Software di interfacciamento sistemi gestionali Manuale di installazione, configurazione ed utilizzo

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1 01595 Software di interfacciamento sistemi gestionali Manuale di installazione, configurazione ed utilizzo

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3 INDICE DESCRIZIONE DEL SOFTWARE DI INTERFACCIAMENTO CON I SISTEMI GESTIONALI (ART ) 2 Le funzionalità 2 Altre caratteristiche 2 INSTALLAZIONE 3 PROCEDURA D INSTALLAZIONE DEL SOFTWARE 4 AGGIORNAMENTO DEL SOFTWARE 4 CONFIGURAZIONE 5 PREMESSA 6 CONFIGURAZIONE INTERFACCIAMENTO VERSO SOFTWARE GESTIONALE 6 Attivazione Licenza 7 Selezionare il gestionale amministrativo ed effettuare la configurazione 7 GESTIONALE MICROS FIDELIO 9 Premessa 9 Selezionare il PMS ed effettuare la configurazione 9 GESTIONALE NI.CE. INFORMATICA HOTEL Premessa 14 Selezionare il PMS ed effettuare la configurazione 14 GESTIONALE GESTIONE ALBERGO - LEONARDO 20 Premessa 20 Selezionare il PMS ed effettuare la configurazione 20 ALTRO PMS CHE ADOTTA IL PROTOCOLLO WCS 26 Premessa 26 Selezionare il PMS ed effettuare la configurazione 26 UTILIZZO 33 AVVIO DEL SOFTWARE 34 GESTIONALE MICROS-FIDELIO 34 Premessa 34 Dati che vengono scambiati 34 Operazioni lato Micros-Fidelio e conseguenze lato WCS 35 GESTIONALE NI.CE. INFORMATICA HOTEL Premessa 36 Dati che vengono scambiati 36 Operazioni lato Ni.Ce. Informatica Hotel2000 e conseguenze lato WCS 36 GESTIONALE GESTIONE ALBERGO - LEONARDO 38 Premessa 38 Dati che vengono scambiati 38 Operazioni lato Gestione Albergo - Leonardo e conseguenze lato WCS 39 ALTRO PMS CHE ADOTTA IL PROTOCOLLO WCS 40 Premessa 40 Dati che vengono scambiati 40 Operazioni lato PMS utilizzato e conseguenze lato WCS 41 1

4 Descrizione del software di interfacciamento con i sistemi gestionali (art ) Il software d interfacciamento con i sistemi gestionali rende possibile il passaggio di informazioni salienti fra il software gestionale amministrativo (Property Management System, nel seguito del manuale verrà chiamato anche PMS per semplicità) utilizzato per l amministrazione della struttura alberghiera ed il Software Well-contact Suite (Basic cod o Top cod che, per semplicità, nel manuale verrà chiamato anche WCS). IMPORTANTE: Ogni PMS prevede un proprio protocollo per la comunicazione dei dati. Se il PMS utilizzato non è fra quelli già gestiti dal software di interfacciamento con i sistemi gestionali la comunicazione non sarà possibile. In tal caso risulta necessario comunicare tale mancanza al fornitore del gestionale ed a Vimar richiedendo che vengano intrapresi gli opportuni sviluppi. Le funzionalità Passaggio dei dati principali relativi all anagrafica del cliente ed alla prenotazione, dal PMS al Software WCS, con creazione automatica della scheda del cliente e della prenotazione. Scrittura ed attivazione automatica della tessera. Disattivazione automatica delle chiavi in fase di Check-Out. Altre caratteristiche Il software d Interfacciamento con i sistemi gestionali non prevede un interfaccia verso l utente. 2

5 SEZIONE INSTALLAZIONE 3

6 Procedura di installazione del software Il software d interfacciamento con i sistemi gestionali viene installato automaticamente con l installazione del Software Well-contact Suite Basic cod o Software Well-contact Suite Top cod Finché non viene attivata la licenza specifica del servizio tale componente rimane inoperante. Per l attivazione della licenza è necessario seguire l opportuna procedura descritta nel paragrafo Attivazione Licenza. Dopo aver installato correttamente il software WCS, affinché possa essere utilizzato in tutte le sue funzionalità, è necessario effettuare opportune configurazioni descritte nel capitolo Configurazione interfacciamento verso software gestionale. Le operazioni di configurazione potranno essere effettuate solamente da utenti del software dotati di elevati privilegi di accesso al software stesso. Aggiornamento del software Il software d interfacciamento con i sistemi gestionali viene aggiornato automaticamente con l aggiornamento del Software WCS. Per effettuare l aggiornamento del software procedere come descritto nel Manuale Utente del Software WCS installato. 4

7 SEZIONE CONFIGURAZIONE 5

8 Premessa Dopo aver installato correttamente il Software WCS, affinché possa essere utilizzato in tutte le sue funzionalità, è necessario effettuare alcune operazioni di configurazione. Tali operazioni saranno descritte nel dettaglio nei successivi paragrafi. Nel capitolo Configurazione interfacciamento verso software gestionale sono riportate le operazioni generiche valide per tutti i tipi di gestionali, mentre nei capitoli successivi sono descritte le operazioni da svolgere per ogni singolo PMS compatibile. Configurazione interfacciamento verso software gestionale Si accede alle sezione Attivazione/Configurazione Interfacciamento Generale attraverso il menu Configurazioni, come descritto in Figura 1. Figura 1 - Menu Attivazione / Configurazione Interfacciamento Gestionali Comparirà la finestra rappresentata in Figura 2. In tale finestra se il componente non è ancora stato attivato risultano selezionabili i pulsanti Genera Richiesta ed Attiva, mentre la selezione dello specifico gestionale non è resa possibile. Figura 2 - Finestra di Attivazione / Configurazione se non ancora attivato 6

9 Il Software integrativo di Well-contact Suite per interfacciamento con software gestionali amministrativi va attivato con una procedura ad hoc descritta nel paragrafo seguente. Attivazione Licenza Per attivare la funzionalità di interfacciamento con software gestionale è necessario seguire la procedura di seguito riportata: premere il pulsante Genera Richiesta e selezionare la cartella in cui salvare il file di richiesta (si suggerisce di utilizzare la cartella documenti ); accedere al sito portarsi su Prodotti -> Software di prodotto e selezionare la voce Rich. attivazione interfaccia WCS-gestionali; recarsi dal grossista e acquistare la chiave USB; compilare il form presente seguendo le istruzioni incluse ed allegando il file appena creato; una volta ricevuto il file di risposta (contenuto nella chiave USB del prodotto), premere su Attiva per concludere l attivazione; verrà richiesto di selezionare come prima cosa il file generato per la richiesta (estensione.xreq) e subito dopo quello ricevuto come risposta (estensione.xresp). Se tutto sarà andato a buon fine apparirà il messaggio di Figura 3. Figura 3 Messaggio di Attivazione effettuata Premendo su Ok si ritornerà alla finestra di Attivazione/Configurazione Interfacciamento Gestionali che apparirà come segue; poiché il componente è stato attivato i pulsanti Genera Richiesta ed Attiva non saranno più selezionabili, mentre finalmente risulterà possibile la selezione del software gestionale. Figura 4 - Finestra di Attivazione / Configurazione se attivato Selezionare il gestionale amministrativo ed effettuare la configurazione Dal box di scelta multipla selezionare il PMS utilizzato; una volta effettuata la selezione saranno rese disponibili dalle opzioni in più utili per poter configurare le componenti del sistema selezionato. Le opzioni rese disponibili saranno un sottoinsieme dell elenco di seguito riportato: Connessione al Bus: parametri generici obbligatori per ogni gestionale, raccoglie i dati necessari a permettere la comunicazione del componente d interfacciamento con l impianto. Parametri di Comunicazione: obbligatoria per ogni gestionale, raccoglie i dati necessari a permettere la comunicazione fra il PMS ed il sistema WCS; Programmatori di Card: contiene la tabella di transcodifica dei programmatori di tessere specificabili dal PMS, nome ; Accessi Comuni: tabella di transcodifica degli accessi comuni (piscina, sauna, garage, ). In Figura 5 a titolo di esempio è stato selezionato Micros-Fidelio 1 uno fra i PMS gestiti al momento della stesura del seguente manuale. Si può notare la presenza di tutte le opzioni sopra elencate. Nei paragrafi seguenti sono descritte le procedure di inserimento dati componenti elencate. 1 Micros Fidelio è marchio registrato di MICROS Systems, Inc. negli Stati Uniti e/o in altri paesi 7

