OGGETTO: Ulteriori precisazioni sul Libro Unico del Lavoro (LUL)

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1 Ai gentili clienti OGGETTO: Ulteriori precisazioni sul Libro Unico del Lavoro (LUL) Siamo arrivati al momento fatidico: il Libro Unico è in fase di elaborazione già con i cedolini del mese di Gennaio Pare conseguentemente opportuno, mediante una sintesi integrata dei documenti di prassi, determinare un quadro della situazione inerente agli obblighi in tema di libro unico del lavoro. A) I SOGGETTI OBBLIGATI: Sono obbligati al istituzione e ala tenuta del LUL i datori di lavoro privati, compresi i datori di lavoro agricolo, queli delo spetacolo, queli del autotrasporto e queli dei maritimi, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestico. Devono essere inseriti nel libro unico i dati relativi a: 1)lavoratori subordinati, anche se occupati presso sedi operative situate al estero, compres i lavoratori i lavoratori distaccati e i cd.lavoratori interinali (che pertanto risulteranno iscritti nel libro unico dell'utilizzatore oltre che in quello dell'agenzia per il lavoro che li assume) 1 ; 2)collaboratori coordinati e continuativi, indipendentemente dalla modalità organizzativa (con o senza progetto);- anche le collaborazione coordinata e continuativa occasionale (cd. "minico.co.co."); 3)associati in partecipazione con apporto lavorativo (anche se misto, capitale e lavoro). Per quanto attiene ai collaboratori coordinati e continuativi e agli associati in partecipazione, vanno esclusi dalle registrazioni nel libro unico del lavoro tutti quei soggetti che svolgano tali attività in forma professionale o imprenditoriale autonoma, quali, a titolo esemplificativo: amministratori, sindaci e componenti di collegi e commissioni, i cui compensi sono attratti nei redditi di natura professionale; associati in partecipazione, che svolgano tale attività in forma imprenditoriale o quale parte della propria attività di impresa o lavoro autonomo. I tirocinanti e gli stagisti non vanno iscritti nel libro unico, ma restano fermi gli obblighi, anche di tipo documentale, relativi agli adempimenti di natura fiscale. Amministratori e sindaci vanno registrati sul libro unico solo nel mese in cui avviene l eventuale percezione di compensi o rimborsi spese, ovvero l efetuazione di conguagli. Non vanno iscriti se sono liberi professionisti. B)COSA ANDRA INSERITO: Per ciascun lavoratore il cui rapporto di lavoro sia riconducibile ad una delle tipologie contrattuali citate devono essere indicati: 1 I somministrati e i distaccati devono essere registrati al inizio e ala fine del impiego presso l utilizzatore o ildistaccatario, ferma restando la possibilità di procedere alla registrazione anche in tutti i mesi di impiego. Le registrazioni possono essere realizzate senza particolare obbligo di formato, anche in forma di elenco. Per tutta la durata del distacco o della somministrazione vanno inseriti negli elenchi riepilogativi del personale in forza e contano ai fini numerici per la realizzazione di quel adempimento specifico, ma non contano nel computo numerico ai fini del applicazione dele sanzioni.

