Il nuovo servizio di Posta Elettronica di Ateneo ZIMBRA-CINECA. Giancarlo Peli. Area Sistemi Direzione Informatica Università degli Studi di Verona

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1 Il nuovo servizio di Posta Elettronica di Ateneo ZIMBRA-CINECA Giancarlo Peli Area Sistemi Direzione Informatica Università degli Studi di Verona

2 Descrizione del Progetto 1 L'attuale sistema di gestione del servizio di posta elettronica di Ateneo è in servizio dal 10 Dicembre 2007 e quindi si è reso necessario provvedere ad un suo aggiornamento sistemistico e funzionale In fase di studio di fattibilità sono state prese in considerazione diverse soluzioni di prodotto e di servizio: Espansione e aggiornamento degli attuali sistema e prodotto Affidamento a fornitori esterni del servizio con cambiamento o senza cambiamento del prodotto, sia a titolo oneroso che gratuito Affidamento a fornitori interni in consorzio con cambiamento del prodotto

3 Descrizione del Progetto - 2 In fase di scelta della soluzione sono stati considerati in particolare: Garanzie e tutele della Privacy degli Utenti sulla base delle raccomandazioni del Garante Garanzie e tutele della Disponibilità dei Dati e dei Servizi Garanzie e tutele contrattuali e aziendali offerte dal fornitore Qualità funzionali del prodotto e dei servizi acquisiti Grado di apertura verso il software opensource del prodotto offerto Rapporto Costi/Benefici della soluzione

4 Obiettivi sistemistici Sostituzione dell'attuale sistema gestito internamente con servizio offerto da fornitore esterno Aumento delle quote per le caselle a 8GB per il Personale e 1GB per gli Studenti Gestione del backup tale da permettere il ripristino sistemistico puntuale dei messaggi Concentrazione delle risorse dei Servizi Informatici su prodotti e applicazioni specializzati a sviluppo esclusivo interno Semplificazione dell'infrastruttura tecnologica informatica in previsione dell'attivazione del Piano di Continuità Operativa

5 Obiettivi funzionali - 1 Mantenimento delle attuali funzionalità: Spedizione da client postale anche dall'esterno alla rete universitaria oltre che via webmail Accesso alle caselle via IMAPs (oltre che via POP3s, HTTPs) Gestione condivisa delle Caselle Istituzionali tra gli utenti autorizzati Gestione integrata in GIA delle Liste di Distribuzione (mailing list) Messaggio di assenza per mittenti interni o esterni Redirezione dei messaggi in ingresso

6 Obiettivi funzionali - 2 Introduzione di nuove funzionalità: Gestione di Calendari personali e condivisi Gestione degli Impegni personali e condivisi Gestione degli Appuntamenti personali e condivisi Gestione di Valigetta (spazio documentale) personale e condiviso Gestione Rubrica integrata col catalogo degli Utenti Supporto nativo per dispositivi portabili Possibilità di integrazione con servizi di comunicazione esterni (VOIP, Instant Messaging)

7 Descrizione della soluzione adottata - 1 La soluzione adottata è quella dell'affidamento della fornitura del servizio al CINECA, Consorzio Universitario a cui aderisce anche l'università degli Studi di Verona poiché: Risponde alla Legislazione Italiana avendo sedi legale e operativa su suolo Italiano Offre analogo servizio a diverse Università Italiane e dispone di datacenter strutturato per la alta disponibilità dei dati e dei servizi Essendo parte del Consorzio il servizio offerto può essere acquisito e controllato come fosse interno Il servizio offerto prevede l'utilizzo applicativo del prodotto ZIMBRA che offre i requisiti funzionali e modulari richiesti a partire da componenti software opensource La soluzione permette notevole risparmio complessivo per riduzione di infrastruttura sistemistica e applicativa e dei relativi costi di acquisizione, mantenimento e supporto che coprono ampiamente il costo dell'offerta di servizio

8 Descrizione della soluzione adottata - 2 La soluzione adottata implica un cambiamento nelle modalità operative di natura infrastrutturale e sistemistica: L'acceso al servizio dipende da fornitori esterni (GARR, CINECA, ) come in ogni soluzione di tipo cloud esterno La soluzione software è limitatamente configurabile I gestori dei servizi postali UNIVR hanno privilegi amministrativi limitati Il supporto alla soluzione è offerto come servizio esterno secondo modalità standard

