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1 CAPITOLATO TECNICO PER LA FORNITURA DI SERVIZI DI COMUNICAZIONE ED ORGANIZZAZIONE EVENTI PER LE AMMINISTRAZIONI AVENTI SEDE NEL TERRITORIO DELLA REGIONE LOMBARDIA Pagina 1 di 37

2 Indice 1. OGGETTO LOTTO 1 - COMUNICAZIONE SERVIZI CONNESSI AL LOTTO Call Center MODALITÀ DI REALIZZAZIONE E DI CONSEGNA DEI SERVIZI DEL LOTTO CRITERI DI VALUTAZIONE RIFERITI AL LOTTO Elaborato tecnico Case history Valutazione dei cv delle professionalità impiegate Proposte migliorative Piattaforma gestionale Monitoraggio delle iniziative web e social Offerta economica COMPOSIZIONE DEL TEAM LOTTO Project Manager (responsabile di fornitura) Direttore Servizio Clienti Account Executive Direttore Creativo Coppia Creativa Web designer Web Producer Digital Media Manager EVENTI SERVIZI CONNESSI AI LOTTI 2,3, Call Center MODALITÀ DI REALIZZAZIONE E DI CONSEGNA DEI SERVIZI DEI LOTTI 2,3, Forniture incluse nei progetti di allestimento CRITERI DI VALUTAZIONE RIFERITI AI LOTTI 2,3, Criterio di valutazione Lotto Elaborato tecnico Case history Criterio di valutazione del Lotto Pagina 2 di 37

3 Elaborato tecnico Case history Criterio di valutazione del Lotto Elaborato tecnico Case history Format di presentazione delle case history dei Lotti 2,3, Valutazione dei cv delle professionalità impiegate Proposte migliorative Raccolta dati per il customer relationship management Offerta economica COMPOSIZIONE DEL TEAM LOTTI 2,3, Project Manager (responsabile di fornitura) Direttore servizio clienti Account Executive Gruppo Creativo VERIFICHE ISPETTIVE CUSTOMER SATISFACTION GESTIONE DEGLI INADEMPIMENTI GESTIONE DEI RECLAMI APPENDICI AL CAPITOLATO TECNICO Pagina 3 di 37

4 1. OGGETTO Oggetto del presente documento è la disciplina della gara per la fornitura di servizi di Comunicazione e Organizzazione Eventi per le di cui all art. 1, comma 3, della L.R. N.33 del 27/12/2006 (di seguito anche solo Amministrazioni ). La gara è suddivisa in 4 (quattro) Lotti merceologici così come descritto nella successiva Tabella Lotti. Tabella - Lotti Lotto Lotto n. 1 - Comunicazione Lotto n. 2 - Eventi istituzionali Lotto n. 3 - Eventi pubblici e aperti al pubblico Lotto n. 4 - Eventi interni, fiere e congressi Descrizione del Lotto Ideazione, progettazione, organizzazione e realizzazione di campagne pubblicitarie, materiali promozionali, progetti digitali di comunicazione. Coordinamento progettuale delle iniziative delle singole Amministrazioni. Ideazione, progettazione, organizzazione e realizzazione di eventi istituzionali. Ideazione, progettazione, organizzazione e realizzazione di eventi pubblici e aperti al pubblico. Ideazione, progettazione, organizzazione e realizzazione di eventi interni, fiere e congressi. 2. LOTTO 1 - COMUNICAZIONE Il presente paragrafo disciplina l affidamento dell incarico per il lotto numero 1 ovvero: attività di ideazione, progettazione, organizzazione e realizzazione di iniziative di comunicazione istituzionale e di campagne pubblicitarie, ivi compresa la realizzazione di tutti i materiali promozionali (digitali e non) collegati alla campagna (a titolo esemplificativo e non esaustivo si citano: brochure, video, progetti digitali, progetti editoriali). Oggetto del presente Lotto è anche il servizio di supporto alla Pagina 4 di 37

