PREMESSA. Partnership: Corporate Trade Service srl

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1 Via Parma, Legnano Milano Tel.: 0331/ Fax: 0331/ PREMESSA I criteri di archiviazione e i supporti informatici realizzati dalla nostra Società consentono di ottimizzare l archiviazione e il controllo dei documenti affidati in outsourcing. L esperienza acquisita nella gestione degli archivi cartacei, in specifici settori merceologici quali: Assicurazioni, Finanziarie e Commerciali, ci hanno permesso di sviluppare nuove metodologie di archiviazione cartacea, consentendoci così di essere propositivi. Le metodologie proposte e che riteniamo offrirvi, in questa prima proposta, sono state sviluppate sulle specifiche esigenze di altri Clienti, in considerazione della dinamica di origine dei documenti e delle richieste di movimentazione degli stessi. Inoltre, in questa fase, Vi indichiamo delle soluzioni ad alcune esigenze che sono state prospettate e che necessitano di una analisi più approfondita ( Gestione Elettronica Documentale ).

2 CONSIDERAZIONI GENERALI Prendiamo in esame una Compagnia Assicurativa : L archivio Aziendale si divide in diverse tipologie: Amministrativo/Fiscale/Legale e Contrattualistico. Amministrativo, a termine di Legge: Documenti Fiscali e Contabili, Contabili delle Agenzie, Libri sociali, etc.... Contrattuale, a termine di Tempo e di Legge: Pratiche Polizze - Sinistri: Auto ( annuale ) Rami Diversi o Extrauto ( a tempo ) Vita ( a tempo ) Sinistri ( annuale ) Mutui/Leasing ( a tempo ) Contratti Archivio Amministrativo o Statico, è un archivio poco movimentato, eventuali Non necessita di complessi processi di archiviazione. controlli degli organi competenti o uffici interni. Archivio Contrattuale o Dinamico, è un archivio movimentato e più esattamente: Nuove archiviazioni ( nuovi Contratti/Polizze/Sinistri - sostituzioni di Polizza ) Consultazione/Restituzione ( consultazione del documento originale, Polizza/Sinistro ) Aggiornamenti ( corrispondenza esterna o interna - quietanze di pagamento - appendici di Polizza ) Storni ( Polizze scadute da inviare all archivio decennale a termine di Legge )

3 OBIETTIVO In questa proposta si evidenziano gli interventi, che riteniamo possano essere di Vostro interesse, relativi all ottimizzazione, alla gestione ed al controllo del Vostro archivio cartaceo. Prima di procedere a qualsiasi considerazione è necessario verificare: A. Caratteristiche operative ed impostazione dell archivio esistente; B. Chiavi di Ricerca; C. Carico nel sistema informatico di gestione, Software gestionale della R.T.I. Ram srl Nemo - Corporate Trade Service srl; Impostazione dell archivio esistente a)polizze b)sinistri In Vigore : sono le Polizze attive e visualizzate nel Portafoglio; Stornate : sono le Polizze in fase di storno, termine contrattuale o sospensivo, ma che nei due anni successivi allo storno possono essere riattivate. Non definiti : sono i Sinistri ancora aperti; Definiti : sono i Sinistri chiusi c)libri Societari Sono i documenti Fiscali/Contabili della Società ;

4 Chiavi di ricerca Nel corso del tempo e sulla base delle necessità informatiche, l archivio cartaceo, potrebbe aver subito o dover subire una trasformazione della chiave di ricerca. La chiave di ricerca potrebbe essere costituita quindi da diverse chiavi di ricerca, Es.: a) Polizze/Sinistri Codice Agenzia / n Polizza/Sinistro Ramo / n Polizza/Sinistro N Polizza/Sinistro b) Libri Societari Anno Ufficio Tipologia Documento Riferimenti Carico nel Data-Base Gestionale R.T.I. Ram srl Nemo - Corporate Trade Service srl Prima di poter dar corso a qualsiasi movimentazione archiviale è necessario verificare lo stato di fatto dell archivio, eseguendo una verifica tra il Portafoglio/Backup e il Data-Base Gestionale R.T.I. Ram srl Nemo - Corporate Trade Service srl. Questa fase permette, oltre all allineamento fisico-numerico con il Portafoglio/Backup e il Data-Base Gestionale R.T.I. Ram srl - Nemo - Corporate Trade Service srl, di verificare le effettive pratiche fuori per consultazione e di correggere le anomalie riscontrate. Le eventuali anomalie sono evidenziate e descritte di seguito.

