REGOLAMENTO COMUNALE PER LA COMUNICAZIONE PUBBLICA E L INFORMAZIONE

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1 REGOLAMENTO COMUNALE PER LA COMUNICAZIONE PUBBLICA E L INFORMAZIONE TITOLO I PRINCIPI GENERALI ART. 1 - Principi generali 1. Il Comune di Sarezzo, con il presente documento, disciplina le attività di informazione e comunicazione pubblica rivolte ai dipendenti dell'ente, ai cittadini singoli e associati, alle imprese e ai soggetti pubblici. 2. Il Comune di Sarezzo promuove le attività di comunicazione esterna per garantire la trasparenza dell azione amministrativa e attivare forme d ascolto permanenti finalizzate all individuazione dei bisogni e al miglioramento della qualità dei servizi. 3. Il Comune di Sarezzo promuove attività di comunicazione interna quale strumento di sviluppo organizzativo. ART. 2 - Attività d informazione e comunicazione pubblica 1. Le attività d informazione e comunicazione comprendono: l informazione ai cittadini mediante l uso dei mezzi di comunicazione di massa; la comunicazione esterna rivolta ai cittadini, alla collettività e ad altri enti e soggetti pubblici e privati; la comunicazione interna all'ente; la comunicazione interistituzionale. 2. Le attività d informazione e di comunicazione sono finalizzate, in particolare, a: promuovere la cittadinanza attiva, garantendo l esercizio dei diritti di informazione, di accesso e di partecipazione; favorire l accesso ai servizi pubblici, promuovendone la conoscenza anche attraverso l illustrazione delle disposizioni normative e amministrative e l informazione sulle strutture, sui compiti e sulle modalità di funzionamento dell Amministrazione; promuovere la semplificazione delle procedure e i processi di innovazione dell azione amministrativa; attuare, mediante l ascolto dei cittadini, i processi di verifica della qualità dei servizi anche attraverso la raccolta e la gestione di segnalazioni, suggerimenti e reclami dei cittadini; rilevare periodicamente il livello di soddisfazione dell utenza per i servizi erogati; 1

2 garantire la circolazione delle informazioni tra l'ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) e le altre strutture operanti nell amministrazione; promuovere e valorizzare la comunicazione interna come strumento di integrazione e di razionalizzazione dei processi organizzativi, anche attraverso la rete dei referenti interni della comunicazione; garantire l informazione ai mezzi di comunicazione di massa, attraverso stampa, audiovisivi e strumenti telematici. 2

3 TITOLO II ORGANIZZAZIONE - RISORSE ART. 3 Organizzazione della comunicazione 1. La comunicazione nel Comune di Sarezzo è realizzata attraverso: Servizi di Comunicazione Rete dei referenti 2. I Servizi di Comunicazione comprendono: l Ufficio Stampa; l Ufficio Relazioni con il Pubblico. 3. I Servizi di comunicazione recepiscono le priorità e l indirizzo dell Amministrazione, garantiscono il raccordo operativo delle varie attività e delle strutture di comunicazione, ed coordinano e assicurano la programmazione uniforme delle attività di comunicazione esterna e interna. ART. 4 Ufficio stampa 1. L Ufficio Stampa promuove e realizza le attività di informazione istituzionale dirette prioritariamente ai mezzi di comunicazione di massa (agenzie di stampa, quotidiani, periodici, emittenti radiofoniche e televisive). 2. Il collegamento tra l Ufficio Stampa e gli organi di informazione sono improntati a criteri di professionalità, trasparenza, tempestività e obiettività. 3. L attività dell Ufficio Stampa è indirizzata al conseguimento dei seguenti obiettivi: una maggiore visibilità e conoscenza dell attività di governo dell ente; una più ampia partecipazione e condivisione da parte della comunità delle scelte e delle strategie della amministrazione pubblica locale; una migliore immagine del Comune di Sarezzo a livello sovra comunale, attraverso campagne stampa ed altre iniziative editoriali, pubblicitarie e giornalistiche su temi ed iniziative rilevanti per lo sviluppo culturale sociale economico del territorio. 4. L Ufficio Stampa del comune di Sarezzo in particolare: cura i collegamenti con gli organi di informazione (radio, giornali e tv), assicurando il massimo grado di trasparenza, chiarezza e tempestività delle comunicazioni; gestisce i rapporti con il Sindaco, la Giunta, e il Consiglio Comunale per quanto attiene l informazione istituzionale verso i mass media; redige comunicati e articoli riguardanti sia l'attività dell'amministrazione sia quella di informazione, promozione, lancio dei servizi; organizza conferenze, incontri ed eventi stampa per la presentazione delle attività e dei progetti dell Amministrazione Comunale; 3

