Marketing - Accoglienza - Orientamento (Processo Principale)

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1 Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio Marketing - Accoglienza - Orientamento (Processo Principale) Codice PQ 010 Modalità di distribuzione Copia non controllata Copia controllata numero 1 consegnata a: Dirigente Scolastico e Quality Assurance in data: 5 giugno 2012 Composizione documento Pagine di guardia numero 1 Pagine di indice numero 1 Pagine di testo numero 11 Totale pagine numero 13 Redatto da Quality Assurance Controllato da Team di lavoro Approvato da Dirigente Scolastico 1 di 13

2 2 di 13 INDICE MARKETING 1.1 OBIETTIVO 1.2 CAMPO D APPLICAZIONE 1.3 RESPONSABILITÀ 1.4 STRATEGIE DI MARKETING E PIANIFICAZIONE 1.5 MATERIALE ILLUSTRATIVO 1.6 GESTIONE EVENTI 1.7 GESTIONE CONTINUITÀ 1.8 COLLOQUI PRE ISCRIZIONE 1.9 GESTIONE ACCOGLIENZA ISTRUZIONE OPERATIVA N 002 (ACCOGLIENZA SCUOLA DELL INFANZIA) ALLEGATA ISTRUZIONE OPERATIVA N 003 (ACCOGLIENZA SCUOLA PRIMARIA) ALLEGATA ISTRUZIONE OPERATIVA N 004 (ACCOGLIENZA SCUOLA SECONDARIA) ALLEGATA ISTRUZIONE OPERATIVA N 005 (ACCOGLIENZA ALUNNI STRANIERI) ALLEGATA ISTRUZIONE OPERATIVA N 006 (ACCOGLIENZA INSEGNANTI) ALLEGATA 1.10 GESTIONE ORIENTAMENTO

3 3 di OBIETTIVO Scopo di questa procedura è quello di definire le modalità per svolgere in modo corretto e secondo le linee guida dell Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio le attività di marketing che possono distinguersi nei seguenti sottoprocessi: materiale illustrativo eventi di marketing gestione continuità colloqui pre iscrizione gestione accoglienza progetto orientamento Gli obiettivi che si vogliono raggiungere sono quelli di descrivere il flusso delle attività a garanzia che: il materiale illustrativo realizzato abbia una uniformità di immagine gli eventi di marketing siano pianificati e gestiti al fine di garantire la massima efficacia il progetto accoglienza sia per gli allievi sia per gli insegnanti il progetto continuità sia attivato come opportunità per gli utenti i colloqui di pre iscrizione siano condotti nei tempi e nei modi definiti per garantire la uniformità di immagine dell Istituto tutte le informazioni necessarie siano trasmesse in modo efficace ed efficiente all intera organizzazione il progetto orientamento per gli allievi che terminano il ciclo di scuola secondaria di primo grado 1.2 CAMPO D APPLICAZIONE La seguente procedura si applica a tutte le attività che sono rivolte: all esterno dell Istituto ai genitori e agli allievi in fase di contatto iniziale ai genitori e agli allievi durante gli eventi di marketing ai genitori per la spiegazione dell importanza dell accoglienza, della continuità e dell orientamento

4 4 di RESPONSABILITÀ È responsabilità della Direzione controllare che tutto il personale dell Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio abbia le informazioni necessarie per poter dare spiegazioni, illustrare l attività dell Istituto alle famiglie e condurre nel modo più opportuno il colloquio informativo. La Direzione deve rendersi disponibile per aiutare o supportare gli insegnanti nelle fasi di comunicazione con le famiglie. Compito della Direzione, con la collaborazione del Quality Assurance e degli insegnanti è definire: gli eventi di marketing e fissare gli obiettivi che si vogliono raggiungere le aree di competenza le linee strategiche da seguire

5 5 di STRATEGIE DI MARKETING E PIANIFICAZIONE MISSION POLITICA QUALITÀ BUDGET CORPO INSEGNANTE SERVIZI NECESSITÀ UTENZA EVENTI DI MKTG MATERIALE INFORMATIVO COMUNICAZIONE ESTERNA

