Unità Formativa 13.1: Principi per la costruzione e l implementazione del budget

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Berta Antonini
8 anni fa
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1 Unità Formativa 13.1: Principi per la costruzione e l implementazione del budget La Commissione UE, nel varare il Lifelong Learning Programme, ha stabilito anche una serie di disposizioni finanziarie generali che riguardano l accesso ai finanziamenti e la gestione delle attività finanziate. La Commissione, infatti, ritiene che le sovvenzioni per la realizzazione dei progetti siano basate sul principio del cofinanziamento e servano a incentivare l esecuzione di interventi che senza il supporto finanziario dell Unione europea non verrebbero attuati. L insieme di regole, vincoli, parametri e procedure di tipo amministrativo per l accesso ai finanziamenti costituisce una parte corposa e molto articolata dell attività programmatoria: ne consegue che il processo di pianificazione finanziaria è di grande rilievo e occupa un ruolo altrettanto importante della definizione degli obiettivi progettuali o dell individuazione dei partner all estero. Nel costruire il budget è opportuno tenere a mente alcune regole fondamentali: la sovvenzione comunitaria e il cofinanziamento servono a coprire i costi dell intervento e non a generare profitti; il budget richiesto deve indicare chiaramente l ammontare richiesto alla Commissione e il cofinanziamento privato. Qualora vi siano altri finanziamenti aggiuntivi di natura pubblica, la quota di finanziamento comunitario si riduce in proporzione; sono vietati ulteriori finanziamenti comunitari, in base al principio che proibisce il doppio finanziamento della stessa azione. Di norma, il budget complessivo di progetto è il risultato di una previsione di spesa elaborata da tutti i partner (in base ai costi che ognuno dovrà sostenere per realizzare le attività di competenza). Inoltre, il budget complessivo è il risultato della previsione dei costi associati a ogni attività progettuale; esso, quindi, viene realizzato attraverso l individuazione delle risorse a disposizione per realizzare il piano di attività previsto, la definizione delle modalità di gestione delle risorse, la verifica dei tempi di acquisizione dei finanziamenti.

riguardano l accesso ai finanziamenti e la gestione delle attività finanziate.

2 L accordo fra i partner può prevedere diverse modalità di gestione delle risorse: l organismo che percepisce il finanziamento (cioè il beneficiario) può decidere di gestire i fondi centralmente anche a nome dei partner, oppure la gestione può essere diversa e i costi per la mobilità possono essere distribuiti direttamente ai beneficiari. Quale che sia la scelta, questa deve essere formalizzata nei contratti fra le parti. Il percettore del finanziamento deve in ogni caso dotarsi di un sistema affidabile per il monitoraggio finanziario del progetto: infatti, è necessario avere sempre sott occhio la corrispondenza fra attività realizzate e risorse impiegate, in modo da accorgersi per tempo di eventuali scostamenti rispetto al pianificato e agire di conseguenza. Alcuni punti da tenere presenti per la costruzione del budget e nella realizzazione del progetto sono: Attribuire a ogni attività progettuale prevista i costi di competenza; Verificare la coerenza fra le attività pianificate, i relativi costi e il contributo chiesto alla Commissione: Verificare le risorse disponibili nel partenariato per la corresponsione del cofinanziamento; Concordare con i partner le modalità di gestione finanziaria; Monitorare i pagamenti e gli incassi; Evitare di chiedere il rimborso per le spese sostenute prima dell approvazione del progetto. A proposito di monitoraggio, il sistema di qualità complessivo del progetto (descritto nei Moduli 8 Monitoraggio e 11 Valutazione), dovrebbe prevedere anche indicatori fisici relativi agli aspetti amministrativo contabili. Le tipologie di indicatori comunemente più utilizzate per monitorare gli aspetti finanziari riguardano l efficacia dell intervento (intesa come capacità di utilizzare al meglio le risorse realizzando effettivamente le azioni del progetto), l efficienza dell intervento (vale a dire la capacità di realizzare le attività con l uso migliore possibile delle risorse finanziarie) e l economicità (riferita all uso oculato e rigoroso delle risorse concesse). In base alle indicazioni contenute nella documentazione di supporto alla gestione finanziaria di un progetto di mobilità transnazionale (Vedi ad esempio il documento: Disposizioni per la gestione amministrativa e

Quale che sia la scelta, questa deve essere formalizzata nei contratti fra le parti.

