SOLUZIONE ICT: SOFTWARE GESTIONALE INTRODUZIONE SINTESI DEL CASO AZIENDALE

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1 SOLUZIONE ICT: SOFTWARE GESTIONALE INTRODUZIONE Non vi è dubbio che nello scenario economico attuale per incrementare il proprio vantaggio competitivo sia importante focalizzare l attenzione sugli aspetti core dell attività aziendale quali, ad esempio, la produzione, il marketing, la ricerca e sviluppo. Ciononostante il vantaggio rispetto ai concorrenti dipende anche da aspetti non propriamente di core business (es: servizi di supporto quali sistemi informativi, amministrazione, organizzazione, ecc.); con riferimento a tali aspetti la finalità è, solitamente, ridurne fortemente i costi, e l impatto in termini di mansioni organizzative pur mantenendo lo stesso livello qualitativo dei risultati. Per non perdere efficienza e per avere più tempo da dedicare agli aspetti di core business diviene più che mai fondamentale l utilizzo di strumenti informatici per tenere sotto controllo e ottimizzare attività quali, ad esempio, la gestione amministrativa, la gestione della tesoreria, la gestione del personale ecc. Esistono soluzioni ICT, in particolare gli Enterprise Resource Planning, in grado di gestire in modo integrato la pluralità degli aspetti qui esposti sia quelli di core business sia quelli a supporto del business. Con riferimento alle piccole aziende si parla di software gestionali, cioè in grado di dare un supporto in particolari aspetti dei processi amministrativi e gestionali dell impresa (es: contabilità generale, contabilità industriale, budgeting e reporting, gestione delle paghe, ecc.). L implementazione di una soluzione gestionale può generare diversi cambiamenti aziendali, di seguito se ne riportano alcuni: Riduzione tempi di elaborazione dati: avere a disposizione applicazioni software per eseguire certe attività (es: fatturazione attiva, emissione paghe, ecc.) può permettere di velocizzare alcune attività prima svolte totalmente o parzialmente in modo manuale/cartaceo; Facilità reperimento informazioni: il mantenimento delle informazioni archiviate e indicizzate in formato elettronico permette una facile consultazione delle stesse nonché la conseguente riduzione degli archivi cartacei; Condivisione di informazioni: i dati e le informazioni elaborate dal sistema sono centralizzate e divengono fruibili agli utenti interessati riducendo passaggi di documenti cartacei così da evitare duplicazioni ed errori nella gestione delle versioni dei documenti elaborati. La diffusione di tali cambiamenti può generare benefici economici legati ad una maggiore produttività del personale amministrativo e direzionale nonché una riduzione dei cosi legati a servizi di gestione amministrativa esterna. Si può concludere che attraverso l implementazione di un sistema gestionale l impresa fa il primo passo verso l integrazione delle informazioni al fine di incrementare la propria efficienza ed efficacia amministrativa. SINTESI DEL CASO AZIENDALE La Robek Srl è una piccola azienda che opera nel settore della carpenteria metallica che ha deciso di installare una soluzione gestionale che permetta di gestire e supportare le operazioni amministrativo-contabili (rilascio preventivi e emissione fatture basate in automatico sulla base delle lavorazioni disponibili). 1

2 Il costo omnicomprensivo della soluzione gestionale è pari a Euro di cui nel primo anno e 510 euro per i cinque anni successivi. I vantaggi che l azienda raggiunge nei 5 anni di analisi sono riferibili a: Riduzione tempi di elaborazione amministrativa (Es: emissione preventivi e fatture sulla base dei tariffari e ore di lavorazione) [beneficio quantificato in Euro 7.141]; Risparmio spese per servizi amministrativo-contabili [beneficio quantificato in di Euro 4.592]. In estrema sintesi l azienda ha investito Euro e ha ottenuto un guadagno netto di Euro, cioè un ritorno sull investimento (ROI) del 53%. E come se avesse investito 1 euro e alla fine dei 5 anni avesse guadagnato ulteriori 0,53 euro. A fini prudenziali non si è tenuto conto di altri vantaggi raggiungibili legati all utilizzo del gestionale per operazioni di budgeting/reporting e gestione dei magazzini. Di seguito si presenta la descrizione completa e approfondita degli elementi qui brevemente descritti. IL CASO ROBEK 1 Dati aziendali Ragione sociale: Robek Srl Settore: piccola industria Attività: carpenteria metallica Fatturato medio ultimi due anni: Euro Forma giuridica: Società a responsabilità limitata Personale: n. 1 titolare e n. 6 dipendenti Costo medio all anno del personale: Euro a persona Costo medio del capitale preso a prestito: 8% annuo Stima crescita media annua del fatturato: + 1% La Robek Srl è una piccola azienda che opera nel settore della carpenteria metallica situata nella periferia di una grande citta. La clientela è principalmente costituita da aziende del settore automotive che necessitano di lavorazioni di particolari metallici (es: giunti, stampi, ecc.). La contabilità generale è tenuta esternamente e la prima nota contabile viene redatta su registri cartacei. La contabilità analitica non viene applicata e i preventivi per i clienti sono calcolati su tariffe orarie in base all esperienza maturata del personale sulle 1 Per motivi di riservatezza la ragione sociale dell azienda è di fantasia ma ogni altro dato coincide a realtà. 2