10 Figura 5 - Finestra di Attivazione / Configurazione se selezionato un PMS Specificare i parametri di Connessione al Bus Una volta selezionata l opzione Connessione al Bus, si otterrà la schermata in Figura 6. Figura 6 - Componente per inserimento parametri di Connessione al Bus In questa sezione vanno specificati i parametri per la connessione al Bus, ovvero i parametri di comunicazione del servizio Falcon Gateway, tali dati sono visualizzabili utilizzando il software Gateway Configurator installato assieme. In Figura 7 una configurazione corretta. 8

11 Figura 7 - Componente per inserimento parametri di connessione al bus compilato. Gestionale Micros Fidelio Premessa Il software d interfacciamento con i sistemi gestionali è compatibile con la versione 2.20 del protocollo FIAS sviluppato per Micros - Fidelio. Selezionare il PMS ed effettuare la configurazione Dal box di scelta multipla selezionare il gestionale amministrativo utilizzato (Micros - Fidelio); una volta effettuata la selezione saranno rese disponibili le opzioni utili per inserire le informazioni di configurazione peculiari per il sistema selezionato. Le opzioni riportate saranno le seguenti: Parametri di Comunicazione; Programmatori di Card; Accessi Comuni; Nei paragrafi seguenti viene spiegato come procedere nella configurazione dei parametri sopra elencati. In Figura 8 è stato selezionato Micros - Fidelio. Figura 8 - Finestra di Attivazione / Configurazione, selezionato Micros - Fidelio 9

12 Specificare i Parametri di Comunicazione Una volta selezionata l opzione Parametri di Comunicazione, si ottiene la schermata presente in Figura 9. Figura 9 - Componente per inserimento Parametri di Comunicazione Inserire i dati richiesti; in Micros - Fidelio la comunicazione avviene tramite servizio di rete sono quindi necessari l indirizzo della macchina in cui è installato Micros - Fidelio (IP gestionale) e la relativa porta di comunicazione (Porta gestionale). In Figura 10 è riportato un esempio di configurazione valida nel quale la macchina nella quale è installato Micros Fidelio è la stessa in cui è installato WCS. Specificare i parametri di un Programmatore di Card Figura 10 - Componente per inserimento Parametri di Comunicazione compilata Vanno inseriti tutti i programmatori che si desidera utilizzare con Micros Fidelio. Dopo aver specificato i riferimenti ai programmatori di tessere presenti, tramite l interfaccia proposta dal sistema Micros Fidelio passare alla configurazione del sistema WCS come di seguito riportato. Selezionando l opzione Programmatori di Card, si otterrà la schermata in Figura

13 Figura 11 - Componente per inserimento dati Programmatori di Card Selezionando il pulsante Aggiungi Programmatore, apparirà una nuova riga nella tabella come riportato in Figura 12. Figura 12 - Componente per inserimento Programmatori Card con riga di nuovo programmatore 1. Nella colonna IP inserire l indirizzo della macchina alla quale è stato collegato il programmatore di card; 2. Nella colonna Porta inserire la porta alla quale lavora il servizio programmatore (tipicamente 8001); 3. Selezionare il check presente nella colonna Usa Crittografia se effettivamente si usa la crittografia e quando viene richiesto (si veda Figura 13) inserire la chiave di crittografazione; 11

14 Figura 13 - Finestra di inserimento chiave di crittografia per programmatore di card 4. Nella colonna Programmatore Gestionale inserire la codifica utilizzata lato Micros Fidelio per identificare il particolare programmatore (tipicamente vengono utilizzati i valori 01, 02, ecc...). Se sono presenti altri programmatori di tessere ripetere la procedura per tutti quelli presenti. Figura 14 - Componente per inserimento dati programmatore di card completato Specificare gli Accessi Comuni Vanno inseriti tutti accessi comuni che sono previsti lato Micros-Fidelio. Dopo aver specificato tramite l interfaccia proposta dal sistema Micros-Fidelio i riferimenti agli accessi comuni presenti, passare alla configurazione del sistema WCS come di seguito riportato. Selezionando l opzione Accessi Comuni, si otterrà la schermata in Figura

15 Figura 15 - Componente per inserimento Accessi Comuni Selezionando il pulsante Aggiungi Accesso: 1. Si aprirà una finestra (si veda Figura 16) per la richiesta del Numero Ambiente; in questo campo va inserito appunto il Numero Ambiente di un Ambiente appunto configurato come "Accesso/Ambiente Comune (vedere il capitolo Configurazione ETS nel manuale utente del software WCS); Figura 16 - Finestra di inserimento numero dell accesso comune definito nella Configurazione ETS 2. Confermando il dato inserito si aprirà un ulteriore finestra ( si veda Figura 17) per l inserimento dell Accesso Gestionale; in questo campo va inserita l etichetta che utilizza il gestionale per identificare lo stesso accesso comune (per Micros - Fidelio inserire i numeri 1, 2, 3,..., 20 nient altro.); Figura 17 - Finestra di inserimento codice dell accesso comune definito dal PMS 13

16 3. Se si attiva il check della colonna Default s intende che la richiesta proveniente da Micros-Fidelio di creazione di una nuova chiave, se non diversamente specificato, deve attivare l accesso anche a questo ambiente ; 4. Il campo descrizione viene inserito automaticamente (si veda Figura 18). Per ogni accesso comune previsto dal sistema va ripetuta la procedura fin qui descritta. Figura 18 - Componente per inserimento Accesso Comune effettuato con successo Gestionale Ni.Ce. Informatica Hotel2000 Premessa Il software d interfacciamento con i sistemi gestionali è compatibile con il software gestionale amministrativo Hotel2000 di Ni.Ce. Informatica. Selezionare il PMS ed effettuare la configurazione Dal box di scelta multipla selezionare il gestionale amministrativo utilizzato (NI.CE. Informatica Hotel2000); una volta effettuata la selezione saranno rese disponibili le opzioni utili per inserire le informazioni di configurazione peculiari per il sistema selezionato. Le opzioni riportate saranno le seguenti: Parametri di Comunicazione; Programmatori di Card; Accessi Comuni; Nei paragrafi seguenti viene spiegato come procedere nella configurazione dei parametri sopra elencati. In Figura 19 è stato selezionato NI.CE. Informatica Hotel

17 Figura 19 - Finestra di Attivazione / Configurazione selezionato NI.CE. Informatica Hotel2000 Specificare i Parametri di Comunicazione Una volta selezionata l opzione Parametri di Comunicazione, si ottiene la schermata presente in Figura 20. Figura 20 - Componente per inserimento Parametri di Comunicazione Inserire i dati richiesti in NI.CE. Informatica Hotel2000 ; la comunicazione avviene tramite scambio di file di testo. È necessario specificare la cartella nella quale saranno presenti i file veicolo della comunicazione. 15

18 Figura 21 - Componente per inserimento Parametri di Comunicazione compilata Specificare i parametri di un Programmatore di Card Vanno inseriti tutti i programmatori che si desidera utilizzare con NI.CE. Informatica Hotel2000. Dopo aver specificato i riferimenti ai programmatori di tessere presenti, tramite l interfaccia proposta dal sistema NI.CE. Informatica Hotel2000 passare alla configurazione del sistema WCS come di seguito riportato. Selezionando l opzione Programmatori di Card, si otterrà la schermata in Figura 22. Figura 22 - Componente per inserimento dati Programmatori di Card 16

19 selezionando il pulsante Aggiungi Programmatore, apparirà una nuova riga nella tabella come riportato in Figura 23. Figura 23 - Componente per inserimento Programmatori Card con riga di nuovo programmatore 1. Nella colonna IP inserire l indirizzo della macchina alla quale è stato collegato il programmatore di card; 2. Nella colonna Porta inserire la porta alla quale lavora il servizio programmatore (tipicamente 8001); 3. Selezionare il check presente nella colonna Usa Crittografia se effettivamente si usa la crittografia e quando viene richiesto (si veda Figura 24) inserire la chiave di crittografazione; Figura 24 - Finestra di inserimento chiave di crittografia per programmatore di card 4. Nella colonna Programmatore Gestionale inserire la codifica utilizzata lato NI.CE. Informatica Hotel2000 per identificare il particolare programmatore. Se sono presenti altri programmatori di tessere ripetere la procedura per tutti quelli presenti. 17

20 Figura 25 - Componente per inserimento dati programmatore di card completato Specificare gli Accessi Comuni Vanno inseriti tutti gli accessi comuni che sono previsti lato NI.CE. Informatica Hotel2000. Dopo aver specificato tramite l interfaccia proposta dal sistema NI.CE. Informatica Hotel2000 i riferimenti agli accessi comuni presenti passare alla configurazione del sistema WCS come di seguito riportato. Selezionando l opzione Accessi Comuni si otterrà la schermata in Figura 26. Figura 26 - Componente per inserimento Accessi Comuni 18

21 Selezionando il pulsante Aggiungi Accesso: 1. Si aprirà una finestra (si veda Figura 27) per la richiesta del Numero Ambiente; in questo campo va inserito appunto il Numero Ambiente di un Ambiente appunto configurato come "Accesso/Ambiente Comune (vedere il capitolo Configurazione ETS nel manuale del software WCS); Figura 27 - Finestra di inserimento numero dell accesso comune definito nella Configurazione ETS 2. Confermando il dato inserito si aprirà un ulteriore finestra ( si veda Figura 28) per l inserimento dell Accesso Gestionale; in questo campo va inserita l etichetta che utilizza il gestionale per identificare lo stesso accesso comune (per NI.CE. Informatica Hotel2000 inserire i numeri 1, 2, 3,..., 30 nient altro.) Figura 28 - Finestra di inserimento codice dell accesso comune definito dal PMS 19

22 3. Se si attiva il check della colonna Default s intende che la richiesta proveniente da NI.CE. Informatica Hotel2000 di creazione di una nuova chiave, se non diversamente specificato, deve attivare l accesso anche a questo ambiente ; 4. Il campo descrizione viene inserito automaticamente (si veda Figura 29). Per ogni accesso comune previsto dal sistema va ripetuta la procedura fin qui descritta. Figura 29 - Componente per inserimento Accesso Comune effettuato con successo Gestionale Gestione Albergo - Leonardo Premessa Il software d interfacciamento con i sistemi gestionali è compatibile con il software gestionale amministrativo Leonardo di Gestionale Albergo. Selezionare il PMS ed effettuare la configurazione Dal box di scelta multipla selezionare il gestionale amministrativo utilizzato (Gestione Albergo - Leonardo); una volta effettuata la selezione saranno rese disponibili le opzioni utili per inserire le informazioni di configurazione peculiari per il sistema selezionato. Le opzioni riportate saranno le seguenti: Parametri di Comunicazione; Programmatori di Card; Accessi Comuni; Nei paragrafi seguenti viene spiegato come procedere nella configurazione dei parametri sopra elencati. In Figura 30 è stato selezionato Gestione Albergo - Leonardo. 20

23 Figura 30 - Finestra di Attivazione / Configurazione, selezionato Gestione Albergo - Leonardo Specificare i Parametri di Comunicazione Una volta selezionata l opzione Parametri di Comunicazione, si ottiene la schermata presente in Figura 31. Figura 31 - Componente per inserimento Parametri di Comunicazione Inserire i dati richiesti; in Gestione Albergo - Leonardo la comunicazione avviene tramite scambio di file sono quindi necessari il cammino ed il nome dei due file che vengono utilizzati per la comunicazione. In Figura 21 è riportato un esempio di configurazione valida. 21

24 Figura 32 - Componente per inserimento Parametri di Comunicazione compilata Specificare i parametri di un Programmatore di Card Vanno inseriti tutti i programmatori che si desidera utilizzare con Gestione Albergo - Leonardo. Dopo aver specificato i riferimenti ai programmatori di tessere presenti, tramite l interfaccia proposta dal sistema Gestione Albergo - Leonardo passare alla configurazione del sistema WCS come di seguito riportato. Selezionando l opzione Programmatori di Card, si otterrà la schermata in Figura 33. Figura 33 - Componente per inserimento dati Programmatori di Card 22

25 selezionando il pulsante Aggiungi Programmatore, apparirà una nuova riga nella tabella come riportato in Figura 34. Figura 34 - Componente per inserimento Programmatori Card con riga di nuovo programmatore 1. Nella colonna IP inserire l indirizzo della macchina alla quale è stato collegato il programmatore di card; 2. Nella colonna Porta inserire la porta alla quale lavora il servizio programmatore (tipicamente 8001); 3. Selezionare il check presente nella colonna Usa Crittografia se effettivamente si usa la crittografia e quando viene richiesto (si veda Figura 35) inserire la chiave di crittografazione; Figura 35 - Finestra di inserimento chiave di crittografia per programmatore di card 4. Nella colonna Terminale Gestionale inserire la codifica utilizzata lato Gestione Albergo - Leonardo per identificare il particolare programmatore. Se sono presenti altri terminali del gestionale ripetere la procedura per tutti quelli presenti. 23