3 finanziaria di un azione di mobilità edito dall Agenzia nazionale italiana) esistono due macro tipologie di spese: le spese di organizzazione del progetto e le spese di mobilità dei partecipanti. La Macrovoce spese di organizzazione del progetto. In questa macrovoce rientrano tutte le spese sostenute per attuare il progetto, eccettuate quelle per la mobilità. Due sono le principali categorie in cui si articola questa macrovoce: le spese di gestione e monitoraggio e le spese di preparazione dei partecipanti. Nel primo caso sono elencabili i costi per le seguenti azioni: gli incontri di partenariato transnazionale (comprese le visite preparatorie); le attività di informazione e promozione; la selezione dei partecipanti alla mobilità; le attività di monitoraggio, valutazione e assicurazione della qualità; le attività di valorizzazione dei risultati e di disseminazione, comprese le spese per la realizzazione di materiale divulgativo; le attività gestionali dell organismo proponente (che comprendono i costi di personale, di acquisto materiali, di comunicazione, postali,..); i costi per i collaboratori esterni ingaggiati per incarichi di collaborazione; le spese per l accensione della polizza di garanzia fidejussoria da parte di organismi proponenti privati. Nel secondo caso, spese di preparazione dei partecipanti, sono elencabili i costi per le seguenti azioni: le attività pedagogiche, linguistiche, culturali effettuati sia nel paese di invio che in quello ospite durante la mobilità transnazionale; la realizzazione di visite culturali presso il paese ospitante; la creazione di materiali didattici per l attività preparatoria.

Due sono le principali categorie in cui si articola questa macrovoce: le spese di gestione e monitoraggio e le spese di preparazione dei partecipanti.

4 Per ciò che si riferisce a questa macrovoce, i costi del personale interno vanno quantificati in questo modo: prima di tutto, identificare la tipologia di figure professionali ritenute necessarie a svolgere le attività. In secondo luogo, fare una quantificazione delle giornate uomo ritenute necessarie, per tipologia di figura. Infine, calcolare il costo dell impiego delle risorse individuate. La Macrovoce spese per la mobilità. Questa tipologia riguarda tutte le spese vive sostenute per la partecipazione delle persone alla mobilità. Anche qui è possibile distinguere due tipologie: i costi di viaggio e i costi di sussistenza. La prima tipologia riguarda il trasferimento delle persone in mobilità dal luogo di residenza a quello del tirocinio o dello scambio e ritorno. Infatti, le Agenzie nazionali non rimborsano le spese per borse di mobilità che non si concludano col ritorno del partecipante. Questi costi comprendono i trasferimenti da e per l aeroporto nonché i biglietti aerei o ferroviari. Quanto ai costi di sussistenza, riguardano tutte le spese sostenute per la permanenza all estero: sistemazione logistica, alloggio, vitto, trasporti locali, assicurazione. Poiché tali costi vengono indicati dai partner esteri che si occupano di organizzare e realizzare la mobilità, è opportuno, in sede di progettazione e di costruzione del budget, disporre di indicazioni precise sui costi reali di tali servizi, in modo da evitare il rischio di scostamenti durante la realizzazione del progetto. Nel caso i tirocinanti siano persone con caratteristiche particolari, come i minori o i disabili, è possibile prevedere costi per accompagnatori o per servizi specifici, come spese mediche o trasporti speciali. Infine, è opportuno sottolineare che per il calcolo del contributo comunitario bisogna utilizzare i massimali di tariffa pubblicati sugli Avvisi per la presentazione dei progetti, che sono stabiliti dalla Commissione e dalle Agenzie nazionali sulla base dei paesi di destinazione e della durata della mobilità. Tali tariffe sono importi massimi e non sono mai superabili; le Agenzie nazionali, tuttavia, tendono a invitare i potenziali promotori a non applicare la cifra massima possibile, nell impostare il budget, ma a costruire il preventivo finanziario basandosi sui costi reali così come comunicato dai partner. Infatti, poiché i massimali sono calcolati sulla base del costo medio della vita nei vari paesi, applicare la tariffa massima può, in teoria, portare a sovrastime di quanto si spenderà realmente. In base a questa possibilità teorica, capita che in sede di valutazione delle proposte i budget richiesti dai progetti approvati vengano decurtati e ciò rende necessaria una ridefinizione del preventivo a fronte di un progetto che non può essere radicalmente modificato.

La Macrovoce spese per la mobilità. Questa tipologia riguarda tutte le spese vive sostenute per la partecipazione delle persone alla mobilità.

5 In realtà, fare una valutazione di congruità finanziaria ex ante è cosa piuttosto difficile in quanto il valutatore dovrebbe avere una mole di informazioni (ad esempio sul costo della vita dei paesi di destinazione) in genere non disponibile durante la valutazione. I tagli ai budget sono presumibilmente motivati da altre considerazioni, tese a finanziare il maggior numero di progetti possibile. Ciò non toglie che costruire il budget a costi reali sia comunque un comportamento di buon senso che riduce (non annulla) i rischi di una decurtazione del contributo richiesto.

I tagli ai budget sono presumibilmente motivati da altre considerazioni, tese a finanziare il maggior numero di progetti possibile.

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