Lyra News. Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale

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1 Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale Lyra News nr.14 - Giugno Link info commerciali info tecniche Sito Softeam Home page Lyra Il processo di interazione cliente-azienda che porta alla predisposizione dell offerta è molto complicato e comporta un elevato scambio di informazioni che aiutano a predisporre la migliore soluzione produttiva possibile cfr. Crescere per vivere Analisi dell evoluzione delle imprese italiane della macchina utensile a cura di FONDAZIONE UCIMU ed Lyra, è il software applicativo, sviluppato da Softeam, leader in Italia per la Gestione delle Offerte e l Organizzazione dell Attività Commerciale, che si pone l obiettivo di raccogliere, gestire e consolidare tutte le informazioni relative ad attività, progetti e relazioni esistenti tra l'azienda ed i propri Clienti. Softeam propone questo breve notiziario mensile per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti), sulle proprie attività, ed in particolare sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita dell applicativo. In questo numero... I Servizi Terminal di Lyra Partnership Softeam IBM Servizi Finanziari EPSON: Trade-in laser a colori Tips & Tricks (consigli per l'uso) Newsletters precedenti info@softeam-tsa.it Giugno Pag. 1 di 9

2 I Servizi Terminal di Lyra Nell utilizzo quotidiano di Lyra, per la gestione delle trattative, la produzione di offerte, il tracciamento delle attività svolte dalla rete di vendita succede spesso di trovarsi nella necessità di accedere alle informazioni, trovandosi fisicamente al di fuori della propria sede operativa, tipicamente da un albergo, dagli stands di una fiera, o comunque da una postazione remota rispetto al server aziendale. Per trovare una soluzione a questa necessità, ci sono sostanzialmente due possibilità: portarsi dietro una copia delle informazioni sul proprio notebook, oppure utilizzare i Servizi Terminal, una componente standard del Sistema Operativo Microsoft Windows 2000/2003, per cui è stato realizzato un apposito tool di ottimizzazione all interno di Lyra. Dal sito ufficiale Microsoft: Servizi Terminal fornisce accesso remoto a un desktop server tramite software client apposito che opera in qualità di emulatore di terminale.. Cosa significa tutto questo? Semplicemente, attraverso il Web, è possibile collegarsi al Server aziendale su cui è presente Lyra, e lavorare facendo girare l applicativo direttamente sul Server, senza necessità di installare componenti dell applicativo sul client che opera da remoto. L'utente, nel momento in cui attiva la connessione Terminal, vede in pratica il desktop del proprio PC, sostituito dall'immagine del desktop "virtuale" che è in esecuzione sul Server, sul quale potrà trovare l icona che permette di lanciare Lyra da remoto; l'esecuzione dei programmi è velocissima perché il transito dei dati è totalmente interno al server. A viaggiare sulla rete sono in pratica solo gli input da tastiera e le variazioni delle videate. Sono diversi i vantaggi di questa soluzione, rispetto ad un elaborazione offline : distribuzione centralizzata di programmi: Servizi Terminal assicura che tutti i PC client accedano alle versioni corrente di Lyra, che viene installato una sola volta Sul server invece che su ciascun desktop dell'organizzazione, contribuendo in tal modo alla riduzione dei costi legati all'aggiornamento di singoli computer. tutte le operazioni di esecuzione ed elaborazione sono demandate alla potenza del Server, rendendo di fatto poco significativa la configurazione del PC client, che può anche essere un PC di basso livello; si lavora sempre e comunque su dati reali a aggiornati, e non su una copia. È importante essere certi di lavorare su dati, listini e informazioni sempre allineate e non su copie magari parziali e obsolete; l informazione generata dal PC client è immediata disponibile in Azienda, in tempo reale: si pensi all aggiornamento di un offerta o dell iter di una trattativa commerciale, immediatamente disponibile anche per la Direzione Commerciale; possibilità di stampa, in locale, della documentazione e della reportistica generata sul Server; (continua ) info@softeam-tsa.it Giugno Pag. 2 di 9

3 Lo schema a fianco rappresenta un possibile utilizzo di Lyra, che prevede utenza locale, filiali e corrispondenti connessi in modalità permanente alla Sede centrale, e connessioni occasionali di agenti commerciali, che utilizzano sia la modalità locale,quando si trovano in Azienda, che quella remota quando siano invece fuori Sede. Naturalmente l Utente che accede al Server lo fa ereditando tutti i privilegi del suo Profilo, potendo quindi effettuare tutte e soltanto quelle operazioni alle quali è abilitato (v. Lyra News maggio 2004, reperibile come tutti gli arretrati sul sito Softeam, dove sono state analizzate le funzioni relative alla gestione Utenti, Profili e Privilegi). Con questa modalità operativa si raggiunge l obiettivo di rendere fruibile l informazione, anche alle postazioni remote, mediante l accesso ai dati di propria competenza, ai listini, al configuratore, alle offerte, con possibilità di aggiornarle e rigenerarle, assicurando nel contempo alla Sede centrale la centralità e univocità del dato, attraverso l aggiornamento in tempo reale delle informazioni. Per maggiori informazioni, suggerimenti o indicazioni, invitiamo tutti i lettori, a contattarci, facendoci pervenire le loro considerazioni in proposito. info@softeam-tsa.it Giugno Pag. 3 di 9

