CAPITOLATO SPECIALE relativo ai SERVIZI DI CONSULENZA E BROKERAGGIO ASSICURATIVO DEL COMUNE DI FORLI

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1 Allegato A Area di Staff Servizio Programmazione e Gestione del Patrimonio Unità Acquisti Vendite e Gestioni Ambito Funzionale Assicurazioni e Servizi CAPITOLATO SPECIALE relativo ai SERVIZI DI CONSULENZA E BROKERAGGIO ASSICURATIVO DEL COMUNE DI FORLI RUP e Progettista Alessandra Rusticali Dirigente del Servizio Ing. Massimo Gentili Giungo

2 INDICE Art. 1 - Oggetto del servizio Art. 2 - Finalità del servizio Art. 3 - Personale dedicato al servizio Art. 4 - Durata del contratto Diritto di recesso Art. 5 - Corrispettivo del servizio Art. 6 - Modalità di svolgimento del servizio Art. 7 - Pagamenti dei premi assicurativi Art. 8 - Obblighi delle parti contraenti Art. 9 - Responsabilità professionale del broker e polizza assicurativa professionale Art Deficienze del servizio Risoluzione del contratto e clausola risolutiva espressa Art Riservatezza e norme etiche Art Divieto di subappalto Art Raggruppamento temporaneo di imprese Art Cauzione definitiva Art Controversie Art Documenti contrattuali e contenuto del contratto Art Rinvio Art Oneri a carico del broker Art Tracciabilità dei flussi finanziari Art. 20 Forma del contratto 2

3 Art. 1 Oggetto del servizio Il servizio ha per oggetto lo svolgimento dell'attività di broker assicurativo a favore del Comune di Forlì ai sensi dell'art. 109, comma 2, lett. b), del D. Lgs. 209/2005, e comprende, nell'ambito della più ampia consulenza assicurativa, le seguenti attività specialistiche elencate in via principale e non esaustiva: 1. individuazione, analisi, valutazione e monitoraggio dei rischi in capo al Comune di Forlì, ai suoi amministratori, dirigenti, funzionari e dipendenti in genere; 2. identificazione e analisi dei rischi al fine di approfondire le reali esposizioni del Comune di Forlì ed individuazione delle coperture assicurative necessarie; 3. analisi, valutazione e monitoraggio delle polizze assicurative in essere e dei loro costi, con particolare riferimento all'efficacia, economicità delle medesime, con proposte di aggiornamenti, integrazioni e/o revisione delle stesse a seguito di modifiche di disposizioni legislative e contrattuali, o dell evolversi del mercato assicurativo, di eventuali evoluzioni giurisprudenziali in materia, a seguito di specifiche esigenze del Comune di Forlì o del verificarsi di eventi dannosi; 4. assistenza ai servizi tecnico patrimoniali per la valutazione di beni da assicurare; 5. adeguamento costante delle valutazioni dei beni assicurati rispetto ai parametri in uso nel mercato assicurativo e tenuto conto delle specifiche esigenze del Comune di Forlì; 6. costante supporto alle necessità assicurative del Comune di Forlì attuali e future, con impostazione di un programma assicurativo in continuo aggiornamento e resa di pareri a seguito di richiesta su particolari problematiche assicurative (es.: problematiche relative all individuazione degli obblighi assicurativi relativi a convenzioni e contratti che il Comune di Forlì andrà a stipulare con i terzi, problematiche inerenti obblighi assicurativi da porre a carico di locatari, concessionari, ecc ); 7. redazione dei capitolati tecnici in previsione di appalti o procedure di selezione per l'affidamento dei servizi assicurativi strutturati sulla base delle necessità del Comune di Forlì e delle evoluzioni legislative e regolamentari; 8. assistenza nelle fasi di procedure per l'affidamento di appalti o procedure di selezione di affidamento di servizi assicurativi a Compagnie assicuratrici, comprese le congruità delle offerte in sede di gara fino al perfezionamento dei contratti; 3

