Area: InvoiceComm. Punto di menù: Gestione e distinte

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1 Area: InvoiceComm Funzionalità: Fatture elettroniche Punto di menù: Gestione e distinte Tale documento è disponibile, oltre che ad uso interno dei dipendenti di UniCredit SpA, per la consultazione e la distribuzione esterna solo per Clienti di UniWeb. Qualunque altro uso non è consentito. Pur dichiarando il proprio impegno a mantenere questo documento costantemente aggiornato, non si garantisce che, in ogni momento, sia del tutto corrispondente al Servizio reso disponibile all utente e che le schermate (utilizzate a scopo dimostrativo e che fanno riferimento a dati fittizi) rispecchiano completamente ciò che è reso visibile all utente. Non tutte le funzionalità descritte in questo manuale, inoltre, potrebbero essere disponibili.

2 Indice GESTIONE FATTURE e DISTINTE...3 Distinte...5 Firma...7 Spedizioni...9

3 GESTIONE FATTURE e DISTINTE La pagina di Gestione mostra tutte le fatture generate, sia provenienti dal data entry che caricate a seguito dell importazione di un flusso, pronte per essere raccolte in distinte e spedite. La pagina si presenta come nella seguente figura: E suddivisa in tre sezioni: 1. Ricerca di fatture 2. Visualizzazione delle fatture presenti 3. Funzioni applicabili alle fatture e bottone di navigazione Ricerca di fatture La ricerca semplice, mostrata di default, si presenta come di seguito indicato: Per cercare una singola fattura basta inserire il numero esatto nella casella Nr. fattura e cliccare sul bottone. E possibile cercare anche due o più fatture, inserendo nella casella di testo i relativi numeri, separati da una virgola. Ad esempio:

4 La Ricerca avanzata, invece, si presenta come nella seguente figura: Oltre alla ricerca per numero di fattura è possibile aggiungere ulteriori criteri che limitano il numero di righe restituite. Tali criteri sono legati al Destinatario (il nome, l identificativo fiscale, il cap e la città) e alle fatture: - Intervallo di importo (minimo e/o massimo) - Data di emissione (iniziale e/o finale) - Tipo di emissione (elettronica o non) - Canale di spedizione - Tipo di fattura - Flusso (è possibile filtrare le fatture provenienti da uno dei due data entry, PA e B2B, oppure da un flusso importato nella sezione Importazione) Visualizzazione delle fatture La griglia mostra le fatture generate, con le seguenti informazioni: - Destinatario (cliccando sul nome si apre una pagina che mostra le informazioni di dettaglio sul destinatario) - numero fattura (cliccando sul numero fattura viene mostrato il pdf della fattura stessa) - tipo (posizionando il mouse sul campo viene mostrato il tipo di documento: fattura, nota di credito, ecc.) - data fattura - data creazione - importo - canale di spedizione - flag di firma - dettaglio fattura (cliccando sulla lente viene mostrata una pagina contenente informazioni aggiuntive sulla fattura) Funzioni applicabili alle fatture Selezionando una o più fatture attraverso la check-box di selezione nella prima colonna, sulle fatture è possibile eseguire le seguenti operazioni, Visualizza/stampa in pdf: Mostra il pdf delle fatture selezionate, per stamparle e/o salvarle. Visualizza in xml: Permette di salvare un file (in formato zip ) contenente l xml di tutte le fatture selezionate, concatenate in un unico file) Cancella: Cancella dalla Gestione le fatture selezionate. Questa operazione non elimina le fatture, ma le rimette in stato Inserita nel data entry (pagina Inserimento) oppure nel dettaglio flusso (pagina Importazione Dettaglio) a seconda della provenienza delle fatture. Questo consente di modificare le fatture e generarle in un secondo momento. Crea distinta con selezionate: Crea una distinta raggruppando tutte le fatture selezionate.

