Servizi Legalmail componenti e funzionalità opzionali

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1 Servizi Legalmail componenti e funzionalità opzionali ll cliente che aderisce al Servizio Legalmail ha la possibilità di richiedere l attivazione di una serie di componenti opzionali, gratuite e a pagamento, che completano l'offerta di servizi legati alla casella di Posta Elettronica Certificata. 1) Domini personalizzati ll cliente ha la possibilità di richiedere l attivazione di un dominio di posta diverso da quello previsto nell offerta InfoCert può garantire l'attivazione di tale componente in due diverse modalità, sia utilizzando un ulteriore livello nei domini esistenti di InfoCert, sia utilizzando un dominio proprio. Dominio personalizzato interno ad InfoCert Il sottodominio interno ad InfoCert è configurato come un dominio di terzo livello del tipo nomedominio.legalmail.it all'interno del quale verranno definite caselle di posta elettronica certificata del tipo nome.cognome@nomedominio.legalmail.it. Il nome del dominio è proposto dal Cliente, ma deve essere confermato da InfoCert sulla base di verifiche di congruità (Domini/Nominativi già registrati, ecc.). La scelta di questo sottodominio non comporta nessun coinvolgimento operativo da parte del provider/maintainer del cliente. InfoCert provvederà a: pubblicare i domini nell Indice CNIPA (come previsto dalla Normativa) attivare le caselle di Posta Certificata, all interno del nuovo Dominio personalizzato. Dominio personalizzato esterno La personalizzazione di un sottodominio esterno consiste nella definizione di un dominio del tipo legal.propriodominio.it (o simile), all'interno del quale verranno definite caselle di posta elettronica certificata del tipo nome.cognome@legal.propriodominio.it. Il gestore del dominio del cliente (provider/maintainer) deve configurare i server DNS in modo che la posta del dominio certificato venga indirizzata correttamente verso i server InfoCert. Il mantenimento del reindirizzamento nel tempo è un prerequisito necessario per il corretto funzionamento delle caselle di Posta Elettronica Certificata InfoCert e rimane sotto la responsabilità del provider/manteiner del cliente. Ad avvenuto completamento di tali attività, InfoCert provvederà a: Inserire i domini configurati nei sistemi InfoCert pubblicare i domini nell Indice CNIPA (come previsto dalla Normativa) attivare le caselle di Posta Certificata, all interno del nuovo Dominio personalizzato. All'interno del dominio personalizzato (interno o esterno) il cliente potrà richiedere/acquistare un numero indefinito di caselle di Posta Elettronica Certificata. Direzione Marketing pag 1 vers. 5 - Aprile 2009

2 Eventuali variazioni del nome del sottodominio (interno o esterno) comporterà il riacquisto di tutte le caselle già attive sul vecchio sottodominio (a meno di cessazione delle stesse). 2) Spazio aggiuntivo casella La casella standard Legalmail è di 1GigaByte di dimensione. Richiesta di caselle di dimensione maggiore sono valutate a preventivo. 3) Notifica SMS I messaggi di Posta Elettronica Certificata hanno valenza legale e si intendono ricevuti al momento del deposito nella propria casella certificata: quindi è importante verificare frequentemente il contenuto della propria casella. Legalmail mette a disposizione il servizio di notifica SMS per informare l'utente della presenza di nuovi messaggi in arrivo nella sua casella. Il servizio controlla quotidianamente, ad un'ora prestabilita dal cliente, la presenza di messaggi di posta certificata non letti e, in caso positivo, invia un messaggio SMS di notifica della ricezione al numero di cellulare indicato dal Cliente. Si fa presente che il servizio non controlla le ricevute e i messaggi di posta non certificata. Il servizio prevede non più un messaggio di notifica al giorno, per un massimo di 365 messaggi annui. Il servizio Notifica SMS viene incluso gratuitamente nella configurazione standard della casella Legalmail. 4) Archivio di Sicurezza La normativa impone a InfoCert di tenere traccia (log) per 30 mesi dei messaggi in entrata ed uscita dalla caselle di Posta Elettronica Certificata. Tale obbligo non si estende al contenuto dei messaggi e pertanto, dato il valore degli stessi, InfoCert mette a disposizione dei clienti il servizio di salvataggio - backup - automatico e sicuro dei messaggi, dei loro allegati e delle ricevute. Il servizio viene offerto in modalità remota: i messaggi archiviati sono depositati presso i Data Center di InfoCert. Il cliente attraverso Webmail può configurare le diverse opzioni di salvataggio, che permettono di coprire tutte le esigenze Il cliente può decidere autonomamente di archiviare: tutti i messaggi in entrata tutti i messaggi in uscita oppure alcune tipologie specifiche degli stessi, quali: i messaggi certificati in entrata; i messaggi non certificati in entrata; tutte le ricevute; le ricevute di accettazione; le ricevute di consegna; i messaggi inviati ad un destinatario certificato; i messaggi inviati a destinatari non certificati. E' possibile scegliere una combinazione fra le diverse tipologie. Il cliente può modificare nel tempo e a suo piacimento la combinazione scelta dei nuovi messaggi da salvare. Direzione Marketing pag 2 vers. 5 - Aprile 2009

