Manuale d'uso per la rendicontazione dei fornitori con Cardinis. Manuale d'uso per la rendicontazione dei fornitori con Cardinis

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1 Pag 1 di 17 Manuale d'uso per la rendicontazione dei Indice generale 1 Scopo del documento Accesso alla procedura Prerequisiti per accesso alla procedura Il Planner del fornitore Gli avanzamenti di progetto Associazione consuntivi ordini Stampa dello stato avanzamento lavori FAQ Il sito non funziona correttamente? Forse i PopUp sono bloccati Firefox...14

2 Pag 2 di 17 1 Scopo del documento Questo documento è stato scritto allo scopo di fornire agli utenti una guida breve e compatta sugli aspetti fondamentali necessari alla rendicontazione dei fornitori con l'ausilio della Suite Cardinis. 2 Accesso alla procedura La procedura è disponibile all'indirizzo web: Le credenziali di accesso vengono comunicate al fornitore in seguito alla validazione del primo ordine. 3 Prerequisiti per accesso alla procedura L'accesso alla suite Cardinis è possibile a condizione che il computer dell'utente abbia le seguenti dotazioni: Internet Explorer 7-8 oppure Mozilla Firefox 3.0.x x Versione Java 1.6.0_05 oppure 1.6.0_20 Se la macchina ha una versione di Java diversa dalla 1.6 allora è necessario installare la RunTime Java disponibile nella pagina di accesso della procedura. Fig 1: RunTime Java

3 Pag 3 di 17 E' inoltre necessario disabilitare sul browser utilizzato il blocco dei popup. Per informazioni di dettaglio su come disattivare il blocco dei pop-up si consulti il paragrafo 8 - FAQ di questo manuale. 4 Il Planner del fornitore Fig 2: Pagina iniziale Una volta effettuato l'accesso, il fornitore deve indicare gli avanzamenti per tutte le proprie risorse, identificate con un id numerico, seguendo questa procedura: 1. dalla schermata iniziale (Fig. 2) selezionare la casella Fornitore ed attivare RMPlanner, si apre così l applet Agenda del DRM (Fig. 3); 2. accedere al menu Visualizza e impostare la modalità Per persona, apparirà così l'elenco di tutte le proprie risorse censite in consorzio, identificate da un codice numerico; 3. cliccare con il tasto destro del mouse sul codice della risorsa di cui si vuole inserire un avanzamento ed aprire il menu contestuale; 4. per accedere al Planner personale della risorsa (Fig. 4) scegliere la voce Agenda su persona 5. Inserire gli avanzamenti di progetto. Le rendicontazioni devono essere effettuate in ore e minuiti e dopo aver completato l'inserimento degli avanzamenti scegliere dal menu File la voce Salva.

4 Pag 4 di 17 5 Gli avanzamenti di progetto Fig 3: Agenda per DRM Il Planner di Cardinis è composto da due sezioni: 1. Elenco progetti: a sinistra sono elencati tutti e solo i progetti in cui la risorsa ha almeno una operazione in carico; ogni progetto in elenco è espandibile nelle parti di WBS che contengono le operazioni assegnate alla risorsa; se in elenco non compare il progetto atteso allora è necessario contattare il project manager di riferimento. 2. Calendario: nell area di destra ad ogni operazione corrisponde una riga del calendario e ad ogni giorno del calendario corrisponde una cella della riga; è possibile usare le frecce che si trovano nella sezione centrale del planner per portarsi direttamente nel punto del calendario in cui è schedulata l operazione. Gli avanzamenti devono essere inseriti in ore e minuti nella cella corrispondente alla data dell avanzamento.

5 Pag 5 di 17 Fig 4: Personal Planner Le colonne centrali del Planner danno un'indicazione della pianificazione della risorsa nel seguente modo: LAVORO RIMANENTE = Pianificato Consolidato Esempio: Pianificato iniziale = 30 gg, Consolidato = 5 gg LAVORO RIMANENTE = 30-5 = 25 LAVORO RES. DA AVANZARE = Lavoro rimanente Rendicontato non consolidato LAVORO RES. DA PIANIFICARE = risulta essere uguale alla prima colonna

6 Pag 6 di 17 Attenzione: l'iconda "Chiudi operazione" non deve essere utilizzata. A seguito della richiesta di chiusura lo stato dell operazione da "In esecuzione" passa a "In esecuzione (In chiusura)". La chiusura viene fissata automaticamente alla data dell ultimo avanzamento eseguito: oltre tale data non è più possibile inserire avanzamenti a meno di annullare la richiesta di chiusura. Per annullare la richiesta di chiusura di un operazione è necessario: 1. Espandere la WBS e visualizzare l operazione desiderata. 2. Cliccare sull icona "Riapri operazione".