4 9. elaborazione di un rapporto annuale, da redigere entro il trenta novembre di ogni anno, che rilevi gli elementi principali del programma assicurativo, gli interventi effettuati e le attività previste per l'anno successivo; 10. gestione tecnica e amministrativa dei contratti assicurativi del Comune di Forlì. Con puntuale controllo sull'emissione di polizze o appendici contrattuali, controllo delle scadenze e di ogni altra attività contabile connessa; 11. assistenza nelle varie fasi di trattazione dei sinistri attivi e passivi con modalità idonee ad ogni tipologia di rischio, al fine di giungere, nel minor tempo possibile, ad una definizione soddisfacente per le parti. L'assistenza è prevista in modo globale, dalla denuncia alla successiva trattazione con le Compagnie di assicuratrici, con valutazioni almeno annuali sull'andamento dei sinistri nei quali è coinvolto il Comune di Forlì, con produzione di report contenenti dati descrittivi chiari e utili all'amministrazione, sia per il livello gestionale che per il livello di indirizzo e verifica; 12. controllo costante degli adempimenti previsti per le Compagnie di assicurazione nei contratti stipulati con l'ente in ordine ad esempio alla trasmissione dei dati sull'andamento dei rischi, con eventuali azioni di sollecito nei confronti delle Compagnie inadempienti e, nel caso di reiterate inottemperanze, definizione, di concerto con il Comune di Forlì, delle segnalazioni alle competenti autorità di controllo; 13. formazione dei dipendenti del Comune di Forlì che collaborano alla gestione dei contratti assicurativi, attraverso attività di formazione periodiche quando necessarie e informazione anche mediante circolari relative ad innovazioni, variazioni, chiarimenti legislativi e contrattuali di interesse per l Ente Pubblico, che verranno diramate alla struttura attraverso il Servizio competente, citando la fonte; 14. aggiornamento e assistenza continua del personale incaricato della gestione di problematiche inerenti garanzie fidejussorie e assicurative in relazione alla gestione di appalti per la realizzazione di lavori o per la fornitura di beni o servizi: 15. tutte le prestazioni connesse e inerenti alle problematiche assicurative in genere; 16. consulenza al Comune di Forlì nelle fasi di evoluzione dei servizi con trasferimento di funzioni a nuovi Enti o organismi esterni e viceversa. 4

5 Art. 2 Finalità del servizio L obiettivo del Comune di Forlì è quello di ottenere una corretta valutazione, analisi e gestione dei rischi attraverso un attività di risk management da parte di un operatore strutturato specialista del mercato assicurativo quale deve essere il Broker con le modalità precisate nel presente capitolato. Art. 3 Personale dedicato al servizio Il Broker deve individuare uno o più responsabili, referenti della propria Ditta, che avranno l onere di recarsi presso il Comune di Forlì ogni qualvolta verrà richiesto dal Comune stesso per trattazione, la discussione e la definizione di specifiche problematiche. Art. 4 Durata del contratto Diritto di recesso annuale Il contratto del contratto ha durata di anni 7 (sette). Ha decorrenza dal 1. Eventuali integrazioni, variazioni e miglioramenti al contratto saranno oggetto di contratto aggiuntivo, preceduto da determinazione dirigenziale a contrattare. E possibile il recesso annuale da ciascuna delle parti, da esercitare con un preavviso di mesi 6 (sei) da parte del Comune di Forlì o della Ditta appaltatrice; tale comunicazione dovrà essere inviata all altra parte per iscritto a mezzo Racc. RR; al termine del preavviso il contratto cesserà di produrre qualsivoglia effetto tra le parti, restando esclusa qualsiasi indennità o risarcimento per il mancato ulteriore guadagno. L'affidamento cesserà automaticamente nel caso in cui venga meno l'iscrizione al RUI (Registro Unico degli Intermediari Assicurativi e Riassicurativi) ai sensi del D.Lgs. 209/2005, l'impresa sia soggetta a sanzione amministrativa o disciplinare, o perda un requisito generale necessario per contrattare con la Pubblica Amministrazione, di cui all'art. 38 del D.Lgs. 163/2006 e s.m.i.. Art. 5 Corrispettivo del servizio L espletamento del servizio di brokeraggio non comporta alcun onere finanziario diretto, presente o futuro, a carico del Comune di Forlì, essendo lo stesso remunerato come da prassi consolidata del mercato, mediante una provvigione calcolata sui premi assicurativi relativi ai contratti conclusi con l assistenza del Broker. Detta provvigione deve essere contenuta entro il limite massimo percentuale sui premi imponibili dichiarati in sede di gara. 1 Data da inserire all atto della stipula del contratto (indicativamente 15/01/2015); può essere successivo alla data della stipula qualora il Servizio Programmazione e Gestione del Patrimonio non abbia terminato le operazioni di svolgimento della gara, nelle more della stipula 5