26 Figura 36 - Componente per inserimento dati programmatore di card completato Specificare gli Accessi Comuni Vanno inseriti tutti gli accessi comuni previsti dall impianto. Gestione Albergo - Leonardo specifica il comportamento con al massimo 5 accessi comuni per la tessera che si sta creando. In questa schermata è possibile definire il comportamento di default che sarà attuato. Selezionando l opzione Accessi Comuni, si otterrà la schermata in Figura 37. Figura 37 - Componente per inserimento Accessi Comuni Selezionando il pulsante Aggiungi Accesso: 1. Si aprirà una finestra (si veda Figura 38) per la richiesta del Numero Ambiente; in questo campo va inserito appunto il Numero Ambiente di un Ambiente appunto configurato come "Accesso/Ambiente Comune (vedere il capitolo Configurazione ETS nel manuale utente del software WCS); 24

27 Figura 38 - Finestra di inserimento numero dell accesso comune definito nella Configurazione ETS 2. Confermando il dato inserito si aprirà un ulteriore finestra ( si veda Figura 39) per l inserimento dell Accesso Gestionale; in questo campo va inserita l etichetta che utilizza il gestionale per identificare lo stesso accesso comune. Si ricorda che il campo deve essere composto da una parola di 8 lettere al massimo (valori d esempio: piscina, sauna, garage ); Figura 39 - Finestra di inserimento codice dell accesso comune definito dal PMS 3. Il campo Descrizione viene inserito automaticamente (si veda Figura 40). Per ogni accesso comune previsto dal sistema va ripetuta la procedura fin qui descritta. Figura 40 - Componente per inserimento Accesso Comune effettuato con successo 25

28 Altro PMS che adotta il Protocollo WCS Premessa Il software d interfacciamento con i sistemi gestionali prevede anche una specifica propria per la comunicazione con i PMS. Selezionare il PMS ed effettuare la configurazione Dalla box di scelta multipla selezionare il Protocollo WCS, una volta effettuata la selezione saranno rese disponibili le linguette utili per inserire le informazioni di configurazione peculiari per il sistema selezionato. Le linguette riportate saranno le seguenti: Parametri di Comunicazione; Programmatori di Card; Accessi Comuni; Nei paragrafi seguenti viene spiegato come procedere nella configurazione dei parametri sopra elencati. In Figura 19 è stato selezionato Protocollo WCS. Figura 41 - Finestra di Attivazione / Configurazione, selezionato Protocollo WCS Specificare i Parametri di Comunicazione Una volta selezionata la linguetta Parametri di Comunicazione, si ottiene la schermata presente in Figura 42.igura

29 Figura 42 - Componente per inserimento Parametri di Comunicazione Inserire i dati richiesti, con il Protocollo WCS la comunicazione avviene tramite scambio di file di testo. È necessario specificare la cartella nella quale saranno presenti i file veicolo della comunicazione. Figura 44 - Componente per inserimento dati Programmatori di Card 27

30 Specificare i parametri di un Programmatore di Card Vanno inseriti tutti i programmatori che si desidera utilizzare nell interfacciamento. Dopo aver specificato i riferimenti ai programmatori di tessere presenti, tramite l interfaccia proposta dal sistema passare alla configurazione del sistema WCS come di seguito riportato. Selezionando la linguetta Programmatori di Card, si otterrà la schermata in Figura 44. Figura 44 - Componente per inserimento dati Programmatori di Card selezionando il pulsante Aggiungi Programmatore, apparirà una nuova riga nella tabella come riportato in Figura 45. Figura 45 - Componente per inserimento Programmatori Card con riga di nuovo programmatore 28

31 1. nella colonna IP inserire l indirizzo della macchina alla quale è stato collegato il programmatore delle carte; 2. nella colonna Porta inserire la porta alla quale lavora il servizio programmatore (tipicamente 8001); 3. selezionare il check presente nella colonna Usa Crittografia se effettivamente si usa la crittografia e quando viene richiesto (si veda Figura 46) inserire la chiave di crittografazione; Figura 46 - Finestra di inserimento chiave di crittografia per programmatore di card 4. nella colonna Programmatore Gestionale inserire la codifica utilizzata lato PMS utilizzato per identificare il particolare programmatore; Se sono presenti altri programmatori di tessere ripetere la procedura per tutti quelli presenti. Figura 45 - Componente per inserimento Programmatori Card con riga di nuovo programmatore 29

32 Specificare gli Accessi Comuni Vanno inseriti tutti i programmatori che si desidera utilizzare nell interfacciamento. Dopo aver specificato i riferimenti ai programmatori di tessere presenti, tramite l interfaccia proposta dal sistema passare alla configurazione del sistema WCS come di seguito riportato. Selezionando la linguetta Programmatori di Card, si otterrà la schermata in Figura 44. Figura 48 - Componente per inserimento Accessi Comuni selezionando il pulsante Aggiungi Accesso, 1. si aprirà una finestra ( si veda Figura 49) per la richiesta del Numero Ambiente, in questo campo va inserito appunto il Numero Ambiente di un Ambiente appunto configurato come Accesso/Ambiente Comune (vedere il capitolo Configurazione ETS nel manuale utente del software WCS); Figura 49 - Finestra di inserimento numero dell accesso comune definito nella Configurazione ETS 6. confermando il dato inserito si aprirà un ulteriore finestra ( si veda Figura 50Figura 28) per l inserimento dell Accesso Gestionale, in questo campo va inserita l etichetta che utilizza il gestionale per identificare lo stesso accesso comune (inserire i numeri 1, 2, 3,..., 30 nient altro.); 30

33 Figura 50 - Finestra di inserimento codice dell accesso comune definito dal PMS 7. se si attiva il check della colonna Default s intende che la richiesta proveniente da PMS utilizzato di creazione di una nuova chiave, se non diversamente specificato, deve attivare l accesso anche a questo ambiente ; 8. il campo descrizione viene inserito automaticamente (si veda Figura 51). Per ogni accesso comune previsto dal sistema va ripetuta la procedura fin qui descritta. Figura 51 - Componente per inserimento Accesso Comune effettuato con successo 31

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35 SEZIONE UTILIZZO 33

36 Avvio del software Il software d interfacciamento con i sistemi gestionali è un servizio di Windows che si avvia automaticamente all avvio del PC se la licenza è stata attivata. Tale servizio non prevede interfaccia utente. Per avviarne o arrestarne l esecuzione procedere come per ogni altro servizio di Windows facendo attenzione che il nome di questo servizio è Vimar WCS To PMS Interface Service. Gestionale Micros-Fidelio Premessa La presenza del software d interfacciamento permette il passaggio trasparente per l operatore dei dati dal sistema Gestionale Amministrativo al Sistema Well-contact Suite. I dati che vengono passati sono quelli principali previsti dall anagrafica dell ospite ed i principali dati rilevanti della relativa prenotazione. Dati che vengono scambiati Il sistema Micros-Fidelio prevede, per quanto riguarda l anagrafica dell ospite, il passaggio di: Nome; Cognome; Titolo (Sig., Sig.ra, etc ). Per quanto riguarda la prenotazione è previsto il passaggio dei seguenti dati: Data di Arrivo; Data di Partenza; Numero Camera principale, ed eventuali altre camere coinvolte; Codice della Prenotazione. Inoltre il PMS qui descritto permette il passaggio di altre informazioni necessarie per la creazione e l attivazione delle tessere quali: riferimento al programmatore di tessere da utilizzare; eventuali accessi comuni da abilitare e relativa politica; eventuali altri numeri di camera da abilitare. 34

