La gestione dei flussi documentali come strumento di reingegnerizzazione dei processi amministrativi

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1 La gestione dei flussi documentali come strumento di reingegnerizzazione dei processi amministrativi Fabio PISTELLA Incontro organizzato da siav e-governement, e-democracy 9 ottobre Roma

2 La gestione dei flussi documentali viene percepita in alcune strutture amministrative, in particolare pubbliche, come un adempimento imposto dall esterno che si aggiunge alle normali procedure. In effetti può dare molto di più contribuendo a razionalizzare: - la gestione dell informazione nel senso più pieno del termine; - le interazioni tra soggetti (persone e persone giuridiche) e in particolare le transazioni tra le diverse componenti della P.A. e tra questa e i cittadini; - il complesso delle procedure utilizzate e l interazione fra le diverse parti che le compongono. In definitiva minori costi maggiori prestazioni

3 E evidente l interconnessione tra gestione dei flussi documentali e dematerializzazione. Per semplificare, si può sostenere che la gestione dei flussi documentali è strumentale per la dematerializzazione, ma sarebbe riduttivo limitarsi a questa affermazione. Per quanto riguarda la P. A. possiamo classificare i risultati attesi secondo tre direttrici - migliorare le prestazioni; - risparmiare su logistica e costi fissi; - misurare le prestazioni dei pubblici dipendenti e introdurre sistemi di premialità e sanzione

4 Per arrivare a questo risultato sono necessarie alcune tecnologie ICT innovative ormai ampiamente disponibili. Per semplicità mi concentro su due aggregati : - gestione dei flussi documentali (non solo protocollo elettronico) e connessi sistemi di work flow e più in generale di project management - connettività, interoperabilità e cooperazione applicativa

5 Connettività, interoperabilità e cooperazione applicativa sono l obiettivo di SPC: - la connettività delle P.A. centrali è acquisita, la rete sta crescendo con i meccanismi di rete delle reti (reti regionali e reti amiche); - sono in avanzata fase di definizione le regole per la interoperabilità e la cooperazione applicativa. A questo stadio non ritengo che questo sia il fattore limitante

6 Realizzare la gestione dei flussi documentali corredata di firma digitale e dintorni - e relativo work flow - significa definire le strutture organizzative, le attribuzioni e quindi i flussi decisionali all interno di ciascuna Amministrazione. E un occasione per reingegnerizzare i processi. Sostengo che sia un occasione in molti casi per ingegnerizzare i processi ( è una fase costituente, non di riforma)

7 Dialogo digitale tra Pubbliche Amm.ni Come superare l eccesso di back office, la duplicazione la frammentazione La politica della Divisione Marketing e vendite (nella P.A. non c è mentre deve diventare il principio guida) Attrezzature (hardware e software) disponibili Capacità Applicativi intermedi necessari per un pluralità di servizi Sistemi funzionali Clienti e risultati (servizi) attesi Bacini di utenza La politica della Divisione Approvvigionamenti (nella P.A. ha logiche proprie rispetto a produzione e marketing e vendita) La politica della Divisione Produzione nell era di modularità e standardizzazione di componenti e sottosistemi, just in time, isole di produzione, outsourcing, e sistemistica) Procedimenti amministrativi Piattaforme dedicate alla singola procedura senza sfruttare sinergie con altri applicativi limitrofi e/o analoghi) La Divisione Produzione in un sistema obsoleto di tipo tayloristico ragiona in termini di processi lineari elementari specializzati (le procedure del diritto amministrativo tradizionale) e li regolamenta rigidamente; nella P.A. è teorizzato questo approccio,superato, peraltro nemmeno implementato (vedi situazione decreti applicativi della L. 241/90)

8 E anche possibile costruire le opportune interfacce (in gergo metaprotocollo) per le interazioni tra più Amministrazioni nel caso, frequente, di procedimenti multi soggetto. I dati condivisi in preparazione della cooperazione applicativa

9 L introduzione del project management è ancora sporadica: la sfida è quella di dare finalmente valore alla variabile tempo, l unica risorsa intrinsecamente non rinnovabile.

10 Dove sono i veri ostacoli alla performance: - regole poco percorribili, - distribuzione irrazionale di risorse di personale - incertezza nella disponibilità di risorse finanziarie.

11 Ancor più rivoluzionaria la possibilità di costruire e mettere a frutto un insieme di conoscenze condiviso ad accesso libero di potenzialità incredibili. Sono necessarie alcune tecnologie chiave innovative non solo disponibili ma riconducibili a capisaldi del mondo tradizionale della burocrazia solida: - meta dati (il mitico oggetto di ogni lettera tradizionale); - XML per la strutturazione dei documenti (il mitico modulo); - KMS knowledge management systems (il mitico prezioso collaboratore che si ricorda tutto); - business intelligence (mitica questione del coordinamento e della collaborazione).

12 Per andare avanti è necessario: - un impegno corale di progettualità condivisa stabile nel medio periodo - regole chiare e stabili nel medio periodo - applicazioni dimostrative funzionanti che facciano da traino I rischi da evitare: - troppo lunga copresenza di sistema tradizionale e sistema innovativo - continuo inseguimento di soluzioni tecnologiche più promettenti (idolatria del prototipo di nuova generazione)

13 Irrinunciabile agire secondo la costellazione di ruoli. Le stelle della costellazione sono numerose: la P.A. centrale, le Regioni e gli Enti Locali, ma anche altri soggetti pubblici con ruoli orizzontali p. e. la CONSIP, con la quale il rapporto è diventato eccellente. La missione Cnipa è contribuire alla creazione di valore per cittadini e imprese da parte della pubblica amministrazione fornendo a questa supporto nell uso innovativo dell ICT. Modalità di azione - consulenza e proposta - norme e standard - valutazione ex-ante, in-itinere ed ex-post degli investimenti - gestione di progetti dimostrativi ad alto impatto atteso

14 Coerentemente con queste considerazioni il CNIPA ha: - definito in collaborazione con altri organismi un testo di decreto da emanare ai sensi del CAD per definire le regole generali in materia di dematerializzazione - adottato una struttura che comprende un unità della macrostruttura dedicata al tema dematerializzazione - attribuito elevata priorità ai programmi di attività che riguardano la dematerializzazione.

15 Ma questi pur indispensabili interventi tecnici sono poco decisivi se non si adotta un cambiamento culturale e comportamentale: In termini alti - etica della responsabilità - etica del risultato In termini più concreti: - leggibilità di situazioni e comportamenti - feed-back tra comportamenti ed esiti Tecnologie e regole sono indispensabili ma non sufficienti Occorre un sistema di valori enunciato condiviso e realizzato

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