Processi Principali. Sviluppo / Mantenimento Regolamenti - Norme Gestione Dati Tecnici (navi, aziende, prodotti, )

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3 Company Profile

4 ICT Profile

5 Processi Principali Sviluppo / Mantenimento Regolamenti - Norme Gestione Dati Tecnici (navi, aziende, prodotti, ) Attività Ispettive (survey / audit) Emissione Documenti (Check lists, Audit Reports, Certificati, ) Mantenimento Archivi (più di 10 anni di file storici) Formazione / Qualifica delle Risorse Aziendali Knowledge Management & Condivisione

6 La ricchezza del RINA risiede nell Etica ed Autonomia dei comportamenti nelle proprie Risorse Umane nelle loro Conoscenze (knowledge) nelle Informazioni gestite con / per i propri Clienti

7 Elenco dei Servizi

8 I Documenti sono il Prodotto del RINA Gestione decentrata per responsabilità di Processo Archiviazione decentrata per competenza Archiviazione centralizzata di tutti i Doc (Archivio Ufficiale)

9 Fabbisogni Informativi Tipologia di Info trattate INFO strutturate INFO non strutturate Data Bases A.I. Gestionali Reporting istituzionale Documenti Reporting on demand Link a siti internet Integrazione Disponibilità Condivisione Reperimento Diffusione

10 Quante Informazioni da Information lack a Information glut " We are faced daily with more information than the average person in the seventeenth century dealt with in an entire lifetime.. Right Information (= ideal world) Right content, right place, right time ILM = Information Life Cycle Management

11 Azienda rete e in rete DEFINIZIONI sistema di unità operative : autonome, distribuite sul territorio, articolate in ruoli diversi, ma con finalità di business comuni insieme di consociate, controllate, esternalizzazioni, acquisizioni, fornitori, distributori, business partner, stakeholders in generale Una rete di partner, di aziende, di idee Inizio anni 2000 RINA adotta questo modello di sviluppo : a supporto internazionalizzazione per competere nel mercato globale, riducendo l impatto delle differenze dimensionali con competitors migliorando agilità e flessibilità Conseguente è la decisione strategica di puntare sull ICT come indispensabile fattore abilitante

12 Azienda rete : Aspetti Organizzativi Normative di riferimento Decentramento organizzativo Dati di processo centralizzati Standardizzazione di processo Normalizzazione documentale Servizio alle diverse comunità di utenze (ES-NES-C.T.-CLI-FOR-Amm.ni-Enti) Knowledge management

13 Azienda rete : Aspetti Tecnologici WAN rete geografica Full Web ICT services VOIP Presence - Videoconference Virtualization Security DBMS data base mgmt system SAN storage area network DMS document mgmt system EIP enterprise information portal

14 Volumi Aziendali dipendenti (esclusivi) non esclusivi 12 Società in Italia (40 uffici) 30 Società estero (80 uffici) in 42 paesi utenti dei servizi ict rina Clienti Contratti Fatture Fornitori Ordini Fatture movimenti contabili ( ) Visite (=rapporti) effettuate ( ) Certificati emessi

15 RINA Workplace

16 La Gestione dei Documenti Fase 0 Tradizione (as-is ante Progetto) 2000 Processi Carta Archivio Il Progetto Rina Workplace Fase 1 Nuovo Sistema Informativo Fase 2 Right Information Fase 3 Workplace On demand - We 2008 continua.

17 FASE 0 prima del 2000 Processi Carta Archivio Caratteristiche Molteplici Tipi Doc In evidenza : Volumi Complessità Storicità Nuove sfide : Decentramento Servizio a Clienti Criticità Difficoltà organizzative Servizio ai Clienti : Immagine Contenuti Costante aumento di Costi Spazi

18 FASE Revisione Processi Nuovo S.I. Caratteristiche Criticità BPM Rilascio Tools di S.I. TUTTI i doc di Processo sono : emessi da S.I. memorizzati e disponibili in formato digitale stampati (a scopo diffusione / archivio) Mantenimento Archivio ufficiale su carta Centralizzato (completo) Periferico (competenza) Alcuni DOC necessitano di firma per autenticità

19 ILM rilevanza delle Info

20 Right Information FASE Esigenze Soluzioni Standard di gestione Info strutturate Standard di gestione Info non strutturate di Processo Condivisione della Conoscenza Utilizzo Tool DBMS (Data Base Management System) Adozione Tool DMS (Document Management System) Tool di Knowledge Management Semplicità di accesso alle Info disponibili Adozione Tool EIP (Enterprise InfoPortal)

21 Progetto DMS Archiviazione Documenti : di Processo (da S.I.) Dipartimentali Amministrativo / Contabili Risorse Umane Commesse Produttive Scansione Archivi Cartacei Storici Archiviazione Sostituiva Fatture Attive (da ) Fatture Passive (da ) Recupero pregresso Documenti H.R. (in corso da 2011)

