La logistica del farmaco tra efficienza e sicurezza per i pazienti

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1 Milano 14 novembre 2012 L EFFICIENZA DELLA SUPPLY CHAIN SANITARIA La logistica del farmaco tra efficienza e sicurezza per i pazienti Gianemilio Giuliani SERVIZIO DI FARMACIA

2 L evoluzione dei processi logistici in sanità Volendo semplificare e riassumere l evoluzione dei processi logistici nelle strutture ospedaliere negli ultimi anni, possiamo facilmente individuare le parole chiave che ne hanno contrassegnato la transizione: riduzione dei costi di gestione recupero di efficienza ricerca di una migliore sicurezza per i pazienti e per gli operatori sanitari

3 Centralizzazione della logistica Economie di scala Economie di specializzazione Riduzione del n di ordini emessi Riduzione complessiva del valore dei prodotti stoccati in magazzino Economie di personale addetto alla logistica con possibilità di sviluppo di altre attività Necessità di un efficiente sistema di trasporti interni Definizione delle attività delle Farmacie di Presidio

4 Informatizzazione e recupero di efficienza miglioramento degli aspetti gestionali del magazzino; diffusione delle richieste informatizzate di reparto; adozione di sistemi di stoccaggio ad alta densità; introduzioni di automatismi nelle fasi di picking; adesione a sistemi/programmi per automatizzare e semplificare la fase di riordino; riduzione degli stock di magazzino.

5 Integrazione della logistica con la sicurezza delle terapie Raccomandazioni ministeriali N Corretto utilizzo delle soluzioni concentrate di Cloruro di Potassio -KCL- ed altre soluzioni concentrate contenenti Potassio n Raccomandazione per la prevenzione della morte, coma o grave danno derivati da errori in terapia farmacologica, n Prevenzione degli errori in terapia con farmaci Lookalike/sound-alike L AIFA interviene nel processo di gestione del farmaco in ospedale, indicando alle Aziende sanitarie (e farmaceutiche per gli aspetti di competenza) la necessità di dotarsi di strumenti e metodologie di lavoro per una movimentazione del farmaco, dall ordine fino al paziente, tesa alla riduzione dei rischi di errori e che risponda ai requisiti di sicurezza e di garanzia per i pazienti.

6 Altre raccomandazioni Le stesse indicazioni/raccomandazioni vengono riprese anche in documenti di; regioni direzioni sanitarie di aziende ospedaliere risk manager società scientifiche farmacisti infermieri Questi documenti raccomandano l adozione in ogni ospedale, di strumenti per la prescrizione/somministrazione tesi a migliorare l efficienza, la tracciabilità e la sicurezza per il paziente: foglio Unico di Terapia prescrizione e somministrazione informatizzata tracciabilità del flusso dei farmaci stesura/adozione di procedure introduzione di controlli

7 Intervento sui processi e automatismi gestionali Tutti gli interventi di reingegnerizzazione sui processi logistici del farmaco, che migliorano la tracciabilità e gli automatismi gestionali, possono consentire un notevole guadagno in sicurezza delle terapie. E quindi fondamentale valutare tutti gli aspetti legati alla gestione del farmaco nei magazzini centralizzati: dal ricevimento, alla conservazione, alle richieste di approvvigionamento (RdA), alla distribuzione verso i CdC (reparti, UO, distretti, ecc.), alla formazione di scorte di reparto in appositi armadi, fino alla somministrazione/utilizzo. L analisi dei processi gestionali comuni sia alla modalità tradizionale del magazzino, sia per quella centralizzata consente di evidenziare le situazioni teoriche di rischio e la loro prevenzione attraverso l intervento sulle cause rimovibili.

8 La logistica del farmaco ieri e oggi Magazzino di reparto Reparto Ieri Richiesta Fornitori Farmacia Reparto Richiesta Magazzino di reparto Terapia Se ieri la logistica del farmaco si fermava all ingresso del reparto, oggi deve raggiungere il letto del paziente Oggi

9 Azienda Ospedaliera Istituti Clinici di Perfezionamento (ICP) - Milano P.O. ospedalieri 1050 Posti letto accreditati 2 24 Poliambulatori 110 Unità Operative Operative 262 Centri di Costo

10 Farmacia I.C.P (ieri) Bassini Sesto SG Fornitori i in rd O Ordini ni di Or Farmacia Buzzi Buzzi CTO Rete dei Poliambulatori LEGENDA Richieste informatizzate approvvig. Consegna mat. Farmaceutico Emissione ordini Ricevimento merci

11 Farmacia I.C.P (domani) Fornitori Bassini Sesto SG Farmacia di presidio Farmacia centralizzata Magazzino Ufficio ordini Laboratori Rete dei Poliambulatori ASL Milano Buzzi CTO Farmacia di presidio LEGENDA Richieste informatizzate approvvig. Consegna mat. Farmaceutico Farmacia di presidio Emissione ordini Ricevimento merci

