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1 Informatica Maggioli News OK :23 Pagina 1 N.1/2007 I.P. informatica maggioli news bimestrale di soluzioni informatiche per la P.A. l editoriale 2 Dalla parte dell informatica. i nuovi progetti 3 Più servizi on line ai cittadini: un obiettivo possibile. l intervista 4 Migliorare i servizi ai cittadini: il caso di Mantova nell ambito dei Servizi Demografici. il focus 6 e-trib: la soluzione per i Tributi Locali, in tecnologia web. gli scenari 7 L archiviazione ottica e la conservazione sostitutiva: le opportunità offerte dal software e-demos. gli eventi Polizia Municipale 8

2 l editoriale Dalla parte dell informatica Gentile lettore, con questo primo numero del Magazine Informatica Maggioli News ha inizio una nuova avventura editoriale del Gruppo Maggioli che, ci auguriamo, possa incuriosirla e interessarla. L obiettivo di questo nuovo Magazine è semplice, come spesso sono semplici le idee destinate a funzionare: realizzare uno strumento utile che possa affiancarla nel suo lavoro quotidiano. L informatica sarà il nostro faro guida, come del resto lo è per chi, come lei, è sempre alla ricerca di informazioni e documentazioni sulle migliori e più avanzate applicazioni software, approfondimenti normativi, case history e progetti innovativi. Un compagno di strada che parla la sua stessa lingua e affronta argomenti che lei ben conosce, con la logica di chi si trova di fronte all esigenza di cercare soluzioni, confrontandole con chi ha già avuto esperienze positive. Un approccio, questo, che siamo certi incontrerà i suoi bisogni e coinciderà con la sua visione delle cose. Da parte nostra le garantiamo il nostro massimo impegno per offrirle strumenti sempre più adeguati alle sue esigenze. Strumenti operativi ma non solo. Ci differenzia la capacità di seguire progetti complessi in ambiti diversi. E il nostro impegno nella progettualità ha fatto sì che il Gruppo Maggioli sia oggi in Italia il fornitore leader di software per la Pa: una garanzia di esperienza e professionalità che intendiamo trasferirle in queste pagine. Per questo ci auguriamo che il nostro nuovo Magazine possa accompagnarla nel tempo, fornendole strumenti concreti per facilitare la sua attività. Buona lettura in compagnia di Informatica Maggioli News! 2 Gruppo Maggioli l Amministratore Delegato Paolo Maggioli

3 Informatica Maggioli News OK :24 Pagina 3 i nuovi progetti Più servizi on line ai cittadini: un obiettivo possibile Grazie al nuovo servizio nato dall accordo tra Anusca (Associazione Nazionale Ufficiali Stato Civile ed Anagrafe) e Maggioli Informatica, tutti i Comuni potranno integrare i propri siti internet con un architettura informatica che consente di erogare servizi on line ai cittadini. Il Codice dell Amministrazione Digitale prevede nella sezione Diritti dei cittadini e delle imprese una serie di norme in base alle quali si delineano gli obblighi organizzativi per la pubblica amministrazione. I recenti decreti sanciscono: Il diritto per il cittadino all effettuazione dei pagamenti tramite modalità informatiche; Il diritto per il cittadino all utilizzo della Pec; La possibilità di verificare la qualità dei servizi erogati; L alfabetizzazione informatica e la partecipazione elettronica del cittadino. Per promuovere l informatizzazione della PA e semplificare il rapporto tra cittadino ed Ente locale, Anusca e Maggioli Informatica hanno stretto un accordo. L accordo è stato presentato ufficialmente il 15 giugno scorso a Rimini, in occasione della VI edizione di EuroP.A., il salone delle Autonomie Locali, e risponde all esigenza dei Comuni di comunicare con i cittadini per via telematica, semplificando l erogazione dei servizi al fine di facilitarne la fruizione. Il progetto si pone l obiettivo ambizioso di coniugare la ricchezza delle funzionalità messe a disposizione dei cittadini con la flessibilità e il minimo impatto sulle strutture tecnologiche dei Comuni. In tal modo la dimensione e la localizzazione geografica non saranno più un ostacolo alla messa in rete delle Amministrazioni Locali. Le riflessioni sulle specificità e necessità dei diversi Comuni hanno portato alla definizione di due modelli di erogazione dei servizi, ritagliati sulla dimensione e dotazione tecnologica del singolo Ente: Una versione light, completamente gratuita, che opera senza connessione con i sistemi informativi comunali e quindi zero impact, in grado comunque di erogare servizi avanzati a livello 4 (pratiche gestite on line). Tra i servizi disponibili abbiamo: autocertificazioni, richieste certificazioni, cambio