I vantaggi del DDT digitale sulla logistica e sul punto vendita

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1 Alessandro Finelli, Claudio Lattanzi I vantaggi del DDT digitale sulla logistica e sul punto vendita Anzola Emilia, 20 novembre 2013

2 Alessandro Finelli I vantaggi del DDT digitale sulla logistica

3 IL CICLO PASSIVO OGGI Stampa BEM e controllo con DDT fornitore Apertura cartoni per controllo EAN Imputazione quantità pallet Digitazione scadenze e dati di tracciabilità Etichettatura del pallet Attività a basso valore aggiunto ma che generano costi importanti 3

4 FLUSSO OPERATIVITÀ ATTRAVERSO DELIVERING Il fornitore pubblica sulla piattaforma DeliveRING il DDT della consegna in formato elettronico L accesso alla piattaforma DeliveRING è integrato con le procedure di ricevimento merci della logistica La piattaforma consente la gestione di formati differenti 4

5 NUOVO MODELLO DI RICEVIMENTO MERCI I benefici del flusso digitale possono essere massimizzati se inseriamo nel magazzino un nuovo modello di ricevimento merce 5

6 FLUSSO OPERATIVITA ATTRAVERSO DELIVERING Completamente integrato con Delivering il nuovo ricevimento merce consente avere: Segnalazione sul monitor del ricevimento merci di una consegna fornitore via DeliveRING Eventuale notifica via mail dell arrivo del DDT elettronico Permette quindi all operatore di magazzino di eseguire l acquisizione automatica del file elettronico 6

7 ACQUISIZIONE ELETTRONICA DDT Con l acquisizione dei dati in forma elettronica vengono fatti in automatico: Controllo quantità pallet Acquisizione e verifica delle scadenze Controllo degli EAN Gestione di tutti i dati di tracciabilità Acquisizione degli SSCC 7

8 ACQUISIZIONE ELETTRONICA DDT Eventuali anomalie vengono evidenziate a video L operatore può quindi decidere in anticipo come comportarsi a fronte di difformità del carico Articoli non ordinati Quantità differenti Scadenze non conformi 8

9 NUOVO RICEVIMENTO MERCI All arrivo della consegna fisica, vengono effettuati i controlli visivi: Integrità dei pallet Corrispondenza dei codici SSCC 9

10 I BENEFICI NELLA GESTIONE DEI CONTENZIOSI Possibilità di inserire a video o RF eventuali annotazioni sul documento (riserva in bolla) Possibilità di inviare tali difformità o annotazioni attraverso la piattaforma DeliveRING al fornitore in formato RecAdv 10

11 NUOVO RICEVIMENTO MERCI Risolte eventuali anomalie, si può concludere la fase di carico con i relativi pallet 11

12 I BENEFICI NEL RICEVIMENTO MERCI È possibile anche sfruttare l SSCC (etichetta logistica del fornitore) per identificare i pallet, e procedere alle operazioni di stoccaggio 12

13 I BENEFICI NEL RICEVIMENTO MERCI Snellimento delle operazioni Tracciatura delle anomalie: Livello di servizio del fornitore In questo modo si potrà assegnare un punteggio al fornitore I fornitori più bravi, in futuro potrebbero essere soggetti a minori controlli 13

14 I BENEFICI NELLA FILIERA LOGISTICA La digitalizzazione delle informazioni si propaga nella catena logistica, attraverso il flusso delle movimentazioni e della preparazione, fino alla bollettazione 14

15 CONSEGNA MERCI Conclusa la fase di picking e confezionamento delle merci da consegnare, si svolgono altre operazioni prima che l automezzo possa partire per la consegna: Bollettazione Separazione delle copie (3 o 4) Presa in carico da parte del trasportatore Archiviazione della bolla 15

16 I BENEFICI NELLA FILIERA LOGISTICA La digitalizzazione della bolla in uscita (XAB o XABD) snellisce significativamente operazioni burocratiche che generano: Costi di gestione operativa di stampa Tempi di gestione dei documenti Tempi di gestione delle segnalazioni pdv Gestione documento di reso Parliamo di qualche a documento 16

17 I BENEFICI NELLA FILIERA LOGISTICA A consegna avvenuta, la logistica deve gestire le contestazioni dei punti vendita: Telefoniche Via mail Riserve in bolla 17

18 TOCCA A NOI Il futuro, è di colui che se lo sente arrivare anonimo 18

19 I BENEFICI NELLA FILIERA LOGISTICA Ma il punto di vendita cosa ne pensa? 19

20 Claudio Lattanzi I vantaggi del DDT digitale sul punto vendita

21 LA GESTIONE DOCUMENTALE IN PUNTO VENDITA Il punto di vendita è un anello cruciale della filiera distributiva Molteplicità di fornitori Che generano mediamente da 600 a 900 DDT annui (di cui circa l 80% emesso dal Ce.Di.) Con diverse tipologie di gestione e consegna Ce.Di. Rifatturazione Fornitori diretti Tentata Vendita 21

