Virtual Pak. PMI NIC Branch Emilia Romagna e Marche Bologna, 8 aprile 2011

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1 Virtual PMI NIC Branch Emilia Romagna e Marche Bologna, 8 aprile 2011

2 Chi é Paola Botti g Nata e vissuta a Modena g Dipendente dal 1980 g g g Dal 2003 Director Sales Support, Supply Chain operations - Capital Equipment Dal 2008 Project Manager, Development & Engineering Dal 2010 responsabile di un gruppo di progetti Major PLC

3 Fuori dalla vita professionale Contralto, in questo periodo sto studiando Vesperae solennes de confessore di W.A. Mozart, KV 339 La mia destinazione preferita: Propriano, Corsica

4 nel mondo, 2011 Azienda globale, approccio locale >170 mercati 40 market companies 79 sales offices 43 fabbriche di produzione materiale di confezionamento 11 fabbriche di assemblaggio impianti 11 unitá R&D 41 centri di Technical Service 16 centri di Technical Training TP306, CH/201102

5 Virtual Teams in Ne abbiamo bisogno...?

6 Agenda Virtual Teams, perchè? Cos è un Virtual Team Gli strumenti a nostra disposizione Quando la tecnologia non basta Il ruolo del (Project) Manager Quali le sfide Quali le aree di maggiore attenzione Consigli per l uso I potenziali benefici

7 Perchè un Virtual Team? Cosa è cambiato Le condizioni in cui lavoriamo oggi non ci permettono di evitare questo modello Non si tratta ormai piú di eccezioni, ma della norma Meglio prenderne atto e imparare a gestire Virtual Teams nel modo migliore Come creare trasparenza, condivisione, fiducia, partecipazione, tra persone che non si conoscono o non si vedono mai?

8 Team o Network? Quali differenze Network Condivisione di informazioni, idee, esperienze Luogo di confronto (volontario) per dubbi e suggerimenti Team di lavoro Un obiettivo comune, rispetto al quale: tutti i membri sono misurati tutti sono (e si sentono!) responsabili

9 Che cos è un Virtual Team? Una possibile definizione I membri hanno sede in diverse localitá, nazioni, continenti... Devono lavorare insieme, condividere informazioni, idee, attivitá, risultati Hanno un obiettivo comune, da raggiungere entro determinati limiti di tempo, budget, etc. Quando un Virtual Team comprende consulenti, fornitori, esperti esterni... In questo caso, è necessaria ancora più chiarezza e bisogna decidere insieme che cosa condividere

10 Un obiettivo comune Come comunicarlo (e controllarlo...) Tutti devono essere in grado di spiegare esattamente qual è lo scopo del Team Obiettivi comuni, SMART Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bounded I membri devono coprire tutte le competenze richieste O avere accesso ad ulteriori competenze tramite membri aggiunti Matrice RACI (LPD) Responsible, Accountable, Consulted, Informed

11 Gli strumenti a nostra disposizione Quali usare quando? Conferenza telefonica Videoconference NetMeeting, MeetingPlace, etc. Communicator...

12 Tutto risolto dalla tecnologia? Quando usare l una o l altra? Alcuni incontri fisici tra i membri del team sono particolarmente importanti: Kick-off meeting Un incontro fisico prima delle milestones principali (uno per trimestre?) Se viene nominato un nuovo membro Per le Lessons Learned Alla conclusione del lavoro Se non è possibile, come ovviare? Il Project Manager incontra periodicamente i membri di una sede specifica A seconda delle sedi, si radunano i membri più vicini tra loro

13 Il Kick-off meeting, perchè? L importanza di fissare le regole Condividere gli obiettivi del Team Chiarire le aspettative La prima occasione di conoscenza personale, e delle reciproche competenze o Incoraggiare la condivisione di qualche informazione personale Decidere insieme le regole Ogni membro, avendo partecipato a stabilire le regole, si impegna a rispettarle Si gettano i semi per il rispetto reciproco o Il frutto si coglie solo dopo, durante le riunioni virtuali

14 Regole del gioco E quando chiarirle Comportamenti dei singoli Impatti culturali, generazionali Rivisitare se c è ingresso di nuovi membri Come in qualunque Team L anello più debole della catena è quello che condiziona il successo Andrew Carnegie

15 Conferenza telefonica Come scegliere? Video: Quando i membri non si conoscono ancora bene Quando vogliamo percepire l atmosfera Quando è passato troppo tempo dall ultimo incontro in persona o video Conferenza telefonica: Quando ci sono più di 2 sedi coinvolte Quando la confidenza tra i membri è consolidata Quando si tratta di un breve specifico incontro

16 Il focus degli incontri virtuali Diversamente da quelli in persona Utilizzare le riunioni virtuali per discutere, validare, verificare le attivitá, e condividerne i risultati Frequenza: circa uno a settimana? Ogni volta che uno dei membri ha un problema pressante che riguarda tutti Utilizzare le riunioni fisiche per creare la squadra, per far crescere il rispetto reciproco, la fiducia Gestire i conflitti in maniera virtuale è particolarmente difficile, il rischio è di travisare completamente la situazione... D altra parte non è possibile rimandare la gestione di un conflitto al prossimo incontro personale!

