REGIONE TOSCANA MINISTERO DELLA GIUSTIZIA. Direzione Generale Organizzazione e Sistemi Informativo (MANUALE UTENTE) Pag. 1/19

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1 REGIONE TOSCANA Giunta Regionale Direzione Generale Organizzazione e Sistemi Informativo MINISTERO DELLA GIUSTIZIA Corte d Appello di Firenze CANCELLERIA TELEMATICA (MANUALE UTENTE) Sommario Pag. 1/19

2 FINALITA' pag 3 MODALITA' DI FUNZIONAMENTO pag 3 Dati pag 3 Profili pag 4 Accesso pag 4 Operatore magistrato corte appello pag 7 Amministratore pag 14 Avvocato pag 16 Magistrato fuori corte pag 18 FINALITA' Il progetto "Cancelleria telematica ", nato dalla collaborazione tra la Corte di Appello di Firenze e la Regione Toscana, fa parte di una serie di servizi che la Rete Telematica Regionale Toscana, in collaborazione con le diverse Amministrazioni, ha realizzato in questi anni per favorire il processo di cambiamento delle procedure della Pubblica Amministrazione e per rendere quest'ultima più efficiente e più vicina alla società civile e ai cittadini, nello spirito della legge 241/1990 sulla semplificazione amministrativa. Pag. 2/19

3 Punto di partenza per la semplificazione è la reingegnerazione dei processi che consente di monitorare i vari passaggi intermedi nella realizzazione/erogazione di un servizio; nell individuare passaggi inutili o ridondanti e nel configurare il nuovo modus operandi; in questo si rivela determinante l'utilizzo delle tecnologie informatiche che ci consentono di ottenere un servizio più efficiente, di abbattere i costi riducendo gli sprechi, di ottimizzare il lavoro degli uffici e degli operatori di giustizia (magistrati e avvocati) e di produrre una ricaduta positiva sul cittadino/utente. La cancelleria telematica consente: agli avvocati di effettuare ricerche nei fascicoli di propria competenza iscritti nel ruolo generale della Corte di Appello, di inviare memorie e comparse, di leggere quelle della parte avversa, nonché di conoscere tutti i provvedimenti integrali emessi dall Autorità Giudiziaria; ai Consulenti Tecnici di depositare elettronicamente relazioni peritali ed allegati; ai cancellieri di inviare le comunicazioni (biglietti di cancelleria) previste dal codice di procedura civile. L'accesso ai fascicoli è consentito ai soli procuratori costituiti, la consultazione del testo integrale delle sentenze pubblicate è permessa a tutti gli operatori della giustizia che ne facciano richiesta. Tutti gli accessi sono costantemente monitorati dagli amministratori del sistema. Di questo progetto, di cui presentiamo di seguito le modalità di funzionamento, si propone l'estensione agli altri Uffici giudiziari della Toscana, nello spirito del protocollo d'intesa firmato fra Regione Toscana, CNIPA e Ministero della Giustizia, per costituire un sistema toscano della giustizia che recuperi e valorizzi in una logica di disegno nazionale le iniziative presenti sul territorio toscano e per realizzare forme di collaborazione permanenti utili alla condivisione di infrastrutture e servizi, facendo dell'innovazione degli uffici giudiziari un motore di sviluppo di nuove relazioni con gli altri soggetti pubblici presenti sul territorio. MODALITA' DI FUNZIONAMENTO Dati La Corte di Appello di Firenze, come tutti gli uffici giudiziari del territorio nazionale, è dotata di un'applicazione (SICC) con la quale gestisce l'iter dei fascicoli iscritti nel Ruolo Generale degli Affari. I dati iscritti vengono esportati in tempo reale nel data base che risiede presso i server regionali utilizzando l'infrastruttura di cooperazione applicativa CART 1 (fig.1). 1 Il CART (Cooperazione Applicativa Regionale Toscana) è una infrastruttura telematica per lo sviluppo e la pubblicazione di servizi che facilita la cooperazione fra le Pubbliche Amministrazioni. Pag. 3/19