6 La provvigione è calcolata applicando la percentuale sui premi imponibili richiesti dalle compagnie di assicurazione per i rispettivi contratti. La percentuale delle provvigioni dovrà essere sempre espressamente indicata in ogni procedura di affidamento per l assunzione di polizze assicurative. Nessun compenso potrà essere richiesto nel caso in cui il Comune di Forlì non ritenga di procedere alla stipula dei contratti di assicurazione o non si realizzi il buon esito delle gare d appalto. Art. 6 - Modalità di svolgimento del servizio Il Comune di Forlì autorizza il Broker a trattare in nome proprio con tutte le Compagnie assicuratrici. E esplicitamente convenuto che restano in capo al Comune di Forlì l assoluta autonomia decisionale, la piena titolarità della scelta del contraente, la sottoscrizione dei contratti assicurativi e di ogni altro documento di perfezionamento delle polizze, la formalizzazione di recessi, così come qualsiasi altra operazione modificativa di obblighi precedentemente assunti. Il Broker non assume alcun compito di direzione e coordinamento nei confronti degli Uffici comunali né può impegnare in alcun modo il Comune di Forlì, se non preventivamente autorizzato. Il Broker è l unico responsabile dell esaustività delle prestazioni necessarie per ottenere una buona riuscita del servizio. Il Broker è responsabile per eventuali condizioni contrattuali che comportino responsabilità amministrativa degli Organi comunali competenti. Altresì, egli è responsabile in caso di omissione delle azioni necessarie al superamento di possibili criticità. Il Broker, infine, risponde dei danni causati, anche se rilevati dopo la scadenza del contratto. Art. 7 Pagamenti dei premi assicurativi Il Comune di Forlì provvede al pagamento dei premi assicurativi tramite il broker. Quest'ultimo deve trasmettere all'ente i carichi contabili per i pagamenti dei premi assicurativi con congruo anticipo alla data di scadenza indicata nella polizza. La corresponsione al broker dell'importo concreta a tutti gli effetti il pagamento del premio ai sensi dell'art del codice civile. Il broker, da parte sua, si impegna a rilasciare al Comune di Forlì le polizze, le appendici e le ricevute emesse dalle Compagnie di assicurazione debitamente quietanzate non appena in suo possesso. 6

7 Nel caso in cui il broker non ottemperi al pagamento alle Compagnie del premio in tempo utile, sarà direttamente responsabile di tutte le conseguenze derivanti dal ritardato o mancato pagamento e dell'eventuale sospensione della garanzia derivante da ciò. Art. 8 Obblighi delle parti contraenti Il broker si impegna a: eseguire l'incarico secondo quanto prescritto dal presente Capitolato e dall'offerta tecnica ed economica presentata in sede di gara con diligenza e nell'esclusivo interesse del Comune di Forlì; garantire la trasparenza nei rapporti con le Compagnie di assicurazione aggiudicatarie dei contratti assicurativi; mettere a disposizione del Comune di Forlì ogni documentazione relativa alla gestione del rapporto assicurativo; fornire esaustive relazioni in merito ad ogni iniziativa o trattativa condotta per conto dell'amministrazione. Il Comune di Forlì si impegna a : rendere noto, in caso di procedure concorsuali, per l'aggiudicazione di polizze assicurative, che la gestione del contratto e delle relative polizze, è affidata al broker il quale è incaricato di rapportarsi, per conto del Comune di Forlì, con le Compagnie di assicurazione per ogni motivazione inerente il contratto stesso; indicare espressamente, in ciascun capitolato d'appalto, la percentuale della provvigione che la Compagnia aggiudicataria corrisponderà al broker; fornire al broker la collaborazione del proprio personale nonché tutti gli atti e documenti necessari per il completo disbrigo di formalità e obblighi riguardanti l'incarico. Art. 9 Responsabilità professionale del broker e polizza assicurativa professionale Prima della stipulazione del presente contratto, il broker dovrà consegnare al Comune di Forlì copia della polizza di RC Professionale così come prevista dal D. Lgs. 205/2005, ed impegnarsi a comunicarne eventuali variazioni. La polizze deve essere mantenuta per tutta la durata contrattuale del presente contratto di servizio e dovrà avere un massimale di almeno ,00. Il Comune di Forlì avrà diritto al risarcimento degli eventuali danni subiti, tenuto conto della natura dell incarico, imputabili a negligenze, errori od omissioni del Broker. 7