9 Schema logico della soluzione adottata

10 Caratteristiche della Casella Utente per il Personale 8 GB di quota massima, stimata per il mantenimento e la garanzia della posta elettronica corrente (eventuale archivio dovrà essere mantenuto sul proprio pc o su server dedicati messi a disposizione dalle Strutture di Appartenenza) 10 MB di dimensione massima per gli allegati Accesso via comuni client postali e via web tramite protocolli sicuri e autenticati (SMTPs, IMAPs, POP3s, HTTPs)

11 Caratteristiche specifiche della Casella Istituzionale Quota e limiti analoghe alle caselle del Personale Dominio postale ateneo.univr.it (es. ufficio.comunicazione@ateneo.univr.it) Condivisione tra tutti gli utenti autorizzati dal Responsabile della Privacy del Centro di Responsabilità richiedente Gestione delle Autorizzazioni delegata ad Incaricato da parte del Responsabile della Privacy Accesso con autenticazione con le credenziali proprie dell'utente autorizzato Risposta a messaggi con mittente istituzionale Possibilità di spedire via Web con mittente istituzionale condividendo il messaggio con gli autorizzati

12 Piano di avviamento gennaio 2014: Attivazione PRELIMINARE dei servizi SMTP, POP, IMAP, HTTP su UNIVR-CINECA con configurazione delle Caselle Postali e loro sincronizzazione progressiva A seguire, a cura degli utenti: Verifiche caselle personali Verifiche caselle istituzionali Import rubriche

13 Piano di avviamento gennaio 2014: Sincronizzazione preliminare caselle Allineamento condivisioni caselle istituzionali 4 febbraio 2014: Switch di sistema via ridefinizione record DNS Redirezione dei flussi SMTP da UNIVR a Cineca Sincronizzazione finale delle Caselle UNIVR-CINECA rispetto alle caselle UNIVR

14 Piano di avviamento marzo 2014: Spegnimento servizi SMTP e AVAS UNIVR 30 aprile 2014: Spegnimento servizi POP, IMAP, HTTP su UNIVR e dismissione vecchio sistema

15 Piano Formativo Sono previsti, a partire dal 16 gennaio 2014, specifici incontri formativi di tipo seminariale dalla durata di circa 45 minuti, cui seguiranno domande e risposte, che saranno replicati in varie sedi e giorni. Gli incontri aperti a tutti gli Studenti, a tutto il Personale e a tutti i Collaboratori dell'ateneo, saranno mirati a dettagliare le fasi di adozione del sistema di Posta Elettronica, le procedure operative per gli utenti ed il supporto previsto. Il calendario già pianificato è il seguente: DATA ORARIO LUOGO 16/01/ ,00-12,00 Aula C BORGO ROMA Policlinico (entrata, sotto Aula Magna) 17/01/ ,00-12,00 Aula T7 VERONETTA - (Piano terra Palazzo di Lingue) 23/01/ ,00-12,00 Aula C BORGO ROMA Policlinico (entrata, sotto Aula Magna) 24/01/ ,00-12,00 Aula 2.5 VERONETTA - (II piano Palazzo di Lingue)

16 Supporto all'utenza Riferimenti Tecnici (problemi sull'account, cambio password, ecc.) Problemi di configurazione e di gestione delle Caselle Postali Strutture Decentrate: Tecnici dei Servizi Informatici di supporto per la Struttura di Appartenenza dell'utente Amministrazione Centrale: Area HelpDesk della Direzione Informatica Problemi di Account Area Sistemi della Direzione SIA Problemi nel servizio di Posta Elettronica Area Sistemi della Direzione SIA

17 Riferimenti per gli Utilizzatori dei Servizi Informatici di Ateneo Riferimenti Organizzativi (dati anagrafici, incarichi assegnati, ecc.) Responsabile del Trattamento dei Dati (Dlgs 196/2003) della struttura di riferimento: Segreteria di Presidenza di Facoltà Segreteria di Dipartimento Dirigente di Direzione Responsabile degli Organi di Staff Incaricati dal Responsabile della Struttura di riferimento