3 diverse lavorazioni svolte. L elaborazione delle fatture attive avviene utilizzando il programma MS Excel mediante l utilizzo di un modello di fattura modificabile i collegamenti con le attività svolte e le risorse impiegate avvengono in modo indiretto attraverso il controllo manuale delle schede di lavorazione. L azienda ha, quindi, deciso di implementare una soluzione gestionale che permetta di gestire e supportare le operazioni del ciclo attivo (preparazione preventivi integrati con le tipologie di lavorazioni, la fatturazione attiva integrata con i preventivi e le ore lavorate, ecc.) e del ciclo passivo (caricamento documenti di acquisto). Oltre all automazione di alcuni processi prima tenuti manualmente la finalità è anche avere una situazione contabile grezza da trasferire già in formato elettronico a chi svolge i vari adempimenti amministrativi (contabilità generale, liquidazioni IVA, redazione bilancio d esercizio, predisposizione modello Unico dei redditi, ecc.). Infrastruttura ICT pre-esistente Nella sede aziendale sono presenti n. 4 PC con sistema Windows collegati in rete ad un server. Sul server sono installati i software di gestione delle lavorazioni tecniche che possono essere utilizzati da tutti i PC in rete. Il collegamento ad internet con l esterno è tramite linea Adsl. I PC utilizzati per le attività amministrative sono principalmente due (predisposizione, listini, stampa preventivi, stampa fatture, ecc.). Su tutti i PC, oltre alle applicazioni tecniche specifiche è istallato il pacchetto MS Office. Quantificazione dei costi della nuova soluzione ICT (software gestionale) Per la scelta del software gestionale si è fatto riferimento ad un fornitore della zona in partnership con diverse software-house di rilievo. L installazione, oltre a prevedere l acquisto della licenza e il canone di manutenzione annuo, prevede anche la personalizzazione iniziale del database sulle caratteristiche dell attività svolta dall azienda. Al fine di non sovraccaricare il server già in uso per le applicazioni tecniche (PLC) si è deciso di acquistare un nuovo server più relativa unità di recovery. Sul nuovo server sarà installato il software gestionale nonché il Dbms (database management system) necessario per il corretto funzionamento dello stesso. Di seguito si riportano i dati riferiti ai costi degli elementi descritti: Licenza software Consulenza implementazione Nuovo Server + recovery system Totale investimento Costi di assistenza all anno (a partire dall anno 1) euro euro euro euro 510 euro Nei costi è anche previsto un canone annuale di assistenza (integrazione tabelle, aggiunta caratteristiche non rilevanti, ecc.). 3