8 Il broker è responsabile del contenuto dei contratti che ha contribuito a determinare e a far stipulare o perfezionare, modificare o integrare alla Stazione Appaltante: è inoltre responsabile qualora ometta di segnalare con tempestività e non sia in grado di dimostrare di aver esperito tutte le azioni necessarie alla modificazione delle condizioni contrattuali che comportino responsabilità amministrativa dei competenti organi del Comune di Forlì, dei dirigenti, funzionari preposti al servizio. Il broker risponde dei danni causati dopo la scadenza dell'affidamento oggetto del presente capitolato, se derivanti da comportamenti o da negligenze poste in essere durante la vigenza dello stesso. Art Deficienze del servizio Risoluzione del contratto e clausola risolutiva espressa Qualora, durante l erogazione del servizio, il Comune di Forlì ritenesse inadeguata o non conforme a quanto prescritto una qualunque parte dei servizi o attività o prestazioni resi dal Broker, o comunque rilevasse mancanze da parte della Ditta Broker nell adempiere ad uno degli obblighi previsti nel contratto, il Comune potrà richiedergli, motivandolo per iscritto, di porvi rimedio. Tale richiesta ha valore di diffida ad adempiere ed il termine per provvedere decorre dalla data del suo ricevimento da parte della Ditta affidataria; la trasmissione può avvenire anche a mezzo fax, oppure , oppure con consegna diretta al Referente della Ditta stessa. Qualora la Ditta affidataria non provveda con diligenza e nel termine assegnatole ad eliminare le inadempienze rilevate, è in facoltà del Comune di Forlì comunicarlo per iscritto alla Ditta broker e risolvere il contratto per inadempimento ai sensi dell art del c.c. per suo fatto e colpa, facendo salvo in ogni caso il diritto al risarcimento dei danni eventualmente prodotti. Nei seguenti casi il Comune di Forlì ha il diritto di avvalersi della clausola risolutiva espressa di cui all art c.c.: a) dopo 2 (tre) contestazioni scritte concernente servizi qualitativamente e quantitativamente difformi rispetto aalle indicazioni ricevute verso le quali la Ditta broker non abbia risposto, nel trmine, dimostrando adeguati elementi a sua discolpa; b) qualora si verifichi la cessione del contratto e l utilizzo del subappalto, in violazione all art. 10 del presente Capitolato. c) qualora la Ditta broker affidataria non abbia svolto il servizio in modo corretto e, pertanto, non sia possibile il rilascio da parte del Direttore dell'esecuzione del certificato di conformità, di cui all art. 49 del Regolamento dei Contratti di cui al Codice III, che attesti la regolare esecuzione del servizio, sottoscritto anche dal Dirigente competente; 8