3 Tramite specifiche funzioni, l'utente può effettuare una ricerca dei messaggi archiviati utilizzando un'ampia serie di parametri: dalla ricerca nei singoli campi (o una combinazione degli stessi) alla ricerca testuale sull'intero messaggio. I messaggi archiviati possono eventualmente anche essere cancellati dall'utente. Un Gigabyte di Archivio di Sicurezza viene incluso gratuitamente nella configurazione standard della casella Legalmail. Il cliente può accrescere la dimensione dell'archivio di Sicurezza della sua casella acquisendo ulteriori blocchi da un Gigabyte. 5) Antispam e antivirus La casella di Posta Elettronica Certificata Legalmail può riceve messaggi proveniente da caselle non certificate e quindi anche spam. InfoCert mette a disposizione delle caselle Legalmail un servizio antispamming ad alte prestazioni, configurabile da webmail. E' possibile scegliere che tutti i messaggi ritenuti spam dal sistema Legalmail vengano direttamente eliminati o automaticamente spostati un una cartella di posta indesiderata. Inoltre, le caselle Legalmail dispongono di antivirus aggiornato più volte al giorno. I servizi sono inclusi nel canone della casella. 6) Filtri automatici Le funzioni di filtro presenti in webmail consentono di preimpostare una serie di condizione multiple, a livello di mittente, oggetto e contenuto che, una volte soddisfatte, indirizzino o copino i messaggi in ingresso su diverse cartelle. Sarà disponibile a breve anche la funzione che permette di configurare la casella Legalmail riservata al mondo PEC cioè abilitata a ricevere solo messaggi PEC e non da posta ordinaria. Il servizio è incluso nel canone della casella. 7) Inoltro Automatico La funzione di Inoltro Automatico consente di reinviare automaticamente i messaggi in entrata nella casella Legalmail verso un'altra casella, standard o certificata. Questa funzione è molto importante in quanto la casella PEC è usualmente una casella utilizzata per attività specifiche e probabilmente meno consultata rispetto alle caselle standard. Il servizio è incluso nel canone della casella. 8) Accesso alla webmail con Business Key L'accesso alla webmail può essere effettuato utilizzando la classica user e password o attraverso Business Key di InfoCert (o smartcard specifica) con a bordo certificato di autenticazione. Richiesta l'apposita autorizzazione, che permette di associare la Business Key all utenza proprietaria della casella, l'utente può accedere a webmail utilizzando la Business Key e digitando la sola password. Rispetto alla user e password standard, l'accesso con Business Key ha il vantaggio di una maggiore sicurezza e riservatezza; per cessare la sessione di lavoro, è sufficiente estrarre la Business Key dalla stazione di lavoro. Il servizio è incluso nel canone della casella una volta disponibile la smart card o Business Key di InfoCert con apposito certificato di autenticazione a bordo. 9) Firma e crittografia dei messaggi da webmail Uno dei più gravi problemi nel mondo mail è la non certezza della paternità del messaggio (chi è il vero mittente). Direzione Marketing pag 3 vers. 5 - Aprile 2009

