 99

53 Codici a barre ** Introduzione Può succedere che la stampa di un documento non fornisca alcun testo utilizzabile per il riconoscimento con Print&Share. Ciò succede tra l altro con i documenti ottenuti mediante la scansione OCR. Quando ad esempio la stampa di un file in formato PDF non genera alcun valore riconosciuto nel file EMF interno di Print&Share, è possibile impostare un metodo di riconoscimento alternativo. Questo metodo cerca i codici a barre all interno di un documento e ne inserisce il contenuto in un testo utilizzabile, in questo modo i metadati e altre informazioni importanti possono essere riconosciuti durante il processo di stampa. Codici a barre Espressione regolare I codici a barre supportati dalla funzione sono: Code128, Code 39, EAN13, EAN8, Interleave 2 o 5, UPCA, UPCE, GS1, Codabar e PDF417. Specificare un espressione regolare per trovare il risultato. È possibile selezionare ed eventualmente modificare alcuni valori predefiniti. Per una breve spiegazione sulle espressioni regolari, andare sul sito: Consultare anche l allegato 3. Intervallo Intervallo: Intervallo: Limitare la posizione dove può apparire l etichetta. Impostando un limite si può utilizzare un codice a barre più piccolo. Impostare una pagina specifica per la ricerca di un etichetta. ** Solo versione Corporate Pagina 53 di 99

54 Predefinito Introduzione Se il riconoscimento non dà risultati, l utente può impostare un valore predefinito. Valore testo Valore specificato Specificare un valore testo predefinito come risultato. Quando si seleziona Valore specifico è possibile ottenere anche il nome del lavoro di stampa o la data corrente. Pagina 54 di 99

55 Modifica risultato ** Modifica risultato Con Print&Share è possibile modificare nuovamente un risultato ottenuto mediante il riconoscimento. File VB Script Altro risultato Da qui viene richiamato un file VB Script per modificare il risultato. Il file VB Script può essere salvato nell unità disco o nel profilo. Unità disco: Profilo: Dopo ogni risultato trovato, il file VB Script viene recuperato dal percorso nell unità disco. Il file VB Script viene recuperato una sola volta dal percorso sull unità disco, dopodiché il codice a barre dello script viene inserito nel profilo. Da qui lo script può essere inoltrato con il profilo durante le esportazioni e le importazioni. Successivamente lo script viene recuperato dalla memoria del computer. Questa opzione seleziona un altro elemento rispetto a quello trovato inizialmente. L indirizzamento indiretto o l individuazione vengono determinati mediante valori orizzontali e/o verticali addizionali. La combinazione di entrambi i valori influirà pertanto sul percorso del risultato. Seleziona un altro valore orizzontale: Questa valutazione assicura un posizionamento relativo dell elemento all inizio o alla fine della riga. Seleziona un altro valore verticale: a seconda della selezione del valore orizzontale, viene selezionata una riga specifica all interno della pagina, per impostazione predefinita, la prima o l ultima riga della pagina. Come terza opzione è possibile specificare la posizione del percorso del valore trovato, fornendo una serie di righe impostabili più in alto o più in basso. ** Solo versione Corporate Pagina 55 di 99

56 Origine dati Unisci Altro Con questa opzione è possibile usare il valore riconosciuto per cercare un nuovo valore nel database. Origine dati: Colonna database: Colonna invio: Corrispondenza perfetta: Elimina risultati non trovati: facendo clic sul pulsante [...] si apre una finestra di dialogo dove si può selezionare il tipo di origine dei dati, che può essere in Excel, Access, FoxPro o SQL. qui è possibile specificare la colonna nell origine dati per cercare un record nel database. La condizione di ricerca è il valore del riconoscimento. è una colonna dall origine dei dati che indica il risultato della ricerca. è stata trovata una corrispondenza perfetta tra la condizione di ricerca e il valore database. se nel database non vengono trovati risultati, non viene generato alcun valore. Dati della cache: qualora lo si desiderasse, è possibile disattivare il sistema di memorizzazione nel cache del database e/o del sistema di gestione. Se il database che si usa per la ricerca viene modificato spesso, è meglio non spuntare Dati del cache. Questa opzione ha lo scopo di acquisire un blocco di testo mediante il metodo di riconoscimento. Orizzontale: il risultato comprende tutte le parole nella stessa riga. Verticale: il risultato comprende tutte le parolele cui lettere sono esattamente una sotto l altra. Tutte: Nota: il risultato comprende tutte le parole del riconoscimento. è possibile limitare l area di ricerca mediante il metodo di riconoscimento precedente. È possibile impostare una limitazione dell area di ricerca usando gli intervalli. Il numero di risultati trovati viene visualizzato in cifre. Pagina 56 di 99

57 Altro ** Altro Durante l ultima fase in Print&Share è possibile modificare il risultato finale di tutti i riconoscimenti o modifiche. Ad esempio si può modificare il formato di un numero. (ad es ,-). Per ulteriori informazioni vedere l allegato 4. ** Solo versione Corporate Pagina 57 di 99

58 Get More Editor Introduzione Print&Share offre la possibilità di modificare il formato di un documento. Il Get More Editor è stato appositamente creato per questo. Tra le possibilità offerte si trovano l inserimento di una filigrana, un logo, un testo, uno slogan, immaginiaggiuntive, codici a barre, ecc. Get More Editor Vi sono due modi per aprire il Get More Editor. Panoramica canali Dalla scheda Panoramica è possibile selezionare un canale specifico di un profilo. Una volta selezionato il canale, apparirà nella prima schermata l anteprima del documento mentre nella seconda scheda cliccando su modifica si accederà al Get More Editor. Icona Un altro modo per aprire il Get More Editor consiste nel fare clic sull icona nell angolo in alto a destra del canale che si desidera modificare. Disponibilità Non tutte le funzioni di Print&Share permettono di usare il Get More Editor. Ad esempio, nel canale relativo al documento elettronico, non è più disponibile il formato pagina, ma solo il file XML. Tuttavia, il Get More Editor può essere utilizzato per la funzione di stampa, la stampa su file e per la funzione . Pagina 58 di 99

59 L Editor Il Get More Editor è composto da un area di lavoro, dalla barra degli strumenti e da un campo relativo alle proprietà dei dati inseriti. Anteprima di stampa Nella prima scheda è possibile visualizzare il risultato delle modifiche di formattazione. Inoltre è possibile fare doppio clic sull anteprima di stampa nella finestra Panoramica di Print&Share. Appare quindi una nuova finestra di dialogo con il documento ingrandito. Eventualmente, l anteprima di stampa può essere ingrandita ulteriormente o ridotta. Pagina 59 di 99

60 Aggiungere oggetti di base Generale Selezione Icone Dalla barra degli strumenti è possibile fare clic su un icona per aggiungere un oggetto al formato del documento. La posizione può essere modificata con il mouse o con i tasti di direzione e ogni modifica viene salvata automaticamente. Inoltre è possibile modificare l ordine delle immagini nel formato, ad esempio alcuni oggetti possono essere posizionati dietro il lavoro di stampa. È possibile selezionare più oggetti contemporaneamente facendo clic su di essi mentre si tiene premuto il tasto CTRL o MAIUSC della tastiera. Per selezionare tutti gli oggetti, premere CTRL+A. Le icone successive vengono descritte di seguito: Logo Immagine Casella di testo Commento Indicatore Pagina ** Rettangolo Cerchi Con questa icona è possibile inserire un logo predefinito. Il logo può essere modificato da [Configurazione generale] e selezionando la scheda [Informazioni utente e azienda]. Da qui è possibile inserire un immagine. Sfogliare fino ad individuare un immagine in una cartella sul computer e, quindi, inserirla. Le impostazioni, come le dimensioni, lo spessore del bordo e il colore, possono ancora essere modificate con Print&Share a destra del Get More Editor. Inoltre è possibile inserire l intervallo, con il quale stabilire in quale pagina/e deve apparire l immagine. Da qui è possibile aggiungere una casella di testo al documento. Da qui è possibile inserire un commento, ad esempio per annunciare un azione. Con questa opzione è possibile inserire un numero di pagina, un numero di ruolo (pagina fronte-retro) o un numero di foglio. Per l ultima pagina è possibile utilizzare un altra voce. Quando si utilizza questa funzione, l ultima pagina da usare può essere specificata anche in base al riconoscimento. Se non si indica l ultima pagina, vengono tenute in considerazione tutte le pagine del lavoro di stampa. Da qui è possibile aggiungere un rettangolo al documento da stampare, ad esempio si possono disegnare i bordi in una fattura da stampare. Da qui è possibile aggiungere dei cerchi al documento da stampare. ** Solo versione Corporate Pagina 60 di 99

