L interfaccia di Word XP Dal percorso Start Programmi Microsoft Word è possibile aprire il programma Word che presenta la seguente interfaccia:

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1 L interfaccia di Word XP Dal percorso Start Programmi Microsoft Word è possibile aprire il programma Word che presenta la seguente interfaccia: L interfaccia di Word 2002 (o XP), come si vede, è costituita da diverse aree: - la barra del titolo che visualizza il nome del file e presenta sull'estrema destra i tre pulsanti per ridurre ad icona, restringere la finestra e allargarla, e chiudere la finestra. - la barra dei menù contenente i menù principali - la barra degli strumenti è costituita da una serie di icone, che ci permettono, con un solo click, di attivare le funzioni principali e da noi più usate di Word. Essa è personalizzabile seguendo il percorso seguente: Strumenti Personalizza Scheda Barre degli Strumenti. - il righello è uno strumento che serve a far rientrare in vari modi i margini di un testo o per inserire dei punti di tabulazione. - i margini: sinistro e destro, superiore e inferiore sono i punti della pagina in cui non si può scrivere. - l area o corpo della pagina è la parte del documento dove andremo a inserire testo ed elementi grafici. - le barra di scorrimento verticale e orizzontale permettono di spostarci nel documento, in orizzontale e in verticale, per visualizzare le parti non visibili del foglio. Esse si attivano automaticamente quando il foglio non può essere completamente visibile nello schermo posseduto. - la barra di stato visualizza informazioni come lo stato corrente del cursore lampeggiante sul documento come: il numero di riga e di colonna in cui esso si trova, la pagina in cui esso si trova, e alcune sigle come INS e SSC che indicano rispettivamente che si è in modalità inserimento e sovrascrittura. 1

2 Una panoramica sulla barra dei menù di Word Come i menù della barra dei menu, possono essere attivati? In almeno in due modi: - con un click del mouse sul nome del menù che ci interessa - usando la tastiera, con il pulsanti ALT+ lettera sottolineata del nome del menu e poi le frecce direzionali per spostarsi all interno delle opzioni del menù e tra i menu, il tasto invio per scegliere. - Il menù File contiene i comandi che vengono applicati all'intero documento. - Il menù Modifica contiene i comandi con cui possiamo modificare il contenuto di un documento - Il menù Visualizza contiene i comandi per la visualizzazione sullo schermo del documento. - Il menù Inserisci contiene i comandi necessari per inserire nuovi elementi nel documento come: note a piè pagina, note, caratteri speciali, immagini e oggetti di altre applicazioni. - Il menù Formato contiene i comandi necessari per formattare il layout e la pagina di un documento. - Il menù Strumenti contiene gli strumenti di correzione ortografica, di sinonimi, una galleria di oggetti che potete aggiungere al documento, strumenti per la configurazione dei menu e delle preferenze (opzione personalizza) per il programma, stampa in serie e esecuzione di macro. - Il menù Tabella contiene i comandi disponibili per inserire e modificare una tabella in un documento di testo. - Il menù Finestra contiene i comandi per gestire e visualizzare le finestre dei documenti. - Il menù? permette di avviare la guida in linea di Word contenente tutte le funzionalità di Word. Creazione nuovo documento Per creare un nuovo documento word basta selezionare il menù Start Programmi Microsoft Word Apertura di un vecchio documento word - il pulsante Cronologia presenta un elenco di documenti creati o modificati in ordine di data. - il pulsante Documenti, che è quello selezionato di default, presenta l'elenco dei file contenuti nella cartella Documenti. - il pulsante Desktop presenta l'elenco dei file contenuti nel Desktop - il pulsante Preferiti presenta un elenco di collegamenti ai file contenuti nella cartella Preferiti Salvataggio di un nuovo documento nel formato.doc di word Poiché la creazione di un nuovo documento avviene in RAM e poiché la RAM è una memoria volatile 2

3 se, per qualsiasi motivo, il programma Word dovesse chiudersi improvvisamente, si perderebbe tutto il lavoro svolto. Pertanto, la prima cosa da fare, prima di iniziare a scrivere in un documento creato, è salvare il documento in un file della memoria di massa. Dal menù File di Word, selezioniamo l opzione salva o salva con nome. Salvare un documento word in altri formati E possibile salvare un documento word nei formati: html, txt, rtf Le funzioni di base sul testo Le funzioni di base che si possono applicare ad un testo sono: inserire testo, cancellare testo, selezionare testo, copiare testo, spostare testo, copiare e / o spostare un testo tra due documenti, annulla e ripristina, trovare testo, trovare e sostituire testo. Vediamole in dettaglio analizzando le diverse modalità. Inserire testo Per inserire testo si può usare la modalità INS o la modalità SSC. Esse sono attivabili cliccando sul pulsante INS della tastiera. 1) In modalità INS è possibile inserire testo facendo spostare il testo già scritto verso destra 1) In modalità SSC è possibile inserire testo e contemporaneamente sovrascrivere il testo già scritto. Cancellare testo Per cancellare testo è possibile usare i pulsanti della tastiera Backspace e Canc. Il tasto Backspace permette di cancellare il testo posto alla sinistra del cursore che lampeggia. Il tasto Canc permette di cancellare il testo posto alla destra del cursore che lampeggia. Selezionare testo Selezionare un testo significa evidenziare una parola, una riga, una frase di senso compiuto o l intero testo. A tal fine consideriamo il testo seguente, formato da due sole righe di testo: a) per selezionare solo la parola Un della prima riga del testo basta, posizionarsi alla sinistra della parola Un e cliccare due volte con il pulsante sinistro del mouse b) per selezionare tutta la prima riga del testo Un pacchetto office è un insieme di. basta, posizionarsi alla sinistra della parola Un e cliccare tre volte con il pulsante sinistro del mouse c) per selezionare l intero testo ci sono vari modi: 1 modo: menù modifica seleziona tutto 2 modo: selezionata la prima parola della prima riga del testo tasti freccia basso + tasto shift Copiare testo. Per copiare un testo è possibile usare una delle seguenti modalità: 1) selezionare il testo da copiare pulsante della barra degli strumenti posizionarsi con il cursore del mouse nel punto in cui si vuol copiare il testo pulsante della barra degli strumenti 2) selezionare il testo da copiare tasto destro del mouse copia posizionarsi con il cursore del mouse nel punto in cui si vuol copiare il testo tasto destro del mouse incolla 3) selezionare il testo da copiare menù modifica copia posizionarsi con il cursore del mouse nel nel punto in cui si vuole copiare il testo menù modifica incolla. 3