22 IL RICEVIMENTO MERCI IN PUNTO VENDITA Il ricevimento merci in punto vendita è uno dei processi di più difficile informatizzazione Unità di movimentazione merce non immediatamente identificabile dal punto vendita (pallet e roll) Disponibilità di tempo e personale ridotto per lo scarico e la presa in carico della merce (soprattutto sulle piccole e medio superfici) 22

23 PROCESSO DI GESTIONE RICEVIMENTO MERCI FASE Ricevimento merce Gestione DDT Verifica fattura Gestione contenzioso Chiusura contenzioso DESCRIZIONE Viene eseguito il controllo di correttezza del destinatario e della coerenza tra merce e DDT per la presa in carico: nel caso di consegna a pallet vengono contati i pallet nel caso di consegna a roll vengono contatti gli imballi Il DDT viene passato all ufficio per la gestione. L inserimento del DDT avviene spesso solo per eccezione: DDT dei freschi e freschissimi per necessità del controllo di gestione DDT a cavallo degli inventari per la valorizzazione DDT relativi a merce soggetta a tracciabilità e rintracciabilità Tutti i DDT vengono archiviati in attesa di essere abbinati in fattura. Al ricevimento della fattura vengono recuperati tutti i DDT e viene eseguito un controllo di coerenza con la fattura: nel caso di non conformità viene generato un contenzioso con il fornitore La fattura viene fotocopiata ed archiviata, l originale viene mandato al all amministrazione per il pagamento. In caso di contenzioso, si chiude la fattura e si richiede nota di accredito da ricevere: la copia fornitore del DDT contenente le annotazioni di ricevimento merce non sempre torna al mittente generando squadrature tra attesa fattura e fattura Al ricevimento della nota di accredito, se questa è conforme alle attese, viene chiuso il contenzioso. La nota di accredito viene fotocopiata ed archiviata, l originale viene mandato all amministrazione per l attesa pagamento. SUPPORTO DDT Back Office/Archivio Fattura/DDT/Archivio Mail/Telefono/Fax/Fatt ura/archivio Nota di credito/archivio 23

24 I LIMITI DEL RICEVIMENTO MERCE ATTUALE Il controllo in ricevimento merci è eseguito visivamente Verifica integrità della merce Conteggio dei pallet o, in caso di consegne in roll, degli imballi La carta è il supporto principale del processo Aggravio di tempi e costi per la sua gestione ed archiviazione I DDT con le annotazioni di avviso di ricevimento merce non sempre tornano al fornitore Gestione fatturazioni errate per differenza quantità 24

25 I LIMITI DEL RICEVIMENTO MERCE ATTUALE L impiego quasi totalitario di DDT cartacei rende poco usuale il loro inserimento a back office Mancata individuazione dei prodotti non presenti in assortimento Ricorso al cartaceo anche nella fase di controllo fattura 25

26 DELIVERING - LA BOLLA SCOMPARSA La digitalizzazione dei DDT consente ai punti di vendita di ottenere i benefici della dematerializzazione documentale (risparmio, sicurezza ed efficienza) Senza modificare il processo di ricevimento merci grazie al trasferimento dei controlli visivi dal DDT cartaceo al DDT digitale (es: su tablet) 26

27 DELIVERING - LA BOLLA SCOMPARSA La digitalizzazione dei DDT (DesAdv) consente di ottenere benefici su tutto il processo di gestione merce in punto vendita Segnalazione delle anomalie nei prodotti in ingresso (scadenze troppo strette, articolo non riconosciuto ) Caricamento automatico dei nuovi Ean prodotto Acquisizione dei dati di tracciabilità Riscontro automatico DDT vs carico 27

28 DELIVERING - LA BOLLA SCOMPARSA In base all affidabilità dei fornitori è possibile ottenere ulteriori economie (logistica collaborativa) Merce acquisita e messa in vendita senza controlli, sulla base dei dati presenti nel DesAdv La gestione digitale del processo documentale consente l invio in real time al fornitore dell avviso di ricevimento merci (RecAdv) Abbattimento dei contenziosi derivanti da fatturazioni errate per differenza di quantità 28

29 DELIVERING - LA BOLLA SCOMPARSA La digitalizzazione dei DDT porta anche ulteriori benefici by product Estensione delle filiere di tracciabilità senza costi aggiuntivi Dati di rintracciabilità per i prodotti alimentari ai fini di richiami puntuali in caso di crisi alimentari Dati aggiuntivi che verranno messi a disposizione con la nuova codifica GS1Databar 29

30 DELIVERING - LA BOLLA SCOMPARSA Facciamo scomparire il DDT 30

31 Grazie per l attenzione 31

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