4 Nel mondo PEC esiste la certezza dell'autenticità della casella mittente ma non esistono ulteriori certificazioni sul titolare della stessa, pur essendo obbligatorio, a livello normativo, il riconoscimento da parte del provider del titolare della casella. E' possibile risolvere tale problema utilizzando i servizi di Certification Authority di InfoCert. L'indirizzo Legalmail dell'utente viene associato al certificato di autenticazione e può essere utilizzato per firmare il messaggio PEC in partenza, attraverso la specifica funzione presente su webmail; in tal modo il destinatario ha la possibilità di riconoscere con certezza il mittente con tutte le informazioni certificate. Inoltre, i messaggi in partenza possono essere crittografati da webmail, utilizzando la chiave pubblica del certificato di autenticazione del destinatario, garantendo in tal modo l'assoluta riservatezza della trasmissione. Il certificato di autenticazione di InfoCert viene rilasciato all'utente con una procedura di riconoscimento de visu, seguendo le stesse regole definite dalla normativa sulla firma digitale. Il servizio di firma e crittografia è incluso nel canone della casella una volta disponibile la smart card o la Business Key InfoCert con apposito certificato di autenticazione a bordo. 10) Multiutenza E' possibile richiedere caselle Legalmail alle quali possono accedere utenti diversi con la propria user/password. Tale servizio è utile in particolare per le caselle di ufficio che spesso sono consultate/utilizzate da più utenti. L'accesso alla casella con più user rende possibile tracciare in modo puntuale l'utilizzo della casella Legalmail ottimizzandone l'uso e il controllo. 11) Autogestione Caselle I clienti che acquistano un numero elevato di caselle hanno spesso la necessità di gestirle in autonomia. InfoCert mette a disposizione di tali clienti lo strumento internet di Autogestione delle caselle Legalmail attraverso il quale gli utenti abilitati (gli amministratori del servizio Legalmail) hanno la possibilità di: ricercare le richieste di caselle e le caselle esistenti; gestire le caselle e i relativi servizi; definire caselle; definire nuovi domini o sotto-domini; configurare il servizio di gestione scadenze 12) Legalmail massiva Legalmail massiva è il servizio di Posta Elettronica Certificata InfoCert con il quale viene messa a disposizione del Cliente una casella PEC funzionale all invio/ricezione di un numero molto elevato di messaggi, usualmente effettuato mediante l'impiego di sistemi automatizzati. Il numero di messaggi che possono essere gestiti dalla casella massiva nella sua configurazione base sono i seguenti: - invio/ricezione massivo: sino a 60 messaggi inviati/ricevuti al minuto - invii/ricezioni giornalieri: sino a messaggi al giorno. Tali valori possono essere ampliati a richiesta. In totale possono essere presenti e gestiti in casella sino a messaggi. Legalmail massiva presenta inoltre una serie di funzionalità specifiche quali spostamenti, cancellazioni e download massivi, e comprende servizi di reportistica e di mass mailing. Direzione Marketing pag 4 vers. 5 - Aprile 2009

5 13) Personalizzazione grafica webmail InfoCert mette a disposizione la possibilità di modificare alcuni elementi in webmail se di un dominio diverso da quello standard Legalmail. Gli elementi modificabili sono: le immagini (banner e loghi) nella parte superiore delle pagine i colori di molti degli elementi delle pagine Le modifiche che vengono apportate da InfoCert sono realizzate inserendo in webmail gli elementi forniti dal cliente. Il servizio non prevede lo sviluppo di nuovi elementi grafici o nuove soluzioni, ma si limita ad applicare quanto ricevuto. Modifiche più rilevanti sono valutate con progetti specifici. Direzione Marketing pag 5 vers. 5 - Aprile 2009