9 Ricorrendo uno dei casi di inadempimento sopra elencati, il Comune di Forlì pertanto ha la facoltà di comunicare per iscritto la volontà di avvalersi della clausola risolutiva espressa ed, in tale comunicazione, precisa la data in cui il contratto di servizio deve considerarsi risolto. E comunque fatto salvo il risarcimento dei danni causati dall inadempienza. Art Riservatezza e norme etiche Norme di sicurezza La Ditta deve considerare tutte le informazioni e i documenti che diverranno alla stessa noti in conseguenza o in occasione dell esecuzione del contratto come strettamente riservati; essi non potranno pertanto esser usati né rilevati a terzi senza autorizzazione scritta del Comune di Forlì, né potranno essere impiegati in modo diverso da quello occorrente per la realizzazione del servizio stesso. La Ditta non può citare tra le proprie referenze o effettuare comunicazioni pubblicitarie relative al servizio senza averne preventivamente ottenuto l autorizzazione scritta dal Comune di Forlì, con l approvazione dei testi di tali comunicazioni. La Ditta - è impegnata a rispettare quanto previsto dal D.Lgs. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali e dai relativi regolamenti di attuazione in materia di riservatezza. La Ditta è responsabile per l esatta osservanza da parte dei propri dipendenti, consulenti e collaboratori, degli obblighi di segretezza anzidetti. In caso di inosservanza degli obblighi di segretezza, il Comune di Forlì avrà la facoltà di dichiarare risolto di diritto il contratto ex art c.c., fermo restando che la Ditta appaltatrice sarà tenuta a risarcire tutti i danni che dovessero derivare al Comune di Forlì. La Ditta è responsabile nei confronti del personale di cui si avvale a qualunque titolo del rispetto delle norme di cui al D.Lgs. 81/2008 che le competono per legge. Art. 12 Divieto di subappalto - Avvalimento Poiché nel presente affidamento non sono individuabili prestazioni accessorie e ritenendo funzionale che l esecuzione sia svolta interamente dalla Ditta individuata come affidataria, è fatto divieto di utilizzare il subappalto. Poiché le prestazioni oggetto del servizio (art. 1) sono particolarmente professionali, anche in relazione alle finalità da conseguire (art. 2) e pertanto richiedono integralmente in proprio, il possesso delle competenze tecnico- specialistiche richieste come requisiti di accesso, l'eventuale 9

10 avvalimento può essere ammesso solo per una quota, non prevalente, del requisito 3 (ter) dell'avviso di gara, dovendo gli altri requisiti essere posseduti in proprio dal concorrente singolo o in RTI. Art. 13 Raggruppamento temporaneo di imprese Nel servizio in oggetto non sono individuate prestazioni scorporabili, per un'eventuale Raggruppamento temporaneo di imprese (RTI) sarà consentito solo se di tipo orizzontale. Nel caso in cui risulti aggiudicatario un RTI, il servizio deve essere svolto per almeno il 60% dall Impresa individuata quale capogruppo mandataria che, inoltre, deve assolvere i compiti di coordinamento dell intero servizio. I requisiti di partecipazione alla gara previsti nell'avviso pubblico devono essere posseduti come di seguito indicato: - requisiti previsti ai punti 1. e 2. devono essere posseduti da tutte le imprese facenti parte del costituendo RTI, mentre il requisito di cui al punto 3. deve essere posseduto almeno nella percentuale del 60% dalla Capogruppo e per il restante 40% cumulativamente dalle mandanti. Il requisito di cui al punto 4. deve essere posseduto nella seguente misura: 1. capogruppo almeno 7 2. mandanti 3. Preliminarmente alla stipulazione del contratto il RTI deve presentare l atto notarile costitutivo mediante mandato speciale con rappresentanza, registrato, da allegare al contratto di servizio. Art. 14 Cauzione definitiva Il broker aggiudicatario deve costituire deposito cauzionale definitivo a garanzia dell'esatta osservanza degli obblighi contrattuali, nella misura del 10% dell'importo contrattuale riferito all'intero periodo del contratto, mediante garanzia prodotta nei modi e nei termini previsti dall'art. 113 del D. Lgs. 163/2006 e s.m.i.. La riduzione dell'importo della cauzione è consentita nei limiti e con le modalità di cui all'art. 75 de sopra citato D. Lgs.. Tale cauzione deve essere prodotta utilizzando la scheda e le relative condizioni di polizza di cui allo schema tipo 1.2 approvato con D.M n. 123, debitamente compilata e sottoscritta da entrambe le parti, con la scadenza di cui all'art. 2 del suddetto schema-tipo. In ogni caso la fidejussione bancaria o la polizza fidejussoria assicurativa, o la fidejussione rilasciata da intermediario finanziario iscritto nell'elenco speciale di cui all'art. 107 del D: Lgs n. 385 (tale ultima caratteristica dovrà espressamente risultare se la garanzia fosse costituita in tale modo) deve contenere: 10

