Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting. Data pubblicazione: settembre 2007

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1 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting Data pubblicazione: settembre 2007

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3 Sommario Introduzione... 1 Destinatari della guida... 1 Domande frequenti... 1 Novità di Microsoft Office Live Meeting... 2 Partecipazione a una riunione... 3 Accesso a una riunione... 3 Avvio dell'audio e del video... 4 Utilizzo del client Microsoft Office Live Meeting... 6 Interazione con altri partecipanti alla riunione... 8 Creazione di una riunione... 9 Pianificazione di una riunione... 9 Presentazione di una riunione Presentazione del contenuto durante la riunione Utilizzo delle note condivise Distribuzione di stampati Gestione di domande e risposte Utilizzo di sale private Avvio di una riunione immediata Registrazione di una riunione Appendice A. Funzionalità non disponibili nel client basato su Web Appendice B. Requisiti del software Microsoft Office Live Meeting Web Access Appendice C. Connessione dell'audio del computer al servizio di conferenza telefonica... 21

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5 Introduzione La presente guida è destinata agli utenti che utilizzano il servizio Microsoft Office Live Meeting 2007 e spiega come partecipare alle riunioni in modo semplice e rapido, come pianificare e presentare riunioni, condividere presentazioni e altro ancora. Vengono inoltre descritte le nuove funzionalità del client Live Meeting, i miglioramenti, le sale private, nonché le novità video e audio. Destinatari della guida Questa guida è destinata ai nuovi utenti di Live Meeting oppure a coloro che hanno già utilizzato il prodotto, ma non nella sua versione più recente. Nella guida sono contenute informazioni introduttive relative a Microsoft Office Live Meeting Per informazioni dettagliate e concetti avanzati, consultare la Guida in linea disponibile nel client Microsoft Office Live Meeting. Domande frequenti Di seguito vengono fornite le risposte alle domande più frequenti di utenti nuovi o che non hanno utilizzato la versione più recente di Live Meeting. Cos'è Microsoft Office Live Meeting? Microsoft Office Live Meeting è un servizio cui le organizzazioni possono sottoscrivere e che consente di accedere a un'area per riunioni in linea. Grazie a Microsoft Office Live Meeting è possibile partecipare a riunioni in linea con i colleghi e collaborare in tempo reale anche a grandi distanze. Quali sono le operazioni preliminari da eseguire? Se si desidera partecipare a una riunione pianificata da un altro utente, è sufficiente fare clic sul collegamento Accesso alla riunione disponibile nell'invito di posta elettronica. Verrà visualizzato un messaggio indicante se è necessario installare il software richiesto. Se si desidera pianificare riunioni oppure avviare una riunione immediata su richiesta, è innanzitutto necessario configurare le informazioni sull'account. Fare riferimento alla procedura Per configurare un account nella sezione Avvio di una riunione immediata più avanti nel manuale. Perché viene visualizzata la sezione Servizio nella finestra di dialogo per la configurazione dell'account? Un'organizzazione può ospitare le riunioni sui propri server interni oppure sottoscrivere il servizio Office Live Meeting. In quest'ultimo caso sarà l'amministratore che comunicherà tutte le informazioni necessarie per configurare Live Meeting per il servizio. Non è necessario immettere le informazioni richieste nella sezione Servizio se non pertinente. Come è possibile stabilire se il client Live Meeting è installato? Per stabilire se il client Microsoft Office Live Meeting è installato nel computer, fare clic sul pulsante Start, scegliere Tutti i programmi, quindi verificare se Microsoft Office Live Meeting 2007 è presente nell'elenco dei programmi.

