User Guide. Il portale di fatturazione elettronica Fattura Facile. INDICOM GROUP Via Carnevali MILANO

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1 User Guide Il portale di fatturazione elettronica Fattura Facile INDICOM GROUP Via Carnevali MILANO

2 INDICE Indice Dashboard iniziale Produzione fatture elettroniche Produzione fatture elettroniche - compila nuove fatture Produzione fatture elettroniche importa per l invio Produzione fatture elettroniche: converti ed invia fatture pdf Importa per la sola conservazione Fatture da lavorare Consultazione fatture elettroniche archivio fatture emesse Consultazione fatture elettroniche visualizza fattura emesse Consultazione fatture elettroniche archivio fatture emesse Gestione anagrafiche Gestione e creazione sotto-utenze Reportistica ed esportazioni Link utili

3 1 DASHBOARD INIZIALE Questa è la Dashboard del portale di fatturazione elettronica. Dalla dashboard è possibile accedere a tutte le funzioni di produzione, consultazione e gestione delle fatture elettroniche attive e passive. Sulla dashboard è riportato, in alto a sinistra, il codice destinatario fornito da Indicom sul quale verranno ricevute le fatture elettroniche fornitori. Sarà possibile inviare tale codice ai propri fornitori direttamente dalla piattaforma, tramite apposita funzionalità presente nella sezione Gestisci anagrafiche. 3

4 2 PRODUZIONE FATTURE ELETTRONICHE Attraverso la piattaforma è possibile produrre fatture elettroniche in tre principali modalità: - COMPILA NUOVA FATTURE: compilazione di fatture elettroniche PA/B2B attraverso web form semplificato. - IMPORTA PER L INVIO: importazione di file XML ver. 1.2 in modo massivo per l invio al SdI. L importazione può avvenire selezionando i file da inviare oppure caricando un archivio compresso file.zip - CONVERTI ED INVIA FATTURE PDF: caricamento di file pdf in modo massivo oppure selezionando un archivio compresso file.zip per la conversione in XML ed il relativo invio al SdI, allegando il file originale. La conversione comporta l acquisto di crediti premium detti crediti conversione. 4

5 3 PRODUZIONE FATTURE ELETTRONICHE - COMPILA NUOVE FATTURE Dopo aver scelto se compilare una fattura verso privati o verso la Pubblica Amministrazione si accederà al relativo web form di compilazione. E possibile muoversi agilmente tra le sezioni del documento attraverso il menù presente sulla destra. Ogni sezione è caratterizzata da una i informativa che presenta le informazioni necessarie a comprendere come valorizzare tale sezione. Allo stesso modo cliccando su ciascun campo, ad esempio su ragione sociale si visualizzerà la descrizione ed il significato del campo da completare. Archivio destinatari In occasione della prima compilazione di una fattura verso un destinatario il portale salverà automaticamente il destinatario all interno dell Archivio destinatari. Le volte successive sarà sufficiente ricercare e selezionare il destinatario all interno dell Archivio per valorizzare automaticamente i campi della sezione Destinatario. Compilata la fattura bisognerà procedere al controllo formale del documento attraverso la funzione Controlla dati : sarà possibile procedere all invio solo nel momento in cui la fatture risulterà formalmente corretta. E possibile salvare la fattura in bozza per un inoltro successivo e visualizzare la bozza nel formato PDF SOGEI. 5

6 4 PRODUZIONE FATTURE ELETTRONICHE IMPORTA PER L INVIO La piattaforma consente di produrre fatture elettroniche attraverso l importazione di: - file XML ver. 1.2 in modo massivo per l invio al SdI. L importazione può avvenire selezionando i file da inviare attraverso multi-selezione oppure caricando un archivio compresso file.zip - modello excel: è possibile scaricare il nostro template di compilazione agevolata della fattura elettronica in formato excel. Il sistema riconoscerà i dati presenti nel template caricato e produrrà automaticamente il relativo file XML. Per semplificare i meccanismi di sottoscrizione ed invio delle fatture è possibile attivare la funzione di invio automatico al SdI. Selezionando questa funzione le fatture caricate verranno controllate e, se corrette, inviate automaticamente al SdI. Nel caso la validazione dovesse riscontrare anomalie le fatture verranno caricate in bozza. 6

7 5 PRODUZIONE FATTURE ELETTRONICHE: CONVERTI ED INVIA FATTURE PDF La piattaforma offre una funzionalità di conversione delle fatture PDF nel formato XML 1.2 grazie all acquisto di crediti premium detti crediti conversione. E possibile caricare le fatture in formato PDF massivamente oppure tramite archivio compresso file.zip contenente le fatture: attraverso una tecnologia avanzata le fatture verranno convertite automaticamente nel formato XML 1.2. Per semplificare i meccanismi di sottoscrizione ed invio delle fatture è possibile attivare la funzione di invio automatico al SdI. Anche in questo caso selezionando questa funzione le fatture convertite verranno controllate e, se corrette, inviate automaticamente al SdI. Nel caso la validazione dovesse riscontrare anomalie le fatture verranno caricate in bozza. 7

8 6 IMPORTA PER LA SOLA CONSERVAZIONE Nel caso fossero state emesse e ricevute delle fatture elettroniche attraverso altri canali (ad esempio tramite PEC), ma non si fosse provveduto alla loro conservazione, questa funzione permette di caricare le fatture che si devono conservare digitalmente insieme alle relative notifiche, qualora se ne fosse in possesso. I file XML delle fatture e delle ricevute devono presentare la propria denominazione originale. La dimensione massima per caricamento è pari a 10 MB. Le fatture caricate verranno conservate digitalmente e pubblicate nel rispettivo archivio fatture emesse o ricevute accessibile dalla dashboard. 8

9 7 FATTURE DA LAVORARE Nella Dashboard è presente la sezione Fatture da lavorare. In questa sezione saranno mostrate le fatture in bozza, ordinate in ordine cronologico, che sarà possibile visualizzare e modificare attraverso il web form di compilazione per il successivo inoltro al SdI. Per accedere alla schermata di modifica sarà sufficiente cliccare sull icona a forma di matita 9

10 8 CONSULTAZIONE FATTURE ELETTRONICHE ARCHIVIO FATTURE EMESSE Nell archivio fatture emesse verranno visualizzate tutte le fatture inviate al SdI. La piattaforma consente di ricercare le fatture combinando molteplici filtri di ricerca per ottenere la vista desiderata. Una volta ottenuta la vista desiderata è possibile accedere alla visualizzazione della fattura selezionando il tasto Visualizza in corrispondenza della riga del documento. Dall archivio fatture emesse è possibile esportare: - i file XML firmati ed i file XML non firmati in modo massivo - il report riassuntivo delle fatture emesse in formato excel 10

11 9 CONSULTAZIONE FATTURE ELETTRONICHE VISUALIZZA FATTURA EMESSE Cliccando su Visualizza nell archivio fatture si accederà al dettaglio della singola fattura. Da questa sezione darà possibile: - Visualizzare e scaricare la fattura nel formato PDF SOGEI e PDF Semplificato - Visualizzare e scaricare il file XML della fattura - Visualizzare e scaricare il file XML dell eventuale notifica - Riemettere la fattura elettronica in caso di scarto da parte del SdI - Emettere una nota di credito - Scaricare eventuali allegati alla fattura elettronica nel formato originale - Visualizzare le evidenze di conservazione di fatture e notifiche Nel caso di fatture correttamente trasmesse, nella schermata di visualizzazione della fattura sarà possibile duplicare la fattura stessa visualizzando il web form di compilazione già compilato. In questo modo si potranno modificare solo i dati necessari velocizzando i tempi di invio. 11