di domicilio, cambio di residenza, richieste iscrizioni e cancellazioni da albi (presidenti di seggio, scrutatori); Una versione full, a costi agevolati, che opera in connessione con i sistemi informativi comunali, quindi in grado di proporre servizi più avanzati e la completa integrazione con il back office del comune. In tal modo sarà perfettamente equivalente per il cittadino richiedere un servizio allo sportello fisico o a quello virtuale. Tra i servizi disponibili abbiamo: autocertificazioni autocompilate, richieste certificazioni, cambio di domicilio, cambio di residenza, richieste iscrizioni Servizi gratuiti ai cittadini distribuiti a tutti i comuni associati Anusca Autocertificazioni a inserimento manuale dei dati Consultazione stato pratiche Cambio di abitazione a inserimento manuale dei dati Cambio di residenza a inserimento manuale dei dati Richieste certificazioni anagrafiche Richieste estratti stato civile Iscrizione-cancellazione albo presidente di seggio Iscrizione-cancellazione albo scrutatori di seggio Servizi al cittadino a costi agevolati distribuiti a tutti i comuni associati Anusca Visure anagrafiche personali Visure elettorali Autocertificazioni on line precompilate Cambio di abitazione con dati precompilati Cambio di residenza con dati precompilati Consultazione stato iter pratiche Richieste certificazioni anagrafiche con dati Richieste estratti di Stato Civile con dati Iscrizione-cancellazione albo presidente di seggio Iscrizione-cancellazione albo scrutatori di seggio Gestione agenda per prenotazione redazione pubblicazioni di matrimonio Gestione agenda per prenotazione redazione atti di nascita, decesso, matrimonio civile Gestione agenda per prenotazione rilascio carta d identità e cancellazioni da albi (presidenti di seggio, scrutatori), prenotazioni di appuntamenti con accesso in tempo reale all agenda dei singoli uffici. Questa alleanza tra Anusca e Maggioli Informatica vuole anticipare e interpretare il cambiamento in atto nel campo dell Information technology, per consentire ai cittadini, soprattutto a quelli che abitano in comuni di piccole dimensioni, di poter accedere, in tempo reale, alle molteplici opportunità offerte dallo sviluppo di soluzioni informatiche d avanguardia. 3

4 l intervista Il Comune di Mantova ha dimostrato grande attenzione verso tutti i processi di innovazione e digitalizzazione dell ente; di particolare interesse l introduzione di servizi per migliorare l interazione tra i cittadini e l ente stesso, un impegno che ha trovato anche un riconoscimento nella scorsa edizione di EuroP.A. Migliorare i servizi ai cittadini: Il caso di Mantova nell ambito dei Servizi Demografici 4 Ne parliamo con Paola Dugoni, responsabile dello Sportello Unico Servizi, coordinatore del progetto Carta di Identità Elettronica e collaboratrice dell Assessore all informatizzazione e innovazione amministrativa, progetto città digitale del Comune di Mantova, Benedetta Graziano. Dottoressa Dugoni, ci può descrivere la sua esperienza come responsabile dello Sportello Unico Servizi della città di Mantova? Prima di tutto vorrei chiarire che cosa si intende per Sportello Unico Servizi. Si tratta di un servizio polivalente di front-office che eroga il 70% dell attività di sportello del Comune di Mantova: in particolare, citiamo i Servizi Demografici e tutte quelle funzioni che la legge 150 assegna agli uffici relazioni con il pubblico. Una struttura nata appunto per facilitare ai cittadini l accesso ai servizi e per promuovere la semplificazione dei procedimenti. Quali sono le maggiori difficoltà che ha incontrato e incontra nel suo lavoro? Le difficoltà che mi sento maggiormente di segnalare riguardano la vecchia logica di considerare i procedimenti legati alle diverse competenze degli uffici e non al bisogno dell utente. Come è venuta in contatto con il mondo Maggioli? Il primo approccio è stato sicuramente con il mondo dell editoria poi, nel lontano 1995, quando approdai ai Servizi Demografici come responsabile dell Anagrafe mi resi conto che i colleghi dello Stato Civile utilizzavano un software migliore del mio: era un prodotto Maggioli! Fu così che si decise di acquistare un unico applicativo in grado di gestire in maniera univoca tutti i Servizi Demografici: Anagrafe, Stato Civile, Elettorale, Statistica. Nello specifico del suo settore, quando e come avete scelto le soluzioni Maggioli? Si scelse, comparando diverse proposte, l applicativo denominato e-demos, proposto da Maggioli, soprattutto per la facilità di utilizzo del software e per la sua completezza. La messa a regime del sistema snellì a tal punto le procedure che ci permise di recuperare del personale per realizzare l Ufficio Relazioni con il Pubblico. In che maniera il Software attualmente in uso, e-demos, soddisfa le esigenze dell Ufficio dei Servizi Demografici, in particolare nelle aree di Anagrafe, Elettorale e Stato Civile? Posso senz altro affermare che le esigenze dell ufficio sono state assolutamente soddisfatte. Un

