LE DELIBERE DEGLI ORGANI COLLEGIALI

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1 LE DELIBERE DEGLI ORGANI COLLEGIALI NOZIONE DI DELIBERA La delibera di una Università è un atto amministrativo collegiale, cioè adottato da un collegio amministrativo. La delibera è il risultato di un procedimento amministrativo La delibera è documentata in un verbale, cioè in un atto pubblico

2 RAPPORTO TRA VERBALE E DELIBERA L atto deliberativo è l evento a cui la norma ricollega determinati effetti giuridici. Il verbale è il documento, l entità materiale (res) capace di rappresentare in maniera duratura un fatto o un atto giuridico in forma scritta. CONTENUTO DELLA DELIBERA Intestazione Preambolo Motivazione Dispositivo

3 PREAMBOLO Il preambolo può essere distinto in due parti Parte procedurale, nella quale è descritto l iter del procedimento, le sue fasi con riferimento agli adempimenti istruttori necessari all adozione di quella determinata tipologia di atto amministrativo (istanza di parte, pareri, valutazione tecnica, ecc) Parte contenutistica, nella quale sono descritti gli elementi di fatto e di diritto PREAMBOLO PARTE CONTENUTISTICA La parte contenutistica del preambolo descrive i contenuti più significativi emersi nell iter procedurale Fatti: situazioni, circostanze, comportamenti Atti: documenti prodotti o acquisiti Norme giuridiche

4 PREAMBOLO ORDINE PARTE CONTENUTISTICA La parte contenutistica del preambolo relativa agli elementi di fatto può essere indicata in due modi - Ordine logico oppure ordine cronologico La parte contenutistica del preambolo relativa agli elementi di diritto deve essere indicata solo in ordine cronologico CONTROLLI FINANZIARIO-CONTABILI La proposta di delibera deve specificare con chiarezza se siano previsti oneri finanziari a vario titolo per il bilancio universitario, l eventuale importo e l indicazione del capitolo e dell impegno di spesa

5 LA DELIBERA SENZA IMPEGNO E NULLA DI DIRITTO La delibera con la quale i competenti organi comunali o provinciali affidano ad un professionista privato l incarico per la progettazione di un opera pubblica, è valida e vincolante nei confronti dell ente soltanto se il relativo impegno di spesa sia accompagnato dall attestazione, da parte del responsabile del servizio finanziario, della copertura finanziaria. L inosservanza di tale prescrizione determina la nullità della delibera. (Cassazione civile sez. un. 28/6/2005, n ) LA MOTIVAZIONE Motivazione deriva dal latino movere, motus, cioè ragione dell azione Ogni provvedimento amministrativo, deve essere motivato. La motivazione deve indicare i presupposti di fatto e le ragioni giuridiche che hanno determinato la decisione, in relazione alle risultanze dell istruttoria (vedi art. 3 legge n. 241/90)

6 MOTIVAZIONE La motivazione non è richiesta per gli atti normativi e per quelli a contenuto generale E possibile la motivazione per relationem se le ragioni della decisione risultano da altro atto dell amministrazione che deve essere richiamato dalla decisione stessa LA MOTIVAZIONE: VINCOLO E DISCREZIONALITA Gli atti vincolati o dovuti si limitano a richiamare ed attuare la scelta già fatta dal legislatore per tutti i casi della stessa specie. La motivazione, quindi, si riduce a descrivere la valutazione dei presupposti di fatto e nell applicazione delle ragioni giuridiche che hanno portato all obbligo di adottare un determinato provvedimento Gli atti discrezionali vanno adeguatamente motivati e per essi vale il principio che più l atto e discrezionale più la motivazione deve essere ampia ed articolata, come nel caso degli atti restrittivi

7 DISPOSITIVO Descrive il contenuto volitivo o dichiarativo dell atto Deve essere una conseguenza logica e imparziale di quanto emerso nel preambolo Costituisce la parte precettiva dell atto amministrativo e contiene, a seconda delle varie tipologie di atto, una manifestazione di volontà, oppure di scienza-conoscenza, oppure di valutazione-giudizio PROFILI LESSICALI La situazione di fatto e di diritto viene descritta utilizzando i seguenti termini Per le situazioni di fatto: - premesso - atteso - dato atto

