TRIBUNALE ORDINARIO DI FIRENZE STAFF PCT

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1 TRIBUNALE ORDINARIO DI FIRENZE STAFF PCT Oggetto: novità normative AI SIGG. MAGISTRATI AL PERSONALE AMMINISTRATIVO e, p. c. AL SIG. PRESIDENTE DEL TRIBUNALE AL CONSIGLIO DELL ORDINE DEGLI AVVOCATI SEDE Le recenti modifiche normative (d.l. 179/2012, convertito in legge 221/2012, e modificato dalla legge 228/2012 nonché il d.m. 209/2012) e alcune novità introdotte con la nuova versione di consolle 7.0 inducono lo Staff PCT ad offrire ai magistrati e al personale amministrativo alcune indicazioni operative sui servizi PCT attivi a valore legale presso il Tribunale di Firenze che appaiono interessate dalle predette modifiche normative nonché sull utilizzo di alcune funzionalità di consolle. COMUNICAZIONI E NOTIFICAZIONI TELEMATICHE LE NOVITÀ NORMATIVE - ART. 16 D.L. 179/12 Queste le novità di interesse per i servizi attivi al Tribunale di Firenze: 1. dal 20/10/12: nei procedimenti civili le comunicazioni e le notificazioni a cura della cancelleria dei processi civili devono effettuarsi ai difensori esclusivamente in via telematica all indirizzo PEC del difensore rinvenuto in pubblici elenchi (Il sistema dei registri di cancelleria è il medesimo dell attuale: l indirizzo viene trovato in modo automatico ove presente, le cancellerie quindi sul punto proseguono con le comunicazioni ai difensori come sino ad oggi effettuate). 2. Dal 15/10/2013: le comunicazioni e notificazioni a cura della cancelleria anche a destinatari diversi dai difensori (CTU, parti) si eseguono esclusivamente in via telematica ove rinvenuto l indirizzo PEC del destinatario in pubblici elenchi (al momento dell entrata in vigore della norma verranno date disposizioni in ordine a tali tipi di comunicazioni). 1

2 3. La comunicazione diretta ad un destinatario che abbia l obbligo giuridico di munirsi di PEC (avvocati, professionisti, imprese ecc.) e non vi abbia provveduto è fatta mediante deposito in cancelleria del provvedimento da comunicare (art. 16 comma 6). (La disposizione è già in vigore e vale sino al 15 ottobre 2013 solo per gli avvocati e dal 15 ottobre 2013 per le altre parti ed è analoga a quanto previsto dall art. 51 comma III ora abrogato: le cancellerie si comporteranno come sino ad oggi fatto nel caso di avvocato non telematico.) 4. Se la comunicazione/notificazione tramite PEC è impossibile per causa imputabile al destinatario (es. mancata attivazione della PEC da parte di soggetto tenuto per legge come gli avvocati, i professionisti, le imprese; non aver provveduto a lasciare la casella libera) si procede con deposito in cancelleria (art. 16 comma 6). 5. Se la comunicazione/notificazione tramite PEC è impossibile per causa non imputabile al destinatario (es. sistema non funzionante), si procede con i mezzi tradizionali: con fax per le comunicazioni e tramite Unep per notifiche (art. 16 comma 8, art cpc). 6. Nei casi in cui le notifiche devono eseguirsi a cura della cancelleria (ad es. art. 192, 420 cpc) è stato attribuito al cancelliere il potere di notificare direttamente in via telematica, ove rinvenuto un indirizzo PEC in pubblici registri o in registri comunque consultabili da PA, senza ricorrere all UNEP. La relata in tal caso è rilasciata automaticamente dal sistema (art. 16 comma 4). ATTENZIONE: PER ORA E' ATTIVA SOLO LA FUNZIONE DI COMUNICAZIONE E NON ANCHE QUELLA) DI NOTIFICAZIONE DI CANCELLERIA. IL MINISTERO NON HA ANCORA ADEGUATO IL SISTEMA IN ORDINE AL RILASCIO DELLA RELATA. Pertanto per ora la notifica è nei modi tradizionali (Unep). 7. Il novellato l art. 45 delle disp di att. stabilendo che il provvedimento del giudice deve essere comunicato per intero. Pertanto: o Ove il provvedimento è telematico si procederà alla comunicazione con la funzione automatica di invio presente negli applicativi Sicid e Siecic, quale appresa in questi mesi dal personale dipendente. o Ove il provvedimento sia cartaceo occorre procedere a previa scansione dello stesso ai fini della comunicazione per intero SI INVITANO PERTANTO I SIG.RI MAGISTRATI A PROVVEDERE QUANTO PIU' POSSIBILE CON CONSOLLE, IN MODO DA NON GRAVARE ECCEZZIVAMENTE SULLE CANCELLERIA PER LE ATTIVITA DI INTEGRALE SCANSIONE. DEL PROVVEDIMENTO AI FINI DELLA COMUNICAZIONE EX ART. 136 CPC E 133 CPC. 2

3 PERFEZIONE DELLA COMUNICAZIONE Possono verificarsi i seguenti casi per l'ipotesi che il destinatario sia un soggetto che per legge deve dotarsi di indirizzo PEC ai sensi dell art 16 comma 6 d.l. 179/2012 (per ora Avvocati ma dal 15 ottobre 2013 anche imprese, PA e professionisti): 1. Indirizzo PEC rinvenuto e avuta la Ricevuta di avvenuta consegna: la comunicazione telematica si perfeziona nel momento in cui il gestore di posta elettronica del destinatario rilascia la ricevuta di consegna (RdAC). 2. L Indirizzo telematico non è rinvenuto: la comunicazione si perfeziona con il deposito del provvedimento in cancelleria e da questo momento decorrono i vari termini indipendentemente da quando viene ritirata la copia in cancelleria. Le cancellerie continuano a comportarsi come sotto prima vigente l art 51 comma III, il sistema dirà per i difensori in automatico. 3. L Indirizzo PEC è individuato ma viene restituita una ricevuta di mancata consegna per cause imputabili al destinatario: anche in questo caso la comunicazione è perfezionata con il deposito in cancelleria del provvedimento. 4. L Indirizzo PEC è individuato ma viene restituita una ricevuta di mancata consegna per cause non imputabili al destinatario, si procederà a rinnovo della comunicazione con fax o tramite UNEP. VERIFICA DELLE CAUSE DI MANCATA CONSEGNA Si conferma la precedente disposizione di continuare a stampare la ricevuta telematica ed inserirla nel fascicolo cartaceo sia nel caso di consegna positiva che negativa. Quanto alla interpretazione delle cause di mancata consegna una recente circolare della Dgsia, che nei giorni scorsi è stata comunicata a tutti, ha messo in luce come la dicitura del motivo di mancata consegna non è predeterminata e ha indicato alcune delle più frequenti, diciture dividendole in categorie secondo lo schema che qui si riporta: 3

4 Salve interpretazioni che dovessero venire dalla pratica di tutti i giorni, allo stato lo STAFF PCT suggerisce alcune linee interpretative seguendo lo schema di cui sopra. 1) Tipologie riconducibili alla casella piena : la colpa appare imputabile al destinatario che peraltro ha obbligo di diligenza generale di controllare la casella. In questo caso la cancelleria non procede ad alcuna ulteriore comunicazione. La comunicazione è perfetta con il deposito del provvedimento in cancelleria., E' salva la possibilità (ovviamente) per l avvocato di fornire la prova della sua diligenza e richiedere la rimessione in termini secondo i tradizionali schemi processuali. 2) Tipologie riconducibili a problemi di connessione tra i gestori PEC : la colpa non appare imputabile al destinatario, la cancelleria procede invece con la comunicazione tradizionale (fax e unep). 3) Per le tipologie della prima categoria casella sconosciuta, indirizzo errato, casella non attivata ecc, lo staff pct considerato che trattasi delle ipotesi di più difficile interpretazioni e considerato che le descrizioni possono non essere univoche, consiglia di procedere a stampare ed ad inserire nel fascicolo cartaceo la copia della ricevuta telematica come effettuato sino ad oggi. Si avverte però che, ove sia necessario sapere il motivo concreto della mancata consegna, il giudice o l avvocato dovrà richiedere alla cancelleria la stampa della cd. ricevuta tecnica (ovvero del file log di trasmissione nel quale è indicato il motivo di mancata consegna), dove la causa della mancata consegna è leggibile, seppur allo stato in modo non facilmente intellegibile. Si sottolinea infatti come ad oggi da consolle il controllo del motivo della mancata comunicazione (il file log di trasmissione) non è visibile e che la ricevuta telematica stampata non riporta la causa tecnica della mancata consegna (ad es. casella piena ), che invece è contenuta nella cd. ricevuta tecnica, pure presente nei sistemi. Per le ipotesi sub 3) ribadiamo che pertanto la cancelleria stamperà a richiesta del giudice o dell avvocato la cd. ricevuta tecnica che si ottiene dalla stessa sezione atti del fascicolo (tasto destro del mouse sul biglietto di cancelleria oggetto di controllo quindi apri. 4

5 Quanto alla possibilità di richiesta di rimessione in termini da parte dei legali ex art. 153 cpc in accordo con l Ordine degli Avvocati di Firenze lo STAFF PCT ha previsto che l Avvocato possa, a sostegno dell istanza di rimessione in termini, liberamente dedurre prove o documenti allegandole con ogni mezzo (su supporto USB, dischetto etc). A margine si fa presente che l Avvocato può venire a conoscenza della presenza di un biglietto di cancelleria nello stato Mancata consegna da un apposita sezione del Portale dei Servizi Telematici e all interno dei Punti di Accesso autorizzati (previa autenticazione tramite smart card per identificare con certezza l avvocato che consulta). L avvocato accede ad una specifica pagina web dove potrà visionare tutte le comunicazioni o notificazioni depositate in cancelleria; potrà inoltre scaricare l avviso di mancata consegna così come ricevuto dal gestore di PEC del Ministero. ARCHIVIO GIURISPRUDENZIALE E PUBBLICAZIONE SENTENZE Consolle Magistrato 7 permette al Giudice di indicare alla Cancelleria la pubblicazione del provvedimento all interno dell archivio giurisprudenziale consultabile anche lato Avvocato dai PDA abilitati: tale indicazione viene apposta con il flag (di default per le sentenze) all atto del deposito del provvedimento. Qualora non si intendesse procedere all archiviazione giurisprudenziale è necessario togliere l apposito flag nella schermata di firma, in caso contrario il provvedimento verrà pubblicato dalla cancelleria nell archivio senza epurazione dei dati in quanto i sistemi SICID e SIECIC non ne permettono ad oggi l epurazione automatica. Si ricorda che ai sensi dell art 52 del "Codice in materia di protezione dei dati personali" il Giudice su istanza della parte interessata o d ufficio a tutela dei diritti o della dignità degli interessati decreta, qualora ne ravvisi l opportunità, in calce al provvedimento l apposizione di un'annotazione volta a precludere, in caso di riproduzione della sentenza o provvedimento in qualsiasi forma, per finalità di informazione giuridica su riviste giuridiche, supporti elettronici o mediante reti di comunicazione elettronica, l'indicazione delle generalità e di altri dati identificativi del medesimo interessato:.in questi casi, vista l impossibilità tecnica dell epurazione automatica da parte della cancelleria, in sede di STAFF PCT si è convenuto che il giudice non ne disponga la pubblicazione, togliendo quindi il flag all atto del deposito telematico. 5

6 L omissione della pubblicazione, vista la problematica tecnica dell epurazione, è da considerasi quindi opportuna anche nei casi di provvedimenti contenenti dati identificativi o altri dati anche relativi a terzi dai quali puo' desumersi anche indirettamente l'identita' di minori, oppure delle parti nei procedimenti in materia di rapporti di famiglia e di stato delle persone. La decisione e la responsabilità sulla archiviazione giurisprudenziale è rimessa al magistrato. TUTTO CIÒ PREMESSO OVE IL PERSONALE AMMINISTRATIVO (SPECIE QUELLO ADDETTO ALLA PUBBLICAZIONE DELLE SENTENZE) RINVENGA IL FLAG DI INSERIMENTO NELL ARCHIVIO GIURISPRUDENZIALE È TENUTO AD EFFETTUARE IL RELATIVO INSERIMENTO. La consultazione dell archivio giurisprudenziale, su base distrettuale, è possibile dalla funzione Giurisprudenza della Consolle Magistrato ( ). ACCETTAZIONE DEL DEPOSITO E FIRMA DEL PERSONALE ADDETTO ALLA ACCETTAZIONE Il d.m. 209/2012 ha modificato l art. 15 delle regole tecniche nel senso di non richiedere più la firma del personale di cancelleria nel momento in cui viene accettato il provvedimento del giudice. La norma non specifica se tale disposizione vale anche per le sentenze e per l attività di pubblicazione delle stesse. Lo STAFF PCT, valutato che sul punto vi è ancora incertezza interpretativa, ritiene che si deve operare nel seguente modo: a) per tutti i provvedimenti del giudice diversi dalle sentenze il personale addetto all accettazione e all inserimento nei registri può omettere l apposizione della propria firma digitale al momento dell accettazione b) per le sentenze il personale addetto alla pubblicazione delle stesse continua ad apporre la propria firma digitale al momento dell accettazione dei relativi provvedimenti. Lo Staff PCT ringrazia magistrati e personale amministrativo per la collaborazione e per la partecipazione allo sviluppo del processo civile telematico Firenze, 14 marzo 2013 Lo STAFF PCT 6