4 fig1 Inizia così la formazione del fascicolo telematico che sarà poi costantemente aggiornato dagli avvocati, dai consulenti tecnici d'ufficio e dagli operatori dell Ufficio Giudiziario con tutti quanti documenti allegati del fascicolo: comparse, memorie, CTU, sentenze. I documenti vengono inseriti dagli utenti utilizzando delle maschere di upload appositamente predisposte. Profili Ad ogni utente possono essere associati uno o più profili. I profili censiti dal sistema sono i seguenti: Avvocati Consulenti tecnici Corte di appello (Magistrati ed amministrativi) Amministratore Magistrati (non appartenenti all ufficio giudiziario di riferimento) Ad ogni profilo corrisponde un menù specifico; i primi tre profili presentano funzionalità comuni, l'unica differenza è nel risultato prodotto. In particolare: Gli avvocati e i consulenti tecnici possono accedere alle informazioni generali di tutti i fascicoli e ai dettagli dei fascicoli di loro competenza. Possono inoltre inviare documenti (comparse, memorie,...) che potranno essere consultati da tutte le parti costituite nel fascicolo. Gli operatori e magistrati dell Ufficio giudiziario di riferimento possono accedere a tutti i fascicoli compresi i dettagli e i documenti ad essi associati. L'amministratore, che può essere rappresentato da più soggetti, può accedere ad un menù che contiene funzionalità specifiche di gestione del sistema Pag. 4/19

5 (inserimento utenti, inserimento/cancellazione documenti,...) Il magistrato non appartenente all ufficio giudiziario di riferimento può accedere esclusivamente alla consultazione delle sentenze Accesso L'utente può accedere al servizio utilizzando sia la password che la smartcard ottenuta dalla cancelleria dell ufficio giudiziario di riferimento. L'applicazione è realizzata in modalità web e risponde all'indirizzo dove appare la maschera illustrata nella fig.2. L'utente deve inserire nella maschera il proprio nome e la password, l'applicazione riconoscerà il profilo dell'utente ed automaticamente presenterà il menù con le relative funzioni. fig.2 Nel caso che l'utente sia associato a più profili, il sistema presenterà una pagina che li elenca tutti.(fig.3) Pag. 5/19

6 -fig3 In tal caso l'utente dopo averne scelto uno, cliccando il pulsante scegli potrà accedere al sistema, la maschera visualizzata consente di selezionare l'ufficio e la sezione. fig. 4 A questo punto cliccando su invia si presenta una maschera che alla sinistra mostra l'elenco di tutte le funzioni possibili con il profilo scelto. Nelle immagini seguenti alcuni esempi delle maschere che verranno visualizzate: Profilo Magistrato Corte d'appello Pag. 6/19

7 profilo corte Fig.5- Profilo Amministratore Corte d'appello profilo amministratore -Fig. 6 Profilo Avvocato Pag. 7/19

8 profilo avvocato Fig7- Profilo Magistrato Corte d'appello Le funzionalità presenti nel menu associato a questo profilo sono la consultazione di dati relativi a: FASCICOLI Cerca fascicolo Cerca sentenze Cerca sentenze per tipo causa Cerca sentenze per ruolo,materia,tipo causa DOCUMENTI File inviati dagli avvocati File inviati dalla corte Carica file Vedi documenti inviati all'agenzia dell'entrate UTENTI Lista membri Cerca fascicolo Questa funzione consente ad un operatore o magistato dell Ufficio di ricercare un fascicolo. Nella maschera di ricerca (Fig. 8) tutti i campi possono essere compilati oppure lasciati vuoti. In tal caso la ricerca verrà estesa a tutta la banca dati senza alcuna limitazione. (funzionalità non consigliata) Pag. 8/19

9 Fig.8 Il risultato della ricerca (Fig. 9) rappresenta un elenco in cui è riportato il numero identificativo del fascicolo, la data di iscrizione, il tipo di causa e la sezione a cui appartiene. Fig.9 Pag. 9/19

10 Cliccando ulteriormente sull icona rappresentata dalla lente è possibile visualizzare la scheda relativa al fascicolo sezionato,(fig. 10). Fig 10 In questa scheda (fig. 10) viene fornita una serie di una serie di link che consente la visualizzazione dei dettagli delle parti in causa, nonchè un link che consente la visualizzazione del dettaglio del fascicolo (dettaglio eventi), Nella scheda della fig. 11(vedi allegati) viene fornito un link che consente la visualizzazione degli allegati del fascicolo;(sono considerati allegati sia le sentenze che i documenti inviati dagli avvocati) Vedi allegati Fig. 11- Vi è infine un link di servizio che elenca le comunicazioni che sono state inviate sul fascicolo (log documenti inviati-fig 12); è in fase di implementazione l avviso di ricezione della comunicazione. Pag. 10/19