6 2 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting Se non è possibile installare il client Live Meeting, è possibile partecipare a una riunione? Il servizio Microsoft Office Live Meeting consente di partecipare a una riunione anche se non si è in grado di installare il corrispondente client nel computer. Se il client di gestione delle riunioni non è installato nel computer e si cerca di partecipare a una riunione, in Microsoft Office Live Meeting verrà visualizzata un'opzione per stabilire la connessione alla riunione tramite un browser. Se la connessione viene eseguita in base a questa modalità (vedere Appendice A), sono presenti alcune limitazioni, sebbene la maggior parte delle funzionalità risulti disponibile. Alcuni utenti invitati a una riunione pianificata con Live Meeting non dispongono di un computer. Possono partecipare comunque alla riunione? Benché le persone che non dispongono di computer non possano vedere la riunione, possono comunque partecipare alla parte audio. Grazie al servizio Microsoft Office Live Meeting, è possibile impostare una riunione in modo da utilizzare sia l'audio del computer sia il servizio di conferenza telefonica. L'organizzatore della riunione deve selezionare entrambe le opzioni durante la pianificazione della riunione. Quando la riunione inizia, il relatore può connettersi all'audio in modo da consentire agli utenti di computer e agli utenti del servizio di conferenza telefonica di comunicare tra loro. Per ulteriori informazioni, vedere Creazione di una riunione più avanti nel presente manuale. Novità di Microsoft Office Live Meeting In Microsoft Office Live Meeting sono state introdotte o migliorate le seguenti funzionalità: Menu Start. Dal menu Start è possibile aprire il client Live Meeting in modalità pre-riunione e selezionare l'opzione Riunione immediata per avviare una riunione di questo tipo, modificarne le opzioni o accedere a una riunione pianificata. Opzioni audio e video. I miglioramenti apportati all'audio del computer e alla conferenza telefonica consentono di utilizzare uno o entrambi i servizi durante una riunione. Per visualizzare i video di uno o più relatori, è possibile utilizzare la webcam. Nelle riunioni in cui viene utilizzato l'audio del computer, il video passa automaticamente sull'interlocutore corrente. È inoltre possibile utilizzare il sistema di comunicazioni e archiviazione Microsoft RoundTable per mostrare una panoramica di una sala riunioni a partecipanti remoti, nonché connettere due sale per svolgere riunioni tra gruppi di lavoro situati in luoghi diversi. Stampati. In qualità di relatore, è possibile distribuire contenuto che i partecipanti possono scaricare prima o durante la riunione. Nel momento in cui i file vengono aggiunti alla riunione, ne viene eseguita automaticamente l'analisi per rilevare l'eventuale presenza di virus. Sale private. Le sale private costituiscono una funzionalità del servizio Microsoft Office Live Meeting. Per consentire a sottogruppi di partecipanti di svolgere riunioni separate, è possibile creare sale private. Note condivise. È possibile creare e salvare note che possono essere visualizzate da tutti i partecipanti. Registrazione nel computer. Gli organizzatori e i relatori delle riunioni possono abilitare la registrazione delle riunioni e consentirne il salvataggio nel computer.

7 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting 3 Partecipazione a una riunione Quando si riceve un invito tramite posta elettronica a partecipare a una riunione mediante Microsoft Office Live Meeting, per accedere alla riunione è sufficiente fare clic sul collegamento presente nell'invito. In tale invito sono inoltre contenute le informazioni necessarie per installare il client Live Meeting nel computer. Verrà stabilito automaticamente se è necessario installare il client Live Meeting nel computer e verranno specificati gli eventuali collegamenti necessari per l'installazione. Dopo che la connessione a una riunione è stata eseguita, sono disponibili numerose modalità di visualizzazione e di partecipazione alla riunione stessa. In questa sezione vengono descritte le seguenti attività: Accesso a una riunione Avvio dell'audio e del video Utilizzo del client Microsoft Office Live Meeting Accesso a una riunione È possibile accedere a una riunione direttamente dall'invito di posta elettronica. Tale invito include infatti un collegamento Accesso alla riunione che consente di avviare automaticamente il client Microsoft Office Live Meeting e di connettersi alla riunione. Se si accede a una riunione per la prima volta, può essere necessario installare il client Microsoft Office Live Meeting prima che sia possibile eseguire l'accesso. Suggerimento Prima di accedere a una riunione per la prima volta, per controllare se Microsoft Office Live Meeting è installato nel computer, fare clic sul pulsante Start, scegliere Tutti i programmi, quindi verificare se Microsoft Office Live Meeting 2007 è presente nell'elenco dei programmi. In caso affermativo, il client Live Meeting è installato. Se il programma non è presente nell'elenco, utilizzare il collegamento disponibile sotto l'opzione Nuovi utenti nell'invito ricevuto tramite posta elettronica per installare il client. Se non è possibile installare il client Microsoft Office Live Meeting nel computer, è possibile tuttavia accedere alla riunione se nella pagina di installazione del client è presente il collegamento Usa console Web. La connessione del client Live Meeting basato su Web verrà eseguita automaticamente mediante il browser. Questa modalità di accesso consente di partecipare alla riunione con alcune limitazioni (vedere l'appendice A). L'opzione Usa console Web è disponibile solo nelle riunioni pianificate mediante il servizio Microsoft Office Live Meeting. Per accedere a una riunione Effettuare una delle seguenti operazioni. Nella casella di posta in arrivo aprire l'invito alla riunione. In alternativa, nel calendario aprire l'elemento relativo alla riunione.