37 Operazioni lato Micros-Fidelio e conseguenze lato WCS Operazione lato Micros - Fidelio/ Opera Check-In di un cliente con generazione contestuale di una chiave. Check-Out di un cliente Creazione una nuova chiave senza effettuare il Check-In del cliente Operazione che l operatore deve eseguire sul sistema Well Contact di Vimar Inserire la tessera da scrivere, nell opportuno programmatore prima di premere il tasto OK su Fidelio/Opera. Fidelio/Opera. Conseguenza lato Well-Contact Suite Creazione della prenotazione per il cliente Scrittura ed attivazione della tessera - Archiviazione della prenotazione Inserire la tessera da scrivere nell opportuno programmatore prima di premere il tasto OK su Fidelio/Opera. Viene rimosso l accesso alla camera interessata da check-out per tutte le tessere della prenotazione. Se la prenotazione è fra quelle in Check-In vengono disabilitati gli accessi alla camera per tutte le eventuali altre tessere esistenti. Scrittura ed attivazione della tessera, la tessera nel programmatore è l unica tessera valida. Creazione di una chiave duplicato Modifica all anagrafica del cliente Modifica alla durata del soggiorno Cancellazione chiave senza effettuare il Check-Out del cliente Lettura chiave Cambio camera Inserire la tessera da scrivere nell opportuno programmatore prima di premere il tasto OK su Fidelio/Opera. Se la prenotazione non è fra quelle in Check-In la tessera viene scritta ma non attivata. La tessera sarà attivata quando verrà eseguito il Check-In. Aggiunta di una nuova tessera fra quelle associate alla prenotazione Scrittura e se la prenotazione è fra quelle in Check-In contestuale attivazione della tessera. - Nome cognome e Titolo del cliente vengono aggiornati - Le date di arrivo e partenza vengono aggiornate. Inserire la tessera da cancellare nell opportuno programmatore. Inserire la tessera da leggere nell opportuno programmatore prima di premere il tasto OK su Fidelio/Opera. Inserire la tessera da scrivere nell opportuno programmatore prima di premere il tasto OK. Se non appare la richiesta resterà valida la chiave originale. Se la tessera presente nel programmatore è relativa alla prenotazione specificata tale tessera viene re inizializzata con valori di default. - La prenotazione viene ricollocata nella nuova camera. Vengono eliminate le tessere precedentemente coinvolte. La tessera presente nel programmatore sarà l unica tessera valida per la nuova camera. Per ottenere un ulteriore tessera seguire l operazione per creare una chiave duplicata. 35

38 Gestionale Ni.Ce. Informatica Hotel2000 Premessa La presenza del software d interfacciamento permette il passaggio trasparente per l operatore dei dati dal sistema Gestionale Amministrativo al Sistema Well-contact Suite. I dati che vengono passati sono quelli principali previsti dall anagrafica dell ospite ed i principali dati rilevanti della relativa prenotazione. Dati che vengono scambiati Il sistema Ni.Ce. Informatica Hotel2000 prevede per quanto riguarda l anagrafica dell ospite il passaggio di: Nome, Cognome, Citta, Titolo (Sig., Sig.ra, etc ). Per quanto riguarda la prenotazione è previsto il passaggio dei seguenti dati Data di Arrivo, Data di Partenza, Numero Camera. Inoltre il PMS qui descritto permette il passaggio di altre informazioni necessarie per la creazione e l attivazione delle tessere quali: riferimento al programmatore di tessere da utilizzare, eventuali accessi comuni da abilitare e relativa politica, 36

39 Operazioni lato Ni.Ce. Informatica Hotel2000 e conseguenze lato WCS Operazione lato Ni.Ce. Informatica Hotel2000 Check-In di un cliente con generazione contestuale di una chiave. Check-Out di un cliente. Creazione di una nuova chiave. Modifica all anagrafica del cliente. Modifica alla durata del soggiorno Cancellazione chiave specifica tessera Cancellazione tessera presente in un programmatore Lettura chiave Cambio camera Operazione che l operatore deve eseguire sul sistema Well Contact di Vimar Inserire la tessera da scrivere, nell opportuno programmatore prima di premere il tasto OK su Hotel Le date di arrivo e partenza vengono aggiornate. - Per la tessera specificata vengono disabilitati gli accessi. Inserire la tessera da cancellare nell opportuno programmatore. Inserire la tessera da leggere nell opportuno programmatore prima di premere il tasto OK su Hotel2000. Inserire la tessera da scrivere nell opportuno programmatore prima di premere il tasto OK. Conseguenza lato Well-Contact Suite Creazione della prenotazione per il cliente Scrittura ed attivazione della tessera - Archiviazione della prenotazione Inserire la tessera da scrivere nell opportuno programmatore prima di premere il tasto OK su Hotel2000. Viene rimosso l accesso alla camera interessata da check-out per tutte le tessere della prenotazione. Se la prenotazione è fra quelle in Check-In scrittura ed attivazione della tessera. Se la prenotazione non è fra quelle in Check-In la tessera viene scritta ma non attivata. La tessera sarà attivata quando verrà eseguito il Check-In. - Nome, cognome, città e titolo del cliente vengono aggiornati Se la tessera presente nel programmatore è relativa alla prenotazione specificata tale tessera viene re inizializzata con valori di default. - La prenotazione viene ricollocata nella nuova camera. Vengono eliminate le tessere precedentemente coinvolte. La tessera presente nel programmatore sarà l unica tessera valida per la nuova camera. Per ottenere un ulteriore tessera seguire l operazione per creare una chiave duplicata. 37

40 Gestionale Gestione Albergo - Leonardo Premessa La presenza del software d interfacciamento permette il passaggio trasparente per l operatore dei dati dal sistema Gestionale Amministrativo al Sistema Well-contact Suite. I dati che vengono passati sono quelli principali previsti dall anagrafica dell ospite ed i principali dati rilevanti della relativa prenotazione. Dati che vengono scambiati Il sistema Leonardo prevede, per quanto riguarda l anagrafica dell ospite, il passaggio dei seguenti: Cognome (sempre presente), Nome (eventualmente non specificato), Indirizzo di residenza ed altri tipi di recapito (eventualmente non specificato), Per quanto riguarda la prenotazione è previsto il passaggio dei seguenti dati Numero Camera principale (sempre presente), Data di Arrivo (sempre presente), Data di Partenza (sempre presente). Inoltre il PMS qui descritto permette il passaggio di altre informazioni necessarie per la creazione e l attivazione delle tessere quali: riferimento al programmatore di tessere da utilizzare, eventuali accessi comuni da abilitare e relativa politica. 38

41 Operazioni lato Gestione Albergo - Leonardo e conseguenze lato WCS Operazione lato Leonardo Check-In di un cliente con generazione contestuale della chiave. Check-Out di una camera Creazione prenotazione camera per un cliente Cancellazione prenotazione camera per un cliente Operazione che l operatore deve eseguire sul sistema Well Contact di Vimar Inserire la tessera da scrivere, nell opportuno programmatore quando viene richiesto da Leonardo. Conseguenza lato Well-Contact Suite Se non è stata creata precedentemente con opportuno comando viene creata la prenotazione per il cliente. Scrittura ed attivazione della tessera. - Viene rimosso l accesso alla camera interessata da check-out per tutte le tessere della prenotazione. Archiviazione della prenotazione - Creazione della prenotazione per il cliente. - Viene rimosso l accesso alla camera interessata per tutte le tessere della prenotazione. Archiviazione della prenotazione. 39