61 Aggiunta di elementi in base al riconoscimento ** Introduzione La sequenza successiva di pulsanti nella barra degli strumenti è relativa all inserimento dei dati o allo spostamento di informazioni in base al metodo del riconoscimento. Ne è un esempio il posizionamento di un logo di una marca a seconda del prodotto che appare nel preventivo. Le icone successive vengono descritte di seguito: Informazioni database Spostamento informazioni Oggetti Oggetto testo Con questa opzione è possibile aggiungere un nuovo valore al documento, in base a un valore riconosciuto nel lavoro di stampa. Scenario: si vuole inviare una fattura via a un cliente, ma l indirizzo non appare nel documento. È possibile cercare l indirizzo e aggiungerlo al documento partendo da un numero cliente in un database o da un elenco di Excel. Questa opzione si avvale di una modifica del risultato riconosciuto. Ulteriori informazioni al riguardo si trovano nel capitolo precedente "Metodi di riconoscimento", al paragrafo "Risultato", "Origine dati". Con questo pulsante è possibile spostare le informazioni contenute nel lavoro di stampa. Scenario: si invia un sollecito di pagamento a un cliente, ma il software per la contabilità fa apparire altre informazioni oltre all indirizzo del cliente nella finestra della busta. In questo caso è possibile spostare le informazioni sul documento. Dopo il riconoscimento, Print&Share inserisce un bordo bianco dove si trovava inizialmente il valore, dopodiché è possibile spostare le informazioni. Con questa funzione si ottiene un documento addizionale, più piccolo, che può essere riempito con uno o più oggetti. Questo documento più piccolo (canvas) può essere aggiunto alla formattazione del documento. È possibile preparare vari documenti più piccoli e aggiungervi vari oggetti. A seconda dei valori riconosciuti nel documento, uno di questi documenti può essere recuperato nel documento. Sono disponibili canvas di varie dimensioni. Un esempio di canvas è la firma o la foto dell autore di un documento. Questa proprietà permette di aggiungere un testo al lavoro di stampa. Il testo può essere composto da vari valori ottenuti ogni volta mediante il riconoscimento. ** Solo versione Corporate Pagina 61 di 99

62 Codice a barre Sequenze di escape La funzione codice a barre funziona come la precedente, con la differenza che il risultato ottenuto con il codice a barre viene visualizzato. Vi sono vari tipi di codice a barre disponibili; in alcuni di essi il valore che deve essere visualizzato deve rispettare alcune caratteristiche. Ad esempio, EAN-13 deve essere composto da 13 caratteri. Se queste condizioni non vengono rispettate, viene visualizzato un avviso e il codice a barrenon appare nella stampa. Inoltre è possibile assegnare un titolo al codice a barre. Con questa proprietà del Get More Editor si possono copiare nella stampante le istruzioni dei dati non elaborati prima di avviare un lavoro di stampa. Le istruzioni riguardano il linguaggio PDL (Page Description Languages) supportato dalla stampante. I linguaggi PDL usati sono PCL (Printer Command Language) e PJL (Printer Job Language), entrambi sviluppati da Hewlett-Packard. Tuttavia, alcune istruzioni del sistema operativo Windows possono essere resettate con l invio di un lavoro di stampa. Altro Introduzione Di seguito vengono descritte le icone della barra degli strumenti. Filigrana Etichetta qualità Taglia Copia Incolla Questo pulsante permette di aggiungere facilmente una filigrana al lavoro di stampa. Dal pannello Proprietà, sulla destra dell Editor, è possibile impostare varie cose, come ad esempio il testo, il tipo di carattere, la trasparenza, il colore ecc. Ricordarsi che alcune gradazioni di grigio vengono visualizzate insieme ad una combinazione di colori, pertanto ciò che inizialmente potrebbe sembrare una filigrana grigia (bianco/nero), potrebbe rivelarsi una stampa a colori. Con questa icona è possibile aggiungere una immagine predefinita al lavoro di stampa. L immagine può essere modificata tenendo premuto il tasto CTRL mentre si fa clic sul pulsante. I pulsanti a destra della barra degli strumenti sono rispettivamente taglia, copia e incolla. Il funzionamento di questi pulsanti è associato agli Appunti di Windows. Pagina 62 di 99

63 Panoramica delle proprietà oggetto Introduzione Formato Posizione Bordi Sfondo Intervallo Ricerca spazio disponibile ** Testo Tipo di indicazione Ultima pagina Riconoscimento Risultato ** Risultato cache Codice a barre ** In base all oggetto che deve essere inserito, le impostazioni si trovano nel margine destro dell Editor. Può succedere che le proprietà dell oggetto siano in inglese. Ciò dipende dal.net framework di Windows. I NET Framework Language Pack 2.0 si trovano su: F64B-4B68-A774-B64ED0C32AE7&displaylang=en. Dimensioni (altezza e larghezza) dell oggetto stampato in punti. La posizione dell oggetto viene stabilita mediante le coordinate x e y. Si può specificare se il bordo di un oggetto deve essere applicato. È possibile specificare la larghezza e il colore del bordo. Selezionare il colore di sfondo e il valore di trasparenza (alfa). Dalla finestra di dialogo si può impostare su quale pagina si vuole stampare l oggetto (ad es. tutte le pagine, la prima pagina, l ultima pagina, ecc.) Con l opzione ricerca spazio disponibile, Print&Share cerca uno spazio disponibile per l oggetto nella pagina in questione. La pagina viene suddivisa in quattro quadranti ai quali si può assegnare una priorità. Inoltre è possibile estendere lo spazio mediante i limiti impostabili. Qualora non si riuscisse a posizionare l oggetto, ripetere la procedura riducendo l oggetto ogni volta del 10%, finché non si riesce a posizionarlo. È possibile impostare la larghezza di uno spazio di un oggetto di testo, il colore di primo piano, il colore cornice, le impostazioni ombreggiatura, l orientamento del testo (0-360 ) e il margine del testo. La larghezza dello spazio può essere utile per stampare le singole lettere del testo nelle caselle prestampate dei moduli. Il tipo di indicazione imposta una relazione con un contatore che può riguardare il numero delle pagine, il numero di ruoli delle pagine fronte-retro o il numero di fogli usati per il lavoro di stampa. Impostazioni di riconoscimento per stabilire l ultima pagina da usare per un tipo di indicazione. Ad esempio, un identificatore di testo dell ultima pagina di un contatore può essere un codice a barre o un espressione regolare all interno del lavoro di stampa. Posizione dei valori trovati con il metodo di riconoscimento. Dopo il rilevamento, il risultato può essere spostato in un altra posizione in base all impostazione "sposta risultato". In questo modo si può nascondere o cambiare il risultato ottenuto impostando "Azione per risultato". Per potere applicare più velocemente una modifica, in alcuni ambienti può rivelarsi utile disattivare la memorizzazione nella cache. È possibile impostare il simbolo (ad es. code 39), il titolo, la lunghezza della riga, l angolo, l orientamento o le dimensioni automatiche di un codice a barre. ** Solo versione Corporate Pagina 63 di 99

64 Sequenza e trigger * Introduzione In questo capitolo viene descritto quanto i vari canali influiscano l uno sull altro. Lo stato rilevato in un canale o un dato specifico di un lavoro di stampa può essere utilizzato per interrompere il funzionamento del canale in questione e/oavviare il funzionamento di un altro canale. Sequenza Ordine canale In Print&Share il funzionamento dei canali viene eseguito secondo un ordine in base alla posizione del canale. L ordine dei canali può essere modificato continuamente con i tasti di direzione dalla scheda [Generale] nella finestra di dialogo [Profilo]. Sequenza Print&Share può interrompere o far continuareun canale in base a vari criteri. L interruzione dell esecuzione di un canale può essere il motivo per far avviare un altro canale. Tra i canali nella stessa sequenza, ne verrà eseguito solo uno. Si tratta o del primo canale che risponde alle condizioni imposte, oppure del canale successivo al primo canale nel quale si è verificato un errore. Per impostare una sequenza, fare clic su [Sequenza] nei canali che devono fare parte della stessa sequenza. Si possono inserire più sequenze in un profilo, pertanto stabilire un numero per la sequenza. * Solo versione Professional e Corporate Pagina 64 di 99