4 realizza una rassegna stampa periodica, anche attraverso strumenti informatici; coordina e realizza la newsletter istituzionale; elabora progetti di comunicazione, in collaborazione con l Ufficio relazioni con il pubblico; collabora con l'urp alla realizzazione del notiziario comunale Sarezzo Informa ; collabora alla elaborazione del Piano di comunicazione dell ente, previsto dalla Legge 150/2000, nell ambito dell attuazione dei programmi dell Ente; controlla la corretta applicazione da parte degli uffici delle regole per l utilizzo del logo del Comune. 5. Al fine di garantire una informazione coerente, uniforme, completa e corretta, tutti i dipendenti dei servizi e degli uffici del Comune di Sarezzo sono tenuti a rivolgersi all Ufficio Stampa prima di avviare attività di informazione attraverso i mass media e di intraprendere rapporti con gli organi di stampa. ART. 5 Ufficio Relazioni con il pubblico 1. L'Ufficio Relazioni con il Pubblico promuove e realizza: la comunicazione esterna rivolta ai cittadini, alla collettività e ad altri enti e soggetti pubblici e privati la comunicazione interna realizzata nell ambito dell ente 2. In particolare l Ufficio Relazioni con il Pubblico: promuove la comunicazione tra Amministrazione e cittadini in ogni sua forma, anche al fine di potenziare i processi di partecipazione e di cittadinanza attiva sia a livello individuale sia a livello associativo; informa e orienta il cittadino sulle modalità di erogazione dei servizi dell Amministrazione comunale, delle altre pubbliche amministrazioni e dei soggetti erogatori di servizi di pubblica utilità operanti sul territorio; fornisce informazioni sugli atti dell amministrazione, sul loro svolgimento, sui tempi di conclusione e sui responsabili dei procedimenti amministrativi; coordina, progetta e realizza campagne informative e promozionali sull attività dell Ente e dei suoi uffici e servizi; promuove e diffonde nell ambito dell Ente la cultura della comunicazione e promuove, con azioni di collaborazione e suggerimento, la semplificazione e la razionalizzazione delle procedure amministrative e della relativa modulistica; promuove la comunicazione interna, favorendo la costante circolazione delle informazioni sia per uniformare e perfezionare le informazioni dirette al pubblico sia per migliorare la qualità dei propri interventi; elabora progetti di comunicazione, in collaborazione con l Ufficio Stampa; realizza il notiziario comunale in collaborazione con l Ufficio stampa; realizza la migliore gestione e il potenziamento del sito Internet comunale curando in particolare la banca dati informativa sui procedimenti del Comune; attiva rapporti con le altre strutture di informazione e comunicazione presenti sul territorio per coordinare e armonizzare le banche dati, al fine di favorire la creazione di un patrimonio informativo comune; promuove la semplificazione del linguaggio; partecipa alla redazione delle Carte dei Servizi; 4

5 attua processi di verifica della qualità dei servizi e del gradimento degli stessi da parte dei cittadini e collabora per adeguare la qualità delle prestazioni offerte alle attese degli utenti, anche tramite l'adozione di procedure dirette alla gestione delle segnalazioni, proposte e reclami dei cittadini; cura la registrazione, il monitoraggio delle segnalazioni, dei suggerimenti e dei reclami dei cittadini, nonché l inoltro dei risultati di tali attività ai soggetti di cui all art. 9, anche al fine di concorrere alla misurazione e alla valutazione dell efficacia e dell efficienza dell azione amministrativa, e alla predisposizione di eventuali proposte migliorative rispetto alle criticità evidenziate. ART. 6 Risorse umane, finanziarie e strumentali 1. AI Servizi di comunicazione è assegnato il personale necessario, professionalmente preparato e capace di gestire il rapporto con il pubblico, anche alla luce di quanto disposto dalla legge in materia di formazione professionale. 2. In particolare il personale destinato ai Servizi di comunicazione deve possedere le seguenti competenze: conoscenza delle tecniche di comunicazione, conoscenza approfondita dell organizzazione comunale, conoscenza di base di strumenti e tecniche per la raccolta e l archiviazione delle informazioni, conoscenza adeguata dei principali strumenti informatici e telematici, conoscenza di base giuridiche e normative. 3. All attività di informazione e comunicazione sono destinate, annualmente, risorse finanziarie adeguate al raggiungimento degli obiettivi fissati in sede di Piano esecutivo di gestione. 4. Le comunicazioni al pubblico sono valutate e programmate con gli strumenti ritenuti più idonei, compatibilmente con le risorse a disposizione, in funzione della trasparenza, efficienza ed economicità. A titolo esemplificativo gli strumenti di comunicazione utilizzati dall ente sono quelli elencati nell allegato A al presente regolamento. 5

6 TITOLO III ATTIVITA DI COMUNICAZIONE E ASCOLTO DEI CITTADINI ART. 7 Sportello informativo 1. Il Comune si impegna a garantire ai cittadini la massima partecipazione, accessibilità alle informazioni e ai servizi sia in modalità tradizionale sia in modalità telematica, così come previsto dal nuovo Codice di Amministrazione digitale, D.Lgs. 7 marzo 2005 n.85 e successive modifiche. 2. Il Comune rende disponibili tutte le informazioni in maniera omogenea attraverso tutti i canali a sua disposizione: l URP e gli uffici di sportello, la rete Internet, la comunicazione cartacea, la comunicazione telefonica e multimediale oltre che mediante posta elettronica, fax e posta tradizionale, secondo le specifiche competenze dei settori dell Amministrazione Comunale, oltre che con specifiche campagne di comunicazione sui mezzi di informazione locali e nazionali. 3. E necessario che i singoli servizi applichino il criterio della chiarezza e della semplificazione delle procedure e del linguaggio nel momento in cui comunicano direttamente al cittadino (con lettere, avvisi, bandi, notifiche), mettendolo nelle condizioni di avere informazioni comprensibili, nel rispetto della Direttiva sulla semplificazione del linguaggio del dipartimento della Funzione pubblica (Allegato B);. 4. I Servizi di comunicazione quale sportello informativo di primo contatto con il cittadino, garantiscono le seguenti informazioni e attività: informazioni relative alla normativa nazionale, regionale, alle norme statutarie e regolamentari, alle circolari, agli atti amministrativi (deliberazioni, determinazioni, ordinanze e decreti etc.), nonché ai servizi erogati dal Comune di Sarezzo; distribuzione modulistica ed eventuali indicazioni per la compilazione; ricevimento istanze e segnalazioni; informazioni sui servizi e sulla struttura; informazioni sui procedimenti amministrativi, sui termini e sui responsabili d ufficio; attività di ascolto indirizzo rispetto alle problematiche segnalate degli utenti. ART. 8 Accesso agli atti 1 L esercizio dell accesso agli atti è assicurato dai singoli uffici sulla base del Regolamento dei diritti di accesso dei cittadini alle informazioni e agli atti e ai documenti amministrativi approvato con deliberazione C.C. n. 20 del 16 maggio 1996, e delle successive modifiche che allo stesso potranno essere apportate. 6

7 2 L URP ove riceva direttamente le richieste d accesso agli atti, le trasmette al responsabile dell ufficio competente; al riguardo gli uffici provvedono costantemente ad aggiornare l URP sui nominativi dei responsabili per l accesso. ART. 9 Segnalazioni, suggerimenti e reclami 1. L amministrazione comunale, anche tramite l URP, organizza l attività di ascolto dei propri interlocutori, attiva strategie che consentono di cogliere i bisogni e le loro trasformazioni nel tempo, il livello di soddisfazione dei cittadini per i servizi erogati predisponendo precisa procedura di rilevazione e risposta a segnalazioni, suggerimenti, reclami dei cittadini. 2. Ogni cittadino, singolarmente o in forma associata, può presentare all URP segnalazioni, suggerimenti e reclami. L URP provvederà alla protocollazione, alla registrazione e allo smistamento interno delle segnalazioni ricevute. 3. I suggerimenti, le segnalazioni, i reclami ricevuti dall URP, qualora non trovino immediata soluzione dovranno essere inoltrati al servizio di competenza entro 3 giorni dalla data di ricevimento o comunque nei tempi rapportati all urgenza del caso. Il servizio trascorsi 10 giorni dal ricevimento della segnalazione, dovrà trasmettere all URP tutte le informazioni necessarie per consentire allo stesso di predisporre la trasmissione della risposta al cittadino. 4. L URP comunica a cadenza semestrale, tramite supporto cartaceo e/o informatico sia Sindaco, all Assessore di riferimento, al Responsabile di Area e al Segretario Comunale, una sintesi relativa al numero di: Segnalazioni Suggerimenti Reclami Apprezzamenti Servizi più spesso coinvolti nelle segnalazioni Disservizi più frequenti Segnalazioni evase e inevase. ART. 10 Piano di comunicazione 1. L Amministrazione comunale redige il Piano di comunicazione, annuale o pluriennale, così come previsto dalla legge 150/2000 per garantire efficacia, trasparenza e miglioramento dei servizi alla sua azione amministrativa. 2. Il Piano di comunicazione è il documento di programmazione e di indirizzo delle attività di comunicazione esterna e interna, redatto in base alle indicazioni strategiche dell Amministrazione e in base alle esigenze delle singole Aree, i Servizi e gli Uffici. 3. Il Piano di comunicazione definisce obiettivi, contenuti, destinatari strumenti, tempi e risorse dell Ente. 7