8 4 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting Nell'invito ricevuto tramite posta elettronica o nell'elemento del calendario fare clic sul collegamento Accesso alla riunione, come illustrato nella Figura 1 riportata di seguito. Microsoft Office Live Meeting verrà avviato automaticamente e sarà possibile accedere alla riunione. Se il client non è installato nel computer, nell'invito saranno contenute le istruzioni necessarie per l'installazione. Figura 1. Collegamento per accedere alla riunione Se non è possibile connettersi alla riunione, per aprire il client Microsoft Office Live Meeting fare clic sul pulsante Start, scegliere Tutti i programmi, Microsoft Office Live Meeting 2007, quindi Microsoft Office Live Meeting Nelle caselle ID riunione, Codice ingresso (se disponibile) e Luogo immettere le informazioni riportate nell'invito di posta elettronica o nell'elemento Calendario. Avvio dell'audio e del video In base alle modalità con cui la riunione è stata organizzata, è possibile comunicare con gli altri partecipanti mediante il proprio computer o una conferenza telefonica. È inoltre possibile connettere una webcam al computer per consentire ai partecipanti di vedersi durante la riunione. Nell'invito ricevuto tramite posta elettronica individuare la sezione Informazioni sull'audio per verificare se la riunione utilizza l'audio del computer oppure la modalità di conferenza telefonica. Se è impostata l'opzione Audio computer, è possibile connettersi alla riunione e utilizzare gli altoparlanti e il microfono del computer. In alternativa, è possibile utilizzare una cuffia con microfono. Se invece è selezionata l'opzione Conferenza telefonica, è possibile impostare la chiamata automatica all'utente da parte del servizio di conferenza oppure utilizzare il proprio telefono per connettersi al servizio di conferenza tramite una telefonata. A seconda del tipo di audio utilizzato dalla riunione, procedere in uno dei seguenti modi. Suggerimento Per verificare che il funzionamento degli altoparlanti e della webcam sia corretto, utilizzare l'opzione Imposta audio/video dopo la prima connessione alla riunione. Premere CTRL + T. In alternativa, è possibile accedere alle opzioni di configurazione nel riquadro Audio e video facendo clic sul pulsante Opzioni, quindi su Imposta audio e video. Seguire le istruzioni visualizzate per specificare gli altoparlanti, il microfono e la webcam e per verificarne il funzionamento.

9 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting 5 Per eseguire la connessione all'audio del computer 1. Collegare gli altoparlanti al computer per ascoltare l'audio della riunione. Se si desidera intervenire durante la riunione, collegare un microfono. In alternativa, è possibile utilizzare un auricolare con cuffie e microfono integrati. 2. Per impostazione predefinita, l'audio è attivato. In caso contrario, fare clic su Audio e video per visualizzare il riquadro corrispondente, quindi su Accedi ad audio. Quando si partecipa per la prima volta a una riunione, è possibile ascoltarne l'audio ma il microfono è disattivato. Per poter parlare nella riunione, attivare prima il microfono. Per eseguire la connessione alla conferenza telefonica tramite una telefonata automatica del servizio di conferenza Quando si partecipa per la prima volta a una riunione che utilizza solo la modalità di conferenza telefonica, viene visualizzata una finestra di dialogo in cui è possibile immettere il numero di telefono che verrà utilizzato dal servizio di conferenza per chiamare l'utente. 1. Fare clic su Audio e video per visualizzare il riquadro corrispondente. 2. Se non è stata stabilita una connessione audio, fare clic sulla freccia verso il basso accanto al pulsante Accedi ad audio, quindi scegliere Chiama. 3. Se si accede a una conferenza telefonica per la prima volta, verrà visualizzata la finestra di dialogo Nuovo numero di telefono. Digitare l'indicativo di località e il numero di telefono, quindi fare clic su OK. 4. Se l'utente è un partecipante, nella finestra di dialogo Attiva controlli conferenza telefonica fare clic su Accedi. Se l'utente è il coordinatore della conferenza, selezionare il pulsante Coordinatore, digitare il codice o il PIN del coordinatore, quindi fare clic su Accedi. Per eseguire la connessione al servizio di conferenza telefonica mediante una chiamata al servizio 1. Fare clic su Audio e video per visualizzare il riquadro corrispondente. 2. Fare clic sulla freccia verso il basso accanto al pulsante Accedi ad audio. 3. Fare clic su Visualizza dettagli chiamata in ingresso, quindi utilizzare il telefono in uso per comporre i numeri disponibili nell'elenco. Per ricevere video dalla riunione 1. Se il video principale non è visibile, fare clic su Audio e video per aprire il riquadro corrispondente, fare clic sulla freccia verso il basso accanto all'icona relativa alla webcam, quindi su Mostra video principale. 2. Se si utilizza Microsoft RoundTable per la visualizzazione di panoramiche, fare clic su Audio e video, fare clic sulla freccia verso il basso accanto all'icona relativa alla webcam, quindi su Mostra video panorama.

