SUPPORTO TECNICO ALCUNE PREMESSE SULLA GESTIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI

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1 SUPPORTO TECNICO AI PRODOTTI: PIGC GESTIONE CONDOMINIO RENT MANAGER GESTIONE LOCAZIONI REMOTE BACKUP SALVATAGGIO REMOTO CONDOMINIO MOBI PUBBLICAZIONE DATI SU INTERNET SERVIZIO DI ASSISTENZA CLIENTI ALCUNE PREMESSE SULLA GESTIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI Il programma di gestione condominio prevede nella registrazione delle spese la possibilità di acquisire il documento in formato digitale entrando nella sezione Archivio digitale. L acquisizione può essere contestuale alla registrazione della spesa o anche successiva richiamando la registrazione. E opportuno prima di iniziare l acquisizione dei documenti, selezionare il formato di scansione da adottare (suggeriamo il formato PDF perché universale e multi pagina) da Utilità/Configurazione/Impostazioni scanner. Dalla stessa schermata è possibile definire la risoluzione ed i colori (Toni di grigio e 300DPI sono generalmente ottimali per documenti tipo fatture e scontrini). Possiamo comunque attivare anche la funzione Richiedi impostazioni scanner prima della scansione in modo da poter cambiare queste impostazioni al momento di fare la scansione. L acquisizione del documento è possibile nei formati PDF, TIFF, GIF, JPEG, PNG, BMP; è prevista la possibilità di acquisire documenti di più pagine e, se il documento è già disponibile in formato grafico o nei formati Excel, Word, OpenOffice, di importarlo direttamente. In qualunque momento dalla sezione Archivio digitale della spesa in questione, visualizzare e stampare una copia del documento originale. Pensate quindi al vantaggio anche solo in assemblea ad esempio nel poter visualizzare un qualunque documento di spesa a richiesta con un semplice click di mouse!!! Introdotte queste funzionalità di base, vediamo ora le funzionalità avanzate previste dalla GESTIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI.

2 GESTIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI Il programma di gestione condominio prevede una sofisticata gestione digitale dei documenti che ti permette di catalogare in modo ottimale i documenti dei condomini amministrati in modo da poter accedere in un click alla registrazione di spesa ed al documento digitale. Attivando questa funzione su (Utilità/Configurazione/Gestione digitale documenti), al momento di registrazione della fattura verrà automaticamente stampata una etichetta con codice a barre e numerico da applicare sul documento. L'etichetta può essere stampata su carta semplice oppure su stampanti etichettatrici (i ns. test sono stati effettuati su una stampante Dymo Labelwriter 400 Turbo ed etichette cod Multi Purpose Labels). Importante: per utilizzare le stampanti Dymo è necessario attivare la qualità di stampa Barcodes and Graphics nel pannello della stampante (Pannello di controllo/stampanti) in caso contrario la stampa avverrà in bassa qualità, non sufficiente per alcuni lettori e scanner per leggere il barcode. Anche nel caso in cui si utilizzino stampanti diversi dalla Dymo, controllare sempre se la stampante prevede nelle proprietà una qualità specifica per la stampa dei codici a barre. E inoltre necessario, se si utilizzano le etichette cod.11355, impostare la stampa Orizzontale nel layout di stampa. Applicare quindi l etichetta sul documento. Utilizzo di altre stampanti etichettatrici Si possono naturalmente utilizzare altri tipi di stampanti per stampare l etichetta del barcode, i passaggi da effettuare per configurarla correttamente sono: 1) Impostare nel driver della stampante (Pannello di controllo/stampanti, Proprietà stampante) il formato di etichetta che si sta utilizzando ed attivare la massima risoluzione di stampa consentita in modo che il barcode sia leggibile da qualunque scanner. 2) All interno del programma di condominio,in Utilità/Configurazione/Gestione digitale documenti, selezionare Stampa etichetta su etichettatrice e selezionare la stampante in questione. Il programma adotterà automaticamente come formato etichetta quello reimpostato nelle proprietà della stampante. 3) Attivate il flag per la stampa del barcode su fatture pagate e/o fatture da pagare

