SEZIONE PRIMA CONSULENZA SU PRODOTTI ASSICURATIVI E GESTIONE DEL PORTAFOGLIO. A) metodologia tecnica e tempistica di gestione

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1 SEZIONE PRIMA CONSULENZA SU PRODOTTI ASSICURATIVI E GESTIONE DEL PORTAFOGLIO A) metodologia tecnica e tempistica di gestione 1) Attivita preliminari: identificazione, analisi e valutazione dei rischi, attività di formulazione di proposte per il conseguimento di economie di spesa Nei primi sei mesi dalla data di incarico ICBROKER assume l impegno di impostare il programma assicurativo dell Ente, procedendo come di seguito indicato: a) Individuazione dei rischi ICBROKER avvalendosi (ove possibile) della collaborazione della funzione di risk.manager dell Ente, curerà l individuazione dei rischi attinenti: - all'espletamento delle attività istituzionali in quest area insistono notoriamente i rischi di Responsabilità civile verso terzi (o verso prestatori di lavoro) cui il Cliente in quanto Ente Pubblico e/o i suoi principali esponenti amministratori potrebbero essere chiamati a rispondere - anche in solido - nei confronti della Corte dei Conti e/o del terzo danneggiato. - alla tutela del patrimonio mobiliare e immobiliare dell Ente a fronte dei danni che eventi naturali ( incendio, alluvioni terremoti ecc) o atti avversi (da furto, da circolazione ecc.) possono arrecare al patrimonio dell Ente. - all assetto normativo di riferimento, a fronte delle spese legali che il Cliente potrebbe essere chiamato sostenere nelle vertenze che lo vedono coinvolto in azioni legali sia attive ( per la tutela di legittimi interessi) che passive ( per la resistenza contro illegittime richieste di risarcimento da terzi o in alcuni processi di carattere penale) - al personale dipendente e collaboratori ecc...; sia per quel che attiene alle coperture assicurative eventualmente previste dal contratto di lavoro ( es. per la previdenza complementare-fondo pensione) sia per gli altri rischi che potrebbero interessare l area del personale dipendente ( polizze RCA, infortuni, malattie abitazioni ecc) così come gli amministratori e Dirigenti dell Ente ( come le coperture D&O a carico degli stessi amministratori). b) Valutazione dei rischi I rischi che sono stati individuati vengono quindi classificati in funzione della loro assicurabilità ( rinviando a diverse soluzioni quelli non assicurabili ) e nell ambito di quelli assicurabili tra quelli per i quali il Cliente e i sui esponenti possono far fronte in proprio ( in funzione della marginalità del loro impatto economico) e quelli necessariamente da assicurare. Per questi ultimi va quindi analizzata la storia del recente passato dell Ente, cercando di ricavare ( per ciascuna tipologia di rischio) il numero di casi avvenuti e l impatto economico che ne è derivato al Cliente. c) Formulazione di proposte per il contenimento della spesa L analisi di cui sopra va fatta dal Broker sempre in collegamento con il risk manager dell Ente.