5 Anomalie: Presente in Portafoglio, non segnalata l uscita per consultazione ma non presente in archivio; Presente in Portafoglio, segnalata l uscita per consultazione ma presente in archivio; Presente in Portafoglio, non presente in archivio perché in consultazione ma non presente nell Ufficio richiedente; Presente in Portafoglio, presente in archivio con evidenza della sola data di Storno; Presente in Portafoglio, presente in archivio solo documenti di corrispondenza; Non presente in Portafoglio, presente in archivio solo documenti di corrispondenza; Non presente in Portafoglio, presente in archivio e non evidenziato lo stato di Polizza ( Storno ); Non presente in Portafoglio, presente in archivio con evidenza della Riattivazione;

6 MODALITA OPERATIVE GESTIONALI Di seguito proponiamo, sulla base dell esperienza acquisita, una gestione dell archivio con evidenza degli eventuali passaggi operativi per mantenere in sicurezza i documenti cartacei. Nuove archiviazioni Il cliente invierà giornalmente: il file contenente le Polizze registrate nel Portafoglio, solo la chiave di ricerca; i documenti, suddivisi per tipologia di archiviazione ( nuove Polizze, aggiornamenti, quietanze, restituzioni dopo consultazione ). Il Service provvederà alla preparazione dei documenti all archiviazione: Nuove Polizze verifica se la pratica pervenuta lo sia anche nel file trasmesso dal cliente ( il file é estratto dal Portafoglio, per verifi care se una polizza viene inviata direttamente in archivio o transita in altri uffici ): se positiva: l informazione, numero pratica, verra abbinata al numero di protocollo R.T.I. Ram srl Nemo - Corporate Trade Service srl; verra creato il record che servirà alla reperibilità della pratica in archivio e caricata in procedura; la stessa informazione verra stampata sotto forma di bar-code su etichette, le quali verranno applicate sulla pratica; invio al deposito per l alloggiamento, scansione delle coordinate archiviali ( Pratica - Ripiano ).

7 se negativa: il record verra fleggato e trasmesso al cliente per i controlli d ufficio. Aggiornamenti / quietanze i documenti verranno caricati direttamente in procedura, e si verificherà lo stato della pratica ( presente / in consultazione ): se presente: la procedura elaborerà i dati inseriti, li abbinerà alla chiave di ricerca e si provvederà al loro inserimento in pratica. se non presente: la procedura provvederà all accodamento nel Data-Base Gestionale di transito, che verra verificato al rientro della pratica. Movimentazioni archiviali Il Cliente inoltrerà la sua richiesta, apposito modulo o , al Service che provvederà a registrarla sulla procedura di gestione ( in automatico ): se presente in archivio: la pratica verrà estratta e confezionata secondo i criteri stabiliti. se non presente in archivio: fuori per consultazione, indicazione dell Ufficio/Utente in carico per visione. Il Cliente, dopo la consultazione, ritornerà le pratiche al Service che provvederà a modificare lo status da OUT in IN, lettura del bar-code. Successivamente si provvederà all invio in archivio, posizionamento fisico e lettura del bar-code con le coordinate della ubicazione fisica.

