G A D S. Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva. Copia Archiviata Elettronicamente File: GADS 2012

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1 G A D S Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva Copia Archiviata Elettronicamente File: GADS 2012 Copia cartacea Controllata in distribuzione ad enti esterni N : 1 Rilasciata a CAAF CONFARTIGIANATO PENSIONATI E DIPENDENTI SRL Copia cartacea non Controllata in distribuzione ad enti esterni N : 0 Revisioni Versione n. Pagina n. Motivo della revisione Data Versione n. 01 Data Redazione CAAF CONFARTIGIANATO 28 giugno 2012 Verifica CAAF CONFARTIGIANATO 28 giugno 2012 Approvazione CAAF CONFARTIGIANATO 28 giugno 2012 CONSULENZA ARCHIVISTICA CERTIFICATION AUTHORITY DESIGNATA

2 INDICE 1.1. Contenuto della Guida Conformità della GADS REGOLE PER LA PUBBLICAZIONE E DIFFUSIONE DELLA GUIDA FASI OPERATIVE Elaborazione modello Tempistica Metodologie di Conservazione Soluzione A Invio Cartaceo Procedura di preparazione del materiale cartaceo Soluzione B - Invio Elettronico Procedura Ricerca Pratica LE PROCEDURE DI ACQUISIZIONE Descrizione delle procedure operative Procedura di preparazione del materiale cartaceo Procedura di acquisizione Procedura di indicizzazione Procedura di verifica e controlli CONSULTAZIONE ON-LINE Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva 2 di 13

3 1. INTRODUZIONE 1.1. Contenuto della Guida La presente Guida (GADS) descrive l organizzazione e i processi a carico del CAAF necessari alla conservazione sostitutiva delle dichiarazioni dei redditi emesse ai fini dell eventuale esibizione all Amministrazione Finanziaria in sede di controllo Conformità della GADS Documento Titolo Deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 "Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali" Note esplicative della deliberazione Note Esplicative delle Regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico Decreto del 23 gennaio 2004 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Circolare Agenzia delle Entrate del 06/12/2006 n. 36 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto. Interpello /2007 ART. 11, legge 27 luglio 2000, n. 212 Interpello della Consulta Nazionale Caaf presentato in data 24 gennaio 2007 e successiva integrazione del 22 giugno REGOLE PER LA PUBBLICAZIONE E DIFFUSIONE DELLA GUIDA La presente GADS viene approvata dal Responsabile della Conservazione e lo stesso provvederà alla divulgazione del documento in oggetto presso le società convenzionate. La Guida all Archiviazione Digitale Sostitutiva è pubblicata sia in formato elettronico PDF protetto in modo tale da assicurarne l integrità, sia in formato cartaceo. Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva 3 di 13

4 Il Responsabile della Conservazione si riserva di apportare variazioni alla presente GADS per esigenze tecniche o per modifiche alle procedure intervenute sia a causa di variazioni delle norme di legge o regolamenti, sia per ottimizzazioni del ciclo lavorativo. Le eventuali variazioni saranno comunicate e contestualmente sarà inviata una copia della nuova revisione del documento che riporterà Versione, Release e Data rilascio. Ogni nuova versione della GADS annulla e sostituisce le precedenti versioni, che rimangono tuttavia applicabili per i documenti emessi durante la loro vigenza e fino alla prima scadenza degli stessi. Variazioni che non hanno un impatto significativo sulle procedure comportano l incremento del numero di release del documento, mentre variazioni con un impatto significativo sulle procedure (come ad esempio modifiche rilevanti alle procedure operative) comportano l incremento del numero di versione del documento. In ogni caso la guida sarà prontamente pubblicata e consegnata alle Società Convenzionate con il CAAF Confartigianato Dipendenti e Pensionati Srl ed al coordinatore delle attività. Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva 4 di 13