8 4. Al coordinamento delle strutture di comunicazione e informazione e in particolare al Responsabile dell area al cui interno è inserita la struttura di comunicazione e informazione - spettano le funzioni di gestione del piano. Per garantirne l efficacia e la completezza il Piano dovrà essere redatto con il coinvolgimento attivo di tutti gli uffici, chiamati a definire annualmente le attività di comunicazione nuove e ricorrenti. ART. 11 Il sito web dell Amministrazione 1. Il sito web del Comune ha la finalità di assicurare un ampia, efficace ed efficiente divulgazione delle informazioni concernenti le attività istituzionali del Comune. 2. Per quanto riguarda la pubblicazione delle informazioni sul sito internet del Comune, le competenze e le responsabilità, si richiamano le disposizioni contenute nel vigente Regolamento per la pubblicazione di informazioni atti e dati personali sul sito internet comunale, approvato con deliberazione del Consiglio comunale n. 27 del 14 marzo 2008 (Allegato C). ART. 12 Il Notiziario informativo 1. Per adempiere al proprio generale dovere di informazione, il Comune di Sarezzo promuove la pubblicazione del Notiziario Comunale denominato Sarezzo Informa. 2. Il Notiziario Comunale si ispira a principi di ampia democraticità. Si prefigge di realizzare un informazione estesa, completa, imparziale e rigorosa su argomenti di interesse generale per la cittadinanza, ai fini di favorire l effettiva partecipazione dei cittadini alla vita sociale, culturale e politica della città. Il Notiziario garantisce forme di apertura ai contributi delle forze sociali e istituzionali del territorio. 3. Il Notiziario garantisce una informazione puntuale sulle decisioni di Giunta e Consiglio Comunale. Per assicurare la corretta rappresentazione delle posizioni politiche e dei giudizi dei Gruppi di Maggioranza e Minoranza rispetto alle decisioni amministrative della Giunta, le sintesi dei Consigli Comunali pubblicate sul Sarezzo Informa sono sottoposte, prima della stampa, alla supervisione dei Capogruppo di tutte le forze politiche presenti in Consiglio. Ai capogruppo è richiesto il rispetto dei tempi di stampa del notiziario e la correttezza nella trascrizione delle dichiarazioni rilasciate durante i Consigli Comunali. La responsabilità delle sintesi finali da pubblicare sul Sarezzo Informa è del Direttore responsabile. 4. Il Notiziario informativo ha un Direttore responsabile, iscritto all ordine dei giornalisti, nominato dal Sindaco. 5. Per l elaborazione del Notiziario informativo l Amministrazione si avvale dei Servizi di comunicazione quale centro di coordinamento della raccolta delle informazioni di carattere istituzionale a cui risponde la Rete dei referenti. I Servizi di Comunicazione sono responsabili della scelta dei contributi da inserire sul Notiziario informativo per la parte relativa alle informazione istituzionale. 8

9 6. Fermo restando i tempi legati alla periodicità del Notiziario sono oggetto di pubblicazione le informazioni relative alle iniziative sul territorio patrocinate dall ente e alle iniziative nelle quali l Amministrazione pone in essere forme di collaborazione con i soggetti organizzatori. 7. Possono essere ricercate forme di sponsorizzazione del Notiziario da parte di soggetti privati nel caso le sponsorizzazioni siano anche legate ad iniziative di utilità sociale. ART. 13 Il logo del Comune di Sarezzo 1. Il Comune di Sarezzo possiede un logo, il cui utilizzo è disciplinato dal presente regolamento, per tutelarne il valore istituzionale e la funzione di identificazione e riconoscimento dell Ente. 2. La rappresentazione del logo con la descrizione e le principali regole tecniche per il suo utilizzo sono contenuti nel documento Linee guida per la predisposizione di atti, allegato (Allegato D) al presente regolamento. Le eventuali modifiche alle Linee guida verranno adottate con direttiva dei competenti organi gestionali. 9