5 gestione delle attività di coordinamento progettuale delle iniziative di comunicazione in capo ad ogni singola Amministrazione che aderisce alla Convenzione derivante dal presente bando di gara, ivi compreso il coordinamento delle attività relative alla realizzazione di tutte i prodotti/servizi conseguenti alla campagna ed ad essa collegati (a titolo esemplificativo e non esaustivo si citano: eventi, pianificazione e acquisto spazi media, gestione delle attività di stampa). I servizi oggetto del presente lotto coprono l intera filiera della comunicazione: dall analisi dello scenario all elaborazione strategica dall impostazione dell idea creativa agli adattamenti nei diversi formati per la loro distribuzione e diffusione. I servizi e i prodotti oggetto del presente lotto dovranno inoltre avere il requisito della multi-canalità: dall advertising ai materiali below the line e a tutte le possibili azioni di marketing digitale. L aggiudicatario dovrà fornire tali servizi a tutte le Pubbliche Amministrazioni aventi sede nel territorio della Regione Lombardia. Nello specifico l aggiudicatario dovrà mettere a disposizione delle Amministrazioni un team completo di lavoro (vedi paragrafo 2.4) per la gestione delle attività oggetto del presente Lotto. Il team di lavoro dovrà essere qualitativamente e quantitativamente preparato anche alla gestione ed al coordinamento progettuale delle iniziative delle singole Amministrazioni. L aggiudicatario, nel team di lavoro, dovrà prevedere la presenza di un coordinatore delle attività successive alla realizzazione della campagna e dei materiali connessi, il quale avrà il compito, in costante raccordo e secondo le specifiche richieste dell Amministrazione che ha emesso l Ordinativo di Fornitura, di coordinare anche il lavoro degli altri aggiudicatari nei settori della comunicazione non nell ambito del presente lotto (come, a solo titolo esemplificativo e non esaustivo, si cita progettazione e realizzazione di eventi, pianificazione e acquisto spazi media, print management) per garantire la coerenza strategica e creativa di tutte le azioni messe in essere dall Amministrazione ordinante. 2.1 SERVIZI CONNESSI AL LOTTO 1 Le attività in ambito relative al Lotto 1 della presente procedura di gara, che l aggiudicatario dovrà obbligatoriamente fornire alle Amministrazioni ordinanti, riguardano nel dettaglio i seguenti principali ambiti: Pagina 5 di 37

6 Analisi dei dati di scenario e di posizionamento messi a disposizione dall Amministrazione e/o che reperirà autonomamente per fornire le raccomandazioni strategiche/key learning per la realizzazione di comunicazioni istituzionali, di campagne, dei prodotti e servizi connessi e delle attività di coordinamento degli altri prodotti/servizi della filiera del mercato della comunicazione; La definizione e attuazione delle ricerche ex ante ed ex post necessarie per la progettazione e la valutazione e il monitoraggio delle campagne e delle iniziative di comunicazione, in termini di impatto, efficacia ed efficienza, compresi pre-test e test di usabilità per web e applicativi digitali; Elaborazione di dati statistici di posizionamento della Regione Lombardia rispetto ad altre Regioni italiane ed europee e correlazione con le politiche regionali, da realizzarsi in chiave comunicativa, anche attraverso siti web; Impostazione della strategia sulla base all analisi dello scenario; Assunzione della responsabilità del controllo qualitativo della produzione; Affiancamento dell Amministrazione ordinante nello svolgimento del ruolo di coordinatore e di Garante della coerenza comunicativa: l Aggiudicatario coordinerà anche altri operatori economici per la realizzazione degli altri servizi della filiera del mercato della comunicazione (come a solo titolo esemplificativo e non esaustivo si cita la progettazione e realizzazione di eventi, pianificazione e acquisto spazi media, print management) con il preciso scopo del rispetto della strategia di comunicazione globale definita in accordo con l Amministrazione, del format creativo e del linguaggio desiderato dalla committenza in ogni azione intrapresa; Ideazione e realizzazione dei materiali di comunicazione come, a titolo esemplificativo, stampa, audio e video; Ideazione e realizzazione di progetti editoriali anche su settori specifici, qualora richiesti; Ricerca ed elaborazione di immagini ad alta risoluzione da archivio fotografico per la realizzazione di materiali e strumenti di comunicazione; Supporto all Amministrazione nell individuazione di soggetti partner (pubblici e privati) per azioni congiunte di comunicazione e di comarketing; supporto al dialogo con il centro media, indicato dall Amministrazione, per la definizione delle più efficaci strategie di pianificazione in riferimento ed ottemperanza al D.Lgs 172/2005 (testo unico della radiotelevisione) e all art 15 l. r. 33/2008. Pagina 6 di 37