11 documenti inviati Fig. 12- Log Cerca sentenze, Cerca sentenze per tipo causa, Cerca sentenze per ruolo, materia e tipo causa Le sentenze possono essere ricercate utilizzando tre form distinte la prima utilizza come campi di ricerca il numero, l'anno, il mese di pubblicazione della sentenza e una o più parole chiave (combinate tra loro mediante l'uso di operatori booleani ( =or e &=and) contenute nel documento. (Fig. 13) la seconda utilizza come campo di ricerca il tipo di causa associata alla sentenza (Fig. 14) la terza utilizza come campi di ricerca il tipo causa, la materia e il ruolo associato al fascicolo (Fig. 15) In tutti 3 tre i casi, ciccando il tasto di ricerca, è possibile visualizzare un elenco contenente: il numero della sentenza, la data di deposito, il numero del fascicolo e il link scarica allegato che consente di scaricare la sentenza il formato Doc (Fig. 16) Fig.13 Pag. 11/19

12 Fig 14 Fig. 15 Pag. 12/19

13 Fig, 16 File inviati dagli avvocati, File inviati dalla corte Questa funzionalità consente all operatore dell ufficio giudiziario, attraverso una maschera di ricerca, di cercare direttamente i documenti associati ad un fascicolo (Fig.11- Fig12) senza passare dalla scheda generale (Fig. 10) Carica File Gli operatori e i magistrati dell ufficio possono associare un documento al fascicolo ed eventualmente inviare una comunicazione agli avvocati costituiti nel procedimento. Per poterlo fare l'utente deve accedere a questa funzione e dopo aver selezionato un fascicolo gli viene presentata la maschera di Fig. 17. Questa maschera oltre ai dati identificativi del fascicolo (numero ruolo, nome dell' attore, nome convenuto) presenta dei campi che permettono all'utente di indicare il titolo del documento, la tipologia e l'estensione. Se poi l'operatore lo ritiene necessario cliccando sugli appositi chekbox può selezionare gli avvocati o i consulenti tecnici a cui inviare il documento Pag. 13/19

14 Fig. 17 Vedi documenti inviati all'agenzia delle entrare Il sistema consente inoltre di creare automaticamente l'elenco delle sentenze che devono essere comunicate all'ufficio del registro per la prescritta registrazione senza dover ricorrere alla fotocopiatura degli originali ed alla conseguente doppia archiviazione degli atti medesimi. L agenzia delle Entrate trova automaticamente i files degli atti sottoposti a registrazione, estrae gli elementi utili (estremi, codice fiscale delle parti, elementi utili per la tassazione) e restituisce all Ufficio il solo referto di registrazione. Lista membri Con questa funzione dopo aver visualizzato la categoria e l'iniziale del nominativo è possibile visualizzare l'elenco degli utenti (Fig. 18) autorizzati all'accesso alla cancelleria telematica. I campi che vengano visualizzati nell'elenco sono: Nome Cognome Codice Fiscale Utente Password Pag. 14/19

15 Fig. 18 Profilo Amministratore L'utente che accede con questo ruolo ha poteri di amministrazione sul sistema, cioè gestisce l'anagrafica degli utenti e i documenti inviati dall Ufficio e dagli avvocati/ctu. Bisogna ricordare che il Nome e Cognome degli avvocati e dei Ctu sono già caricati nel sistema. Le funzionalità associate a questo profilo sono: AVVOCATI Inserisci avvocato Modifica avvocato Modifica avvocato nuova funzionalità CTU Inserisci CTU Modifica CTU Modifica CTU nuova funzionalità OPERATORE/MAGISTRATO Inserisci operatore/magistrato Modifica operatore/magistrato DOCUMENTI Vedi file inviati dagli avvocati Pag. 15/19