42 Altro PMS che adotta il Protocollo WCS Premessa La presenza del software d interfacciamento permette il passaggio trasparente per l operatore dei dati dal sistema Gestionale Amministrativo al Sistema Well-Contact Suite. I dati che vengono passati sono quelli principali previsti dall anagrafica dell ospite ed i principali dati rilevanti della relativa prenotazione. Dati che vengono scambiati Il Protocollo WCS prevede per quanto riguarda l anagrafica dell ospite il passaggio di Nome, Cognome, Citta, Titolo (Sig., Sig.ra, etc ). Per quanto riguarda la prenotazione è previsto il passaggio dei seguenti dati Data di Arrivo, Data di Partenza, Numero Camera. Inoltre il PMS qui descritto permette il passaggio di altre informazioni necessarie per la creazione e l attivazione delle tessere quali: riferimento al programmatore di tessere da utilizzare, eventuali accessi comuni da abilitare e relativa politica, 40

43 Operazioni lato PMS utilizzato e conseguenze lato WCS Operazione lato PMS utilizzato Check-In di un cliente con generazione contestuale di una chiave. Operazione che l operatore deve eseguire sul sistema Well Contact di Vimar Inserire la tessera da scrivere, nell opportuno programmatore prima di premere il tasto OK sul PMS. Conseguenza lato Well-Contact Suite Creazione della prenotazione per il cliente Scrittura ed attivazione della tessera Check-Out di un cliente. - Archiviazione della prenotazione Creazione di una nuova chiave. Modifica all anagrafica del cliente. Modifica alla durata del soggiorno Cancellazione chiave specifica tessera Cancellazione tessera presente in un programmatore Lettura chiave Cambio camera Inserire la tessera da scrivere nell opportuno programmatore prima di premere il tasto OK su PMS. Viene rimosso l accesso alla camera interessata da check-out per tutte le tessere della prenotazione. Se la prenotazione è fra quelle in Check-In scrittura ed attivazione della tessera. Se la prenotazione non è fra quelle in Check-In la tessera viene scritta ma non attivata. La tessera sarà attivata quando verrà eseguito il Check-In. - Nome, cognome, città e titolo del cliente vengono aggiornati - Le date di arrivo e partenza vengono aggiornate. - Per la tessera specificata vengono disabilitati gli accessi. Inserire la tessera da cancellare nell opportuno programmatore. Inserire la tessera da leggere nell opportuno programmatore prima di avviare la procedura Inserire la tessera da scrivere nell opportuno programmatore prima di premere il tasto OK. Se la tessera presente nel programmatore è relativa alla prenotazione specificata tale tessera viene re inizializzata con valori di default. - La prenotazione viene ricollocata nella nuova camera. Vengono eliminate le tessere precedentemente coinvolte. La tessera presente nel programmatore sarà l unica tessera valida per la nuova camera. Per ottenere un ulteriore tessera seguire l operazione per creare una chiave duplicata. 41

44 Viale Vicenza, 14 - I Marostica VI Tel Fax (Italia) (Export) VIMAR - Marostica - Italy

45 01595 Software for interfacing with management systems Installation, configuration and user manual

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47 INDEX DESCRIPTION OF THE SOFTWARE FOR INTERFACING WITH MANAGEMENT SYSTEMS (ART ) 2 Operations 2 Other Characteristics 2 INSTALLATION 3 HOW TO INSTALL THE SOFTWARE 4 SOFTWARE UPDATE 4 CONFIGURATION 5 INTRODUCTION 6 CONFIGURATION OF INTERFACING WITH MANAGEMENT SYSTEMS 6 License Activation 7 Selecting and configuring the administrative management system 7 MICROS-FIDELIO MANAGEMENT SOFTWARE 9 Introduction 9 Selecting and configuring the PMS 9 NI.CE. INFORMATICA MANAGEMENT SOFTWARE HOTEL Introduction 14 Selecting and configuring the PMS 14 GESTIONE ALBERGO SOFTWARE - LEONARDO 20 Introduction 20 Selecting and configuring the PMS 20 OTHER PMS ADOPTING THE WCS PROTOCOL 26 Introduction 26 Selecting and configuring the PMS 26 USE 33 SOFTWARE START UP 34 MICROS-FIDELIO MANAGEMENT SOFTWARE 34 Introduction 34 Exchanged data 34 Micros-Fidelio operations and effects on the WCS 35 NI.CE. INFORMATICA MANAGEMENT SOFTWARE HOTEL Introduction 36 Exchanged data 36 Ni.Ce. Informatica Operations - Hotel2000 operations and effects on the WCS 37 GESTIONE ALBERGO SOFTWARE - LEONARDO 38 Introduction 38 Exchanged data 38 Gestione Albergo - Leonardo operations and effects on the WCS 39 OTHER PMS ADOPTING THE WCS PROTOCOL 40 Introduction 40 Exchanged data 40 Used PMS operations and effects on the WCS 41 1

48 Description of the software for interfacing with management systems (art ) The software for interfacing with management systems makes it possible the exchange of information between the main administrative management software (Property Management System, also known as PMS in this manual) used for the administration of the hotel and the Well-Contact Suite Software (Basic cod or Top cod , also known as WCS in this manual). IMPORTANT: Each PMS provides its own protocol for data communication. If the PMS is not among those already managed by the software for interfacing with management systems, the communication won't be possible. In this case it is necessary to communicate this failure to the provider of the management system, as well as to Vimar, requesting for the necessary developments to be undertaken. Operations Exchange of the main personal data related to customer and reservation, from the PMS to the WCS Software, with automatic creation of customer and reservation card. Writing and automatic activation of the card. Automatic deactivation of the keys at Check-Out. Other Characteristics The software for interfacing with the management systems does not provide a user interface. 2

49 INSTALLATION SECTION 3

50 How to install the software The software for interfacing with the management systems will be automatically installed with the Well-Contact Suite Basic Software (cod ) or Well- Contact Suite Top Software (cod ) Unless you activate the service-specific license, this component is non-operational. To activate the license you must follow the appropriate procedure described in License Activation. After properly installing the WCS software, so that it can be used with all its features, you need to perform the appropriate configuration described in the Chapter Configuration of the interfacing with management software. The configuration operations can be performed only by software users with high access privilege to the software. Software update The software for interfacing with the management systems will be automatically updated with the WCS Software. To update the software, proceed as described in the user manual of the WCS software installed. 4

51 CONFIGURATION SECTION 5

52 Introduction After properly installing the WCS software, so that it can be used with all its features, you need to perform the appropriate configuration. These operations are described in detail in the next few paragraphs. In the chapter Configuration of the interfacing with management software are described the generic operations that apply to all types of management software, while the next few chapters describe the operations to perform for each PMS compatible system. Configuration of the interfacing with management software Log on to the "General Interfacing Activation/Configuration" section from the menu "Settings" as described in Picture 1. Picture 1 - Management Interfacing Activation / Configuration Menu The window shown in Picture 2 appears. From this window, if the component is not yet activated the Request Build and Run buttons are selectable while the selection of the specific management software is not possible. Picture 2 - Activation / Configuration Window if not yet activated 6