11 la clausola di espressa rinuncia al beneficio delle preventiva escussione del debitore principale; la rinuncia all'eccezione di cui all'art c. 2 del Codice Civile; l'operatività entro 15 giorni dalla semplice richiesta scritta della stazione appaltante; la clausola per cui il mancato pagamento del premio/commissione non può essere opposto alla stazione appaltante. Nessun interesse è dovuto sulle somme e sui valori costituenti i depositi cauzionali. La mancata costituzione del deposito cauzionale definitivo determina la revoca dell'affidamento e l'acquisizione della cauzione provvisoria da parte del Comune di Forlì, che aggiudicherà il servizio al concorrente che segue in graduatoria. Art Controversie Ogni e qualsiasi controversia di natura tecnica, amministrativa o giuridica che dovesse insorgere in ordine all interpretazione, esecuzione o risoluzione del contratto, sarà preliminarmente esaminata in via amministrativa. Qualora la controversia non trovi bonaria composizione in sede amministrativa, verrà devoluta all'autorità giurisdizionale competente dalla parte che si ritiene lesa. Si applica l art. 13 del Regolamento dei contratti del Comune di Forlì; è esclusa la competenza arbitrale. Art Documenti contrattuali e contenuto del contratto Il contratto di servizio avrà i seguenti documenti, quali parti integranti e sostanziali: a) il presente Capitolato Speciale; b) l offerta-prezzo presentata dall aggiudicatario; c) l'offerta tecnica, consistente nella relazione del Progetto del servizio di brokeraggio da effettuare per il Comune di Forlì. Art Rinvio Per tutto quanto non espressamente previsto nel Capitolato e nel Contratto di servizio, si fa rinvio alle norme di legge, al Codice Civile ed, in particolare, alle norme contenute nel Regolamento dei Contratti del Comune di Forlì, oltre che agli usi e alle consuetudini in materia di pubblici servizi, nonché al D. Lgs. 209/2005 e alle altre norme applicabili in materia. 11

12 Art. 18 Oneri a carico del broker Tutte le spese e gli oneri necessari per l'espletamento del servizio, come pure i rischi connessi all'esecuzione del servizio medesimo, nonché tutte le spese inerenti e conseguenti la sottoscrizione del contratto sono a totale carico del broker. Art. 19 Tracciabilità dei flussi finanziari Il broker aggiudicatario è titolare del seguente conto corrente bancario: Banca - IBAN - INTESTATARIO DEL CONTO: - dedicato in via esclusiva a commesse pubbliche, che dovrà essere utilizzato come unico strumento per transazioni finanziarie con la Pubblica Amministrazione utilizzando esclusivamente lo strumento del bonifico bancario. Le generalità ed il codice fiscale delle persone delegate ad operare sul suddetto conto sono le seguenti: Il broker aggiudicatario si impegna a fornite tempestivamente e per iscritto eventuali variazioni ai dati sopra indicati. Art. 20 Spese del contratto Il valore presunto del contratto, computato in relazione al totale delle provvigioni attualmente corrisposte al broker dalle Compagnie di Assicurazione del Comune di Forlì per le polizze in essere, che ammonta per l'anno 2013 a ,88, è pari per la durata di anni 7 (sette) ad ,16. Al contratto si applica l'imposta di bollo. Il corrispettivo verrà erogato dalle Compagnie di Assicurazione in relazione alle polizze che il broker avrà gestito; ogni spesa conseguente alla sottoscrizione del contratto è a carico dell'affidatario. La forma è indicata nella lettera di invito. 12

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