4 Tutto il processo di implementazione richiede massimo 2 mesi. Prendendo a riferimento cinque anni di previsione oltre all anno di investimento iniziale (anno 0) i costi generati dalla soluzione si presentano come nella seguente tabella: Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 Anno 5 Totale Licenza Software Consulenza software Nuovo Server Canone assistenza Totale Uscite per costi Quantificazione dei benefici della soluzione ICT (software gestionale) Elementi quali la facilità di predisposizione dei preventivi integrata con l emissione delle fatture attive e il caricamento elettronico dei documenti passivi permettono al personale di essere più produttivo e di svolgere le stesse mansioni in un tempo inferiore. Gli aspetti puramente amministrativi descritti in precedenza, se gestiti senza l ausilio del software, assorbono mediamente circa 5 ore a settimana. Si stima in via prudenziale che l utilizzo degli automatismi del software permetta di abbattere tale tempo di circa il 40% (come avvenuto in installazioni su aziende analoghe per attività e dimensione). Conoscendo il costo medio orario del personale (ipotizzando ore lavorative all anno su circa 40 settimane all anno) la quantificazione economica del beneficio riferito alla maggior produttività del personale è pari per il primo anno a euro. A tal proposito, si tenga presente che il maggior tempo a disposizione del personale è dedicato ad attività tecniche a più alto valore aggiunto nei confronti della clientela (es: ricerca e sviluppo di nuove soluzioni, feedback e riscontro sulle commesse realizzate, formazione del nuovo personale, ecc.). Il software gestionale permette di svolgere attività amministrative che prima venivano date all esterno (predisposizione scadenziario clienti/fornitori, riconciliazioni di cassa e banca con gli estratti conto) e, di conseguenza, si genera un risparmio dei servizi amministrativi esterni di circa il 20%. Il costo delle attività amministrative esterne è pari a euro all anno e, pertanto, il beneficio economico legato al risparmio di tali costi è quantificabile per il primo anno in 900 euro. Di seguito è riassunto quanto visto per la determinazione dei benefici: a)costo medio personale annuo (a persona) euro b)costo medio orario (tenendo conto di ore lavorative all anno) c)tempo mediamente dedicato a settimana per attività amministrative 17,5 euro/ora 4 ore d) Riduzione tempo dedicato per aspetti amministravi -40% Beneficio Incremento Produttività personale [b x c euro 4

5 x d x 40 settimane] Costo annuo servizi amministrativi euro Riduzione utilizzo servizi amministrativi -20% Risparmio annuo att. amministrative esterne TOTALE BENEFICI ALL ANNO 900 euro euro Si è stimato che tali benefici emergeranno in maniera piena a partire dall anno successivo all investimento cioè quando il personale conoscerà appieno l utilizzo della nuova applicazione software. Inoltre, nel caso in esame non si è tenuto conto del fatto che alcuni benefici potranno emergere dall utilizzo completo di tutte le caratteristiche del software che al momento non sono (es: contabilità per centri di costo, reporting, budgeting, gestione magazzini, ecc.). La crescita del fatturato prospettata negli anni successivi (generata grazie al maggiore tempo dedicato ad aspetti tecnici per i clienti) potrà far incrementare il valore finanziario di tali benefici. Prendendo a riferimento cinque anni di previsione oltre all anno di investimento iniziale (anno 0) i benefici generati dalla soluzione in termini finanziari 2 si presentano come di seguito: Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 Anno 5 Totale Incremento Produttività Risparmi spese amm.ve Totale benefici MISURAZIONE DEL RITORNO DELL INVESTIMENTO Dalla contrapposizione nei cinque anni di analisi, oltre a quello iniziale, dei vari costi e benefici tradotti in termini finanziari (in flussi di cassa positivi e negativi) emergono i seguenti flussi di cassa netti che servono per determinare il ritorno dell investimento di questa iniziativa: Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 Anno 5 Totale Flussi di cassa netti In particolare le formule economico-finanziarie di valutazione degli investimenti applicate a tali flussi di cassa generano i seguenti indicatori di sintesi: ROI 53% VAN euro TIR 23% Payback Anno 3 2 Si è tenuto conto del pagamento entro l anno dei costi e della manifestazione annua dei singoli benefici. 5

6 L investimento nel software gestionale permette di recuperare quanto investito nell anno 0 successivamente all anno 3 cioè con un tempo di recupero (payback) di poco più di tre anni circa come messo in evidenza nel seguente grafico. Analisi costi/benefici - Software Gestionale Euro Payback Anno 0 Anno 1 Anno 2 Anno 3 Anno 4 Anno 5 Totale costi benefici cumulati Il Return On Investment (ROI) cioè il rendimento economico dell iniziativa è pari al 53%; è come investire 1 euro e guadagnare ulteriori 0,53 euro. In particolare il valore attuale dei flussi di cassa al netto dell investimento iniziale (VAN) tenendo conto di un costo del capitale per il finanziamento dell iniziativa pari all 7% è positivo per euro. Ciò significa che se ci si indebita ad un tasso annuo del 7% l iniziativa oltre a permettere di rimborsare il finanziamento genera un ulteriore guadagno di euro. Ragionando in termini annuali il tasso di rendimento implicito dell investimento è pari al 23% il che lo rende preferibile a molte altre forme di investimento con lo stesso grado di rischio. Si può concludere che tutti gli indicatori danno segnali positivi circa la bontà di questa iniziativa di investimento anche tenendo conto del fatto che alcuni benefici potranno emergere dall utilizzo completo di tutte le caratteristiche del software che per ora è utilizzato solo per la fatturazione e emissione preventivi. 6

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