8 PRESUPPOSTI DEL PROCESSO DESCRITTO Polizze prima archiviazione: etichetta bar-code, applicazione sulla cartelletta per la gestione dell archivio cartaceo con l utilizzo di procedure in formatiche. lettura del bar-code: eliminazione degli errori di registrazione della chiave di ricerca sul Data-Base Gestionale R.T.I. Ram srl Nemo - Corporate Trade Service srl; conferma dell arrivo della pratica in archivio; individuazione dell eventuale errore dell archivista ( alloggiamento in altra sequenza numerica ); ottimizzazione degli spazi. Aggiornamenti / Quietanze: etichetta bar-code, applicazione sull Appendice dei dati di identificazione della Polizza; lettura del bar-code, stesse considerazione punto precedente ( lettura del bar-code ). Richieste di consultazione Scarico dei dati relativi alle pratiche richieste, dalla Procedura di Gestione, alla penna ottica. Invio delle richieste all archivio, tabulato e File, per l estrazione dalle strutture scaffalate: Estrazione: lettura bar-code, conferma della pratica estratta; Rientro dopo consultazione: lettura del bar-code, stesse considerazioni punto NUOVI INSERIMENTI - lettura del bar-code.

9 MODALITA OPERATIVA Preparazione dei contenitori al trasporto: Vista la tipologia dell archivio si propone di eseguire una spunta di controllo. Mantenendo le chiavi di ricerca originali, si provvederà ad aggiungere una chiave di ricerca aggiuntiva, protocollo R.T.I. Ram srl Nemo - Corporate Trade Service srl, creando così il Data Base gestionale aggiornato: Trasferimento: La nostra società è in grado di trasferire i bancali preparati, con tempi e modalità da concordare, autonomamente. Alloggiamento delle scatole sulle strutture scaffalate: Le scatole saranno posizionate sulle strutture scaffalate acquisendo, con la penna ottica, la chiave di ricerca e l ubi cazione nell archivio. Data-Base: Al termine delle operazioni di archiviazione la nostra società fornirà un Data-Base, supporto cartaceo e informatico, per le richieste di consultazione. MOVIMENTAZIONE ARCHIVIALE Le richieste di consultazione, Polizza / Sinistro / Doc.ti Amministrativi, dovranno essere effettuate con l utilizzo del FAX o delle purchè eseguite in forma scritta, eventualmente anticipate telefonicamente se di carattere di Urgenza. La consegna sarà effettuata nella mattinata del giorno successivo alla richiesta, orario da definire, oppure si concorderanno uno o più giorni settimanali. Nel caso di richieste Urgenti, le stesse, potranno essere effettuate durante l orario di lavoro ( e ) e le rispettive consegne avverranno entro le 2/3 ore dalla richiesta scritta.

10 NUOVE ARCHIVIAZIONI L Utente provvederà a suddividere i documenti da inviare all archivio esterno, avendo cura di tenere separati le nuove archiviazioni dalle restituzioni dei documenti consultati. Lo stesso deve essere eseguito per gli aggiornamenti. SMALTIMENTO Annualmente verranno effettuate le operazioni di smaltimento, con frequenza e modalità che verranno indicate dal Cliente, su presentazione di un listato redatto in automatico dalla procedura del Service. MODALITA DI PAGAMENTO I costi sopra esposti sono stati calcolati con il pagamento delle fatture a 30 gg D.F. con bonifico bancario, valuta fissa. VARIE, OBBLIGHI E RISERVATEZZA La nostra Società considererà strettamente confidenziali i documenti e le informazioni di cui venisse a conoscenza durante la trattativa e il rapporto di lavoro. In ottemperanza alle normative della Legge 675 del , ogni dato relativo alla Vostra documentazione non sarà usato per fini che esulino il rapporto contrattuale, non violerà il diritto alla riservatezza, non consulteremo elenchi o Banche dati da Voi forniti se non per usi finalizzati al nostro rapporto e non diffonderemo i dati forniti o elaborati.