6 6 di 13 Effettuato il controllo finale del POF, eseguito prima del termine dell anno scolastico, la Direzione, il Quality Assurance e il corpo insegnante devono definire le strategie di marketing, la pianificazione delle attività e la loro tempificazione. Per strategie di mktg si intende l insieme delle attività che l Istituto vuole mettere in atto per presentarsi in modo efficace alle famiglie interessate alla iscrizione dei loro figli presso la scuola. Le attività decise possono essere coordinate a livello dell Istituto e/o a livello di Plesso. Le attività che generalmente vengono prese in considerazione possono riassumersi in: preparazione materiale informativo eventi di marketing gestione continuità all interno dell Istituto gestione dell accoglienza nell Istituto colloqui con le famiglie Tutte queste azioni devono essere tra loro coordinate al fine di ottenere il massimo beneficio. Per definire nel modo corretto la strategia più opportuna, è necessario procedere alla Mappatura delle necessità dell utenza. Tale mappatura delle necessità viene utilizzata per identificare quali fasi del processo principale dell Istituto hanno maggiore impatto. In particolare l attività di definizione della strategia si divide nelle seguenti fasi tipiche di un approccio Problem solving: predisporre il questionario Aspettative dell utenza: si tratta di un elenco di elementi sicuramente importanti per la formazione degli allievi, che i genitori dovranno analizzare per stabilire la loro personale graduatoria di importanza predisporre la matrice Mappatura delle necessità dell utenza (152-A e B) per valutare i risultati delle risposte dei genitori: per ogni elemento dell elenco sopra indicato bisogna predefinire l impatto che esso può avere su aspetti significativi interni della scuola, per esempio i docenti (stabilità, professionalità, comportamento) e la didattica (curricolare, progetti di Istituto, extracurricolare-facoltativa) assegnare agli impatti i seguenti pesi (la forbice tra i pesi riesce a enfatizzare meglio i risultati) : Alto = 9 punti Medio = 3 punti Basso = 1 punto Nullo = 0 punti inviare i questionari alle famiglie (ad esempio: delle classi Prime se si vuole avere un idea più vicina a quella dei futuri genitori; delle classi Quinte se si preferisce avere un parere più aderente alla reale esperienza della e nella scuola). Quantificare i risultati nel modo seguente: sommare per ogni voce i punteggi assegnati dalle famiglie e riportare nella colonna 1 della matrice dividere ogni valore della colonna 1 per il numero di risposte ottenute e riportare nella colonna 2 con un decimale compilare la graduatoria delle preferenze delle famiglie con lo stesso criterio per cui 1 è la voce più importante (quella che ha il punteggio più basso). Ora la scuola

7 7 di 13 conosce l opinione dei genitori circa l importanza di alcuni elementi che riguardano la formazione degli allievi per ogni voce del questionario attribuire un peso di importanza da 1 (basso, ovvero le voci meno importanti) a 5 (molto alto, le voci più importanti) in funzione delle risposte pervenute dall indagine per ogni voce moltiplicare il peso con l impatto predefinito nelle colonne A B C D E F e annotare il risultato nella relativa colonna sommare i punteggi sopra riportati per ogni colonna (caratteristica del processo principale) e riportare il risultato alla base della matrice. Ora conosciamo quali elementi del processo principale (relativi a insegnanti e didattica) hanno maggiore impatto sulle aspettative dichiarate dai genitori, senza aver formulato alcuna domanda specifica ai genitori né sugli insegnanti né sulla didattica ed è possibile agire proprio su quei fattori interni che risultano più importanti. 1.5 MATERIALE INFORMATIVO A fronte del Piano strategico di Marketing, che costituisce uno dei punti del Riesame Sistema Qualità, eseguito dalla Direzione dell Istituto in collaborazione con il Quality Assurance, il gruppo qualità e il DSGA, devono essere determinati anche gli obiettivi che si vogliono raggiungere con i materiali informativi da produrre, con ogni evento e iniziativa. Sulla scorta di quanto definito nel piano strategico è compito della Direzione definire quale materiale informativo necessita per una corretta presentazione dell Istituto. Deve essere individuato un responsabile che segua tutte le fasi di realizzazione del materiale deciso e si preoccupi di valutare che l immagine dell Istituto che ne deriva sia in linea con la Politica della qualità. La decisione di iniziare una campagna informativa sulle attività dell Istituto può interessare due aspetti differenti: materiale informativo e pagine web editoriali Qui di seguito vengono analizzate singolarmente queste tre attività che dovranno seguire le modalità definite per un progetto. MATERIALE INFORMATIVO E PAGINE WEB Per la preparazione di questo tipo di materiale devono essere seguite le seguenti fasi: scelta del progetto creativo - grafico scelta lay out di presentazione titoli e sottotitoli tipo di carta soluzione scenografica per fotografie testi