5 Portale dei servizi al cittadino, Comune di Mantova valore aggiunto è il nuovo approccio di gestione della pratica. In che modo l azienda fornitrice dei prodotti dell area demografica è coinvolta nelle novità legislative introdotte in questi ultimi anni, ad esempio Carta di Identità Elettronica, archiviazione documentale (eliminazione del documento cartaceo), Ina/Saia Xml; nuova normativa sui permessi di soggiorno per i cittadini comunitari, comunicazioni/estrazione dati ai vari enti? Viene da sé che tutte le azioni di innovazione tecnologica relative all area demografica necessitano dell assistenza dell azienda fornitrice del software. Come coordinatore del Progetto Carta di Identità Elettronica (il Comune di Mantova ne ha già rilasciate ) ho collaborato con Maggioli per il collegamento tra l applicativo di rilascio della Cie del Ministero dell Interno e la nostra Anagrafe, così come tutte le trasmissioni all Ina e a Saia avvengono con l ausilio delle tecnologie previste da e-demos. Quali servizi sono stati attivati di recente e quali si potrebbero attivare per favorire un dialogo sempre più costruttivo con il cittadino? Fra pochi giorni sarà pubblicato il portale dei Servizi Demografici. Un altro prodotto realizzato in collaborazione con Maggioli che consentirà ai cittadini di interagire direttamente con la propria posizione anagrafica per dichiarare cambi di abitazione, stampare autocertificazioni precompilate, visualizzare lo stato di avanzamento delle pratiche e altro. Ritengo che questa sia la giusta direzione: il servizio on line. Quale è stata la risposta dei cittadini alle novità introdotte dal nuovo processo di informatizzazione del suo Comune? Le novità introdotte dai nuovi processi di informatizzazione rispondono non solo a esigenze di efficienza, ma anche di trasparenza verso un utente sicuramente più consapevole dei propri diritti. Mi occupo di servizi on line da diverso tempo e la risposta dei cittadini, a parte i primi tempi di diffidenza, è sempre stata fonte di soddisfazione per il Comune di Mantova. e-demos, il nuovo software di Maggioli Informatica, realizzato in tecnologia Web, per la gestione delle aree di Anagrafe, Ina Saia, Elettorale, Leva e Stato Civile è il modo essenziale per avviare i processi di e-government in grado di interconnettere le amministrazioni, i vari enti e soprattutto consentire l accesso telematico dei cittadini ai servizi erogati on line dalle Pubbliche Amministrazioni. Finestre di lookup, menù dinamici, anteprima delle stampe, presentazioni grafiche della modulistica a corredo consentono di interagire in modo intuitivo con l applicazione, riducendo drasticamente i tempi di messa in produzione delle attività. Per poter erogare i servizi on line, il software e-demos mette a disposizione dei cittadini i dati per: L avviamento on line dell istanza di variazione indirizzo; La consultazione on line delle pratiche già avviate per monitorarne gli esiti; La gestione dell agenda delle prenotazioni dei rilasci delle Carte di identità, per la redazione degli atti di Stato Civile e dei Processi verbali. Come pensa si possano migliorare i servizi che attualmente la sua Area offre al cittadino, sia in materia di personale addetto, sia di qualità del Software? Continuando nella ricerca di soluzioni tecnologiche innovative che facilitino l accesso ai servizi, (servizi on line appunto), e che riducano tempi e passaggi burocratici. Questi processi devono andare di pari passo con la consapevolezza e la preparazione del personale. Puntare sulla formazione per favorire lo sviluppo tecnologico dell Ente deve essere uno degli obiettivi prioritari delle amministrazioni pubbliche. 5

