Comune di Pisa Direzione Sistema Informativo UO Automazione Flusso Documentale

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1 Comune di Pisa Direzione Sistema Informativo UO Automazione Flusso Documentale Il punto di partenza Nel Piano Esecutivo di Gestione 2000 particolare del Servizio Sistema Informativo erano allegate le Linee guida per il Progetto per il progetto di riorganizzazione e razionalizzazione della gestione del flusso documentale dal protocollo generale all'archivio storico, coordinata con la gestione dei procedimenti amministrativi, in attuazione del D.P.R. 428/98. Da allora una serie atti amministrativi hanno successivamente definito gli aspetti organizzativi e di risorse legati al progetto. Gli obiettivi MACRO Rendere maggiormente efficiente l Amministrazione Comunale attraverso l eliminazione dei registri cartacei e la razionalizzazione dei flussi documentali Migliorare la trasparenza dell azione amministrativa consentendo ai cittadini e alle imprese di avere accesso allo stato di avanzamento delle proprie pratiche ed ai relativi documenti MICRO Progettazione e acquisizione di un sistema informatico per la gestione del flusso documentale dal protocollo generale all'archivio storico, coordinata con la gestione dei procedimenti amministrativi che consenta: il collegamento in rete delle unità organizzative della struttura l eliminazione della frammentazione dei numeri di protocollo l'individuazione del legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo e il procedimento cui esso è associato il rapido recupero delle informazioni memorizzate, attraverso particolari forme di selezione l accesso ai documenti ed ai fascicoli informatici attraverso criteri di abilitazione specifici per gli uffici dell'amministrazione nel rispetto delle regole di sicurezza e riservatezza adottati dall Amminstrazione comunale lo scambio di informazioni con i sistemi per la gestione dei flussi documentali di altre Amministrazioni al fine di determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi (interoperabilità di protocollo) Le azioni Anno 2001 Progetto per la riorganizzazione e razionalizzazione della gestione del flusso documentale Anno 2001 Avvio della gestione automatizzata dell iter atti amministrativi Anno 2001 Progetto per la ridefinizione del titolario di classificazione con la collaborazione di tutta la struttura

2 Anno 2001 Avvio gestione iter atti amministrativi (tutta la struttura coinvolta) Anno 2002 Progetto per l implementazione della firma digitale Anno 2002 Progetto Turms Ricognizione della struttura organizzativa dell Ente, assegnazione istituzionali a tutti gli uffici comunali, definizione di un modello lettera tipo. Progetto realizzato dal Gruppo Facilitatori della formazione e della comunicazione Anno 2003 dicembre Avvio del protocollo informatico Anno 2003 Adesione al progetto di e-government B2 della Regione Toscana Interoperabilità di protocollo Anno 2004 Assegnazione dei certificati di Firma digitale ai Funzionari e Dirigenti della struttura (circa 120) Anno Progetto per l archiviazione ottica per la conservazione sostitutiva delle pratiche edilizie Anno Avvio della sottoscrizione con firma digitale degli atti amministrativi Anno 2005 Aggiudicazione gara per l archiviazione ottica delle pratiche edilizie Organizzazione, sviluppo e formazione professionale La gestione dei flussi documentali è strettamente legata all organizzazione della struttura e dei processi amministrativi, pertanto richiede un analisi dettagliata dei flussi di lavoro al fine della razionalizzazione e della stabilità degli iter documentali. Per questo nella fase iniziale del progetto è stata necessaria una diffusa sensibilizzazione dei dirigenti e quadri dell Amministrazione relativamente al cambiamento culturale legato all introduzione del documento informatico. E stata successivamente effettuata un intensa attività di formazione del personale operativo della struttura sia per l utilizzo dei software applicativi che per assicurare l utilizzo degli scanner per l acquisizione digitale dei documenti cartacei. Sono stati, poi, costituiti dei gruppi di lavoro, trasversali alla struttura e coordinati dal Responsabile della Direzione Sistemi Informativi - UO Automazione flusso documentale che hanno seguito e pianificato la fase sperimentale del progetto intervenendo con suggerimenti correttivi ed innovativi. SESSIONI FORMATIVE Anno 2001 Formazione al personale per la gestione dell iter atti amministrativi n. 130 dipendenti Struttura modulo Argomento Durata Docente Gestione automatizzata iter atti amministrativi 6 ore Geri Patrizio Anno Formazione al personale sul protocollo informatico n. 220 dipendenti n. 20 moduli di 8 ore ciascuno con gruppi di persone