10 6 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting Per inviare video Se si desidera utilizzare una webcam per inviare video, seguire le istruzioni fornite con la webcam stessa per connetterla al computer e installare i driver. Fare clic su Audio e video. Nel riquadro Audio e video fare clic sulla freccia verso il basso accanto all'icona relativa alla webcam, quindi su Avvia video personale. Durante la riunione, il video passa automaticamente sull'interlocutore attivo, il quale può essere visto dagli altri partecipanti, ma non è visibile a se stesso. Utilizzo del client Microsoft Office Live Meeting Durante la riunione, è possibile regolare il volume degli altoparlanti e del microfono, interagire con altri partecipanti tramite chat o rivolgere domande al relatore. L'elemento superiore della finestra del client Office Live Meeting è la barra dei menu, dove sono disponibili le voci di menu. Poiché le voci di menu presenti nel client Live Meeting sono riquadri spostabili, è possibile selezionarne una, quindi trascinare la barra del titolo in qualsiasi punto dello schermo. Per aprire ad esempio il riquadro Audio e video, fare clic sulla voce di menu relativa, quindi trascinare la barra del titolo nella parte centrale della finestra del client Live Meeting, come illustrato nella Figura 2 riportata di seguito. È inoltre possibile ridimensionare un riquadro o ancorarlo al bordo sinistro, destro o inferiore della finestra. Figura 2. Client Microsoft Office Live Meeting

11 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting 7 Nella figura 3 riportata di seguito sono illustrate le voci di menu e le icone disponibili nella barra dei menu. A seconda della configurazione della riunione e delle autorizzazioni per l'utilizzo di funzionalità specifiche concesse all'utente, è possibile che alcune voci di menu non siano disponibili. A B C D E F G H I J K L M Pulsante dei menu. Consente di configurare le informazioni sull'account e impostare le opzioni relative alla scheda contatto. Menu Contenuto. Consente ai relatori di condividere documenti, applicazioni o gli elementi del proprio desktop con i partecipanti. Menu Partecipanti. Consente di visualizzare l'elenco o la disposizione dei partecipanti. I relatori possono invitare altri partecipanti, disattivare l'audio di quelli presenti o impostare le autorizzazioni relative. Menu Audio e video. Consente di avviare e interrompere l'audio e il video, disattivare gli altoparlanti o il microfono o regolarne il volume. Riquadro Domande e risposte. Consente di digitare domande per il relatore, che può a sua volta digitare le risposte. Riquadro Riunione. Consente di visualizzare i dettagli relativi a una riunione, ad esempio l'id riunione e il codice ingresso. Menu Registrazione. Consente ai relatori di avviare, sospendere o interrompere la registrazione di una riunione, incluso l'audio. Icona di attivazione del microfono. Consente di disattivare o riattivare il microfono. Icona di attivazione degli altoparlanti. Consente di disattivare o riattivare gli altoparlanti. Icona relativa alla webcam. Consente di avviare o interrompere il video. Riquadro Stampati. Consente di scaricare stampati aggiunti alla riunione dal relatore. Riquadro Note condivise. Consente di creare e salvare note che possono essere visualizzate da tutti i partecipanti. Menu Feedback. Consente di modificare il proprio stato di feedback, ad esempio per richiedere al relatore di parlare più lentamente. Figura 3. Voci di menu e icone nella barra dei menu

12 8 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting Nella barra dei menu potrebbe inoltre essere presente la voce Ulteriori informazioni, se per la riunione è stato impostato un riquadro per flussi multimediali. Per regolare il volume degli altoparlanti o del microfono Per disattivare gli altoparlanti o il microfono, nella barra dei menu fare clic sul pulsante Disattiva microfono o Disattiva altoparlanti. In alternativa, nel riquadro Audio e video fare clic sull'icona Disattiva microfono o Disattiva altoparlanti. Per regolare il volume degli altoparlanti o del microfono, nel riquadro Audio e video fare clic sulla freccia verso il basso accanto al pulsante Microfono o Altoparlante e spostare il dispositivo di scorrimento relativo al volume verso l'alto o verso il basso. Interazione con altri partecipanti alla riunione Nel client Microsoft Office Live Meeting sono disponibili vari modi che consentono l'interazione tra i partecipanti alla riunione. Per comunicare privatamente con un altro partecipante alla riunione, è possibile utilizzare la funzionalità di chat. Per formulare una domanda al relatore, invece, è disponibile la funzionalità Domande e risposte. Utilizzo delle chat È possibile comunicare tramite chat con i partecipanti o i relatori di una riunione, ad esempio per trattare un particolare argomento in una sessione specifica. Non è possibile comunicare tramite chat se il relatore ha disabilitato o bloccato la funzionalità di chat. Per comunicare via chat con un partecipante o relatore 1. Nel riquadro Partecipanti, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del partecipante o del relatore con cui si desidera comunicare, quindi fare clic su Chat. 2. Digitare il commento o la domanda desiderata nella casella di testo, quindi fare clic su Invia. La conversazione tramite chat tra gli interlocutori viene visualizzata nella casella in alto. Formulazione delle domande Il menu Domande e risposte consente di comunicare con il relatore durante una presentazione, ad esempio per chiedere chiarimenti su un argomento specifico oppure per chiedere la parola per un intervento rivolto a tutti i partecipanti.