6 il focus e-trib: la soluzione per i Tributi Locali, in tecnologia web i 6 e-trib è la soluzione software in tecnologia web che riesce a soddisfare le esigenze gestionali in tema di Tributi Locali. nnovazione, integrazione e semplicità d uso sono da sempre gli elementi chiave che caratterizzano le soluzioni informatiche Maggioli: procedure sviluppate secondo i più avanzati standard tecnologici, per consentire una gestione completa del Sistema Informativo Comunale. Dalla ricerca e progettazione di Maggioli Informatica è nato e-trib, un sistema informativo integrato costituito da applicazioni in grado di gestire tutti i processi, garantendo all ente un altissimo grado di condivisione, coerenza e uniformità dei flussi informativi interni ed esterni all Amministrazione. La tecnologia innovativa del software applicativo consente agli operatori degli uffici preposti di lavorare su reti internet/intranet/estranet, sia in mono sia in multiutenza. L utilizzo degli applicativi che compongono la suite completa di e-trib, indipendentemente dal modulo che si utilizza, può avvenire collegandosi da qualsiasi postazione Client locale o remota dotata di un semplice Browser. Il risultato è che la vecchia concezione statica di posizionamento geografico obbligatorio dei dati è stata completamente superata. e-trib utilizza il database relazionale Oracle, azienda leader nel mercato degli RDBMS relazionali, e ne sfrutta, oltre alle tecniche di gestione dei dati, i relativi tool quali linguaggi di programmazione, i log, la gestione delle procedure di back up. La suite e-trib consente la gestione completa (ordinaria, straordinaria) delle entrate tributarie relative a: ICI TaRSU e TIA TOSAP e COSAP (anche nell ambito provinciale), anche per gli Enti che prevedono la riscossione diretta. Il modulo e-trib ICI gestisce quindi l Imposta Comunale sugli Immobili istituita con Dlg. 30 dicembre 1992 e successive norme integrative recependo, grazie alla presenza in 232 comuni italiani, le casistiche particolari correlate alla gestione delle comunicazioni ICI e del relativo regime sanzionatorio e le peculiarità nate in questi anni per l applicazione del ravvedimento operoso. Il modulo e-trib TaRSU-TIA consente la gestione completa sia della Tassa Rifiuti Solidi Urbani, sia della Tariffa Igiene Ambiente secondo il metodo normalizzato. Anche in questo caso la presenza capillare sul territorio nazionale garantisce all applicativo una rispondenza sensibile alle particolari esigenze gestionali sia in ambito di applicazione del ravvedimento operoso, sia in ambito sanzionatorio. Ulteriore plus del modulo, la totale trasparenza applicativa nel caso di passaggio da una gestione in regime TaRSU a una gestione in regime TIA: il modulo infatti resta totalmente identico sia dal punto di vista grafico, sia dal punto di vista funzionale, gestendo il cambio del metodo di calcolo e delle informazioni necessarie attraverso i parametri di configurazione dell applicativo. Il modulo e-trib OSAP consente all Ente, comune o provincia, di gestire indifferentemente sia l applicazione della Tassa (TOSAP) sia del Canone (COSAP) attraverso la modulazione dei parametri di configurazione. Anche in questo caso l applicativo gestisce l intero iter gestionale, sia esso ordinario o straordinario, con particolare attenzione ai processi di emissione dei bollettini, siano essi correlati a una nuova concessione o a un emissione annuale per concessioni pluriennali. L applicativo gestisce occupazioni permanenti, ricorrenti e temporanee. Per quanto attiene la gestione delle rate, il modulo registra contemporaneamente sia la rata in unica soluzione, sia le possibili rate, consentendo quindi all Ente di non dover scegliere a priori se generare i dovuti in unica soluzione o a rate. I moduli applicativi della suite e-trib sono corredati da una serie di tool applicativi che consentono all Ente particolari funzionalità. Tra questi citiamo: e-trib ICI/TaRSU Ente Poste: tool che consente la generazione di file in formato postel per la postalizzazione dei bollettini e il relativo rientro automatico; edit e-trib: tool che consente all Ente di editare in proprio i template di stampa; e-trib ICI BDP: tool che consente di caricare, con profondità storica, le forniture dell Agenzia del Territorio. La struttura dei dati e la completezza degli stessi è garantita dalla totale rispondenza tra la struttura dei dati di BDP rispetto ai tracciati forniti dall Agenzia del Territorio; e-trib ICI F24: tool che consente di importare massivamente i versamenti effettuati con il modello F24; e-trib tool che consente all Ente in regime di riscossione diretta di poter registrare tutte le informazioni presenti nella transazione POS effettuata dal cittadino presso lo sportello dell Ente. Il tool consente inoltre, alla fine della giornata, di effettuare un registro delle operazioni POS compiute, suddiviso fra operatori e operazioni; e-trib TaRSU modulo 340: tool che consente all Ente di gestire il confronto tra i dati catastali e i dati TRSU recependo quanto previsto dall art. 340 della legge 311/2004.