8 PROFILI LESSICALI Per le situazioni di diritto -visto -richiamato PROFILI LESSICALI Per la descrizione degli accertamenti tecnici - accertato - rilevato - verificato - acquisito N.B. I pareri non si udiscono né si sentono, ma si acquisiscono

9 PROFILI LESSICALI Motivazione e discrezionalità - considerato -ritenuto - valutato - ravvisata l opportunità PROFILI LESSICALI Il deliberato 1. Di approvare 2. Di concedere 3. Di delegare 4. Di autorizzare Delibera

10 LA CONVOCAZIONE La convocazione è il primo atto del procedimento amministrativo che porterà alla formazione della delibera. Ai sensi dell art. 6, comma 5 dello Statuto il Senato accademico è convocato dal rettore in via ordinaria almeno una volta ogni due mesi e, in via straordinaria, quando ne faccia richiesta almeno un quarto dei suoi componenti. LA CONVOCAZIONE Secondo quanto disposto dall art. 62 del RGA la convocazione in via ordinaria deve essere comunicata a ciascun avente diritto presso la struttura cui afferisce, con anticipo di almeno 4 giorni lavorativi escluso il sabato e i giorni festivi, secondo il calendario accademico. In caso di urgenza, la convocazione può essere fatta con preavviso di almeno 24 ore anche con altri mezzi ritenuti adeguati a raggiungere gli interessati.

11 LA CONVOCAZIONE La convocazione deve contenere l'elenco degli argomenti da trattare. Solo in casi eccezionali può contenere la voce "eventuali ed urgenti" ma l'argomento deve essere precisato con le stesse procedure della convocazione d'urgenza, almeno un giorno lavorativo prima della seduta. CONVOCAZIONE E ORDINE DEL GIORNO COME REQUISITI Costituisce requisito di legittimità della deliberazione di un organo collegiale di un ente pubblico l osservanza del procedimento di previa convocazione dell adunanza dei componenti il collegio e della comunicazione formale del relativo ordine del giorno recante l indicazione degli argomenti iscritti per la trattazione. (Consiglio di Stato sez. VI 12/11/1987, n. 891)

12 IRREGOLARITA DELLA CONVOCAZIONE Il vizio derivante dal mancato invio dell ordine del giorno ai componenti di un organo collegiale risulta sanato qualora i componenti del collegio esercitino i propri poteri senza nulla rilevare al riguardo. (Consiglio di Stato sez. V, 30/3/1994, n. 194.) ORDINE DEL GIORNO: NO ALLE VARIE ED EVENTUALI Deve ritenersi illegittima la deliberazione assunta da un organo collegiale, relativamente ad un oggetto non previamente indicato nell ordine del giorno della seduta, non essendo consentita la trattazione fra le voci varie ed eventuali, a meno che tutti i membri del collegio siano presenti e concordino nel trattare l argomento, così rinunciando al rispetto delle loro prerogative. (TAR Puglia Bari, sez. I, 5/2/2003, n. 550)

13 LA SEDUTA (O ADUNANZA ) La parola adunanza deriva dal latino ad (inteso come rafforzativo) e unum (insieme), quindi mettere insieme La parola collegio deriva dal latino cum legare, cioè incaricare insieme di un azione. I TRE ELEMENTI DELL ADUNANZA I tre elementi essenziali per l adunanza, quale requisito della collegialità sono l unità di: Tempo Luogo Azione

14 IL QUORUM COSTITUTIVO (NUMERO LEGALE) Il quorum è una parola latina usata in Inghilterra fin dal XV secolo all inizio di una formula legale per designare uno speciale collegio dei giudici, di grande cultura e abilità (i sapiens), la presenza dei quali (quorum) era necessaria per rendere validi i procedimenti di una corte di giustizia. IL QUORUM COSTITUTIVO (NUMERO LEGALE) L art. 64 del RGA stabilisce che per la validità delle sedute in prima convocazione è necessaria la presenza della maggioranza dei componenti con diritto di voto. In seconda convocazione è sufficiente la partecipazione di almeno il 40% dei componenti con diritto di voto. Nel computo per determinare la maggioranza non si tiene comunque conto di coloro che hanno giustificato validamente l'assenza.