2 il nome e cognome; il codice fiscale; la qualifica e il livello di inquadramento contrattuale (nei casi in cui ricorrono); la retribuzione base; l'anzianità di servizio; le relative posizioni assicurative e previdenziali. ***ATTENZIONE!!!!! Andranno comprese, nelle registrazioni obbligatorie: le somme a titolo di rimborso spese; le trattenute a qualsiasi titolo effettuate; le detrazioni fiscali; i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare; le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali. Le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere individuate specificatamente. PRECISAZIONI SUI RIMBORSI SPESE* Domanda Risposta Annotazioni Sì, vanno eseguite le annotazioni relative ai rimborsi spese, anche se fiscalmente e contributivamente esenti. Vanno sempre iscritti sul Libro Unico? Vanno iscritti anche i rimborsi di spese anticipate dal dipendente con fatture intestate al azienda? I rimborsi effettuati con utilizzo di carta di credito aziendale ovvero mediante un fondo spese del azienda vanno indicati? No, non debbono essere indicate sul Libro Unico le somme rimborsate al dipendente che costituiscono mera anticipazione di spese che lo stesso ha sostenuto in nome e per conto del azienda datrice di lavoro, relativamente a documenti di spesa inerenti al azienda medesima. Sì.Ai fini del individuazione dei rimborsi da indicare sul Libro Unico non conta il mezzo di pagamento con cui i rimborsi sono effettuati, ma la qualità delle spese rimborsate. Vanno indicate le spese che sono rimborsate al dipendente, sia forfetariamente che su base di elencazione analitica dei singoli titoli di spesa, escludendo invece le fatture o le spese già diretamente intestate al azienda. L annotazione può prevedere l indicazione dei soli importi complessivi specificati, con il sistema del documento o riepilogativo piè di lista approntato a parte. La dazione di fondi spese o fondi cassa anticipativi non andrà indicata sul Libro Unico, ove andrà evidenziata solo la rendicontazione delle spese gestite attraverso tali fondi. * La mancata annotazione di importi marginali o non ricorrenti potrà non essere di regola sanzionata se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo e fiscale e con obbligo di dettaglio analitico delle attività aziendali al riguardo.

3 PRECISAZIONI SULLE RETRIBUZIONI IN NATURA Domanda Risposta Annotazioni Vanno sempre La mancata annotazione di importi marginali (ad es. ticket iscritte sul Libro pasto) o non ricorrenti potrà non essere di regola sanzionata Unico anche se se è esclusa qualsiasi incidenza di carattere contributivo o Sì esenti fiscalmente e fiscale, purché il datore di lavoro fornisca analiticamente, su contributivamente? richiesta degli organi ispettivi, le informazioni relative anche a tali dazioni. Il Libro Unico del Lavoro, inoltre, deve contenere il calendario delle presenze. Per i lavoratori dipendenti dovranno risultare registrate, per ogni giorno: il numero delle ore di lavoro effettuate; l'indicazione delle ore di straordinario; le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite; le ferie; i riposi. Per le assenze non basta la sola registrazione, ma occore indicare la casistica del assenza giornaliera (ferie o malattia) o oraria (permesso o rol). Per i collaboratori e gli associati in partecipazione non va tenuta la registrazione delle presenze, ma solo un annotazione libera, sul cedolino, dele assenze di cui il commitente o l associante sia a conoscenza, in quanto le stesse incidano diretamente sul obbligo di astensione dal lavoro (es. infortunio o maternità). Ad esempio sul cedolino potrà essere scrito infortunio dal al - malatia dal.al. Nei casi in cui il lavoratore non percepisca alcuna retribuzione o compenso (ad esempio nel caso di taluni collaboratori amministratori di società) o non svolga la propria prestazione lavorativa (ad esempio lavoratore a chiamata nei periodi di stand by) la registrazione sul Libro Unico del Lavoro deve avvenire solo in occasione della prima immissione al lavoro e, successivamente, per ogni mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere l'attività lavorativa o a percepire compensi o somme, nonché al termine del rapporto medesimo. In caso di lavoro a chiamata con obbligo di risposta le scritturazioni sul Libro Unico sono da intendersi sempre obbligatorie, anche nei periodi in cui il lavoratore percepisce la sola indennità di disponibilità. Per quanto riguarda i lavoratori interinali, l'utilizzatore dovrà limitarsi ad annotare i dati identificativi del lavoratore (nome, cognome, codice fiscale, qualifica e livello di inquadramento contrattuale, agenzia di somministrazione),e IMPORTANTE DARE al proprio consulente tutti questi dati al fine di una corretta elaborazione e stampa mensile del LUL.