12 Riorganizzazione delle attività delle farmacie di presidio Gestione delle dotazioni minime dei magazzini di presidio (per urgenze, distribuzione diretta in dimissione, File F, ecc.) Ricevimento merci per i prodotti gestiti in transito Validazione delle richieste di approvvigionamento dei CdC del Presidio Maggiore presenza nei reparti per supporto alle fasi di prescrizione e di utilizzo di farmaci e dispositivi medici Farmacovigilanza e dispositivo-vigilanza Sviluppo di specifiche attività connesse alle caratteristiche del presidio

13 Quali sono le principali azioni che hanno caratterizzato la nostra attività in questi anni? Nuova codifica gestionale Introduzione di procedure per la gestione dei farmaci nei reparti Azioni per la prevenzione del rischio connesso all utilizzo dei farmaci Unificazione del FUT Richieste di approvvigionamento informatizzate Reportistica di monitoraggio e analisi dei consumi Introduzione di indicatori di efficienza e di appropriatezza

14 Codifica CND Codifica ATC La codifica gestionale basata sulle classificazioni ATC e CND 1 livello 2 livello 3 livello 4 livello 5 livello 1 livello 2 livello 3 livello 4 livello Gruppo anatomico principale Gruppo terapeutico principale Sottogruppo terapeutico farmac. Sottogruppo chimico/terapeutico Sottogruppo chimico F N 05 B A 01 Categoria principale Tipologia 2 Tipologia 3 Tipologia 4 D M Identificativo Identificativo di di gestione gestione 11 carattere carattere Tipologia Tipologia prodotti prodotti 11 carattere carattere Farmaci Sistema nervoso Psicolettici Ansiolitici Benzodiazepine Diazepam Dispositivi Medici Disp. X Medicazioni Bendaggi Bende garza idrofila e TNT Bende garza idrofila Classificazione Classificazione 77 caratteri caratteri Differenziazione Differenziazione 44 caratteri caratteri

15 Codifica gestionale Codifica a 13 caratteri univoca con specifiche regole di composizione Facilitazione nella assegnazione del codice in funzione della tipologia di prodotto Facilitazione nella aggregazione / disaggregazione dei prodotti articolati ad albero Facilitazione nella lettura del codice che ne richiama immediatamente la tipologia di prodotto

16 Procedura: gestione dei farmaci nei reparti 03. PRESCRIZIONE dei farmaci nelle U.O. 04. APPROVVIGIONAMENTO DEI FARMACI 5.1 Alcune Particolarità di Conservazione 5.2 Campioni di farmaci 5.3 Farmaci soggetti a sperimentazione clinica 06. FARMACI SCADUTI 07. PREPARAZIONE DELLE TERAPIE 4.1 Approvvigionamento a stock dei farmaci 4.2 Approvvigionamento di farmaci in forma personalizzata 4.3 Approvvigionamento farmaci non in Prontuario per singolo paziente 4.4 Richiesta di farmaci non in commercio in Italia o fuori indicazione 4.5 Richiesta di elettroliti concentrati 4.6 Approvvigionamento e gestione farmaci stupefacenti 4.7 Approvvigionamento e gestione dei farmaci del File F 4.8 Approvvigionamento dei farmaci in urgenza 4.9 Reso dei farmaci alla Farmacia 05. CONSERVAZIONE DEI FARMACI IN REPARTO/STRUTTURA 3.1 Farmaci LASA 3.2 Farmaci iniettabili ad elevata attività intrinseca 7.1 Validità dei Disinfettanti ed Antisettici 08. FARMACI CONSERVATI PRESSO SPECIFICHE STRUTTURE 09. PREPARAZIONE E DISTRIBUZIONE DELLE TERAPIE 10. DOSAGGIO, ORARIO E VIA DI SOMMINISTRAZIONE 11. MONITORAGGIO 12. REGISTRAZIONE DELL AVVENUTA SOMMINISTRAZIONE 13. ERRORI NELLA GESTIONE DEL FARMACO

17 Iniziative per diffondere il livello di attenzione sui farmaci LASA Poster sui farmaci LASA Elenco dei farmaci LASA

18 Etichette di richiamo

19 Anagrafiche e impostazioni

20 Richiesta dal Prontuario di Reparto

21 Visualizzazione dei prodotti

22 Le novità nel processo di ordinazione Scambio dati come File in formato definito Farmacia Ospedaliera - ASL Rilevazione punto di riordino Farmacia: procedure interne di riordino Dafne ospedali Emissione Fattura E-HUB Generazione file Trasmis. e acquisiz. ordini ordine Inserimento ordini conferma ricezione on-line e informazloni Azienda Farmaceutica Evasione ordine Riduzione Riduzione dei dei tempi di riordino riordino Riduzione Riduzione degli degli errori errori Riduzione Riduzione delle delle scorte di magazzino magazzino Riduzione Riduzione dei dei tempi di fatturazione Informazione Informazione sui sui prodotti Semplificazioni Semplificazioni gestionali gestionali Fatturazione Fatturazione informatica informatica