5 Da notare che le distinte sono omogenee per canale di spedizione e per tipologia di fattura (elettronica e non). Di conseguenza, se le fatture selezionate per la distinta appartengono a più canali, verranno create più distinte. Dopo aver cliccato sull icona, l utente viene mandato nella pagina delle Distinte, dove apparirà la distinta creata (o eventualmente tutte le distinte create). Crea distinta con tutte: Crea una distinta inserendovi tutte le fatture estratte dall ultima ricerca effettuata in Gestione. Funziona esattamente come la precedente, ma vengono raccolte tutte le fatture trovate a seguito dell ultima ricerca, anche quelle non visualizzate nella pagina corrente. Crea e firma distinta con selezionate: Come la funzione Crea distinta con selezionate, ma alla fine dell operazione non viene mostrata la pagina delle Distinte, bensì direttamente la pagina di firma della distinta. In pratica è come se l utente avesse cliccato già su Aggiungi Firma della pagina Distinte. Crea e firma distinta con tutte: Come la funzione Crea distinta con tutte, ma alla fine dell operazione non viene mostrata la pagina delle Distinte, bensì direttamente la pagina di firma della distinta. In pratica è come se l utente avesse cliccato già su Aggiungi Firma della pagina Distinte. Cambia spedizione: Permette di cambiare il canale di spedizione. Dopo aver fatto la selezione delle fatture, basta aprire la lista dei canali disponibili e selezionare quello desiderato. Per poter assegnare il nuovo canale a una fattura, devono essere rispettate le seguenti condizioni: - CBI: è possibile solo se il destinatario è censito sul directory CBI in qualità di ricevente fatture elettroniche - CBI è possibile se nell anagrafica del destinatario è presente un indirizzo formalmente valido (NB: anche se non esistente) e se il cliente non è più censito sul CBI in qualità di ricevente fatture elettroniche. Distinte La pagina Distinte viene mostrata cliccando sul bottone come nella seguente figura: e appare E suddivisa in tre sezioni: 1. Ricerca di distinte

6 2. Visualizzazione delle distinte presenti 3. Funzioni applicabili alle distinte Ricerca di distinte La ricerca avanzata si presente come di seguito: e permette di filtrare le distinte in base a: - Canale di spedizione - Stato - Intervallo di importo (minimo e/o massimo) - Data di creazione (iniziale e/o finale) - Tipo di operazione Visualizzazione delle distinte La griglia mostra le distinte presenti, non ancora inviate, con le seguenti informazioni: - Nome (normalmente è Distinta nr. con il progressivo) - Numero di documenti contenuti - Data di creazione - Importo totale - Canale di spedizione - Stato - Dettaglio (consultare la sezione Dettaglio di una distinta ) - Tipo (elettronica o non) Funzioni applicabili alle distinte Selezionando una distinta attraverso la check-box di selezione nella prima colonna, è possibile eseguire una delle seguenti operazioni: Cancella: La distinta viene eliminata. Le fatture contenute non vengono cancellate ma vengono rimesse in Gestione. In definitiva, viene eliminata la distinta come raggruppamento di fatture, non il suo contenuto. Aggiungi firma: Firma la distinta. A seconda della tipologia di firma della società, si attivano due processi diversi. I dettagli di ogni singolo processo sono descritti nella sezione Firma di una distinta. Spedisci: La distinta viene spedita, non è più visibile nella pagina Distinte ma viene visualizzata in Spedizioni per poter seguire l evolversi della spedizione. Dettaglio di una distinta Cliccando sulla lente viene mostrata una pagina contenente la lista delle fatture contenute, come nella seguente figura:

7 Le funzioni disponibili in questa pagina sono: Visualizza/stampa in pdf: Mostra il pdf delle fatture selezionate, per stamparle e/o salvarle. Cancella: Elimina una fattura dalla distinta. In tal caso, la fattura viene estratta dalla distinta e rimessa in Gestione. La distinta verrà aggiornata con i nuovi totali oppure eliminata se non contiene più fatture. Firma Firma di una distinta Il processo di firma di una distinta è diverso a seconda della tipologia di firma adottata dal cliente. Firma distinta con certificato proprietario Cliccando sulla funzione Aggiungi firma si apre una pagina che mostra la lista delle fatture contenute nella distinta, come nella seguente figura: Cliccando sul numero documento si aprirà una finestra di browser che mostra l xml della fattura che verrà firmata. A questo punto l utente dovrà collegare il supporto di firma digitale (token) sul quale è memorizzato il proprio certificato che verrà usato per firmare le fatture. Cliccando quindi sul bottone InvoiceComm scaricherà sul pc del cliente il software di firma (applet java) se non è già presente. La pagina apparirà come nella seguente figura:

8 Da questo momento in poi e fino al completamento del processo di firma i pulsanti saranno disabilitati. Alla fine del download InvoiceComm chiederà di inserire il PIN del certificato: Se il PIN è corretto, inizierà l operazione di firma e la pagina apparirà come nella seguente figura: Alla fine del processo, l utente tornerà nella pagina delle Distinte e la distinta risulterà in stato Firmata. Importante: La firma di una distinta consiste nella firma di ogni singola fattura contenuta e il PIN viene chiesto una sola volta. Solo se la distinta contiene sia fatture B2G che fatture B2B, InvoiceComm chiederà di inserire il PIN 2 volte, una per ciascun gruppo omogeneo di fatture. Se l utente lancia il processo di firma senza aver inserito il supporto di firma digitale, sarà InvoiceComm chiederlo con un messaggio:

9 Se il PIN non è corretto, InvoiceComm lo segnalerà con un messaggio: Firma delegata di una distinta Quando l utente seleziona una distinta e clicca sulla funzione Aggiungi firma la distinta viene posta in stato Richiesta firma e parte il processo di firma, gestito direttamente da InvoiceComm. Aggiornando lo stato il cliente vedrà la distinta passare attraverso i seguenti stati: Richiesta firma Firma in corso Firmata A seconda del numero di documenti contenuti nella distinta, il tempo di attesa può variare da alcuni secondi a pochi minuti. Spedizioni Una volta spedita, la distinta viene mostrata nella pagina Spedizioni, accessibile cliccando sul bottone del menu principale, a sinistra. La pagina si presenta come nella seguente figura:

10 E suddivisa in due sezioni: 1. Ricerca di distinte 2. Visualizzazione delle distinte presenti Ricerca di distinte La ricerca semplice, mostrata di default, si presenta come di seguito indicato: La ricerca semplice è fatta sullo stato delle distinte, che può essere: - Scartata: Tutti i documenti contenuti nella distinta sono stati scartati in fase di consegna al CBI/SDI - In spedizione: la distinta è pronta per essere spedita e a breve inizierà il processo di spedizione; - Parzialmente inviata: alcuni documenti sono stati inviati e altri sono in attesa; - Inviata: tutti i documenti della distinta sono stati inviati al CBI/SDI (se il canale è CBI) oppure via (solo per versione full ) - Consegnata: tutti i documenti della distinta sono stati consegnati al CBI/SDI. La Ricerca avanzata, invece, si presenta come nella seguente figura: Oltre alla ricerca per stato della distinta è possibile aggiungere ulteriori criteri che limitano il numero di righe restituite. Tali criteri sono: - Canale di spedizione (CBI o ) - Data di creazione (iniziale e/o finale) - Importo totale della distinta (minimo e/o massimo) Visualizzazione delle distinte La griglia mostra le distinte con le seguenti informazioni: - Nome (normalmente è Distinta nr. con il progressivo) - Numero di documenti contenuti - Importo totale - Data di creazione - Canale di spedizione - Stato - Dettaglio (consultare la sezione Dettaglio di una distinta ) - Esito della spedizione