4 Partnership Softeam IBM Servizi Finanziari Massima convenienza con i finanziamenti offerti da IBM Global Financing per l'acquisto di soluzioni IT Per i Clienti che scelgono le soluzioni software Softeam, la strada più semplice ed efficace per ottenere un finanziamento è IBM Global Financing, in grado, con la massima flessibilità e rapidità, di strutturare l offerta migliore dal punto di vista finanziario rendendola aderente alle caratteristiche dei prodotti informatici, sulla base delle esigenze di crescita tecnologica del cliente. La recente partnership con IBM Global Financing permette a Softeam di offrire promozioni finanziarie in grado di soddisfare le necessità del cliente, disponendo di soluzioni adeguate per: Prodotti software e servizi correlati (manutenzione, education, personalizzazioni, assistenza ) Prodotti hardware, di qualsiasi marca e tipologia Servizi complementari (cablaggio, soluzioni di security, prodotti e servizi di terze parti) Le aziende si trovano oggi a dover affrontare una difficile sfida. Mentre, da un lato, cresce l'esigenza di sfruttare al meglio le continue innovazioni tecnologiche al fine di ottenere maggiori vantaggi aziendali, dall'altro, i budget IT sempre più limitati e la crescente esigenza di ottenere i massimi profitti nel più breve tempo possibile mettono a dura prova qualsiasi proposta di investimento IT. Questa situazione sta spingendo le aziende di ogni dimensione a considerare le opzioni di finanziamento come la scelta più conveniente, dal punto di vista economico e strategico, per avvalersi delle soluzioni tecnologiche necessarie per il successo aziendale. IBM Global Financing è la principale organizzazione di finanziamento IT a livello mondiale, in grado di offrire un'ampia gamma di opzioni di finanziamento per prodotti hardware IBM e non IBM, prodotti software e servizi a questi associati, sia come acquisti indipendenti che nell'ambito di una soluzione completa. Per operazioni a livello internazionale, sono disponibili specifici accordi finanziari per diversi Paesi e per le relative valute. I principali vantaggi della proposta Softeam IBM Servizi Finanziari: Possibilità di distribuire il costo della soluzione nell'arco del periodo di utilizzo complessivo, considerando il costo totale di gestione senza dover sostenere ingenti spese iniziali Termini e condizioni di pagamento flessibili, personalizzati in funzione delle specifiche esigenze di budget Soluzioni di finanziamento a basso costo in grado di garantire una soluzione totale più conveniente Opzioni di aggiornamento ed espansione che consentono di stare sempre al passo con le innovazioni tecnologiche. Tutte le proposte di finanziamento Softeam IBM Servizi Finanziari sono soggette a verifica ed approvazione dell Ente erogante. info@softeam-tsa.it Giugno Pag. 4 di 9