23 Report ICP Destinatari Centri di Costo Unità, str.semplici, ambulatori, ecc.) Centri di Responsabilità U,O. Str.Complesse, Servizi, ecc.) Report Cadenza Dettaglio consumi per CdC Mensile Aggregato 1 livello per UO con note Trimestrale Aggregato 2-3 livello per UO Dettagliato per UO (se richiesto) Direzioni di Presidio Aggregato 1 livello per PO - con note Aggregato 2-3 livello per PO Trimestrale Direzione Aziendale Aggregato 1 livello per Azienda Aggregato 2-3 livello per Azienda Trimestrale Prescrizione Antibiotici Elettroliti concentrati Lavaggio antisettico mani Trimestrale Monitoraggio Obbiettivi

24 Indicatori di appropriatezza Indicatore DDD per 100 giornate di degenza (Es. Antibiotici, cardiovascolari, ecc.) Spesa per 100 gg di degenza (bed days) (Es. Farmaci, Dispositivi, ecc.) Spesa per 1000 Euro di produzione (DRG) (Es. Farmaci, Dispositivi, ecc.) Espressione DDD X 100 n GG degenza Spesa X 100 n GG degenza Spesa X 1000 Val. DRG prodotti

25 Bencmarking esterni Sintesi totale ospedale Dati periodo Gennaio-Dicembre 2011 Gruppo di confronto I.C.P. MILANO S01 S03 S04 S05 ricoveri gg deg. ddd euro DDD/GG deg. Euro / ricovero Euro / GG deg. Euro / p. DRG ,4 158,8 23,3 178, ,0 122,5 19,6 155,6 18% 16% 17% 14% +5,8% -22,9% -15,9% -12,7% Peso degli ICP sul gruppo di confronto

26 BENCHMARK 2011 DISCIPLINE MINISTERIALI CARDIOCHIRURGIA CARDIOLOGIA CHIRURGIA GENERALE CHIRURGIA PLASTICA CHIRURGIA VASCOLARE EMATOLOGIA GERIATRIA MALATTIE INFETTIVE E TROPICALI MEDICINA GENERALE NEFROLOGIA NEUROCHIRURGIA NIDO NEUROLOGIA NEUROPSICHIATRIA INFANTILE OCULISTICA ODONTOIATRIA E STOMATOLOGIA ORTOPEDIA E TRAUMATOLOGIA OSTETRICIA E GINECOLOGIA OTORINOLARINGOIATRIA PEDIATRIA PSICHIATRIA UROLOGIA TERAPIA INTENSIVA UNITA' CORONARICA ASTANTERIA DERMATOLOGIA R.R.F. GASTROENTEROLOGIA LUNGODEGENTI NEONATOLOGIA ONCOLOGIA PENSIONANTI PNEUMOLOGIA RADIOTERAPIA TERAPIA INTENSIVA NEONATALE peso ricoveri medio 4, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,52 66 gg deg DDD/GG deg. 9,5 10,8 10,0 17,4 10,2 7,2 6,2 10,3 9,5 14,7 5,2 1,6 9,7 0,2 43,8 5,4 12,0 6,8 10,1 4,4 6,3 10,9 78,9 77,8 22,3 20,8 8,0 8,9 11,2 5,6 22,1 8,8 9,7 4,6 50,6 DDD / p.drg 36,7 55,3 59,1 44,4 41,3 61,1 83,4 104,3 94,0 130,3 21,8 32,7 82,7 0,6 156,5 18,4 57,8 41,3 47,8 44,5 127,8 61,2 298,9 347,7 125,9 144,3 198,7 61,5 537,7 52,9 228,5 78,0 107,5 19,9 544,8 Euro / Euro / GG Euro / p. ricovero deg. DRG 234,5 14,3 55,6 89,4 12,7 65,1 118,5 17,8 105,3 84,8 31,3 79,7 87,8 14,7 59,2 321,2 25,4 216,4 111,8 7,4 100,0 557,2 33,8 343,9 231,5 23,6 232,7 328,4 28,1 248,5 59,3 7,5 31,3 7,8 1,9 40,4 226,1 28,1 238,9 0,1 0,1 0,2 81,4 38,4 137,2 11,0 6,1 20,7 82,3 13,7 66,1 36,8 9,9 60,4 39,1 10,3 48,6 46,9 10,1 101,6 50,9 3,5 70,9 72,1 15,3 86, ,2 234,2 887,0 651,5 100,6 450,0 80,3 18,1 101,8 99,2 19,6 136,3 108,3 5,4 135,1 86,3 13,4 92,9 329,6 9,2 444,3 109,4 10,7 101, ,6 191, ,4 99,7 10,6 93,3 371,5 29,4 324,2 12,9 3,3 14,5 938,1 57,4 617,8