10 TITOLO IV COMUNICAZIONE INTERNA ART. 14 Comunicazione interna 1. Il coordinamento, l organizzazione e la circolazione delle informazioni interne sono il presupposto essenziale di un'efficace attività di comunicazione integrata da parte dell Amministrazione, dei front office fisici e telematici che erogano servizi al cittadino e di tutti i canali informativi dell ente. 2. I Servizi di comunicazione favoriscono, all interno dell organizzazione, la crescita di una cultura della comunicazione e promuovono le opportune iniziative mirate alla circolazione di informazioni e comunicazioni orizzontali e verticali. ART. 15 La rete dei referenti 1. In ciascun servizio vengono individuati con atto formale del Responsabile apicale uno o più referenti dei Servizi di Comunicazione per la pianificazione delle attività di comunicazione e partecipazione, la definizione dei contenuti della comunicazione ai cittadini, il tempestivo aggiornamento delle informazioni anche attraverso il sito web. 2. I referenti in particolare hanno il compito di: informare i Servizi di comunicazione sull attività dei propri servizi; aggiornare il sito per quanto concerne iniziative e scadenze del settore di competenza; garantire tempestivamente l informazione su nuove iniziative, che sarà poi distribuita su tutti i canali informativi dell ente. 3. Tutti gli uffici comunali devono fornire ai Servizi di comunicazione la massima collaborazione e sono tenuti a trasmettere all'urp e/o all'ufficio Stampa, nei tempi utili alla loro promozione e ove possibile in versione informatica, il seguente materiale: a. copia dei propri regolamenti con rilevanza esterna; b. bandi di gara e relativa modulistica; c. bandi di concorso e relativa modulistica; d. modulistica necessaria per le istanze; e. avvisi pubblici; f. informazioni su iniziative culturali, sociali, turistiche e manifestazioni di vario genere che il settore intende promuovere; g. copie di depliants, opuscoli informativi e pubblicazioni prodotte dal settore; h. variazioni dei numeri telefonici interni; i. ogni altro documento ritenuto importante per una corretta informazione ai cittadini. 4. Sulla base delle priorità programmatiche dell Amministrazione, i servizi comunali, d intesa con i Servizi di comunicazione, promuovono e gestiscono le proprie campagne di comunicazione e di promozione. 10

11 5. I Servizi di comunicazione agiscono come supporto organizzativo a tutti i servizi dell ente per qualsiasi iniziativa di comunicazione ordinaria e straordinaria, al fine di rendere il più possibile omogenea, oltre che efficace e condivisa, la comunicazione del Comune. 6. Tutti i documenti di rilevanza comunicativa esterna, quali- a titolo d'esempio- Carte dei Servizi, Codici Etici, brochure descrittive dei servizi comunali, devono essere realizzati sentito il parere e in collaborazione con i Servizi di Comunicazione, al fine di garantire uniformità, semplicità ed efficacia dell'azione comunicativa. ART. 16 Formazione 1. Ai responsabili dei Servizi di comunicazione e ai referenti della rete devono essere assicurate adeguate occasioni di aggiornamento e di formazione da indicare nel Piano della formazione adottato dall ente. 2. I Responsabili di area, compatibilmente con le esigenze del servizio, agevolano la partecipazione dei referenti agli incontri promossi dai Servizi di Comunicazione. 3. I Responsabili di area partecipano agli incontri di formazione, interni ed esterni, promossi dall Amministrazione comunale sui temi della comunicazione pubblica. La partecipazione a tali occasioni formative costituisce elemento di valutazione dell operato della figura apicale. 4. Nel perseguire l obiettivo di far acquisire al personale una progressiva consapevolezza sull importanza della comunicazione istituzionale e della comunicazione interna, il presente regolamento sarà oggetto di appositi incontri formativi con i dipendenti dell ente. 11

12 TITOLO V DISPOSIZIONI FINALI ART. 17 Pubblicazione del Regolamento 1. Copia del presente regolamento sarà tenuta a disposizione del pubblico perchè ne possa prendere visione in qualsiasi momento, ai sensi dell art. 22 della legge 7 agosto 1990, n Il regolamento verrà inoltre pubblicato integralmente sul sito internet ufficiale del Comune di Sarezzo: ART. 18 Entrata in vigore 1. Il presente regolamento, divenuta esecutiva la relativa delibera di approvazione ai sensi dell art. 134 del.d.lgs n. 267/2000, entra in vigore il quindicesimo giorno successivo a quello della sua pubblicazione all albo pretorio del Comune. 2. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e farlo osservare come regolamento ufficiale del Comune di Sarezzo. 12