53 The "Well-Contact suite integrated software for interfacing with administrative management software" must be activated with an ad hoc procedure described in the following paragraph. License Activation To activate the interfacing with the management software you need follow the steps listed below: press the Generate Request button and select the folder to save the request file (it is suggested to use the My Documents folder); access the site go to Products -> Product Software and select the requested item WCS-management interface activation; fill out the form by following the instructions and attach the file you just created; upon receipt of a response file, click on Activate to complete the activation and you will be asked to select the file generated for the request (.xreq extension) and, immediately after, the one received (.xresp extension). If all goes well, you will see the message shown in Picture 3. Picture 3 Activation successful alert Clicking OK you will return to Management Interfacing Activation/Configuration window, that will look as follows; because the component has been activated, the Generate Request and Activate buttons are no longer selectable, while it is finally possible to select the management software. Picture 4 Activation / Configuration Window if activated Selecting and configuring the administrative management system From the multiple choice select the PMS used, after which more options will be available for the configuration of the selected system components. The newly available options are a subset of the list below: Connection to the Bus: generic parameters required for each management system; it collects the data necessary to enable the communication of the interface component with the system. Communication parameters: mandatory for all management systems; it collects the data necessary to enable the communication between the PMS and the WCS system; Card Programmers: it contains the transcoding table of the card programmers which can be specified from the PMS, name ; Common Access: transcoding table of the common access (pool, sauns, garage, ). In Picture 5, for example, MICROS Fidelio 1, one of the PMSs managed at the time of the writing of this manual, is selected. You may notice the presence of all the options listed above. The following paragraphs describe the procedures to enter the data of the listed components. 1 "Micros - Fidelio" is a registered trademark of MICROS Systems, Inc. in the United States and/or other countries 7

54 Picture 5 - Activation / Configuration Window if a PMS is selected Specifying the Bus Connection parameters Selecting Bus Connection, you will see what shown in Picture 6. Picture 6 - Component for entering the Bus Connection parameters In this section you should define the bus connection parameters, or the communication parameters of the Falcon Gateway service; such data can be viewed using the Gateway Configurator installed with the software. Picture 7 displays a proper configuration. 8

55 Picture 7 - Component for entering the compiled bus connection parameters Micros-Fidelio Management Software Introduction The software for interfacing with management systems is compatible with version 2.20 of the FIAS protocol developed for "Micros - Fidelio". Selecting and configuring the PMS From the multiple choice, select the administrative management system used (Micros - Fidelio), after which more options will be available for entering the configuration information related to the selected system. The options are the following: Communication Parameters; Card Programmers; Common Access; The following paragraphs explain how to configure the parameters listed above. In Picture 8 Micros - Fidelio was selected. Picture 8 - Activation / Configuration Window Micros - Fidelio selected 9

56 Specifying the Communication Parameters Selecting Communication Parameters, you will see what shown in Picture 9. Picture 9 - Component for entering the Communication parameters Enter the required data; in "Micros - Fidelio" the communication takes place via a network service; therefore, the address of the machine where "Micros - Fidelio (IP of the management system) is installed, as well as the related communication port (port of the management system) are required. Picture 10 is an example of a good configuration in which the machine where "Micros - Fidelio"is installed is the same as where the WCS is installed. Picture 10 - Component for entering the compiled Communication parameters 10

57 Specifying Card Programmers parameters You must enter all the programmers you want to use with Micros - Fidelio. After specifying the reference to the card programmers which are present, through the interface given by the Micros - Fidelio system go to the WCS system configuration, as detailed below. Selecting Card Programmer, you will see what shown in Picture 11. Picture 11 - Component for entering the Card Programmers' data Selecting the Add Programmer button, you will see a new row in the table as shown in Picture 12. Picture 12 - Component for entering the Card Programmers with new programmer's line 1. In the IP column, enter the address of the machine to which the card programmer is connected; 2. In the Port column, enter the port used by the programmer (typically 8001); 3. Select Use Encryption if you're actually using the encryption and when prompted (see Picture 13) enter the encryption key; 11

58 Picture 13 - Window for entering card programmer's encryption key 4. In the Management Programmer column enter the encoding used on "Micros - Fidelio" to identify the particular program (typical values are '01', '02', etc...); If there are other programmers repeat the procedure for all those present. Picture 14 - Component for entering the programmers' data completed 12

59 Specify the Common Access All common accesses provided for "Micros-Fidelio" should be inserted. After specifying the references to the present common access through the Micros- Fidelio system interface, you can configure the WCS system as follows. Selecting Common Access, you will see what shown in picture 15. Picture 15 - Component for entering the Common Access Selecting the Add Access button: 1. a window appears (see picture 16) for requesting the Environment Number, this field must be filled with the Environment Number of and environment configured as "Common Access/Environment" (see the chapter ETS Configuration in the user manual of the WCS software); Picture 16 - Window for entering the number of the common access as defined in the ETS Configuration 2. by confirming the entered data another window will open (see Picture 17) to insert the Management Access, this field must be filled with the label used by the management software to identify the same common access (for "Micros - Fidelio" enter numbers 1, 2, 3,..., 20 nothing else.) 13

60 Picture 17 - Window for entering the code of the common access defined in the PMS 3. If you check the Default column, it means that the request from Micros-Fidelio to create a new key, unless otherwise specified, must also enable access to this "environment"; 4. the description field is automatically entered (see Picture 18). For each common access provided by the system the procedure described so far must be repeated. Picture 18 - Component for entering the Common Access successful Ni.Ce. Informatica Management Software Hotel2000 Introduction The software interfacing with the management systems is compatible with the administration software Hotel2000 by Ni.Ce. Informatica. Selecting and configuring the PMS From the multiple choice, select the administrative management system used (NI.CE. Informatica Hotel2000); after which more options will be available for entering the configuration information related to the selected system. The options are the following: Communication Parameters; Card Programmers; Common Access; The following paragraphs explain how to configure the parameters listed above. In Picture 19 NI.CE. Informatica Hotel2000 was selected. 14

61 Picture 19 - Activation / Configuration Window if NI.CE. Informatica Hotel2000 is selected Specifying the Communication Parameters Selecting Communication Parameters, you will see what shown in Picture 20. Picture 20 - Component for entering the Communication parameters Enter the requested data in NI.CE. Informatica Hotel2000 ; the communication takes place through the exchange of text files. You must specify the folder where the files for the communication will be present. 15

62 Picture 21 - Component for entering the compiled Communication parameters Specifying Card Programmers parameters You must enter all the programmers you want to use with "NI.CE. Informatica Hotel2000". After specifying the reference to the card programmers which are present, through the interface given by the "NI.CE. Informatica Hotel2000 system go to the CS system configuration, as detailed below. Selecting Card Programmer, you will see what shown in picture 22. Picture 22 - Component for entering the Card Programmers' data 16

63 selecting the Add Programmer button, you will see a new row in the table as shown in Picture 23. Picture 23 - Component for entering the Card Programmers with new programmer's line 1. In the IP column, enter the address of the machine to which the card programmer is connected; 2. In the Port column, enter the port used by the programmer (typically 8001); 3. Select Use Encryption if you're actually using the encryption and when prompted (see Picture 24) enter the encryption key; Picture 24 - Window for entering card programmer's encryption key 4. In the Management Programmer column enter the encoding used on the NI.CE. Informatica Hotel2000 system to identify the particular programmer. If there are other programmers repeat the procedure for all those present. 17