7 Pag 7 di 17 6 Associazione consuntivi ordini Per concludere la rendicontazione dei lavori relativi ad un ordine è necessario accedere alla sezione Associazione consuntivi ordini, selezionando, direttamente dalla schermata iniziale (fig. 5), la casella Ordini d'acquisto e premendo il pulsante Associa ODA Fig 5: Accesso alla sezione associa ordini d'acquisto La sezione Associazione consuntivi ordini (fig. 6) presenta: 1. l'elenco di tutti i propri ordini con l'indicazione dell'identificativo numerico della risorsa associata, la capienza residua dell'ordine espresso in giorni uomo, il parziale già associato e il residuo. 2. l'elenco delle consuntivazioni non ancora validate dal Capo Progetto Per ogni consuntivazione è necessario indicare l'ordine di acquisto di riferimento. E' altresì possibile una sorta di associazione multipla, ovvero è consentito operare a un livello gerarchico più alto dei consuntivi (operazioni attività package progetto) indicandovi l'ordine d'acquisto. Tutti gli avanzamenti contenuti nel raggruppamento valorizzato saranno associati all'ordine indicato.

8 Pag 8 di 17 Fig 6: Associa ordini d'acquisto

9 Pag 9 di 17 7 Stampa dello stato avanzamento lavori Per poter avere un prospetto completo di ciò che è stato rendicontato è possibile consultare l'apposito report Riepilogo Ordini d'acquisto, disponibile alla sezione Gestione risorse >> Report Fig 7: Riepilogo Ordini di Acquisto Per visualizzare il report è necessario: 1. indicare il mese di cui si vuole analizzare lo stato di avanzamento; 2. selezionare l'ordine di acquisto; 3. scegliere lo stato degli avanzamenti che si vogliono visualizzare.

10 Pag 10 di 17 Fig 8: Riepilogo Ordini di Acquisto Le informazioni riportate nel report sono le seguenti: 1. ordine d'acquisto e posizione a cui la prestazione si riferisce, identificativo della risorsa del fornitore che ha prestato servizio e periodo di competenza dello stato avanzamento lavori; 2. quantità espressa in giorni uomo e importo economico della prestazione avanzata; 3. numero del rapportino 1, progetto e capo progetto a cui la prestazione fa riferimento; 4. stato dell'avanzamento: il valore non validato indica che l'avanzamento è stato dichiarato e già associato all'ordine di riferimento ed è in attesa di validazione da parte del Capo Progetto; il valore validato indica invece che il Capo Progetto ha già dato il benestare all'avanzamento; 5. i totali economici e i totali espressi in giorni relativi alle prestazioni; l'importo da riportare in fattura è quello relativo al totale degli avanzamenti validati. 1 l'id rapportino viene creato in automatico dal sistema quando i sistemi aziendali elaborano il costo.

11 Pag 11 di 17 Fig 9: Riepilogo Ordini di Acquisto ISTRUZIONI PER LA FATTURAZIONE Al fine di consentire la verifica delle fatture è necessario stampare ed allegare alla fattura stessa il report Riepilogo ordini di aquisto. L'importo riportato in fattura deve coincidere con il Totale validato.

12 Pag 12 di 17 8 FAQ Domanda Quali sono le attività che vedo nel planner? Chi approva le rendicontazioni? A chi mi rivolgo se mancano delle attività? Quali ordini posso associare alla consuntivazione? Non vedo degli ordini? Non si attiva la funzione agenda su persona Risposta Sono le attività sulle quali il Project Manager CSI ha pianificato la risorsa esterna attraverso l'id numerico Il Project Manager CSI Al Project Manager CSI 1. L'intervallo di validità temporale dell'ordine deve contenere il giorno rendicontato. 2. L'ordine deve essere associato all'id risorsa corretto Chiedere informazioni al Project Manager CSI Verificare che la risorsa sia stata pianificata nella parte destra della videate in corrispondenza dei giorni. Se le barre sotto i giorni sono vuote allora la risorsa non è stata pianificata 8.1 Il sito non funziona correttamente? Forse i PopUp sono bloccati. COS È UN POPUP Un popup è un particolare tipo di finestra, spesso utilizzata per visualizzare contenuti Internet quando non è necessaria l apertura di una nuova pagina internet. COS È IL BLOCCO DEI POPUP Poiché questa modalità di visualizzazione viene spesso utilizzata per presentare contenuto pubblicitario o inopportuno, sono recentemente apparsi numerosi programmi che, funzionando come un "filtro", impediscono l apertura automatica dei popup. Poiché spesso i popup sono necessari, i programmi che bloccano i popup permettono sempre di impostare manualmente un elenco di siti Internet ai quali consentire l apertura di popup. IL BLOCCO POPUP La suite Cardinis utilizza finestre pop-up, perciò se questo blocco è attivo si potrebbe avere l'impressione che il sito non funzioni. E' molto probabile che sul PC sia installato qualche programma che blocca l'apertura delle finestre pop-up; molti utenti non sanno della loro esistenza in quanto vengono installati in automatico.