2 Da tale analisi potrà derivare la definizione di una soglia di autoassicurabilità, per quei rischi per i quali non si provvede all assicurazione, con il diretto risparmio di spesa che ne deriva, Per i rischi per i quali si decide per l assicurazione, tale analisi può portare alla determinazione di un ipotesi di costo base da destinare alla copertura dei rischi medesimi. Tale costo base così individuato potrà essere preso a riferimento per l indicazione dell importo a base d asta per il rischio che si va a collocare sul mercato assicurativo. d) Analisi delle coperture esistenti e ipotesi di interventi I risultati dell analisi dei rischi, come sopra formulata, va utilizzata prima di tutto per verificare la necessità e la congruità delle coperture assicurative in corso, già adottate dal Cliente, in modo da - chiedere agli Assicuratori gli eventuali interventi correttivi sulle polizze in vigore; - pianificare la disdetta su quelle riferiti a rischi autoassicurabili ovvero di scarso impatto sulla solidità economica/finanziaria dell Ente; - impostare apposita gara per i rischi non ancora assicurati e/o per le coperture in prossima scadenza contrattuale. 2) Assistenza nella gestione delle polizze assicurative e reports Sarà compito del Broker garantire al Cliente la necessaria assistenza nella gestione delle polizze stipulate dal Cliente stesso. Rientra in tale attività: - il da parte delle Compagnie assicuratrici; - la segnalazione degli eventuali adempimenti obbligatori indicati nelle polizze, di eventuali problematiche emergenti e indicazione delle possibili soluzioni; - la tenuta dello scadenzario dei premi da versare e la costante verifica della corrispondenza delle prestazioni di polizza alle esigenze dell Ente in relazione all evolversi della sua attività ( sia in termini quantitativi che qualitativi), del variazione del suo personale dipendente e dirigente nonché degli amministratori, sindaci ecc. Allo scopo di garantire un efficace monitoraggio sulle coperture assicurative dell Ente, ICBROKER curerà di effettuare le seguenti attività:. Una volta l anno, entro il mese di febbraio, predisporrà specifica relazione riferita alla gestione svolta nell anno precedente contenente: - l analisi delle polizze assicurative in corso, con il rapporto sinistri/sinistri per ciascuna polizza; - la verifica del programma assicurativo e un parere circa la congruità e l efficacia delle coperture assicurative in essere. - dettagliata statistica dei sinistri occorsi che consenta una più precisa interpretazione dei fenomeni di sinistrosità, - l'indicazione degli interventi effettuati e i risparmi conseguiti, degli eventuali interventi auspicabili sul portafoglio polizze nel breve e medio termine con i relativi costi e i relativi benefici.

3 Due volte l anno, alla fine di ogni semestre ICBROKER provvederà a predisporre report sull andamento della liquidazione da parte delle compagnie assicuratrici dei sinistri denunciati, distinti per polizza; in particolare il report conterrà l'indicazione dei sinistri liquidati, riservati e dichiarati senza seguito, corredato da valutazioni tecniche e da proposte. 90 giorni antecedenti la scadenza delle polizze, ICBROKER si impegna a redigere e consegnare al Cliente il testo di capitolato tecnico da utilizzare per il successivo bando di gara. Ove richiesto dal Cliente, garantirà la sua collaborazione per la definizione della documentazione di gara e redigerà un rapporto che metta in evidenza i requisiti di capacità economica e tecnica suggeriti per la scelta del contraente, la motivazione dettagliata per l eventuale proposta di inserimento di franchigie e l importo presunto da mettere a base di gara. Ai fini della stessa gara, ICBROKER curerà la raccolta delle attestazioni dei sinistri pregressi rilasciati dalle Compagnie assicuratrici. 30 giorni antecedenti la scadenza dei pagamenti dei premi, ICBROKER provvederà a segnalare la scadenza del pagamento del premio con relativa quantificazione dell importo da pagare e ogni altro dato indispensabile per provvedere al pagamento. Più in particolare, per quanto attiene al pagamento dei premi si fanno le seguenti precisazioni: - il pagamento dei premi relativi ai contratti stipulati, prorogati e/o rinegoziati a partire dalla data di conferimento dell incarico, avverrà esclusivamente per il tramite del broker. - ICBROKER provvederà a versare il corrispettivo alla Compagnia di Assicurazione e ad inviare al Cliente gli originali delle polizze o delle appendici opportunamente quietanzate. Il Cliente provvederà alla liquidazione dei premi alla società di brokeraggio, previa indicazione da parte del broker dei dati necessari per effettuare i predetti pagamenti. - Il mandato di pagamento emesso a favore del broker avrà effetto liberatorio per il Cliente.relativamente alle ricevute di pagamento del premio, l atto di quietanza sarà trasmesso dal Broker al Cliente nelle 24 ore successive all avvenuto pagamento del premio. - Per quanto riguarda le transazioni relative ai pagamenti, dovranno essere rispettate le disposizioni previste dall articolo 3 della Legge n. 136/2010 e s.m.i. in materia di tracciabilità dei flussi finanziari. In caso di inadempimento degli obblighi di cui al predetto articolo 3 della Legge n. 136/2010 si applicherà la clausola risolutiva espressa ai sensi dell art cod. civ.. 48 ore dalla richiesta ICBROKER provvederà a rendere al Cliente i pareri e le consulenze in materia assicurativa. Progetti particolari ICBROKER inoltre si impegna a proporre progetti assicurativi in occasione di innovazioni legislative, evoluzioni giurisprudenziali, miglioramenti riscontrati sul