13 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting 9 Per formulare una domanda 1. Nel client Live Meeting scegliere il menu Domande e risposte. 2. Digitare la domanda nella casella di testo Domande e risposte, quindi fare clic su Chiedi. 3. Dopo la selezione, il pulsante Chiedi viene sostituito da Modifica. La risposta ricevuta verrà visualizzata nel riquadro disponibile nella casella Domande e risposte. Per chiedere la parola 1. Nel client Live Meeting scegliere il menu Domande e risposte. 2. Nella casella Domande e risposte fare clic sull'icona Chiedere la parola. Creazione di una riunione È possibile pianificare le riunioni in anticipo in base a due modalità, ovvero utilizzando il componente aggiuntivo dei servizi di conferenza per il client di messaggistica e collaborazione Microsoft Office Outlook oppure la funzionalità in linea Gestione riunioni di Microsoft Office Live Meeting. È inoltre possibile avviare riunioni istantanee ad hoc utilizzando l'opzione Riunione immediata. In questa sezione vengono descritte le seguenti attività: Pianificazione di una riunione Avvio di una riunione immediata Per creare riunioni, è necessario disporre di un account del servizio Live Meeting. Per ottenere le informazioni relative all'account necessarie per configurare Live Meeting, rivolgersi all'amministratore di sistema. Pianificazione di una riunione Il servizio Microsoft Office Live Meeting consente di pianificare riunioni utilizzando il componente aggiuntivo dei servizi di conferenza per il client di messaggistica e collaborazione Microsoft Office Outlook o la funzionalità in linea Gestione riunioni di Microsoft Office Live Meeting. Per configurare il componente aggiuntivo dei servizi di conferenza per Outlook 1. Installare il componente aggiuntivo dei servizi di conferenza per Outlook nel computer in base alle istruzioni fornite dall'amministratore. 2. Nel Calendario di Outlook fare clic su Servizi di conferenza, quindi su Account utente. 3. Nella finestra di dialogo Account utente, in Servizio Live Meeting effettuare una delle seguenti operazioni: Nella casella di testo URL digitare l'url del portale Internet in uso. Oppure Nella casella di testo URL digitare l'url del centro conferenze di Live Meeting. Selezionare la casella di controllo Richiedi nome utente e password per accedere all'account, quindi digitare le informazioni di accesso nelle caselle di testo disponibili. 4. Per verificare le informazioni di accesso, fare clic su Test connessione. 5. Fare clic su OK.

14 10 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting Per pianificare una riunione utilizzando il componente aggiuntivo dei servizi di conferenza per Outlook 1. Nel Calendario di Outlook fare clic su Pianifica riunione Live Meeting. Oltre a effettuare la sottoscrizione al servizio Live Meeting, alcune organizzazioni installano Live Meeting su Office Communications Server internamente. Se l'account in uso è configurato per l'utilizzo sia del servizio Live Meeting che di Office Communications Server, verrà visualizzato un elenco a discesa dove sarà possibile selezionare Servizio Live Meeting. 2. Nella casella di testo Oggetto della scheda Appuntamento digitare una descrizione della riunione. Nella casella di testo A immettere gli indirizzi di posta elettronica degli invitati, separandoli con un punto e virgola. 3. Per designare i relatori, fare clic su Partecipanti e relatori. Nell'elenco Partecipanti selezionare un nome, scegliere Aggiungi, quindi OK. 4. Per scegliere il tipo di audio per la riunione, fare clic su Opzioni riunione, quindi su Audio. Effettuare una delle seguenti operazioni. Per consentire ai partecipanti di connettersi utilizzando un computer mediante una cuffia o mediante il microfono e gli altoparlanti, fare clic su Includi il servizio di conferenza audio via computer. Se la riunione interessa più partecipanti e si desidera disattivare la relativa trasmissione audio durante la riunione, escludendo tuttavia la trasmissione audio del relatore, fare clic su Attiva trasmissione audio via Internet. Per consentire ai partecipanti di connettersi a una conferenza telefonica, fare clic su Includi il servizio di conferenza telefonica, quindi specificare le informazioni sull'audio richieste. Per consentire ai partecipanti di utilizzare un computer o un telefono per partecipare alla riunione, è possibile selezionare le caselle di controllo Includi il servizio di conferenza audio via computer e Includi il servizio di conferenza telefonica. Non appena la riunione ha inizio, uno dei relatori può connettere l'audio del computer all'audio del servizio di conferenza telefonica in modo che tutti i partecipanti possano sentire gli interventi degli altri. Per ulteriori informazioni, vedere l'appendice C, Connessione dell'audio del computer al servizio di conferenza telefonica. Per pianificare una riunione utilizzando il servizio Microsoft Office Live Meeting 1. Aprire un browser, quindi digitare l'url relativo al servizio Microsoft Office Live Meeting. 2. Se necessario, immettere l'id utente e la password. 3. Fare clic su Accedi a Live Meeting. 4. In Riunioni fare clic su Pianifica riunione. 5. Nella casella di testo A immettere gli indirizzi di posta elettronica degli invitati, separandoli con un punto e virgola. 6. Nella casella di testo Relatori immettere gli indirizzi di posta elettronica degli utenti che si desidera designare come relatori della riunione.