5 3. FASI OPERATIVE 3.1. Elaborazione modello 730 Il contribuente che si avvale dell assistenza fiscale deve esibire al CAAF la documentazione necessaria per consentire la verifica della conformità dei dati esposti nella dichiarazione e del rispetto delle disposizioni che disciplinano gli oneri deducibili e detraibili. Il CAAF con la documentazione acquisita, vedi le modalità indicate nelle istruzioni rilasciate (mod. 730/2 analitico o sintetico), elabora la dichiarazione dei redditi ed al termine delle attività rilascia al contribuente la medesima dichiarazione (Mod.730 base) e il Modd , concernente la scelta per la destinazione dell'8 e 5 per mille. Il CAAF rilascia inoltre al contribuente una ricevuta del modello 730 e del modello consegnati e della documentazione esibita. La ricevuta è redatta in conformità al modello "730-2 per il CAAF" compilata anche mediante sistemi di elaborazione automatica. Nella ricevuta, qualora il CAAF non abbia conservato copia della documentazione esibita, è necessario indicare, in modo analitico, la predetta documentazione riguardante gli oneri riconosciuti; l'indicazione può avvenire sinteticamente quando il CAAF conserva copia dei documenti esibiti. Il CAAF deve conservare copia delle dichiarazioni trasmesse, per lo stesso periodo previsto dall'art. 43 del D.P.R. n. 600 del 1973, ai fini dell'eventuale esibizione all Amministrazione Finanziaria in sede di controllo. Oltre alla copia delle dichiarazioni trasmesse il CAAF e tenuto alla conservazione di tutta la documentazione acquisita, presentata dal contribuente, qualora l indicazione della stessa avvenga in forma sintetica. La copia delle dichiarazioni trasmesse e dei documenti cartacei (acquisiti e prodotti) per ogni pratica, una volta archiviati, saranno sottoposti al processo centralizzato di acquisizione digitale con il relativo trasferimento delle immagini su supporto ottico (CD/DVD). Al termine delle attività svolte nel pieno rispetto di quanto previsto in materia di archiviazione digitale sostitutiva (CNIPA), la documentazione sarà avviata alla distruzione fisica mediante macero riservato. Terminato il processo di acquisizione digitale la consultazione della documentazione potrà avvenire mediante procedure informatiche attraverso l accesso all archivio digitale. Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva 5 di 13

6 Si evidenzia che il modello unitamente al modello relativo alla privacy dovrà essere firmato in originale dal contribuente. Nel caso si scegliesse l invio in formato elettronico, i documenti sopra riportati, dovranno essere oggetto di acquisizione ottica Tempistica SCADENZE IL CAAF Entro il 15 giugno 2012 Rilascia ricevuta dell avvenuta presentazione della dichiarazione e della busta da parte del contribuente. Entro il 30 giugno 2012 Verifica la conformità dei dati esposti nella dichiarazione, effettua il calcolo delle imposte e consegna al contribuente copia della dichiarazione Mod. 730 e il prospetto di liquidazione Mod ; Entro il 12 luglio 2012 Comunica al sostituto il risultato finale della dichiarazione. Trasmette telematicamente all Agenzia delle Entrate le dichiarazioni predisposte Metodologie di Conservazione Nella parte che segue saranno illustrate le soluzioni tra le quali le società convenzionate dovranno scegliere per procedere alla smaterializzazione delle dichiarazioni elaborate. Entrambe le soluzioni si integrano completamente con gli strumenti e le metodologie utilizzate per gli adempimenti fiscali e per quanto previsto dalla normativa in materia di archiviazione sostitutiva (CNIPA). Le opzioni sono le seguenti: A. Invio delle dichiarazioni cartacee complete presso il Centro Servizi Sediin - Archanet; B. Invio delle dichiarazioni in formato elettronico ai server Sediin - Archanet. Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva 6 di 13

