Riunione plenaria delle biblioteche del sud ovest milanese Abbiategrasso, 17 giugno 2009 ore

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1 Riunione plenaria delle biblioteche del sud ovest milanese Abbiategrasso, 17 giugno 2009 ore Una copia in formato PDF di questo verbale è presente sui desktop remoti di tutti i bibliotecari Presenze: Abbiategrasso Arconate Assago/Basiglio Bareggio Boffalora Buccinasco Buscate Casarile Cassinetta Castano Cisliano Corbetta Corsico Gaggiano Gudo Visconti Inveruno Lacchiarella Locate Magenta Magnago Marcallo Motta Visconti Opera Robecco Rozzano S.Stefano Trezzano S/N Vanzaghello Vernate Vittuone Zibido Antonella Bersani, Ghislaine Louin Emma Clivio, Maria Pertile Sara Fusi Roberta Olivotto, Eloise Manfredo Ornella Porta Luigi Placido (Funzionario) Gabriele Cardini Giorgia La Licata Luigi Clementi Andrea Damin Ulisse Politi Melania Magistrelli, Paolo Testori e Elena Colombo Laura Giovannini, Nicoletta Simini e Lucia Calcaterra Monica Cestari Omar Cirulli (Assessore) Mirko Ferrini, Carla Zanzottera Rossano Beltrami Alice Ripa Rossella Vitale, Luisa Cerri Daniela Branca e Claudia Calcanti Sara Tizzoni Maria Grazia Gaetani Montinaro Marco Fantoni Massimiliano Pellegatta Elena Borsa, Giuseppe Bartorilla e Giacomina Virga Ambra Rossi Elisa Nicassio Laura Rossi e Gabriele Mainini Chiara Pizzigoni Giorgio Bigogno Nicoletta Vecera

2 Erano presenti anche Franco Fornaroli (Sistema Bibliotecario Milano Est), Stefano Parise, Laura Ricchina, Federico Scarioni, Alessandro Colombo, Massimiliano Spinello (Fondazione). Ordine del giorno: 1. Questionari customer satisfaction 2. Prenotazioni sul titolo 3. Rimborsi per libri smarriti 4. Ottobre Piovono Libri Formazione 6. PIB: revisione dei giri 7. Solleciti 8. Questionario sulla revisione delle raccolte 9. Progetto "Libro Parlato" 10. Progetto navigazione centralizzata Internet Conferenza programmatica 2009 Si terrà il 21 settembre, presso l'annunciata ad Abbiategrasso, l'annuale Conferenza Programmatica delle Biblioteche del sud ovest milanese. Ulteriori dettagli saranno comunicati in seguito. Collaborazione con la Fondazione Mondadori La Fondazione sta per attivare nuove forme di cooperazione con la Fondazione Mondadori, che vedono interessate, tra le altre cose, il sito Portaletture e il tema del lavoro editoriale, sul quale nei prossimi mesi saranno organizzate iniziative di formazione per bibliotecari e docenti. Questionari customer satisfaction Parise ha commentato con i bibliotecari il riepilogo dei risultati del questionario sulla valutazione dei servizi che è stato sottoposto alle biblioteche. Tra le questioni emerse, alcune biblioteche lamentano un livello non sempre sufficiente di rispetto delle procedure, con conseguenti difficoltà nella gestione del servizio, in particolare con riferimento all'effettuazione di rinnovi di prestiti ampiamente scaduti quando questi sono prenotati da altri utenti e la mancata apposizione del "semaforo rosso" agli utenti fortemente ritardatari. E' emersa la necessità di un protocollo sulle scadenze e sui solleciti da rispettare e far scrupolosamente. Il riepilogo dei risultati è scaricabile all indirizzo: Semaforo rosso agli utenti ritardatari E' stato deciso (a maggioranza, con quattro voti contrari e nessuna astensione) che da lunedì saranno assegnati automaticamente, a livello centrale, i semafori rossi agli utenti che hanno copie