7 2.1.1 Call Center L Aggiudicatario, alla data di attivazione della Convenzione, pena l applicazione delle penali di cui allo Schema di Convenzione, dovrà avere avviato e reso operativo un servizio di Call Center, il quale dovrà essere disponibile per tutta la durata della Convenzione stessa e dei singoli contratti di fornitura, mediante la predisposizione di almeno: un numero di telefono; un numero di fax; un indirizzo di posta elettronica ( ). In caso di mancato funzionamento di uno dei predetti strumenti, l Aggiudicatario dovrà tempestivamente comunicare alle Amministrazioni l eventuale indisponibilità del servizio che, comunque, dovrà essere temporaneamente sostituito da un numero di telefono e/o di fax e/o un indirizzo , aventi le medesime caratteristiche del servizio richiesto. Il servizio dovrà essere disponibile in tutti i giorni lavorativi dell anno, esclusi il sabato, la domenica e le festività nazionali, almeno dalle ore 8:30 alle ore 18:30. Durante queste fasce orarie le chiamate effettuate dalle Amministrazioni devono essere ricevute da un operatore addetto, mentre dopo tali orari deve essere attiva una segreteria telefonica che registri le chiamate. Il Call Center deve consentire alle Amministrazioni di: richiedere chiarimenti sulle modalità di funzionamento dei servizi oggetto della Convenzione; richiedere chiarimenti sulle modalità e sulle tempistiche di acquisto dei servizi oggetto della Convenzione; inoltrare i reclami. La prestazione del servizio di Call Center è erogata dall Aggiudicatario unitamente alle servizi di cui al Paragrafo 2.1 del presente Capitolato ed il relativo corrispettivo deve intendersi incluso nei corrispettivi di cui allo Schema di Convenzione. Pagina 7 di 37

8 2.2 MODALITÀ DI REALIZZAZIONE E DI CONSEGNA DEI SERVIZI DEL LOTTO 1 Nel presente paragrafo sono descritte nello specifico le modalità con cui l aggiudicatario dovrà svolgere le attività oggetto del Lotto 1 del presente Bando di Gara, al fine di essere coerente con le esigenze dell Amministrazione ordinante. Nel dettaglio, l aggiudicatario dovrà: Ricevere il brief dall Amministrazione ordinante (completo di budget di produzione 1 ed elenco quanto più dettagliato possibile degli obiettivi e delle caratteristiche della campagna di comunicazione); Presentare entro 5 (sette) giorni lavorativi dal ricevimento del brief, salvo diversamente concordato tra le parti e adeguatamente specificato nel brief, un debrief che interpreti e implementi il brief con i primi suggerimenti strategici e operativi. Inoltre, il debrief dovrà contenere il preventivo composto dall applicazione dei tariffari in allegato al presente Bando. A seguito dell approvazione del debrief da parte dell Amministrazione ordinante, quest ultima emetterà l Ordinativo di Fornitura, attraverso il Negozio Elettronico (NECA) messo a disposizione gratuitamente da ARCA, contenente i contenuti del brief e del debrief e l importo della campagna di comunicazione, con l indicazione dei servizi e dei prodotti connessi alla campagna e, qualora necessario, del mix di risorse professionali messo a disposizione dal fornitore; Elaborare per ogni riunione un meeting report che indichi i contenuti della stessa e le decisioni prese con l Amministrazione: tale report dovrà essere inviato entro 24 ore dalla chiusura della riunione per l approvazione. L Amministrazione avrà 3 (tre) giorni lavorativi dal momento della ricezione del verbale per chiedere eventuali modifiche al report, al termine dei quali il report si considererà automaticamente approvato; Presentare delle idonee proposte creative in linea con gli obiettivi e il budget, in base all approccio concordato con l Amministrazione (brief + debrief); Presentare nuove soluzioni creative, in base ai commenti dell Amministrazione sulle proposte inviate e alle relative integrazioni richieste; 1 Per budget di produzione si intende l importo in Euro a disposizione dell Amministrazione ordinante per la realizzazione della campagna di comunicazione oggetto del brief. Pagina 8 di 37