13 Pag 13 di 17 I PROGRAMMI CHE BLOCCANO I POPUP L elenco dei programmi che possiedono funzioni di blocco popup è numeroso e in continuo aumento. Comprende antivirus, firewall, barre aggiuntive di Explorer (come ad esempio quelle di Yahoo e di Google), aggiornamenti del sistema operativo (come il Service Pack 2 di Windows XP), e altri programmi di vario genere. Non potendo illustrare le modalità di impostazione di ognuno di essi, descriviamo brevemente quelli più diffusi. PER SBLOCCARE I POPUP Con Windows XP Service Pack 2 (SP2) per Internet Explorer il blocco di un popup viene segnalato dall emissione di un segnale acustico e dalla visualizzazione della barra informazioni sul bordo in alto della pagina visualizzata: cliccando con il mouse sulla barra informazioni apparirà il menu sottostante, si consiglia di selezionare la seconda voce che permette di autorizzare definitivamente i popup solo per il sito interessato (in questo modo rimane attivo il blocco popup per tutti gli altri siti Internet).

14 Pag 14 di 17 Entrando nelle impostazioni è possibile visualizzare e modificare l elenco dei siti da cui consentire i popup, in tal caso è necessario aggiungere l'indirizzo Firefox Se si sta utilizzando il browser Mozilla della Firefox ed il blocco dei popup è attivo, in fase di accesso comparirà una barra informativa contrassegnata dall'icona. 1. Facendo clic sul pulsante Opzioni nella barra oppure direttamente sull'icona, verrà visualizzato un menu con le seguenti opzioni:

15 Pag 15 di 17 Permetti a extranet.csi.it di aprire finestre pop-up Modifica le opzioni di blocco finestre pop-up Non mostrare questo messaggio quando le finestre pop-up sono bloccate Visualizza ' 2. Selezionare la voce Permetti a extranet.csi.it di aprire finestre pop-up Fig 2: pop-up Firefox Per approfondimenti sulla gestione delle finestre di pop-up di Firefox è possibile consultare la guida al seguente indirizzo finestre pop-up Come già spiegato precedentemente, oltre al Service Pack 2 di Windows XP il blocco dei popup può essere causato dalla presenza di una o più barre aggiuntive (toolbar). Per verificare se sono installate delle barre aggiuntive occorre selezionare il menu Visualizza, poi la voce Barra degli Strumenti: apparirà la seguente tendina di Internet Explorer:

16 Pag 16 di 17 Di seguito descriviamo le toolbar più diffuse in Italia con le istruzioni per impostarle correttamente. Chi ha installato la MSN Toolbar dovrebbe vedere sullo schermo un messaggio simile a questo: Per consentire l apertura dei popup bisogna intervenire sulle impostazioni, in particolare cliccando sul pulsante "Bloccate(n)" è possibile autorizzare le finestre di popup per questo sito in modo analogo a quanto abbiamo visto per Windows XP SP2, attraverso il menù sottostante:

17 Pag 17 di 17 Anche la Google Toolbar ha introdotto la funzionalità di blocco dei popup, ma utilizzando la lista bianca è comunque possibile indicare i siti Internet per i quali disattivare il blocco. Per disattivare il blocco per un sito, occorre visitare il sito e premere il pulsante del blocco popup sulla barra. L etichetta del pulsante cambierà in "Popup siti attivati", indicando che il blocco popup è disattivato nel sito in questione. Se il blocco popup impedisce l apertura di una nuova finestra, si può sempre fare in modo che la nuova finestra si apra da un sito "bloccato" tenendo premuto il tasto CTRL mentre si clicca su un collegamento. Anche la Yahoo Toolbar dispone di una funzionalità di blocco dei popup, che è possibile configurare analogamente a Google seguendo le istruzioni presenti sulla barra appena si clicca sul simbolo sottostante: Numerose altre toolbar distribuite da motori di ricerca, service providers, ecc., possono presentare analoghe funzionalità di blocco che devono essere disabilitate per utilizzare il servizio di iscrizione on-line. Anche alcuni antivirus e prodotti per la sicurezza del computer, come ad esempio Norton Internet Security e Zonealarm, possono bloccare l apertura dei popup impedendo il corretto funzionamento della procedura.