3 in prestito con ritardo di restituzione superiore ai 120 giorni per il materiale librario e a 30 giorni per il materiale multimediale. L'aggiornamento della situazione per l'assegnazione dei semafori rossi sarà effettuato con cadenza settimanale. Al semaforo rosso sarà accompagnato il messaggio "RITARDO NELLA RESTITUZIONE Blocco automatico" Il semaforo rosso blocca la possibilità di effettuare prenotazioni via web, e di effettuare prestiti e restituzioni. Per consentire la restituzione dei documenti in ritardo, il blocco va quindi rimosso con la seguente preocedura: Entrare nella scheda dell'utente Cliccare sul pulsante Mesaggi Portare il semaforo al livello verde "Low" Cancellare il messaggio collegato Salvare E possibile scaricare il file estratto dalla cartella "Procedure" dei desktop remoti che illustra le restrizioni collegate al semaforo rosso per l'utente all indirizzo: rosso doc Prenotazioni sul titolo E' stata discussa una modifica, la cui possibilità è già nota ai bibliotecari, relativamente alle modalità di prenotazione dei documenti, consistente nell'abbinare la prenotazione al titolo e non più alla copia fisica, come accade attualmente. In sostanza, l'utente non dovrebbe più selezionare una precisa copia dell'opera desiderata, ma semplicemente il titolo di questa, lasciando alle biblioteche il compito di mandargli la prima copia che risulta o diventa disponibile. Il principale vantaggio di questa modifica consiste nell'eliminazione dei "colli di bottiglia" che si creano quando un'opera prenotata non rientra in tempo a causa della ritardata restituzione della stessa da parte di un altro utente. Questa nuova modalità di gestione delle prenotazioni comporta delle modifiche nell'operatività delle biblioteche, poiché quando le copie disponibili sono due o più, occorre evitare che più biblioteche contemporaneamente soddisfino la prenotazione, con il risultato di mandare più di una copia al richiedente. Occorrerà inoltre introdurre dei meccanismi incentivanti, volti ad evitare che una biblioteca non soddisfi o tardi a soddisfare una richiesta attendendo che sia un'altra a farlo. Per attuare la modifica occorrerà, durante il mese di agosto 2009, modificare l'interfaccia che si presenta agli utenti web, oltre ad informare adeguatamente l'utenza. E' inoltre inevitabile prevedere in agosto un periodo di sospensione delle prenotazioni. La proposta è stata unanimemente approvata. Rimborsi per libri smarriti La trattazione di questo punto è stata rinviata per mancanza di tempo.

4 Ottobre Piovono Libri 2009 Il Comitato Scientifico per la Promozione ha deciso di proporre, nell'ambito di Ottobre Piovono Libri edizione 2009, l'organizzazione di una mostra itinerante dedicata ad un illustratore per bambini. Il costo di ciascuna mostra è di Euro 1.600, di 800 a carico del comune ospitante, oltre alle eventuali spese di soggiorno dell'illustratore invitato e 800 a carico della Fondazione (che beneficierà di un finanziamento del MIBAC). E' stato invitato il Sig. Franco Fornaroli, del Sistema Bibliotecario Milano Est, che sarà il curatore delle mostre, il quale ha riferito che la scelta iniziale è caduta sull'illustratrice Anna Laura Cantone, la quale tuttavia a causa di impegni professionali non può garantire la presenza nel mese di ottobre, periodo di organizzazione delle mostre; per tali motivi, i membri del Comitato Promozione hanno indicato il nominativo di Eva Montanari. Le biblioteche che intendono aderire hanno tempo fino al 27 giugno per comunicare la propria partecipazione e l'impegno al cofinanziamento; saranno soddisfatte solo le prime otto richieste pervenute. Per conoscere le opere dell illustratrice, consultare il sito Formazione Il 25 giugno avrà inizio un corso base sulla gestione di una biblioteca pubblica organizzato dalla Fondazione, rivolto ai neoassunti delle biblioteche. Il calendario degli incontri formativi è scaricabile all indirizzo: PIB: revisione dei giri Si procederà alla revisione del numero dei passaggi del PIB, sulla scorta della valutazione dei documenti movimentati nei primi cinque mesi del Le biblioteche che beneficeranno di passaggi in più o che vedranno una decurtazione del numero dei passaggi saranno contattate da Alessandro Colombo per concordare in quali giorni effettuare i cambiamenti. La tabella con i giri del PIB è scaricabile all indirizzo: Questionario sulla revisione delle raccolte Laura Ricchina ha distribuito il questionario sulle attività di revisione delle collezioni, messo a punto dal Comitato Scientifico sulle collezioni, strumento utile per iniziare a delineare i contenuti