64 Picture 25 - Component for entering the programmers' data completed Specify the Common Access All common accesses provided for "NI.CE. Informatica Hotel2000" should be inserted. After specifying, through the interface given by the NI.CE. Informatica Hotel2000 system, the references to the present common access, you can configure the WCS system as follows. Selecting "Common Access", you will see what shown in picture 26. Picture 26 - Component for entering the Common Access 18

65 Selecting the Add Access button: 1. a window appears (see picture 27) for requesting the Environment Number, this field must be filled with the Environment Number of and environment configured as "Common Access/Environment" (see the chapter ETS Configuration in the manual of the WCS software); Picture 27 - Window for entering the number of the common access as defined in the ETS Configuration 2. by confirming the entered data another window will open (see Picture 17) to insert the Management Access; this field must be filled with the label used by the management software to identify the same common access (for NI.CE. Informatica Hotel2000 enter the numbers 1, 2, 3,..., 30 nothing else.) Picture 28 - Window for entering the code of the common access defined in the PMS 19

66 3. Enabling the check of the Default column means that the request from "NI.CE. Informatica - Hotel2000" to create a new key, unless otherwise specified, must also grant access to this "environment"; 4. The description field is automatically entered (see Picture 29). For each common access provided by the system the procedure described so far must be repeated. Picture 29 - Component for entering the Common Access successful Gestione Albergo Software - Leonardo Introduction The software interfacing with the management systems is compatible with the Hotel's management software Leonardo. Selecting and configuring the PMS From the multiple choice, select the administrative management system used (Gestione Albergo - Leonardo), after which more options will be available for entering the configuration information related to the selected system. The options are the following: Communication Parameters; Card Programmers; Common Access; The following paragraphs explain how to configure the parameters listed above. In Picture 30 Gestione Albergo - Leonardo" was selected. 20

67 Figura 30 - Activation / Configuration Window, Gestione Albergo - Leonardo selected Specifying the Communication Parameters Selecting Communication Parameters, you will see what shown in Picture 31. Picture 31 - Component for entering the Communication parameters Enter the required data, in "Gestione Albergo - Leonardo" the communication takes place through files exchange; therefore, the path and name of the two files that are used for communication are needed. Picture 21 is an example of a valid configuration. 21

68 Picture 32 - Component for entering the compiled Communication parameters Specifying Card Programmers parameters You must enter all the programmers you want to use with "Gestione Albergo - Leonardo". After specifying the reference to the card programmers which are present, through the interface given by the "Gestione Albergo - Leonardo" system go to the WCS system configuration, as detailed below. Selecting Card Programmer, you will see what shown in picture 33. Picture 33 - Component for entering the Card Programmers' data 22

69 selecting the Add Programmer button, you will see a new row in the table as shown in Picture 34. Picture 34 - Component for entering the Card Programmers with new programmer's line 1. In the IP column, enter the address of the machine to which the card programmer is connected; 2. In the Port column, enter the port used by the programmer (typically 8001); 3. Select Use Encryption if you're actually using the encryption and when prompted (see Picture 35) enter the encryption key; Picture 35 - Window for entering card programmer's encryption key 4. In the Management Terminal column enter the encoding used on "Gestione Albergo - Leonardo" to identify the particular programmer. If there are other management terminals, repeat the procedure for all those present. 23

70 Picture 36 - Component for entering the programmers' data completed Specify the Common Access All common accesses provided for the system should be inserted. "Gestione Albergo - Leonardo" specifies the behavior with a maximum of 5 common accesses for the card that is being created. On this screen you can define the default behavior that will be implemented. Selecting Common Access, you will see what shown in picture 37. Picture 37 - Component for entering the Common Access Selecting the Add Access button: 1. a window appears (see picture 38) for requesting the Environment Number, this field must be filled with the Environment Number of and environment configured as "Common Access/Environment" (see the chapter ETS Configuration in the user manual of the WCS software); 24

71 Picture 38 - Window for entering the number of the common access as defined in the ETS Configuration 2. by confirming the entered data another window will open (see Picture 39) to insert the Management Access; this field must be filled with the label used by the management software to identify the same common access. Please note that the field must be composed of 8 characters maximum (sample values: swimming pool, sauna, garage ); Picture 39 - Window for entering the code of the common access defined in the PMS 3. The Description field is automatically entered (see Picture 40). For each common access provided by the system the procedure described so far must be repeated. Picture 40 - Component for entering the Common Access successful 25

72 Other PMS adopting the WCS Protocol Introduction The software interfacing with management systems also provides a specification for communicating with the PMSs. Selecting and configuring the PMS From the multiple choice, select the WCS Protocol, after which more tabs will be available for entering the configuration information related to the selected system. The tabs are the following: Communication Parameters; Card Programmers; Common Access; The following paragraphs explain how to configure the parameters listed above. In Picture 19 WCS Protocol was selected Picture 41 - Activation / Configuration Window, WCS Protocol selected 26

73 Specifying the Communication Parameters Selecting Communication Parameters, you will see what shown in Picture 42. Picture 42 - Component for entering the Communication parameters Enter the requested data, with the WCS Protocol; the communication takes place through the exchange of text files. You must specify the folder where the files for the communication will be present. Picture 43 - Component for entering the Card Programmers' data 27

74 Specifying Card Programmers parameters You must enter all the programmers you want to use for interfacing. After specifying the reference to the card programmers which are present, through the interface given by the system go to the WCS system configuration, as detailed below. Selecting Card Programmer, you will see what shown in Picture 44. Picture 44 - Component for entering the Card Programmers' data Selecting the Add Programmer button, you will see a new row in the table as shown in Picture 45. Picture 45 - Component for entering the Card Programmers with new programmer's line 28

75 1. In the IP column, enter the address of the machine to which the card programmer is connected; 2. In the Port column, enter the port used by the programmer (typically 8001); 3. Select Use Encryption if you're actually using the encryption and when prompted (see Picture 46) enter the encryption key; Picture 46 - Window for entering card programmer's encryption key 4. In the Management Programmer column enter the encoding used on PMS to identify the particular programmer. If there are other programmers repeat the procedure for all those present. Picture 47 - Component for entering the Card Programmers with new programmer's line 29

76 Specify the Common Access You must enter all the programmers you want to use for interfacing. After specifying the reference to the card programmers which are present, through the interface given by the system go to the WCS system configuration, as detailed below. Selecting Card Programmer, you will see what shown in Picture 48. Picture 48 - Component for entering the Common Access Selecting the Add Access button: 1. a window appears (see picture 49) for requesting the Environment Number, this field must be filled with the Environment Number of and environment configured as "Common Access/Environment" (see the chapter ETS Configuration in the manual of the WCS software); Picture 49 - Window for entering the number of the common access as defined in the ETS Configuration 6. by confirming the entered data another window will open (see Picture 50) to insert the Management Access; this field must be filled with the label used by the management software to identify the same common access (enter the numbers 1, 2, 3,..., 30 nothing else.); 30

77 Picture 50 - Window for entering the code of the common access defined in the PMS 7. If you check the Default column, it means that the request from PMS to create a new key, unless otherwise specified, must also enable access to this "environment"; 8. the description field is automatically entered (see Picture 51). For each common access provided by the system the procedure described so far must be repeated. Picture 51 - Component for entering the Common Access successful 31