3 Struttura modulo Argomento Durata Docente Protocollo: Regolamento, gestione amministrativa, titolario di classificazione Gestione documentale : Documenti informatici ed acquisizione digitale dei documenti cartacei 3 ore Gazzarrini M./Ferrari F. 3 ore Geri Patrizio Flusso documentale 2 ore Geri Patrizio Anno 2004 Formazione Funzionari e Dirigenti sull uso della firma digitale n. 3 moduli con gruppi di 40 persone Struttura modulo Argomento Durata Docente Firma digitale : Aspetti normativi 1 ore Paoli Luigi Gestione software applicativo di firma 2 ore Società Getronics Lo stato dell arte ATTI AMMINISTRATIVI Gli atti amministrativi (Delibere di Giunta, Delibere di Consiglio, Interrogazioni, Interpellanze, Mozioni, ODG, Determinazioni, Provvedimenti e ordinanze dirigenziali, Atti del Sindaco) sono completamente automatizzati sia a livello di testo dell atto che di iter procedurale. Gli atti vengono pubblicati, in modo automatico, sulla rete civica comunale nella sezione Banche dati on line Atti Nel mese di maggio 2005 si avvierà la fase di firma digitale sperimentale su alcune tipologie di atti. SCHEMA ITER DETERMINAZIONE DIRIGENZIALE

4 PROTOCOLLO INFORMATICO Documento in arrivo Front-Office (URP) 1. protocolla i documenti (registrazione e segnatura) 2. rilascia la ricevuta di presentazione al cittadino 3. stampa l etichetta con il codice a barre da apporre al documento 4. assegna il documento protocollato alla Direzione competente 5. tramite procedura batch, acquisisce digitalmente i documenti cartacei con scanner massivo Kodak 1500 D (lettura del codice a barre e associazione al numero di protocollo) Back-Office (ufficio protocollo generale) 1. protocolla i documenti (registrazione e segnatura) 2. stampa l etichetta con il codice a barre da apporre al documento 3. assegna il documento protocollato alla Direzione competente 4. tramite procedura batch, acquisisce digitalmente i documenti cartacei con scanner massivo Kodak 1500 D (lettura del codice a barre e associazione al numero di protocollo) Ufficio generico (segreteria direzione) 1. protocolla i documenti presentati dal cittadino direttamente alla Direzione competente (registrazione e segnatura) 2. rilascia la ricevuta di presentazione 3. acquisisce digitalmente il documento cartaceo con scanner di bassa-media qualità 4. assegna il documento protocollato al Responsabile del procedimento competente Responsabile del procedimento (ha la responsabilità dell archivio corrente per i documenti/fascicoli di sua competenza) 1. classifica il documento (titolario di classificazione) 2. fascicola il documento (gestisce il fascicolo sia cartaceo che virtuale) Documento in partenza Responsabile procedimento/ufficio generico 1. protocolla il documento (registrazione e segnatura) 2. classifica il documento (titolario di classificazione) 3. fascicola il documento (gestisce il fascicolo sia cartaceo che virtuale) 4. Allega il file formato digitale Ufficio protocollo generale 1. operazioni di affrancatura ed inoltro alle Poste ARCHIVIAZIONE OTTICA PER LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Nell anno 2004 è stata avviata la pianificazione del progetto per l archiviazione ottica delle pratiche edilizie ed è stata avviata la gara con la procedura del pubblico incanto. Nell anno 2005 è stata aggiudicata la gara alla ditta Eurosistemi di Rende (CS). La ditta Eurosistemi garantisce l ottemperanza di quanto previsto dagli artt. 2,4,5 Delib. CNIPA n.11/2004. come pure soddisfa gli obblighi di esibizione, art. 6 Delib. CNIPA n.11/2004, con accesso alle pratiche/documenti. FASI ESECUTIVE 1. Prelievo pratiche 2. Scansione e archiviazione elettronica Cartellinatura (codifica documenti, generazione chiavi di ricerca) Acquisizione digitale (scanner, fotocamera digitale) Controllo qualità Ricomposizione e stoccaggio documenti Indicizzazione dei documenti (in base al titolario di classificazione) Riproduzione su supporto ottico (DVD-R)

5 Procedura di legalizzazione (firma digitale + apposizione marca temporale) 3. Collaudo Verifica corrispondenza tra pratica cartacea e dati riversati su supporto ottico Verifica della conformità del supporto ottico Produzione di copie di sicurezza Verifica della fruibilità delle informazioni memorizzate (profili d accesso) I punti di forza Il progetto fa parte degli obiettivi strategici dell Amministrazione comunale Il progetto è stato fortemente sponsorizzato dalla Direttrice Generale Il gruppo trasversale alla struttura che porta avanti il progetto possiede delle valide conoscenze informatiche e si sente fortemente motivato. Le prossime iniziative Estensione della firma digitale a tutti gli atti amministrativi Scambio documenti informatici con altre amministrazioni nell ambito del progetto B2 Interoperabilità di protocollo di e-government della Regione Toscana. SCHEMA DI COLLEGAMENTO PROGETTO B2 Architettura del sistema Tutti gli uffici sono collegati alla rete comunale(tramite fibra ottica o tramite ADSL) Componenti hardware: Web Server IIS Server DBMS File/Document Server Gli utenti interni accedono alle informazioni in base al proprio profilo utente configurato nel sistema.

6 I cittadini possono consultare i documenti collegandosi ad internet sul sito della Rete civica di Pisa e tramite il portale CiTel, nel rispetto dei principi di sicurezza e riservatezza.

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