16 Cancella documenti corte Cancella documenti avvocati UTENTI Lista membri Lista Accessi Inserisci avvocato/inserisci CTU Queste due funzionalità presentano le stesse modalità. Cliccando su inserisci avvocato (CTU) viene presentata la maschera di Fig. 19. Nella form visualizzato è presente il campo cognome. L'utente amministratore può inserire anche una parte del cognome dell'avvocato (CTU) che deve essere autorizzato ad accedere al servizio. Fig. 19 Cliccando su invia viene visualizzata la maschera di Fig. 20 che presenta numerosi campi. L'utente amministratore dopo aver selezionato un avvocato (CTU) deve inserire il codice fiscale, l'indirizzo di posta elettronica, il numero di iscrizione all'ordine, il codice utente la password Fig. 20 Pag. 16/19

17 Modifica avvocato/modifica CTU Con questa funzione l'utente amministratore può modificare/cancellare i dati che ha inserito con la funzionalità precedente. Inserisci operatore-magistrato/modifica operatore-magistrato Con questa funzione l'utente amministratore può inserire/modificare gli operatori e magistrati, definendo i profili degli utenti e le modalità di accesso ai documenti.questi nominativi a differenze di quelli degli avvocati e dei CTU non sono caricati nel sistema Vedi file inviati dagli avvocati La modalità di questa funzione è uguale a quella già descritta nella sezione File inviati dagli avvocati, File inviati dalla corte. Cancella documenti corte-avvocati I documenti caricati dagli operatori e magistrati della corte e7o dagli avvocati possono essere eliminati solo dall'utente amministratore, al quale viene presenta la maschera di fig 21. Fig. 21 Dopo aver selezionato il fascicolo che interessa il sistema presenta un elenco con gli allegati inseriti dalla corte, e può eliminare il documento caricato erroneamente. Lista membri La modalità di questa funzione è uguale a quella già descritta nella sezione Lista membri. Lista accessi Il sistema pubblica dati sensibili, per monitorare quotidianamente chi accede al sistema è stata creata questa funzione con il quale viene visualizzato l'elenco di chi ha utilizzato il sistema nell'ultimo mese. Avvocati Le funzionalità associate a questo ruolo sono: INDIRIZZI Inserisci indirizzo di posta elettronica Modifica indirizzo di posta elettronica FASCICOLO Elenco udienze Cerca un fascicolo di propria competenza Cerca un fascicolo Pag. 17/19

18 Cerca sentenze Invia allegati Inserisci/modifica indirizzo di posta elettronica Un avvocato, se non avesse già comunicato durante la registrazione dell'utente e password all'amministratore, l'indirizzo di posta elettronica può inserirlo utilizzando questa funzione. Ad ogni avvocato può essere associato un solo indirizzo di posta elettronica. Alla stessa maniera se un utente avvocato avesse cambiato questo dato accedendo alla funzione modifica indirizzo di posta elettronica può cambiare questa informazione (Fig. 22). Fig. 22 Elenco udienze Con questa funzione l'avvocato può visualizzare le date delle uduenze associate ad un fascicolo in cui è costituito. Cliccando sulla voce di menu Elenco udienze (Fig 23) che presenta un link per visualizzare la scheda generale del fascicolo (Fig 10) e la relativa data e ora dell'udienza. Fig 23 Cerca un fascicolo di propria competenza Con questa funzione l'avvocato riconosciuto dal sistema accede ai fascicoli in cui è costituito come rappresentante di una delle parti con le modalità descritte precedentemente nella sezione cerca un fascicolo (pag 7). Cerca un fascicolo Con questa funzione l' avvocato accede alla scheda generale, privata dei link agli allegati ed ai provvedimenti, di tutti i fascicoli archiviati nel sistema. Pag. 18/19

19 Cerca sentenze La modalità di questa funzioe è uguale a quella già descritta nella sezione Cerca sentenze descritta prima a pag 10 Invia allegati Con questa funzione l'avvocato può associare i propri documenti (Comparsa, comparsa conclusionale, costituzione, relazione ctu, Conclusioni,...) ai fascicoli di propria competenza. Il sistema provvederà automaticamente ad inviare un'avviso tramite posta elettronica dell'avvenuto inserimento alla segreteria della corte e agli altri avvocati che sono costituiti sul fascicolo. Fig. 24 Magistrato fuori corte Il sistema consente a tutti magistrati e comunque a tutti gli studiosi interessati dopo aver chiesto l'autorizzazione di poter scaricare le sentenze della corte con le modalità descritte a pag 10. Pag. 19/19