Frodi dei dipendenti Metodi e strategie per affrontarle

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1 Frodi dei dipendenti Metodi e strategie per affrontarle Bruno Piers de Raveschoot, Managing Director, Head of Actimize Europe and Asia Pacific E un fenomeno in crescita e presenta notevoli rischi per le aziende. I programmi di sorveglianza sono solo una parte delle misure che si possono adottare Se si parla di rischi di non conformità, la frode da parte degli impiegati è potenzialmente il problema di sicurezza in grado di produrre i maggiori danni. Gli strateghi delle frodi, gli analisti e i ricercatori sanno da molto tempo che si tratta di una minaccia significativa e in crescita. Coloro che stanno in prima linea, ricoprendo vari ruoli presso le istituzioni finanziarie, rilevano che alcuni reati come il trading illegale o il riciclaggio di denaro sono ancora fuori dai controlli. Nonostante le regolamentazioni della FSA non esistono ancora linee guida dettagliate per attuare una soluzione corretta e le organizzazioni non sembrano focalizzate sulla risoluzione di questo problema. Ciò risulta particolarmente evidente quando si tratta di comunicazione tra i vari sistemi. Un efficace programma di sorveglianza per i dipendenti, insieme ad un processo complessivo di governance, deve identificare il comportamento dei dipendenti da diverse prospettive, come i tentativi di eludere il rilevamento da un unico processo che spesso appaiono come anomalie in un altro settore di attività. L attuale crisi finanziaria ha aggravato la situazione, non solo perché ha causato perdite finanziarie e tagli ai posti di lavoro ma ha anche alimentato un aumento delle frodi e dei comportamenti scorretti da parte dei dipendenti. Lo scorso anno ha visto un drammatico aumento delle frodi da parte dei dipendenti, con perdite pari a circa 567 milioni di sterline. La difficoltà sta nel fratto che si tratta di un problema diffuso, e sempre più complesso. I truffatori stanno diventando sempre più creativi nel trovare modi sofisticati di commettere attività fraudolente. Il caso di Andrew Cumming, un consigliere ex cliente presso la filiale di Londra di UBS AG (UBS), è un esempio molto recente e pertinente. Ha trovato un modo per aggirare i vari controlli interni, inventando un nuovo modo di nascondere le perdite eccezionali sulla sua attività di trading. I documenti firmati da Cumming, che ha lavorato nell area di wealth management di UBS, hanno contribuito a dimostrare i falsi prestiti che era- 40

2 Lo scorso anno ha visto un drammatico aumento delle frodi da parte dei dipendenti, con perdite pari a circa 567 milioni di sterline. La difficoltà sta nel fratto che si tratta di un problema diffuso, e sempre più complesso