15 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting Nella casella di testo Oggetto digitare una descrizione della riunione. 8. Specificare le date e le ore di inizio e di fine della riunione. 9. Nella casella di riepilogo a discesa Audio selezionare il tipo di audio per la riunione. Se si desidera utilizzare un servizio di conferenza telefonica, fare clic su Opzioni riunione, quindi su Audio. Immettere le informazioni relative al provider di servizi di conferenza, Fare clic su OK. 10. Per specificare altre opzioni relative alla riunione, fare clic su Opzioni riunione. Per ulteriori informazioni su ciascuna impostazione, fare clic sul pulsante? nella parte superiore della pagina. 11. Dopo aver immesso tutti i dettagli relativi alla riunione, effettuare una delle seguenti operazioni: Fare clic su Invia inviti per salvare la riunione e inviare gli inviti ai partecipanti. È possibile scegliere Invia inviti tramite il client di posta elettronica in uso per copiare e incollare le informazioni sulla riunione nel programma di posta elettronica in uso oppure Invia inviti tramite Live Meeting per impostare l'invio automatico dei messaggi di posta elettronica agli invitati tramite Live Meeting. Fare clic su Salva per salvare la riunione e inviare gli inviti in un secondo momento. Presentazione di una riunione Il client Microsoft Office Live Meeting è caratterizzato da una progettazione efficiente che consente di evidenziare il contenuto presentato. Sono disponibili numerose modalità di presentazione del contenuto, nonché diverse opzioni che consentono di personalizzare la riunione in base alle esigenze. In questa sezione vengono descritte le seguenti attività: Presentazione del contenuto durante la riunione Distribuzione di stampati Utilizzo di sale private Presentazione del contenuto durante la riunione Durante le riunioni i relatori possono mostrare una presentazione precedentemente preparata o creare nuove pagine direttamente nel client Microsoft Office Live Meeting. È possibile importare documenti di programmi per presentazioni Microsoft Office PowerPoint (file con estensione ppt), nonché caricare documenti di Microsoft Office, ad esempio documenti di Microsoft Office Word (file con estensione doc e docx) e di Microsoft Office Excel (file con estensione xls e xlsx). Per mostrare una presentazione o un documento ai partecipanti 1. Scegliere Condividi dal menu Contenuto, quindi fare clic su Carica file (solo visualizzazione). 2. Selezionare il file che si desidera aggiungere.

16 12 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting 3. Fare clic su Apri. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Carica file (solo visualizzazione), in cui viene indicato che i file possono essere analizzati per rilevare la presenza di eventuali virus. Fare clic su Continua. 4. Il file verrà convertito automaticamente in formato Live Meeting, quindi verrà aggiunto all'elenco Contenuto. Il primo file caricato viene automaticamente visualizzato per gli altri partecipanti alla riunione. Dopo l'aggiunta all'elenco Contenuto, è possibile visualizzare i file durante la riunione facendo clic su Contenuto, quindi sul nome del file. Per spostarsi all'interno del file, utilizzare le frecce nella pare inferiore della finestra, come illustrato nella Figura 4 riportata di seguito. È inoltre possibile utilizzare CTRL + freccia SU e CTRL + freccia GIÙ per scorrere i file. Figura 4. Frecce per spostarsi verso l'alto o verso il basso in una pagina Per inserire una pagina in una presentazione precedentemente aggiunta alla riunione 1. Fare clic su Contenuto, quindi sulla presentazione cui si desidera aggiungere una pagina e infine fare clic su Miniature. 2. Nel riquadro Miniature fare clic con il pulsante destro del mouse sulla miniatura situata direttamente sopra il punto in cui si desidera inserire la pagina, scegliere Inserisci nuova pagina, quindi fare clic sul tipo di pagina da aggiungere, ovvero Lavagna, Pagina Web, Pagina di testo, Sondaggio o Schermata. La pagina verrà aggiunta sotto il punto di inserimento specificato nella presentazione esistente. Per creare una lavagna 1. Scegliere Condividi dal menu Contenuto, quindi fare clic su Lavagna. 2. Verrà aperta una diapositiva di tipo Lavagna. Fare clic sugli strumenti di disegno e di testo disponibili nella parte inferiore della finestra per creare contenuto. Per creare una pagina di testo 1. Scegliere Condividi dal menu Contenuto, quindi fare clic su Pagina di testo. 2. Digitare il testo desiderato nella pagina di testo che verrà aperta. Per creare un sondaggio 1. Scegliere Condividi dal menu Contenuto, quindi fare clic su Pagina sondaggio. 2. Nella finestra di dialogo Crea sondaggio digitare una domanda, quindi creare etichette per ciascuna scelta. 3. Fare clic su OK. Per condividere una pagina Web 1. Scegliere Condividi dal menu Contenuto, quindi fare clic su Pagina Web. 2. Nella finestra di dialogo Nuova pagina Web digitare l'url relativo alla pagina Web cui si desidera indirizzare i partecipanti. 3. Fare clic su Verifica pagina Web. Verrà visualizzata la finestra di dialogo Controlla pagina Web. Se la pagina Web viene visualizzata in modo corretto, fare clic su Crea pagina Web.