4 4) selezionare il testo da copiare e premere la combinazione di tasti CTRL+C posizionarsi con il cursore del mouse nel punto in cui si vuol copiare il testo premere la combinazione di tasti CTRL+V. 5) selezionare il testo da copiare premere il tasto CTRL e cliccare sulla selezione e trascinarla (tenendo sempre premuto il tasto CTRL) fino al punto in cui si vuol copiare il testo. Analogamente al copiare un testo si fa lo spostare (cioè tagliare) un testo Copiare (Spostare) un testo tra due documenti prova1.odt e prova2.odt usando il Menù Finestra Per copiare o spostare un testo da un documento all' altro è necessario aprire tutti e due i documenti. Le operazioni da fare sono: 1) Dal menù Finestra (o dalla barra delle applicazioni) attivare il documento prova1.doc 2) Selezionare in prova1.doc il testo da Copiare (Spostare) 3) Copiare (Spostare) il testo usando uno dei cinque modi studiati precedentemente 4) Dal menù Finestra (o dalla barra delle applicazioni) attivare il documento prova2.doc 5) Posizionarsi con il cursore del mouse nel punto in cui si vuole incollare il testo 6) Incollare il testo in uno dei modi studiati Annulla e ripristina I pulsanti Annulla e Ripristina della barra dei simboli permettono rispettivamente di annullare l ultima operazione effettuata e ripristinare l operazione annullata. Trovare e / o sostituire testo Per trovare una parola o una frase in un testo è si deve usare il menù Modifica Cerca e Sostituisci. Appare la finestra seguente: In essa possiamo inserire il testo da cercare, ad es. writer e scegliere la modalità di ricerca o di sostituzione. Il pulsante Cerca permette a Word di trovare il primo testo uguale a quello cercato. Premendo di nuovo il pulsante verrà trovata la seconda occorrenza del testo cercato e così via fino alla fine del documento. Il pulsante Sostituisci permette a Word di sostituire la parola trovata con una diversa. Se vogliamo sostituire in automatico tutte le occorrenze del testo nel documento, premiamo il tasto Sostituisci tutto. Visualizzazione di un documento word Con word un documento può essere reso visibile in tre diverse modalità seconde le proprie esigenze. 4

5 Le principali sono: - layout di stampa nella quale il documento è mostrato con l aspetto che avrà una volta stampato - layout web nella quale il documento è mostrato come se fosse una pagina web - schermo intero nella quale il documento è mostrato utilizzando tutto il video. Lo zoom. Esso è uno strumento che consente di ingrandire o di rimpicciolire la visualizzazione di un documento word a seconda delle proprie esigenze. La percentuale dello zoom può essere impostata dal menù visualizza zoom Nascondere / Mostrare tutte le barre degli strumenti Dal menù Strumenti Personalizza è possibile personalizzare l interfaccia di word selezionando o deselezionando le barre. Le barre dei simboli più usate sono: standard, formattazione, immagine e disegno. Caratteri speciali Essi sono i caratteri non presenti sulla tastiera come il carettere di copyright, ma inseribili dal menù Inserisci Simbolo Formattazione di un testo Formattare un testo significa stabilire per il testo: il font (cioè la forma), la dimensione, l'aspetto (grassetto, corsivo e sottolineato), la posizione (normale, apice e pedice), il colore e il colore dello sfondo. Un testo si può formattare con una delle due seguenti modalità: 1) selezionando il testo cliccando sul pulsante opportuno della barra dei simboli seguente: 2) selezionando il testo menù formato o tasto destro del mouse opzione carattere in modo che compaia la seguente finestra: Aggiungere lo sfondo ad un testo A tal fine basta selezionar il testo e: - fare clic sul pulsante della barra degli strumenti standard - tasto destro del mouse o menù formato bordo e sfondo applica a testo Inserire apici e pedici in un testo Se nella barra degli strumenti non ci sono i pulsanti apice e pedice, dal menù strumenti personalizza è possibile importare i pulsanti richiesti come mostra la figura seguente: 5

6 Modifica di maiuscole / minuscole al testo Per convertire il testo scritto in minuscolo, tutto in MAISCOLO o viceversa, basta selezionare il testo tasto del mouse o menù formato carattere scheda effetti di figura: Paragrafo Un paragrafo è un insieme di caratteri, parole, frasi, ecc. terminato da un carattere Invio. Pertanto ogni volta che premiamo Invio creiamo un nuovo paragrafo. Un paragrafo può essere vuoto (linee vuote), formato da una sola riga (se premiamo invio prima di arrivare a fine riga) o da più righe. Carattere non stampabile La fine di un paragrafo viene segnalata con il carattere " ". Tale carattere non è visibile in condizioni normali, ma può essere visualizzato premendo il pulsante della barra degli strumenti standard 1. Il carattere non stampabile serve a rilevare quanti "a capo" sono stati inseriti tra un paragrafo e l'altro. Formattazione di un paragrafo Formattare un paragrafo significa stabilire per il paragrafo: il rientro sinistro, destro e di prima riga; la spaziatura sopra e/o sotto il paragrafo; l interlinea, l allineamento a sinistra, a destra, centrato e giustificato; la sillabazione e l interruzione di testo, di pagina e di colonna; la tabulazione a sinistra, a destra, centrata e decimale, ecc. Per formattare un paragrafo: selezionare il paragrafo menù formato o tasto destro del mouse opzione paragrafo in modo che si apre la seguente finestra: 1 Per attivare la barra degli strumenti standard (menù strumenti personalizza segno di spunta su standard) 6

7 Il margine: sinistro e destro di una pagina Il margine è il bordo della pagina. Quindi il margine sinistro è il bordo sinistro della pagina, invece il margine destro è il bordo destro della pagina. Il margine sinistro e destro di default è uguale a 2cm, come mostra la fig. seguente: Modificare i margini di un documento Per modificare i margini basta andare nel menù file imposta pagina come mostra la finestra seguente: Nelle schede carta e layout è possibile,inoltre, modificare l orientamento (orizzontale o verticale) e il modello di carta (layout) da usare per il documento. Il rientro prima del testo Il rientro prima del testo, è la distanza tra la fine del margine sinistro e l inizio del paragrafo. Per default, un paragrafo non formattato ha il rientro prima del testo uguale a zero. Il rientro prima del testo ad un paragrafo, si ottiene con una delle due seguenti modalità: 1) selezionando il paragrafo posizionandosi con il mouse all altezza del righello cliccando, con il tasto sinistro del mouse, sul simbolo e trascinandolo verso destra di tanti centimetri circa quanti si vuole sia il rientro sinistro come mostra la figura seguente: 7