18 Riferimenti per gli Utilizzatori dei Servizi Informatici di Ateneo Richiesta di Supporto alla Migrazione Apertura ticket HelpDesk

19 Posta Elettronica di Ateneo Cosa accade il 4 febbraio 2014? Credenziali Elettroniche del Personale (Login e Password) Per leggere, scaricare e spedire NUOVI messaggi di posta elettronica si dovranno usare le credenziali fornite da GIA complete di nome dominio o l'alias postale (es. rssmra87@univr.it mario.rossi@univr.it) Per leggere e scaricare i VECCHI messaggi di posta elettronica si potranno usare le vecchie credenziali GIA semplici (es. rssmra87)

20 Posta Elettronica di Ateneo: Cosa accade il 4 febbraio 2014? Spedizione Posta Elettronica Utente univr.it CAMBIA (spedizione su nuovo servizio) univr.smtpauth.cineca.it (smtps) Anche dall'esterno della rete universitaria via protocollo sicuro e autenticato

21 Posta Elettronica di Ateneo: Cosa accade il 4 Febbraio 2014? Lettura/Scaricamento Posta Elettronica mail.univr.it (pop3s/imaps) univr.mail.cineca.it (pop3s/imaps) NON CAMBIA (accesso alla VECCHIA posta) CAMBIA (accesso alla NUOVA posta) Utente univr.it NON CAMBIA (accesso alla VECCHIA posta) CAMBIA (accesso alla NUOVA posta) webmail.univr.it (https) univr.mail.cineca.it (https)

22 Denominazione servizi Zimbra-Cineca Protocollo Nome / URL Dominio HTTPS (TCP/443) IMAPS (TCP/995) POP3S (TCP/993) univr.mail.cineca.it univr.it collab.univr.it ateneo.univr.it studenti.univr.it SMTPS (TCP/465) univr.smtpauth.cineca.it univr.it collab.univr.it ateneo.univr.it studenti.univr.it

23 Modalità di switch Ore 12 del 4 febbraio 2014 Attivazione servizi per i domìni presso il CINECA univr.it studenti.univr.it ateneo.univr.it collab.univr.it Modifica voci del DNS per i domìni postali attivati Rinomina voci DNS per i vecchi servizi Aggiornamento dei link in sito web di Ateneo

24 Posta Elettronica di Ateneo Cosa accade il 4 febbraio 2014? CHE FINE FANNO LA VECCHIA POSTA E LA VECCHIA RUBRICA? Verranno conservate e mantenute disponibili per al 30 aprile 2014, alla scadenza del periodo previsto il server postale verrà SPENTO La vecchia posta verrà copiata sul nuovo sistema UNIVR-CINECA tramite protocollo IMAPs, nel rispetto dei limiti di quota La vecchia rubrica potrà essere esportata dal sistema UNIVR e importata nel sistema UNIVR-CINECA a cura dell'utente

25 Servizi di Posta Elettronica per Caselle Istituzionali: Cosa accade il 4 febbraio 2014? CAMBIA LA GESTIONE DELLE AUTORIZZAZIONI ALLA CONDIVISIONE Alla creazione della Casella Istituzionale dovrà essere indicato un Incaricato che avrà la gestione completa della casella attraverso le credenziali istituzionali L'Incaricato potrà gestire direttamente e personalmente, su mandato del Responsabile Privacy della Struttura, chi accede alla casella e con quali privilegi

26 Servizi di Posta Elettronica per Caselle Istituzionali: Cosa accade il 4 febbraio 2014? Verranno MIGRATE le attuali caselle Verranno MIGRATE le attuali condivisioni Verrà garantito il SUPPORTO necessario nella fase di avviamento delle nuove modalità gestionali

27 Servizi di Posta Elettronica delle Strutture Decentrate: Cosa accade il 4 febbraio 2014? NON CAMBIA NIENTE TUTTAVIA TUTTE le Persone che operano all'interno dell'ateneo hanno o potranno avere tramite GIA un'account e un'indirizzo di Posta Elettronica in univr.it QUINDI le Strutture Decentrate potranno concordare con la Direzione Informatica l'eventuale spegnimento dei propri server postali