5 EPSON: Trade-in laser a colori Da sempre, all interno di Lyra, è dedicata particolare attenzione alla produzione della parte documentale: è possibile generare documenti di offerta, che contengono al proprio interno testi e grafica, che contribuiscono a dare forma ai contenuti delle proposte commerciali. Se è vero che numerosi documenti di offerta vengono inviati direttamente via , è anche vero che frequentemente si presenta la necessità di inviare al Cliente l offerta, o la conferma d ordine, in forma cartacea. Attenzione in questi casi a non sottovalutare l importanza di una presentazione curata e di qualità dell offerta commerciale. E quando si parla di qualità, e soprattutto di qualità di stampa, non si può non parlare di colore e di Epson. Softeam, grazie alla certificazione EPSON BestSeller, propone la possibilità di smaltire gratuitamente una stampante laser usata non Epson con una nuova stampante laser a colori EPSON AcuLaser, a condizioni particolarmente irripetibili. Vediamo alcuni esempi relativi a tre modelli (uno entry-level, uno di rete, di fascia media, e una stampante dipartimentale): EPSON AcuLaser C900 Listino Epson: 599,00Euro, in promo a 520,00Euro! La stampante laser a colori che offre le medesime prestazioni e costi copia inferiori di una stampante laser monocromatica di pari prestazioni, con in più tutti i vantaggi della stampa a colori. Progettata per essere utilizzata a casa o in ufficio, in piccoli gruppi di lavoro, è in grado di stampare con una velocità di 4 ppm a colori e 16 ppm in nero e con una definizione di dettaglio che arriva a 2400 dpi equivalenti con tecnologia EPSON AcuLaserTM Color Halftoning. Per quanto riguarda la gestione della carta, EPSON AcuLaser C900 ha una capacità carta standard di 200 fogli, che può essere aumentata a 700 con l'aggiunta del cassetto opzionale da 500 fogli. È disponibile in opzione l'unità duplex per stampe fronte/retro. La qualità di stampa può essere ulteriormente migliorata impiegando le carte speciali Epson per la stampa laser, che daranno alle vostre stampe lucentezza e brillantezza ancora maggiori. Per non dimenticare le 4 cartucce toner originali, facili da rimuovere e sostituire una volta esaurite. Anche da questo punto di vista, utilizzare e gestire una stampante laser a colori non potrebbe essere più facile! EPSON AcuLaser C1900N Listino Epson: 1.219,00Euro, in promo a 900,00Euro! La combinazione perfetta di qualità di stampa e versatilità di utilizzo, ad un prezzo conveniente ed equivalente a quello di una stampante laser monocromatica di pari livello! Offre innanzitutto una autonomia di stampa molto elevata con una capacità complessiva di 700 fogli (cassetto da 200 fogli + cassetto da 500 fogli standard), ideale per alti volumi di documenti. Grazie alla tecnologia proprietaria EPSON AcuLaser Color Halftoning, EPSON AcuLaser C1900 è in grado di stampare con grande accuratezza e precisione documenti in cui l'uso del colore gioca un ruolo chiave: presentazioni e report, offerte commerciali, listini prezzi, cataloghi. Questa stampante è infatti lo strumento di lavoro ideale per l'attività di uffici e studi professionali che devono stampare a colori alti volumi di documenti. La velocità di 4 ppm a colori e 16 ppm in nero assicura elevate prestazioni in termini di efficienza. (continua ) info@softeam-tsa.it Giugno Pag. 5 di 9

6 EPSON AcuLaser C4100 Listino Epson: 1.943,00Euro, in promo a 1.450,00Euro! EPSON AcuLaser C4100 offre una soluzione di stampa professionale a colori e in nero ad alte prestazioni. Consente di valorizzare qualsiasi documento aziendale grazie all'aggiunta del colore, producendo allo stesso tempo stampe in nero di elevata qualità a costi inferiori rispetto ad altre stampanti monocromatiche, con una facilità d'uso equivalente. Con EPSON AcuLaser C4100 non è più necessario acquistare due stampanti separate. Grazie all'insieme delle tecnologie EPSON AcuLaser, è possibile raggiungere la velocità di 24 pagine al minuto a colori mentre il tempo di stampa della prima pagina a colori è equivalente a quello delle stampanti monocromatiche. La tecnologia EPSON Quadra Beam impiega infatti contemporaneamente 4 raggi laser (uno per ciascun colore) consentendo di stampare 4 volte più rapidamente rispetto alle stampanti laser tradizionali. Il toner EPSON AcuLaser MicroPolymer è in grado di riprodurre una più ampia gamma di colori con una miglior copertura sul supporto carta (riducendo il consumo di toner) mediante l'utilizzo di particelle di toner più piccole. I risultati ottimali di stampa sono garantiti dalla tecnologia EPSON AcuLaser Intelligent Line Screening, che distingue tra immagini fotografiche, testo e grafici all'interno della stessa pagina. Le operazioni di smaltimento della stampante laser monocromatica usata saranno curate da ESO, società Partner di EPSON, specializzata nel settore. ESO confermerà la data dell appuntamento per il ritiro della stampante da smaltire; a ritiro effettuato, il Cliente potrà scaricare il bene dal libro cespiti utilizzando la quarta copia del formulario rilasciato da ESO. La presente NON costituisce offerta commerciale, che dovrà eventualmente essere formalizzata da Softeam, entro la data e alle condizioni di validità della promozione. Per maggiori informazioni, contattare l Ufficio Commerciale Softeam. info@softeam-tsa.it Giugno Pag. 6 di 9

