CICLO CESPITI. Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II. Allegato al Regolamento Procedure di Controllo Interno DRAFT
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1 Azienda Ospedaliera Universitaria Federico II CICLO CESPITI Allegato al Regolamento Procedure di Controllo Interno a cura dell U.O.C. Gestione Affari Generali 1
2 STRUMENTI DI LAVORO ATTIVITA CONTROLLO MANUALE ATTIVITA SUPPORTATA DA SISTEMA CONTROLLO SUPPORTATO DA SISTEMA ATTIVITA AUTOMATICA 1 ATTIVITA SUPPORTATA EXTRA-SISTEMA CONTROLLO SUPPORTATO EXTRA-SISTEMA ATTIVITA CON REF. IN NOTA INTEGRATIVA INPUT/OUTPUT CARTACEO INPUT/OUTPUT ELETTRONICO EXL EXL EVENTO INIZIALE SNODO LINK PAGINA LINK SI NO 2
3 MAPPATURA DI CICLO CESPITI 3
4 VISIONE DEL CICLO ATTIVO GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO DISMISSIONI QUADRATURA CESPITI CONTABILITA GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI 4
5 SISTEMA INFORMATIVO Simbolo e Acronimo Nome del sistema (o applicativo) Descrizione Il sistema (Enterprise resource planning) è un sistema informativo integrato con un unica base di dati, che ha come obiettivo quello di coordinare e gestire tutte le attività aziendali. Caratteristiche Il sistema consente di rendere l informazione disponibile a qualsiasi livello aziendale. L informazione è resa omogenea verso qualsiasi destinatario. 5
6 UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIA PATRIMONIO UOC GESTIONE ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI RESPOSNABILE STRUTTURA RICHIEDENTE FORNITORE GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO SOTTO GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO EROGAZIONE FORNITURA BENE DUREVOLE CONSEGNA BENE DUREVOLE E DDT VERIFICA E/O SOSTITUZIONE BENE VERIFICA QUANTITATIVA E QUALITATIVA MATERIALE RICEVUTO OK? SI FIRMA DDT PRESA IN CARICO BENE DUREVOLE A NO TRASMISSIONE NOTA DI NON CONFORMITA E/O DI INIDONEITA TRASMISSIONE DDT RICHIESTA DI CHIARIMENTI E/O RESTITUZIONE BENE VERIFICA CONFORMITA DDT/ODA E CARICO A CdC TRASMISSIONE DOCUMENTI (OdA,/ DDT/Fattura) OLIAMM OLIAMM ISCRIZIONE NEL LIBRO CESPITI CLASSIFICANDOLI PER CATEGORIE STANDARD ETICHETTATTURA CON PROTOCOLLO PROGRESSIVO NUMERICO E VERBALE DI CONSEGNA 6
7 UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/ FINANZIARIE RESPPATRIMONIO UOC GESTIONE ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI RESPONSABILE INGEGNERIA CLINICA RESPOSNABILE STRUTTURA RICHIEDENTE FORNITORE GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO SOTTO GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO/ APPARECCHIATURE BIOMEDICHE Deliberazione n. 350 del Approvazione procedura generale per l'installazione, l'accettazione e il collaudo delle apparecchiature elettromedicali all'interno dell'a.o.u. Federico II. EROGAZIONE FORNITURA BENE DUREVOLE CONSEGNA BENE DUREVOLE E DDT CONSEGNA MANUALE D USO DELL APPARECCHIATURA/ MANUALE DI SERVICE DELL APPARECCHIATURA/ CERTIFICAZIONE DI CONFORMITA ALLE NORMATIVE VIGENTI/ Report VS e CF VERIFICA E/O SOSTITUZIONE BENE RICEZIONE MERCE COMUNICAZIONE AL RESPONSABILE DI INGEGNERIA CLINICA A PRESA IN CARICO BENE DUREVOLE RICEZIONE DOCUMENTAZIONE A SUPPORTO DEL COLLAUDO RICEZIONE NOTA AVVENUTA CONSEGNA APPUNTAMENTO DITTA PER COLLAUDO COLLAUDO DI ACCETTAZIONE DEL BENE OK? NO SI ETICHETTATURA INGEGNERIA CLINICA TRASMISSIONE CERTIFICATO DI COLLAUDO E DOCUMENTAZIONE TECNICO AMMINISTRATIVA (DDT, ETICHETTA, CERTIFICAZIONE DI CONFORMITA, MANUALI VERIFICA CONFORMITA DDT/OdA /CERTIFICATO DI COLLAUDO TRASMISSIONE DOCUMENTAZIONE (DDT/OdA /CERTIFICATO DI COLLAUDO/FATTURA) ISCRIZIONE NEL LIBRO CESPITI CLASSIFICANDOLI PER CATEGORIE STANDARD REGISTRAZIONE VERBALE DI COLLAUDO ETICHETTATTURA CON PROTOCOLLO PROGRESSIVO NUMERICO E VERBALE DI CONSEGNA 7
8 UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE FORNITORE GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO SOTTO GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO A INVIO FATTURA PASSIVA NOTA CREDITO FATTURA PASSIVA PREDISPOSIZIONE E INVIO NOTA DI CREDITO NO VERIFICA CORRISPONDENZA OdA/BEM /FATTURA/ VERBALE DI COLLAUDO OK? SI FINE 8
9 UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE/ UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE/ RESPONSABILE PATRIMONIO STRUTTURA UTILIZZATRICE - DISMISSIONI SOTTO - DISMISSIONI BENI IN DISMISSIONE PREDISPOSIZIONE E INVIO RICHIESTA DI DISMISSIONE DEL BENE FINE NO RICHIESTA DI DISMISSIONE BENE OK? SI CANCELLAZIONE DEL BENE E AGGIORNAMENTO LIBRO CESPITI VERIFICA DISMISSIONE BENE -AMMORTAMENTO -VALORE RESIDUALE PREDISPOSIZIONE E INVIO DELIBERA DIRINGENZIALE MOVIMENTO DI PRIMA NOTA 9
10 UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/ FINANZIARIE RESPONSABILE PATRIMONIO UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE QUADRATURA CESPITI CONTABILITA SOTTO - QUADRATURA CESPITI CONTABILITA VERIFICA ISCRIZIONE ACQUISTI E DISMISSIONI DELL ESERCIZIO VERIFICA COMPLETEZZA LIBRO CESPITI INFORMATICO OK? SI A NO ESITO CONTROLLI INVIO RICHIESTA CHIARIMENTI ANNUALMENTE GESTIONE INVENTARIO COMUNICAZIONE ESITO CONTROLLI CONTROLLO CESPITI RICHIESTA CHIARIMENTI 10
11 UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE QUADRATURA CESPITI CONTABILITA SOTTO - QUADRATURA CESPITI CONTABILITA B VERIFICA COSTI DA CAPITALIZZARE CON LIBRO CESPITI IN RELAZIONE ALL UTILIZZO TIPO PROVENIENZA CONTROLLO CORRETTEZZA ALIQUOTE AMMORTAMENTO PER CATEGORIE DI BENI SCRITTURE CONTABILI DI ASSESTAMENTO CHIUSURA LIBRO CESPITI INFORMATICO E STAMPA LIBRO CESPITI ARCHIVIAZIONE LIBRO CESPITI INFORMATICO 11
12 REGIONE DIREZIONE GENERALE GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE SOTTO GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE RICHIESTA DI AMMISSIONE AL FINANZIAMENTO RICHIESTA AMMISSIONE AL FINANZIAMENTO OK? NO DECADENZA PROGETTO SI ASSEGNAZIONE FONDI PER INVESTIMENTO A 12
13 UOC GESTIONE AFFARI GENERALI UOC GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO/ IMPIANTISTICO FORNITORE UOC GESTIONE ECONOMICO/FINANZIARIE REGIONE / TERZO GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE SOTTO GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE A ESAME ED EROGAZIONE TRANCHE DI PAGAMENTO CONTABILIZZAZIONE CREDITO E DEL CORRELATO INCREMENTO DELLE VOCI DEL PATRIMONIO NETTO APERTURA CONTO COMMESSA (LAVORI IN CORSO) CONTABILIZZAZIONE INCASSO AL CONTO LAVORI IN CORSO E SCADENZIARIO PAGAMENTO ESECUZIONE LAVORI EMISSIONE FATTURA CONTROLLO S.A.L. E RICHIESTA SVINCOLO TRANCHE INVESTIMENTO DELIBERA AFFIDAMENTO LAVORI 13
14 REGIONE / TERZO UOC GESTIONE AFFARI GENERALI UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/ FINANZIARIE UOC GESTIONE PATRIMONIO EDILE/TECNICO/ IMPIANTISTICO FORNITORE GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE SOTTO GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE (ART. 20 LEGGE 67/88 LEGGE 135/90) COMPLETAMENTO ESECUZIONE LAVORI EMISSIONE FATTURA VERIFICA COLLAUDO RICHIESTA SVINCOLO E RENDICONTAZIONE FINALE PREDISPOSIZIONE ATTI TECNICI PER RICHIESTA DI EROGAZIONE FONDI ALLA REGIONE CONTABILIZZAZIONE INCASSO AL CONTO LAVORI IN CORSO E SCADENZIARIO PAGAMENTO ISCRIZIONE LIBRO CESPITI INFORMATICO CON SPECIFICAZIONE DELLA PROVENIENZA CAPITALIZZAZIONE LAVORI IN CORSO ISTRUTTORIA PRATICA TRASMISSIONE ESAME ED EROGAZIONE TRANCHE DI PAGAMENTO
15 UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI SOTTO GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI CALCOLO ANNUALE AMMORTAMENTI CONTROLLO CORRETTEZZA ALIQUOTE AMMORTAMENTO PER CATEGORIE DI CESPITI CALCOLO AMMORTAMENTO AL 100% DELL ALIQUOTA (INVESTIMENTI PREGRESSI) GESTIONE ANAGRAFICA CESPITI E INVENTARIO CALCOLO AMMORTAMENTO AL 50% DELL ALIQUOTA (CAPITALIZZAZIONI DELL ESERCIZIO) INSERIMENTO DATI IN CONTABILITA PER CATEGORIA DI CESPITI ESTRAZIONE ELENCO CAPITALIZZAZIONI NELL ESERCIZIO GESTIONE INVESTIMENTI IN CONTO CAPITALE ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CARTACEA PROSPETTO CALCOLO AMMORTAMENTO 15
16 UOC GESTIONE RISORSE ECONOMICO/FINANZIARIE GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI SOTTO GESTIONE AMMORTAMENTI E STERILIZZAZIONI CALCOLO ANNUALE STERILIZZAZIONI VERIFICA DELIBERE DII FINANZIAMENTI IN CONTO CAPITALE DELL ESERCIZIO SELEZIONE CESPITI CAPITALIZZATI NELL ESERCIZIO RELATIVI AI FINANZIAMENTI IN CONTO CAPITALE CONTROLLO CORRETTEZZA ALIQUOTE STERILIZZAZIONE ALIQUOTE AMMORTAMENTO CALCOLO STERILIZZAZIONE AL 100% DELL ALIQUOTA (INVESTIMENTI PREGRESSI) CALCOLO STERILIZZAZIONEAL 50% DELL ALIQUOTA (CAPITALIZZAZIONI DELL ESERCIZIO) INSERIMENTO DATI IN CONTABILITA PER CATEGORIA DI CESPITI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE CARTACEA PROSPETTO CALCOLO AMMORTAMENTO 16
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