8 8 di 13 La Direzione dovrà approvare tutte le scelte effettuate. È responsabilità del coordinatore dell attività controllare le tempistiche e la qualità del materiale prodotto; in particolare deve controllare le bozze e solamente a validazione ultimata siglarle e procedere con la produzione. Una copia ultimata del materiale prodotto deve essere firmata dalla Direzione e archiviata tra le copie dei materiali informativi utilizzati e non obsoleti. EDITORIALI Tutte le riviste, giornali forniscono spazi per editoriali. In questo caso tutti i testi che verranno stampati dovranno essere preventivamente approvati dalla Direzione. Compito del responsabile di questa attività è quello di cercare di ottenere la possibilità di inserire una foto o qualche cosa che ricordi in modo univoco l Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio e eventuale altro materiale preparato e distribuito. Il testo dovrà presentare in modo semplice ma esaustivo le caratteristiche dei servizi offerti. 1.6 GESTIONE EVENTI A fronte del Piano strategico di Marketing, è compito della Direzione definire a chi, nell ambito della organizzazione, viene assegnata la responsabilità di gestire e coordinare le azioni di Marketing - Accoglienza - Orientamento in entrata definite nel piano. Deve essere tenuta regolare registrazione dei piani strategici stendendo un verbale (409) che contiene tutti i punti trattati e le decisioni prese con la definizione delle attività da eseguire e la loro tempificazione. Periodicamente, secondo gli intervalli definiti nel piano strategico, devono venire eseguiti dei controlli da parte della Direzione per valutare se i risultati ottenuti sono in linea con il piano definito. In caso di differenze vengono ricercate le possibili cause e prese le decisioni in merito. Tutti questi controlli devono essere verbalizzati e archiviati. Qui di seguito vengono specificate le attività che devono essere seguite per l attivazione delle seguenti azioni di marketing. MAILING Ogni qual volta viene deciso di eseguire un mailing (verso privati, utenti o possibili utenti verso aziende, ad esempio per gli stage degli studenti; verso uffici pubblici) il responsabile di questo evento dovrà definire quale obiettivo si vuole raggiungere, il target a cui è indirizzato, quali sono i principali punti di interesse. A fronte di queste decisioni dovrà essere definito lo strumento più idoneo, semplice lettera, cartoncino, lettera con allegato programma o altro, fax. La definizione dei nominativi a cui spedire il mailing può rendere necessario l acquisto da società specializzate di nominativi. Sia in questo caso sia nel caso in cui si utilizzi il Base dell Istituto, dovranno essere definiti i criteri di selezione onde permettere di individuare senza possibili errori i destinatari.

9 9 di 13 MANIFESTAZIONI Qualsiasi manifestazione deve essere impostata tenendo conto che in questo contesto viene presentata l immagine dell Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio. Infatti l organizzazione di un evento è un investimento che l Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio mette in atto sia per presentare i suoi servizi sia per creare immagine. Gli obiettivi da perseguire in funzione della strategia sopra indicata devono pertanto essere i seguenti: trasmettere al Corpo docente il vantaggio che deriva dall evento organizzato, in termini di immagine e di contatti sia con clienti sia con possibili clienti trasmettere agli utenti l opportunità che viene a loro fornita di visionare i servizi offerti dall Istituto Nell impostazione dell organizzazione e allestimento degli spazi a questo scopo riservati devono essere presi in considerazione i seguenti aspetti: immagine dell Istituto dimensione degli spazi servizi da presentare destinatari Può rendersi necessaria la preparazione di cartelloni sia scritti sia fotografici per arredare le pareti degli spazi destinati alla manifestazione. Qualora fosse necessario avvalersi di servizi esterni all Istituto si dovranno richiedere offerte a fornitori e tutto quanto accettato, fotografie - disegni - scritte, dovrà essere firmato dalla Direzione per approvazione. La decisione di predisporre eventuale materiale informativo, dovrà essere approvato dalla Direzione e di conseguenza anche la tipologia del materiale. Compito del responsabile della manifestazione è quello di predisporre anche un Piano di presenza alla manifestazione (155) in modo efficace l area predefinita con personale interno dell Istituto. Tutti i visitatori dovranno ottenere in modo esauriente le informazioni che necessitano e il personale dell Istituto che li accoglie dovrà farli registrare sull apposito documento Registro partecipanti a manifestazione (156) in modo da poter misurare i risultati dell iniziativa. 1.7 GESTIONE CONTINUITÀ Con il Progetto continuità l Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio vuole porre l allievo nelle condizioni di acquisire la propria identità di fronte al contesto sociale tramite un processo formativo continuo cui devono concorrere unitariamente le varie strutture sociali e i vari aspetti dell educazione. Le strutture partecipative dell Istituto, non ancorate ad un'unica interpretazione della realtà, ma aperte a tutti i fermenti e agli apporti del mondo esterno, devono consentire di sviluppare la propria azione educativa in stretta cooperazione con la famiglia. Dovranno essere utilizzate tutte le occasioni e le strutture per un proficuo rapporto tra la scuola, allievi e famiglie.