17 Far parte di un Virtual Team Come ci si sente quando manca chiarezza? o Se lo scopo non è chiaro o Se la discussione non è gestita correttamente o Se il mio contributo non è chiaro o Se non sono sicuro di cosa devo fare o Se le attivitá a me assegnate non fanno mai parte dell agenda o Cosa ci faccio qui? o Chi comanda? o Qualcun altro sta prendendo meriti che sono miei! o Se qualcosa va storto, sará di certo colpa mia... o Sto perdendo tempo o Sono sottovalutato

18 Far parte di un Virtual Team Come ci si sente quando il team lavora bene? o Se lo scopo non è chiaro o Se la discussione è vivace o Se sono sicuro di cosa devo fare o Se il mio contributo è riconosciuto o Quando devo riportare il progresso delle attivitá a me assegnate o Come posso fare chiarezza? o Quante cose posso imparare... o Sto crescendo, e mi diverto anche! o Ho accesso a un tesoro di competenze che mi sará utile anche in futuro o Finalmente posso dimostrare il mio valore

19 Gestire Virtual Teams non è un ovvietá Le sfide da tener presente Tutti i Teams per lavorare al meglio hanno bisogno delle stesse cose: Relazioni interpersonali Senso di appartenenza Avere chiaro il proprio ruolo Venire apprezzati e riconosciuti per il contributo apportato I Virtual Teams hanno bisogno di maggiore attenzione dal parte del (Project) Manager Attenzione alle barriere culturali, p.es. l atteggiamento nei confronti dell autoritá, la tolleranza verso il rischio, etc.

20 Il ruolo del (Project) Manager Non sottovalutare il tempo richiesto Comunicazione, comunicazione, comunicazione Non parlo di presentazioni... comunicazione a due vie! Ascoltare durante una videoconference Scegliere gli strumenti piú opportuni Interpellare costantemente i membri Mantenere gli impegni, misurare, controllare l andamento Lessons Learned (anche con i membri esterni all azienda) Apportare i cambiamenti necessari in corso d opera

21 Quali attenzioni da parte del Manager? Per ottenere i migliori risultati Rispettare l agenda! Inserire gli argomenti che stanno a cuore ai membri Nominare l incaricato delle minute Tutti devono presentarsi preparati Tutti devono poter parlare Dare la possibilitá a chi ha più difficoltá (per lingua, educazione, etc) di mandare commenti dopo la riunione, e incorporarli Correggere eventuali errori Curva di conoscenza di ciascuno dei singoli... e tra loro La collaborazione non viene spontanea Barriere di lingua, orario, luogo, organizzazione, cultura,... e non ultima la tecnologia stessa! Come capire se la persona è partecipe Sorride? E seccata? Annoiata? Sta leggendo la posta elettronica?

22 Altri suggerimenti spiccioli Basati sulla mia esperienza... Numero di componenti oltre il quale un Virtual Team non è più efficace: 6-8 persone Se sono necessari più membri, identificare quelli primari e organizzare quelli secondari a cascata Core Team vs. Extended Team Coltivare il senso di appartenenza Non io ma noi, nel bene come nel male Siamo tutti sulla stessa barca, e tutti insieme avremo successo (o no) Lasciare libertá di azione ai membri Non c è spazio né tempo per i vecchi modelli di richiesta/controllo/approvazione Indispensabile che tutti abbiano chiaro qual è il margine di manovra di ciascuno Più di un membro è basato nella stessa sede?

23 Core Team vs. Extended Team Figure aziendali di ogni tipo... Systems Engineer Technical Service Product Communication MAG Product FACTS Manager Project Manager Supply Chain Package Development...purchè siano quelle giuste per completare o far completare le attivitá team Capital Equipment Development Packaging Material Dev Extended team

24 I potenziali benefici Se sappiamo utilizzare questa opportunitá Migliore accesso agli esperti e a competenze specifiche Aumento della produttivitá Sviluppo e innovazione più veloci Maggiore efficienza nell area di Project Management Riduzione del carico di posta elettronica Migliore efficacia nelle attivitá del Team Maggiore partecipazione dei singoli Collaborazione rafforzata Un valido mezzo di sviluppo personale

25 Riferimenti Daphné A. Sauty - What are the conditions to make Virtual Teams work? Lennart Hagberg, Oscar Berg Find People 2.0, The Road Ahead PMI - NIC, Branch Emilia Romagna e Marche php

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