9 Presentare un preventivo di costi extra, in caso di richieste, oltre la terza richiesta, di ulteriori modifiche sul debrief da parte dell Amministrazione, così come disciplinato dall Articolo 5 dello Schema di Convenzione (Allegato 4); Procedere alla produzione dei materiali richiesti con la creatività concordata, a seguito dell emissione da parte dell Amministrazione dell Ordinativo di Fornitura; Consegnare i materiali prodotti in formato aperto modificabile, così come indicato nello Schema di Convenzione. 2.3 CRITERI DI VALUTAZIONE RIFERITI AL LOTTO 1 I criteri per la valutazione delle offerte da parte dei partecipanti al Lotto 1 del presente Bando di Gara, così come dettagliato nel Disciplinare di Gara, saranno applicati a ciascun concorrente in possesso dei requisiti indicati sempre nel Disciplinare di Gara, sulla base della presentazione dei seguenti elaborati: Presentazione di un elaborato tecnico di debrief sulla base del brief di cui all Allegato Appendice 1 Brief Lotto 1 ; Presentazione di tre case history aventi ad oggetto progetti già realizzati aventi oggetto servizi similari all oggetto del presente Lotto; Presentazione dei Curriculm Vitae delle professionalità che il concorrente intende impiegare per la realizzazione dei servizi oggetto del presente Lotto 1 nella misura indicato al Paragrafo 2.4 del presente Capitolato; Presentazione di Proposte Migliorative così come indicate nel Disciplinare di Gara; Presentazione dell Offerta Economica secondo le modalità indicate Disciplinare di Gara; Elaborato tecnico Le indicazioni per la presentazione dell elaborato tecnico sono riportate nel documento Allegato Appendice 1 Brief Lotto 1. I criteri per la valutazione dell elaborato tecnico e per l assegnazione dei relativi punteggi, così come indicato nel Disciplinare di Gara sono: Coerenza del concetto strategico con i contenuti dei brief, con l immagine dell istituzione, capacità di cogliere l insight dell utente/cittadino; Utilizzo del concetto strategico e creativo in diverse applicazioni e canali, mantenendo sia la Pagina 9 di 37

10 specificità di canale, sia la coerenza complessiva (approccio olistico alla comunicazione); Originalità del concetto creativo; Linguaggio coerente con il target indicato nel brief; Coerenza e peso dell attività digitale con il contenuto del brief; Modalità e strumenti per generare relazioni interattive e feedback con i target; Modalità e strumenti di ricerca ex-ante a supporto della strategia e di misurazione dei risultati. Gli elaborati tecnici presentati in fase di offerta potranno essere riutilizzati da Regione Lombardia nel corso della Convenzione, con eventuali modifiche ed adattamenti. Pertanto, l ideazione creativa degli stessi rimane di proprietà di Regione Lombardia Case history Il concorrente che intende partecipare al presente Bando, dovrà allegare, per la presentazione dell offerta al presente Lotto 1, 3 case history comprovanti l esperienza nella gestione di clienti istituzionali 2 e/o multisettoriali 3 ovvero che abbiamo la comune caratteristica di essere connotati da una strategia di comunicazione unica, declinata e articolata tra i diversi interlocutori che rappresentano la natura complessa e multisettoriale del cliente, sia esso pubblico o privato. Le 3 case history dovranno in particolare mettere in luce ed evidenziare come il concorrente ha applicato una strategia di comunicazione unica ad una realtà complessa ed articolata, specificando in particolar modo come ha declinato la strategia unica nelle diverse articolazioni ed esigenze di dettaglio del cliente. Una delle tre case history richieste dovrà dimostrare specificatamente capacità in merito alle attività di ricerca ex ante ed ex post campagna. La valutazione delle 3 case history, presentate secondo i parametri sopra menzionati, avverrà sulla 2 Per clienti istituzionali si intendono Pubbliche Amministrazioni Nazionali e Locali 3 Per clienti multisettoriali si intendono organizzazioni e aziende di grandi dimensioni che abbiano una struttura aziendale articolata e complessa, connotata da una molteplicità di Funzioni/Aree/Società per cui si è reso necessario effettuare un attività di presidio e coordinamento della comunicazione da parte del concorrente. Pagina 10 di 37