10 10 di 13 Il progetto continuità deve essere gestito come qualsiasi attività di progettazione con le modalità previste nell apposita procedura e viene monitorato e misurato con indicatori definiti in fase di progettazione. Elementi significativi di questo progetto possono essere riassunti come la continuità: del processo formativo dei contenuti e delle metodologie con la famiglia con il territorio tra i vari aspetti dell educazione tra le strutture dei singoli plessi Nell Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio pertanto vengono presi in esame i seguenti aspetti di gestione della continuità: ORGANIZZATIVA È la costruzione di un sistema basato su: ORIZZONTALE rapporti tra diversi ordini di scuola rapporti tra i diversi plessi scolastici organizzazione dei servizi organizzazione di incontri periodici tra docenti, tra scuola e genitori organizzazione di tempi e spazi confronto a livello di progettazione generale delle azioni didattiche predisposizione di momenti comuni di formazione coerenza di stili educativi programmazione coordinata degli obiettivi confronto a livello di programmazione, scelta di percorsi, intese sulle verifiche e valutazioni formazione delle classi iniziali incontri e attività in comune tra gli alunni delle classi, soprattutto degli anni ponte È tutto ciò che pone in essere i rapporti tra scuola famiglia, ambiente, territorio, tra strutture scolastiche e servizi come: VERTICALE informazioni, comunicazione, condivisione di prospettive comuni tra scuola e famiglia. valorizzazione delle risorse culturali ambientali e strumentali offerte dall Istituto È l'insieme dei rapporti tra diversi ordini di scuola, infanzia, primaria e secondaria di I grado.

11 11 di 13 Fanno parte integrante del progetto continuità le presentazioni che l Istituto propone agli allievi e alle famiglie delle classi ponte al fine di spiegare e meglio orientare l attività dell anno successivo. La gestione del progetto continuità si interseca con tutte le attività scolastiche, accoglienza, programmazione, formazione classi, attività curricolare ed extracurricolare, servizi offerti. Pertanto è fondamentale che nei verbali delle riunioni o lavori svolti sia sempre specificato cosa si è definito per condurre in modo efficace il progetto stesso e siano definiti indicatori di valutazione dell attività. L attività per gestire la continuità tra i differenti ordini scolastici deve essere gestita come un progetto e pertanto seguire quanto definito nella procedura relativa. Nel progetto dovranno essere definite le diverse attività che gli insegnanti predispongono tra i due ordini di scuola per favorire sia la conoscenza dell ambiente sia la conoscenza dei metodi di studio e attività connesse. Per facilitare il passaggio di informazioni tra cicli scolastici è stato previsto un colloquio con docenti del ciclo precedente, di cui tenere traccia nell apposito modulo predisposto Note informative sugli alunni di classe prima(160). La scuola dell infanzia ha inoltre predisposto delle Note informative sugli alunni in uscita della scuola dell infanzia (159), una scheda individuale relativa ad ogni singolo alunno che delinea dettagliatamente i livelli raggiunti. 1.8 ASSEMBLEE PRE ISCRIZIONE Nel periodo delle pre iscrizioni (dicembre, gennaio) è prevista un assemblea con i genitori dei futuri alunni delle classi prime per illustrare l organizzazione e la struttura dell Istituto. L assemblea è il primo contatto che la famiglia ha con l Istituto pertanto è indispensabile la omogeneità di conduzione. Durante la riunione devono essere sviluppati i seguenti argomenti: presentazione dell Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio politica della qualità dell Istituto progetto educativo servizi offerti modalità di formazione classi orari scolastici continuità educativa e formativa A tutti i partecipanti deve essere fatto eseguire un giro del Plesso con la presentazione delle aule, laboratori, biblioteca, palestre e degli spazi. Alla famiglia deve essere consegnata la Busta colloquio contenente tutto il materiale informativo predisposto e il modulo per l iscrizione. Nell assemblea di giugno devono essere illustrati ai genitori tutti i progetti da realizzare durante l anno scolastico successivo. Nel mese di settembre si prevedono altri due colloqui con i genitori per raccogliere i dati da inserire nel portfolio di ciascun allievo.