3 no stati utilizzati per nascondere le perdite derivanti dalla negoziazione non autorizzata. A seguito di un indagine FSA, l organizzazione ha ricevuto una multa di 8 milioni di sterline per le mancanze di controllo dei sistemi e Cumming è stato interdetto dall attività e multato per il suo ruolo in questa attività. Incidenti come quello di Cumming nel Regno Unito, l affare Kerviel in Francia e Madoff negli Stati Uniti hanno seriamente minato la fiducia dei clienti e dei mercati. Dopo tutto, la fiducia è la pietra angolare della nostra intera struttura finanziaria. Eventuali carenze nella sicurezza dei dati portano ad una reazione immediata da parte delle imprese e del pubblico, che può rivelarsi ancor più devastante di qualsiasi danno diretto derivante da frodi. Questi grandi casi di frode nel settore del trading e le perdite finanziarie derivanti dall attività di trader disonesti hanno anche evidenziato la vulnerabilità strategica delle istituzioni finanziarie. Anche se il potenziale di grandi perdite costituisce la base di questo problema, la vera minaccia è rappresentata dalla capacità delle istituzioni di instaurare un sistema di governance che si estenda a tutti gli aspetti della sua strategia aziendale. Un istituzione finanziaria che impone politiche di rischio operativo efficiente è quella che cerca di gestire il rischio, al fine di ottenere la redditività. Un istituto che permette il verificarsi di una frode nel trading si affida al colpo di fortuna di uno scommettitore. Monitoraggio del rischio Una caratteristica comune alle frodi da parte dei dipendenti, non solo il caso Kerviel ma anche i numerosi eventi minori che accadono ogni anno, è che questi incidenti vengono spesso identificati da sistemi di controllo basati su silos utilizzati dalle aziende. Quando un operatore utilizza un sistema di accesso non autorizzato per cancellare le prove di ciò che ha fatto, la prova dell'attività viene registrata dall'organizzazione. Inoltre, per molti tipi di trader, è possibile confrontare i diversi aspetti del loro comportamento professionale, i modelli di accesso fisico e ai sistemi e profili di rischio con altri trader, al fine di raffinare ulteriormente l'analisi e verificare se ci si trova in una situazione di potenziale frode. Molte organizzazioni di alto livello hanno investito milioni di sterline in sistemi di gestione trading, gestione del rischio, controllo e conformità. Tuttavia, questi sistemi spesso non condividono le informazioni in modo significativo, né si concentrano sulle attività del trader interno e sulla sua profilazione, esponendo così le organizzazioni a significativi rischi di frode da parte dei dipendenti trader con la conseguenza di potenziali perdite finanziarie o danni alla reputazione. I principali indicatori o segnali di solito si attivano su vari sistemi per avvisare i responsabili della conformità di qualsiasi operazione sospetta. Attività in cui un dipendente effettua il log-in su un terminale diverso da quello che usa di solito, che opera al di fuori dell'orario di trading, o che in modo sistematico effettua trading sopra la soglia consentita, cancella, raccoglie e trasmette i valori commerciali, rappresentano indicatori chiave. Il problema è che questi segnali vengono attivati da aree separate dell organizzazione e, senza una piattaforma di gestione unica dei casi, molto spesso non è possibile incrociare i riferimenti. Per monitorare e prevenire le frodi in maniera adeguata, gli investigatori devono essere in grado di accedere e connettersi a una quantità enorme di dati e alle informazioni giuste, attraverso un intero sistema, dalle risorse umane alla conformità e all attività di trading. La comunicazione tra i sistemi è assolutamente essenziale per rilevare qualsiasi tipo di attività fraudolenta. Gli strumenti di monitoraggio e di indagine necessitano di combinare scenari di rilevazione da più aree funzionali per poter presentare una visione unica e completa delle informazioni e dell attività del trader. Da questo sarebbe possibile individuare eventuali fluttuazioni anomale nel trading, attività solitamente mancante quando si guarda a un silo o linea di business. Questo elevato monitoraggio riduce il rischio 42

4 che l'attività fraudolenta passi inosservata. Le tecnologie di ultima generazione sono in grado di classificare le informazioni da tutti i sistemi - una piattaforma unica e strumenti di workflow che automaticamente eseguono analisi e monitoraggio dei dati per rilevare modelli definiti e sconosciuti attraverso banche dati e sistemi - senza la necessità di ristrutturare un sistema finanziario. I principali indicatori possono essere inseriti nella piattaforma, e se tali indicatori mostrano una sequenza sospetta, allora è più che probabile che la frode stia per accadere o è sia stata commessa. Gli strumenti adatti per il lavoro Una soluzione che può automaticamente registrare e rivedere tutte le attività di investigazione, creando record verificabili, in combinazione con il monitoraggio dei dipendenti e dei livelli transazionali, consente alle aziende di raggiungere la conformità con FSA e le altre norme a livello mondiale. Ottenere la giusta soluzione per un aspetto così importante della compliance è essenziale, e una serie di fattori devono essere considerati ai fini di tale decisione. La profilazione storica del comportamento dovrebbe essere inclusa per monitorare contemporaneamente più aree/strati di dati ed individuare i modelli problematici. Questo tipo di analisi permette una revisione più approfondita dell'attività di trader individuali e rende il rilevamento proattivo e rapido. Una potente metodologia di rilevazione è necessaria per esaminare a fondo l attività del trader e sviluppare un punteggio di rischio basato sull aggregazione della previsione di frodi con livelli multipli di alert. Ogni evento 'segnalato' può quindi essere catalogato e registrato internamente. Quando si verificano eventi nuovi, l'algoritmo di rilevamento è in grado di valutare l'impatto cumulativo e sviluppare un punteggio comples-