7 Soluzione A Invio Cartaceo Questa soluzione prevede l invio del materiale cartaceo, secondo le procedure di seguito descritte, direttamente al Centro Servizi Sediin - Archanet. Le dichiarazioni inviate, dopo la fase di accettazione, saranno sottoposte al processo di acquisizione digitale sostitutiva a norma di legge e successivamente messe in linea per la consultazione via web. Con questa soluzione la Società Convenzionata non dovrà dotarsi di scanner e/o connessioni a banda larga. L unico onere è quello della preparazione del materiale cartaceo da spedire al Centro Servizi Sediin - Archanet Procedura di preparazione del materiale cartaceo La copia delle dichiarazioni trasmesse e dei documenti cartacei (acquisiti e prodotti) dovrà essere organizzata come di seguito descritto al fine di agevolarne il trasporto e la lavorazione. I documenti cartacei (acquisiti e prodotti) di ogni singola pratica andranno raccolti in fascicoli/cartelline/faldoni o altro materiale atto a preservarne il contenuto, identificati dal Codice fiscale e/o Cognome e Nome del contribuente; Le pratiche saranno poste a loro volta nelle scatole fornite dal CAAF Confartigianato ed identificate da un numero progressivo, dai dati della società e dalla sigla dello sportello convenzionato. Al completamento di tutte le attività di assistenza fiscale, a partire dal 15 luglio 2012 e non oltre il 28 febbraio 2013, andrà predisposta la spedizione attenendosi alle seguenti indicazioni: 1. Sigillare le scatole con nastro adesivo; 2. Indicare sulla scatola i dati societari e la codifica fornita (es.: Cesena = CES ); dal CAAF Confartigianato della Società Convenzionata che ha elaborato le dichiarazioni 3. Compilare la bolla accompagnatoria/ritiro fornita unitamente alle scatole e/o reperibile sulla intranet CAAF compilando il documento in ogni sua parte; 4. Richiedere il ritiro delle scatole inviando la bolla compilata per fax 06/ od 5. Il corriere espresso provvederà al ritiro del materiale ed alla consegna al Centro Servizi. Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva 7 di 13

8 Soluzione B - Invio Elettronico Il Servizio descritto nel presente paragrafo risponde all esigenza recepita dal CAAF Confartigianato, di agevolare le Società Convenzionate che già gestiscono in formato elettronico la documentazione. Il servizio proposto potrà prevedere che venga instaurato un collegamento diretto, mediante diverse modalità tecniche da concordare (es.: posizionamento ftp), tra la Società convenzionata e il Centro Servizi Sediin - Archanet, mediante il quale inviare un flusso di dati in formato PDF + XML, contenente i documenti da sottoporre a conservazione sostitutiva. Il sistema di Gestione dei documenti elettronici, è stato realizzato nel rispetto delle specifiche descritte nella documentazione CNIPA in materia di Conservazione Sostitutiva. Le caratteristiche sinteticamente descritte sono le seguenti: o o o o o Definizione del processo di invio dei dati relativi ai documenti secondo formati che saranno concordati con il cliente e che in prima istanza possiamo ipotizzare costituiti da un flusso XML contenente gli attributi dei singoli documenti e i documenti stessi in formato PDF. Acquisizione dei documenti e relativi attributi attraverso un collegamento punto-punto tra Centro Servizi Archanet e Società di servizi. Indicizzazione dei documenti sulla base degli attributi definiti. Esecuzione del processo di Conservazione Sostitutiva che può essere riassunto nell esecuzione delle seguenti operazioni: creazione di un Lotto di documenti e del relativo File di indice, generazione delle impronte binarie del Lotto di documenti e del File di indice, memorizzazione delle impronte binarie del Lotto di documenti e del File di indice nel File di chiusura, apposizione della Marca Temporale e della Firma Digitale al File di chiusura, memorizzazione del Lotto di documenti, del File di indice e del File di chiusura (marcato temporalmente e firmato digitalmente) su supporto con caratteristiche di alta affidabilità e alta permanenza del dato. Realizzazione di un interfaccia di monitoraggio e di controllo dell intero sistema di Conservazione Sostitutiva. Data la ristrettezza dei tempi e vista la necessità da parte delle Società Convenzionate di adattare i propri sistemi informatici alla trasmissioni della documentazione secondo le linee sopra esposte, il Centro Servizi Sediin - Archanet si rende disponibile anche per il 2012 a valutare anche forme alternative per la trasmissione dei dati. Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva 8 di 13