7 Tips & Tricks... (consigli per l uso) In fase di installazione e avviamento di Lyra, è necessario configurare le tabelle relative a Utenti, Profili, Privilegi e Filtri, che permettono sostanzialmente di definire le modalità di accesso alle informazioni contenute nel database di Lyra. Nel numero precedente di Lyra News (maggio 2004, reperibile come tutti gli arretrati sul sito Softeam) sono state analizzate le funzioni relative alla gestione Utenti, Profili e Privilegi. La corretta configurazione di queste tre tabelle rende possibile controllare ogni singola operazione sul database, riservando specifiche funzionalità a specifiche figure preposte: sarà così possibile, per esempio, riservare l accesso all Area Listini ad un solo Utente responsabile della relativa gestione, prevedere che la fase di Generazione delle Offerte sia riservata al Direttore Commerciale, che formalmente ne autorizza l emissione, permettere di intervenire su determinati archivi (anagrafica, tabelle, descrizioni componenti ) solo in modifica, limitando invece le funzioni di inserimento e cancellazione. La fase di gestione della Tabella Utenti, solitamente riservata all Amministratore del Sistema, è quindi molto importante, perché è da una corretta configurazione di questi parametri che è possibile assicurarsi che ogni utente di Lyra sia o meno autorizzato ad accedere a determinate aree e funzionalità dell applicativo. Sempre nell ambito della Gestione Utenti, le operazione relative alla tag Filtri, riguardano invece sostanzialmente la possibilità di configurare la visibilità e condivisione dei dati contenuti nel database. Allo stesso modo dei Privilegi, anche i Filtri si applicano al Profilo, che può corrispondere a uno o più Utenti. Riferendosi all esempio riportato sopra, per l Utente cui è associato il Profilo Commerciale USA (possono anche essere più Utenti, associati allo stesso Profilo), vengono sostanzialmente stabiliti i livelli di visibilità, relativi a: Dati Clienti È possibile consentire agli utenti cui è associato il profilo selezionato, la visibilità su tutta l anagrafica Clienti, oppure solo su una parte di questa, in base a un criterio di selezione che può riguardare una o più province, zone, nazioni, tipologia di cliente, classificazioni Nel caso in esempio l Utente avrà visibilità solo dei Clienti classificati nella zona USA e Nord America. In una struttura commerciale articolata è possibile quindi fare in modo che un agente veda solo i propri clienti, un capoarea tutti i clienti che fanno riferimento a un gruppo di agenti o a un area geografica, un responsabile della ricambistica potrebbe avere accesso solo ai Clienti acquisiti e non a quelli potenziali. (continua ) info@softeam-tsa.it Giugno Pag. 7 di 9

8 Offerte, Attività, Progetti Listini Con la stessa modalità illustrata per i Dati Clienti, anche la visibilità sul portafoglio offerte e sulle informazioni di CRM, relative ad attività e progetti in corso, può essere limitata ai dati di propria competenza (ad esempio per un Venditore), a tutti i dati (e potrebbe essere il caso di un Responsabile Commerciale), o ai dati di un gruppo di utenti (e potrebbe essere il caso di una Segreteria Commerciale). Nel caso in esempio la visibilità è limitata ai dati propri. I dati degli altri utenti non sono quindi accessibili. Anche in questo caso è possibile filtrare la visibilità, limitando ad esempio l uso di un listino Italia agli agenti che operano sul territorio nazionale, impedendo invece la visibilità su quello riservato all Estero, oppure impedire a tutti la visibilità del Listino Costi, utile per la generazione dei Report di Marginalità, la cui visibilità può essere riservata a una figura di Responsabile. Nel caso della form esemplificativa, l Utente identificato come Commerciale USA potrà utilizzare esclusivamente il listino US1. La corretta configurazione di Utenti, Profili, Privilegi e Filtri assicura quindi il pieno controllo delle funzioni abilitate per singolo Utente di Lyra. info@softeam-tsa.it Giugno Pag. 8 di 9

9 Newsletter precedenti... Per chi fosse interessato alle precedenti uscite delle newsletters LyraNews, ricordiamo che le stesse sono disponibili, in formato PDF,sul sito Softeam nell area Prodotti / Lyra. Di seguito l indice degli ultimi numeri: Febbraio Marzo Aprile Maggio Il database di Lyra Microsoft Small Business Server 2003 Dorado, nuova release 2.0 Tips & Tricks (consigli per l uso). Nuova funzionalità di Ricerca Avanzata Ma Lyra è un CRM? Chi è...(conosciamo i Clienti Lyra): BLM Group Cantù (CO) MyDoom Virus alert Tips & Tricks (consigli per l uso). Nuova form Anagrafica Clienti Al via i lavori per Lyra Service Portal La teleassistenza di Lyra Microsoft EasyOpen Tips & Tricks (consigli per l uso). Nuova form Anagrafica Offerte Stato dei lavori per Lyra Service Portal Chi è... (conosciamo i Clienti Lyra): ITF Mesero (MI) Un Server per Lyra Tips & Tricks (consigli per l uso). Utenti, Profili e Privilegi La presente documentazione commerciale si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. mailto:info@softeam-tsa.it Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti mailto:abonelli@softeam-tsa.it info@softeam-tsa.it Giugno Pag. 9 di 9

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