8 2) selezionato il paragrafo dal menù formato o dal tasto destro del mouse paragrafo scheda rientro e spaziatura inserire la misura in centimetri precisa del rientro prima del testo. Il rientro dopo il testo Il rientro dopo il testo, è la distanza tra la fine di un paragrafo e l inizio del margine destro. Per default, un paragrafo non formattato ha il rientro dopo il testo uguale a zero. Il rientro destro ad un paragrafo, si ottiene applicando una delle due seguenti modalità: 1) selezionando il paragrafo posizionandosi con il mouse all altezza del righello cliccando, con il tasto sinistro del mouse, sul simbolo e trascinandolo verso sinistra di tanti centimetri circa quanti si vuole sia il rientro dopo il testo, come mostra la fig. seguente: 2) selezionato il paragrafo dal menù formato o dal tasto destro del mouse paragrafo scheda rientro e spaziatura riquadro rientro, inserire la misura in centimetri precisa del rientro dopo il testo. Esempio1 (rientro prima del testo e dopo il testo) Applichiamo al paragrafo: Si definisce come software l insieme dei programmi che possono operare sul calcolatore. Il software viene normalmente suddiviso in due categorie: di base e applicativo un rientro prima del testo di 2 cm e un rientro dopo il testo di 2 cm, agendo con il pulsante sinistro del mouse sui margini sinistro e destro, come mostra la figura seguente: Il rientro prima del testo speciale Il rientro prima del testo speciale è la distanza tra la fine del margine sinistro e la prima riga del paragrafo. Esso si ottiene applicando una delle due seguenti modalità: 1) selezionando il paragrafo portando il mouse all altezza del righello muovendo verso destra, con il tasto sinistro del mouse, il triangolino superiore del simbolo come mostra la fig. seguente: 8

9 2) selezionato il paragrafo dal menù formato o dal tasto destro del mouse paragrafo scheda Rientro e Spaziatura riquadro rientro, inserire la misura del rientro prima del testo speciale in centimetri. Esempio2 (rientro prima del testo speciale) Applichiamo al paragrafo: Si definisce come software l insieme dei programmi che possono operare sul calcolatore. Il software viene normalmente suddiviso in due categorie: di base e applicativo un rientro di prima riga di 2cm, agendo con il pulsante sinistro del mouse, sul triangolino superiore del margine sinistro, come mostra la figura seguente: La distanza (o spaziatura) La distanza è lo spazio tra i paragrafi, cioè lo spazio che il paragrafo selezionato ha dal paragrafo che lo precede (detta distanza prima del paragrafo) e dal paragrafo che lo segue (detta distanza dopo il paragrafo). Esempio3 Siano i seguenti tre paragrafi numerati con 1), 2) e 3) : Attenzione! - Essi sono paragrafi e non semplici righe di testo perché essi sono separati tutti da un carattere Invio. Prima di applicare la distanza assicurarsi di aver digitato il carattere Invio. Come? Verificate che appaiono tre caratteri non stampabili, uno per ognuno dei tre paragrafi. - Il paragrafo a cui applicheremo la formattazione distanza sarà quello 2), poiché esso ha un paragrafo che lo precede (paragrafo 1) ed uno che lo segue (paragrafo 3). Selezionato il paragrafo 2), dal menù formato o dal tasto destro del mouse, paragrafo e poi scheda Rientro e Spaziatura, applicando ad esso la distanza sopra il paragrafo pari a 0,5 cm e la distanza sotto il paragrafo pari a 1cm si ha la formattazione seguente: 9

10 L interlinea L interlinea è la distanza tra le righe di testo di un paragrafo. Essa si ottiene selezionando il paragrafo, dal menù formato o dal tasto destro del mouse, paragrafo e poi scheda Rientro e Spaziatura, nella finestra a discesa interlinea selezionando l opzione doppia. Osservazione: differenza tra Spaziatura e Interlinea La spaziatura è la distanza tra due o più paragrafi. L interlinea è la distanza tra due o più righe dello stesso paragrafo. Esempio4 Sia il paragrafo seguente, con interlinea singola: Selezionato il paragrafo, applicando l interlinea doppia si ha: L Allineamento Essa permette al testo del paragrafo di essere allineato a sinistra, a destra, in modo centrato e in modo giustificato. Vediamo le quattro tipologie di allineamento più in dettaglio: - l allineamento a sinistra 2 permette di allineare il testo del paragrafo al margine sinistro della pagina - l allineamento a destra permette di allineare il testo del paragrafo al margine destro della pagina - l allineamento centrato permette di allineare il testo del paragrafo al centro della pagina tra il margine sinistro e il margine destro. - l allineamento giustificato permette di allineare il testo ad entrambi i margini sinistro e destro della pagina. L allineamento si ottiene selezionato il paragrafo, selezionando uno dei pulsanti barra degli strumenti formattazione della Esempio5 Sia il paragrafo seguente: 2 Esso è l allineamento usato da word di default. 10

11 Selezionato il paragrafo, con l allineamento centrato si ha: La sillabazione Nel caso che si sia scelto di impostare la giustificazione del paragrafo la frequenza di parole particolarmente lunghe potrebbe dar luogo a spazi irregolari e alquanto larghi tra una parola e l altra. Al fine di ovviare a tale inconveniente, Word possiede la funzione di sillabazione automatica del testo che divide in sillabe le parole lunghe in modo da ridurre gli spazi irregolari tra le parole. Se una parola è suddivisa due sillabe, tre sillabe, ecc., word, introduce rispettivamente un trattino, due trattini, ecc. come mostra l esempio seguente. Esempio6 Sia il testo seguente: Esso come si vede, essendo formato da parole lunghe, crea degli spazi irregolari tra le parole. Per eliminare questi spazi irregolari, andiamo a sillabare il testo. Dal menù Strumenti Lingua Sillabazione selezionato la casella Sillaba automaticamente il documento, il testo compare sillabato nel modo seguente: Applicata la sillabazione automatica, la parola lunga generalmente della prima riga è suddivisa in due sillabe e quindi writer inserisce un trattino. Le interruzioni Esse possono essere di riga, di colonna e di pagina. Esse consentono di arrestare la naturale continuazione del flusso del testo di un paragrafo per rimandarlo a nuova riga, a nuova pagina e a nuova colonna 3 Interruzione di riga o di testo Posizionato il cursore del mouse a sinistra del paragrafo selezionato, l interruzione di riga si attiva: 1) digitando contemporaneamente sui tasti SHIFT e INVIO della tastiera. 2) dal menù inserisci interruzione di testo Interruzione di pagina Posizionato il cursore del mouse a sinistra del paragrafo selezionato, l interruzione di pagina si attiva: 1) digitando contemporaneamente sui tasti CTRL e INVIO della tastiera. 2) dal menù inserisci interruzione di pagina 3 Solo nel caso in cui la pagina sia stata precedentemente suddivisa in almeno due colonne 11