11 base della comprensione delle potenzialità di riuso e replicabilità delle esperienze acquisite e descritte dal concorrente nelle case history, sulla base dei servizi e dei prodotti oggetto del presente Lotto 1. Le case history dovranno dimostrare le competenze del concorrente nell ideare ed impostare un progetto di comunicazione omogeneo ma flessibile, che riesca cioè ad essere utilizzato per i diversi obiettivi dei diversi referenti del cliente. Nello specifico, le case history, saranno valutate in base a: Coerenza del concetto strategico riportato nelle case history con l immagine e la reputazione dell istituzione/brand, capacità di cogliere l insight dell utente/cittadino; Capacità di utilizzare il concetto strategico e creativo in diverse applicazioni e canali, rispettando sia la specificità di canale, sia la coerenza complessiva (approccio olistico alla comunicazione); Originalità del concetto creativo; Coerenza e peso dell attività digitale con gli obiettivi complessivi delle iniziative presentate; Modalità e strumenti di ricerca ex-ante a supporto della strategia e di misurazione dei risultati; Linguaggio coerente con il target; Potenzialità di riuso dei principali elementi e versatilità delle caratteristiche fondamentali dell iniziativa in un ottica di possibili esigenze future espresse dalle Amministrazioni ordinanti. Le case history dovranno essere presentate secondo il seguente schema: Brief (indicazioni che hanno generato la case history); Background (sintesi dello scenario complessivo relativo al brand/prodotto che ha portato al progetto); Problema/opportunità (descrizione del problema specifico o dell opportunità da cogliere che il progetto aveva il compito di superare); Strategia/idea (l elemento di partenza fondamentale nell impostazione della strategia); Azioni (descrizione del progetto e delle attività operative realizzate per il raggiungimento degli obiettivi prefissati nell iniziativa); Risultati (modalità di misurazione dei risultati e descrizione degli stessi). Pagina 11 di 37

12 Il documento dovrà essere presentato mantenendo tassativamente le seguenti caratteristiche: Dovrà essere presentato in formato.pdf ; Non dovrà superare 20 (venti) slide totali; Dovrà essere redatto con font Calibri e carattere di dimensione minima 11; Essere presentato in formato 4:3 ed orientamento orizzontale; Contenere contributi multimediali aggiuntivi (audio e video) della durata massima di 3 minuti, per facilitare la comprensione della case history e dei risultati complessivi ottenuti dalle diverse iniziative (facoltativo) Valutazione dei cv delle professionalità impiegate Saranno oggetto di valutazione i curriculum vitae delle professionalità delle quali il team di lavoro dovrà essere composto. I curriculum vitae saranno inviati in forma anonima ed in formato Europass, in numero pari alla composizione minima del team, indicata al paragrafo 2.4 del presente Capitolato, che si riporta qui di seguito: 1 (uno) project manager (responsabile di fornitura) 1 (uno) direttore servizio clienti 5 (cinque) account executive 1 (uno) Direttore Creativo 2 (due) Coppie Creative 1 web designer 2 web producer 1 social media manager Per ciascuna delle figure professionali sopra elencate, il concorrente dovrà riportare un numero di CV pari a quello indicato all elenco puntato di cui sopra, secondo le modalità indicate Proposte migliorative Il concorrente che intende sottoscrivere offerta al presente bando di gara, a corredo dell offerta tecnica composta dagli elementi precedentemente descritti, potrà presentare tutte o alcune delle proposte migliorative di seguito descritte. Le modalità di presentazione delle proposte migliorative, Pagina 12 di 37

13 dovranno obbligatoriamente essere redatta attraverso un documento relativo a ciascuna proposta per un massimo di 1 proposta per argomento, redatto su carta intestata del concorrente e con le seguenti caratteristiche: Formato A4 Massimo due pagine (due facciate) Font Calibri, Carattere 11 L oggetto di ciascuna proposta migliorativa deve essere relativo ad uno di questi elementi: Indicazione delle caratteristiche e delle funzionalità operative della piattaforma gestionale che il concorrente intende mettere a disposizione delle Amministrazioni, dedicata alle campagne di comunicazione e alle gestione dei processi di interazione Amministrazione/Aggiudicatario; Indicazione delle modalità e degli strumenti messi a disposizione del concorrente per la misurazione dei risultati delle campagne di comunicazione che abbiamo contenuti legati al mondo del digital e del social. Nei paragrafi seguenti sono descritti i principali elementi che ciascuna proposta migliorativa deve contenere, ai fini dell ottenimento dei punteggi tecnici Piattaforma gestionale Il concorrente potrà presentare, secondo le modalità sopra indicate, le caratteristiche e le funzionalità operative della piattaforma gestionale web based di sua proprietà o di cui disponga l utilizzo in licenza senza nessun costo aggiuntivo per l Amministrazione ordinante, a supporto del processo di ideazione, progettazione e realizzazione di una campagna di comunicazione, ivi compresi tutti i prodotti e servizi ad essa connessi. Tale strumento dovrà essere in grado di tracciare l intero iter approvativo della campagna, nel rapporto Amministrazione/Aggiudicatario, partendo dal brief iniziale fino all intera gestione e realizzazione della campagna di comunicazione, rendendo più agevole lo scambio di richieste e proposte fra Amministrazioni e Aggiudicatario e facilitando la condivisione di contenuti e deliverable della campagna. Inoltre, la piattaforma dovrà essere in grado di archiviare lo storico dei format e dei materiali Pagina 13 di 37