11 GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE PREMESSA Nel confermare la possibilità di effettuare tale servizio, al momento non oggetto di considerazioni economiche, di seguito elenchiamo le attività e i processi relativi. In considerazione del fatto che tale informatizzazione sarà suddivisa tra l archivio pregresso e il corrente, la nostra proposta pone in evidenza diverse soluzioni o lo sviluppo combinato delle stesse. CONSIDERAZIONI GENERALI L esperienza acquisita nella gestione degli archivi cartacei ci ha consentito di essere propositivi e dare quindi dei suggerimenti sulla gestione informatizzata degli stessi. La considerazione, a nostro avviso primaria, è il volume di consultazione sulla base della giacenza d archivio. I suggerimenti e le fasi operative descritte, da noi proposti e che possono non essere in sintonia con le aspettative del cliente, potranno essere integrate o implementate secondo le specifiche richieste dal cliente e quindi successivamente analizzate e realizzate. OBIETTIVO La proposta che intendiamo sottoporvi, che sarà da verificare sulla base delle informazioni rilevate dalla procedura di gestione archivi cartacei, è la seguente: DIGITALIZZAZIONE DELLE PRATICHE RICHIESTE IN CONSULTAZIONE; TRASFERIMENTO DELLE IMMAGINE; AGGIORNAMENTO DEL DATA-BASE IMMAGINI CON I DOCUMENTI DI AGGIORNAMENTO; DATA-BASE STORICO DELLE IMMAGINI.

12 Digitalizzazione delle pratiche richieste in consultazione Il cliente inoltrerà la sua richiesta, apposito modulo o , al Service che provvederà a registrarla sulla procedura di gestione ( in automatico ): SE PRESENTE IN ARCHIVIO: la pratica verrà estratta e si procederà alla normalizzazione dei documenti. Successivamente si effettuerà alla digita lizzazione delle pagine con la relativa indicizzazione; Trasmissione o consultazione remota delle immagini acquisite( da analizzare successivamente ) SE NON PRESENTE IN ARCHIVIO: Fuori per consultazione, indicazione dell ufficio/utente in carico per visione. ( antecedenti al processo descritto ); SE PRESENTE NEL DATA-BASE IMMAGINI: Flag di riconoscimento sulla procedura gestione archivio. Trasferimento delle Immagine Le immagini acquisite potranno essere: Inviate al data-base centralizzato, gestione cliente. Data-base remoto, consultazione attraverso internet / intranet

13 Aggiornamento del Data-Base immagini con i documenti di aggiornamento Gli Aggiornamenti/Corrispondenza delle pratiche già acquisite otticamente saranno digitalizzate all arrivo in archivio, provvedendo così all aggiornamento del Data-Base Immagini e successivamente archiviate in Pratica. Data-Base storico delle immagini Questo paragrafo è probabilmente il più importante ed è quello in cui ci si dovrà soffermare per eseguire una attenta analisi. Come preannunciato nel paragrafo C. Il data-base potrà risiedere o dal cliente o presso il service. E indispensabile però analizzare: QUANTE SONO LE PRATICHE CHE MEDIAMENTE VENGONO CONSULTATE E GLI UTENTI INTERESSATI A QUESTO PROCESSO ( ANNUALMENTE ); Consente di dimensionare le strutture sw/hw adeguate, in relazione alla permanenza delle immagini nel data-base. QUANTE SONO LE PRATICHE CHE VENGONO CONSULTATE PIÙ VOLTE; Sulla base del punto precedente si dovrà tenere in considerazione il mantenimento nel data-base immagini degli aggiornamenti. Inoltre ci consentirà di determinare l impegno delle risorse umane e dei processi proce durali - gestionali. QUALI SONO GLI UFFICI INTERESSATI; Le pratiche vengono richieste sia per la consultazione sia per integrarle di nuova documentazione. Capire quali sono le reali esigenze dell utente potrà dare un contributo alla realizzazione del sistema e a dimensio nare quanto descritto nei punti 1 e 2.

14 Corporate Trade Service srl Via Parma, Legnano Milano Tel.: 0331/ Fax: 0331/