12 Interruzione di colonna Formattata la pagina con almeno due colonne (menù formato colonne) l interruzione di colonna si attiva: 1) digitando contemporaneamente sui tasti SHIFT, CTRL e INVIO della tastiera. 2) dal menù inserisci interruzione di colonna La tabulazione (o punto di tabulazione) 4 Una tabulazione è un punto di stop fissato sul righello che permette di allineare un paragrafo a una distanza specifica, espressa in centimetri, dal margine sinistro della pagina. Essa è usata ad es. nella realizzazione di elenchi, sommari, tabelle ecc. In word, esistono cinque tipi di tabulazione 5, che si possono applicare ad un paragrafo già scritto o prima di scrivere un paragrafo e sono: - a sinistra rappresentata dal simbolo che allinea il testo a sinistra rispetto al punto di tabulazione - a destra rappresentata dal simbolo che allinea il testo a destra rispetto al punto di tabulazione - centrata rappresentata dal simbolo che allinea il testo al centro rispetto al punto di tabulazione - decimale rappresentata dal simbolo, che allinea i numeri in base alla posizione della virgola - barrata o a barra rappresentata dal simbolo, non posiziona il testo ma inserisce una barra verticale in corrispondenza della posizione della tabulazione. Fasi della tabulazione La tabulazione si compone di due fasi: inserimento in un punto del righello, attivazione della tabulazione tramite il tasto TAB. 6 La tabulazione inserita verrà mantenuta in tutte le righe della pagina in modo da poterla attivare quando occorre. Pertanto, prima di poter di evidenziare le differenze tra le diverse tipologie di tabulazione bisogna saperle inserire. Successivamente, vedremo come una tabulazione inserita e / o attivata potrà anche essere e- liminata. Iniziamo con la tabulazione sinistra, essendo la più usata. Come inserire una tabulazione sinistra? Essa si inserisce applicando una delle due seguenti modalità: 1) Menù formato o tasto destro del mouse paragrafo pulsante tabulazione scrivere nella colonna posizioni tabulazioni, inserire la tabulazione in cm e poi fare clic sul pulsante imposta 2) All altezza del righello selezionare il quadratino posto alla sinistra del righello, che corrisponde al tipo di tabulazione scelta click sinistro del mouse nel punto del righello in cui si vuole fissare la tabulazione. Esempio7 (Inserimento di una tabulazione sinistra di 2 cm e poi di un altra di 5 cm) 1) modo (metodo preciso): Menù formato o tasto destro del mouse paragrafo pulsante tabulazione si apre la finestra seguente: 4 I punti di tabulazione derivano dall'uso del tasto TAB delle vecchie macchine da scrivere meccaniche che consentivano di incolonnare il testo e quindi di realizzare tabelle. 5 In word esiste oltre alle suddette anche la tabulazione barrata. 6 Il tasto TAB è quella della tastiera rappresentato dalle doppie frecce e posto al lato della lettera Q. 12

13 Nella finestra tabulazioni, nel rigo Posizione tabulazioni, inseriamo la tabulazione precisa espressa in centimetri, poi scegliamo il tipo di tabulazione, ad es. a sinistra, e poi facciamo clic sul pulsante imposta. Supponendo poi di inserire un altra tabulazione a sinistra di 5,00cm, cliccato poi su ok, nel righello, se tutto funziona, deve verificarsi la situazione seguente: 2) modo (metodo meno preciso): usando il quadratino, basta fare click con il pulsante sinistro del mouse nei punti 2cm e 5cm del righello per avere la situazione di fig b Esempio8 (Inserimento e attivazione di quattro tabulazioni sinistre di 2cm, 4cm, 6cm e 8 cm) Scritto il testo seguente: 1) Primo paragrafo 2) Secondo paragrafo 3) Terzo paragrafo 4) Quarto paragrafo applicare ad esso le seguenti tabulazioni sinistre: - selezionare il 1) paragrafo, inserire una tabulazione sinistra di 2cm sul righello, click all inizio del paragrafo, infine un click sul tasto TAB. - selezionare il 2) paragrafo, inserire una tabulazione sinistra di 4cm sul righello, click all inizio del paragrafo, infine un click sul tasto TAB. - selezionare il 3) paragrafo, inserire una tabulazione sinistra di 6cm sul righello, click all inizio del paragrafo, infine un click sul tasto TAB - selezionare il 4) paragrafo, inserire una tabulazione sinistra di 2cm sul righello, click all inizio del paragrafo, infine un click sul tasto TAB Il risultato da ottenere è il seguente: 13

14 Eliminazione di una tabulazione precedentemente inserita Essa si elimina applicando una delle due seguenti modalità: 1) Menù formato o tasto destro del mouse paragrafo pulsante tabulazioni fare clic sul pulsante cancella. 2) Fare clic con il pulsante sinistro del mouse sull'icona tabulazione posizionata nel righello e poi spostarla verso l'estrema sinistra del righello. Inserimento e attivazione di una tabulazione sinistra con carattere di riempimento Un riempimento, in una tabulazione, è una fila di puntini, trattini, linee o altri caratteri che precede il punto di inserimento della tabulazione. Esso si realizza solo dalla finestra paragrafo, nella scheda tabulazione. Esempio9 (Inserimento e attivazione di tre tab. sinistre di 4cm, 10cm (con riempimento) e di 14cm) Creare un elenco con i nomi dei regali e i relativi prezzi che vorreste ricevere per Pasqua. Per creare l elenco voi decidete di usare le tabulazione sinistre seguenti: - una tab. a sinistra di 4cm per inserire il nome del regalo - una tab. a sinistra di 10cm per inserire dei carattere di riempimento (ad es. dei puntini) 7 prima della parola euro - una tab. a sinistra di 12cm per inserire il prezzo in euro del regalo. In modo da ottenere sul righello la situazione seguente: 7 Per inserire questa tabulazione è necessario usare la finestra paragrafo e poi la scheda tabulazione 14

15 Successivamente, usando il tasto TAB, create l elenco seguente: Esempio10 (esso evidenzia le differenze tra quattro tipi di tabulazioni usati da word) Agendo sul quadratino o dal menù formato inserite sul righello: - una tabulazione a sinistra di 2,5 cm - una tabulazione a destra di 8,5 cm - una tabulazione centrata di 11 cm - una tabulazione decimale di 13,5 cm Dopodichè, per attivare le tabulazioni inserite seguite i seguenti passi: 1) posizionatevi all inizio della 1 riga pigiate sul pulsante TAB e scrivete PRODOTTO, pigiate di nuovo su TAB e scrivete MARCA, pigiate di nuovo su TAB e scrivete PESO, pigiate di nuovo su TAB e scrivete (AltGr + E) e infine battete INVIO per andare alla prossima riga. 2) posizionatevi all inizio della 2 riga pigiate sul pulsante TAB e scrivete Pandoro, pigiate di nuovo su TAB e scrivete Bauli, pigiate di nuovo su TAB e scrivete 1KG, pigiate di nuovo su TAB e scrivete 5,54 e infine battete INVIO per andare alla prossima riga. 3) posizionatevi all inizio della 3 riga pigiate sul pulsante TAB e scrivete Cestino, pigiate di nuovo su TAB e scrivete Melegatti, pigiate di nuovo su TAB e scrivete 4KG, pigiate di nuovo su TAB e scrivete 32,54 e infine battete INVIO per andare alla prossima riga. 4) posizionatevi all inizio della 4 riga pigiate sul pulsante TAB e scrivete Panettone, pigiate di nuovo su TAB e scrivete Maina, pigiate di nuovo su TAB e scrivete 1KG, pigiate di nuovo su TAB e scrivete 1,50 e infine battete INVIO per andare alla prossima riga. 5) posizionatevi all inizio della 5 riga pigiate sul pulsante TAB e scrivete Cioccolatini, pigiate di nuovo su TAB e scrivete Lindt, pigiate di nuovo su TAB e scrivete 5KG, pigiate di nuovo su TAB e scrivete 150,56 e infine battete INVIO per andare alla prossima riga. Quello che otterrete è la tabella seguente, perfettamente allineata secondo le tabulazioni inserite: 15

