Dematerializzazione: definizioni e riferimenti normativi

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1 Dematerializzazione: definizioni e riferimenti normativi CNIPA Workshop per dirigenti responsabili dei servizi di protocollo e flussi documentali CNIPA 9 novembre Alcuni numeri Gestione del documento fattura 2,8 miliardi di fatture/anno di cui 1,4 miliardi gestite elettronicamente Costo della gestione documentale: 7 euro/fattura Costo stimato: 10 miliardi / anno Gestione documenti della giustizia (processo civile), scuola (registri informatici), salute (cartelle cliniche, radiografie), banche (assegni, mandati), 2 1

2 Altri numeri Gestione dei documenti Insieme delle attività legate alla vita dei documenti: formazione, sottoscrizione, trattamento, registrazione, classificazione, invio, conservazione, ecc. 80% costi di personale archivisti e protocollisti, camminatori e autisti, personale di segreteria, operatori di sportello 20% costi diretti gestione dei locali, costi di spedizione, materiali Costi diretti e indiretti per il sistema Italia: > 30 mld euro, > 2% PIL 3 Carta in circolazione Pagine stampate all anno: > 100 miliardi Pagine stampate per errore e cestinate subito: 20% Vita media del 30% delle pagine: 30 minuti 50 miliardi di pagine sono buttate dopo mezz ora Costo vivo della carta sprecata: 750 milioni di Euro 50 miliardi di pagine sprecate 4 2

3 L archiviazione è il processo di memorizzazione, su idoneo supporto, dei documenti digitali univocamente identificati mediante un codice di riferimento, allo scopo di consentire un accesso facile e funzionale è finalizzato a: porre l attenzione sul singolo documento mantenere il valore intrinseco del suo contenuto creare il sistema di relazioni ed informazioni di contesto ha come scopo l efficienza lavorativa 5 La conservazione è il processo di memorizzazione, su idoneo supporto, dei documenti digitali secondo le regole tecniche, allo scopo di mantenere l integrità e l autenticità nel tempo finalizzato a: garantire l insieme dei documenti contestualizzati nell ambito di un archivio consentire la ricostruzione dei fascicoli informatici collegandoli alle attività sviluppate dal soggetto produttore ha come scopo l assolvimento degli obblighi di norma 6 3

4 La dematerializzazione È la progressiva sostituzione della documentazione cartacea con i documenti informatici ottenuta attraverso la: promozione della produzione dei documenti informatici; digitalizzazione, attentamente valutata, dei documenti cartacei esistenti. Obiettivi strategici: semplificazione amministrativa; riduzione della spesa, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi) sia di risparmi indiretti (tempi di ricerca e recupero, efficienza, sicurezza). Obiettivi strumentali: circolazione delle informazioni; riduzione della carta. 7 Quadro normativo vigente D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Testo Unico disposizioni in materia di documentazione amministrativa Deliberazione CNIPA n. 11/04 Regole tecniche per la conservazione dei documenti Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell Amministrazione digitale D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 Disposizioni per l'utilizzo della PEC Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali Legge 11 febbraio 2005, n. 15 Integrazioni alla Legge n. 241/1990 recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 Regolamento di disciplina in materia di accesso ai documenti ammin. 8 4

5 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 Testo Unico in materia di documentazione amministrativa disciplina la organizzazione e gestione documentale di atti e documenti amministrativi stabilisce che tutte le amministrazioni pubbliche debbono dotarsi di sistemi informatici finalizzati alla gestione del protocollo informatico 9 Deliberazione CNIPA n. 11/2004 Regole tecniche per la conservazione dei documenti semplificazione dei processi, specie per i documenti nati informatici, limitando il ricorso al Pubblico ufficiale / Notaio uso della tecnologia del riferimento temporale e della firma digitale introdotta la figura del Responsabile della conservazione possibilità di utilizzo di qualsiasi supporto di memorizzazione 10 5

6 Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio definisce che sono beni culturali gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico alle amministrazioni e agli enti a cui appartengono i beni spetta l obbligo di garantire la loro sicurezza e conservazione mentre al Ministero compete la vigilanza i beni culturali non possono essere distrutti o danneggiati e lo smembramento o lo scarto dei documenti degli archivi è subordinato all autorizzazione del Ministero 11 Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale ordina e riunisce norme già esistenti e ne introduce di nuove per nuovi servizi introduce nuovi diritti per i cittadini e le imprese ad avvalersi di una amministrazione amica ed efficiente che eroga servizi indica nuovi strumenti consolidandone la validità giuridica promuove la formazione, la gestione, la conservazione, la trasmissione, l accesso e la fruibilità dell informazione in forma digitale si applica alle pubbliche amministrazioni, ai gestori di servizi pubblici e ai privati 12 6