5 Non esistono linee guida dettagliate per attuare una soluzione corretta contro le frodi dei dipendenti sivo di rischio. Gli avvisi risultanti possono essere estratti da sistemi multipli in una singola interfaccia di gestione consolidata per la revisione. Una soluzione efficace sarà anche in grado di individuare modelli di trading sospetti attraverso lo sviluppo e l individuazione di sofisticati profili di trader costruiti su dati storici di trading, comparazioni di peer-group e regole di policy. Le analisi di best-practice possono poi utilizzare questi profili per confrontare e individuare comportamenti sospetti. L utilizzo di analisi dei dati è importante non solo perché è un modo efficace per identificare i dipendenti che stanno commettendo le frodi, ma perché consente una riduzione dei falsi positivi. Una delle maggiori sfide introdotte da un sistema di sorveglianza dei dipendenti è che, secondo le linee guida delle autorità di regolamentazione nel Regno Unito e in Europa, le istituzioni finanziarie hanno l'obbligo di indagare su eventuali prove di attività illegali da parte di un dipendente, nel momento in cui sussista un concreto sospetto. Una delle mission fondamentali di un processo di governance globale è, quindi, generare le prove senza esporre gli istituti a enormi volumi di innocui falsi allarmi. Mentre gli scenari e le regolamentazioni sono una parte importante di un programma di sorveglianza dei dipendenti, solo un sistema che utilizza modelli di analisi, compresa la profilazione, può risolvere il dilemma dei falsi positivi che devono affrontare gli investigatori delle frodi interne. Una soluzione analitica in grado di rispondere a queste domande permette agli investigatori di ottimizzare il proprio tempo, indagando su un numero minore di dipendenti ad alto rischio anziché gestire l operatività creata dal problema dei falsi positivi. Unire i puntini In genere le frodi degli impiegati o i controlli interni sono visti come un attività che deve esprimere un ROI immediato, fermando le piccole, immediate e quotidiane perdite interne. Questi sistemi dovrebbero fermare gli attacchi interni, e sicuramente migliorare la produttività delle indagini, senza però restare l unico obiettivo delle organizzazioni. I dirigenti dovrebbero essere in grado di migliorare la stima del rischio delle frodi interne. Se gli eventi di grande rilevanza oggi sono meno probabili, come potrebbero influire sul bilancio e la reputazione aziendale se dovessero accadere? Il settore ha bisogno di avvicinarsi a strumenti di monitoraggio migliori, studiati per le aziende, in grado di coprire minacce interne ed esterne. Un approccio realistico è quello di sfruttare sistemi di allarme esistenti, ovunque essi risiedano, cambiando il livello di utilizzo, dal gruppo all intera impresa. Le organizzazioni hanno bisogno di integrare informazioni provenienti da tutta l'azienda in un ambiente di indagine e case management, nonché di analisi in grado di 'unire i puntini', calcolando il rischio operativo a cui un trader o di un gruppo di trader espone l'organizzazione. Correlando le informazioni da molteplici silos - gestione del rischio, operazioni, conformità del trading o sicurezza corporate/it - e mettendo in atto molteplici livelli di analisi dei dati per individuare le caratteristiche anomale di attività fraudolente, un organizzazione potrà adottare un pratico approccio alla sorveglianza dei dipendenti in tutta l azienda. Questo permette di posizionare l azienda al meglio per individuare le frodi dei dipendenti già nella fase iniziale, e risulta cruciale per un efficace monitoraggio e controllo del rischio di conformità. 44

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