16 Intestazione e Piè di pagina Dal menù visualizza intestazione e piè di pagina è possibile attivare o meno l area della pagina destinata a contenere rispettivamente le intestazioni e i numeri di pagina, la data e l orario di creazione del documento, ecc attraverso l apertura della seguente barra: Formattare Intestazione e Piè di pagina Per formattare il testo della riga di intestazione e del piè di pagina con ad es. colore, bordo, allineamento, grassetto, ecc. occorre utilizzare la finestra del menù formato o tasto del mouse carattere. Elenchi (puntati, numerati e strutturati) Gli elenchi sono liste di oggetti separati dal carattere invio. Essi possono essere di tre tipi: puntati, numerati e strutturati. I tre tipi di elenchi si usano nelle tre diverse situazioni seguenti: - gli elenchi puntati si usano per liste di oggetti in cui non è necessario l ordine di presentazione. Essi sono preceduti, pertanto, da un simbolo: punto, freccia, rombo, ecc. (vedi fig. a) - gli elenchi numerati si usano per liste di oggetti in cui è necessario l ordine di presentazione. Essi sono preceduti, pertanto, da un numero progressivo che stabilisce l ordine: romano, ecc.(vedi fig. b) - gli elenchi strutturati si usano per liste in cui gli oggetti devono essere raggruppati per categorie. (vedi fig. c) (elenco puntato - fig. a) (elenco numerato fig. b) (elenco strutturato fig. c) Come si realizza un elenco puntato o numerato? Ci si posiziona con il puntatore del mouse nel punto della pagina in cui si vuole inserire l elenco si fa clic su uno dei due pulsanti elenco della barra degli strumenti oppure dal menù formato e- lenchi puntati e numerati scheda punti elenco o scheda numeri o lettere scelta tra i tipi di elenchi puntati o numerati disponibili, dopodichè si inizia a scrivere l elenco separandoli dal carattere Invio. Infine, per terminare l'elenco premiamo due volte il tasto invio. Esempio11 16

17 Creare un elenco puntato con i nomi dei regali che vorreste avere per natale. Usare come tipo di punti i rombi. Posizionatosi all inizio della riga successiva dal menù formato elenchi puntati e numerati punti scegliere il tipo rombo in modo che compaia il primo simbolo di rombo, con a fianco il cursore che lampeggia, come mostra la figura seguente: Successivamente, iniziare a scrivere i nomi dei regali separati dal carattere invio, in modo da avere la figura seguente: Esempio12 Creare un elenco numerato con i nomi dei regali che vorreste avere per natale in ordine di necessità. Usare come tipo di numerazione quella romana: I, II, III. Posizionatosi all inizio della riga successiva dal menù formato elenchi puntati e numerati Numeri o lettere in modo che compaia il primo simbolo I, con a fianco il cursore che lampeggia, come mostra la figura seguente: Successivamente, iniziare a scrivere i nomi dei regali separati dal carattere invio, in modo da avere la figura seguente: Come si elimina un elenco puntato e / o numerato? Per eliminare un elenco numerato basta selezionare l elenco e cliccare sul pulsante della barra dei simboli elenco numerato Per eliminare un elenco puntato basta selezionare l elenco e cliccare sul pulsante della barra dei simboli elenco numerato Come si realizza un elenco strutturato? (è realizzabile solo dal menù formato) Ci si posiziona con il puntatore del mouse nel punto della pagina in cui si vuole inserire l elenco dal menù formato elenchi puntati e numerati scheda struttura si sceglie il tipo di elenco strutturato dopodichè iniziamo a creare l elenco. Per scendere nella struttura (verso destra) premiamo il tasto TAB, per risalire (verso sinistra) invece basta premere contemporaneamente SHIFT e TAB tante volte quanto necessario. Infine, per terminare l'elenco premiamo due volte il tasto invio. Esempio13 Creare un elenco dei prodotti da acquistare al supermercato raggruppandoli per genere. I possibili generi sono: Bibite e Pasta. Usare l elenco strutturato seguente: 17

18 Posizionatosi all inizio della riga successiva dal menù formato elenchi puntati e numerati punti scelto il tipo strutturato suggerito in modo che compaia il primo simbolo 1., con a fianco il cursore che lampeggia, come mostra la figura seguente: Successivamente, seguire i seguenti passi: - scrivere la categoria Pasta e digitare sul tasto TAB - scrivere i nomi dei prodotti relativi alla Pasta come: spaghetti, tagliatelle, penne separati da invio. - tasto SHIFT e TAB in modo che il cursore del mouse si posizioni sotto la categoria Pasta, invio. - scrivere la categoria Bibite e digitare sul tasto TAB - scrivere i nomi dei prodotti relativi alle Bibite come: coca cola e aranciata, separati da invio - per chiudere l elenco digitare due volte sul pulsante invio in modo che compaia la figura seguente: Inserimento e attivazione di una tabulazione sinistra con carattere di riempimento Un riempimento, in una tabulazione, è una fila di puntini, trattini, linee o altri caratteri che precede il punto di inserimento della tabulazione. Esso si realizza solo dalla finestra paragrafo, nella scheda tabulazione. Controllo ortografia e grammatica Il controllo ortografico e grammatica controlla la correttezza o meno delle parole digitate dall utente. Esso si attiva in uno dei seguenti tre modi: - dal menù strumenti controllo ortografico e grammatica - digitando sul pulsante funzione della tastiera F7 - digitando sul pulsante della barra degli strumenti. e fa apparire la seguente finestra: Uso del pulsante copia formato Esso serve a copiare il formato di un testo o di un paragrafo per poi assegnarlo ad altro testo o paragrafo del documento word. Come si utilizza? I passi sono i seguenti: - Si seleziona il testo o il paragrafo di cui si vuole copiare il formato - si copia il formato digitando una volta sul pulsante della barra degi strumenti - si seleziona, con il mouse, il testo o il paragrafo a cui si vuole assegnare il nuovo formato - si rilascia il mouse. 18