7 Codice dell Amministrazione Digitale Gestione documentale riportate definizioni puntuali documento informatico concetto di documento originale unico a livello di legge pieno valore probatorio dei documenti informatici formazione dei documenti con mezzi informatici gestione dei procedimenti amministrativi informatici con raccolta dei documenti nei fascicoli informatici possibilità di conservazione su supporti informatici recupero del cartaceo tramite piani di sostituzione 13 Codice dell Amministrazione Digitale Strumenti innovativi disponibili firma elettronica e firma digitale PEC - Posta Elettronica Certificata SPC - Sistema Pubblico di Connettività CIE e CNS - carte elettroniche siti Internet della PA usabili 14 7

8 D.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68 Disposizioni per l'utilizzo della PEC valore giuridico della trasmissione di documenti prodotti ed inviati per via informatica che garantisce ora e data di spedizione e di ricezione, provenienza e integrità del contenuto istituzione di un apposito elenco di gestori di posta tenuto dal CNIPA 15 Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 Codice in materia di protezione dei dati personali in vigore dal 1 gennaio 2004, fornisce regole e adempimenti per il trattamento e la conservazione dei dati personali impone la predisposizione di un documento programmatico sulla sicurezza specifica le misure minime di sicurezza da adottare per limitare l accesso ai dati da parte di estranei determina le sanzioni che possono essere di tipo penale o amministrativo 16 8

9 Legge 11 febbraio 2005, n.15 Disciplina accesso ai documenti amministrativi accesso conoscitivo (o informativo) agli atti relativi ad un determinato procedimento detenuti dalla P.A. nel principio di trasparenza dell attività amministrativa esercitabile nei confronti di PA, aziende autonome, enti pubblici, gestori di pubblico servizio diritto degli interessati di prendere visione ed estrarre copia dei documenti amministrativi privacy: nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile 17 D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 Regolamento accesso ai documenti amministrativi esercitabile nei confronti di soggetti di diritto pubblico e di diritto privato, solo per le attività di pubblico interesse identifica il responsabile del procedimento di accesso delinea le modalità di accoglimento della richiesta e dell'accesso medesimo definisce la disciplina dei casi di esclusione 18 9

10 Principali Direttive Impiego della posta elettronica nelle PA Direttiva del Ministro per l innovazione e le tecnologie - novembre 2003 Verso il sistema nazionale di e-government Linee strategiche del Ministro per le Riforme e le Innovazioni nella PA dicembre 2006 Linee strategiche Cnipa febbraio Normative specifiche di settore DM Ministero economia e finanze 23/1/2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto D. Lgs. 20 febbraio 2004, n. 52 Attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA Circolare Agenzia Entrate n. 45/E del 19/10/2005 Regole tecniche per la fatturazione elettronica Circolare Agenzia Entrate n. 36/E del 6/12/2006 Regole tecniche per la conservazione dei documenti fiscali DM Ministero del lavoro 30/10/2002 Circolare Ministero del lavoro n. 33/

11 Considerazioni generali L'efficienza e la qualità del lavoro svolto da una Amministrazione è condizionata dal peso della massa cartacea prodotta, costituita da: milioni di fascicoli miriade di copie, certificati, istanze, ecc. Digitalizzare questa massa significa agevolare la circolazione delle informazioni e permette di: ottenere notevoli risparmi in termini economici ridurre i tempi di realizzazione delle attività diminuire l incidenza di possibili errori e/o disguidi La digitalizzazione completa e generalizzata, tuttavia, risulta complessa e onerosa 21 Eliminazione cartaceo esistente Attenta valutazione costi/benefici al fine di limitare l uso della digitalizzazione Attuazione delle pratiche di scarto con strumenti di selezione (massimari) coerenti con i sistemi di classificazione (titolari) Processi qualificati per la trasposizione in formato digitale 22 11

12 Limitazione produzione cartaceo Modifica dei procedimenti attraverso l uso delle nuove tecnologie promozione dei documenti informatici totale gestione informatica dei documenti Diffusione della firma elettronica / digitale per la sottoscrizione degli atti Utilizzo della posta elettronica per lo scambio dei documenti tra Amministrazioni Impiego della scansione al posto della fotocopia Circolazione dei documenti per via telematica tra i soggetti coinvolti 23 Alcuni progetti concreti: POSTE ITALIANE Dematerializzazione dei bollettini postali Digitalizzazione di 600 milioni di bollettini all anno e visualizzazione delle immagini sul sito Prima le ricevute dei bollettini venivano inviate dagli uffici postali ai centri di elaborazione (CUAS BancoPosta), dove erano digitalizzate, microfilmate e indicizzate. Al termine le ricevute cartacee venivano spedite ai destinatari dei pagamenti Oggi i bollettini vengono solo digitalizzati e sia la rendicontazione verso il destinatario del pagamento sia le ricerche dei pagamenti archiviati vengono effettuate sul sito Poste Italiane utilizzando le immagini conservate in modalità sostitutiva 24 12

13 Alcuni progetti concreti: M.E.F. e-cedolino Invio del cedolino ai dipendenti della PA centrale e periferica (circa ), nella prima fase tramite posta elettronica e successivamente accedendo ad un sito curato dal Ministero Consentirà l eliminazione dei processi di stampa, imbustamento e spedizione attuando una semplificazione delle procedure amministrative e una sensibile riduzione dei costi 25 13

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