12 12 di 13 Per gli alunni che devono essere inseriti nella Scuola dell Infanzia, le insegnanti provvederanno ad avere un colloquio individuale con i genitori per pianificare le modalità di inserimento del bambino nel nuovo ambiente, fissando anche la data di inizio frequenza (165). Nel caso in cui un genitore in corso d anno decida di far cessare la frequenza al proprio figlio (166), verranno interpellati i genitori che hanno inserito i propri figli nella lista d attesa e per concordare tempi e modi d inserimento. 1.9 GESTIONE ACCOGLIENZA Questo processo, che viene gestito a livello progettuale per poterne monitorare e misurare l efficacia attraverso gli indicatori definiti, comprende: accoglienza degli allievi (IS n 002, 003, 004, 005) accoglienza degli insegnanti (IS n 006) ACCOGLIENZA DEGLI ALLIEVI Questo progetto ha lo scopo di definire gli obiettivi, le attività per garantire agli allievi un inserimento nell ambito scolastico non traumatico e capace di creare un rapporto di fiducia tra il bambino/ragazzo, i suoi coetanei, gli adulti e l ambiente. Deve essere definito nel progetto un percorso didattico-formativo che l allievo possa seguire senza traumi e con la massima socializzazione. ACCOGLIENZA DEGLI INSEGNANTI Come per gli allievi, anche per i nuovi insegnanti deve essere predisposto un progetto di accoglienza al fine di favorirne l inserimento nell ambiente scolastico e permettere a loro di svolgere la propria attività in sintonia con la Politica della Qualità dell Istituto e le modalità operative definite nel Sistema di Gestione per la Qualità ISTRUZIONE OPERATIVA N 002 Si fa riferimento alla raccolta delle istruzioni operative ISTRUZIONE OPERATIVA N 003 Si fa riferimento alla raccolta delle istruzioni operative ISTRUZIONE OPERATIVA N 004 Si fa riferimento alla raccolta delle istruzioni operative ISTRUZIONE OPERATIVA N 005

13 13 di 13 Si fa riferimento alla raccolta delle istruzioni operative ISTRUZIONE OPERATIVA N 006 Si fa riferimento alla raccolta delle istruzioni operative GESTIONE ORIENTAMENTO La scuola di base evidenzia forti elementi di continuità tra elementare e media. Per favorire una scelta consapevole di ogni allievo sull indirizzo di studi di scuola superiore, l Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio ha messo in atto il Progetto di Orientamento, con la finalità di porre in posizione centrale la figura dell alunno. Tale progetto, che segue le medesime regole definite nell apposita procedura della progettazione, si propone di creare un reale raccordo tra ordini di scuole e realizzare la formazione degli operatori scolastici coinvolti. Le attività di orientamento in uscita dalla scuola media sono rivolte agli allievi dell ultimo anno e tendono a favorire una scelta consapevole sull indirizzo di studi nella scuola superiore. Le attività sono generalmente richieste dai singoli istituti superiori e consistono in: presentazioni delle scuole superiori presso l Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio distribuzione di materiale illustrativo della scuola superiore visite guidate presso la scuola superiore partecipazione a lezioni e attività di laboratorio presso la scuola superiore invito a giornate aperte presso gli istituti superiori L Istituto Comprensivo E. Curti di Gemonio mette anche a disposizione sia delle famiglie sia degli allievi la disponibilità di tutti gli insegnanti al fine di aiutare e consigliare gli studi futuri più opportuni (anche mediante il Consiglio orientativo 279). Il monitoraggio degli allievi uscita dalla scuola media nei due anni di biennio costituiscono un elemento fondamentale per la validazione del progetto.