7 gli scenari L archiviazione ottica e la conservazione sostitutiva: le opportunità offerte dal software e-demos IL CODICE DELLA P.A. DIGITALE. IL QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO Con il codice, la pubblica amministrazione senza carta diventa realtà. Tutti gli atti, i dati, i documenti, le scritture contabili ed anche la corrispondenza, prodotti o riprodotti in maniera digitale, secondo le regole che garantiscono la conformità agli originali, hanno la stessa validità giuridica di documenti cartacei e devono essere conservati in archivi informatici. Grazie alla conservazione digitale, si riducono i tempi e i costi di ricerca dei documenti, ma anche i costi di gestione e manutenzione degli archivi: processi più veloci, risparmi di spesa per le amministrazioni, enorme recupero di spazi prima occupati da ingombranti archivi cartacei. (Art. 46 e segg. Codice PA digitale) Il servizio di archiviazione ottica documentale è quel processo che trasforma un documento cartaceo in documento digitale attraverso attività di acquisizione delle immagini, creazione di appositi indici di ricerca e infine di fornitura di un sistema di consultazione. Economici Riduzione dei tempi e dei costi di ricerca dei documenti Riduzione dei costi di gestione e di manutenzione degli archivi Alcune tipologie di documenti possono essere archiviate otticamente e, in aggiunta, conservate in modalità sostitutiva. La conservazione sostitutiva è un processo informatico che attribuisce ai documenti trattati un valore legale e probatorio: questo significa che il documento vale quanto il documento originale e crea i presupposti per la soppressione fisica dell archivio cartaceo. Nell ambito dei Servizi Demografici, ad esempio, il software e-demos permette, dal giorno di attivazione/avviamento, previa autorizzazione ministeriale, da un lato l eliminazione dell aggiornamento cartaceo e dall altro di storicizzare, consultare e stampare le schede AP5 (cartellini individuali), AP6, AP6/A (schede di famiglia). Dal giorno stesso di avviamento del software e- Demos, il comune non dovrà più stampare e/o scansionare questi documenti. Inoltre, tramite un modulo aggiuntivo di collegamento tra e-demos e i dati scansionati in precedenza, è possibile visualizzare anche all interno del software stesso, (solo nel caso di archivi all interno del Comune), tutti i documenti che il servizio di archiviazione ottica ha memorizzato su supporto informatico. I VANTAGGI Logistici Velocizzazione dei processi di ricerca e consultazione Recupero spazi prima dedicati alla conservazione cartacea Tutela della documentazione pregressa e di quella creata Possibilità di controllo giornaliero sulla qualità delle immagini e del data entry Garanzia di reperibilità, integrità e riservatezza degli originali Condivisione delle informazioni documentali Organizzativi Aumento della competitività e redditività, resa possibile da una maggiore efficienza, efficacia ed economicità Recupero delle risorse da attività non strategiche da destinare alle attività principali Garanzia di un controllo capillare, nel rispetto delle normative in termini di sicurezza e privacy. 7

8 gli eventi POLIZIA MUNICIPALE Sessione Primaverile Seminari Concilia Sessione Autunnale Seminari Concilia Marzo 13 - Pomeriggio / 14 - Mattina 26 - Pomeriggio / 27 - Mattina 28 - Pomeriggio / 29 - Mattina Aprile 16 - Pomeriggio / 17 - Mattina 18 - Pomeriggio / 19 - Mattina Maggio 07 - Pomeriggio / 08 - Mattina 09 - Pomeriggio / 10 - Mattina Ottobre 09 - Pomeriggio / 10 - Mattina 22 - Pomeriggio / 23 - Mattina 24 - Pomeriggio / 25 - Mattina 29 - Pomeriggio / 30 - Mattina Novembre 19 - Pomeriggio / 20 - Mattina 21 - Pomeriggio / 22 - Mattina Seminari Metropolis Seminari Metropolis Marzo 15 - Pomeriggio / 16 - Mattina Ottobre 11 - Pomeriggio / 12 - Mattina 04IN Via del Carpino, Santarcangelo di Romagna (RN) tel fax informaticamaggiolinews@maggioli.it web: