CIRCOLARE INFORMATIVA PER LA CLIENTELA. Oggetto: Rimborsi spese e trasferte per dipendenti, amministratori e collaboratori

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Sabrina Pozzi
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1 CIRCOLARE INFORMATIVA PER LA CLIENTELA Oggetto: Rimborsi spese e trasferte per dipendenti, amministratori e collaboratori Trattamento fiscale delle spese di trasferta, vitto e alloggio per dipendenti e collaboratori Definizioni Per rimborso spese si intende la corresponsione di una somma in denaro da parte del datore di lavoro o committente al dipendente o collaboratore a titolo di risarcimento delle spese da questi sostenute nello svolgimento di un incarico lavorativo che comporti la necessità da parte del prestatore di lavoro di effettuare una trasferta. Differisce dal corrispettivo dal momento che è finalizzata a rifondere una spesa sostenuta dal lavoratore nell interesse del datore di lavoro o del committente, ed è dunque configurabile come un reintegro patrimoniale. Per trasferta si intende uno spostamento provvisorio e temporaneo del lavoratore in una sede diversa da quella ove viene svolta abitualmente l attività lavorativa. I soggetti percettori: o Lavoratori dipendenti; o Collaboratori coordinati e continuativi, lavoratori a progetto, amministratori in quanto assimilati ai percettori di reddito di lavoro dipendente (Ris. AE 21 marzo 2002, n. 95/E); Condizioni di deducibilità La condizione di deducibilità dei costi sostenuti da dipendenti e collaboratori coordinati e continuativi (es. gli amministratori) da parte della società committente è che tali costi siano di competenza dell esercizio, certi nell esistenza, determinabili nell ammontare, documentabili e inerenti all attività d impresa esercitata dal soggetto. Documentazione Ai fini della deducibilità dei costi, è necessario che venga fornita adeguata documentazione. A conferma di quanto detto, la Corte di Cassazione con sentenza n del 24 marzo 2006 ha disposto che per

delle spese da questi sostenute nello svolgimento di un incarico lavorativo che comporti la necessità da parte del prestatore di lavoro di effettuare una trasferta.

2 provare l'inerenza della spesa non è sufficiente che la stessa sia stata riconosciuta e contabilizzata dall'imprenditore, in quanto, per essere deducibile dal reddito, è altresì necessario che esista un idonea documentazione di supporto dalla quale possa ricavarsi, oltre all'importo, anche la ragione della spesa in oggetto. Tale documentazione può essere, a titolo esemplificativo della seguente tipologia: - Fattura (intestata al datore di lavoro e con annotazione del nominativo del dipendente); - Ricevuta fiscale integrata con i dati identificativi del dipendente; - Scontrino fiscale (cd. parlante ) integrato con il numero di codice fiscale del dipendente o del committente e i dati relativi alla natura, alla qualità e alla quantità dell operazione; - Nota spese riepilogativa intestata al dipendente, con allegate le ricevute e gli scontrini fiscali, anche non integrati con le informazioni di cui al punto precedente, nonché i biglietti di trasporto di autobus, metropolitana, tram, taxi etc Deducibilità dei costi per l impresa Il legislatore prevede un trattamento differenziato delle spese in esame, a seconda che queste vengano sostenute all interno del territorio comunale di appartenenza dell impresa committente o al di fuori del suddetto territorio. In generale secondo l art. 109 c. 5 del TUIR, per l impresa, le spese relative a prestazioni alberghiere e a somministrazioni di alimenti e bevande, escluse quelle di cui all art. 95 c.3,sono deducibili nella misura del 75 per cento. Ai sensi dell art.95 c.3, le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate dai dipendenti e dai collaboratori coordinati e continuativi fuori dal territorio comunale, sono invece deducibili integralmente, ma nei limiti di 180,76 euro (trasferte in Italia) e 258,23 euro (trasferte all estero), per ogni giorno di trasferta. Oltre ai rimborsi analitici per vitto e alloggio, che seguono le regole indicate sopra, esistono altre tipologie di rimborso: o Rimborsi dei biglietti di viaggio: integralmente deducibili; Rimborsi forfetari e misti : per l impresa sono integralmente deducibili o Rimborsi chilometrici: qualora il dipendente sia stato autorizzato, anche informalmente, ad usare il veicolo per una specifica trasferta, sono deducibili nei limiti del costo di percorrenza o delle tariffe di noleggio di automezzi con cilindrata non superiore ai 17 CF se a benzina, ovvero 20 CF se diesel. Per la quantificazione dei costi di percorrenza si deve fare riferimento alla media dei costi appositamente calcolata dall ACI ovvero, nelle ipotesi di noleggio, alla media delle tariffe relative.

Tale documentazione può essere, a titolo esemplificativo della seguente tipologia: - Fattura (intestata al datore di lavoro e con annotazione del nominativo del dipendente); - Ricevuta fiscale

3 Veicoli dati in uso: I veicoli di proprietà dell impresa possono essere concessi in uso ai dipendenti con modalità diverse: Modalità Deducibilità costi uso esclusivo personale uso promiscuo uso esclusivo aziendale - per l azienda è deducibile l importo che costituisce reddito in capo al dipendente (valore normale) - se il veicolo è concesso al dipendente per la maggior parte del periodo di imposta (metà +1 dei giorni che compongono il periodo di imposta del datore di lavoro) è deducibile il 90% delle spese relative (dal 2013 il 70%). Non è necessario che l utilizzo sia continuativo né che il veicolo sia stato utilizzato dallo stesso dipendente. - se il veicolo è concesso per un periodo inferiore è deducibile il 40% delle spese relative (dal 2013 il 27,5%) non rileva il costo che costituisce fringe benefit per il dipendente pari al 30% dell importo corrispondente a una percorrenza di Km calcolato con le tabelle aci - le spese sono deducibili secondo le regole tipiche delle auto quindi nel limite del 40% (dal 2013 il 27,5%) su un importo non superiore a ,99 IMPRESA (Imprese individuali, Società di persone, Società di capitali) Tipologia di spesa Dove avviene la spesa Documentazione Deducibilità costi

imposta (metà +1 dei giorni che compongono il periodo di imposta del datore di lavoro) è deducibile il 90% delle spese relative (dal 2013 il 70%).

4 Rimborso spese vitto e alloggio dipendenti e co.co.co. Purché INERENTI Comune di residenza Fuori dal Comune di residenza (trasferta) Fatture intestata all azienda; Scontrini, ricevute fiscali in nota spese a piè di lista Fatture intestata all azienda; Scontrini, ricevute fiscali in nota spese a piè di lista 75 per cento 100 per cento, con plafond giornaliero 180,76 euro (Italia) e 258,23 euro (estero) Spese di viaggio e di trasporto Nel Comune / Fuori dal Comune Adeguata documentazione (biglietti bus, treno ) allegata alla nota spese Interamente deducibile Tassazione in capo al dipendente I rimborsi spese, le indennità chilometriche e l indennità di trasferta sono tassabili interamente in capo al dipendente se corrisposti per trasferte nel territorio comunale. All interno del comune ove viene svolta abitualmente l attività lavorativa sono esclusi da tassazione solo i rimborsi per spese documentate di trasporto quali biglietti autobus, metropolitana, taxi.. Per trasferte al di fuori del territorio comunale il regime fiscale di quanto corrisposto è differente a seconda della modalità di corresponsione Modalità Regime

azienda; Scontrini, ricevute fiscali in nota spese a piè di lista 75 per cento 100 per cento, con plafond giornaliero 180,76 euro (Italia) e 258,23 euro (estero) Spese di viaggio e di trasporto Nel

5 Rimborso a pie di lista Tutte le spese analiticamente documentate di vitto, alloggio, viaggio (comprese le indennità chilometriche per utilizzo auto propria) e trasporto non concorrono a formare il reddito. Sono altresì esenti da tassazione spese non documentabili (es. telefono, parcheggio..) fino a euro 15,49 giornaliero purche attestate dal dipendente stesso (euro 25,82 per trasferte all estero). Se il dipendente usa la propria auto le spese di viaggio possono essere quantificate mediante indennità chilometrica nei limiti delle tariffe ACI rilevate per i diversi modelli di autovetture. Indennità forfetaria di trasferta E esente per il dipendente fino a euro 46,48 al giorno (per trasferte in Italia) e per euro 77,47 (per estero). Se vitto o alloggio sono forniti gratuitamente (es.con ticket) l indennità è ridotta di 1/3 (se sono gratuiti sia vitto che alloggio l indennità è ridotta di 2/3). Il limite di esenzione non dipende dalla durata della trasferta che può essere anche inferiore alle 24 ore e può non comportare il pernottamento fuori Indennità forfetaria di trasferta + rimborso a pie di lista (rimborso misto) Se il datore di lavoro eroga l indennità forfetaria in aggiunta al rimborso analitico di spese di vitto e/o alloggio si rientra nell ipotesi in precedenza descritta con riduzione dell indennità di 1/3 o 2/3. Le spese di viaggio restano comunque esenti. Ottobre 2012

.) fino a euro 15,49 giornaliero purche attestate dal dipendente stesso (euro 25,82 per trasferte all estero).

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