19 Suddividere una pagina o l intero documento in due o più colonne Dal menù Formato Colonne si apre la seguente finestra: Come mostra la figura è possibile decidere: - in quante colonne suddividere il documento - se le colonne debbano avere la stessa larghezza o meno - quanti cm deve essere la spaziatura (distanza) tra le colonne. Esempio14. Creare il seguente documento utilizzando 2 colonne e l interruzione colonna I passi da seguire sono i seguenti: 1) Inserire due colonne di larghezza uguale pari ad 8,0 cm 2) scrivere il testo seguente: Parco faunistico Nel Parco Faunistico sono ospitati esemplari rari e poco conosciuti. In collaborazione con importanti associazioni europee. Il Parco Natura Viva si occupa delle specie minacciate in via di estinzione. La passeggiata tra querceti e piante secolari è allietata dalla presenza di numerose specie selvatiche, che qui trovano il loro ideale. Parco dinosauri Inserito nell'itinerario del Parco Faunistico, si estende su una superficie di mq ed ospita modelli a grandezza naturale che rappresentano undici specie di "rettili terribili", vissuti fino a 65 milioni di anni fa e scomparsi probabilmente a causa di un meteorite. 3) Inserire una interruzione di colonna (CTRL + SHIFT + INVIO) in modo da ottenere il risultato finale seguente: 19

20 La barra disegno In Word, oltre ad inserire immagini, è anche possibile creare disegni geometrici, curve, linee, caselle di testo, stelle, fontwork. Per farlo bisogna attivare la barra del disegno seguente: Essa si attiva dal menù Strumenti Personalizza Disegno. Per disegnare un oggetto bisogna cliccare sul pulsante corrispondente nella barra di disegno, il puntatore del mouse si trasformerà in una croce. A questo punto ci si deve posizionare nel punto del documento in cui si vuol inserire l'oggetto, si deve cliccare e trascinare (sempre con il pulsante sinistro del mouse premuto) fino a dare all'oggetto la dimensione voluta. Inserimento della casella di testo Per inserire, nel documento, l oggetto casella di testo basta: - cliccare sul pulsante corrispondente nella barra di disegno. - posizionarsi nel documento in modo che il puntatore del mouse si trasformi in una croce - cliccare con il pulsante sinistro nel documento e trascinare il mouse fino a dare alla casella di testo la dimensione voluta. - scrivere dentro la casella di testo come mostra la figura seguente: Inserimento di una forma geometrica nel documento Per inserire nel documento una forma geometrica basta far aprire la finestra seguente: dal menù inserisci immagine forme o dal pulsante relativo della barra del disegno. Inserire un immagine o una Wordart in un documento Per inserire un immagine (o una wordart) nel testo basta cliccare: 20

21 - sul menù inserisci immagine da file (o wordart) - sul pulsante immagine della barra disegno o sul pulsante wordart della barra disegno. Applicare al documento in visualizzazione layout web uno sfondo colorato Una pagina Word creata per essere una pagina web di un sito può essere abbellita dandole uno sfondo colorato con o senza filigrana. Tale sfondo è visibile solo in visualizzazione layout web. Per inserire uno sfondo scegliere il menu Formato Sfondo Colori e / o effetti riempimento in modo che si a- pra la finestra di dialogo mostrata in figura: Essa è costituita da quattro schede, con le quali è possibile inserire, oltre che un colore di sfondo, anche una trama o un motivo o un'immagine. Se si volesse stampare il documento Word con lo sfondo ccorre salvarla come HTML, visualizzarla con un browser (per esempio Internet Explorer, Firefox, ecc) e quindi impostare la stampa con lo sfondo. Stabilire la posizione del testo e dell immagine in un documento Inserito un un'immagine, una casella di testo o un disegno in documento word, l'immagine si muove e potrebbe non apparire più dove volevamo. Pertanto occorre decidere in qual modo l'immagine dovrà apparire nel testo, per esempio se il testo deve incorniciare l'immagine, oppure stare sopra e sotto o dietro o davanti ecc. Per ottenere questa disposizione, bisogna utilizzare la barra dell immagine seguente: Essa si attiva dal menù Strumenti Personalizza Immagine. Notare subito che tale barra si accende solo quando selezioniamo una immagine. Tra i pulsanti di tale barra spunta (disposizione testo) e il suo sottomenù seguente: che permette appunto di disporre il testo circostante l immagine selezionata in vari modi: in lnea con il testo, incorniciato, ravvicinato, dietro al testo, ecc. Provare le varie opzioni per notare le differenze. 21

22 Formattazione dell immagine Per formattare una immagine (ad es. per cambiarne le dimensioni di altezza e larghezza) basta: - selezionarla menù formato o tasto destro del mouse Immagine - selezionarla clic sull icona della barra dell immagine in modo che si apra la seguente finestra: Modificare le dimensioni di un elemento grafico Qualunque elemento inserito in una pagina word può essere ridimensionato e volendo deformato.per ridimensionare un'immagine o altro è sufficiente cliccarci sopra in modo da selezionarla. Appaiono agli angoli e ai bordi dei quadratini neri detti maniglie, trascinando i quali si può allargare o allungare (maniglie ai bordi) o allargare e allungare contemporaneamente (maniglie agli angoli). Importare un foglio elettronico Una caratteristica importante di word è la possibilità di importare in una pagina word un elemento (oggetto) esterno prodotto con un'altra applicazione (Excel, Powerpoint, ecc) e modificarlo o aggiornarlo con l'applicazione che lo ha prodotto. Ciò è possibile dal menù Inserisci oggetto. Esempio15. Importare un foglio di lavoro Excel nel nostro documento word Dall'interno del documento word si deve far click sul menu Inserisci Oggetto, in modo che si apra la finestra di dialogo mostrata in figura a sinistra: - Se vogliamo inserire un foglio Excel già esistente e avere la possibilità di modificarlo in word, si deve scegliere il file cercandolo con sfoglia. - Se si vuole che l'originale sia collegato in modo da essere sempre aggiornato si deve selezionare la casella collega al file. - Se vogliamo creare prima un nuovo oggetto da inserire apriamo la scheda relativa alla figura a destra. 22

23 Tabelle Una tabella è un insieme finito di righe e di colonne. Ogni riga e colonna è costituita da un numero finito di celle, come mostra la figura seguente: Operazioni con le tabelle Le operazione che si possono fare con le tabelle sono: 1. creazione, selezione ed eliminazione di una tabella 2. fusione di righe, di colonne e / o di celle 3. divisione di righe, di colonne e / o di celle 4. aggiunta di righe e / o di colonne alla tabella creata 5. modifica altezza delle righe e larghezza delle colonne 6. spostarsi in una tabella 7. formattazione automatica della tabella 8. proprietà di una tabella (dimensioni, allineamento, bordo, sfondo, ecc) Vediamo un po più nel dettaglio le otto operazioni. Creazione di una tabella Per creare una tabella, posizionatosi con il cursore del mouse nel punto in cui si vuole inserire la tabella, basta far comparire la seguente figura: seguendo uno dei seguenti percorsi: - digitare sul pulsante della barra delle tabelle e bordi - scegliere dal menù tabella l opzione inserisci Esempio16 Creare una tabella di 2 righe e 3 colonne (ovvero 2x3). Utilizzando uno dei suddetti percorsi deve apparire la seguente figura: Selezionare una tabella Per selezionare una tabella già creata basta usare uno dei seguenti due modi: 1) clic su una cella della tabella clic sul simbolo croce che appare come mostra la figura: 23