9 Procedura La Società di servizi Convenzionata dovrà creare un flusso di dati da sottoporre a Conservazione. Tale flusso proveniente o meno dalla scansione di documentazione cartacea, sarà conservato da Sediin - Archanet secondo le direttive CNIPA. Sediin - Archanet non visualizza e/o modifica i documenti da trattare e pertanto non entrerà nel merito del contenuto e della sua effettiva rispondenza ai documenti originali. La Società Convenzionata incaricata alla gestione dei documenti, nell inviare a Sediin - Archanet i documenti da conservare implicitamente dichiarano la rispondenza di quanto inviato agli originali cartacei o elettronici. La Società dovrà quindi attenersi, nel processo di normalizzazione dei dati e preparazione dei flussi documentali da inviare a Sediin - Archanet, ai criteri indicati in relazione alle classi documentali, ai lotti, al flusso FTP, ai file di dati e ai file di controllo. La documentazione in formato elettronico così creata sarà oggetto di upload sul server remoto collocato presso la Server Farm del Centro Servizi Sediin - Archanet e, mediante applicazione, saranno apposte sulla documentazione firma digitale e marca temporale. Si evidenzia che in questo caso mancherà sulla dichiarazione la firma calligrafica del contribuente. Fatto salvo il caso in cui venga acquisita anche la copia firmata della dichiarazione Ricerca Pratica Al termine del processo di acquisizione, i documenti saranno messi a disposizione per la consultazione in area web riservata attraverso la quale sarà possibile effettuare la ricerca, la visualizzazione e la stampa dei documenti. Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva 9 di 13

10 Il Sistema di gestione sarà dotato di un apposita interfaccia che permetterà di: effettuare ricerche all interno del repository documentale, sulla base degli indici definiti, visualizzare i risultati della ricerca, visualizzare il documento risultante dalla ricerca effettuata, verificare la Marca Temporale e la Firma Digitale del lotto di documenti in cui ogni documento è stato inserito, effettuare la stampa del documento, effettuare il download di uno o di tutti i documenti risultanti dalla ricerca effettuata; La ricerca potrà essere effettuata per codice fiscale, cognome e nome. In caso di risultato plurimo, sarà visualizzata una schermata con un elenco di record rispondenti ai criteri di selezione, altrimenti saranno visualizzati direttamente i dati inerenti la ricerca. Per selezionare una pratica dalla lista in caso di risultato plurimo, basterà fare doppio clic sulla partita prescelta. 4. LE PROCEDURE DI ACQUISIZIONE 4.1. Descrizione delle procedure operative A garanzia che nessun individuo possa singolarmente compromettere o alterare le fasi di lavorazione oppure svolgere delle attività non autorizzate è previsto di affidare la gestione operativa del sistema a persone diverse con compiti separati e ben definiti, effettuando periodicamente controlli di qualità e/o congruenza in tutte le fasi di lavorazione. Il personale addetto allo svolgimento delle diverse attività è stato selezionato in base alla esperienza, con particolare attenzione alle loro caratteristiche di affidabilità e riservatezza. Prima dell inserimento del personale nell attività operativa sono stati pianificati corsi di formazione per sviluppare la consapevolezza dei compiti assegnati. In particolare, sono realizzati interventi formativi allo scopo di fornire ogni competenza (tecnica, organizzativa e procedurale) necessaria a svolgere al meglio i compiti assegnati Procedura di preparazione del materiale cartaceo Il materiale cartaceo consegnato al Centro Servizi sarà quindi organizzato in buste poste all interno di scatole impilate, a loro volta, su pedane di legno utilizzate per il trasporto. Sarà puntualmente verificata la congruità tra materiale consegnato e materiale dichiarato dalla Bolla che accompagna la spedizione. Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva 10 di 13