27 ORTOPEDIA cod. osp. BENCHMARK C.T.O. C.T.O. CINISELLO BALSAMO BUZZI Rep1 Rep2 Rep3 Rep4 Rep5 Rep6 Rep7 Rep8 Rep9 Rep10 Rep11 Rep12 Rep13 Rep14 Rep15 ricoveri gg deg. DDD/GG deg. Euro / ricovero Euro / GG deg. Euro / p. DRG ,0 82,3 13,7 66, % % 13,0 12,4 13,6 10,2 19,5 11,6 20,9 5,2 4,3 4,3 12,8 9,6 9,2 16,9 7,3 7,7 12,2 6,6 11,6 176,6 145,6 78,1 80,2 62,0 99,3 138,4 34,4 26,1 39,7 80,8 58,1 62,1 141,3 83,3 29,4 93,2 47,8 85,4 21,8 21,0 12,7 20,5 10,9 15,0 31,3 6,5 4,6 7,8 13,5 10,2 13,1 15,4 9,1 5,1 17,8 9,5 11,3 121,4 120,1 65,1 72,3 52,3 80,9 117,3 25,3 21,0 31,1 61,0 47,4 54,9 104,0 57,7 24,4 78,3 41,2 68,5

28 PEDIATRIA cod. osp. BENCHMARK 3901 CINISELLO BALSAMO 3901 SESTO SAN GIOVANNI 3901 BUZZI Rep1 Rep2 Rep3 Rep4 Rep5 Rep6 Rep7 Rep8 Rep9 Rep10 Rep11 ricoveri gg deg. DDD/GG deg. Euro / ricovero Euro / GG deg. Euro / p. DRG ,4 46,9 10,1 101, ,3 4,1 3,9 4,9 3,1 4,8 2,0 2,4 4,7 20,1 2,5 4,7 3,6 3,3 16,8 10,3 62,4 84,8 35,9 71,4 6,1 8,8 21,3 204,3 10,8 19,0 8,2 153,1 4,1 2,6 13,7 18,2 7,6 11,6 1,4 1,8 4,3 38,4 2,8 3,8 1,8 30,3 33,3 24,2 127,3 193,2 78,5 157,8 11,7 20,4 47,7 466,6 25,2 41,9 19,6 349, % %

29 Verso quali modelli indirizzare la distribuzione? Distribuzione a stock verso i reparti Distribuzione ai reparti nella prescrizione /somministrazione informatizzata Distribuzione in dose unitaria

30 Prescrizione informatizzata Registrazione della terapia

31 Somministrazione informatizzata

32 Prescrizione e gestione informatizzata Rete aziendale Prescrizione informatizzata Farmacia Riapprovvigionamento la del e n zio zione a r t a s tr gis Re mini som Preparazione della terapia Riconoscimento del paziente Armadio di reparto Reparto di degenza

33 Armadi automatici con dosi unitarie

34 Dose unitaria verso prescrizione / somministrazione informatizzata Appropriatezza prescrittiva Informazioni aggiuntive per il prescrittore Nessun intervento Errori di somministrazione Software di pescrizione / somministrazione Tempo/onere nella preparazione delle terapie Riduzione scorte e scaduti nei reparti Dose unitaria Impatto organizzativo per l attività dei reparti Impatto organizzativo per la Farmacia Costi aggiuntivi

35 Conclusioni In un sistema caratterizzato da risorse limitate, occorre indirizzare gli investimenti verso quelle situazioni che potrebbero dare risultati migliori in termini di ricadute positive, economiche, o di ottimizzazione gestionale o di sicurezza. In questa prospettiva, i sistemi di prescrizione/somministrazione informatizzata possono offrire oggi il miglior compromesso per migliorare: l appropriatezza l appropriatezza prescrittiva, prescrittiva, la la sicurezza sicurezza per per ii pazienti, pazienti, la la tracciabilità tracciabilità fino fino al al letto letto del del paziente, paziente, ilil controllo controllo delle delle giacenze giacenze di di reparto reparto l analisi l analisi farmaco-epidemiologica farmaco-epidemiologica nei nei pazienti pazienti ricoverati ricoverati La distribuzione in dose unitaria potrebbe essere un punto d arrivo successivo, ma solo per alcune situazioni mirate

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