3 FUNZIONAMENTO E VANTAGGI DELLA GESTIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI L applicazione dell etichetta sul documento di spesa presenta molteplici vantaggi: - PAGAMENTO E VISUALIZZAZIONE ISTANTANEA DELLA FATTURA: è possibile in qualunque momento richiamare la registrazione relativa al documento di spesa semplicemente chiamando Inserimenti/Pagamento o visualizzazione fatture tramite codice a barre o numerico e passando il lettore di barcode sull etichetta applicata sul documento, oppure digitando il codice numerico dell etichetta oppure ancora inserendo il documento nello scanner e premendo il pulsante Lettura barcode da scanner. Se la fattura è impagata è possibile effettuare subito il pagamento. - ACQUISIZIONE DIFFERITA DEL DOCUMENTO TRAMITE SCANNER: Generalmente gli amministratori che desiderano gestire i documenti in formato digitale effettuano la scannerizzazione del documento direttamente al momento in cui questo viene registrato (es. si registra la fattura in contabilità e contestualmente si effettua anche la scansione del documento). Questa procedura non è però ottimale per lo studio di amministrazione medio-grande per il quale ai fini organizzativi è preferibile una soluzione che permetta di registrare anzitutto i documenti di spesa ed in un momento successivo (per esempio a fine giornata) effettuare l acquisizione di tutti i documenti relativi tramite scanner. Con la gestione digitale dei documenti è possibile differire l'acquisizione tramite scanner del documento di spesa. L'acquisizione potrà essere fatta automaticamente da "Utilità/Acquisizione differita". Lo scanner leggerà automaticamente il codice a barre riportato sul documento e lo collegherà alla spesa registrata. l etichetta con il barcode deve essere sempre applicata sul documento orizzontalmente ed il documento deve essere acquisito in verticale altrimenti la lettura potrebbe non essere possibile. - ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA: Disponendo di una firma digitale è possibile eliminare completamente i documenti cartacei. Se non si dispone di una firma digitale propria è comunque possibile adottare quella inclusa in programmi di archiviazione sostitutiva di terze parti (es. Arxivar) per i quali il programma di gestione condominio prevede un interfaccia attivabile selezionando Non stampare l etichetta ma genera un flusso di interscambio dati da Utilità/Configurazione/Gestione digitale documenti in questo modo, al momento di inserire la registrazione di spesa, non sarà più stampata un etichetta dal programma di gestione condominio ma si occuperà di tutto il programma di terze parti. SCANNER SUGGERITI PER L ARCHIVIAZIONE DIGITALE E possibile effettuare l archiviazione ottica dei documenti con qualunque scanner che supporti lo standard TWAIN. La maggior parte degli scanner presenti sul mercato supporta in tutto o in parte questo standard, tuttavia se si vuole utilizzare anche l archiviazione differita con l acquisizione multipla dei documenti dal caricatore è necessario che lo scanner sia pienamente compatibile con lo standard TWAIN in modo che il ns. programma possa controllare il caricatore di documenti dello scanner e dopo aver letto il barcode, smistare il documento alla registrazione di riferimento.