24 2) clic su una cella della tabella menù tabella seleziona tabella Eliminazione di una tabella Per eliminare una tabella, basta selezionarla e dal menù tabella elimina tabella. Fusione di righe, di colonne e / o di celle Per fondere insieme due o più righe, colonne e / o celle selezionare con il mouse le celle, le righe o le colonne da unire e dopodichè seguire uno dei seguenti percorsi: dal menù tabella o dal tasto destro del mouse unisci celle. Esempio17 A partire dalla tabella 3x3 dell esempio15, unire le tre celle della sua prima riga. Utilizzando uno dei suddetti percorsi deve apparire la seguente figura: Divisione di righe, di colonne e / o di celle Per dividere una riga, una colonna e una cella selezionare con il mouse la riga, la colonna, o la cella da dividere e dopodiché seguire uno dei seguenti percorsi: dal menù tabella o dal tasto destro del mouse dividi celle in modo che appaia la seguente figura: in cui bisogna stabilire se dividere in verticale aggiungendo colonne o se dividere in orizzontale aggiungendo righe. Esempio18 A partire dalla tabella 1x3 dell esempio16 dividere la prima riga verticalmente in due celle in modo che appaia la seguente figura: Aggiunta di righe alla tabella creata Per aggiungere una o più righe ad una tabella basta fare: clic all interno di una cella di una riga della tabella menù tabella inserisci righe sopra o sotto come mostra la figura seguente: 24

25 Analogamente per l aggiunta di colonne ad una tabella creata. Esempio19 A partire dalla tabella 3x3 dell esempio15 aggiungere due colonne alla destra della terza colonna. Successivamente distribuire uniformemente le colonne in modo che si abbia la seguente figura: Adatta - Modifica altezza delle righe e larghezza delle colonne Per modificare l altezza delle righe e la larghezza delle colonne di una tabella basta seguire uno dei percorsi seguenti: - posizionarsi con il cursore del mouse nella cella relativa alla riga o alla colonna desiderata e dal menù tabella adatta larghezza fissa colonna - avvicinarsi con il mouse alla linea di separazione di due colonne adiacenti quando il puntatore del mouse diventa una croce spostare il mouse a sinistra o a destra (per allargare / restringere la larghezza della colonna) oppure in alto o in basso (per allargare / restringere l altezza della riga). Spostarsi in una tabella Per spostarsi a sinistra e a destra tra le celle delle righe di una tabella basta usare: - i tasti freccia a sinistra e freccia a destra - i tasti SHIFT + TAB per spostarsi a sinistra e TAB per spostarsi a destra. - il mouse selezionando di volta in volta la cella desiderata. Formattazione automatica di una tabella Essa permette di selezionare il modello di formattazione predefinito o creato dall utente da applicare alla tabella. Selezionata la tabella: - dal menù tabella formattazione automatica tabella - dal tasto destro del mouse formattazione automatica tabella compare la seguente finestra: Proprietà di una tabella. Dopo aver selezionato una tabella o almeno una cella della tabella dal menù tabella o dal menù contestuale del tasto destro del mouse proprietà tabella, appare la seguente finestra, a quattro schede: 25

26 Nella scheda Tabella è possibile: modificare la larghezza della tabella esprimendo la dimensione in centimetri o in percentuale, l allineamento, cioè modificare l allineamento dell intera tabella a sinistra, a destra o al centro della pagina e il bordo e lo sfondo della tabella come mostra la figura seguente: Nella schede Righe / Colonne / celle è possibile modificare la larghezza di ogni colonna, riga o cella. Anteprima di stampa Prima di effettuare una stampa è opportuno vedere quale sarà l'aspetto del documento stampato facendo: - clic sul pulsante anteprima della barra dei simboli - clic sul menù file anteprima di stampa Configurazione della stampante prima di stampare un documento Premendo il pulsante presente nella barra degli strumenti, si effettua una stampa di tutto il documento sulla stampante scelta come predefinita. Se, invece, si vogliono effettuare scelte più dettagliate come ad es. la scelta della stampante da usare, le pagine del documento da stampare, ecc. si deve: 26

27 - selezionare il menù file stampa - premere i tasti CTRL + MAIUSC + F12 - selezionare il pulsante della barra degli strumenti in modo che compaia la seguente figura: Il pulsante Proprietà fa aprire una nuova finestra contenente varie schede ognuna relative alle funzionalità della stampante installata, in tal caso PDF995. Esempi di funzionalità comuni a tutte le stampanti, elencate nella finestra proprietà, sono: la qualità di stampa: bozza, standard, alta, foto ecc.; il tipo di fogli da usare: A4, A3, lettera, ecc.; la stampa in scala di grigi, la stampa fronte / retro, la stampa di più pagine sullo stesso lato del foglio come ad es.: 2 in 1, 4 in 1, 8 in 1, ecc; alcune opzioni sulla manutenzione della stampante, ecc. Nel riquadro Stampante sono elencate le informazioni relative alla stampante selezionata nella finestra a discesa in alto. Le informazioni principali sono: il nome, lo stato, il tipo di stampante, il percorso, che mostra la porta 8 usata dalla stampante. Inoltre, nello stesso riquadro, è presente una casella di testo che da la possibilità di stampare o meno su file e successivamente la posizione dell hard disk in cui salvare il file. 9 Nel riquadro Pagine da stampare è possibile stabilire se stampare: - tutto il documento - solo alcune pagine consecutive del documento (ad es. tutte le pagine da 3 a 6) - solo alcune pagine separate del documento tra loro (ad es. solo le pagine 7, 9 e 11) 8 Le porte usate sono in genere LPT 1, LPT 2, ecc per le porte parallele e COM1, COM2, ecc per le porte seriali e USB. 9 In questo modo il documento da stampare viene "riversato" tale e quale in un file.prn. Tale procedura di stampa è utile quando sul pc in cui il documento è stato creato, nonostante ci sia installato il driver della stampante, non è collegata la stampante. Salvato la stampa del documento su un file.prn è possibile spostare il file su un altro pc che, oltre al driver installato, abbia anche la stampante collegata. A questo punto senza aprire il file.prn si può lanciare in stampa il file alla stampante o usando il prompt dei comandi o usando un programma freeware come PRNter1.0.exe. L unica condizione necessaria è che su entrambi i pc ci deve installato lo stesso driver di stampa. 27

28 - solo la pagine corrente selezionando nell area di stampa l opzione pagine e specificando il numero della pagina da stampare. Esempio20 - Per stampare di un documento solo le pagine consecutive da 3 a 6, bisogna usare il formato 3-6 oppure lanciare tre stampe singole di una pagina ciascuna. - Per stampare di un documento solo le pagine 7, 9 e 11, bisogna usare il formato 7,9,11 oppure lanciare tre stampe singole di una pagina ciascuna. - Per stampare di un documento le pagine consecutive da 3 a 6 le pagine singole 7, 9 e 11 bisogna usare il formato 3-6,7,9,11 Stampa in serie 10 di lettere 11 Esempio21 Consideriamo la seguente lettera di servizio 12 : Alla cortese attenzione di 13 <Nome> <Cognome> <Via> <CAP> <Città> Si comunica che nei prossimi giorni si terrà presso i nostri uffici una riunione di servizio. Considerata l'importanza degli argomenti trattati si prega di voler assicurare la propria presenza. IL DIRIGENTE (Pinco Pallino) Se dovessimo spedirla ad es. a 100 destinatari diversi, dovremmo perdere un bel po di tempo nel compilare per ognuno dei 100 destinatari le relative generalità e sostituirle ai segnaposto <Nome> <Cognome> <Via> <CAP> e <Città> Per evitare di perdere tutto questo tempo, quando è necessario produrre una stessa lettera per più nominativi diversi si usa la stampa in serie di lettere di word. Che cosa è la stampa in serie di una lettera? La stampa in serie (o unione) di lettere è la stampa di una lettera ottenuta dall'unione di due documenti diversi: un documento di base principale e una sorgente dati esterna. La sorgente dati esterna è un file, contenente l elenco di indirizzi dei nominativi delle persone destinatarie, creato con Excel o con Access o attraverso una procedura guidata interna a Word. Un es. di sorgente dati, è la seguente: 10 La stampa in serie è detta anche stampa unione 11 Altri es. di documenti che si possono creare con la stampa unione sono: cataloghi, inventari, album fotografici, newsletter, lettera commerciale, ecc. Essi però sono creati con Microsoft Publisher e quindi non saranno argomenti di questo corso. 12 Essa contiene dati costanti ovvero tutte le parole e le frasi scritte e dati variabili come ad esempio le generalità di un gruppo di persone. 13 La sintassi usata è quella tipica di word per i comandi di campo o segnaposto. Word non ha una propria sintassi. 28

29 Record Campi Quindi le righe della tabella sono dette record e le colonne della tabella sono dette campi. I punti principali per realizzare la stampa unione sono: 1. creazione di un documento lettera di base principale avente una parte lasciata in bianco. 2. inizio procedura guidata stampa in serie 3. creazione della sorgente dati esterna all interno della procedura guidata del punto 2 Esempio22 La Wind SPA deve spedire delle lettere agli indirizzi postali dei suoi nuovi clienti per l attivazione di una nuova promozione per la telefonia mobile. Per la creazione delle stampa in serie di lettere seguiamo i seguenti tre punti: 1 punto Creiamo sul desktop una cartella e rinominiamola con stampa unione. Apriamo word e creiamo il seguente di base principale: All interno della cartella stampa in serie, salviamo il documento contenente la lettera con il nome documento-di-base.doc 14 nella cartella stampa in serie. 2 punto - Inizio procedura guidata stampa in serie Dall interno del documento di base principale eseguire le seguenti operazioni, all altezza del puntino rosso della lettera 15 andare nel menù Strumenti Lettera ed Indirizzi Creazione guidata Stampa Unione, in modo che si apra una procedura guidata in sei passi seguente: 14 Il documento di base principale si può salvare anche nell ottavo passo della procedura guidata della stampa in serie. 15 Nel punto in cui noi clicchiamo sarà aggiunto l area rettangolare contenente il blocco di indirizzi. In realtà, si potrebbe cliccare in qualsiasi punto della lettera poiché nel quinto passo, Adattate il layout, della procedura guidata stampa in serie, si ha possibilità di modificare la posizione scelta per il blocco di indirizzi in questa fase iniziale. 29

30 1 passo 2 passo 3 passo Il terzo passo in dettaglio Selezionando l opzione crea un nuovo elenco appare la seguente finestra, che permette di creare l elenco degli indirizzi dei destinatari della lettera: In tale finestra ogni destinatario da inserire è chiamato voce. Pertanto, il pulsante: - Nuova voce crea un nuovo record vuoto per poter inserire i dati di un nuovo destinatario - Elimina voce elimina un record di un destinatario che non deve essere più presente nell elenco - Trova voce ricerca i dati di un destinatario inserito nell elenco - Filtra e ordina ricerca / ordina i dati di un destinatario nell elenco usando lo strumento filtro. - Personalizza permette di personalizzare l ordine e il nome dei campi da riempire Inserito tutto l elenco dei destinatari basta fare clic sul pulsante chiudi della finestra Nuovo elenco indirizzi come mostra la figura seguente: 30

31 e successivamente word chiede di salvare l elenco di indirizzi creato. Noi lo salveremo con il nome lista e nella cartella stampa in serie posta sul desktop. Fatto il salvataggio appare la seguente finestra: Essa mostra in forma tabella i dati immessi, Dopo aver controllato l esattezza dei dati cliccare su ok. La procedura guidata ci fa tornare cosi all inizio del 3 passo mostrando la figura seguente: in cui si vede che è preselezionato la voce usa elenco esistente dove per elenco esistente si intende quello appena creato. Facciamo clic su avanti per passare al 4 passo seguente. Nel quarto passaggio bisogna unire i dati inseriti di ogni destinatario, salvati nell elenco origine dei dati, ai segnaposto <Nome> <Cognome> <Via> <CAP> e <Città> del documento word, in modo che ad es. <Città>, per esempio, potrebbe diventare "Rossi", ecc. A tal fine fare clic sul pulsante Altro e poi clic su Corrispondenza campi Al termine della procedura di inserimento e associazione dei campi è possibile andare al passaggio 5. 31

32 Il 5 passo della procedura guidata mostra la finestra seguente: In questo passaggio è possibile avere un anteprima dei record uniti, in modo tale da poter effettuare le opportune correzioni al documento. E anche possibile modificare l elenco dei destinatari, nel caso in cui sia per esempio necessario escludere un destinatario inserito per sbaglio. Una volta completate le operazioni nell anteprima si può andare all ultimo passaggio, in cui è possibile stampare direttamente tutti i documenti generati dall unione del documento con l elenco realizzato oppure modificare le singole lettere. Non resta che andare al 6 passo. Il 6 passo della procedura guidata mostra la figura seguente: Facendo clic sul link stampa appare la finestra seguente: e finalmente la finestra della nostra stampante installata seguente: 32