11 L Operatore di Preparazione del materiale cartaceo (OP) prende in consegna una scatola tra quelle impilate sulla pedana dei fascicoli da lavorare. In ogni scatola è presente una scheda riassuntiva, che riportata il numero della scatola e le buste in essa contenute. La prima attività di controllo dell OP è quello di evidenziare discordanze tra scheda e/o elenchi con l effettivo contenuto delle scatole. Al Coordinatore delle Attività (CA) viene segnalata, se esistente, questa non corrispondenza (mancanza o eccedenza) e successivamente il CA evidenzierà tale anomalia al responsabile del CAAF al fine di risolvere l incongruenza trovata. I modelli estratti dalle buste vengono controllati affinché si rispetti l ordine di scansione(730-2, ed eventuali documenti dichiarativi). Individuati all interno delle buste eventuali documenti fiscali attestanti spese in detrazione, l OP eseguirà le procedure che li renderanno conformi all attività di scansione. Nel caso in cui sia necessario, OP provvede all eliminazione dei punti metallici. Le pratiche non saranno riposte nelle buste ma bensì direttamente nelle scatole distinguendole tra loro con appositi separatori che saranno eliminati solo successivamente alla costatazione della buona riuscita delle procedure di scansione. Terminate tutte le attività di controllo e congruità, le scatole contenenti i modelli pronti alla scansione vengono consegnate al primo Operatore di Acquisizione (OA) disponibile per la lavorazione. Terminate le procedure di digitalizzazione, l OP riprende in consegna dal OA il materiale per la ricomposizione delle scatole e provvede alla loro disposizione su una nuova pedana che, distinta da quelle da cui è stata prelevata, riporta indicato lo status di lavorate. Le pedane con tutte le scatole elaborate vengono di seguito trasferite in un ala del locale destinata all uso di magazzino, questa area è distinta dal locale in cui sono presenti le scatole con il materiale da elaborare Procedura di acquisizione L OA prende in consegna la scatola assegnata dall OP, posiziona i documenti sull alimentatore dello scanner, modifica ove necessario i parametri di acquisizione ed infine effettua una prima valutazione qualitativa delle immagini acquisite. In caso di errata acquisizione OA cancella totalmente il documento e ripete completamente la fase di lavorazione. Le immagini acquisite in formato PDF vengono salvate in cartelle sul file system (directory), della postazione server riflettendo la struttura reale in cui è stato organizzato il materiale cartaceo (scatola, faldone, fascicolo). Di seguito viene esplicitata tale struttura: Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva 11 di 13

12 scatola o faldone fascicolo All interno della cartella (directory) i documenti vengono denominati con un progressivo univoco crescente Procedura di indicizzazione La procedura di indicizzazione consente di visualizzare i documenti e di effettuare una valutazione qualitativa delle immagini acquisite, nel caso in cui i documenti superino questo controllo di qualità, l OA assegna la classe documentale (codice tipo documento). Nel caso in cui il controllo di qualità non venisse superato, la pratica viene completamente cancellata dal sistema e segnalato al CA per una sua nuova digitalizzazione. Al termine di questa procedura tutti i documenti delle pratiche indicizzate verranno resi disponibili per la fase di firma digitale Procedura di verifica e controlli Il CA recupera le pedane presenti nell ala del magazzino ove è presente il materiale da elaborare; elenca le scatole presenti su ogni singolo pedana, ne tiene traccia su un apposito registro informatico, che contiene le seguenti informazione: numero pedana; elenco scatole; elenco faldoni; Infine assegna il materiale agli OP. Al termine dell elaborazione di tutte le scatole presenti sulla stessa pedana, il CA verifica la corrispondenza tra le scatole lavorate ed il registro informatico, compilato all inizio della fase di lavora-zione. Durante la fase di scansione sono registrate, per ogni immagine, le seguenti informazioni: data ed ora di inizio lavorazione; data ed ora di fine lavorazione; campo note (sul fascicolo). Nella fase di ricomposizione delle pedane viene verificato che tutte le pratiche siano state correttamente lavorate attraverso riscontro sulla base dati. Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva 12 di 13

13 5. CONSULTAZIONE ON-LINE Tutte le pratiche digitalizzate e archiviate saranno consultabili dai dichiaranti e dal CAAF accedendo alla pagina e immettendo user e password di pertinenza. Tutto il materiale consultabile sarà archiviato secondo quanto stabilito dall Amministrazione Digitale in materia di Archiviazione Ottica Sostitutiva rendendolo quindi conforme all originale. Guida di Archiviazione Documentale Sostitutiva 13 di 13

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