5 della Biblioteca centrale di deposito (i cui lavori di allestimento procedono regolarmente). Il questionario mira a verificare la presenza di pratiche di revisione delle raccolte nelle biblioteche, e a fare emergere le modalità e le problematiche che riguardano questa attività. Il primo obiettivo è quello di ottenere una mappatura che consenta di avviare un protocollo di revisione delle collezioni su scala sistemica in grado di rispondere in modo adeguato alle esigenze e alle problematiche organizzative effettivamente presenti nelle biblioteche. Il secondo obiettivo è quello di delineare con precisione il livello e i contenuti del piano formativo che coinvolgerà tutti i bibliotecari del sistema. La mera eliminazione delle opere deteriorate individuate occasionalmente durante le operazioni di prestito non si può definire come attività di revisione, in quanto è un procedimento saltuario e di tipo meccanico Al contrario, la revisione per essere tale richiede l individuazione di criteri anche minimali frutto di una elaborazione consapevole e condivisa, nell ambito di un approccio di tipo valutativo del documento, che coinvolge diversi aspetti come il livello di aggiornamento, l adeguatezza dei contenuti, il livello di utilizzo da parte del pubblico, la coerenza rispetto alla fisionomia della collezione. La valutazione comporta l analisi di diversi elementi (condizioni fisiche del libro, data di edizione, analisi dei prestiti) fino ad arrivare alla stesura di un protocollo di revisione che definisca criteri e procedure. Nella maggior parte delle biblioteche non è presente un piano di revisione vero e proprio, ma al fine della mappatura consideriamo attività di revisione quella svolta dalle biblioteche che hanno fatto una riflessione in merito all aggiornamento delle collezioni, e degli interventi anche saltuari sulle raccolte applicando dei criteri di revisione. il questionario deve essere rispedito entro il 20 luglio, in modo da consentire al Comitato la raccolta e l elaborazione dei dati. Il questionario è scaricabile all indirizzo: Progetto "Libro Parlato" Per motivi di tempo, questo punto non è stato trattato, tuttavia riportiamo le indicazioni utili per aderire al progetto, che ricordiamo non comporta spese per le biblioteche e al tempo stesso va nella direzione di fornire un servizio di notevole valore sociale in più all'utenza. Come già comunicato, la Fondazione ha stretto un accordo di collaborazione con l'associazione "Libro Parlato Lions ONLUS" che prevede la possibilità per le biblioteche di mettere a disposizione dell'utenza con problemi nella lettura autonoma (non vedenti, ipovedenti gravi, dislessici) una serie di audiolibri registrati da viva voce su cassetta, CD, mp3 e scaricabili dal sito L accordo prevede che le biblioteche interessate al progetto ricevano la necessaria formazione e assistenza da parte dell Associazione Libro Parlato alle biblioteche, senza costi. Per accedere al servizio, l'utente dovrà dimostrare la propria disabilità, secondo modalità che saranno illustrate durante il corso di formazione.

6 LIBRO PARLATO: COME ADERIRE 1 Comunicare alla Fondazione (cecilia.pasquali@fondazioneperleggere.it) l'intenzione del proprio comune di aderire al progetto 2 La Giunta comunale approva una delibera con la quale stabilisce l'ingresso per tre anni (o un periodo diverso) nel progetto, impegnandosi a rispettare le condizioni pattuite tra la Fondazione e l'associazione "Libro Parlato Lions". E stato predisposto un modello di delibera per questo scopo: 3 Comunicare alla Fondazione gli estremi della delibera e trasmetterne una copia; la biblioteca sarà quindi contattata per concordare la formazione del personale. Per qualsiasi dubbio scrivere o telefonare in Fondazione. I comuni sono tenuti a comunicare la propria adesione entro il 15 luglio 2009 telefonando o scrivendo a cecilia.pasquali@fondazioneperleggere.it Progetto navigazione centralizzata Internet Marco Fantoni di Opera ha presentato il progetto che prevede l'attivazione della navigazione Internet centralizzata e l'introduzione della CRS (Carta Regionale dei Servizi) in biblioteca. E' prevista la realizzazione di un test di utilizzo della navigazione centralizzata con 3 biblioteche fra giugno e luglio 2009 e l avvio del servizio a settembre 2009, preceduto da alcune sedute di formazione del personale. Per quanto riguarda l integrazione nella piattaforma gestionale Q Series del drive CRS, si prevede entro settembre 2009 un test di utilizzo della CRS come tessera di iscrizione, e una fase di utilizzo sperimentale della CRS come tessera di accesso ai servizi a fianco della tessera tradizionale fra ottobre e dicembre La sostituzione della tessera di iscrizione con CRS (fatti salvi i casi in cui sarà consentito l uso della modalità attuale) è prevista da gennaio Il progetto, come è possibile vedere nell'allegato documento, che vi invitiamo a consultare con attenzione, prevede un considerevole investimento di avvio da parte della Fondazione (in parte sostenuto da un finanziamento regionale), e una copartecipazione, di entità non particolarmente elevata, da parte dei comuni. I dettagli della presentazione, la tempistica, le modalità e i costi sono consultabili scaricando il file all indirizzo: