Applicazione: Piattaforma unitaria per la gestione dei bandi

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1 Riusabilità del software - Catalogo delle applicazioni: Amministrazione/Contabile Applicazione: Piattaforma unitaria per la gestione dei bandi Amministrazione: Regione Piemonte - Direzione Innovazione, Ricerca ed Università - CRC Piemonte Referente/i di progetto Nome e cognome: CRC Piemonte Indirizzo: C.so Regina Margherita, Torino Tel: crcpiemonte@regione.piemonte.it Descrizione È una piattaforma applicativa per la gestione dei finanziamenti pubblici erogati da una Regione Contesto La gestione e il controllo dei finanziamenti pubblici, afferenti ai diversi fondi, implica un susseguirsi di fasi distinte dal punto di vista logico, ma tra loro strettamente correlate sia funzionalmente, sia per i dati trattati a ogni fase. A tutte le attività è legata la possibilità di prevedere procedure informative a servizio degli utenti regionali, delle stazioni appaltanti le opere di investimento o di altri soggetti interessati a vario titolo ai dati generati. Le diverse fasi dell'intero ciclo di vita di un bando sono sintetizzabili in tre gruppi. In primo luogo la programmazione e la valutazione ex-ante, ossia l'individuazione di mezzi e strumenti di intervento propri delle politiche di sviluppo e la ricognizione del contesto; le fasi dell'iter amministrativo che possono essere associate a questa fase possono essere così definite:

2 emissione del bando, è il momento in cui un Ente della Pubblica Amministrazione formalizza la volontà di avviare un procedimento contrattuale tra se stesso e un'entità esterna, sia essa persona giuridica o fisica; presentazione della domanda, è la fase in cui una entità giuridica o fisica, formalizza la volontà di aderire al bando dando evidenza di una serie di informazioni di dettaglio relative al progetto proponente o di idoneità al finanziamento oggetto del bando stesso. La seconda fase, il cuore del processo, è la gestione del ciclo di vita del bando per l'assegnazione di fondi per investimenti pubblici, successivi alla delibera regionale che definisce le modalità della linea d'intervento e i criteri di assegnazione delle risorse, specificati in un relativo bando pubblico; le fasi dell'iter amministrativo associate a questa fase sono le seguenti: istruttoria, è il primo passo dell'iter amministrativo del bando che comprende la valutazione (e quindi la validità ai sensi dei requisiti imposti dal bando stesso) delle informazioni allegate a ogni singola domanda ricevuta; graduatoria, può costituire un passo opzionale nel ciclo di vita del bando; se presente, la graduatoria entra nel merito delle informazioni progettuali definendo un punteggio ricavato secondo una serie di logiche definite in fase di emissione del bando stesso, nella graduatoria possono essere coinvolti Comitati Tecnici Scientifici e valutatori esterni; gestione operativa (tipica della specifica materia), questa fase contiene l'insieme di attività nella maggior parte dei casi intimamente legate all'ambito su cui insiste il finanziamento (es. assegnazione docenti e gestione anagrafica studenti ed enti erogatori sull'ambito Formazione Professionale); la fase della gestione operativa ha caratteristiche specifiche per ogni singola materia ed è da considerarsi fuori dal perimetro della Piattaformabandi; controllo progetto/finanziamento in itinere, una volta assegnato il bando, vi è la fase di monitoraggio e tracciatura del progetto/finanziamento; periodicamente vi sono dei momenti formali in cui il proponente deve dare evidenza dell'avanzamento fisico e finanziario del progetto a cui possono essere associati i finanziamenti previsti dal bando; le diverse autorità preposte al controllo (Autorità di Gestione - Organismo Intermedio, Autorità di Certificazione e di Auditing) effettuano quindi verifiche documentali e in loco al fine di poter validare e successivamente certificare la spesa; in questa fase possono altresì accadere eventi che modificano la dimensione originale del progetto, come ad esempio varianti o rinunce totali o parziali da parte del beneficiario, oppure revoche a fronte di anomalie riscontrate durante le fasi di validazione e certificazione. Infine si trova la fase di monitoraggio degli investimenti avviati, che utilizza le informazioni sia di carattere preliminare sui progetti d'investimento, sia quelle di maggiore dettaglio al fine di poter avviare un adeguato processo di sorveglianza. Il monitoraggio relativo ai bandi afferenti ai fondi comunitari (FESR, FSE, FEASR) e Statali (FAS) deve inoltre rapportarsi alle periodiche verifiche istituzionali verso il Ministero dell'economia e delle Finanze - Ragioneria Regionale dello stato (IGRUE). Data questa complessità può essere importante avere a disposizione una piattaforma applicativa atta alla gestione generalizzata delle suddette fasi.

3 Data primo rilascio: Data ultima modifica: Parametri dimensionali La Piattaforma ha offerto alla Regione Piemonte il supporto per il governo di una serie di azioni principalmente afferenti alla programmazione comunitaria POR-FESR ; oltre a ciò, sono stati gestiti alcuni finanziamenti che fanno capo ad altri programmi o ad altri fondi. In sintesi, a partire dal 2007 a oggi, il Sistema ha governato: 27 Bandi; 4000 domande di contributo di cui 1220 progetti ammessi a finanziamento e attualmente in gestione nel sistema; 700 rendiconti di spesa da parte dei beneficiari pari a circa 230 Milioni di ; 500 utenti registrati per la sola componente di amministrazione dei finanziamenti ammessi; 4000 richieste di supporto all'uso delle procedure pervenute al centro unico di contatto da parte degli utenti. Grazie anche all'utilizzo della Piattaforma da parte della Regione Piemonte, la Direzione Attività Produttive è riuscita a raggiungere l'obiettivo "N+2"; tale obiettivo è legato alla gestione dei finanziamenti afferenti al programma comunitario POR-FESR e implica il mantenimento degli impegni di programmazione nei confronti della Comunità Europea pena il disimpegno automatico di parte dei fondi da parte della stessa. Realizzatore CSI-Piemonte Tipologia applicazione software Custom Documentazione disponibile Area applicativa Amministrazione/Contabile

4 Procedure amministrative e/o servizi supportati Dominio applicativo È una piattaforma applicativa per la gestione dei finanziamenti pubblici erogati da una Regione; tali finanziamenti possono fare riferimento a diverse normative: europee, nazionali o regionali. Il Sistema governa in modo uniforme l'iter amministrativo di gestione di un finanziamento pubblico, dal momento della presentazione della domanda, all'ammissione a finanziamento, all'erogazione del contributo e a quanto altro sia reso necessario dalla normativa di riferimento. La Piattaforma applicativa si propone come un sistema Web, fruibile per mezzo di un canale tematico nel portale della Regione; essa offre un unico punto di accesso per tutti gli utenti mediato dalla verifica del proprio ruolo all'interno del sistema. Ogni utente, una volta effettuato l'accesso, ha a disposizione un ambiente dinamico che, grazie a un approccio per processo, permette una chiara visione delle attività da intraprendere, legate alla puntuale fase del progetto; per l'utente è possibile eseguire solo azioni in coerenza con la fase che in quel momento lo stato della pratica permette. Ogni azione di finanziamento gestita è configurata per mezzo di apposite funzionalità applicative. La Piattaforma risponde poi alle regole sulla trasparenza amministrativa tra la Pubblica Amministrazione e i beneficiari, in quanto consente di avere una visione in tempo reale dello stato di avanzamento delle pratiche. Il Sistema è nato da un'analisi di processo delle diverse tipologie di finanziamento gestite dal Consorzio nel corso degli anni e si propone come una soluzione generalizzata in grado di adattarsi ai diversi contesti amministrativi. Funzione applicativa Per poter meglio governare l'elevato numero di funzionalità da gestire nell'intero Sistema, la Piattaforma è stata suddivisa in tre sotto-sistemi logici, ognuno focalizzato su una specifica parte dell'iter gestionale/amministrativo.

5 Attualmente risultano consolidati i sotto-sistemi relativi alla Gestione operativa e al monitoraggio, mentre è ancora da realizzare il sottosistema trasversale della gestione della domanda. Architettura software La Piattaforma fa uso di soluzioni tecnologiche già disponibili presso il CSI Piemonte, quali gli strumenti per la gestione dei processi, la dematerializzazione, la configurazione e le abilitazioni. Il Sistema è caratterizzato da una componente tecnologica innovativa. Per la gestione e il governo dei processi è stata utilizzata l'infrastruttura Business Process Management (BPM), per quanto riguarda la conduzione della modulistica è stata adottata parte della Piattaforma di gestione documentale DoQui, che viene utilizzata per i servizi di memorizzazione e indicizzazione, al fine di poter gestire al meglio la mole dei documenti elettronici ospitati all'interno del Sistema e associati ai diversi progetti. Architettura hardware Architettura TLC Sistemi operativi

6 Middleware Linguaggi Librerie esterne Protocolli di comunicazione DBMS Case Standard utilizzati Tipologia del ciclo di sviluppo Portabilità Affidabilità Manutenibilità Funzionalità / Usabilità

7 Livello di documentazione Livello di modularizzazione Iniziative di riuso in corso Iniziative di riuso realizzate Punti di forza Le necessità che hanno portato alla nascita della nuova Piattaforma sono sintetizzabili come segue: razionalizzare sul fronte applicativo regionale le soluzioni in grado di offrire una gestione del finanziamento pubblico; rendere unica e generalizzata la conduzione di una pratica di finanziamento; rendere omogenei i modelli di domanda e la documentazione da consegnare o produrre; offrire la possibilità di "configurare" un'azione di finanziamento in base alle regole e ai vincoli definiti all'interno del singolo bando. Il nuovo Sistema introduce una serie di vantaggi sia per gli utenti della Pubblica Amministrazione che sono chiamati a un'attività di gestione e controllo, sia per i destinatari dei finanziamenti. Per la Pubblica Amministrazione i vantaggi possono essere così descritti: la presenza di una Piattaforma per la gestione delle pratiche consente, oltre alla standardizzazione dell'iter procedurale, anche un governo complessivo delle azioni di finanziamento ai fini della certificazione e delmonitoraggio delle spese; la parametrizzazione e la flessibilità in sede di configurazione garantiscono economie di scala, determinate da tempi ridotti per la pubblicazione dei nuovi bandi, e la possibilità di avviare la gestione di finanziamenti pubblici facenti capo a contesti normativi diversi; la possibilità di guidare tutte le principali fasi dei finanziamenti permette di aumentare il livello di dematerializzazione dei documenti prodotti; la sicurezza dei dati è garantita da un accesso sicuro, effettuato tramite certificato digitale, in linea con le normative in materia di trattamento dati, le direttive espresse dalla Regione, nonché le indicazioni fornite a livello nazionale dal Codice dell'amministrazione Digitale.

8 Per gli utenti i benefici possono essere sintetizzati come segue: un unico punto di accesso e quindi un solo sistema gestionale per il controllo delle proprie pratiche di finanziamento (richieste e gestioni); un ambiente nel quale poter condividere informazioni comuni tra i progetti (es. anagrafiche dei fornitori per più progetti); una maggiore efficienza nel governo dei progetti, in quanto la presenza di un unico sistema per le richieste di contributo e la successiva gestione dei finanziamenti implica una standardizzazione dell'iter procedurale. Elementi di criticità Nessuno Vincoli Nessuno Modalità di riuso consigliate