17 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting 13 Per condividere una schermata o una parte di schermo 1. Scegliere Condividi dal menu Contenuto, quindi fare clic su Schermata. 2. Posizionarsi sul frame relativo all'area dello schermo da condividere, quindi fare clic sull'icona relativa alla webcam. Se necessario, è possibile ridimensionare il frame. Utilizzo delle note condivise La funzionalità delle note condivise consente di creare e salvare note che potranno essere condivise con i partecipanti durante la riunione. È inoltre possibile concedere ai partecipanti l'autorizzazione per aggiungere e salvare note. Per aggiungere le note 1. Nella barra dei comandi fare clic sull'icona Note condivise. 2. Nella casella di testo digitare le note. Per salvare le note 1. Nella barra dei comandi fare clic sull'icona Note condivise. 2. Fare clic sull'icona Salva. 3. Nella finestra di dialogo Salva con nome selezionare il percorso in cui si desidera salvare le note. 4. Fare clic su Salva. Per visualizzare le note condivise Nella barra dei comandi fare clic sull'icona Note condivise. Per concedere ai partecipanti l'autorizzazione per visualizzare, aggiungere e salvare note 1. Nella barra dei comandi fare clic su Partecipanti per visualizzare il riquadro corrispondente. 2. Nel riquadro Partecipanti fare clic sull'icona Ulteriori informazioni e selezionare Autorizzazioni. 3. Nella finestra di dialogo Autorizzazioni partecipanti nell'area Note condivise selezionare le autorizzazioni appropriate che si desidera concedere ai partecipanti. Distribuzione di stampati In qualità di relatore, è possibile caricare stampati da utilizzare nella riunione in modo che i partecipanti siano in grado di scaricarli. Sebbene sia consigliabile caricare gli stampati prima della riunione, è possibile eseguire questa operazione anche durante la riunione stessa. Durante il caricamento, in Microsoft Office Live Meeting il file viene analizzato automaticamente per rilevare la presenza di eventuali virus. Per caricare stampati da utilizzare nella riunione 1. Nella barra dei menu fare clic sull'icona Stampati. 2. Fare clic su Carica. Se il file desiderato non è visibile, selezionare il tipo di file da aggiungere nell'elenco a discesa Tipo file. 3. Selezionare il file desiderato nel proprio computer, quindi fare clic su Apri. 4. Ripetere i passaggi precedenti per ogni file che si desidera aggiungere. Al termine, chiudere la finestra di dialogo Stampati.

18 14 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting Per scaricare stampati 1. Fare clic sull'icona Stampati. 2. Fare clic sul file da scaricare, quindi su Scarica. 3. Passare al percorso in cui si desidera salvare il file nel proprio computer. 4. Fare clic su OK. Gestione di domande e risposte In qualità di relatore, è possibile utilizzare il riquadro Domande e risposte per esaminare e rispondere alle domande dei partecipanti. Nel riquadro Domande e risposte vengono indicate la persona che ha formulato la domanda e l'ora di invio. È possibile visualizzare, stampare e salvare un registro di tutte le domande inviate durante una riunione, insieme alle risposte fornite. Per visualizzare il riquadro Domande e risposte Fare clic su Domande e risposte nella barra dei comandi. Verrà visualizzato il riquadro Domande e risposte con un elenco di tutte le domande ricevute dai partecipanti. Per rispondere a una domanda per tutti i partecipanti 1. Nel riquadro Domande e risposte fare clic sulla scheda Gestisci. 2. Fare clic sulla domanda alla quale si desidera rispondere. 3. Immettere la risposta nell'apposita casella, quindi fare clic su Rispondi a tutti. La domanda verrà visualizzata insieme alla risposta nel riquadro Domande e risposte di ogni partecipante alla riunione. Per rispondere a una domanda privatamente 1. Nel riquadro Domande e risposte fare clic sulla scheda Gestisci. 2. Fare clic sulla domanda alla quale si desidera rispondere. 3. Immettere la risposta nell'apposita casella, quindi fare clic su Rispondi in privato. La domanda verrà visualizzata insieme alla risposta nel riquadro Domande e risposte del partecipante che ha formulato la domanda. La domanda e la risposta verranno inoltre visualizzate nel riquadro Domande e risposte di tutti gli altri relatori della riunione. Per concedere la parola alla persona che ha inviato la domanda 1. Nel riquadro Domande e risposte fare clic sulla scheda Gestisci. 2. Fare clic sulla domanda alla quale si desidera rispondere. 3. Nella barra dei menu fare clic su Concedi la parola per concedere la parola alla persona che ha inviato la domanda. Le domande e le risposte verranno visualizzate nel riquadro Domande e risposte di ogni partecipante alla riunione. Per rispondere a un partecipante che ha chiesto la parola 1. Nel riquadro Domande e risposte fare clic sulla scheda Gestisci. 2. Se accanto al nome della persona viene visualizzata l'icona di una mano, è possibile rispondere alla persona tramite chat o concedendole la parola.

