LegalDoc Folders Servizio di Conservazione Sostitutiva dei Documenti DATI TECNICI PER L ATTIVAZIONE DI LEGALDOC FOLDERS

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1 LegalDoc Folders Servizio di Conservazione Sostitutiva dei Documenti Scheda A DATI TECNICI PER L ATTIVAZIONE DI LEGALDOC FOLDERS 1. Motivo compilazione: compilazione Nuova Attivazione Aggiunta tipo Modifica Configurazione Modifica tipo Inserimento/aggiunta/modifica firmatario dei documenti Guida alla compilazione: Tutti i campi sono obbligatori, a meno di diversa indicazione. I campi in grigio sono a cura di InfoCert SpA. Indicare nuova attivazione se nuovo cliente LegalDoc Folders, in alternativa scegliere modifica configurazione, con il dettaglio le modifiche richieste (aggiunta tipo, modifica tipo, inserimento/aggiunta/modifica firmatario dei documenti). 2. Anagrafica Cliente: Denominazione Cliente Codice Fiscale / Partita IVA Cliente Persona incaricata alla compilazione modulo Inserire la ragione sociale cliente finale e il codice fiscale / Partita IVA. Indicare il nome la persona incaricata dal Cliente o che provvede a compilare il molo. Inserire un numero di telefono cui essere contattati dalla struttura di PostVendita InfoCert in caso di necestà in fase di attivazione e configurazione servizio. Telefono Fisso cell (facoltativo) Attività per conto di terzi SI NO Indicare SI in caso di profilo HUB. 3. Modalità di caricamento: Interfaccia web Indicare le modalità di caricamento ed eventualmente la ditta di riferimento Connettore Sviluppato dalla ditta Dati tecnici per l attivazione LegalDoc Folders - ver. marzo 2015 CST Prov. PD pag 1 di 7 1

2 Guida alla compilazione: 4. Definizione le tipologie documentali: 4.1. Formati dei documenti: LegalDoc Folders consente di inviare documenti nei formati PDF e XML definiti nel contratto, eventualmente firmati digitalmente e marcati temporalmente. Eventuali necestà di invio di formati non standard devono essere concordate preventivamente con InfoCert Tipologie documentali STANDARD : tipologia documentale MT- formato richiesta Marca Temporale CADES-T PDF PdC - periodo di conservazione (in gg) TL - termine limite di conservazione (gg/mm) 1. DETERMINA DIRIGENZIALE X X 14 31/12 2. ATTO AMMINISTRATIVO X X 14 31/12 3. CONTRATTO X X 14 31/12 4. DELIBERAZIONI GIUNTA X X 14 31/12 5. DELIBERAZIONI CONSIGLIO X X 14 31/12 5. FATTURA ATTIVA X X 14 31/12 5. FATTURA PASSIVA X X 14 31/12 Indicare in questa tabella le tipologie documentali standard da definire nella piattaforma. La scelta le tipologie standard implica l adeone al tracciato di indice e ai controlli definiti da InfoCert ( vedano le specifiche nell allegato, al 5). Modalità di compilazione la tabella: - Selezione: indicare con una X i tipi standard InfoCert da attivare. Comporta l adeone ai tracciati definiti. - Richiesta MT: inserire una X solamente se intende richiedere l appozione automatica la marca temporale sul. In caso di richiesta la marca temporale, indicare il formato richiesto: - CADES-T: il file avrà estenone finale.p7m. Deve essere attivata la firma digitale automatica masva (vedi par 4.1). - PDF: il file caricato deve essere in formato.pdf, e non cambierà estenone. Deve essere attivata la firma digitale automatica masva (vedi par 4.1). Indicare se è richiesta l attivazione le funzionalità LUL, specificando se è affidata a InfoCert la le pagine prima la conservazione, e il numero iniziale la serie di. In caso di mancata indicazione, il numero intende uguale a 1. Indicare in questa tabella le tipologie documentali non standard da definire nella piattaforma, preventivamente concordate con InfoCert: - Tipologia documentale: indicare il nome da definire per il tipo - Richiesta MT: vedi sopra - PdC- periodo di conservazione: specificare il numero di giorni solari, calcolato a partire dalla data, entro il quale deve chiuder il processo di conservazione (es. +12) - TL- termine limite di conservazione: indicare una data precisa entro la quale chiudere la conservazione (es: 31/12) AVVERTENZA: In caso di mancata compilazione le sezioni PdC e TL, il verrà configurato con i seguenti valori di default: PdC = +87, TL = 31/12 Dati tecnici per l attivazione LegalDoc Folders - ver. marzo 2015 CST Prov. PD pag 2 di 7 2