15 IL QUORUM COSTITUTIVO (NUMERO LEGALE) I rappresentanti in Consiglio di Amministrazione di enti, pubblici e privati, concorrono alla formazione del numero legale solo se intervengono alla seduta. In ogni caso nessuna seduta di organo collegiale è valida qualora non sia presente il Presidente o chi ne fa le veci. QUORUM DEI COLLEGI DISPARI Nei collegi composti da un numero dispari di componenti, la maggioranza assoluta ai fini del quorum strutturale, è data dal numero che, raddoppiato, supera il totale dei componenti almeno di un unità. (Consiglio di Stato sez. V, 7/7/1987 n. 463)

16 QUORUM STRUTTURALE I c.d. quorum strutturali e funzionali nell attività degli organi collegiali, hanno scopo diverso, in quanto il primo opera sulla validità della seduta e fonda le proprie ragioni sul fenomeno della collaborazione, il secondo opera sulla validità dell espressione della volontà deliberativa e si fonda sul fenomeno del consenso nelle votazioni; in particolare, il quorum strutturale deve essere stabilito testualmente e, ove ciò non QUORUM STRUTTURALE sia, occorre applicare il principio generale della presenza della maggioranza assoluta dei componenti del collegio per la validità della seduta. (Consiglio di Stato sez. IV, 4/3/1993, n. 238)

17 QUORUM STRUTTURALE Ai fini della determinazione del quorum strutturale per la validità delle sedute di un organo collegiale non possono essere computati i componenti senza diritto di voto. (Consiglio di Stato sez. VI, 19/3/1990, n. 389) LA PRESENZA DI ESTRANEI ALLA SEDUTA La presenza di soggetti estranei non legittimati in un organo collegiale vizia gli atti adottati tutte le volte che detta presenza superi la stretta necessaria esigenza del compimento di attività serventi al funzionamento dell organo stesso. In quanto i soggetti non legittimati possono aver influenzato la formazione del convincimento dei componenti il collegio. (Consiglio di Stato, sz. IV, 12/4/2001, n. 2258)

18 LA DISCUSSIONE La discussione può avvenire solo sui punti inseriti nell ordine del giorno E possibile richiedere l inversione di uno o più punti all ordine del giorno Il presidente cede e toglie la parola (di norma i collegi autodeterminano un tempo degli interventi) Terminata la discussione il presidente indice la votazione. LA DISCUSSIONE E IL VERBALE Da un punto di vista logico, la discussione fa parte del verbale e non della delibera vera e propria, intesa come manifestazione di volontà Va stabilito preliminarmente se gli interventi vadano riportati integralmente In ogni caso la motivazione della delibera non può farsi risalire alle considerazioni espresse dai membri del collegio.

19 LA DISCUSSIONE NON VA RIPORTATA INTEGRALMENTE Il verbale ha l onere di attestare il compimento dei fatti svoltisi al fine di verificare il corretto iter di formazione della volontà collegiale e di permettere il controllo delle attività svolte, non è però a tal fine necessaria la minuziosa descrizione delle singole attività compiute e delle singole opinioni espresse. (Consiglio di Stato sez. IV, 25/7/2001, n. 4074) LA VOTAZIONE

20 FASE COSTITUTIVA DELLA VOTAZIONE La volontà dell organo collegiale viene in essere nel momento della sua espressione e l atto di approvazione del verbale ha come suo contenuto soltanto la certificazione, da parte del medesimo organismo, della corrispondenza delle determinazioni effettivamente assunte, con quelle riportate nel relativo documento che le contiene APPROVAZIONE DEL VERBALE L approvazione del verbale non è elemento costitutivo della delibera collegiale, né elemento essenziale dell atto che la documenta, ma soltanto momento di perfezionamento dell iter procedurale rilevante per i componenti del collegio che ha adottato la delibera, lasciando aperto il termine per una loro eventuale impugnativa (TAR Lazio sez. III 2/2/2004, n. 939)