14 prodotti ai fini della condivisione degli stessi fra le diverse Amministrazioni, in caso si renda necessario Monitoraggio delle iniziative web e social Il concorrente dovrà presentare una descrizione del processo, dei metodi e dei relativi strumenti che metterà a disposizione dell Amministrazione, per effettuare attività di ascolto e monitoraggio sui mezzi web e social, anche ai fini di una rappresentazione multidimensionale dei fenomeni o delle politiche oggetto di analisi. Saranno considerati come più meritevoli le presentazioni di forme di monitoraggio che mettano in luce le caratteristiche di innovatività e che consentano alle Amministrazioni di verificare e monitorare l andamento degli items dell immagine e della reputazione percepiti, con riferimento agli strumenti digitali Offerta economica L offerta economica sarà composta da: Sconto presentato su un listino di attività (costo/prodotto); Sconto presentato su un listino di tariffe per figure professionali (costo/uomo); Sconto presentato sulla fee di produzione. 2.4 COMPOSIZIONE DEL TEAM LOTTO 1 L operatore economico dovrà proporre un team di lavoro per gestire le attività ed i rapporti con le Amministrazioni sulla base dei requisiti minimi richiesti. Dovranno essere consegnati dei CV in forma anonima delle risorse impiegate che saranno oggetto di valutazione. Di seguito si elencano le figure professionali ed il loro numero minimo richiesto a composizione del team: 1 (uno) project manager (responsabile di fornitura) 1 (uno) direttore servizio clienti 5 (cinque) account executive 1 (uno) Direttore Creativo 2 (due) Coppie Creative 1 web designer Pagina 14 di 37

15 2 web producer 1 digital media manager In caso di sostituzione delle risorse nel corso del Contratto di Fornitura, l operatore economico dovrà tempestivamente darne comunicazione scritta ad ARCA, garantendo il medesimo livello di esperienza ed un adeguato affiancamento che non generi discontinuità nel servizio. A partire dalla data di attivazione del Contratto, pena l applicazione delle penali e per tutta la durata dello stesso, l operatore economico dovrà mettere a disposizione le figure professionali sopra descritte, per la gestione dei progetti delle singole Amministrazioni. Di seguito le caratteristiche delle figure professionali, che dovranno trovare corrispondenza nei CV presentati in Offerta Tecnica. Le tariffe delle figure professionali che compongono il team minimo richiesto, così come le altre incluse nel Tariffario Costo/Uomo (Appendice 6), sono da intendersi comprensive di ogni lavoro in orario straordinario e, qualora venga richiesto dall Amministrazione, di erogazione del servizio da una postazione presso l Amministrazione. Inoltre, l applicazione del suddetto tariffario può avvenire frazionando la tariffa giornaliera in equivalente tariffa oraria. Qualora l Amministrazione, esplicitamente attraverso il Brief, richieda di usufruire (esclusivamente per servizi attinenti a quelli specificati nel brief stesso) dei servizi delle seguenti figure professionali presenti nel Tariffario Costo/Uomo (Appendice 6) ed opportunamente evidenziate nell Appendice stessa: Digital Media Manager Graphic Designer; Grafico e gestore dei contenuti multimediali; Redattore testi istituzionali; Redattore web; Web marketing analyst; Traduttore (lingue: Inglese, Francese, Spagnolo, Tedesco, Russo, Italiano). per: una durata superiore alle 20 (venti) giornate lavorative ed uguale o inferiore alle 40 (quaranta) giornate lavorative presso la sede dell Amministrazione o altre sedi indicate dall Amministrazione stessa (intese come giornate di lavoro consecutive e continuative al Pagina 15 di 37