65 Trigger Introduzione Requisiti Applicazione Software ** Per poter eseguire una funzione in sequenza, è necessario specificare una condizione. Questo tipo di condizione viene chiamata trigger. Alla base di un trigger ci sarà un requisito o un errore, per questo nella finestra di dialogo dei trigger (che si apre facendo clic sul pulsante [Trigger]) ci sono due schede per poter specificare rispettivamente i requisiti del canale e gli errori che non devono verificarsi durante il funzionamento. È possibile impostare dei trigger per le funzioni , fax e stampante. I trigger cambiano in base alle capacità funzionali. Ci sono tre diversi tipi di trigger che possono influire su: - comando di Print&Share o applicazione software ** ; - contenuto del documento da stampare e sviluppo del canale * ; - valore di stato/restituito della stampante **. Di seguito la descrizione delle varie possibilità dei requisiti di canale. Qualora lo si desiderasse, un applicazione software che stampa può assegnare un nome al lavoro di stampa. In questo caso, Print&Share può usarlo per impostare eventualmente una restrizione trigger. La struttura del nome può variare da applicazione ad applicazione. Per determinare il nome del processo di stampa, andare sul Get More Editor e fare clic sulla prima scheda. Applicazione software Nome processo di stampa Microsoft Office Word 2007 Microsoft Word Documento 1 Microsoft Office Excel 2007 Cartella 1 (solo il nome della cartella di lavoro) Microsoft Office Outlook 2007 Elemento di posta Crystal Reports 7 Acrobat Distiller Microsoft Office Outlook Stile memo Microsoft Office Outlook Stile tabella (stile di stampa associato) Seagate Crystal Reports Fattura (nome del report) Myfilename.pdf * Solo versione Professional e Corporate ** Solo versione Corporate Pagina 65 di 99

66 Applicazione Software ** Il trigger di un applicazione software può essere specificato mediante il pulsante [Trigger]. Nella prima scheda [Requisiti canale] si può scegliere quando eseguire il canale selezionando "Esegui solo quando il documento è stampato dalla seguente applicazione:". Per impostazione predefinita, Print&Share già comprende una serie di condizioni preimpostate sulle quali fare clic dalla casella di riepilogo. L elenco può essere ampliato usando il pulsante accanto, dopodiché si apre una finestra di dialogo per impostare le espressioni regolari. Per una breve spiegazione sulle espressioni regolari, andare sul sito: Consultare anche l allegato 3. ** Solo versione Corporate Pagina 66 di 99

67 Riconosciment o parole Numero pagine Colore Indirizzi Livelli errori di stampa ** È possibile impostare trigger basati sul contenuto di un documento nella scheda [Requisiti canale]. In questo modo si possono inserire i trigger che devono essere presenti o meno nel lavoro di stampa. Con il riconoscimento libero, Print&Share controlla tutto il documento e prova ad individuare la parola. Quando questa viene trovata, il requisito è soddisfatto. Inoltre è possibile effettuare un riconoscimento specifico mediante l uso di parametri, ad esempio delle parole con un determinato tipo di carattere, dimensione o colore, oppure una parola di un espressione regolare, ecc. In Print&Share è possibile impostare un requisito in base al numero di pagine del lavoro di stampa. Ad esempio, si può stabilire che l input o l output di un lavoro di stampa deve contenere un numero minimo di pagine. Tuttavia, è sempre possibile saltare o aggiungere pagine al lavoro. Inoltre è possibile impostare, ad esempio, un numero massimo di pagine consentito. Qualora le pagine fossero troppe, il sistema in sequenza può essere inviato, ad esempio, verso un altra stampante. Con il requisito colore è possibile impostare che una pagina debba contenere solo nero e sfumature di nero. Per risparmiare sui costi, è possibile consentire una determinata quantità di colore nella stampa a colori di una determinata stampante. Per quantità di colori più grandi, è possibile scegliere una stampante più economica, impostandola in sequenza. Per farsi un idea della quantità di colore contenuta in un lavoro di stampa, è possibile fare clic sul collegamento ipertestuale Visualizza informazioni sul colore del documento corrente. Tuttavia, il calcolo del colore è un attività che richiede molto tempo. Specifica della funzione è la verifica della quantità di indirizzi che devono essere presenti. Questa quantità può essere stabilita separatamente per gli indirizzi inseriti nei campi Rispondi a, Cc e Bcc. I computer e le periferiche comunicano tra loro, così il computer può ricevere dei messaggi sullo stato di una stampante. Il computer riceve le informazioni sulla presenza di carta, sullo stato della stampante all interno della rete, la presenza del toner, ecc. Print&Share è in grado di ottenere questo tipo di informazioni da due protocolli tra il sistema operativo e le periferiche: i protocolli SNMP (Simple Network Management Protocol) e WMI (Windows Management Instrumentation). Come già descritto in precedenza, Print&Share può cambiare il canale di una sequenza in base a un trigger. Il trigger è la conseguenza di un requisitorelativo al canale non soddisfatto o di un messaggio di errore. Nota: è possibile eliminare un messaggio di errore facendo clic con il pulsante destro del mouse su un canale e selezionando [Ignora errori] nella finestra di dialogo per la configurazione del profilo. ** Solo versione Corporate Pagina 67 di 99

68 SNMP WMI ** SNMP e WMI sono due protocolli che si occupano dello scambio di informazioni anche con le periferiche. SNMP utilizza un ambiente di rete e usa pertanto un cavo di rete. Una stampante collegata mediante un cavo USB utilizza il protocollo VMI. È possibile impostare o utilizzare i protocolli SNMP, WMI o SNMP e WMI da [Configurazione generale], [Impostazioni generali] selezionando l impostazione "Metodi disponibili per rilevare lo stato della stampante". Ogni 30 secondi Print&Share invia una richiesta di informazioni, pertanto è possibile ridurre il traffico di rete impostando un solo protocollo. Trigger stampante ** Dal pulsante [Trigger] e dalla scheda [Livelli errori di stampa] è possibile impostare gli avvisi di stato della stampante. In questo modo è possibile specificare che le notifiche relative al livello basso del toner o della carta (non un errore, ma semplicemente un avviso) debbano essere segnalate come errori. Pertanto, se si vuole essere sicuri che la qualità di un lavoro di stampa composto da molte pagine sia buona quando il toner è insufficiente, è possibile trasformare l avviso che segnala che il toner è insufficiente in un messaggio di errore. Questo avviso può quindi attivare una sequenza per selezionare automaticamente, ad esempio, un altra stampante. Un altro esempio di errore, potrebbe essere legato alla carta disponibile nella macchina per poter inserire, ad esempio, un set completo di graffette durante la funzione di finitura della stampante. In questo caso, trasformare un comune messaggio in un messaggio di errore può essere un utile trigger per il sistema in sequenza. ** Solo versione Corporate Pagina 68 di 99

69 Versioni server * Introduzione Introduzione Se si ha una versione server di Print&Share, è possibile condividerla con più utenti. L utilizzo e le funzioni della versione server di Print&Share possono variare in base al sistema operativo Windows e alla configurazione. Ciò permette a Print&Share di essere utilizzato come driver di stampa condiviso all interno di una rete o di poter funzionare in un sistema ad "accesso remoto" nel quale il software viene attivato con thin clients (Server Terminal o Citrix). Driver di stampa condiviso Installazione Con questa impostazione si installa Print&Share su un server. Il driver è condiviso ed è disponibile per tutti gli utenti. Sui PC locali Print&Share viene installato come una stampante di rete o come una stampante collegata ad un altro computer. * Solo versione Professional e Corporate Pagina 69 di 99

70 Diritti Configurazione Per poter elaborare i lavori di stampa, Print&Share deve avere una cartella temporanea accessibile a tutti gli utenti, che viene creata da Print&Share durante la procedura di installazione. Per impostazione predefinita, la cartella si trova in: C:\Windows\temp. Si consiglia di verificare nella Gestione diritti del sistema di gestione che ogni utente possa creare documenti in questa cartella. Se si ha un attivazione del server Print&Share e il driver di stampa viene condiviso, si apre una finestra di dialogo addizionale in cui è possibile specificare le impostazioni. Poiché un driver elabora lavori di stampa associati ad un determinato utente, Print&Share deve effettuare un collegamento con la finestra di dialogo sottostante e il computer dell utente dove è condiviso Print&Share e gli utenti che inviano il lavoro. Fare clic sul pulsante [Modifica], quindi selezionare [Configurazione generale] per andare alla scheda [Condivisione]. Da qui è possibile impostare gli utenti per i quali deve essere avviato Print&Share: - [Rilevi automaticamente l utente] - [Utente che ha stampato il documento] Print&Share prova ad eseguire automaticamente la sincronizzazione. Con questa impostazione la versione server di Print&Share si rivolge all utente che ha avviato il lavoro di stampa. - [Utente registrato] Con questa opzione P&S elabora i lavori di stampa che possono essere gestiti dall utente collegato. - [Specifica utente] Con questa opzione P&S elabora i lavori di stampa provenienti da un utente specifico. Nota: dopo i passi precedenti si deduce che Print&Share non funziona come un servizio su un server, ma come un applicazione. Un utente deve essere collegato e autorizzato per poter gestire i lavori di stampa (associati all utente). Pagina 70 di 99