4 Potete verificare l elenco di scanner compatibili andando su ed in ogni caso richiedete per iscritto al momento dell ordine dello scanner che questo supporti completamente lo standard TWAIN ed in particolare la possibilità di disattivare l autofeed se si tratta di uno scanner con caricatore. Gli scanner suggeriti sono: - CANON SERIE DR (utilizzabile anche con Arxivar) - FUJITSU SERIE FI (utilizzabile anche con Arxivar) Le stampanti suggerite sono: - ZEBRA (tutti i modelli) (utilizzabile anche con Arxivar) - DYMO LABELWRITER (utilizzabile solo con PIGC) Il problema più frequente nell acquisizione differita riguarda la possibilità di inserire documenti multipli tramite il caricatore dello scanner. In questo caso è necessario che lo scanner permetta di disabilitare l autofeed da parte dei ns. applicativi come previsto dallo standard TWAIN. Nel caso in cui un ns. applicativo segnali Il caricatore non risponde al momento dell acquisizione differita tramite caricatore, c è un problema sul driver TWAIN dello scanner che non supporta la disabilitazione dell autofeed non permettendo così l acquisizione differita (non ci sono problemi invece per l acquisizione normale o con l acquisizione differita senza caricatore). L autofeed è un sistema previsto da molti scanner in base al quale inserendo documenti multipli, lo scanner invece di attendere che l applicativo richieda al caricatore l acquisizione del documento inserito, li acquisisce uno di seguito all altro senza aspettare che l applicativo lo richieda: questo viene fatto per velocizzare le acquisizioni in quanto i documenti successivi vengono così inseriti nella memoria dello scanner ma impedisce ai ns. applicativi la lettura del barcode sul documento e pertanto lo smistamento del documento alla registrazione di spesa. Il produttore dello scanner deve supportare pertanto nel driver TWAIN la possibilità di disattivare l autofeed. Soluzioni suggerite: Soluzione 1. Richiedere la risoluzione del problema al produttore dello scanner 1) Nel caso appaia il messaggio di errore Il caricatore non risponde in fase di acquisizione differita, è necessario anzitutto generare un log delle funzionalità dello scanner che evidenzi il problema. Per generare questo log, scaricare il programma Twister da ed effettuare Analize. 2) Verificare che nel log risulti il problema del caricatore verificando CAP_AUTOFEED. Se la funzione di settaggio (SET) risulta rifiutata allora lo scanner non permette il controllo dell autofeed da parte dei programmi windows. Esempio di log dello scanner HP OfficeJet che non supporta il controllo dell autofeed (vedi evidenziazione in rosso) Analysis Started: at 18:10:51 Twister Version: TW_IDENTITY block --- Product Name: Officejet 7200, TWAIN Product Family: All-in-One Manufacturer: Hewlett-Packard Software Version: 1.0 ("December, 2001") TWAIN Protocol Version: DataSource File Version Info --- File: C:\Windows\Twain_32\hpsj_0000\hpsj_0000.ds File Timestamp: :27:50 File version: Product version: Description: TWAIN Data Stub DLL Copyright: Copyright (C) 2001 Comments: This is required in order for TWAIN to work with HP imaging software Company: Hewlett-Packard File Version: Internal Name: hpqgnds2 Language: Legal Trademarks: Original Filename: hpqgnds2 Private Build: Product Name: Twain Datastub Module Product Version: Special Build: Section 1. Capabilities If a capability does not appear in the following list, then the device reported it as unsupported in conformance with the TWAIN standard.

5 CAP_AUTOFEED: GET.bool TRUE GETCURRENTbool TRUE GETDEFAULTbool TRUE SET(FALSE)refused SET(TRUE)?refused 3) Verificare se il produttore ha rilasciato un driver aggiornato per lo scanner in questione. In questo caso disinstallate il driver preesistente e reinstallate quello nuovo. Riprovate quindi le scansioni. 4) Se il problema persiste, contattare il produttore dello scanner, possibilmente allegando il log, segnalando la non compatiblità completa con lo standard Twain che si evidenzia dall impossibilità di disattivare l autofeed e richiedendo i tempi per la soluzione del problema oppure la sostituzione dello scanner in quanto non conforme con lo standard Twain (allegare sempre il log) necessario alle applicazioni Windows per colloquiare con lo scanner. Soluzione 2. Bypassare il problema dai ns. applicativi Se il produttore non intende risolvere il problema o comunque non si intravedono tempi brevi per la soluzione del problema, potete ridurre il problema in parte dai ns. applicativi attivando in fase di acquisizione differita il flag Inserimento di un foglio alla volta nel caricatore. Attivato questo flag, potete selezionare l acquisizione differita di un singolo documento o di più documenti, avendo però l accortezza di inserire un foglio alla volta nel caricatore ed attendere che il ns.applicativo richieda il foglio successivo prima di inserirlo. Cordiali saluti e buon lavoro. SUPPORT CENTER