12 10 CONSULTAZIONE FATTURE ELETTRONICHE ARCHIVIO FATTURE EMESSE Nell archivio fatture ricevute verranno visualizzate tutte le fatture ricevute sul codice destinatario fornito da Indicom. La piattaforma consente di ricercare le fatture combinando molteplici filtri di ricerca per ottenere la vista desiderata. Una volta ottenuta la vista desiderata è possibile accedere alla visualizzazione della fattura selezionando il tasto Visualizza in corrispondenza della riga del documento. Dall archivio fatture ricevute è possibile esportare: - i file XML firmati ed i file XML non firmati in modo massivo - il report riassuntivo delle fatture ricevute in formato excel In questa sezione è inoltre possibile accedere ad un riepilogo dei pagamenti, ovvero uno scadenziario in cui saranno riportate le fatture ricevute, le relative scadenze ed il dettaglio dell importo da versare al fornitore e all erario in caso di split payment. 12

13 11 CONSULTAZIONE FATTURE ELETTRONICHE VISUALIZZA FATTURA RICEVUTA Cliccando su Visualizza nell archivio fatture si accederà al dettaglio della singola fattura. Da questa sezione darà possibile: - Visualizzare e scaricare la fattura nel formato PDF SOGEI e PDF Semplificato - Visualizzare e scaricare il file XML della fattura - Scaricare eventuali allegati alla fattura elettronica nel formato originale - Visualizzare le evidenze di conservazione di fatture e notifiche 12 GESTIONE ANAGRAFICHE Nella sezione gestione anagrafiche vengono riportate tutte le anagrafiche gestite in piattaforma: esse saranno molteplici nel caso di soggetti che gestiscono la fatturazione elettronica per conto terzi. In questa sezione sarà possibile: - Modificare i propri dati anagrafici - Abilitare l anagrafica alla ricezione di fatture elettroniche - Inviare, tramite l icona a forma di lettera, il proprio codice destinatario ai fornitori direttamente dalla piattaforma semplicemente inserendo l indirizzo del fornitore 13

14 - Creare delle sotto-utenze per l accesso alla piattaforma da parte di più utenti a cui attribuire permessi di compilazione e consultazione o sola consultazione - Gestire le sotto-utenze create per la gestione delle anagrafiche 13 GESTIONE E CREAZIONE SOTTO-UTENZE Da questa sezione sarà possibile creare nuove sotto-utenze per l accesso al portale e gestire le sottoutenze create. La sotto-utenza permette di associare una denominazione ed un ad una o più anagrafiche per le quali va gestito il processo di fatturazione elettronica. In questo modo è possibile concedere l accesso al portale a uno o più soggetti con la possibilità ulteriore di attribuire permessi di compilazione e consultazione o di sola consultazione. Cliccando su crea sotto-utenza sarà possibile creare accessi per più utenti al portale selezionando l anagrafica che dovranno gestire ed i relativi permessi. 14

15 Inserendo nome, cognome, ed associando questi all anagrafica di riferimento il soggetto a cui si vuole concedere l accesso al portale riceverà il link di accesso e le credenziali necessarie per accedere e operare. 15

16 14 REPORTISTICA ED ESPORTAZIONI Dalla dashboard è possibile accedere alla funzione di reportistica. La funzionalità consente di scaricare un report in formato excel relativo a tutte le fatture PA/B2B gestite con la possibilità di applicare diversi filtri per personalizzare il report desiderato. 15 LINK UTILI Di seguito riportiamo alcuni link utili relativi ad altri nostri materiali realizzati in tema fatturazione elettronica: E- book Fatturazione Elettronica B2B E-book con 101 domande e risposte sulla fatturazione elettronica tra privati E- book Conservazione Digitale a norma Whitepaper sulle Regole Tecniche pubblicate dall Agenzia delle Entrate (Provv /2018) Guida per registrare il Codice Destinatario sul sito dell Agenzia delle Entrate Link per registrare il codice destinatario sul sito dell Agenzia dell Entrate: 16