16 netto di ferie, giornate di malattia, assenze preventivamente concordate ed approvate dall Amministrazione e dall Aggiudicatario ecc.), la tariffa giornaliera per suddette figure, relativamente alle giornate successive alla ventesima ed entro la quarantesima compresa, sarà applicata sulla base di quando indicato nell Appendice 6; una durata superiore alle 40 (quaranta) giornate lavorative presso la sede dell Amministrazione o altre sedi indicate dall Amministrazione stessa (intese come giornate di lavoro consecutive e continuative al netto di ferie, giornate di malattia, assenze preventivamente concordate ed approvate dall Amministrazione e dall Aggiudicatario ecc.), la tariffa giornaliera per suddette figure, relativamente alle giornate successive alla quarantesima, sarà applicata sulla base di quando indicato nell Appendice Project Manager (responsabile di fornitura) Il Project Manager dovrà svolgere le seguenti attività: Implementare le azioni necessarie per garantire il livello dei servizi attesi nonché il rispetto delle prestazioni richieste; Gestire e coordinare tutto il team messo a disposizione dall operatore economico; Garantire l efficienza del team e dei processi lavorativi impiegati con conseguente rispetto dei tempi; Essere il responsabile complessivo della fornitura dei servizi alle Amministrazioni; Essere punto di riferimento a cui le Amministrazioni potranno rivolgersi per ogni attività o problema riguardante la fornitura stessa di cui sarà anche responsabile; Gestire tempestivamente gli eventuali reclami/disservizi. Compito specifico di questa figura professionale sarà inoltre quello di gestire e coordinare anche il lavoro dei partner delle Amministrazioni nella gestione dei servizi inerenti attività correlate alla campagna di comunicazione come, a titolo esemplificativo e non esaustivo si citano progettazione e realizzazione di eventi, pianificazione e acquisto spazi media, print management, al fine di garantire coerenza strategica e creativa di tutte le azioni messe in essere dalle varie Amministrazioni. Requisiti minimi: Pagina 16 di 37

17 Esperienza di almeno 12 anni nella gestione di clienti istituzionali e grandi clienti con strutture complesse e articolate a tutti i livelli, dai rapporti con i vertici dei clienti alla gestione interna del team, dalla supervisione dei fornitori al rispetto del budget Direttore Servizio Clienti Il Direttore del Servizio Clienti avrà il compito di guidare, gestire e coordinare il reparto account. Garantirà la qualità, l efficienza ed il rispetto dei tempi delle varie lavorazioni. Coordinerà e supervisionerà il lavoro dei vari account coinvolti, per ogni problema legato alla relazione tra account ed Amministrazioni. Sarà inoltre responsabile della sinergia tra account e reparto creativo per fare in modo che le proposte creative siano in linea con le esigenze strategiche delle Amministrazioni. Requisiti minimi: Esperienza in ruolo analogo di almeno 5 anni con esperienza in gestione di clienti istituzionali e grandi clienti con strutture complesse e articolate Account Executive L Account Executive gestirà le attività di relazione con le varie Amministrazioni, raccoglierà le indicazioni di brief per procedere con le varie operazioni e le trasmetterà al reparto creativo. Sarà responsabile nei confronti delle Amministrazioni del processo ideativo e produttivo delle varie operazioni e del rispetto dei tempi. L aggiudicatario dovrà mettere a disposizione di ciascuna Amministrazione un account di riferimento. Sono richiesti almeno 5 account executive per adempiere al meglio questa funzione. Requisiti minimi: Esperienza in ruolo analogo di almeno 5 anni con esperienza in gestione di clienti istituzionali e grandi clienti con strutture complesse e articolate Direttore Creativo Il Direttore Creativo gestirà il reparto creativo e sarà responsabile della rispondenza delle varie proposte creative alla strategia complessiva di comunicazione, al format creativo, alle richieste Pagina 17 di 37

18 specifiche delle Amministrazioni (brief). È possibile prevedere più di un direttore creativo, al fine adempiere al meglio a questa funzione. Requisiti minimi: Esperienza di 5 anni in ruolo analogo e con esperienza in creatività per clienti istituzionali e grandi clienti con strutture complesse e articolate Coppia Creativa La coppia creativa, composta da un Art Director ed un Copywriter seguirà le indicazioni del Direttore Creativo in coordinamento con il personale preposto dal Amministrazione. Sono richieste almeno 2 (due) coppie. Requisiti minimi: 5 anni di esperienza in ruolo analogo Web designer Il web designer codifica l impostazione creativa e grafica in linguaggi e/o pagine web con la fruibilità e usabilità necessarie. Requisiti minimi: 5 anni di esperienza in ruolo analogo Web Producer Il web producer coordina e supervisiona tutte le attività di produzione di prodotti web, supervisiona la realizzazione materiale delle idee creative, individua i fornitori adatti, controlla costi, tempi, qualità tecnico-esecutive in coordinamento con il personale preposto dall Amministrazione. Requisiti minimi: 3 anni di esperienza in ruolo analogo Digital Media Manager Il digital media manager si occuperà di gestire le tematiche inerenti i Social Network, Viral Pagina 18 di 37

19 Marketing, Brand Reputation, Gamification, Realtà Aumentata. Nell ambito dei digital media, dovrà avere la capacità di intercettare le nuove tendenze e tradurle in azioni efficaci per le Amministrazioni, all interno del perimetro delle diverse campagne. Requisiti minimi: 3 anni di esperienza in ruolo analogo 3. EVENTI Gli eventi costituiscono un assett fondamentale per la veicolazione dell operato delle e soprattutto per l instaurazione di un dialogo continuativo tra queste Amministrazioni ed i loro utenti. Gli eventi consentiranno alle Amministrazioni di far vivere l esperienza sui valori e sulle iniziative portate avanti dall Amministrazione specifica. Gli eventi sono stati suddivisi in tre lotti specifici: Eventi istituzionali Eventi pubblici e aperti al pubblico Eventi interni, fiere e congressi Il criterio di individuazione e divisione in lotti delle categoria degli eventi, ha seguito una logica di mercato e di suddivisione delle competenze per tipologia di operatori in esso presenti. Ciascuna Amministrazione potrà selezionare il lotto su cui emettere l ordinativo di fornitura per l acquisizione dei servizi oggetto dei lotti relativi agli eventi, sulla base delle peculiari esigenze e delle specificità tecniche dell evento che intende realizzare e che dovrà obbligatoriamente riportare nel brief da affidare all Aggiudicatario. Qualora un Amministrazione dovesse realizzare un evento che mostri elementi comuni o eventualmente sovrapponibili ai lotti in abito eventi, sarà data esclusiva facoltà di scelta alla Amministrazione relativamente a quale lotto selezionare per l invio del brief e dell eventuale emissione dell ordinativo di fornitura. Il dettaglio dei lotti relativi agli eventi è di seguito riportato: Lotto 2 - Eventi Istituzionali: rientrano nella tipologia di evento istituzionale tutti gli eventi che richiedono l utilizzo del cerimoniale e/o prevedono la presenza di autorità; Lotto 3 - Eventi Pubblici E Aperti Al Pubblico: rientrano nella tipologia eventi pubblici e Pagina 19 di 37

20 aperti al pubblico tutti gli eventi classificabili in spettacoli, celebrazioni pubbliche, concerti, mostre ed eventi sportivi; Lotto 4 - Eventi Interni, Fiere E Congressi: rientrano nella tipologia eventi interni, fiere e congressi tutti gli eventi quali convention, convegni, workshop, conferenze stampa, fiere (in Italia ed all estero) e congressi. 3.1 SERVIZI CONNESSI AI LOTTI 2,3,4 Il concorrente che si aggiudica uno o più Lotti tra il 2, 3 e 4 del presente Bando di Gara dovrà fornire alle Amministrazioni i seguenti servizi e svolgere le seguenti attività: Elaborazione di progetti di comunicazione per l organizzazione di eventi e la partecipazione a eventi e iniziative; Cooperazione con l operatore economico aggiudicatario del Lotto 1 del presente Bando di Gara per l impostazione strategica e creativa dell evento e per tutta la componente di web marketing legata all evento; Ideazione del tema centrale dell evento; Impostazione creativa del tema centrale dell evento; Elaborazione del meccanismo di svolgimento dell evento e le modalità di coinvolgimento dei vari target; Ricerca di location adeguate per lo svolgimento degli eventi; Progettazione, realizzazione e fornitura a noleggio di allestimenti per la partecipazione agli eventi; Ideazione dell immagine coordinata di ciascun evento e la sua declinazione su materiali e prodotti di comunicazione realizzati (leaflet, inviti, cartelline, programmi di sala, elementi di allestimento). Tutti i materiali di comunicazione dell evento organizzato dovranno essere in linea con l immagine coordinata di Regione Lombardia e qualora richiesto concordati con l agenzia aggiudicatrice del Lotto 1 del presente Bando di Gara; Ideazione e realizzazione di strumenti di comunicazione audio e video; Ricerca ed elaborazione di immagini ad alta risoluzione da archivio fotografico per la realizzazione di allestimenti e strumenti di comunicazione; Ricerca, scelta, proposta e fornitura di gadget e studio della personalizzazione; Pagina 20 di 37

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