19 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting 15 Per visualizzare e salvare un registro delle attività relative alle domande e alle risposte 1. Nel riquadro Domande e risposte fare clic sulla scheda Gestisci, quindi sull'icona Visualizza il registro domande e risposte. 2. In una finestra del browser verrà visualizzato il registro di testo della riunione con tutte le domande e le risposte. Con i comandi del browser è possibile stampare o salvare il registro. Utilizzo di sale private Le sale private costituiscono una funzionalità del servizio Microsoft Office Live Meeting. Nel corso di una riunione, infatti, un relatore può decidere di creare aree per riunioni separate. È possibile distribuire i partecipanti tra le sale in modo manuale o automatico, nonché consentire a ciascun gruppo di svolgere riunioni separate. Al termine delle sessioni private, è possibile reintrodurre ciascun partecipante alla riunione principale. Per impostare le sale private 1. Durante la riunione, scegliere Sale dal menu Partecipanti. Potrebbe essere necessario fare clic sul pulsante Ulteriori informazioni (>>) per visualizzare il comando Sale. 2. Specificare il numero di sale da creare. 3. Se si sceglie Assegna manualmente i partecipanti, è possibile trascinare i partecipanti in sale specifiche. Nel riquadro Partecipanti fare clic sul nome del partecipante, quindi trascinarlo sulla sala desiderata. 4. Per attivare le sale private, nel riquadro Partecipanti fare clic su Inizio. Una pagina di transizione verrà visualizzata per tutti i partecipanti alla riunione, i quali verranno quindi spostati nelle rispettive sale assegnate. Nelle sale private, partecipanti e relatori possono eseguire le normali attività della riunione. 5. Per reintrodurre tutti i partecipanti nella sala principale, è innanzitutto necessario interrompere l'utilizzo delle sale private. Nel riquadro Partecipanti fare clic su Interrompi. Facoltativamente, è possibile eliminare le sale private e il relativo contenuto facendo clic su Opzioni, quindi scegliendo Elimina contenuto di tutte le sale private o Elimina tutte le sale private. Avvio di una riunione immediata Per avviare in qualsiasi momento una riunione senza che sia stata pianificata in anticipo, è possibile utilizzare l'opzione Riunione immediata. Dopo avere avviato la riunione, è possibile invitare gli altri partecipanti. Prima di poter utilizzare la funzionalità Riunione immediata per la prima volta, è necessario configurare il proprio account. Se l'account non è stato configurato, procedere nel seguente modo.

20 16 Guida introduttiva a Microsoft Office Live Meeting Per configurare un account 1. Fare clic sul pulsante Start. 2. Scegliere Tutti i programmi, Microsoft Office Live Meeting 2007, quindi Microsoft Office Live Meeting Nella pagina Microsoft Office Live Meeting verrà visualizzata la finestra di dialogo Account utente se Office Live Meeting viene avviato per la prima volta. 4. Nella finestra di dialogo Account utente, in Servizio Live Meeting effettuare una delle seguenti operazioni: Nella casella di testo URL digitare l'url del portale Internet in uso. Oppure Nella casella di testo URL digitare l'url del centro conferenze di Live Meeting. Selezionare la casella di controllo Richiedi nome utente e password per accedere all'account, quindi digitare le informazioni di accesso nelle caselle di testo disponibili. 5. Fare clic su Verifica connessione. 6. Fare clic su OK. Se la finestra di dialogo Account utente non viene visualizzata, aprirla facendo clic sul pulsante Menu nell'angolo superiore sinistro, quindi scegliendo Apri account utente. Per avviare una riunione immediata ad hoc 1. Fare clic sul pulsante Start. 2. Scegliere Tutti i programmi, Microsoft Office Live Meeting 2007, quindi Microsoft Office Live Meeting A seconda dell'organizzazione, è possibile scegliere di ospitare la riunione utilizzando Office Communications Server 2007 oppure il servizio Office Live Meeting. Per selezionare la preferenza, fare clic sul pulsante Menu, scegliere Account riunione immediata, quindi Office Communications Server 2007 o Servizio Office Live Meeting Nella pagina Microsoft Office Live Meeting fare clic su Riunione immediata. La riunione verrà avviata. 4. Per invitare i partecipanti alla riunione immediata, fare clic su Partecipanti. 5. Nel riquadro Partecipanti fare clic su Invita, quindi su Tramite posta elettronica. 6. Nella casella A dell'invito digitare gli indirizzi di posta elettronica dei partecipanti, separandoli con un punto e virgola. 7. Per inviare l'invito, fare clic su Invia.