21 LA VOLONTA DELL ORGANO E UNICA La volontà imputabile all organo collegiale s identifica con la determinazione della maggioranza. (Consiglio di Stato sez. IV 16/3/1999, n. 287) LA DESCRIZIONE DELLE OPERAZIONI DI VOTAZIONE In assenza di specifiche prescrizioni, deve essere applicato il principio generale in forza del quale negli atti collegiali la descrizione analitica in verbale della procedura di votazione e del suo esito non è necessaria ove la delibera sia stata adottata sulla base dell unanimità dei consensi. (Consiglio di Stato sez. V, 7/4/1989, n. 200

22 LA VERBALIZZAZIONE IL VERBALE La parola verbale deriva dal francese procès-verbal Il nome sembra derivi dall antica procedura giudiziaria penale in Francia: ivi i funzionari di polizia, destinati ad istruire i processi dovevano farne relazione al giudice, ma poiché spesso erano illetterati, si limitavano ad una esposizione orale degli atti procedurali compiuti, donde l espressione di processo verbale. Certamente oggi l espressione è contraddittoria, poiché il processo verbale è essenzialmente un atto scritto, ma ormai essa è consacrata da un uso secolare e deve pertanto accettarsi senz altro. (G. Vita, Gli atti collegiali, Roma, 1920, p. 287)

23 VERBALE IN FORMA SCRITTA La verbalizzazione in forma scritta dell attività dell organo collegiale è requisito sostanziale per la sua esistenza e non è sostituibile con altri mezzi di prova; pertanto, è illegittimo l impiego di registrazioni su nastro magnetico ai fini della documentazione del procedimento di formazione della volontà dell organo. (TAR Lazio sez. I, 6/3/1995, n. 389) LA DELIBERA PRIVA DI VERBALE La delibera priva di verbale è un atto amministrativo perfetto ma non efficace L atto esiste ma non è documentato La deliberazione di un organo collegiale non può considerarsi inesistente in difetto di verbalizzazione, posto che la determinazione volitiva dell organo non si colloca sullo stesso piano della sua proiezione formale che è finalizzato a riprodurre la suddetta manifestazione, attestandone l esistenza (Consiglio di Stato, sez. VI, 11/12/2001, n. 6208)

24 IL VERBALE NON E UN ATTO COLLEGIALE A differenza dell atto deliberativo di cui rappresenta il contenuto, il verbale non è un atto collegiale. Infatti è redatto da un unico soggetto: il segretario verbalizzante. In tal senso vedi Consiglio di Stato, sez. V, 25/1/2003, n. 344 BROGLIACCIO La parola deriva dal francese bruiller, mescolare, scarabocchiare Dopo l approvazione del verbale va distrutto Il brogliaccio o minuta non fa prova (vedi TAR Lazio, sez II, 9/5/2001, n. 4025)

25 LA REGOLA DELLE TRE S Sentire attentamente senza mai distrarsi e senza perder il filo. A tal fine è importante la collocazione fisica dell operatore Scrivere: appuntare in forma sintetica solo i concetti da rielaborare in seguito Sintetizzare: sulla base delle attività precedenti si passa alla fase finale di elaborazione degli appunti usando un linguaggio semplice e chiaro e periodi semplici e brevi GLI ALLEGATI AL VERBALE Gli allegati sono atti richiamati nella deliberazione che costituiscono parte integrante del verbale e pertanto vanno anch essi sottoscritti dal presidente e dal segretario della seduta La loro funzione è di supportare l azione amministrativa (ad es. come documento a corredo della motivazione per relationem), esplicitare concretamente una proposta, fungere da memoria aggiuntiva di un atto o di un fatto. L allegato di un allegato viene definito annesso.

26 GLI ESTRATTI L estratto del verbale, spesso impropriamente chiamato omissis, costituisce copia conforme di uno stralcio del verbale già esistente, sottoscritto ed approvato, che viene rilasciato, su istanza di parte o per esigenze amministrative interne, dal segretario verbalizzante o di chi detiene l originale del verbale. Quando il verbale non è ancora sottoscritto è, comunque, possibile rilasciare un documento contenente l atto deliberativo. In questo caso il documento deve essere sottoscritto dal presidente e dal segretario.