3 4.3. Indici e controlli documenti non standard a) Tipo : DETERMINA DIRIGENZIALE me me nel file b) Tipo : DELIBERAZIONI GIUNTA numerazion indice (SI/NO) e (SI/NO) Anno Anno generale Oggetto Oggetto me me nel file numerazion indice (SI/NO) e (SI/NO) Anno Anno generale Oggetto Oggetto Guida alla compilazione: Indicare per ogni tipologia documentale non standard indicate in tabella 3.3 gli indici e gli eventuali controlli da associare, preventivamente concordati con InfoCert. - me : indicare il nome campo che verrà nell'interfaccia di di LegalDoc Folders; - me nel file XML: indicare il tag l indice secondo le specifiche tecniche di collegamento ; - campo : indicare se il campo è data o , che deve essere formattato secondo le specifiche tecniche presenti nelle specifiche di collegamento. - : indicare SI se l indice è obbligatorio; - : indicare SI per attivare il di sull indice; - : indicare l indice rispetto cui vuole verificare la dei valori. - Ricerca: indicare con / se il campo deve essere bile c) Tipo : DELIBERAZIONI CONSIGLIO me me nel file numerazion indice (SI/NO) e (SI/NO) Anno Anno generale Oggetto Oggetto d) Tipo : DOCUMENTO AMMINISTRATIVO _ me Tipo me nel file Tipo indice (SI/NO) numerazion e (SI/NO) Ufficio Ufficio N. Protocollo num_prot Protocollo data_prot e) Tipo :CONTRATTO -_ me me nel file numerazion indice (SI/NO) e (SI/NO) Repertorio Dati tecnici per l attivazione LegalDoc Folders - ver. marzo 2015 CST Prov. PD pag 3 di 7 3

4 repertorio a stipula contratto _stipula Oggetto contratto Oggetto Contraente Contraente registrazione data_registrazi one Importo Importo f) FATTURE EMESSE label Indice campo vibile in te data data_ data no - data la fattura data inizio ldoc_data_ inizio_ data no - sì data di inizio l esercizi fiscale (anno di competenza) periodo di imposta serie anno - no - anno di competenza utilizzato per identificare il nel calcolo l'impronta l'archivio informatico ldoc_serie - no no - codice la serie di le fatture emesse numero numero_ - numero_ il numero la fattura codice fiscale codice_fiscale - no - partita IVA partita_iva - no - qualora il preveda solamente uno tra CF e P.Iva, l unico valore deve essere inserito in entrambi gli indici Dati tecnici per l attivazione LegalDoc Folders - ver. marzo 2015 CST Prov. PD pag 4 di 7 4

5 label Indice campo vibile in te denominazione denominazione - no - Via via - no no - località localita - no no - provincia provincia - no no - indirizzo _destinatario no no - totale importo totale_importo - no no - deve essere valorizzato senza punti le migliaia te note - no no - max 1000 caratteri g) FATTURE RICEVUTE label Indice campo vibile in te data data_ data no - data la fattura data inizio ldoc_data_ inizio_ data no - sì data di inizio l esercizi fiscale (anno di competenza) periodo di imposta serie anno - no - anno di competenza utilizzato per identificare il nel calcolo l'impronta l'archivio informatico ldoc_serie - no no - codice la serie di le fatture emesse numero numero_ - numero_ il numero la fattura codice fiscale codice_fiscale - no - qualora il Dati tecnici per l attivazione LegalDoc Folders - ver. marzo 2015 CST Prov. PD pag 5 di 7 5

6 label Indice campo partita IVA partita_iva - no - vibile in te preveda solamente uno tra CF e P.Iva, l unico valore deve essere inserito in entrambi gli indici denominazione denominazione - no - Via via - no no - località localita - no no - provincia provincia - no no - indirizzo _destinatario no no - totale importo totale_importo - no no - deve essere valorizzato senza punti le migliaia te note - no no - max 1000 caratteri Dati tecnici per l attivazione LegalDoc Folders - ver. marzo 2015 CST Prov. PD pag 6 di 7 6

7 5. Attivazione le funzionalità: Guida alla compilazione: 5.1. Firma sui documenti: Firmatario dei documenti Codice Fiscale firmatario tipologia documentale Firma consenso uso firma digitale Indicare in questa tabella se è richiesta l attivazione servizio di firma masva da remoto. - Firmatario dei documenti: inserire il nome e il cognome firmatario - Codice fiscale firmatario: inserire il codice fiscale firmatario - Tipologia documentale: indicare il nome la tipologia documentale sottoposta a firma digitale. Utilizzare i nomi di cui alla tabella 3.2 e/o 3.3 o indicare TUTTI per firmare tutte le tipologie documentali; - Firma consenso uso firma digitale: raccogliere la firma autografa firmatario per l espresone consenso a firmare i documenti 5.2. Richiesta notifica documenti conservati dedera ricevere la distinta dei documenti conservati: SI NO Indicare l eventuale volontà di attivare la funzione di invio automatico le fatture attive via PEC, specificando il nome la casella mittente e l eventuale casella in copia conoscenza Richiesta invio supporti di back-up dedera ricevere una copia dei documenti conservati Riferimento per la spedizione Indirizzo di spedizione via/p.zza e numero SI NO Indicare l eventuale volontà di ricevere periodicamente sulla casella PEC definita dal servizio la distinta contenente il dettaglio dei documenti conservati e il relativo identificativo (token) CAP Comune Provincia di compilazione Indicare l eventuale volontà di ricevere periodicamente un CD contenente tutti i documenti conservati, con capacità masma pari a 512 Mb e numero masmo di documenti per supporto pari a Specificare la persona di riferimento e l indirizzo di spedizione CD. Firma Cliente Dati tecnici per l attivazione LegalDoc Folders - ver. marzo 2015 CST Prov. PD pag 7 di 7 7