4 mercato assicurativo, specificando anche i tempi e le procedure per l eventuale modifica dei contratti assicurativi in essere o a scadenza. I termini entro i quali tali progetti saranno prodotti, salvo esplicite scadenze previste dalle stesse norme ( nel caso di innovazioni legislative ) saranno concordate con il Cliente. La predisposizione di specifici progetti assicurativi su determinate problematiche potrà derivare anche da richieste provenienti dal Cliente. Proposte di intervento sul portafoglio Infine, qualora, nell ambito del monitoraggio del programma assicurativo, ICBROKER ritenga di proporre la disdetta o la modifica di alcune polizze, provvederà a darne sollecita comunicazione al Cliente, allo scopo di consentire al Cliente stesso di attivare tutte le procedure di gara necessarie per l affidamento della nuova copertura assicurativa. 3) assistenza nella gestione dei sinistri e reports ICBROKER è chiamato a dare il massimo contributo di collaborazione al Cliente in fase di gestione dei sinistri occorsi al Cliente stesso e rientranti nell ambito dei rischi assicurati. ICBROKER si impegna a una corretta e efficiente gestione dei sinistri, finalizzata a ottenere il giusto indennizzo per il Cliente, minimizzando altresì i tempi di liquidazione da parte delle compagnie di assicurazione; Tale risultato sarà ottenuto fornendo, da parte del broker, un adeguata formazione al personale dell Ente incaricato dell attività assicurativa e garantendo una continua assistenza tecnica per apertura, gestione e successiva liquidazione dei sinistri. L assistenza tecnica di cui sopra potrà essere fornita in via telefonica, in via telematica e online oltre che - ove strettamente necessario e su espressa richiesta dell Ente - con intervento di proprio personale presso gli uffici dell Ente stesso. Ove ritenuto necessario e su esplicita richiesta dell Ente, ICBROKER si impegna a fornire il necessario supporto per la ricerca di adeguata assistenza legale mediante il ricorso a studi legali specializzati. Più in dettaglio ICBROKER curerà: - un apposito intervento formativo sul personale dell Ente, appositamente incaricato alla gestione dei sinistri, fornendo a detti collaboratori i criteri di compilazione degli eventuali moduli di denuncia forniti dalle compagnie unitamente alla procedura riguardante la tempistica e la documentazione eventualmente da allegare alla denuncia stessa. Tale intervento sarà effettuato ove possibile in collaborazione con la Compagnia assicuratrice della polizza specifica. - l assistenza nelle varie fasi di trattazione dei sinistri, curando la tempestività nella trasmissione della denuncia e della documentazione da allegare in relazione alla specifica tipologia di sinistro e di rischio; - la gestione stragiudiziale dei sinistri dell Ente relativi alle polizze di cui al presente bando, con assistenza nelle varie fasi di trattazione;

5 al fine di conseguire nel minor tempo possibile il miglior trattamento da parte delle società assicuratrici, ICBROKER è disponibile ad assumere anche specifica delega dal Cliente alla conclusione della trattativa sul sinistro, avvalendosi ove necessario di periti e specialisti di parte; - ove richiesto dal Cliente, ICBROKER potrà rendere pareri e consulenza su questioni in materia giuridica riguardanti l area delle assicurazioni ( es. sul tema delle responsabilità civili e in tema di risarcimento del danno) ricavati dal diritto delle assicurazioni e/o per il tramite di consulenti specializzati; - ovviamente ICBROKER assisterà il Cliente nel monitorare i sinistri denunciati e non risarciti dalle compagnie di assicurazione entro i due anni precedenti, al fine di valutare ogni possibile ulteriore azione per interrompere i termini di prescrizione previsti dalle condizioni di assicurazione. ICBROKER si impegna inoltre a mettere a disposizione dell Ente alcune informazioni relative all andamento dei sinistri, fornendo in particolare quanto già riportato al precedente punto 3) in tema di sinistri, ovvero: - relazione semestrale sullo stato dei sinistri passivi contenente l'indicazione di quelli liquidati, riservati e dichiarati senza seguito, corredato da valutazioni tecniche e da proposte. - dettagliata statistica annuale dei sinistri occorsi che consenta una più precisa interpretazione dei fenomeni di sinistrosità, l'indicazione degli interventi effettuati o degli interventi auspicabili, i costi, gli eventuali risparmi conseguiti e le strategie da attuare nel breve e medio termine. In caso di sinistri che si collocano per entità entro la soglia di franchigia o scoperto previsti dalle singole polizze, ICBROKER si impegna ad esprimere e formalizzare una propria valutazione in merito, oltre a trasmettere ogni documentazione idonea a consentire il nulla osta dell Ente per la liquidazione del danneggiato. La gestione come sopra descritta viene garantita a condizione che il Cliente fornisca al broker tutti i dati necessari - anche per i sinistri che, accaduti precedentemente all'aggiudicazione del presente appalto, non siano ancora stati definiti al momento dell aggiudicazione. In merito alla gestione dei sinistri attivi sarà facoltà dell Ente avvalersi dell'opera del broker qualora lo riterrà opportuno, comunicandolo allo stesso preventivamente. Nel caso di sinistri attivi che riguardino i rischi assicurati, l assistenza del Broker sarà fornita a titolo gratuito; per i sinistri attivi che riguardino aree di rischio assicurati senza l assistenza del Broker, ICBROKER si riserva di proporre offerta economica per il servizio richiesto. 4) Attività di formazione ed aggiornamento per il personale dell Ente L attività di formazione che ICBROKER svolgerà per il personale dell Ente è suddiviso in due fasi: - nella prima fase dell incarico sarà svolta nei primi sei mesi dall incarico e verterà sia sul tema della gestione del portafoglio che sul tema dei sinistri. Sarà della durata orientativa di 4 giornate lavorative e sarà svolta presso i locali dell Ente secondo un calendario condiviso tra ICBROKER e il Cliente. - A regime ( dopo il primo semestre)

6 Con cadenza semestrale è previsto un intervento di aggiornamento sia sui temi di cui al punto precedente, sia sui temi un po più di attualità che riguardano il settore assicurativo con riguardo ai rischi incombenti sul Cliente. Sarà della durata di un giorno lavorativo e coinvolgerà il personale indicato dal Cliente con un calendario condiviso tra broker e Cliente. In tale occasione ICBROKER aggiornerà i vertici dell Ente sulle tematiche assicurative più importanti e sull andamento delle coperture assicurative presentando i reports sul portafoglio e sui sinistri, descritti ai punti 3 e 4. - All occorrenza Ogniqualvolta eventuali interventi legislativi o straordinarie iniziative di mercato lo rendesse necessario, e/o su richiesta motivata dell Ente, ICBROKER si renderà disponibile per interventi formativi riguardanti il singolo tema da sviluppare. La durata e la scadenza dell intervento è legata alla natura del tema da illustrare e potrà comportare il pagamento del servizio al Broker, secondo un preventivo concordato. B) servizi aggiuntivi Oltre ai servizi sopra indicati la ICBROKER srl mette gratuitamente a disposizione dell Ente i seguenti servizi aggiuntivi, secondo le modalità e le tempistiche di attuazione di seguito riportate. Saranno forniti dal Broker - a titolo espressamente gratuito- alcuni servizi aggiuntivi che serviranno al Cliente a ridurre l impatto organizzativo e i relativi costi, per la gestione delle problematiche attinenti le coperture assicurative oggetto di appalto. Tali servizi aggiuntivi consisteranno nella messa a disposizione di adeguato software, eventualmente personalizzato sulle specificità organizzative e sulla tipologia di rischi assicurati dell Ente, consistenti essenzialmente nella gestione on-line del portafoglio polizze e dei sinistri. In tal modo l attività operativa connessa al caricamento dati per l assunzione del rischio così come per la gestione dei sinistri, potrà essere fatta on-line dal personale addetto dell Ente sul server del Broker, eliminando o riducendo i tempi e i costi per la gestione manuale della stessa attività. In relazione al volume dei dati trattati, ICBROKER si riserva di attivare un apposita sezione del proprio sito internet, destinato alla gestione del presente incarico e delle attività ad esso connesse.

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