4 C) COSA VA CONSEGNATO AL LAVORATORE Il datore di lavoro può, nei confronti dei lavoratori subordinati, assolvere l'obbligo di consegna del prospetto di paga mediante consegna di una fotocopia delle scritturazioni effettuate sul Libro Unico del Lavoro. Non vi è obbligo di consegna delle presenze al lavoratore, nemmeno dietro sua richiesta, fatte salve espresse disposizioni della contrattazione collettiva, anche aziendale I riepiloghi mensili delle retribuzioni (c.d. cedolone) non sono più obbligatori secondo le norme che disciplinano il Libro Unico. D) DOVEVERRA TENUTO IL LUL Il luogo di tenuta e conservazione del Libro Unico non è più, come in passato, il "luogo in cui si esegue il lavoro", ma alternativamente: -la sede legale dell'impresa 2 ; -lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato L afidamento ad un professionista o ad un associazione di categoria del elaborazione del Libro Unico non comporta automaticamente l afidamento dela tenuta.la ditta, infatti, può decidere di avvalersi del professionista senza tuttavia delegarlo alla tenuta del libro unico, che sarà tenuto in sede dopo l elaborazione e la stampa a curadel professionista. Nel caso in cui al consulente del lavoro sia affidata la tenuta completa del libro unico ( con opportuna delega firmata dai titolari dele aziende ), l azienda potrà legitimamente procedere a registrare le presenze mensili in modo informale, su qualsiasi supporto cartaceo non vidimato o in ogni altra forma, posto che l obbligo di trasferire i dati nel calendario presenze è assolto dal elaborazione efetuata dal consulente medesimo. Si precisa che i consulenti del lavoro, i professionisti e gli altri soggetti abilitati, autorizzati al adozione di un sistema di numerazione unitaria del Libro Unico del Lavoro per i datori di lavoro assistiti ( ciò avviene esclusivamente tramite l INAIL), devono, preventivamente, otenere delega scritta da ciascun datore di lavoro assistito, la quale potrà risultare anche dalla lettera di incarico o da altro documento similare. E) ESIBIZIONE Il termine di compilazione del nuovo libro obbligatorio di lavoro comporta che gli ispettori, all'atto dell'accesso ispettivo, potranno richiedere l'esibizione del libro unico aggiornato fino al mese precedente (se l'ispezione avviene dopo il 16 del mese) ovvero fino a due mesi precedenti (se l'ispezione avviene prima del 16 del mese). I funzionari accertatori ordineranno l'esibizione del Libro Unico del Lavoro aggiornato al mese in corso in data successiva al 16 del mese seguente quello di avvio dell'ispezione. 2 L impresapuò scegliere di tenere il libro unico anche presso una sede diversa dalla sede legale; ciò che conta è che il datore di lavoro sia in condizione di poter esibire le scritture e la documentazione senza opporre alcuna eccezione relativa alla sede liberamente prescelta.

5 La verifica della corretta instaurazione dei rapporti di lavoro dei lavoratori trovati intenti al lavoro all'atto dell'accesso ispettivo sarà effettuata mediante l'esame delle comunicazioni obbligatorie preventive di instaurazione del rapporto. L'obbligo di esibizione grava, a seconda dei casi, sul datore di lavoro, sul consulente del lavoro o su uno dei professionisti parimenti autorizzati, ****Il datore di lavoro soggetto all'obbligo di istituzione del libro unico del lavoro che lo detenga nela sede legale è obbligato al esibizione tempestiva agli organi di vigilanza (e cioè prima che l'ispettore proceda alla redazione del "verbale di primo accesso ispettivo") nel luogo in cui si esegue il lavoro, solo quando si tratta di sede stabile di lavoro, anche a mezzo fax o posta elettronica ****Nel caso il consulente del lavoro sia stato delegato dalle ditte alla tenuta del LUL, il professionista è sanzionabile per non aver esibito e portato in visione il libro unico del lavoro, conservato e tenuto presso il proprio studio, solo qualora siano decorsi 15 giorni dalla richiesta espressamente formulata nel "verbale di primo accesso ispettivo", senza opporre un "giustificato motivo" ostativo o impeditivo. F) CONSERVAZIONE Il soggetto che detiene il Libro Unico (datore di lavoro, ovvero consulente del lavoro, professionisti autorizzati o servizi e centri di assistenza delle associazioni di categoria) ha l'obbligo: -di conservare il Libro Unico del Lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione o dalla messa in uso; -di custodirlo nel rispetto del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 in tema di privacy Lo studio rimane a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti. Distinti saluti. Dott.ssa Marana Rampino

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