22 DMS Archivio Navale SCANSIONE RAPPORTI, CERTIFICATI E CORRISPONDENZA SCANSIONE DISEGNI Flotta accentrata: 1500 unità ca. pagine scansite: ca numero file (rapporti e certificati): ca numero file (corrispondenza): ca Navi nuove: disegni Navi esistenti: disegni Tot doc.ca Formati diversi (50% > A3) stoccaggio: 600 metri lineari stoccaggio : 700 metri lineari

23 DMS Volumi (e ROI) DMS doc DMS principali tipi doc 10 pag/doc media equivalente a risme ca equivalente a 135 m 3 ca Ft attive Ft passive Certificati Rapporti Disegni

24 Progetto KM - OBIETTIVI 1. Organizzare le informazioni di business esistenti e trasformarle in conoscenza per gli individui e per l organizzazione 2. Aumentare il potenziale innovativo interno tramite una accresciuta professionalità degli operatori 3. Rielaborare e ridistribuire la conoscenza ai clienti

25 Progetto KM - CONTENUTI 1. Conoscenze documentate e formalizzate, già depositate nei database esistenti (es. norme, istruzioni, , ecc.) 2. Conoscenze formalizzate ma non condivise (informazioni sui clienti, relazioni, presentazioni, materiale dei corsi interni) 3. Conoscenze implicite dell individuo (interiorizzazione di esperienze, competenze, valori tramite l esperienza diretta) 4. Conoscenze provenienti da fonti esterne (es. clienti, mercato, fornitori, concorrenti, enti, associazioni, media) 17/11/2009 La Gestione Workshop Documentale anai

26 Progetto EIP Enterprise Information Portal Enterprise Portal - unico accesso - a tutti i servizi disponibili - per tutti gli autorizzati Principali Funzionalità : - Content Management - Motore di Ricerca - Collaborazione - Knowledge Management - Framework di Integrazione - Gestione Sicurezza

27 EIP Obiettivi di Business Perché implementarlo? Efficacia ed Efficienza della gestione delle Informazioni - univocità Info disponibili e circolanti - integrazione Info da fonti diverse - Info contestualizzate - Info giuste alle persone che ne hanno bisogno - diffusibilità totale (disponibilità) - diffusione controllata (sicurezza Info) Integrazione Processi Risorse Info Applicazioni

28 E.I.P. KM volumi attuali > link attivi doc.ti in Knowledge Directory doc.ti nelle Aree di Collaborazione trend di crescita x2 in 12 mesi 700 Aree/Progetti di Collaborazione 50% ca con Utenti Esterni / Clienti Utenti registrati (1.400 RINA)

29 Obiettivi on demand WE Sistema on demand Workshop Oracle - SMAU 2010 Milano 20 Ottobre 2010 FASE Unico accesso ai Servizi (intranet / extranet), alle Info e a tutti i Documenti Integrazione con VOIP (voice over IP) Compresenza Instant Messaging Web Conferencing

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31 RINA Workplace Identity User Profile Content Profile My Services Web Mail VOIP Integr. Web Conference On Demand Presence Help Avatar

32 on demand? disponibile accessibile sicuro condiviso omogeneo personalizzato Un sistema : 24/7 always on anywhere anytime identity managment collaboration unique Info model my services è un sistema on demand

33 EIP - Architettura Clienti Dipendenti Consulenti Partners Intranet Extranet Enterprise Portal K.D. Content Collaboration Search Security - Profilazione - Targeting Single Sign On D.B.M.S. Business Processes Data Warehouse D.M.S. File System 32 www esterni

34 Path verso 2.0 CONDIVISIONE GRUPPO COOPERAZIONE CLIENTI SEDE AREA LAVORO DI GRUPPO LAVORO INDIVIDUALE

35 E.I.P. - ROI di Progetto ROI < 1 anno Attività Recupero Efficienza ricerca informazioni scambio informazioni interne fornitura inf. clienti / supporto / tel fornitura preventivi e tratt. pratiche 20 min / sett 10 min / sett 10 min / sett 10 min / sett Ipotesi di Base Risparmi nella Gestione delle Informazioni Risparmi nella Condivisione e nell invio dei documenti Aumento della Produttività di uso dei PC Aumento della Qualità del Lavoro Aumento dei Contatti aumento potenziale dei Ricavi

36 Considerazioni finali Nessun Problema? Ovviamente SI!

37 Considerazioni finali Obiettivi chiari, condivisi Commitment Steering Comitee ICT Project Management Ruoli e Responsabilità Coinvolgimento Formazione semplice ( complesso inside)

38 Non c'è nulla di più difficile da gestire, di esito così incerto e così pericoloso da realizzare dell'inizio di un cambiamento N. Macchiavelli Il modo di operare tradizionale è da molti considerato confortevole e rassicurante Motivazioni culturali Formazione 29 Giugno 2009 L'impresa Workshop LIBERA anai dalla carta

39 Grazie per la Vostra attenzione