71 Utenti autorizzati a stampare sulla stampante condivisa Print+Share Quando viene condiviso, Print&Share funziona con "utenti autorizzati". In pratica ciò significa che gli utenti che vogliono utilizzare Print&Share devono essere registrati. Fare clic sul pulsante [Aggiungi] per aggiungere un nuovo utente. Il numero massimo di utenti dipende dall acquisto effettuato. Profili Poiché Print&Share viene condiviso da tutti gli utenti, i profili di ciascun utente sono uguali. Con questa impostazione l utente non può interagire con Print&Share. Monitor È possibile installare su ogni PC client un monitor addizionale per seguire l elaborazione dei lavori di stampa di Print&Share sul server. Il monitor cercherà automaticamente la versione Print&Share condivisa all interno della rete. Pagina 71 di 99

72 Configurazione accesso remoto Installazione Mediante questa configurazione Print&Share viene installato su un server Windows (ad es. Windows Server 2003, 2008). L utente lavora su un Terminal Server Microsoft o Citrix le cui applicazioni si trovano sul server centrale. Print&Share non viene condiviso ed è disponibile per tutti gli utenti. Configurazione Utenti concorrenti Stampante predefinita Con questa versione di Print&Share l applicazione non ha requisiti di configurazione addizionali. L installazione di Print&Share sul sistema operativo in questo caso può essere considerata come quella di un comune driver di stampa. Print&Share funzionerà con configurazione client, il che vuol dire che ogni utente avrà un proprio profilo. Il codice di attivazione della versione server stabilisce il numero massimo di utenti. In una configurazione con accesso remoto le licenze utente vengono considerate come "utenti concorrenti", ossia il numero di utenti che può utilizzare simultaneamente Print&Share. In una configurazione con accesso remoto, soprattutto quando si usa il Terminal Server Microsoft, non è necessario mantenere la stampante predefinita. Infatti, la versione server di Print&Share offre la possibilità di impostare, dopo un intervallo di tempo, lo stesso Print&Share come stampante andando su [Configurazione generale] e selezionando la scheda [Impostazioni generali]. Pagina 72 di 99

73 Informazioniaggiuntive Importante Margini Utenti e attivazione Connessione Internet Ogni stampante ha un margine fisico all esterno del quale nulla può essere stampato. Questo margine varia da stampante a stampante. Poiché Print&Share può avviare varie stampanti da un unico profilo, non è possibile configurare un margine predefinito in Print&Share. Pertanto il margine predefinito in Print&Share viene impostato su 0 mm. Vari programmi affrontano il problema dei margini in modi diversi, ad esempio: - Microsoft Word stabilisce autonomamente il margine di una lettera, che è sempre più grande di quello della stampante. - Mindjet Mindmanager è un programma grafico che prova a trarre vantaggio dalla dimensione massima di una pagina, pertanto prima di stampare richiede il margine del driver di stampa e ingrandisce la stampa al massimo verso questa area. Poiché il margine di Print&Share è impostato su 0 mm, un programma che funziona come quello del secondo esempio ingrandirà automaticamente fino ad occupare l area totale del formato della carta. Qualora questo tipo di software disegnasse qualcosa sui bordi esterni, ciò non sarà visibile sulla stampa a causa del margine fisico. Nel caso si avesse bisogno di una soluzione, è possibile impostare un margine per canale. Pertanto, in questi casi, la soluzione potrebbe essere usare un altro profilo con la stessa stampante ma con margini diversi. Print&Share viene attivato per utente. Qualora il proprio sistema operativo Windows fosse impostato in modo tale da consentire l accesso a vari utenti, sarà necessario attivare Print&Share più volte, usando lo stesso codice di attivazione. Se non si riesce a inviare un o ad attivare la propria versione di Print&Share, è possibile che non si riesca ad accedere a Internet a causa delle impostazioni proxy. Per controllare se Print&Share può accedere a Internet, fare clic con il pulsante destro del mouse sull icona Print&Share e selezionare [Informazioni]. L avviso "Il server di attivazione è disponibile" apparirà, seguito da "No" o "Sì". "No" può indicare un problema con la connessione Internet. Da [Configurazione generale], [Impostazioni generali] è possibile impostare come Print&Share deve effettuare il collegamento a Internet **. ** Solo versione Corporate Pagina 73 di 99

74 Consigli Modo di pensare Guida passo passo Non sempre è facile risolvere un problema di stampa complesso. Potrebbero essere necessarie delle operazioni particolari; ad esempio, a volte i documenti devono essere divisi, le pagine devono essere eliminate oppure devono essere aggiunte al lavoro di stampa. Questi consigli saranno utili per imparare determinati modi di pensare o metodi per creare rapidamente un profilo in grado di risolvere il problema. Fase 1 È necessario eseguire sempre tutte le attività del profilo? - Sì, andare alla fase 2. - No, il profilo ha bisogno di un sistema in sequenza. Impostare l ordine e/o le priorità della funzionalità canale. Fase 2 È possibile eseguire in un unica volta vari processi di stampa con la stampante? Ovvero, le impostazioni di stampa sono tutte identiche? - Sì, è possibile eseguire la stampa con un canale, andare alla fase 3. - No, si devono usare vari canali. Fase 3 È necessario stampare tutte le pagine? - Sì, andare alla fase 4. - No, usare il pulsante [Selezione pagina]. Fase 4 Si vogliono aggiungere delle pagine al lavoro di stampa? - Sì, usare il pulsante [Inserisci pagine]. - No, andare alla fase 5. Fase 5 Si vogliono aggiungere dati addizionali oppure degli oggetti al lavoro di stampa? - Sì, andare alla fase 6. - No, andare alla fase 7. Fase 6 Gli oggetti cambiano in base al contenuto del documento? - Sì, usare il Get More Editor e i seguenti oggetti per: - Oggetti grafici - Oggetti di testo - Dati di database - Oggetti codice a barre - No, usare il Get More Editor e aggiungere le informazioni statiche. Fase 7 Fine Pagina 74 di 99

75 Software switch Introduzione Rendering GDI Indici dei glifi alternativi Correggi coordinate negative Registra assembly Print&Share è provvisto di alcuni Software switch che possono essere utilizzati in situazioni particolari. Qui vengono descritti solo i software switch che sono utili per un assistenza diretta. È possibile aprire i software switch facendo clic con il pulsante destro del mouse sull icona Print&Share nel menu Informazioni. Dalla finestra di dialogo fare doppio clic sul logo di Print&Share, tenendo premuto il tasto CTRL. Lo switch "Usa ilrendering GDI Print&Share" è attivo per impostazione predefinita. Si tratta di un metodo di rendering migliore rispetto al metodo di rendering metafile integrato di Microsoft. Con questa impostazione il bordo del testo e le immagini sono più chiari (antialiasing). Disattivare questo switch solo quando la visualizzazione è troppo piccola. Questa impostazione può essere applicata a tutti i profili. Lo switch "Usa indice glifi alternativi per caratteri" è attivo per impostazione predefinita. Disattivare questo switch se il testo del lavoro di stampa contiene altri caratteri rispetto al documento originale. È necessario avviare nuovamente il lavoro di stampa. Questa impostazione può essere applicata a tutti i profili. Per impostazione predefinita, lo switch "Correggi coordinate negative nei metafile" è disattivato. Abitualmente un formato della pagina viene costruito usando delle coordinate positive. In casi eccezionali i programmi disegnano il proprio formato usando coordinate negative e pertanto il mirroring è negativo. Alcuni comandi non sono ben supportati dal driver di stampa e questo switch può risolvere il problema. Questa impostazione può essere applicata a tutti i profili. Se a causa della gestione diritti è impossibile registrare alcuni DLL nel sistema di gestione di Windows, con questo pulsante è possibile effettuare una registrazione addizionale. Questa può essere una soluzione se ad esempio Print&Share non riesce a creare file in formato PDF oppure a scrivere in Microsoft Outlook. Pagina 75 di 99

76 Allegato 1: descrizione delle proprietà Stampa Selezione lingua messaggio di posta elettronica Invio di fax LAN-fax Stampa su file Outlook La funzione di stampa è la funzione standard e maggiormente utilizzata di Print&Share. Un processo di stampa da un applicazione rimane un processo di stampa per Print&Share. Sono supportate tutte le proprietà standard del driver per MFP. Le funzioni specifiche Ricoh degli MFP, quali la sovrapposizione addizionale nell MFP, non sono supportate. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Questa funzione converte un processo di stampa in un messaggio di posta elettronica. L utente può impostare un messaggio di posta elettronica generale (oggetto, testo, indirizzi addizionali). Il processo di stampa appare come un file in formato PDF o un immagine generata automaticamente, che può essere aggiunta al messaggio di posta elettronica come allegato. È possibile rilevare automaticamente l indirizzo mediante il metodo di riconoscimento del processo di stampa. Versione prodotto: Lite Professional Corporate È una funzione estesa che permette all utente di impostare un messaggio di posta elettronica generale in base alla lingua. È possibile selezionare la lingua del messaggio di posta elettronica generale in base ai valori di riconoscimento del processo di stampa. Versione prodotto: Lite Professional Corporate La funzionefax converte un processo di stampa in un invio di fax. I software per fax supportati sono Microsoft Fax e Microsoft Fax Server. È possibile rilevare automaticamente il numero di fax mediante il metodo di riconoscimento del processo di stampa. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Print&Share comunica automaticamente con il LAN-fax Ricoh. È possibile rilevare automaticamente il numero di fax mediante il metodo di riconoscimento del processo di stampa. Versione prodotto: Lite Professional Corporate La funzionestampa su file traspone il processo di stampa su un file. I tipi di file supportati sono: pdf, bmp, jpg, emf tiff e ascii. È possibile rilevare automaticamente il nome del file e il percorso mediante i valori di riconoscimento del processo di stampa. Versione prodotto: Lite Professional Corporate La funzioneoutlook permette di inserire un processo di stampa in calendario come allegato - oppure salvare la funzioneattività di Outlook 2003/2007. È possibile rilevare automaticamente i parametri quali oggetto, categoria, data, ora, % completato, posizione, ecc. mediante i valori di riconoscimento del processo di stampa. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Pagina 76 di 99

77 Lotus Notes Selezione automatica dei profili Inserimento di pagine addizionali Inserimento di pagine aggiuntive da Selezione lingua Aggiunta di allegati addizionali ad un Avvisi SNMP & WMI e impostazioni canale Requisiti canale Questa funzionepermette di creare automaticamente degli elementi di calendario e attività in Lotus Notes. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Con questa funzioneprint&share permette di selezionare automaticamente il profilo corretto in base al contenuto del processo di stampa. Print&Share supporta il riconoscimento libero e il riconoscimento in base a una serie di parametri specifici. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Con Print&Share è possibile aggiungere pagine addizionali al processo di stampa originale (ad esempio le condizioni di vendita stampate sul retro della fattura, oppure l ultima pagina nel caso delle fatture inviate via ). È possibile inserire una o più pagine a parte, tuttavia è anche possibile inserire un modello delle pagine (ad es. una copertina all inizio e alla fine del documento). Versione prodotto: Lite Professional Corporate Si tratta di una funzioneestesa dell inserimento di pagine aggiuntive. Ad esempio è possibile modificare il testo delle condizioni di vendita sul retro, in base alla lingua della fattura. Nei rari casi in cui la lingua non venisse riconosciuta, è possibile specificare una parte di testo. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Print&Share permette di aggiungere allegati addizionali ad un in modo dinamico. Oltre al file in formato PDF del processo di stampa originale, Print&Share permette di aggiungere degli allegati addizionali, in base a parametri di riconoscimento. Ad esempio: è possibile allegare all la brochure di un prodotto in formato PDF, con il prodotto che si trova nel volantino con le offerte. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Print&Share permette di visualizzare le informazioni di stato SNMP e WMI di MFP nell area riservata allo stato del canale. Versione prodotto: Lite Professional Corporate In Print&Share è possibile specificare una serie di requisiti dal canale prima che il canale esegua il processo di stampa. I requisiti variano in base alla funzionalità. Ad esempio: stampare il processo solo se non è a colori; stampare il processo solo se Print&Share conta un determinato numero di pagine; stampare il processo solo da Microsoft Outlook; inviare un solo se Print&Share conta un determinato numero di indirizzi ; ecc. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Pagina 77 di 99

78 Invio in sequenza in base ad un corrispondente Sistema in sequenza in base alle informazioni SNMP e WMI Sistema in sequenza in base ai clic Sistema in sequenza in base al colore Print&Share è in grado di trovare il modo più rapido e/o economico per inviare un processo di stampa al destinatario. Qualora Print&Share non riuscisse ad inviare alcuna , il software prova ad inviarla per fax. Qualora non fosse presente un numero di fax, entra in funzione il sistema in sequenza per stampare il processo di stampa. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Print&Share può utilizzare le informazioni di stato SNMP e WMI di MFP e usare queste informazioni per fare delle scelte. Il sistema in sequenza viene attivato da informazioni di stato specifiche (avvisi, errore) o da MFP. Ad esempio: è possibile impostare l avviso di MFP "Toner insufficiente" come trigger per passare ad un altro MFP. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Il sistema in sequenza di Print&Share permette di creare un trigger in base al numero di pagine che devono essere stampate. Ad esempio: se il processo di stampa contiene più di 20 pagine o 20 copie, inviare il processo di stampa ad una stampante specifica. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Print&Share permette di controllare il formato del processo di stampa. Qualora il processo di stampa fosse a colori, è possibile installare un trigger in base al colore. Ad esempio: se il processo di stampa è a colori, stampare su MFP 1; se il processo di stampa è in bianco e nero, stampare su MFP 2. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Sistema in sequenza in base all applicazione Con l aiuto del nome del processo di stampa, Print&Share è in grado di riconoscere un applicazione di stampa. Ciò può essere utile per ridurre i costi di stampa. Ad esempio: se si vuole stampare un , è possibile stampare il messaggio in bianco e nero. Di solito questo tipo di processi di stampa viene stampato a colori a causa dei collegamenti ipertestuali e dei loghi colorati contenuti nell . In questo caso è possibile impostare un trigger sull applicazione "Outlook". Versione prodotto: Lite Professional Corporate Suddivisione di un processo di stampa in vari invii È possibile suddividere un processo di stampa che contiene varie lettere in vari invii, ad esempio le informazioni generali account per una richiesta ERP. Questa funzione semplifica l invio automatico di tutte le informazioni account via o fax (anche con il sistema in sequenza). Versione prodotto: Lite Professional Corporate Pagina 78 di 99

79 Stampa da diversi vassoi di alimentazione Più pagine su un foglio Unione di più processi di stampa Deselezione autom. delle pagine quando la copertura dell inchiostro è insufficiente Con Print&Share è possibile suddividere un processo di stampa e usare vari vassoi per determinate parti del processo di stampa. Ad esempio: pagina 1 del processo di stampa deve essere stampata dal vassoio 1; pagina 2 dal vassoio 2; pagina 3 manualmente; ecc. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Con questa impostazione è possibile stampare più pagine su un unico foglio. Versione prodotto: Lite Professional Corporate È possibile unire due o più processi di stampa in un unico output. Questa funzioneè particolarmente utile quando si vogliono unire più stampe in un file in formato PDF o fino a formare un libro. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Print&Share permette di disattivare automaticamente delle pagine se l inchiostro è inferiore alla quantità minima stabilita. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Unione del contenuto delle pagine Quick Editor Get More Editor Basic Print&Share permette di unire più pagine su un unico foglio. Questo processo è chiamato "unione di spazi vuoti", poiché riduce la quantità di carta usata per un processo di stampa e rispetta l ambiente. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Con il Quick Editor l utente può modificare alcune impostazioni di base del canale direttamente dallo schermo principale. Tuttavia, ciò è possibile solo per il lavoro di stampa corrente. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Il Get More Editor permette all utente di aggiungere oggetti di base quali filigrana, testi, loghi e messaggi addizionali. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Get More Editor Advanced Free Space Search (Ricerca spazio disponibile) Grazie alle proprietà estese del Get More Editor gli utenti possono inserire anche i seguenti oggetti: - codici a barre composti; - foto e immagini di testo; - nuova formattazione dei valori (ad es. convertire 1,000 in 1.000,-); - campi aggiuntivi provenienti da database; - posizionare oggetti in spazi liberi (free space search). Inoltre è possibile modificare gli oggetti di testo della composizione, in base ai valori di riconoscimento del processo di stampa. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Attivare il posizionamento automatico di un oggetto nello spazio disponibile su una pagina nel Get More Editor. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Pagina 79 di 99

80 Archiviazione dell output dinamico Print&Share permette di generare un percorso e un nome file dinamici per l archiviazione. È possibile rilevare automaticamente il percorso e il nome del file mediante i valori di riconoscimento del processo di stampa. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Caricamenti FTP, http, https Print&Share permette di inviare i file su Internet. I tipi di file disponibili per i caricamenti sono: FTP, HTTP e HTTPS. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Connessione Internet con proxy Compatibilità DMS PDF/A legale Documenti elettronici XML Documenti elettronicixml estesi Processi finali e VBA Script Protezione PDF Protezioneprofilo La connessione Internet è disponibile mediante proxy. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Print&Share è compatibile con i sistemi di gestione documenti supportati da Scan&Share, NSI Autostore e DigiDocFlow. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Con Print&Share è possibile creare un PDF/A-1b (ISO :2005). È possibile inserire dei metadati (File e informazioni su informazioni file XMP, PDF) mediante il riconoscimento. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Print&Share crea dei semplici file XML che possono essere controllati da file XSD. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Print&Share crea dei file XML con gruppi ripetuti che vengono controllati da file XSD. Ad esempio: metadati XML per sistemi di gestione documenti (DMS). Versione prodotto: Lite Professional Corporate Print&Share permette di eseguire i processi finali dopo l esecuzione dei normali processi del profilo. Il processo finale può essere un comando per avviare un determinato programma, un lavoro da eseguire in base ad una funzionalità o il rilevamento di un VBA script (Visual Basic for Applications). Ad esempio: un processo finale è richiesto per inviare informazioni a Excel. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Con questa funzione è possibile proteggere con una password i documenti in formato PDF. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Con questa funzione è possibile proteggere profili Print&Share con una password. Versione prodotto: Lite Professional Corporate File registro e monitoraggio Questa funzionecrea dei file di registro di tutte le comunicazioni. È possibile creare dei file di registro a parte per le funzioni , fax, stampa su file, documenti elettronici ed etichette. Versione prodotto: Lite Professional Corporate Pagina 80 di 99

81 Lite Professional Corporate Print&Share Allegato 2: panoramica delle proprietà per versione Le caratteristiche di Print&Share Stampa con allegati PDF + rilevamento indirizzi con rilevamento indirizzi specifici con selezione della lingua Trasmissioni fax Microsoft Ricoh - Lanfax composizione automatica dei numeri Stampa su file Processi MS-Outlook + calendario + note Attività Lotus Notes + calendario Selezione automatica del profilo Inserimento di pagine aggiuntive Selezione pagina Deselezione pagina Inserimento pagine aggiuntive in base alla lingua Inserimento di allegati all Messaggi SNMP & WMI Requisiti Canali Sequenza su Corrispondenza Sequenza in base alle informazioni SNMP e WMI Sequenza in base ai clic Sequenza in base ai trigger colore Sequenza in base alle applicazioni Divisione di un lavoro di stampa in invii separati Stampa da vari vassoi Più pagine su un foglio Unione di stampe Deselezione autom. delle pagine quando la copertura dell inchiostro è insufficiente Unione del contenuto delle pagine Quick Editor Get More Editor - Base Get More Editor - Avanzato Inserimento di campiaggiuntivi da database Inserimento di codici a barre Lettura di codici a barre Inserimento di oggetti Free Space Search (Ricerca spazio disponibile) Pagina 81 di 99

82 Lite Professional Corporate Print&Share Le caratteristiche di Print&Share Modifica di oggetti di testo Archiviazione con output dinamico Caricamenti FTP, http e https Connessione Internet con proxy Ampia compatibilità DMS PDF/A-1b legali Protezione PDF PDF/A legale Metadati XMP Documenti elettronici XML Documenti elettronici XML estesi Processi finali e VBA Script Protezione del profilo Cicli profilo Registro e monitoraggio Pagina 82 di 99

83 Allegato 3: espressioni regolari utili Introduzione ABC-1234-XYZ ABCKLMXYZ Tag XML Tag XML 2 Tag XML 3 Tag XML 4 Questo allegato contiene alcune espressioni regolari utili che si possono sfruttare in Print&Share. Nota: anche all interno di Print&Share è presente un elenco con le espressioni regolari utili, dalla finestra di dialogo Riconoscimento, Scheda [Specificato] nel campo Espressioni regolari. Per ulteriori informazioni sulle espressioni regolari consultare: Trovare il numero tra i trattini in un testo. Input: ABC-1234-XYZ Espr. regol.: (?<=.*?).+(?=-) Risultato: 1234 Trovare la stringa KLM nel testo. Input: ABCKLMXYZ o ABCklmXYZ Espr. regol.: (KLM) (klm) Risultato: KLM o klm Trovare le informazioni da un tag XML. Input: Espr. regol.: Risultato: <MY_TAG>mie informazioni</my_tag> (?<=<MY_TAG>).+(?=</MY_TAG>) mie informazioni Trovare le informazioni da un tag XML ed eliminare gli zero iniziali. Input: Espr. regol.: Risultato: 123 <ORDERNUMB>000123</ORDERNUMB> (?<=<ORDERNUMB>.*?)[1-9].+(?=</ORDERNUMB>) Trovare le informazioni da un tag XML ed eliminare il testo prima di una parola specifica. Input: Espr. regol.: Risultato: <MY_TAG>mie informazioni Questo non è necessario</ MY_TAG> (?<=<MY_TAG>.*?).+(?= I don t need this.+</ MY_TAG>) mie informazioni Trovare le informazioni da un tag XML ed eliminare il testo dopo una parola specifica. Input: Espr. regol.: Risultato: <MY_TAG>Questo non è necessario mie informazioni</ MY_TAG> (?<=<MY_TAG>.*? I don t need this).+(?=</ MY_TAG>) mie informazioni Pagina 83 di 99

84 Allegato 4: Formato dati numerici Introduzione È possibile specificare un formato numerico, che può contenere una o più condizioni numeriche per definire il formato. Nella tabella sottostante vengono descritte le condizioni numeriche con un esempio. Il risultato viene indicato da una freccia. Numerico Specificatore formato Descrizione Esempi "0" Sostituisce lo zero con il carattere corrispondente qualora presente; altrimenti nel risultato appare uno zero ("00000") ("0.00") 0.46 "#" Sostituisce il carattere # con il valore corrispondente qualora presente; altrimenti la posizione del carattere non viene inclusa. "." Stabilisce il valore intorno al separatore decimale ("#####") ("#.##") ("0.00") 0.46 "," Imposta un raggruppamento delle migliaia ("##,#") 2,147,483,647 "%" Alza un valore con un fattore 100 e aggiunge il simbolo della percentuale ("%#0.00") %36.97 \ Imposta il carattere successivo come un carattere alfanumerico. Diverso dal quantificatore del formato ("##.0 %") 37.0 % ("\###00\#") #987654# 'string' "string" Specifica che il valore deve essere utilizzato invariato. 68 ("# ' degrees'") 68 degrees Pagina 84 di 99

85 Specificatore formato Descrizione Esempi ; Definisce le sezioni con un formato diverso per i valori positivi, negativi e nulli ("#0.0#;(#0.0#);- \0-") ("#0.0#;(#0.0#);- \0-") ("#0.0#;(#0.0#);- \0-") (12.35) ("#0.0#;(#0.0#)") ("#0.0#;(#0.0#)") (12.35) Altro Il valore viene utilizzato invariato. 68 ("# ") 68 Per ulteriori informazioni andare su: Testo Formato Descrizione Esempi {#}" Sostituisce " il formato con i valori testo. Testvalue ("*{0}*") * Testvalue* Valoretesto ("Result: [{0}]") Result: [Testvalue] Per ulteriori informazioni andare su: Data-ora Formato Descrizione Esempi "d" Il giorno del mese, da 1 a 31. 6/1/2009 1:45:30 PM 1 6/15/2009 1:45:30 PM 15 "dd" Il giorno del mese, da 1 a 31. 6/1/2009 1:45:30 PM 01 6/15/2009 1:45:30 PM 15 Pagina 85 di 99

86 Formato Descrizione Esempi "ddd" L abbreviazione del nome del giorno. 6/15/2009 1:45:30 PM Mon (en-us) 6/15/2009 1:45:30 PM Пн (ru-ru) 6/15/2009 1:45:30 PM -> lun. (fr-fr) "dddd" Il nome completo del giorno. 6/15/2009 1:45:30 PM Monday (en-us) 6/15/2009 1:45:30 PM понедельник (ru-ru) 6/15/2009 1:45:30 PM lundi (fr-fr) "f" Il decimo di secondo di un valore data o ora. 6/15/ :45: /15/ :45: "ff" Il centesimo di secondo di un valore data o ora. 6/15/ :45: /15/ :45: "fff" Il millisecondo di un valore data o ora. 6/15/ :45: /15/ :45: "ffff" "fffff" Il decimillesimo di secondo di un valore data o ora. Il centomillesimo di secondo di un valore data o ora. 6/15/ :45: /15/ :45: /15/ :45: /15/ :45: "ffffff" Il milionesimo di secondo di un valore data o ora. 6/15/ :45: /15/ :45: Pagina 86 di 99

87 Formato Descrizione Esempi "fffffff" "F" "FF" "FFF" "FFFF" "FFFFF" "FFFFFF" "FFFFFFF" Il decimilionesimo di secondo di un valore data o ora. Se diverso da 0, il decimo di secondo di un valore data o ora Se diverso da 0, il centesimo di secondo di un valore data o ora Se diverso da 0, il millesimo di secondo di un valore data o ora Se diverso da 0, il decimillesimo di secondo di un valore data o ora Se diverso da 0, il centomillesimo di secondo di un valore data o ora Se diverso da 0, il milionesimo di secondo di un valore data o ora Se diverso da 0, il decimilionesimo di secondo di un valore data o ora 6/15/ :45: /15/ :45: /15/ :45: /15/ :45: (no output) 6/15/ :45: /15/ :45: (no output) 6/15/ :45: /15/ :45: (no output) 6/1/ :45: /15/ :45: (no output) 6/15/ :45: /15/ :45: (no output) 6/15/ :45: /15/ :45: (no output) 6/15/ :45: /15/ :45: "g", "gg" Il periodo o era. 6/15/2009 1:45:30 PM A.D. Pagina 87 di 99

88 Formato Descrizione Esempi "h" L ora, in formato 12 ore da 1 a 12. 6/15/ :45:30 AM 1 6/15/2009 1:45:30 PM 1 "hh" L ora, in formato 12 ore da 01 a 12. 6/15/ :45:30 AM 01 6/15/2009 1:45:30 PM 01 "H" L ora, in formato 24 ore da 0 a 23. 6/15/ :45:30 AM 1 6/15/2009 1:45:30 PM 13 "HH" L ora, in formato 24 ore da 00 a 23. 6/15/ :45:30 AM 01 6/15/2009 1:45:30 PM 13 "m" Il minuto, da 0 a 59. 6/15/2009 1:09:30 AM 9 6/15/ :09:30 PM 9 "mm" Il minuto, da 00 a 59. 6/15/2009 1:09:30 AM 09 6/15/ :09:30 PM 09 "M" Il mese, da 1 a 12. 6/15/2009 1:45:30 PM 6 "MM" Il mese, da 01 a 12. 6/15/2009 1:45:30 PM 06 "MMM" L abbreviazione del nome del mese. 6/15/2009 1:45:30 PM Jun "MMMM" Il nome completo del mese. 6/15/2009 1:45:30 PM June "s" Il secondo, da 0 a 59. 6/15/ :45:09 PM 9 "ss" Il secondo, da 00 a 59. 6/15/ :45:09 PM 09 "tt" L indicatore AM/PM. 6/15/2009 1:45:30 PM PM Pagina 88 di 99

89 Formato Descrizione Esempi "y" L anno, da 0 a 99. 1/1/ :00:00 AM 0 6/15/2009 1:45:30 PM 9 "yy" L anno, da 00 a 99. 1/1/ :00:00 AM 00 6/15/2009 1:45:30 PM 09 "yyyy" L anno in 4 cifre. 1/1/ :00:00 AM /15/2009 1:45:30 PM 2009 "z" L ora in UTC, senza zero iniziali. 6/15/2009 1:45:30 PM -07:00-7 "zz" L ora in UTC, con gli zero iniziali. 6/15/2009 1:45:30 PM -07:00-07 "zzz" Ora e minuti in UTC. 6/15/2009 1:45:30 PM -07:00-07:00 ":" Il separatore ora. 6/15/2009 1:45:30 PM : "/" Il separatore data. 6/15/2009 1:45:30 PM / "string" Delimitazione di una stringa 6/15/2009 1:45:30 PM 'string' ("arr:" h:m) arr: 1:45 \ Il carattere di escape. 6/15/2009 1:45:30 PM (h \h) 1 h Un qualsiasi altro carattere Il carattere viene ereditato nel risultato. 6/15/2009 1:45:30 AM (arrhh:mm t) arr 01:45 A Per ulteriori informazioni andare su: Pagina 89 di 99

90 Allegato 5: utilizzo di alcune proprietà Inserimento di un codice a barre Inserimento di campi aggiuntivi da database Inserimento di oggetti 1. Utilizzare il Get More Editor e selezionare il pulsante. 2. Inserire un valore nel campo [Valore]. È possibile ottenere il valore anche mediante il metodo di riconoscimento. 2a. Per il riconoscimento, fare clic su [Aggiungi] e selezionare [Parametri di riconoscimento]. 2b. Selezionare un metodo di riconoscimento (Font, Altro, Posizione, Etichetta...) 3. Fare clic su [OK] 1. Utilizzare il Get More Editor e selezionare il pulsante. 2. Selezionare un metodo di riconoscimento (Font, Altro, Posizione, Etichetta,...) per cercare un valore. Consiglio: Ad es. Miaetichetta: mio valore Se con il metodo riconoscimento etichetta, con l etichetta "Miaetichetta:" si ottiene solo la parola "mia", non utilizzare il Tipo valore: "Stringa caratteri " ma "Gruppo stringa caratteri". 3. Andare alla scheda [Modifica risultato] e attivare Sostituisci risultato con valore da origine dati. 3a. Selezionare la propria origine dati (ad es. una tabella di Excel). 3b. La Colonna database deve corrispondere al valore del riconoscimento. 3c. Come Colonna restituita selezionare un altro campo da origine dati. 4. Fare clic su [OK] 1. Utilizzare il Get More Editor e selezionare il pulsante. Da questo pulsante si arriva sull Editor per il riconoscimento degli oggetti. 2. Fare clic su [Aggiungi] per aggiungere una nuova opzione e inserire un oggetto da riconoscere. 3. Posizionare sull area di disegno un oggetto, ad es. un logo, una firma Usare il pulsante [Modifica] per specificare un metodo di riconoscimento. Ad esempio, se si desidera cercare la parola "Miovalore" nel documento come trigger per inserire un oggetto, selezionare [Specificato], [Espressione regolare] con il valore "Miovalore". 4a. Fare clic su [OK] 5. Fare clic su [OK] Pagina 90 di 99

91 con riconoscimento della lingua 1. Creare un nuovo profilo con un canale Fare clic sull icona sopra canale e andare alla scheda [Configurazione canale]. 3. Inserire l oggetto dell . Come oggetto è possibile inserire un valore dal documento, ad esempio il numero di una fattura. 4. Fare clic sul pulsante [Modifica ] per inserire il messaggio dell Nell editor dell di Print&Share (HTML) dal campo Lingua è possibile impostare la lingua del messaggio, ad es. Français. 6. Inserire il testo del messaggio ad esempio in francese. 7. Ripetere le fasi 5 e 6 per le altre lingue. Ad es. selezionare [Lingua], quindi il valore Deutsch. 8. Fare clic su [OK] per chiudere l editor. 9. Nella finestra di dialogo, selezionare la scheda [Riconoscimento]. 10. Selezionare la scheda [Lingua]. 11. Per selezionare due lingue, fare clic due volte sul pulsante [Aggiungi] per aggiungere due righe per il riconoscimento della lingua. Selezionare ad esempio: Riga 1: Lingua English Valore: INVOICE Riga 2: Lingua Deutsch Valore: RECHNUNG 12. Con il pulsante [Modifica], è possibile impostare un metodo di riconoscimento per ogni riga. Ad esempio per le lingue: English: German: Fare clic su [OK] [Specificato] [Espressione regolare] valore: INVOICE [Specificato] [Espressione regolare] valore: RECHNUNG 13. Inoltre è possibile riconoscere l indirizzo mediante un metodo di riconoscimento. Selezionare la scheda [ ] ed attivare ad esempio [Riconoscimento libero]. Fare clic su [OK] per chiudere la Configurazione canale. Pagina 91 di 99

92 Allegato 6: Spostamento di una licenza Introduzione Procedimento PC 1 Se il PC sul quale è installato Print&Share deve essere sostituito, è possibile installare Print&Share su un altro computer. Se si è in possesso del contratto di manutenzione per Print&Share, è possibile spostare la licenza. Il metodo consiste innanzitutto nel disattivare la licenza presente sul primo computer, per mezzo di una connessione Internet e del servizio web, dopodiché è possibile installare la licenza su un altro computer online. La procedura è disponibile solo a partire dalla versione , pertanto verificare innanzitutto il numero della versione dalla finestra di dialogo Informazioni su Print&Share. Le seguenti fasi riguardano la disattivazione della licenza sul primo computer. 1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull icona Print&Share. 2. Selezionare l opzione di menu [Configurazione generale]. 3. Selezionare la scheda [Attivazione]. 4. Annotare il codice di riferimento. 5. Spuntare il pulsante con i [tasti di direzione] e selezionare l opzione di menu [Annulla attivazione]. 6. Si apre un altra finestra di dialogo. Confermare che si desidera annullare l attivazione sul PC. Nota: Qualora non si avesse con contratto di manutenzione per Print&Share, il programma creerà un avviso. Qualora si desiderasse stipulare un contratto di manutenzione, contattare il proprio fornitore. L acquisto di un contratto di licenza comporterà un nuovo numero di riferimento. Tuttavia, sarà ancora necessario inserire questo nuovo numero di riferimento sul primo PC. Qualora il PC su cui era installato Print&Share fosse rotto, l unica soluzione sarà un intervento manuale. Pagina 92 di 99

93 Procedimento PC 2 Di seguito sono riportate le fasi per registrare nuovamente la licenza sul nuovo PC. Nota: si dà per scontato che Print&Share sia già stato installato sul nuovo PC. Il procedimento sul primo PC (vedere "Procedimento PC 1") deve essere già stato eseguito. 1. Inviare un documento da stampare a scelta a Print&Share. 2. Registrare il proprio Print&Share seguendo le fasi riportate nella guida di installazione ed inserire il codice di riferimento del primo PC. 3. Dopo qualche istante, Print&Share si attiva automaticamente. Consiglio! È possibile snellire la procedura di attivazione. Dal menu di Print&Share selezionare l opzione [Configurazione generale], quindi selezionare la scheda [Attivazione]. Dopo aver premuto il pulsante [tasti di direzione] e l opzione [Verifica il codice di attivazione online] si ottiene immediatamente l attivazione. Per ulteriori dettagli, consultare il capitolo Registrazione e attivazione riportato precedentemente in questo manuale. Pagina 93 di 99

94 Allegato 7: Limitazioni in Print&Share Introduzione Lingua Input EMF Riempimento di tipo trama Numero di copie MS Word Livello colore Print&Share è stato sottoposto a severi test qualitativi, tuttavia in alcuni casi i risultati potrebbe differire dalle aspettative. Ciò potrebbe essere dovuto all ambiente software o alla combinazione di alcune applicazioni. Inoltre, l obiettivo principale di Print&Share è l elaborazione di documenti aziendali, pertanto alcune funzionalità dei normali driver di stampa non sono disponibili, in quanto esse potrebbero causare delle limitazioni in Print&Share. Il testo di alcuni pulsanti, come ad es. Cancel, non è stato tradotto in quanto il cosiddetto language pack del.net framework non è disponibile. Il language pack per il.net framework è disponibile dal sito Microsoft. Per generare l output, Print&Share utilizza un sistema di rendering che converte l input EMF del driver di stampa. Se i record EMF non sono completi o la struttura non è corretta, Print&Share non può garantire un output corretto. Print&Share permette di correggere alcuni record non validi attivando delle routine di correzione. Alcune applicazioni generano anche nel processore di stampa del driver un file EMF con un sistema di coordinate diverso rispetto ai comuni sistemi. In questo caso è possibile che il sistema di rendering di Print&Share generi un output scarso su carta o in formato PDF. Un output scarso può essere indice di una pagina o di una composizione troppo piccola. In questo caso è necessaria un ulteriore ispezione del lavoro di stampa. Il generatore di PDF non è compatibile con il riempimento di tipo trama per forme (poligoni) diverse dai rettangoli. In alcuni casi il numero di copie specificato in MS Word non viene inoltrato a Print&Share. Secondo il Microsoft Developer Network (MSDN) ciò si verifica se i registry settings non sono corretti per MS Word. Il calcolo del livello di colore di un documento può differire dell 1%. Velocità di stampa Durante i test di Print&Share in alcuni casi è stata riscontrata una velocità rallentata durante la stampa da Microsoft Office Quando gli stessi documenti sono stati stampati dopo aver spuntato la casella "High Quality", il lavoro di stampa era più piccolo di oltre il 50%, facendo raggiungere una velocità normale. Ci aspettiamo che questo difetto venga corretto da Microsoft con un aggiornamento. Pagina 94 di 99

95 Dimensioni dei file in formato PDF Oggetti GDI Anteprima di stampa Caratteri True type I file in formato PDF creati da Print&Share possono essere ingranditi. Ciò può avvenire quando si lavora con MS Word 2010 e il documento contiene delle immagini incorporate copiate da MS PowerPoint Un immagine (anche in modalità vettoriale) viene sempre convertita in bitmap in GDI. È probabile che MS Word 2010 crei una bitmap più grande per migliorare l immagine rispetto a MS Word La bitmap interna viene quindi ridotta alle dimensioni originali quando EMF disegna il lavoro di stampa. Poiché Print&Share sfrutta le informazioni all interno, è possibile ingrandire il PDF. Microsoft Windows ha un limite di oggetti GDI per applicazione, pertanto Print&Share ha la stessa limitazione. L anteprima di stampa di Print&Share può differire leggermente dalla stampa reale. Print&share supporta solo i caratteri True type di Windows. Pagina 95 di 99

96 Allegato 8: Parole chiave Accesso remoto, 72 Allegato, 31 Altro, 49 Attivazione, 13 attivazione, 9, 13 Attività, 40 Backup, 26 Calendario, 39 Canale, 7, 25, 77, 81 Codici a barre, 4, 53, 62 Configurazione generale, 19 Connessione Internet, 73 Consigli, 74 database, 56, 61 Dimensioni carta, 13 DMS, 79 Documento elettronico, 38 Driver di stampa condiviso, 69 driver di stampa virtuale, 6 , 30 Espressione regolare, 52, 53 Espressioni regolari, 66 Etichetta, 42 Fax, 34 File VB Script, 37, 55 Filigrana, 62 finestra di dialogo principale, 15 Formato carta, 37 FTP, 79 Funzionalità, 6, 7, 16 Get More Editor, 4, 15, 16, 17, 58, 59, 60, 62, 63, 65, 74, 79, 81 Indicatore Pagina, 60 Indici dei glifi, 75 Inserimento di pagine, 29 Installazione, 8 Intervallo, 29, 32 Invia e chiudi, 18 Pagina 96 di 99

97 Logo, 60 Lotus Notes, 20, 41 Margini, 73 Metadati 1, 31 Metadati, 47, 79, 82 Metodi di riconoscimento, 48 Modifica risultato, 55 Monitor, 71 negative coordinates, 75 Note, 40 Oggetti di base, 60 Ordine canale, 25 Outlook, 20, 39 Output, 26 Pagine attive, 16 PDF, 6, 14, 31, 36, 41, 43, 47, 53, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 87 PDF/A, 31, 36 Posizione, 50 procedura guidata, 22 Processo finale, 36 profili, 22 Profilo, 7, 15, 25, 27, 29, 32, 34, 55, 64, 80, 82 Profilo ciclico, 26 proprietà oggetto, 63 Protezione, 21 Proxy, 33, 79, 81 Quick Editor, 15, 17 Registrazione, 2, 9, 12 Registro, 75 rendering, 75 Requisiti di sistema, 8 Requisito colore, 29, 32 Ricevuta di lettura, 31 Ricoh Developer Program, 87 Riconoscimento, 3, 7, 20, 25, 28, 35, 36, 38, 42, 43, 47, 63 Riconoscimento font, 48 Riconoscimento lingua, 46 Riconoscimento parametro, 44 Riconoscimento parole, 67 Riconoscimento profilo, 43 Riconoscimento stampa, 46 Pagina 97 di 99

98 Ripristino, 26 Selezione pagina, 29, 32 Sequenza, 7, 25, 64, 68 Sequenze, 64 Sequenze di escape, 62 Server, 8, 21, 32, 34, 69, 72, 76 sistema in sequenza, 68 SMTP, 11, 30, 32 SNMP, 68 Software switch, 75 Stampante, 27 Stampante file, 36 trigger, 64 Trigger, 7, 65, 68 Trigger stampante, 68 Unione, 56 Unione di pagine, 28 Utenti autorizzati a stampare sulla stampante condivisa Print+Share, 71 Utenti simultanei, 72 Utile a sapersi, 73 Valori specificati, 52 vassoi di alimentazione, 28 Versioni server, 69 Winking, 96 WMI, 68 XML, 6, 38, 43, 47, 58, 80, 82 XMP, 31, 36, 47, 80, 82 XSD, 38 Pagina 98 di 99

99 Designed by Winking bvba, Belgium. Winking bvba is a Premier Plus Member of the Ricoh Developer Program. Copyright Marchi commerciali Copyright by Winking bvba, BE , Belgium. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form, or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without the prior consent of the publisher. Printed in Belgium. È un marchio registrato di Winking bvba. OPTIsend è un marchio registrato di Gerdi Staelens. Ricoh è un marchio registrato di Ricoh Corporation Ltd. Ricoh Developer Program è un marchio commerciale di Ricoh Co. Ltd. Print&Share è un marchio commerciale. Ricoh è il distributore esclusivo del software Print&Share. Microsoft, Word for Windows, Excel e Outlook sonomarchiregistrati. Windows è un marchio commerciale di Microsoft Corporation. Lotus Notes è un marchio registrato di IBM. Crystal Reports è un marchio registrato di Business Objects SAP. Acrobat e PDF sono marchi registrati di Adobe Systems Inc. I marchi commerciali sono di proprietà dei rispettivi proprietari. Pagina 99 di 99